PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR

(POS)

DEPARTEMEN PENJUALAN
POS Departemen Penjualan
dan Pemasaran
PT Trimata Nagasha Indonesia
DAN
PEMASARAN
terkait dengan :
1. Penjualan
2. Pemasaran
1. Penjualan
Secara umum, penjualan dibagi atas:
Penjualan Melalui Distributor Pusat (Domestik)
PT Trimata Nagasha Indonesia melakukan penjualan melalui
distributor pusat yang akan mendistribusikan produk Juslice ke

hypermarket dan supermarket di seluruh Indonesia.

Penjualan Melalui Distributor Pusat (Ekspor)
1

PT Trimata Nagasha Indonesia juga melakukan penjualan secara

ekspor untuk memantapkan posisi sebagai produk global. Untuk
penjualan

secara

ekspor,

PT

Trimata

Nagasha

Indonesia

bekerjasama dengan distributor besar di negara-negara tersebut.

2. Pemasaran
Pemasaran dilakukan melalui media massa untuk menunjang promosi
secara massal. Pemasaran ini dilakukan melalui media cetak, online,
dan elektronik yaitu melalui surat kabar, majalah, website, radio, dan
televisi. Selain itu, pemasaran juga dilakukan melalui pemasangan
billboard dan pemberian hadiah mug untuk setiap pembelian 2 pack
Juslice 1000 ml.

PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR

(POS)
No

001/POS/PP/III/2013

Ruang Lingkup

Proses Perencanaan Penjualan

Departemen/Unit

Departemen Penjualan dan Pemasaran

Dokumen Terkait

Perencanaan penjualan

Dibuat tanggal

Diperbaharui
Pihak Terkait

02 / 01 / 2013

: __ / __ / _____
Manajer Penjualan, Direktur Penjualan

dan Pemasaran

Tujuan:
Membuat perencanaan penjualan produk

Standar :
1. Manajer Penjualan membuat perencanaan penjualan produk.
2. Manajer Penjualan memberikan perencanaan penjualan kepada Direktur
Penjualan dan Pemasaran untuk diotorisasi. Perencanaan penjualan yang
telah diotorisasi dibuat menjadi 2 rangkap.
3. Perencanaan penjualan yang telah diotorisasi kemudian diarsipkan.
Salinan Perencanaan penjualan yang telah diotorisasi oleh Direktur
Penjualan dan Pemasaran diberikan kepada Direktur Produksi untuk
selanjutnya dilakukan proses produksi.

PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR

(POS)
No

002/POS/PP/III/2013

Ruang Lingkup

Penjualan Melalui Distributor

Departemen/Unit

Departemen Penjualan dan Pemasaran

Dokumen Terkait

Faktur Penjualan

Dibuat tanggal

Diperbaharui
Pihak Terkait

02 / 01 / 2013

: __ / __ / _____
Manajer Penjualan

Tujuan:
Melakukan dan memastikan prosedur penjualan berjalan dengan benar.
Standar :
1. Staf Penjualan merima pesanan dari distributor.
2. Pesanan dari distributor diterima melalui telepon, fax atau secara
langsung yang kemudian dicatat dalam pesanan penjualan.
3. Staf Penjualan melakukan verifkasi pesanan distributor mencakup data
distributor

secara

lengkap

termasuk

nama

pemesan,

alamat

penyerahan barang, kuantitas, nama produk, nomor surat pesanan,

harga, tanggal penyerahan barang, dll.
4. Staf Penjualan mencatat pesanan distributor ke sistem komputer dan
menerbitkan dokumen Pesanan Penjualan (SO).
5. Dokumen Pesanan Penjualan ini selanjutnya disalin menjadi 5 rangkap.
Salinan pertama disimpan sebagai arsip. Salinan kedua diberikan pada
staf produksi berfungsi sebagai Surat Permintaan Pengadaan Barang.
Salinan ketiga diberikan ke staf utang dan piutang untuk mendapat
persetujuan kredit (jika melakukan penjualan secara kredit). Salinan
keempat diberikan kepada staf pencatatan dan penerimaan kas (jika
melakukan penjualan secara tunai). Salinan kelima diberikan kepada
staf pengiriman.
5

6. Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang

tidak mencukupi, maka akan direkam sebagai back pesanan (pesanan
yang belum terpenuhi).
7. Departemen penjualan

mengadakan

kontak

dengan

distributor

mengenai pemenuhan pesanan.

