Sistem Informasi Akuntansi

Siklus Pengeluaran

Di Susun Oleh:

Friska Herliana Purba

Indah Budianti(1402144151)
Risma Rosifah(1402144115)
Sekar Hesty Utami
Sudiyanti Tammy
Rizkillah(1402140225)
 SIKLUS Siklus Pengeluaran (expenditure cycle).
PENGELUARAN : adalah rangkaian kegiatan bisnis dan
PEMBELIAN operasional pemrosesan data terkait yang
berhubungan dengan pembelian serta
UNTUK pembayaran barang dan jasa. Siklus
pengeluaran melibatkan beberapa
PENCAIRAN KAS aktivitas yang berhubungan dengan
pembelian bahan mentah, persediaan
barang-barang dan jasa. Kegiatan ini
termasuk mengidentifikasikandan
mendokumentasikan semua pengeluaran
uang, menyipakan order pembelian
menerima kiriman barang dan mencatat
persediaan.
Tujuan utama dari siklus pengeluaran.
adalah untuk meminimalkan total biaya
untuk memperoleh dan mempertahankan
persediaan, perlengkapan dan jasa.
 Keputusan yang harus dibuat
meliputi:

Apa tingkat persediaan dan persediaan harus kita bawa?

vendor mana yang akan memberikan harga terbaik dan kualitas?
Di mana kita harus menyimpan barang?
Bisakah kita mengkonsolidasikan pembelian di seluruh unit?
Bagaimana IT dapat meningkatkan masuk logistik?
Apakah mempunyai cukup kas untuk mengambil keuntungan
dari diskon pembayaran awal?
Bagaimana kita bisa mengelola pembayaran untuk
memaksimalkan arus kas?
Manajemen juga harus mengevaluasi
efisiensi dan efektivitas proses siklus
pengeluaran.
Evaluasi ini membutuhkan data tentang:
Peristiwa yang terjadi.
Sumber terpengaruh.
Agen yang berpartisipasi.
Data ini harus akurat, handal, dan tepat waktu.
 Tiga aktivitas dasar yang dilakukan
dalam siklus pengeluaran adalah:

Pemesanan barang, perlengkapan, dan jasa.

Menerima dan menyimpan barang-barang tersebut.
Membayar untuk item ini.
Kegiatan ini mencerminkan kegiatan dalam siklus
pendapatan.
 Pemesanan barang, perlengkapan,
dan jasa.
Keputusan-keputusan penting dalam proses ini melibatkan identifikasi
apa, kapan, dan berapa banyak untuk membeli dan dari siapa.
Kelemahan dalam pengendalian persediaan dapat membuat masalah
yang signifikan dengan proses ini:
catatan akurat menyebabkan kekurangan.
Salah satu faktor kunci yang mempengaruhi proses ini adalah metode
pengendalian persediaan yang akan digunakan.
metode pengendalian persediaan alternatif
Kami akan mempertimbangkan tiga pendekatan alternatif untuk
pengendalian persediaan:
- Economic Order Quantity (EOQ)
- Just in Time Inventory (JIT)
- Materials Requirements Planning (MRP)
 Economic Order Quantity (EOQ)

EOQ adalah pendekatan tradisional untuk mengelola persediaan.

