The Expenditure

Cycle:
Purchasing to Cash
Collections

INTRODUCTION
Tujuan utama dari siklus pengeluaran adalah
untuk meminimalkan jumlah biaya untuk
memperoleh dan memelihara persediaan,
perlengkapan dan jasa.

INTRODUCTION
Keputusan yang dibuat dalam siklus ini:
Seberapa banyak persediaan dan perlengkapan yang
harus dimiliki perusahaan?
Vendor mana yang memberikan harga dan kualitas
terbaik?
Dimana persediaan harus disimpan?
Bagaimana IT dapat meningkatkan siklus pengeluaran?
Apakah perusahaan memiliki kas yang cukup untuk
memberikan potongan pembelian?
Bagaimana mengelola pembayaran untuk
memaksimalkan arus kas?

INTRODUCTION
Manajemen juga harus mengevaluasi
efisiensi dan efektivitas dari proses-proses
yang ada dalam siklus pengeluaran
Evaluasi ini membutuhkan data mengenai:
Peristiwa yang terjadi
Sumberdaya yang terpengaruh
Orang-orang yang terlibat

Data yang dibutuhkan harus akurat, reliabel, dan

tepat waktu.

INTRODUCTION
Tiga fungsi SIA dalam siklus pengeluaran:
Bagaimana menangkap dan memproses data?
Bagaimana menyimpan dan mengorganisasikan
data untuk pengambilan keputusan?
Bagaimana menyediakan pengendalian untuk
mengamankan sumberdaya yang dimiliki
(termasuk data)?

EXPENDITURE CYCLE
BUSINESS ACTIVITIES
3 aktivitas dasar yang ada dalam siklus
pengeluaran:
Memesan barang, perlengkapan, dan jasa.
Menerima dan menyimpan barang yang dipesan.
Membayar barang yang dipesan.

Aktivitas-aktivitas tersebut merupakan

kebalikan dari aktivitas yang ad di siklus
penerimaan.

EXPENDITURE CYCLE
BUSINESS ACTIVITIES
3 aktivitas dasar dalam siklus pengeluaran:
Memesan barang, perlengkapan, dan jasa.
Menerima dan menyimpan barang yang dipesan.
Membayar barang yang dipesan.

Aktivitas-aktivitas tersebut merupakan

kebalikan dari aktivitas yang ad di siklus
penerimaan.

ORDERING GOODS,
SUPPLIES, AND SERVICES
Keputusan kunci dalam proses ini meliputi
mengidentifikasi apa, kapan, dan seberapa banyak akan
melakukan pembelian dan dari siapa.
Kelemahan dalam pengendalian persediaan dapat
membuat masalah yang signifikan dalam proses ini:
Pencatatan yang tidak akurat dapat menyebabkan
kekurangan persediaan.
Salah satu faktor kunci adalah metode pengendalian
yang digunakan terhadap persediaan.

ORDERING GOODS,
SUPPLIES, AND SERVICES
Beberapa metode pengendalian yang dapat
digunakan:
Economic Order Quantity (EOQ)
Just in Time Inventory (JIT)
Materials Requirements Planning (MRP)

ORDERING GOODS,
SUPPLIES, AND SERVICES

EOQ adalah pendekatan tradisional untuk mengelola persediaan.

Tujuan: memiliki stok persediaan yang memadai sehingga
proses produksi tidak terganggu.
Dalam pendekatan ini, ukuran pesanan optimal dihitung dengan
meminimalkan jumlah dari beberapa biaya seperti biaya
pemesanan biaya penyimpanan, biaya stockout.
Rumus EOQ juga digunakan untuk menghitung titik pemesanan
yaitu tingkat persediaan di mana pemesanan baru harus
dilakukan.
pendekatan yang lebih baru mencoba untuk meminimalkan atau
menghilangkan jumlah persediaan dilakukan

ORDERING GOODS,
SUPPLIES, AND SERVICES
MRP berusaha untuk mengurangi tingkat
persediaan dengan meningkatkan akurasi teknik
peramalan dan berhati-hati dalam penjadwalan
produksi dan pembelian.

ORDERING GOODS,
SUPPLIES, AND SERVICES
Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan atau

menghilangkan persediaan dengan membeli atau

memproduksi sesuai dengan penjualan aktual
(kebalikan dari perkiraan).
Dalam sistem ini, pengiriman bahan baku, parts,
dan perlengkapan langsung ke lokasi di mana
produksi akan terjadi.
Sebuah pabrik dengan sistem JIT akan memiliki
beberapa dermaga penerimaan untuk berbagai
jenis produk.

