Rantai Pasok Material dan Peralatan pada Pekerjaan Konstruksi

NARA SUMBER : Ir.H. SUGENG PURWANTO.MT.MM

https://www.diklatkerja.com/course/perencanaan-dan-pengawasan-manajemen-rantai-pasok-dalam-pekerjaan-konstruksi-di-era-industri-40
1. LATAR BELAKANG
Supply Chain Management (SCM) merupakan suatu metode terintegrasi
diantara pihak-pihak yang terlibat, baik secara langsung maupun tidak
langsung dalam menghasilkan produk atau jasa. Dimana dimulai pada
proses mendapatkan bahan baku dari supplier, menuju ke proses produksi
dan berakhir pada proses penghantaran kepada pengguna akhir yang
berlandaskan pada semangat kolaborasi demi mewujudkan tujuan bersama
yaitu kepuasan pelanggan (customer satisfaction). Para pelaku di dalam
proyek konstrusi sangat banyak, yang dapat dibedakan sebagai pihak
pengguna jasa dan pihak penyedia, yaitu owner, konsultan, kontraktor, sub
kontraktor dan supplier. Istilah Sistem Rantai Pasok (Supply chain System)
mulai dikenal pada akhir era tahun1980 an sedangkan pada era sebelumnya
lebih dikenal istilah logistik
Ada sejumlah pemain atau organisasi yang terlibat di dalam SCM, setiap
pemain/ organisasi bertempat yang sama atau berbeda. Bisa berbeda
propinsi, pulau, negara maupun benua.
Jadi SCM bisa sangat kompleks melewati batas negara maupun batas benua
yang berjarak sangat panjang beribu kilometer, sehingga pelaksanaan SCM
membutuhkan suatu metode, kecermatan dan kerja sama yang baik antara
pelaku yang satu dengan yang lain.
2. MANAJEMEN RANTAI PASOK KONSTRUKSI
Indonesia adalah suatu negara kepulauan yang sangat besar yang dengan biaya
logistiknya masih mahal dengan infrastruktur yang tidak terlalu bagus.Maka
melaksanakan SCM dan logistik yang baik sangat diperlukan.Sebagai contoh
diambil suatu perusahaan yang memproduksi garmen.
Pihak yang memproduksi garmen dapat dikelompokkan menjadi 3 yaitu:
Pihak pertama: Pihak yang memproduksi barang baku, yaitu perusahaan
benang dan sebagainya.
Tahap kedua: Pihak yang memproduksi kain yaitu perusahaan tekstil.
Tahap ketiga: Pihak buat tekstil menjadi pakaian yaitu perusahaan garmen.
Setelah menjadi pakaian kemudian perusahaan brand owner yang akan menjual
produk garmen tersebut ke Negara-negara manapun mereka beroperasi. Bisa
saja barang diproduksi di Indonesia kemudian dipasarkan ke benua Eropa atau
Amerika melalaui jaringan toko atau jaringan retail.
Aliran barang adalah aliran fisik dari hulu ke hilir. Sebenarnya aliran yang terjadi
di manajemen rantai pasok ada 3, yaitu aliran barang, informasi dan uang. Dari
ketiganya yang sangat penting dalam suatu perusahaan adalah aliran informasi.
Syarat kunci dalam pengelolaan rantai pasok adalah bagaimana mengelola
informasi. Pergerakan barang diatur oleh informasi.(lihat gambar 1)
Gambar 1. Distribusi, Logistik dan Rantai Pasok
3. TUJUAN SUPPLY CHAIN MANAGEMENT (SCM)
Tujuan utama dari SCM adalah: penyerahan/ pengiriman produk secara tepat waktu demi
memuaskan konsumen, mengurangi biaya, mengurangi waktu, dan meningkatkan
kinerjadari seluruh anggota mata rantai pasok.
Pada sisi hulu, logistik berfungsi untuk mengadakan material atau bahan baku yang
diperlukan untuk proses produksi, dan di sisi hilir, logistik berfungsi menyimpan
barang jadi dan menyalurkannya ke konsumen. Kegiatan logistik pada sisi hulu sering
disebut sebagai kegiatan pengadaan (procurement), sedangkan kegiatan logistic pada sisi
hilir sering disebut sebagai distribusi (distribution). Suatu pendekatan baru yang besifat
sistemik yang memperhitungkan jaringan yang disebut dengan pendekatan rantai pasok
sebagaimana diilustrasikan pada Gambar 2 berikut.

