BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Profil Perusahaan

3.1.1 Gambaran Umum Perusahaan
PT. Sinar Baru Juyi adalah perusahaan dagang elektronik, peralatan dan funitur
yang mempunyai Visi dan Misi sebagai berikut;
 Visi dan Misi PT Sinar Baru Juyi
PT Sinar Baru Juyi Mempunyai Visi “Maju dan berkembang sebagai perusahaan
dagang yang dapat menyediakan permintaan pelanggan terhadap perdagangan
kebutuhan industri maupun rumahan yang didapatkan secara efektif, efisien dan
berkesinambungan”.
Sementara itu Misi PT. Sinar Baru Juyi yaitu;
1. Menjaga dan meningkatkan kualitas jasa dan barang yang di butuhkan.
2. Menjadi perusahaan terdepan di bidang perdagangan dengan memberikan nilai
kepuasan terbaik bagi pelanggan dengan pelayanan dan produk berkualitas.

3.1.2 Sejarah PT. Sinar Baru Juyi

Latar belakangnya didirikan PT.Sinar Baru Juyi berawal dari Ibu Sari banun yang
dahulunya berkerja sebagai sekertaris manajer di pabrik benang, Ibu Sari Banun
mempunyai manajer bernama Mr. Huang yang berasal dari Taiwan. Karena Ibu Sari Banun
terlihat mempunyai semangat kerja yang tinggi dan dapat belajar dalam hal jenis baru,
Sebagai Manajer dan juga warga negara asing, Mr.Huang berkeinginan membuat
perusahaan sendiri, akan tetapi karena sebagai warga negara asing Mr. Huang menyerahkan
semua prosedur pembuatan perusahaan kepada Ibu Sari Banun yang sekarang menjadi
Direktur PT.Sinar Baru Juyi pada tahun 2017.
3.1.3 Struktur Organisasi PT Sinar Baru Juyi
Berikut adalah struktur organisasi PT. Sinar Baru Juyi.

Direktur

Manajer

Akuntansi dan
Marketing Administrasi Gudang Teknisi
Keuangan

Gambar 3.1

3.1.4 Job Description

Adapun Job Description dari setiap Struktur Organisasi yang ada di PT. Sinar Baru
Juyi adalah sebagai berikut :
a) Direktur
1. Mewakili perseroan didalam dan luar pengadilan tentang segala kejadian serta
mengikat perseroan dengan pihak lain dalam bentuk kerja sama.
2. Menetapkan rencana kerja, pembagian tugas pegawai menurut bidang masing-
masing.
3. Menandatangani berbagai surat dan menyetujui kerjasama
4. Melakukan koordinasi dengan manajer dibawahnya serta mengadakan rapat kerja
untuk membicarakan masalah operasional perusahaan.
b) Manajer
1. Menjalankan kebijakanaan tugas pokok yang diberikan oleh direktur.
2. Merencanakan rencana penjualan dan anggaran tiap tahunnya.
3. Memantau dan menganalisa permintaan pasar yang lebih luas untuk mencapai
kesempurnaan pasa.
 4. Mengawasi setiap jalannya kegiatan operasional.

c) Marketing
1. Menjalankan tugas pokok yang telah diberikan direktur.
2. Menyusun rencana penjualan tiap tahun.
3. Memantau dan menganalisa permintaan pasar yang lebih luas untuk mencapai
kesempatan pasar

d) Administrasi
1. Bertanggung jawab terhadap pengurusan administrasi dan tata usaha yang di
bebankan kepadannya.
2. Membuat dan mengatur penggunaan sarana umum di lapangan.
3. Mengatur penjadwalan pengaturan barang-barang inventaris perusahaan dan
melakukan tertib administrasi.
4. Melakukan koordinasi dalam penggunaan tenaga kerja dan sarana yang diperlukan.

e) Akuntansi dan keuangan

1. Bertanggung jawab atas seluruh pemasukan dan pengeluaran dana.
2. Membuat tata usaha keuangan dari seluruh kegiatan yang dilakukan dalam
perusahaan.
3. Membuat dan menyajikan laporan kas secara berkala kepada manajer.
4. Dalam melaksanakan tugasnya bertanggungjawab langsung kepada manajer.