Tujuan: Menjaga bekal yang cukup sehingga produksi yang tidak mendapatkan
terganggu.
Dalam pendekatan ini, ukuran rangka optimal dihitung dengan meminimalkan jumlah
dari beberapa biaya:
- Ordering Costs (OC)
- Carrying Costs (CS)
- Stockout Costs (SC)
Rumus EOQ juga digunakan untuk menghitung titik pemesanan, yaitu, tingkat
persediaan di mana suatu tatanan baru harus ditempatkan.
Pendekatan yang lebih baru mencoba untuk meminimalkan atau menghilangkan
jumlah persediaan dilakukan.
 Materials Requirements Planning
(MRP)
Pengertian
Dokumen awal dalam siklus pengeluaran yang
mengotorisasi penempatan pesanan barang atau jasa.
MRP berusaha untuk mengurangi tingkat persediaan
dengan meningkatkan akurasi teknik peramalan dan
sangat hati-hati dalam penjadwalan produksi dan
pembelian di seluruh ramalan itu.
 Just in Time Inventory (JIT)
sistem JIT berusaha untuk meminimalkan atau
menghilangkan persediaan dengan membeli atau
memproduksi hanya dalam menanggapi aktual (sebagai
lawan diperkirakan) penjualan.
Sistem ini memiliki sering, pengiriman kecil bahan, bagian,
dan perlengkapan langsung ke lokasi di mana produksi
akan terjadi.
Sebuah pabrik dengan sistem JIT ini akan memiliki
beberapa penerimaan dermaga untuk berbagai pusat
pekerjaan mereka.
 MENERIMA DAN MENYIMPAN
BARANG
Departemen penerima menerima pengiriman dari pemasok.
- Biasanya, melapor kepada manajer gudang, yang melaporkan ke VP Manufacturing.
toko persediaan biasanya menyimpan barang.
- Juga melaporkan kepada manajer gudang.
Penerimaan barang harus dikomunikasikan kepada fungsi pengendalian persediaan
untuk memperbarui catatan persediaan.
Dua tanggung jawab utama dari departemen penerima adalah:
- Memutuskan apakah akan menerima pengiriman.
- Memverifikasi kuantitas dan kualitas barang yang dikirim.
Keputusan pertama didasarkan pada apakah ada pesanan pembelian valid.
- Menerima un-memerintahkan waktu barang limbah, penanganan dan penyimpanan.
Memverifikasi kuantitas barang yang dikirim adalah penting agar:
- perusahaan hanya membayar untuk barang-barang yang diterima.
- catatan persediaan diperbarui secara akurat.
 Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam proses ini:
- Mendokumentasikan barang tanggal diterima, pengirim, pemasok, dan nomor PO.
- Menunjukkan jumlah item, deskripsi, satuan ukuran, dan kuantitas untuk setiap item.
- Menyediakan ruang untuk tanda tangan dan komentar oleh orang yang diterima dan diperiksa.
Penerimaan jasa biasanya didokumentasikan oleh persetujuan pengawas faktur pemasok.
Ketika barang tiba, petugas penerima membandingkan jumlah PO pada slip kemasan dengan file
PO terbuka untuk memverifikasi barang diperintahkan.
- Kemudian menghitung barang.
- Meneliti kerusakan sebelum routing ke gudang atau pabrik.
Tiga pengecualian mungkin dalam proses ini:
- Jumlah barang berbeda dari jumlah memerintahkan;
- Barang-barang yang rusak; dan
- Barang berkualitas rendah.
Jika salah satu pengecualian ini terjadi, agen pembelian menyelesaikan situasi dengan pemasok.
- Pemasok biasanya memungkinkan penyesuaian faktur untuk perbedaan kuantitas.
- Jika barang rusak atau rendah, memo debit disiapkan setelah pemasok setuju untuk menerima
kembali atau memberikan diskon.
> Satu salinan pergi ke pemasok, yang mengembalikan memo kredit dalam pengakuan.
> Satu salinan untuk hutang untuk menyesuaikan akun hutang.
> Satu salinan untuk pengiriman untuk dikembalikan ke pemasok dengan barang yang sebenarnya.
 TI dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas kegiatan
penerima:
Bar-coding
- produk yang memerlukan pemasok untuk bar-code mempercepat proses
penghitungan dan meningkatkan akurasi.
RFID
- identifikasi frekuensi radio (RFID) tag menghilangkan kebutuhan untuk
kode bar berada di garis pandang.
Teknologi EDI dan satelit
- EDI dan teknologi satelit memungkinkan untuk melacak lokasi yang tepat
dari pengiriman masuk dan memiliki menerima staf di tangan untuk
membongkar truk.
- Juga memungkinkan driver untuk diarahkan ke dermaga bongkar tertentu di
mana barang akan digunakan.
Audit
- Audit dapat mengidentifikasi peluang untuk memotong biaya pengiriman
dan dapat memastikan bahwa pemasok tidak penagihan untuk biaya
transportasi yang seharusnya mereka berasumsi.
MEMBAYAR UNTUK BARANG
DAN JASA
Ada dua dasar sub-proses yang terlibat dalam proses pembayaran:
a. Persetujuan Faktur Vendor.
Persetujuan dari faktur vendor dilakukan oleh akun departemen hutang, yang
melaporkan ke controller.
- Kewajiban hokum untuk membayar timbul saat barang diterima
> Tetapi kebanyakan perusahaan hanya membayar setelah menerima dan
menyetujui faktur.
> Perbedaan waktu ini mungkin memerlukan jurnal
penyesuaian pada akhir periode fiskal.
. - Tujuan dari hutang
> mengotorisasi pembayara hanya untuk barang dan jasa yang
diperintahkan dan benar-benar diterima
SEBAGIAN STRUKTUR ORGANISASI UNTUK UNIT YANG
TERLIBAT DALAM SIKLUS PENGELUARAN
PENGENDALIAN: TUJUAN, ANCAMAN, DAN PROSEDUR

Dalam siklus pengeluaran (atau siklus ada), sebuah AIS dirancang dengan baik harus
menyediakan pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan
berikut terpenuhi:
Semua transaksi telah diotorisasi.
Semua transaksi yang dicatat valid.
Semua transaksi yang valid dan resmi dicatat.
Semua transaksi dicatat dengan akurat.
Aset dijaga dari kehilangan atau pencurian.
aktivitas bisnis yang dilakukan secara efisien dan efektif.
Perusahaan ini dalam mematuhi semua hukum dan peraturan yang berlaku.
Semua pengungkapan penuh dan adil.
 Ada beberapa tindakan perusahaan dapat mengambil
sehubungan dengan siklus untuk mengurangi ancaman dari
kesalahan atau penyimpangan. Ini termasuk:
Menggunakan, dokumen mudah lengkap sederhana dengan
instruksi yang jelas (meningkatkan akurasi dan keandalan).
Menggunakan kontrol aplikasi yang sesuai, seperti cek validitas
dan pemeriksaan lapangan (meningkatkan akurasi dan
keandalan).
Memberikan ruang pada formulir untuk merekam yang selesai
dan yang ditinjau bentuk (mendorong otorisasi yang tepat dan
akuntabilitas).
dokumen pra-penomoran (mendorong pencatatan transaksi sah
dan hanya berlaku).
Membatasi akses ke dokumen kosong (mengurangi risiko
transaksi yang tidak sah).
 saat kejahatan

Sebelum kita membahas ancaman tertentu, mungkin

akan membantu untuk memiliki beberapa latar
belakang pada bentuk penipuan dan penyalahgunaan
kerja yang luas disebut sebagai korupsi.
1. kasus korupsi
2. Konflik kepentingan
3. Penyuapan
 ANCAMAN DI BARANG PEMESANAN

Ancaman dalam proses pemesanan barang meliputi:

ANCAMAN 1: Stock Out dan / atau kelebihan
persediaan
ANCAMAN NO. 2-Pengurutan item yang tidak
perlu
ANCAMAN NO. 3-Pembelian barang dengan harga
meningkat