Gambar 2. Ilustrasi Pendekatan Rantai Pasok

Pada pendekatan tradisional, maka perusahaan A, B, dan C yang merupakan
perusahaan pemasok, misalnya dalam melakukan persaingan hanya
mempertimbangkan tentang kekuatan yang ada pada dirinya masing masing dan
perusahaan sejenisnya secara horizontal. Namun jika pemasok B memilki
perusahaan kontraktor X, sedangkan pemasok C selain memiliki perusahaan
kontraktor Y tetapi juga memiliki dukungan dari pabrik material P, sementara
perusahaan A tidak memiliki perusahaan kontraktor dan dukungan dari pabrik
material, maka posisi daya saing yang paling lemah ada pada perusahaan A dan
posisi daya saing yang paling kuat ada pada perusahaan C.
Secara keseluruhan, konsep logistics yang dikenal dengan sistem rantai pasok
(Supply Chain System), yaitu konsep logistik dengan basis kerjasama dan
teknologi maju.

.
4. Manfaat SCM
Apabila SCM diterapkan maka dapat memberi manfaat antara lain :
1.      Kepuasan pelanggan.
Konsumen atau pengguna produk merupakan target utama ,untuk menjadikan
konsumen setia, harus puas dengan pelayanan yang disampaikan oleh
perusahaan.
2.      Meningkatkan pendapatan.
Semakin banyak konsumen yang setia dan menjadi mitra perusahaan berarti
akan turut pula meningkatkan pendapatan perusahaan.
3.      Menurunnya biaya.
Pengintegrasian aliran produk dari perusahan kepada konsumen akhir berarti
pula mengurangi biaya-biaya pada jalur distribusi.
4.      Pemanfaatan asset semakin tinggi.
Aset terutama faktor manusia akan semakin terlatih dan terampil baik dari segi
pengetahuan ,keterampilan mampu penggunaan teknologi tinggi
5.      Peningkatan laba.
Dengan semakinkonsumen yang setia dan menjadi pengguna produk, pada
gilirannya akan meningkatkan laba perusahaan.
6.      Perusahaan semakin besar.
Perusahaan yang mendapat keuntungan dari segi proses distribusi produknya
lambat laun akan menjadi besar, dan tumbuh lebih kuat.
5. SISTEM RANTAI PASOK INDUSTRI KONSTRUKSI