f) Gudang
1. Membuat perencanaan pengadaan barang dan distribusinya
2. Mengawasi dan mengontrol operasional gudang
3. Mengawasi dan mengontrol semua barang yang masuk dan keluar sesuai dengan
standart operasional perusahaan.
4. Membuat perencanaan, pengawasan dan laporan pergudangan.
 5. Melaporkan semua transaksi keluar dan masuk barang dari gudang.

g) Teknisi
1. Bertanggung jawab atas pengiriman produk hingga sampai ke pihak costumer
2. Bertanggung jawab atas memasang atau merakit produk sesuai standart operasional
yang berlaku

3.1.5 Lokasi Perusahaan

Lokasi kantor PT. Sinar Baru Juyi ini termaksud strategis karena lokasi tersebut merupakan
daerah perkantoran di tengah kota Tanggerang, Lippo Karawaci. Lokasi PT.Sinar Baru Juyi di
Ruko Palais De Europe Jl. Boulevard Europe Lippo Karawaci No.18 Kel Panunggangan
Barat Kec. Cibodas Kota Tanggerang Kabupaten Kota Tanggerang.

Gambar 3.2 Peta PT.Sinar Baru Juyi

Sumber :https://www.google.com/maps/place
3.2 Analisis
3.2.1 Fungsi Terkait
1. Direktur
Memberikan persetujuan atau otorisasi terhadap surat order yang lulus dari
pengecekan kredit.
2. Akuntansi dan Keuangan
Melakukan pengecekan untuk bagian kredit, maupun pemegang keuangan
perusahaan dan melakukan setiap pencatatan akuntansi yang semestinya
3. Marketing
Menerima surat purchase order dari costumer atau pelanggan ataupun
pemberitahuan costumer apa bila ada penolakan purchase order.
4. Administrasi
Mengumpulkan dan mengolah data seperti surat order dan surat jalan yang
nantinya di manfaatkan untuk perencanaan sebuat kegiatan.
5. Gudang
Mengatur semua jenis inventaris yang ada di gudang dan selalu update apa
bila ada barang keluar masuk.
6. Teknisi
Mengirimkan barang dagang sampai pada costumer dan melakukan
pemasangan barang dagang sesuai SOP yang berlaku.

3.2.2 Dokumen yang Digunakan

1. Purchase Order
Purchase order adalah surat permohonan pembelian dari costumer atau
pelanggan, biasanya terdiri dari nama barang dan kuantitas barang.
2. Sales Order
Sales order adalah dokumen yang dibuat oleh perusahaan untuk penjualan
ataupun pelacakan proses penjualan.
 3. Surat Jalan
Surat jalan yaitu dokumen resmi dari perusahaan untuk diberikan ke pihak
petugas penerima barang (pihak costumer).
4. Faktur Penjualan
Faktur penjualan yaitu sebagai bukti yang sah untuk melakukan pencatatan
akuntansi.
5. Kartu Piutang
Kartu Piutang adalah buku besar dimana fungsinya mencatat segala macam
mutasi piutang dari setiap konsumen.
6. Kartu Persediaan
Kartu Persediaan adalah kartu stok yang mencatat setiap perubahaan
keberadaan jenis barang dan jumlah barang yang tersedia agar dapat membantu
memudahkan pencarian persediaan
3.2.3 Catatan yang Digunakan
1. Jurnal Umum
Dalam sistem penjualan kredit, jurnal umum digunakan untuk mencatat
jurnal penyesuaian atas akun piutang karena adanya perbedaan antara saldo
yang dicatat dalam akun persediaan.
2. Kartu Persediaan
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat penyesuaian terhadap data
persediaan.