8. Penjualan secara tunai mempunyai ketentuan sebagai berikut :
Penjualan secara tunai mengharuskan pelanggan membayar

total

pembelian pada saat pemesanan dan barang dikirimkan pada saat

pemesanan.

PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR

(POS)
No

003/POS/PP/III/2013

Ruang Lingkup

Sistem Kredit Manual

Departemen/Unit

Departemen Penjualan dan Pemasaran

Dokumen Terkait

Faktur Penjualan

Dibuat tanggal

Diperbaharui
Pihak Terkait

02 / 01 / 2013

: __ / __ / _____
Manajer Penjualan

Tujuan:
Memastikan proses penjualan kredit kepada klien berjalan dengan lancar.
Standar:
1. Staf Penjualan menerima dokumen pesanan penjualan.
2. Staf Penjualan memeriksa status langganan melalui workstation
yang ada di staf utang dan piutang yang memberikan otorisasi
kredit.
3. Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian
memutuskan apakah pesanan ini dapat dipenuhi.
4. Staf penjualan menyerahkan kembali dokumen pesanan penjualan
yang sudah di verifkasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke
bagian staf persediaan dan gudang serta staf pengiriman.
5. Staf penjualan menerbitkan 4 rangkap faktur penjualan. Faktur
penjualan asli diberikan kepada kasir, salinan kedua diberikan
kepada distributor, salinan ketiga untuk diarsipkan, dan salinan
keempat diberikan kepada manajer pajak.

PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR

(POS)
No

004/POS/PP/III/2013

Ruang Lingkup

Departemen/Unit

Penjualan Ekspor

Departemen Penjualan dan Pemasaran

Dokumen Terkait

Surat Kontrak Jual Beli Ekspor, Sales

Order, Sales Invoice

Dibuat tanggal

Diperbaharui
Pihak Terkait

02 / 01 / 2013

: __ / __ / _____
Manajer Penjualan, Direktur Pemasaran

dan Penjualan
Tujuan:
Memastikan proses penjualan secara ekspor berjalan dengan baik.
Standar:
1. Staf

penjualan

menerima

permintaan

(order)

ekspor

yang

menunjukkan jenis dan jumlah pesanan yang diminta melalui telepon

atau fax
2. Staf penjualan mengirimkan memo ke staf legal untuk mempersiapkan
surat kontrak jual beli ekspor.
3. Staf Penjualan melakukan verifkasi pesanan distributor mencakup data
distributor

secara

lengkap

termasuk

nama

pemesan,

alamat

penyerahan barang, kuantitas, nama produk, nomor surat pesanan,

harga, tanggal penyerahan barang, dll.
4. Staf Penjualan mencatat pesanan distributor ke sistem komputer dan
menerbitkan dokumen Pesanan Penjualan (SO).
5. Dokumen Pesanan Penjualan ini selanjutnya disalin menjadi 4 rangkap.
Salinan pertama disimpan sebagai arsip. Salinan kedua diberikan pada
10

staf produksi berfungsi sebagai Surat Permintaan Pengadaan Barang.

