P R O S E D U R OPERASIONAL STANDAR

(POS)

DEPARTEMEN PENJUALAN
POS Departemen PenjualaDn Ad aNn PPemEa sMa raAn SPTATRrimAaNta
Nagasha Indonesia
terkait dengan :

1. Penjualan
2. Pemasaran

3. Penjualan
Secara umum, penjualan dibagi atas:
 Penjualan Melalui Distributor Pusat (Domestik)
PT Trimata Nagasha Indonesia melakukan penjualan melalui
distributor pusat yang akan mendistribusikan produk Juslice ke
hypermarket dan supermarket di seluruh Indonesia.
 Penjualan Melalui Distributor
1 Pusat (Ekspor)
 PT Trimata Nagasha Indonesia juga melakukan penjualan secara
ekspor untuk memantapkan posisi sebagai produk global. Untuk
penjualan secara ekspor, PT Trimata Nagasha Indonesia
bekerjasama dengan distributor besar di negara-negara tersebut.

2. P e m a s a r a n
Pemasaran dilakukan melalui media m a ss a untuk menunjang promosi
secara massal. Pemasaran ini dilakukan melalui media cetak, online,
dan elektronik yaitu melalui surat kabar, majalah, website, radio, dan
televisi. Selain itu, pemasaran juga dilakukan melalui pemasangan
billboard dan pemberian hadiah m u g untuk setiap pembelian 2 pack
Juslice 1000 ml.

P R OS E D U R OPERASIONAL STANDAR
(POS)
No : 001/POS/PP/III/2013
R u a n g L i n gk u p : Proses Perencanaan Penjualan
Departemen/Unit : Departemen Penjualan dan Pemasaran
D o k u m e n Terkait : Perencanaan penjualan
Dibuat tanggal : 02 /
01 / 2013
Diperbaharui
: / /
P i h a k Terkait : Manajer Penjualan, Direktur Penjualan
dan
Pemasara
n

Tujuan:
Membuat perencanaan penjualan produk

2
Standar :
1. Manajer Penjualan membuat perencanaan penjualan produk.
2. Manajer Penjualan memberikan perencanaan penjualan kepada Direktur
Penjualan dan Pemasaran untuk diotorisasi. Perencanaan penjualan yang
telah diotorisasi dibuat menjadi 2 rangkap.
3. Perencanaan penjualan yang telah diotorisasi kemudian diarsipkan.
Salinan Perencanaan penjualan yang telah diotorisasi oleh Direktur
Penjualan dan Pemasaran diberikan kepada Direktur Produksi untuk
selanjutnya dilakukan proses produksi.

3
4
 P R OS E D U R OPERASIONAL STANDAR
(POS)
No : 002/POS/PP/III/2013
R u a n g L i n gk u p : Penjualan Melalui Distributor
Departemen/Unit : Departemen Penjualan dan Pemasaran
D o k u m e n Terkait : Faktur Penjualan
Dibuat tanggal : 02 /
01 / 2013
Diperbaharui
: / /
P i h a k Terkait : Manajer Penjualan

Tujuan:
Melakukan dan memastikan prosedur penjualan berjalan dengan benar.

Standar :
1. Staf Penjualan merima pesanan dari distributor.
2. Pesanan dari distributor diterima melalui telepon, fax atau secara
langsung yang kemudian dicatat dalam pesanan penjualan.
3. Staf Penjualan melakukan verifikasi pesanan distributor mencakup data
distributor secara lengkap termasuk n ama pemesan, alamat
penyerahan barang, kuantitas, n ama produk, nomor surat pesanan,
harga, tanggal penyerahan barang, dll.
4. Staf Penjualan mencatat pesanan distributor ke sistem komputer dan
menerbitkan dokumen Pesanan Penjualan (SO).
5. Dokumen Pesanan Penjualan ini selanjutnya disalin menjadi 5 rangkap.
Salinan pertama disimpan sebagai arsip. Salinan kedua diberikan pada
staf produksi berfungsi sebagai Surat Permintaan Pengadaan Barang.
Salinan ketiga diberikan ke staf utang dan piutang untuk mendapat
persetujuan kredit (jika melakukan penjualan secara kredit). Salinan
keempat diberikan kepada staf pencatatan dan penerimaan kas (jika
melakukan penjualan secara tunai). Salinan kelima diberikan kepada
staf pengiriman.