Obyek utama Sistem Rantai Pasok Konstruksi adalah produk konstruksi baik
untuk kepentingan publik maupun privat dimana menurut UU Nomor 18
Tahun 1999 Tentang Jasa Konstruksi yang dimaksud dengan produk konstruksi
tersebut berupa suatu bangunan atau bentuk fisik lain, sedangkan ruang
lingkup aktivitas rantai pasok konstruksi meliputi perancangan, perencanaan,
pelaksanaan dan pengawasan
Adapun pemangku kepentingan rantai pasok konstruksi terdiri atas:
a) Konsumen
Merupakan pengguna bangunan konstruksi yang memanfatkannya baik untuk
proses produksi, dagang maupun untuk konsumsi.
b) Pemilik
Merupakan orang atau institusi yang memiliki dan menguasai obyek
konstruksi. Pemilik inilah yang menentukan jenis, jumlah, dan pemanfaatan
bangunan yang akan dikonstruksi, siapa yang akan mengkonstruksi dan
tempat dimana bangunan konstruksi tersebut dilaksanakan.
c) Penyandang Dana
Merupakan orang atau institusi baik pemilik maupun bukan pemilik yang
mendanai pekerjaan konstruksi.
d) Pelaku rantai pasok konstruksi
Badan atau perorangan pemilik barang yang dibutuhkan untuk melakukan
kegiatan konstruksi
e) Penyedia Jasa Konstruksi
Yaitu perancang, kontraktor, dan pengawas pekerjaan konstruksi
f) Penyedia Jasa logistik (Logistics Service Provider)
g) Penyedia jasa pengiriman barang atau material dari tempat asal
barang ke tempat tujuannya, dan jasa penyimpanan barang.
g) Pendukung rantai pasok konstruksi
h) Dalam kategori ini diantaranya adalah asosiasi, konsultan institusi
pendidikan dan pelatihan serta lembaga penelitian.
h) Pemerintah
Yang bertindak sebagai regulator yang menyiapkan peraturan
perundangan dan kebijakan, fasilitator yang meyediakan dan membangun
infrastruktur rantai pasok konstruksi yang diperlukan untuk terlaksananya
proses rantai pasok konstruksi, dan integrator yang mengkoordinasikan
dan mensinkronkan.
 6. PERAN RANTAI PASOK DALAM PROYEK
Rantai pasok berperan sangat penting sejak awal dimulainya suatu proyek konstruksi.
Kelancaran rantai pasok konstruksi mempengaruhi kinerja kontraktor dan menjadi kunci
utama apakah proyek konstruksi dapat selesai tepat waktu atau tidak, sesuai anggaran
atau tidak, dan sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan atau tidak.
Kendala dilapangan
Pada praktek di lapangan, keterlambatan proyek sering kali terjadi karena
gangguan pada rantai pasok, dan tidak jarang terjadi berulang. Berikut
beberapa hal yang kerap menjadi penyebab keterlambatan suatu proyek yang
berkaitan dengan rantai pasok:

1) Keterlambatan pengadaan material yang disebabkan stok kosong karena

terhentinya produksi
2) Spesifikasi material yang tidak sesuai dengan kebutuhan di lapangan
3) Kendala dalam proses pengiriman
4) Kualitas material jelek atau material rusak dan cacat
5) Supplier atau subkontraktor yang tidak andal
6) Perencanaan yang kurang
7) Keterlambatan terkait tenaga kerja
8) Keterlambatan terkait peralatan
9) Lemahnya kontrol waktu
10)Kurangnya pengawasan dan kendali
11)Komunikasi yang tidak efisien
Lokasi dan tingkat kesulitan atau kompleksitas suatu proyek juga bisa menyebabkan
keterlambatan proses konstruksi. Pada proyek yang lokasinya berada jauh dari pusat
kota, sering terjadi keterlambatan dalam pengiriman material, pengadaan tenaga
kerja, peralatan, dan subkontraktor. Sedangkan pada proyek dengan tingkat kesulitan
atau kompleksitas yang tinggi, kendala yang sering terjadi adalah perencanaan yang
tidak sesuai, kurangnya personil secara teknis, dan kurangnya koordinasi:
•Dari aspek anggaran, terjadi peningkatan karena bertambahnya biaya  overhead
proyek dan biaya lainnya yang terkait dengan upaya-upaya untuk mempercepat
pekerjaan. Hal ini mengakibatkan kontraktor bisa mendapat denda keterlambatan
sehingga mengalami kerugian finansial.
•Dari aspek kualitas juga akan terjadi penurunan karena pekerjaan mau tidak mau
dilakukan lebih cepat dari yang seharusnya. Hal ini biasanya menyebabkan kemung
-kinan “dilanggarnya” beberapa hal teknis demi mengurangi keterlambatan proyek.
•Dari aspek waktu, akan menyebabkan kerugian yang tidak sedikit bagi pemilik
proyek. Mereka bisa kehilangan opportunity karena proyek belum bisa menghasilkan
profit akibat dari produk konstruksinya yang terlambat dipasarkan.
•Dari aspek non materiil, keterlambatan proyek bisa menjadi sumber konflik baru
bagi pemilik proyek dan penyedia jasa, di samping juga menurunkan reputasi bagi
kontraktor proyek tersebut.
Dari gambaran di atas, maka rantai pasok berperan sangat penting dalam
proses konstruksi. Oleh karena itu, diperlukan manajemen rantai pasok yang
profesional, andal, dan dapat dipercaya untuk pengelolaan yang lebih baik.
Manajemen rantai pasok yang andal bertujuan untuk membangun suatu
system, menjalin komunikasi dan kerja sama yang baik, serta efektif dengan
semua pihak yang terlibat dalam rantai pasok di bawah kontraktor utama.
Kontraktor utama ini harus memastikan pihak-pihak yang terkait dalam
pengadaan material, alat, dan sumber daya lain mampu dan dapat dipercaya
dalam memproduksi dan/atau menyediakan atau mengirim dengan tepat
waktu. Koordinator rantai pasok proyek harus melakukan pengaturan untuk
mengantisipasi terjadinya keterlambatan agar proses kontruksi dapat selesai
dengan biaya yang tidak melebihi anggaran dan dalam kurun waktu tepat
sesuai deadline waktu yang ditetapkan. Tidak hanya itu, mutu produk
konstruksi juga wajib memenuhi kriteria dan spesifikasi yang disyaratkan.
Secara umum, Manajemen Rantai Pasok atau Supply Chain
Management (SCM) merupakan serangkaian tahapan untuk menjalankan
siklus produk, di mana prosesnya meliputi penyediaan bahan baku, produksi
barang hingga pendistribusian ke konsumen. Untuk perusahaan besar,
biasanya sudah memiliki rantai pasok yang sistematis dan terorganisir yang
sudah menjadi langganan seiring dengan pengalaman pekerjaan mereka.
7. KARAKTERISTIK DAN STRATEGI SCM
Setiap jenis bidang usaha memiliki karakteristik yang berbeda dan menuntut
strategi SCM yang berbeda pula. Dalam rantai pasok, perusahaan jasa
konstruksi memiliki karakteristik yang relatif berbeda dengan jenis usaha
lainnya.
Hal ini dipengaruhi oleh:
•Bisnis konstruksi memiliki resiko yang sangat tinggi dan berpotensi
memperoleh laba yang rendah
•Proteksi yang dimiliki perusahaan jasa konstruksi lebih minim jika
dibandingkan dengan proteksi bagi konsumen jasa konstruksi, di mana
konsumen sangat terproteksi oleh asuransi, bank garansi, konsultan ataupun
pengawas. Di samping itu, terdapat sanksi bagi kontraktor yang mengakibatkan
penalti-penalti terhadap perusahaan konstruksi itu sendiri sehingga bisa jadi
perusahaan hanya berperan sebagai price taker
•Biaya produksi sangat fluktuatif, sedangkan nilai kontraknya bersifat
konservatif
•Pembeli berhak memutuskan periode pelaksanaan dan jaminan mutu
•Proses konstruksi bisa berubah-ubah yang disebabkan oleh perbedaan hasil
perencana dan karakteristik lokasi proyek.
•Keputusan konsumen sangat dipengaruhi oleh tingkat kepercayaan mereka
terhadap reputasi kontraktor
Ada beberapa hal yang perlu dikelola dalam proses SCM, antara lain:
Material
Arus material merupakan jenis SCM yang mudah terlihat sehingga relatif lebih
mudah untuk diawasi. Karena tujuan dari diterapkannya SCM dalam proses
konstruksi adalah terciptanya proses pengerjaan dengan pengelolaan terbaik,
maka aliran material merupakan inti dari proses ini.
Finansial
Arus finansial juga tidak kalah penting dengan arus material. Pengaturannya
bisa menjadi sangat ketat karena berhubungan dengan persyaratan kredit,
jadwal pembayaran, dan hal-hal lainnya yang melibatkan pembiayaan proyek.
Jika unsur finansial ini tidak dikelola dengan baik, maka dampaknya dapat
menyebabkan target profit tidak tercapai.
Informasi
Arus informasi merupakan hal yang paling sulit terlihat, tetapi memiliki fungsi
yang sangat penting dalam mengelola rantai pasok. Arus informasi yang baik
diperlukan agar seluruh proses konstruksi dapat terkoordinasi dengan baik
sehingga pengerjaan konstruksi berjalan lancar dan selesai tepat waktu, serta
sesuai dengan anggaran dan mutu yang telah disepakati.
Untuk dapat mengelola SCM optimal, ada beberapa tahapan yang perlu dilakukan.:

PERENCANAAN (PLANNING)
Dalam tahap perencanaan ini akan banyak dilakukan forecasting. Perkiraan merupakan
kegiatan yang bertujuan untuk memprediksi segala hal yang terkait dengan produksi,
penawaran, permintaan, penggunaan teknologi dalam sebuah industri, rencana penga
-daan hingga ke tahap perekrutan tenaga kerja.Dengan adanya perkiraan permintaan,
maka akan didapatkan gambaran bagaimana kebutuhan pasar, apa saja yang harus
disediakan selama tahap pengerjaan hingga proses pengerjaan rampung. Pada tahap
perencanaan juga harus memperhatikan tren pasar dan menginventarisasi hal-hal lain
yang perlu menjadi perhatian dan pertimbangan untuk mendapatkan metode
pengelolaan SCM yang paling optimal dan efisien.

PENGADAAN ATAU PEMBELIAN (PROCUREMENT)

Untuk bidang konstruksi, tahap pengadaan merupakan proses untuk memastikan jumlah
dan jenis barang ataupun alat apa saja yang harus disediakan. Proses ini terkait dengan
prediksi permintaan pasar yang dilakukan di tahap planning sebelumnya. Tujuannya agar
dalam tahap pengadaan ini pihak terkait mendapatkan harga dan jumlah yang paling
sesuai dengan permintaan pasar. Seluruh instrumen dalam perusahaan jasa konstruksi
akan bekerja dalam tahap ini, mulai dari finansial, material hingga informasi.
PRODUKSI ATAU PENGERJAAN
Berbeda dengan SCM dalam industri barang pada umumnya, di mana tahap
produksinya merupakan proses mengubah input menjadi suatu produk, maka
pada industri jasa konstruksi tahap produksi merupakan tahap pengerjaan.
Pada tahap ini seringkali muncul berbagai masalah yang membuat proses
pengerjaan menjadi tertunda sehingga berujung periode pekerjaan menjadi
lebih lama dari yang telah ditenggatkan.
Hal tersebut tentunya menurunkan kepuasan konsumen yang bisa berdam
-pak buruk pada reputasi perusahaan konstruksi. Akibatnya, berbagai opsi
pengerjaan yang paling efisien perlu disiapkan pada tahap pengerjaan ini.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa SCM yang efektif dalam
mengelola rantai pasok bisa berdampak besar bagi keberhasilan, kualitas,
fungsionalitas, dan profitabilitas dari suatu proyek konstruksi.
8. Pemilihan Pemasok dan Subkontraktor
Dalam rantai pasok, kontraktor akan dihadapkan pada strategi secara teknis
dan ekonomi tentang cara penyelesaian pekerjaan yang efektif dan efisien.
Pertanyaannya; apasaja pekerjaan yang akan di kerjakan sendiri, dan
pekerjaan apa saja yang akan di subkontrakkan. Salah satu faktor kesuksesan
sebuah perusahaan adalah pemilihan pemasok Gencer dan Gurpinar, (2007).
Pemasok dan subkontraktor harus menjadi mitra jangka panjang. Namun,
Ballard & Howell, (1998) dalam (Herdianti dan Abduh, 2015), menyatakan
dalam hubungan antar pelaku dalam industri konstruksi sebagai industri yang
berbasiskan proyek merupakan hubungan yang bersifat sementara
(temporary multi organization).
Henrico dan Soekiman (2013), meyebutkan 5 faktor paling dominan yang
ketika kontraktor utama akan melakukan subkontrak konstruksi adalah:
1. Ketersediaan subkontraktor lokal yang memiliki pengalaman yang sesuai.
2. Ketersediaan subkontraktor lokal yang memiliki peralatan yang sesuai.
3. Ketersediaan subkontraktor mitra yang memiliki pengalaman yang sesuai.
4. Penawaran harga pekerjaan yang lebih murah dibandingkan estimasi biaya
pekerjaan mandiri oleh kontraktor utama.
5. Ketersediaan subkontraktor mitra yang memiliki Peralatan yang sesuai.