Salinan ketiga diberikan ke staf utang dan piutang untuk mendapat
persetujuan kredit (jika melakukan penjualan secara kredit). Salinan
keempat diberikan kepada staf pencatatan dan penerimaan kas (jika
melakukan penjualan secara tunai).
6. Manager penjualan mendaftarkan Pemberitahuan Ekspor Barang ke
Bank Devisa.
7. Faktur penjualan dibuat sebanyak 3 salinan dan dikirimkan kepada
distributor melalui fax untuk ditandatangani. Setelah ditandatangani, 1
rangkap ditinggalkan untuk distributor, dan rangkap lainnya dikirimkan
kembali kepada Staf penjualan. Kemudian 1 rangkap faktur penjualan
diarsipkan di Staf penjualan, dan 1 rangkap faktur asli dikirimkan ke
bagian kasir.
8. Jika barang sudah diterima, customer harus segera melakukan
konfrmasi penerimaan barang via telepon ke Staf penjualan.

11

12

PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR

(POS)
No

Ruang Lingkup

005/POS/PP/III/2013
:

Sistem Pengiriman Barang

Departemen/Unit

Departemen Penjualan dan Pemasaran

Dokumen Terkait

Faktur Penjualan

Dibuat tanggal

Diperbaharui
Pihak Terkait

02/01 / 2013

: __ / __ / _____
:

Manajer Penjualan, Staf Persediaan

dan gudang, Staf pengiriman

Tujuan:
Memastikan proses pengiriman barang kepada klien berjalan dengan lancar.
Standar:
1. Staf Penjualan mengirim Surat Perintah Pengeluaran Barang dan salinannya
dari pesanan penjualan ke gudang lalu staf persediaan dan gudang
melakukan pemeriksaan persediaan barang dagangan sebelum dijual sesuai
dengan pesanan distributor.
2. Staf Penjualan juga mengirimkan Surat Perintah Pengiriman kepada staf
pengiriman sebagai perintah pengiriman barang kepada distributor.
3. Staf pengiriman menerima barang dan Salinan Surat Perintah Pengeluaran
Barang dari bagian gudang serta mencocokkan semuanya.
4. Staf pengiriman menempelkan Slip Pengepakan ke kotak barang, melengkapi
dan mempersiapkan bukti pengiriman barang. Slip Pengepakan dibuat 2
rangkap untuk dikirimkan ke distributor dan sebagai arsip bagian pengiriman.
Bukti pengiriman barang dibuat 4 rangkap untuk diberikan kepada staf
penjualan, staf akuntansi, distributor, dan arsip staf pengiriman.
5. Setelah barang dikirimkan, kurir memberikan bukti pengiriman barang
kepada staf pengiriman lalu bukti tersebut diarsipkan. Kemudian staf
pengiriman memberitahu staf akuntansi dengan menggunakan salinan Bukti
Pengiriman Barang dari kurir agar mengirimkan invoice kepada distributor
saat itu juga.
13

6. Bagian Penjualan juga menerima salinan Bukti Pengiriman Barang untuk

dijadikan arsip bagian penjualan.

PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR

(POS)
14

No

Ruang Lingkup

006/POS/PP/III/2013
:

Retur Penjualan

Departemen/Unit

Departemen Penjualan dan Pemasaran

Dokumen Terkait

Slip Retur, Memo Kredit

Dibuat tanggal

Diperbaharui
Pihak Terkait

02 / 01 / 2013

: __ / __ / _____
:

Manajer Penjualan, Staf Retur, Staf

Utang dan Piutang

Tujuan :

Memastikan proses retur penjualan dari klien berjalan dengan

benar.
Standar:
1.
Staf Retur menerima barang yang dikembalikan dari distributor,
kemudian staf retur menghitung, memeriksa, dan menyiapkan Slip
2.

Retur Barang yang mendeskripsikan barang tersebut.

Saat menerima Slip Retur Barang, staf penjualan menyiapkan Memo

3.

Kredit lalu mengirimkan memo kredit ke Staf utang dan piutang.

Departemen keuangan, Staf utang dan piutang mengevaluasi kondisi
pengembalian dan membuat keputusan untuk memberikan atau
menolak pengembalian tersebut. Jika pengembalian itu diterima, staf
utang dan piutang mencatat kredit tersebut sebagai pengurang

4.

tagihan.
Staf utang dan piutang mengirimkan Memo Kredit tersebut ke bagian

5.

pengendalian persediaan untuk dilakukan proses pembukuan.