5
6. Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang
tidak mencukupi, maka akan direkam sebagai back pesanan (pesanan
yang belum terpenuhi).
7. Departemen penjualan mengadakan kontak dengan distributor
mengenai pemenuhan pesanan.
8. Penjualan secara tunai mempunyai ketentuan sebagai berikut :
Penjualan secara tunai mengharuskan pelanggan membayar total
pembelian pada saat pemesanan dan barang dikirimkan pada saat
pemesanan.

6
7
 P R O S E D U R OPERASIONAL STANDAR
(POS)

No : 003/POS/PP/III/2013
R u a n g L i n gk u p : Sistem Kredit Manual
Departemen/Unit : Departemen Penjualan dan Pemasaran
D o k u m e n Terkait : Faktur Penjualan
Dibuat tanggal : 02 /
01 / 2013
Diperbaharui
: / /
P i h a k Terkait :
Manajer Penjualan

Tujuan:
Memastikan proses penjualan kredit kepada klien berjalan dengan lancar.

St an d ar :
1. Staf Penjualan menerima dokumen pesanan penjualan.
2. Staf Penjualan memeriksa status langganan melalui workstation
yang ada di staf utang dan piutang yang memberikan otorisasi
kredit.
3. Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian
memutuskan apakah pesanan ini dapat dipenuhi.
4. Staf penjualan menyerahkan kembali dokumen pesanan penjualan
yang sudah di verifikasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke
bagian staf persediaan dan gudang serta staf pengiriman.
5. Staf penjualan menerbitkan 4 rangkap faktur penjualan. Faktur
penjualan asli diberikan kepada kasir, salinan kedua diberikan
kepada distributor, salinan ketiga untuk diarsipkan, dan salinan
keempat diberikan kepada manajer pajak.

8
9
 P R O S E D U R OPERASIONAL STANDAR
(POS)

No : 004/POS/PP/III/2013
R u a n g L i n gk u p : Penjualan Ekspor
Departemen/Unit : Departemen Penjualan dan Pemasaran
D o k u m e n Terkait : Surat Kontrak Jual Beli Ekspor, Sales
Order, Sales Invoice
Dibuat tanggal :
02 / 01 / 2013
Diperbaharui : / /
P i h a k Terkait : Manajer Penjualan, Direktur Pemasaran
dan
Penjualan

Tujuan:

Memastikan proses penjualan secara ekspor berjalan dengan baik.

St an da r:

1. Staf penjualan menerima permintaan (order) ekspor yang

menunjukkan jenis dan jumlah pesanan yan g diminta melalui telepon
atau fax
2. Staf penjualan mengirimkan me m o ke staf legal untuk mempersiapkan
surat kontrak jual beli ekspor.
3. Staf Penjualan melakukan verifikasi pesanan distributor mencakup data
distributor secara lengkap termasuk n ama pemesan, alamat
penyerahan barang, kuantitas, n ama produk, nomor surat pesanan,
harga, tanggal penyerahan barang, dll.
4. Staf Penjualan mencatat pesanan distributor ke sistem komputer dan
menerbitkan dokumen Pesanan Penjualan (SO).
5. Dokumen Pesanan Penjualan ini selanjutnya disalin menjadi 4 rangkap.
Salinan pertama disimpan sebagai arsip. Salinan kedua diberikan pada

10
 staf produksi berfungsi sebagai Surat Permintaan Pengadaan Barang.
Salinan ketiga diberikan ke staf utang dan piutang untuk mendapat
persetujuan kredit (jika melakukan penjualan secara kredit). Salinan
keempat diberikan kepada staf pencatatan dan penerimaan kas (jika
melakukan penjualan secara tunai).
6. Manager penjualan mendaftarkan Pemberitahuan Ekspor Barang ke
Bank Devisa.
7. Faktur penjualan dibuat sebanyak 3 salinan dan dikirimkan kepada
distributor melalui fax untuk ditandatangani. Setelah ditandatangani, 1
rangkap ditinggalkan untuk distributor, dan rangkap lainnya dikirimkan
kembali kepada Staf penjualan. Kemudian 1 rangkap faktur penjualan
diarsipkan di Staf penjualan, dan 1 rangkap faktur asli dikirimkan ke
bagian kasir.
8. Jika barang sudah diterima, customer harus segera melakukan
konfirmasi penerimaan barang via telepon ke Staf penjualan.

