MANAJEMEN
KONSTRUKSI
Project Procurement
Management
12
Fakultas Teknik Program Studi 81004 Ir. Ernanda Dharmapribadi, MM
Perencanaan dan Teknik Sipil
Desain
Abstrak Kompetensi
Modul ini memberikan pengetahuan kepada Mahasiswa mengetahui dan memahami
mahasiswa mengenai pengertian dan fungsi pengertian manajemen proyek, unsur-unsur
manajemen, pengertian proyek, manajemen yang terlibat dan hubungan kerja diantara
proyek, unsur-unsur yang terlibat serta mereka.
hubungan kerja diantaranya mereka
Kontrak adalah perjanjian atau persetujuan antara dua pihak secara sukarela dan
mengikatkan diri mereka masing-masing dalam persetujuan tersebut, yang dianggap
sebagai ‘HUKUM’ yang harus ditaati dan dipenuhi (Nugraha,1986). Definisi Kontrak
menurut FIDIC, " Kontrak" berarti Perjanjian Kontrak (Contract Agreement), Surat
Penunjukan (Letter of Acceptance), Surat Penawaran (Letter of Tender), Persyaratan
(Schedules), dan dokumen-dokumen lebih lanjut yang terdaftar di dalam Perjanian
Kontrak atau dalam Surat Penunjukan.
1. Perjanjian Kontrak yaitu perjanjian kontrak dimana para pihak harus melakukan
Perjanjian Kontrak dalam waktu 28 hari setelah Kontraktor menerima Surat
Penunjukan, kecuali dinyatakan lain dalam Persyaratan Khusus. Perjanjian Kontrak
harus didasarkan pada formulir yang dilampirkan pada Persyaratan Khusus. Biaya
meterai dan biaya sejenis lainnya (bila ada) yang dibebankan sesuai peraturan
tentang pembuatan Perjanjian Kontrak harus ditanggung oleh Pengguna Jasa.
2. Surat Penunjukan berarti surat penunjukan resmi, ditandatangani oleh Pengguna
Jasa, berdasarkan Surat Penawaran, termasuk memorandum tambahan yang
disetujui dan ditandatangani oleh kedua belah Pihak. Bila tidak ada surat penunjukan,
istilah ”Surat Penunjukan” berarti Perjanjian Kontrak dan tanggal diterbitkannya atau
diterimanya Surat Penunjukan berarti tanggal ditandatanganinya Perjanjian Kontrak.
3. Surat Penawaran berarti dokumen yang merupakan surat penawaran yang
dilengkapi oleh Kontraktor dan berisi penawaran pekerjaan yang ditandatangani dan
ditujukan kepada Pengguna Jasa.
4. Spesifikasi berarti dokumen yang berisi spesifikasi, sebagaimana termasuk dalam
Kontrak, berikut semua tambahan serta perubahan terhadap spesifikasi sesuai
dengan Kontrak. Dokumen ini memuat detail Pekerjaan.
5. Gambar-Gambar berarti gambar-gambar Pekerjaan, sebagaimana terdapat di dalam
Kontrak, berikut semua tambahan serta perubahan gambar yang diterbitkan oleh
(atau atas nama) Pengguna Jasa sesuai dengan Kontrak.
6. Jadwal dan Daftar berarti dokumen berisi jadual dan daftar, dilengkapi oleh
Kontraktor dan disampaikan dengan Surat Penawaran, sebagaimana terdapat di
dalam Kontrak. Dokumen tersebut dapat meliputi Daftar Kuantitas dan Harga, data,
daftar-daftar, dan daftar tarif dan / atau harga.