ORDERING GOODS,
SUPPLIES, AND SERVICES
Persamaan dan Perbedaan antara MRP & JIT:
Penjadwalan produksi dan akumulasi
persediaan
Penjadwalan produksi MRP untuk memenuhi penjualan
dan membuat stok persediaan barang jadi akan tersedia
apabila terjadi penjualan.
Penjadwalan produksi JIT untuk merespon penjualan
aktual dan menghilangkan persediaan barang jadi karena
barang terjual sebelum diproduksi.

ORDERING GOODS,
SUPPLIES, AND SERVICES
Persamaan dan Perbedaan antara MRP & JIT:
Penjadwalan produksi dan akumulasi persediaan
Sifat Produk

MRP systems are better suited for products that have

predictable demand, such as consumer staples.
JIT systems are particularly suited for products with
relatively short life cycles (e.g., fashion items) and for
which demand is difficult to predict (e.g., toys associated
with movies).

ORDERING GOODS,
SUPPLIES, AND SERVICES
Persamaan dan Perbedaan antara MRP & JIT:
Penjadwalan produksi dan akumulasi persediaan
Sifat Produk
Biaya dan efisiensi

Both can reduce costs and improve efficiency over

traditional EOQ approaches.

ORDERING GOODS,
SUPPLIES, AND SERVICES
Persamaan dan Perbedaan antara MRP & JIT:

Penjadwalan produksi dan akumulasi persediaan

Sifat Produk
Biaya dan efisiensi
Terlalu banyak atau terlalu sedikit

In either case, you must be able to:

Quickly accelerate production if there is unanticipated
demand.
Quickly stop production if too much inventory is
accumulating.

ORDERING GOODS,
SUPPLIES, AND SERVICES
Apapun sistem pengendalian yang digunakan,
pemrosesan order biasanya dimulai dengan permintaan
pembelian diikuti oleh surat order pembelian
Permintaan untuk membeli barang atau persediaan
dipicu oleh Fungsi pengendalian persediaan atau
karyawan yang mengalami kekurangan perlengkapan.
Sistem pengendalian persediaan yang canggih secara
otomatis melakukan permintaan pembelian ketika
kuantitas turun di bawah titik pemesanan ulang

ORDERING GOODS,
SUPPLIES, AND SERVICES
Kebutuhan untuk membeli barang biasanya dituangkan
dalam purchase requisition. Purchase requisition
adalah dokumen kertas atau bentuk elektronik yang
mengidentifikasi
Siapa yang meminta barang
Kemana barang akan dikirim
Kapan barang dibutuhkan
Jumlah, deskripsi, kuantitas, dan harga barang
Vendor yang disarankan

ORDERING GOODS,
SUPPLIES, AND SERVICES
Purchase requisition diterima oleh agen
pembelian di bagian pembelian yang biasanya
melakukan aktivitas pembelian. Dalam
perusahaan manufaktur, fungsi ini biasanya
melapor kepada VP Manufacturing .

ORDERING GOODS,
SUPPLIES, AND SERVICES
Keputusan penting adalah pemilihan supplier.
Pertimbangan utama dalam memilih supplier adalah:
Harga
Kualitas
Dependability
Terutama penting dalam sistem JIT karena
keterlambatan pengiriman atau barang cacat akan
membuat keseluruhan sistem akan berhenti.
Supplier harus memenuhi sertifikasi ISO.

ORDERING GOODS,
SUPPLIES, AND SERVICES
Setelah pemasok telah dipilih, identitas
pemasok harus menjadi bagian dari file induk
persediaan sehingga proses seleksi tidak harus
dilakukan untuk setiap pembelian
Daftar alternatif supllier potensial juga harus di
maintain.
Untuk produk yang jarang dipesan, proses
selekdi akan berulang setiap waktu.

ORDERING GOODS,
SUPPLIES, AND SERVICES
Salah satu hal penting adalah menelusuri dan secara
periodik mengevaluasi kinerja supplier, termasuk data:
Harga pembelian
Biaya Rework dan scrap
Kinerja pengiriman barang dari supplier
Fungsi pembelian seharusnya di evaluasi dan diberikan
bonus berdasarkan sebaik apa dalam meminimalkan
total biaya bukan hanya biaya pembelian barang.