11
12
 P R OS E D U R OPERASIONAL STANDAR
(POS)

No
R u a n g L i n gk u p
Departemen/Unit
D o k u m e n Terkait
Dibuat tanggal
Diperbaharui
P i h a k Terkait
: 005/POS/PP/III/2013
: Sistem Pengiriman Barang
: Departemen Penjualan dan Pemasaran
: Faktur Penjualan
: 02/01
/ 2013
: / /
: Manajer Penjualan, Staf Persediaan
dan gudang, Staf pengiriman

Tujuan:
Memastikan proses pengiriman barang kepada klien berjalan dengan lancar.

St an d ar :
1. Staf Penjualan mengirim Surat Perintah Pengeluaran Barang dan salinannya
dari pesanan penjualan ke gudang lalu staf persediaan dan gudang
melakukan pemeriksaan persediaan barang dagangan sebelum dijual sesuai
dengan pesanan distributor.
2. Staf Penjualan juga mengirimkan Surat Perintah Pengiriman kepada staf
pengiriman sebagai perintah pengiriman barang kepada distributor.
3. Staf pengiriman menerima barang dan Salinan Surat Perintah Pengeluaran
Barang dari bagian guda ng serta mencocokkan semuanya.
4. Staf pengiriman menempelkan Slip Pengepakan ke kotak barang, melengkapi
dan mempersiapkan bukti pengiriman barang. Slip Pengepakan dibuat 2
rangkap untuk dikirimkan ke distributor dan sebagai arsip bagian pengiriman.
Bukti pengiriman barang dibuat 4 rangkap untuk diberikan kepada staf
penjualan, staf akuntansi, distributor, dan arsip staf pengiriman.
5. Setelah barang dikirimkan, kurir memberikan bukti pengiriman barang
kepada staf pengiriman lalu bukti tersebut diarsipkan. Kemudian staf
pengiriman memberitahu staf akuntansi dengan menggunakan salinan Bukti
Pengiriman Barang dari kurir agar mengirimkan invoice kepada distributor
saat itu juga.

13
6. Bagian Penjualan juga menerima salinan Bukti Pengiriman Barang untuk
dijadikan arsip bagian penjualan.

P R OS E D U R OPERASIONAL STANDAR
(POS)
14
No : 006/POS/PP/III/2013
R u a n g L i n gk u p : Retur Penjualan
Departemen/Unit : Departemen Penjualan dan Pemasaran
D o k u m e n Terkait : Slip Retur, M e m o Kredit
Dibuat tanggal : 02 /
01 / 2013
Diperbaharui
: / /
P i h a k Terkait : Manajer Penjualan, Staf Retur, Staf
Utang dan Piutang

Tujuan : Memastikan proses retur penjualan dari klien berjalan dengan

benar.

St an d ar :
1. Staf Retur menerima barang yan g dikembalikan dari distributor,
kemudian staf retur menghitung, memeriksa, dan menyiapkan Slip
Retur Barang yang mendeskripsikan barang tersebut.
2. Saat menerima Slip Retur Barang, staf penjualan menyiapkan Memo
Kredit lalu mengirimkan m e m o kredit ke Staf utang dan piutang.
3. Departemen keuangan, Staf utang dan piutang mengevaluasi kondisi
pengembalian dan membuat keputusan untuk memberikan atau
menolak pengembalian tersebut. Jika pengembalian itu diterima, staf
utang dan piutang mencatat kredit tersebut sebagai pengurang
tagihan.
4. Staf utang dan piutang mengirimkan M e m o Kredit tersebut ke bagian
pengendalian persediaan untuk dilakukan proses pembukuan.
5. Staf persediaan dan gudang menyesuaikan catatan persediaan dan
meneruskan M e m o Kredit ke departemen keuangan,Staf utang dan
piutang.
6. Staf persediaan dan gudang serta staf utang dan piutang mengirimkan
rangkuman informasi ke bagian akuntansi.