3. Sumber Pendanaan
a. Kontrak Pengadaan Tunggal merupakan Kontrak yang dibuat oleh 1 (satu) PPK
dengan 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa tertentu untuk menyelesaikan pekerjaan
tertentu dalam waktu tertentu.
b. Kontrak Pengadaan Bersama merupakan Kontrak antara beberapa PPK
dengan
1 (satu) Penyedia Barang/Jasa untuk menyelesaikan pekerjaan dalam waktu
tertentu, sesuai dengan kebutuhan masing-masing PPK yang menandatangani
Kontrak. Kontrak Pengadaan Bersama dimaksudkan untuk meningkatkan
efisiensi pelaksanaan maupun anggaran, contohnya adalah pengadaan ATK,
obat, peralatan kantor, komputer.
c. Kontrak Payung (Framework Contract) merupakan Kontrak Harga Satuan
antara Pemerintah dengan Penyedia Barang/Jasa yang dapat dimanfaatkan oleh
K/L/D/I, dengan ketentuan sebagai berikut:
diadakan untuk menjamin harga Barang/Jasa yang lebih efisien, ketersediaan
Barang/Jasa terjamin dan sifatnya dibutuhkan secara berulang dengan
volume atau kuantitas pekerjaan yang belum dapat ditentukan pada saat
Kontrak ditandatangani; dan
pembayarannya dilakukan oleh setiap PPK/Satuan Kerja yang didasarkan
pada hasil penilaian/pengukuran bersama terhadap volume/kuantitas
pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh Penyedia Barang/Jasa secara nyata.
Pengadaan Barang/Jasa dengan Kontrak Payung antara lain dilakukan untuk
pengadaan alat tulis kantor (ATK), pekerjaan pengadaan kendaraan dinas,
jasa boga, jasa layanan perjalanan (travel agent) dan pekerjaan lain sejenis
Beberapa proyek infrastruktur sudah banyak dilakukan dengan cara privatisasi, dimana
peran swasta lebih dominan dibanding peran pemerintah. Kondisi ini mempengaruhi posisi
hak dan kewajiban. Kontrak proyek infrastruktur dapat diuraikan sebagai berikut.
Contoh Kontrak BTO di Amerika pada proyek jalan raya. Karena pembayaran
premi risiko kecelakaan kendaraan sangat tinggi, pemerintah melindungi investor
dengan mengambil alih tanggung jawab dalam menerapkan konsep kontrak ini.
3. Build Own Operate (BOO)
Suatu rancangan kontrak dimana pihak swasta membangun suatu fasilitas dengan
biaya sendiri, mengoperasikannya dan memungut pembayaran terhadap
pengguna fasilitas tersebut. Pihak swasta mengoperasikan dan memiliki fasilitas
tersebut tanpa waktu yang ditentukan. Kontrak BOO hampir sama dengan BOT,
perbedaannya tidak ada kewajiban bagi pihak swasta untuk mengalihkan aset
kepemilikan kepada pemerintah.
Dari ketiga jenis kontrak konsesi proyek diatas, yang biasa digunakan adalah kontrak
BOT, dimana kontrak ini mempunyai karakteristik yang sesuai dengan proyek infrastruktur.
Dengan kontrak BOT merupakan jalan keluar terbaik dalam memecahkan masalah
penyediaan dana yang besar serta masalah proyek yang memerlukan teknologi baru baik
dalam desain maupun pengoperasian.
Proses ini untuk seleksi dan memperoleh penawaran dari penjual, yang dilanjutkan
dengan pembuatan kontrak (SPK atau purchase order). Dalam praktek sehari – hari,
aktifitas ini disebut tender atau pelelangan. Pada kondisi tertentu dapat juga berupa
penunjukan langsung. Penunjukan langsung dilaksanakan bila merupakan pembelian
ulang (repeat order) dimana harga satuan sudah disepakati, dapat juga karena fanatisme
kepada sebuah vendor ataupun hanya ada satu – satunya vendor yang menjual produk
yang dimaksud. Sedangkan bentuk tender ini sangat beragam, mulai dari tender
sederhana sampai dengan yang sangat rumit.
Perubahan Kontrak
Dalam hal terdapat perbedaan antara kondisi lapangan pada saat pelaksanaan, dengan
gambar dan/atau spesifikasi teknis yang ditentukan dalam Dokumen Kontrak, PPK
bersama Penyedia Barang/Jasa dapat melakukan perubahan Kontrak yang meliputi:
a. menambah atau mengurangi volume pekerjaan yang tercantum dalam Kontrak;
b. menambah dan/atau mengurangi jenis pekerjaan;
c. mengubah spesifikasi teknis pekerjaan sesuai dengan kebutuhan lapangan; atau
d. mengubah jadwal pelaksanaan.