Staf persediaan dan gudang menyesuaikan catatan persediaan dan
meneruskan Memo Kredit ke departemen keuangan,Staf utang dan

6.

piutang.
Staf persediaan dan gudang serta staf utang dan piutang mengirimkan
rangkuman informasi ke bagian akuntansi.

15

7.

Staf akuntansi menerima Voucher Jurnal yang merangkum total nilai

dari pengembalian persediaan dari staf persediaan dan gudang, dan

8.

rangkuman akun dari staf utang dan piutang.

Staf akuntansi membukukan Voucher Jurnal dan memperbaharui
general ledger.

16

PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR

(POS)
No

Ruang Lingkup

007/POS/PP/III/2013
:

Pemasaran

Departemen/Unit

Departemen Penjualan dan Pemasaran

Dokumen Terkait

Dibuat tanggal

Diperbaharui

02/ 01 / 2013

: __ / __ / _____

Pihak Terkait

Direktur Penjualan dan

Pemasaran, Manajer Pemasaran

Tujuan:
Memastikan proses pemasaran produk kepada klien berjalan dengan lancar.
Standar:
1. Staf Promosi membuat Proposal Pengajuan Promosi Produk kepada Manajer
Pemasaran
2. Manajer Pemasaran mengambil keputusan YES/NO, jika YES Dilanjutkan Ke
Direktur Penjualan dan Permasaran, jika YES maka dilanjutkan ke Rapat
Dewan Direksi, jika NO maka Proposal Promosi disimpan dalam fle bagian
promosi.
3. Rapat Dewan Direksi mengambil keputusan YES/NO, jika YES Proposal
Promosi akan dilanjutkan ke staf pengeluaran kas untuk mendapatkan dana ,
Jika NO Rapat Dewan Direksi akan membuat Pernyataan Rejected
Document kepada Bagian Promosi, Rejected

Project

Project Document di simpan

oleh staf Promosi dalam File berdasarkan Date

4. Kemudian Manajer Pemasaran memproses proposal dan menyerahkan ke staf
pengeluaran kas.
5. Manajer Pemasaran mengajukan pengeluaran kas melalui cek dengan
prosedur pengeluaran kas dengan cek. Setelah mendapatkan persetujuan
cek, staf promosi mulai membuat promosi produk. Cek promosi akan
dibayarkan ke pihak yang bersangkutan oleh staf pengeluaran kas.

17

6. Staf Akuntansi mencatat kegiatan promosi ke dalam Journal Voucher dan

menyimpan bukti journal voucher.
7. Setelah promosi produk dilakukan, bagian promosi menyiapkan Laporan
Pertanggungjawaban untuk disimpan dalam fle bedasarkan tanggal dan di
serahkan kepada Departemen Penjualan dan Pemasaran.

18

19

PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR

(POS)
No

Ruang Lingkup

008/POS/PP/III/2013
:

Evaluasi Promosi

Departemen/Unit

Departemen Penjualan dan Pemasaran

Dokumen Terkait

Dibuat tanggal

Diperbaharui

02/ 01 / 2013

: __ / __ / _____

Pihak Terkait

Direktur Penjualan dan

Pemasaran, Manajer Pemasaran

Tujuan:
Mengevaluasi promosi yang telah dilakukan
Standar:
1. Manager Pemasaran mengevaluasi program promosi yang dilakukan
dengan melihat dokumen rekapitulasi penjualan setelah program promosi
dilakukan.
2. Manager Pemasaran memutuskan apakah program tersebut efektif dalam
mencapai target penjualan. Jika YES maka program promosi dilanjutkan.
Jika NO program promosi dihentikan.
3. Manager Pemasaran mensosialisasikan

hasil

evaluasi

kepada

staf

promosi
4. Manager Pemasaran membuat dokumen hasil evaluasi promosi untuk
dilaporkan kepada direktur utama dan direktur Penjualan dan Pemasaran
yang kemudian disimpan.

20

21

22