15
7. Staf akuntansi menerima Voucher Jurnal yang merangkum total nilai
dari pengembalian persediaan dari staf persediaan dan gudang, dan
rangkuman akun dari staf utang dan piutang.
8. Staf akuntansi membukukan Voucher Jurnal dan memperbaharui
general ledger.

16
 P R OS E D U R OPERASIONAL STANDAR
(POS)

No : 007/POS/PP/III/2013
R u a n g L i n gk u p : Pemasaran
Departemen/Unit : Departemen Penjualan dan Pemasaran
D o k u m e n Terkait : -
Dibuat tanggal : 02/ 01 / 2013
Diperbaharui : / /
P i h a k Terkait : Direktur Penjualan dan
Pemasaran, Manajer Pemasaran

Tujuan:
Memastikan proses pemasaran produk kepada klien berjalan dengan lancar.

St an d ar :
1. Staf Promosi membuat Proposal Pengajuan Promosi Produk kepada Manajer
Pemasaran
2. Manajer Pemasaran mengambil keputusan YES/NO, jika YES Dilanjutkan Ke
Direktur Penjualan dan Permasaran, jika YES maka dilanjutkan ke Rapat
Dewan Direksi, jika N O maka Proposal Promosi disimpan dalam file bagian
promosi.
3. Rapat Dewan Direksi mengambil keputusan YES/NO, jika YES Proposal
Promosi akan dilanjutkan ke staf pengeluaran kas untuk mendapatkan dana ,
Jika N O Rapat Dewan Direksi akan membuat Pernyataan Rejected Project
Document kepada Bagian Promosi, Rejected Project Document di simpan
oleh staf Promosi dalam File berdasarkan Date
4. Kemudian Manajer Pemasaran memproses proposal dan menyerahkan ke staf
pengeluaran kas.
5. Manajer Pemasaran mengajukan pengeluaran kas melalui cek dengan
prosedur pengeluaran kas dengan cek. Setelah mendapatkan persetujuan
cek, staf promosi mulai membuat promosi produk. Cek promosi akan
dibayarkan ke pihak yang bersangkutan oleh staf pengeluaran kas.

17
6. Staf Akuntansi mencatat kegiatan promosi ke dalam Journal Voucher dan
menyimpan bukti journal voucher.
7. Setelah promosi produk dilakukan, bagian promosi menyiapkan Laporan
Pertanggungjawaban untuk disimpan dalam file bedasarkan tanggal dan di
serahkan kepada Departemen Penjualan dan Pemasaran.

18
19
 P R OS E D U R OPERASIONAL STANDAR
(POS)

No : 008/POS/PP/III/2013
R u a n g L i n gk u p : Evaluasi Promosi
Departemen/Unit : Departemen Penjualan dan Pemasaran
D o k u m e n Terkait : -
Dibuat tanggal : 02/ 01 / 2013
Diperbaharui : / /
P i h a k Terkait : Direktur Penjualan dan
Pemasaran, Manajer Pemasaran

Tujuan:
Mengevaluasi promosi yang telah dilakukan

St an da r:

1. Manager Pemasaran mengevaluasi program promosi yan g dilakukan

dengan melihat dokumen rekapitulasi penjualan setelah program promosi
dilakukan.
2. Manager Pemasaran memutuskan apakah program tersebut efektif dalam
mencapai target penjualan. Jika YES maka program promosi dilanjutkan.
Jika N O program promosi dihentikan.
3. Manager Pemasaran mensosialisasikan hasil evaluasi kepada
staff promosi
4. Manager Pemasaran membuat dokumen hasil evaluasi promosi untuk
dilaporkan kepada direktur utama dan direktur Penjualan dan Pemasaran
yang kemudian disimpan.

20
21
22