ORDERING GOODS,
SUPPLIES, AND SERVICES
A purchase order adalah dokumen atau form elektronik
yang secara formal meminta supllier untuk menjual dan
dan mengirimkan produk tertentu pada harga tertentu.
PO merupakan kontrak dan perjanjian untuk membayar
yang meliputi:
Nama supplier dan agen pembelian
Pesanan dan tanggal pengiriman
Lokasi pengiriman
Metode pengiriman
Rincian barang yang dipesan

ORDERING GOODS,
SUPPLIES, AND SERVICES
Beberapa PO dapat dipenuhi untuk satu purchase
requisition jika beberapa vendor akan memenuhi
permintaan.
Kuantitas yang dipesan bisa berbeda dari kuantitas yang
diminta untuk mengambil keuntungan dari diskon kuantitas.
A blanket order merupakan komitmen untuk membeli
produk tertentu pada harga tertentu dari supplier tertentu
pada waktu tertentu.
Mengurangi ketidakpastian pembeli mengenai sumber
materia yang terpercaya.
Membantu supplier merencanakan kapasitas dan
operasional.

EXPENDITURE CYCLE
BUSINESS ACTIVITIES
3 aktivitas dasar dalam siklus pengeluaran:
Memesan barang, perlengkapan, dan jasa.
Menerima dan menyimpan barang yang dipesan.
Membayar barang yang dipesan.

Aktivitas-aktivitas tersebut merupakan

kebalikan dari aktivitas yang ad di siklus
penerimaan.

RECEIVING AND STORING

GOODS
Departemen penerimaan menerima pengiriman
barang dari pemasok. Biasanya melapor kepada
manajer gudang dan melaporkan ke VP
Manufacturing.
Gudang biasanya menyimpan barang dan juga
melaporkan kepada manajer gudang.
Penerimaan barang harus dikomunikasikan
kepada fungsi pengendalian persediaan untuk
memperbarui catatan persediaan .

RECEIVING AND STORING

GOODS
Dua tanggungjawab utama dari departemen
penerimaan:
Memutuskan apakah akan menerima pengiriman barang
Memverifikasi kuantitas dan kualitas dari barang yang
dikirmkan.

Keputusan pertama didasarkan pada apakah ada

pesanan pembelian valid (menerima barang yang tidak
dipesan akan membuang waktu, penanganan dan
penyimpanan
.

RECEIVING AND STORING

GOODS

Memverifikasi kuantitas dari barang yang diterima penting karena:

Perusahaan kan membayar sejumlah barang yang diterima.
Catatn persediaan dapat di update secara akurat
Receiving report adalah dokumen utama yang digunakan dalam proses
ini:
Berisi tanggal barang diterima, nama pengirim, nama supplier dan no
PO.
Menunjukkan jumlah item, deskripsi, unit pengukuran dan kuantitas dari
masing-masing item.
Menyediakan ruang untuk tanda tangan dan komentar dari orang yang
menerima dan mengecek.
Penerimaan jasa biasanya didokumentasikan oleh persetujuan pengawas
atas faktur dari supplier.

RECEIVING AND STORING

GOODS
Ketika barang sampai, staf penerimaan
membandingkan antara nomer PO yang ada dalam
packing slip dengan file PO untuk memverifikasi
barang yang dipesan.
Kemudian menghitung barang.
Mengecek barang apakah ad yang rusak atau tidak sebelum
diberikan ke bagian gudang/ produksi.

Tiga kemungkingan yang terjadi dalam proses ini:

Kuantitas barang berbeda dari jumlah yang dipesan;
Barang rusak; dan
Kualitas barang rendah

RECEIVING AND STORING

GOODS

Jika salah satu kemungkinan terjadi, staf pembelian harus dapat

menyelesaikan permasalahan ini dengan supplier.
Supplier biasanya melakukan penyesuaian faktur untuk
perbedaan kuantitas
Jika barang busak atau kualitasnya buruk, membuat memo debit
setelah supplier setuju untuk menerima retur.
Rangkap pertama untuk supplier, untuk membuat memo
kredit sebagai pemberitahuan..
Rangkap dua untuk bagian accounts payable untuk
membuat penyesuaian terhadap akun hutang.
Rangkap tiga untuk pengiriman ke supplier beserta barang
yang di retur.

RECEIVING AND STORING

GOODS
IT dapat membantu meningkatkan efisiensi
dan efektivitas dalam aktivitas penerimaan:
Bar-coding
RFID (Radio Frequency Identication)
EDI & Satelite technology
Audits

EXPENDITURE CYCLE
BUSINESS ACTIVITIES
3 aktivitas dasar yang ada dalam siklus
pengeluaran:
Memesan barang, perlengkapan, dan jasa.
Menerima dan menyimpan barang yang dipesan.
Membayar barang yang dipesan

Aktivitas-aktivitas tersebut merupakan

kebalikan dari aktivitas yang ad di siklus
penerimaan.