Cara Pembayaran
Uang Muka dapat diberikan kepada Penyedia Barang/Jasa dengan ketentuan sebagai
berikut:
a. untuk Usaha Kecil paling tinggi 30% (tiga puluh perseratus) dari nilai Kontrak
Pengadaan Barang/Jasa; atau
b. untuk usaha non kecil paling tinggi 20% (dua puluh perseratus) dari nilai Kontrak
Pengadaan Barang/Jasa.
Besarnya Uang Muka untuk Kontrak Tahun Jamak adalah nilai yang paling kecil diantara
2 (dua) pilihan, yaitu:
a. 20% (dua puluh perseratus) dari Kontrak tahun pertama;
b. 15% (lima belas perseratus) dari nilai Kontrak.
Serah Terima
• Setelah pekerjaan selesai 100% (seratus persen) sesuai dengan ketentuan yang
tertuang dalam Kontrak, Penyedia Barang/Jasa mengajukan permintaan secara
tertulis untuk penyerahan pekerjaan.
• Panitia Penerima Hasil Pekerjaan melakukan penilaian terhadap hasil pekerjaan yang
telah diselesaikan.
• Apabila terdapat kekurangan dalam hasil pekerjaan, Penyedia Barang/Jasa harus
memperbaiki dan/atau melengkapi kekurangan pekerjaan sebagaimana yang
disyaratkan dalam Kontrak.
• Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan menerima penyerahan pekerjaan setelah
seluruh hasil pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan Kontrak.
• Khusus Pekerjaan Konstruksi/Jasa lainnya:
a. Penyedia Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya melakukan pemeliharaan atas hasil
pekerjaan selama masa yang ditetapkan dalam Kontrak, sehingga kondisinya
tetap seperti pada saat penyerahan pekerjaan;
b. masa pemeliharaan paling singkat untuk pekerjaan permanen selama 6 (enam)
bulan, sedangkan untuk pekerjaan semi permanen selama 3 (tiga) bulan; dan
Proses ini meliputi evaluasi penerapan kontrak kepada vendor, terkait dengan
efektifitas prosedur pengadaan dan kontrak pengadaannya. Selain itu juga menjalin hubungan
baik dengan vendor terpilih, dengan harapan dapat diberikan prioritas pada pemesanan
berikutnya. Termasuk juga kontrol pembayaran kepada penjual. Hal ini untuk memastikan
bahwa kondisi pembayaran dilaksanakan sesuai dengan perjanjian dari awal sampai proses
closing .
Beberapa cara melaksanakan kontrol proses pengadaan antara lain dengan inspeksi
dan audit. Pada pembelian jasa, tentunya ada prosedur QA/QC yang harus dijalankan. Hasil
dari inspeksi ini memberikan penilaian kepada penjual apakah layak untuk diberikan repeat
order atau tidak. Dalam hal pembelian barang, proses kontrol dapat dilakukan dengan cara
wawancara dengan pengguna barang mengenai kesesuaian kualitas, ketepatan pengiriman,
pelayanan garansi dan lain sebagainya.
5. PROSES CLOSING
Proses closing merupakan penyelesaian dari seluruh rangkaian jual beli. Tujuan
utama adalah melakukan final account sehingga tidak ada lagi hutang dan piutang antara
kedua belah pihak. Selain itu juga bertujuan untuk menutup pencatatan dalam perusahaan.
Lesson learnt atau pengalaman yang didapat dari proses jual beli juga didokumentasikan dan
dipublikasikan agar hal – hal positif dapat diulangi lagi dan sebaliknya.
Abrar Husen, 2010, Manajemen Proyek Edisi Revisi, CV Andi Offset, Yogyakarta
Chris Hendrickson and Tung Au , 2000, Project Manajemen for Construction, Second
Edition prepared for world wide web publication.
Imam Soeharto, 1999, Manajemen Proyek (Dari Konseptual sampai Operasional) Jilid 1
dan 2, Edisi kedua, Erlangga, Jakarta.