3.2.4 Jaringan Prosedur Sistem Akuntansi Penjualan Secara Kredit

1. Prosedur Order Penjualan
 Bagian marketing menerima Purchase order dari costumer.
 Bagian marketing mengcopy menjadi 2 bagian.
 Purchase order 2 di simpan permanet berdasarkan waktu.
 Purchase order 1 di kirim ke bagian Administrasi.
  Bagian Administrasi membuat Sales order berdasarkan Purchase order 1
dengan cara di input menggunakan computer lalu di simpan di storage.
 Bagian administrasi mencetak dokumen sales order menjadi 5 bagian,
dokumens sales order 1,2,3,4 dikirim ke bagian akuntansi dan keuangan,
sedangkan sales order 5 disimpan permanent berdasarkan nomor urut.
2. Prosedur Persutujuan Kredit
 bagian akuntansi dan keuangan menerima dokumen sales order 1.2.3.4
dari bagian adimistrasi.
 Bagian akuntansi mengecek kredit costumer, jika tidak lolos maka di
balikan ke bagian marketing, jika lolos maka dokumen sales order 3
diberikan kepada bagian gudang.
 Bagian gudang menerima dokumen sales order 3 dari bagian akuntansi
keuangan, dan mengecek ketersediaan barang, jika tidak ada maka akan
balik ke bagian marketing, jika ada maka bagian gudang akan
menyiapkan barangnya.
 Setelah barang siap dokumen sales order 3 digunakan untuk pencatatan
kartu persediaan.
 Bagian gudan membuat dokumen kartu persediaan berdasarkan catatan
persedian. Lalu di simpan sementara berdasarkan waktu.
 Selanjutnya dokumen sales order 1 akan di berikan kedapa direktur.
 Direktur menerima dokumen sales order 1, dari bagian akuntansi dan
keuangan.
 Kemudian direktur akan memberikan otorisasi pada dokumen sales
order 1 yang akan di kirim ke bagian administrasi.
 Bagian Akuntansi dan keuangan mengirim dokumen sales order 2
kepada bagian marketing lalu bagian marketing menyimpan dokumen
sales order 2 secara permanen.
3. Prosedur Pengiriman
 Bagian Adimistrasi mendapatkan barang dari bagian gudang dan sales
order 1 yang sudah di otorisasi dari direktur.
 Bagian adimistrais menempelkan dokumen sales order 1 pada barang
yang sudah di kemas.
 Bagian adimistrasi membuat surat jalan menjadi 2 bagian dengan cara di
input menggunakan computer lalu di simpan di storage.
 Bagian adimistrasi mengirimkan sales order 1, surat jalan 1 dan 2
berserta produk yang sudah dikemas ke bagian teknisi.
 Bagian teknisi menerima dokumen mengirimkan sales order 1, surat
jalan 1 dan 2 berserta produk yang sudah dikemas lalu di kirim ke
costumer.
 Bagian teknisi melakukan pemasangan produk sesuai standart
operasional pabrik, lalu meminta otorisasi untuk surat jalan 1 kepada
pihak yang berhak.
 Bagian teknisi mengirimkan surat jalan 1 yang sudah di otorisasi
kebagian adimistrasi.
4. Prosedur Penagihan
 Bagian adimistrasi mendapatkan surat jalan 1 yang sudah di otorisasi
lalu di kirim ke bagian akuntansi dan keuangan.
 Bagian keuangan menerima surat jalan 1 dan membuka arsip sementara
sales order 4.
 Berdasarkan surat jalan 1 dan sales order 4 bagian keuangan membuat
faktur penjualan menjadi 2 bagian dengan cara menginput menggunakan
computer lalu di simpan di storage.
 Bagian akuntansi membuat surat tagihan 1 berdasarkan s surat jalan 1
dan faktur penjualan 1 dan mengirimkan kepada bagian marketing.
  Bagian marketing menagih ke konsumen berdasarkan dokumen faktur
penjualan1 , surat jalan 1 dan surat tagihan 1.
 Bagian marketing menerima dokumen atas pembayaran bukti transaksi/
cek giro dan di kembalikannya surat jalan 1.
 Bagian marketing mengirim bukti transaksi beserta surat jalan 1 ke
bagian akunting dan keuangan.
 Bagian keuangan menerima bukti transaksi dan surat jalan. Lalu bagian
keuangan memeriksa bukti transaksi berdasarkan faktur pembelian 2,
bukti transasksi dan surat jalan 1.
 Bagian akuntansi dan keuangan mengupdate data kredit/ piutang dengan
menginput menggunakan computer lalu di simpan di storing, dan
menghasilkan dokumen kartu piutang.
5. Prosedur Pencatatan Piutang
 Bagian Akuntansi dan Keuangan menghasilkan dokumen kartu piutang
 Bagian akuntansi dan Keuangan menerima dokumen kartu persedian
dari bagian gudang.
 Bagian akuntansi membuat bukti memorial berdasarkan kartu piutang
dan kartu persediaan.
 Bagian akuntansi dan keuangan membuat catatan jurnal umum
berdasarkan kartu piutang kartu persedian dan bukti memorial. Lalu
disimpan secara permanent berdasarkan waktu.
 Bagian akuntansi dan keuangan mengirimkan kartu persediaan ke
bagian gudang
 Bagiang gudang menerima dokumen kartu persedian dan di arsipkan
berdasarkan waktu.
3.2.4 Flowchart/ Bagan alur