PAYING FOR GOODS AND

SERVICES (Persetujuan
Faktur)
Terdapat 2 sub proses yang terlibat
dalam proses pembayaran:
Persetujuan faktur dari supplier
Pembayaran aktual dari faktur

PAYING FOR GOODS AND

SERVICES
Persetujuan faktur dari supplier dilakukan oleh
departemen accounts payable yang akan melapor
kepada controller.
Kewajiban perusahaan untuk melakukan
pembayaran ketika barang sudah diterima.
Tetapi kebanyakan perusahaan hanya membayar
stelah menerima dan menyetuji faktur.
Perbedaan waktu pembayaran ini akan
membutuhkan penyesuaian pada akhir tahun
fiskal.

PAYING FOR GOODS AND

SERVICES
Tugas accounts payable:
Mengotorisasi pembayaran hanya untuk
barang dan jasa yang dipesan dan diterima.
Membutuhkan informasi dari:
Purchasingmengenai PO yang valid
Receiving untuk menerima laporan yang
mengindikasikan bahwa barang sudah
diterima

PAYING FOR GOODS AND

SERVICES
Terdapat dua pendekatan dasar untuk
memproses faktur dari supplier:
Non-voucher System
Voucher System

PAYING FOR GOODS AND

SERVICES (Pembayaran
Faktur)
Pembayaran faktur dilakukan oleh Kasir dan
melaporkan kepada treasurer.
Kasir menerima paket voucher, yang terdiri dari
faktur dan dokumen pendukung , seperti PO dan
laporan penerimaan.

PAYING FOR GOODS AND

SERVICES
Proses pembayaran dapat ditingkatkan dengan:
Mewajibkan supplier untuk submit faktur melalui EDI.
Memiliki sistem yang secara otomatis memcocokan antara
PO dan laporan penerimaan.
Mengeliminasi faktur supplier
Menggunakan Form pengadaan barang untuk pembelian
selain persediaan
Menggunakan kartu kredit perusahaan dan form elektronik
untuk biaya perjalanan.
Mempersiapkan anggaran kas untuk mengambil
keuntungan dari early payment discount.

PARTIAL ORGANIZATION CHART FOR UNITS

INVOLVED IN EXPENDITURE CYCLE
CEO
V P o f M a n u fa c tu r in g
P u r c h a s in g

R e c e iv in g

Selects suitable suppliers

Issues purchase orders

CFO
In v e n to r y
S to re s

C o n tr o lle r

T re a s u re r

A c c o u n ts
P a y a b le

C a s h ie r

PARTIAL ORGANIZATION CHART FOR UNITS

INVOLVED IN EXPENDITURE CYCLE
CEO
V P o f M a n u fa c tu r in g
P u r c h a s in g

R e c e iv in g

Decides whether to accept

deliveries
Counts and inspects deliveries

CFO
In v e n to r y
S to re s

C o n tr o lle r

T re a s u rer

A c c o u n ts
P a y a b le

C a s h ie r

PARTIAL ORGANIZATION CHART FOR UNITS

INVOLVED IN EXPENDITURE CYCLE
CEO
V P o f M a n u fa c tu r in g
P u r c h a s in g

R e c e iv in g

CFO
In v e n to r y
S to re s

Stores goods that

have been delivered
and accepted

C o n tr o lle r

T re a s u rer

A c c o u n ts
P a y a b le

C a s h ie r

PARTIAL ORGANIZATION CHART FOR UNITS

INVOLVED IN EXPENDITURE CYCLE
CEO
V P o f M a n u fa c tu r in g
P u r c h a s in g

R e c e iv in g

CFO
In v e n to r y
S to re s

Approves invoices
for payment

C o n tr o lle r

T re a s u re r

A c c o u n ts
P a y a b le

C a s h ie r

PARTIAL ORGANIZATION CHART FOR UNITS

INVOLVED IN EXPENDITURE CYCLE
CEO
V P o f M a n u fa c tu r in g
P u r c h a s in g

R e c e iv in g

CFO
In v e n to r y
S to re s

Issues payment to
vendors

C o n tr o lle r

T re a s u re r

A c c o u n ts
P a y a b le

C a s h ie r

CONTROL: OBJECTIVES,
THREATS, AND
PROCEDURES
Dalam siklus pemgeluaran, SIA yang dibuat dengan baik
akan menyediakan pengendalian yang memadai untuk
memastikan beberapa tujuan di bawah ini :

All transactions are properly authorized.