Berdasarkan hasil analisis risiko yang telah dilakukan didapatkan persepsi
risiko terbesar yang terjadi antara:
1. Kontraktor terhadap subkontraktor yaitu, - keterlambatan penyelesaian
pekerjaan dan - perubahan desain atau terjadi pekerjaan
“tambahkurang” pada saat proses konstruksi berlangsung,
2. Kontraktor terhadap supplier yaitu, - ketidakstabilan supply material oleh
supplier; - terjadi peningkatan tarif pajak barang dan jasa
3. Subkontraktor terhadap kontraktor yaitu, - spesifikasi hasil pekerjaan yang
tidak sesuai dengan kontrak; - menurunnya produktifitas pekerja atau
peralatan; - pembayaran yang terlambat atau bahkan tidak terbayarnya
subkontraktor oleh kontraktor; - pembengkakan biaya dengan adanya metode
konstruksi yang baru
4.Subkontraktor terhadap supplier yaitu, - spesifikasi dan mutu material yang
tidak tercapai dengan persyaratan yang telah ditetapkan terkait adanya
inovasi,
5. Supplier terhadap kontraktor yaitu, - tidak tersedianya material dengan
adanya metode konstruksi yg baru
6. Supplier terhadap subkontraktor yaitu, - pembayaran yang terlambat atau
bahkan tidak terbayarnya supplier karena keuangan subkontraktor yang
bermasalah.
http://www.digilib.its.ac.id/public/ITS-Master-15619-Presentation-1930365.pdf
9. Ciri Manajemen Rantai Pasok Yang Baik
Ciri perusahaan yang mempunyai manajemen rantai pasok yang baik, menurut
Supply chain Council yang mempunyai metodologi yang disebut SCOR, singkatan dari
Supply chain Operation Reference. Ada 5 aspek agar manajemen rantai pasok suatu
perusahan berjalan dengan baik, yaitu:
• Reliability
• Responsiveness
• Agility
• Efficiency
• Asset productivity
Reliability
Yang berarti handal, barang yang diproduksi sampai ke tangan konsumen harus
berkualitas sesuai dengan spesifikasi yang diharapkan konsumen. Reliability atau
kehandalan juga berarti kemampuan unyuk mengirimkan barang ke konsumen secara
tepat waktu. Janji 2 minggu harus ditepati 2 minggu.
Responsiveness
Yang berarti kecepatan memenuhi permintaan pelanggan dengan lebih cepat. Kalau
tahun yang lalu siklus waktu pemesanan 2 hari, maka sekarang harusnya bisa kurang
dari 2 hari.
hal penting supaya aset perusahaan produktif menghasilkan revenue.
Agility
Yang artinya ukuran kemampuan untuk fleksibel dan adatif. Deman atau permintaan bisa
naik dan bisa turun dan itu pun bisa mendadak. Pertanyaannya apakah perusahaan bisa
mampu untuk menyesuaikan diri namun tetap bisa berkelanjutan secara bisnis.Ini
sangat penting sebab ada perusahaan yang menaikturunkan kapasitas produksi sangat
sulit, tapi juga ada yang yang sangat mudah atau relative lebih mudah. Ini
menggambarkan kemampuan perusahaan dalam agilitas dan fleksibilitas dalam
merespon perubahan yang terjadi di lapangan.
Efficiency
Yang artinya efisien, manajemen rantai pasok yang bagus juga dicirikan oleh proses
effisiensi. Proses pembelian material, proses produksi, proses pengiriman sedapat
mungkin dibuat rendah. Untuk menunjang daya saing harga dipasar, maka harus
efisien disepanjang rantai pasok.
Asset Productivity
Manajemen rantai pasok adalah mengelola asset. Ada pabrik, ada mesin produksi yang
ada, ada bangunan, ada forklift yang mungkin ada di gudang, kapal, truk dan alat
transportasi yang lain. Ini yang dinamakan asset. Persoalannya bagaimana bisa
mendapatkan revenu atau penghasilan yang lebih besar dengan aset yang lebih kecil. Ini
juga merupakan hal penting supaya aset perusahaan produktif menghasilkan revenue.