Gambar 3.3 Prosedur Order Penjualan

Gambar 3.4 Prosedur Persetujuan Kredit
Gambar 3.5 Prosedur Pengiriman
Gambar 3.6 Prosedur Prosedur Penagihan
Gambar 3.7 Prosedur Pencatatan Piutang
3.2.5 Sistem Pengendalian Internal
Pengendalian internal ini dijalankan untuk menghindari kecurangan-

kecurangan yang mungkin dilakukan oleh sumber daya manusia sebagai pihak yang

mengelola suatu perusahaan, sehingga semua aktivitas dalam tubuh suatu

perusahaan mampu berjalan secara efektif dan efisien. Adapun pengendalian

internal yang dijalankan oleh Kantor PT. Sinar Baru Juyi adalah sebagai berikut:

1. Struktur Organisasi

Pada perusahaan PT Sinar Baru Juyi sudah terdapat Struktur organisasi yang

dibentuk oleh perusahaan sebagai pendukung jalannya kegiatan perusahaan.

Meskipun sudah memiliki kebijakan yang sudah tertulis mengenai wewenang

dan tanggung jawab, namun dalam pelaksanaannya masih ada beberapa

karyawan yang melakukan tugas ganda, seperti bagian akunting yang

merangkap bagian keuangan. Sehingga beresiko akan kecurangan

2. Sistem Otorisasi

Pada perusahaan PT. Sinar Baru Juyi setiap kegiatan yang berhubungan

dengan penjualan harus meminta otorisasi atau persetujuan dari direktur, seperti

dokumen sales order. Yang mana dokumen sales order akan menjadi dokumen

penting untuk membuat kartu piutang yang terupdate.

Persetujuan pemberian kredit pada PT Sinar Baru Juyi diberikan oleh

Direktur perusahaan dengan memberikan otorisasi kepada setiap dokumen yang

berkaitan, dimana dokumen-dokumen disiapkan oleh bagian akunting yang

merangkap tugas sebagai fungsi keuangan

3. Praktik yang sehat

 Setiap dokumen yang digunakan di PT Sinar Baru Juyi sudah

menggunakan nomer urut yang dapat dipertanggungjawabkan oleh

masing-masing bagian yang bersangkutan.

 Adanya pengecekan berkala untuk kartu piutang dan kartu persedian

sudah dilakukan secara periodik.

4. Karyawan yang berkompeten

 Dalam hal pengiriman dan pemasangan barang karyawan yang

kompeten sangat dibutuhkan karena hal ini menyangkut dengan produk

elektronik.

 Setiap karyawan menjaga rahasia kantor, dalam konteks angka, lisan

dan tulisan. Untuk mencegah terjadinya penyelewengan oleh pihak luar

dan menjaga nama baik perusahaan.