All recorded transactions are valid.
All valid and authorized transactions are recorded.
All transactions are recorded accurately.
Assets are safeguarded from loss or theft.
Business activities are performed efficiently and effectively.
The company is in compliance with all applicable laws and
regulations.
All disclosures are full and fair.

CONTROL: OBJECTIVES,
THREATS, AND
PROCEDURES
Terdapat beberapa tindakan yang dapat dilakukan
perusahaan untuk mengurangi ancaman yang
mungkin terjadi, antara lain:
Menggunakan dokumen yang simpel dan mudah isi
dengan instruksi yang jelas (meningkatkan keakuratan
dan reliabilitas).
Menggunakan aplikasi pengendalian yang memadai
seperti ceklist validitas (meningkatkan keakuratan dan
reliabilitas).
Menyediakan ruang pada formulir untuk mencatat siapa
yang mengisi dan mengecek formulir (Otorisasi yang
cukup dan akuntabilitas).

CONTROL: OBJECTIVES,
THREATS, AND PROCEDURES
Dokumen yang diberi nomor terlebih dahulu
(pencatatan yang valid dan juga transaksi yang
valid).
Pembatasan akses terhadap dokumen kosong
(mengurangi risiko dari transaksi yang tidak di
otorisasi).

THREATS IN ORDERING
GOODS

Threats in the process of ordering goods include:

THREAT 1: Stockouts and/or excess inventory

THREAT 2: Ordering unnecessary items
THREAT 3: Purchasing goods at inflated prices
THREAT 4: Purchasing goods of inferior quality
THREAT 5: Purchasing from unauthorized suppliers
THREAT 6: Kickbacks
EDI-Related threats
Threats related to purchases of services

THREATS IN RECEIVING AND

STORING GOODS

The primary objectives of this process are to:

Verify the receipt of ordered inventory.

Safeguard the inventory against loss or theft.

Threats in the process of receiving and storing

goods include:

THREAT 7: Receiving unordered goods

THREAT 8: Errors in counting received goods
THREAT 9: Theft of inventory

THREATS IN APPROVING
AND PAYING VENDOR
INVOICES

The primary objectives of this process are to:

Pay only for goods and services that were ordered and received.
Safeguard cash.

Threats in the process of approving and paying vendor

invoices include:

THREAT 10: Failing to catch errors in vendor invoices

THREAT 11: Paying for goods not received
THREAT 12: Failing to take available purchase discounts
THREAT 13: Paying the same invoice twice
THREAT 14: Recording and posting errors to accounts payable
THREAT 15: Misappropriating cash, checks, or EFTs

GENERAL CONTROL ISSUES

Two general objectives pertain to activities in
every cycle:
Accurate data should be available when needed.
Activities should be performed efficiently and
effectively.

The related general threats are:

THREAT 16: Loss, alteration, or unauthorized
disclosure of data
THREAT 17: Poor performance

EXPENDITURE CYCLE
INFORMATION NEEDS
Informasi yang dibutuhkan dalam siklus
pengeluaran:
Menentukan kapan dan berpa banyak persediaan
dipesan
Menentukkan supplier
Memastikan jika faktur akurat
Menentukkan apakah akan mengambil diskon
pembelian
Memastikan apakah memiliki kas yang cukup untuk
membayar hutang lancar

EXPENDITURE CYCLE
INFORMATION NEEDS
Informasi dari siklus pengeluaran juga
dibutuhkan untuk keputusan strategis:

Menetapkan harga produk/ jasa

Menetapkan kebijakan retur dan garansi
Menetukkan syarat kredit
Menentukkan kebutuhan akan pinjaman lancar
Merencanakan strategi pemasaran

EXPENDITURE CYCLE
INFORMATION NEEDS
SIA dibutuhkan untuk menyediakan informasi
untuk mengevaluasi:
Efektivitas dan efisiensi pembelian
Kinerja supplier
Waktu yang dibutuhkan untuk memindahkan barang
dari bagian penerimaan ke bagian produksi
Persentasi dari diskon pembelian yang diambil

Informasi keuangan dan operasional dibutuhkan

untuk mengelola dan mengevaluasi akitivitas
pengeluaran.

EXPENDITURE CYCLE
INFORMATION NEEDS
Jumlah persediaan yang dipindahkan oleh staf
Gudang
Inventory turnover
Kalsifikasi persediaan berdasarkan kontribusi untuk
profitabilitas perusahaan

SUMMARY
Youve learned about decisions that need to be
made in the expenditure cycle and what
information is required to make these
decisions.
Youve also learned about the major threats
that present themselves in the expenditure
cycle and the controls that can mitigate those
threats.