BAB II

LANDASAN TEORI
2.1 Sistem
2.1.1 Pengertian Sistem
Menurut Mulyadi (2016:4) suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur
yang erat berhubungan satu dengan lainya, yang berfungsi bersama sama untuk
mencapai tujuan tertentu. Dalam pengertiannya sistem adalah suatu jaringan prosedur
yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok
perusahaan. Dari definisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem
terdiri dari beberapa jaringan prosedur.

2.1.2 Sistem Akuntansi

Secara umum, sistem adalah suatu kumpulan objek atau unsur-unsur atau bagian-
bagian yang memiliki arti berbeda-beda yang saling memiliki hubungan, saling
berkerjasama dan saling mempengaruhi satu sama lain.
Menurut Mulyadi (2016:3) pengertian sistem akuntansi sebagai berikut : sistem
akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian
rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna
memudahkan pengelolaan perusahaan
Menurut Marshall B.Romney dan Paul Jhon Steinbart (2015:3) “sistem adalah
serangkaian dua atau lebih komponen yang saling terkait dan berinteraksi untuk
mencapai tujuan.
Menurut Warren, Reeve, dan Duchac (2014:229) Sistem Akuntansi (accounting
system) adalah metode dan prosedur untuk mengumpulkan, mengelompokan,
merangkum, serta melaporkan informasi keuangan dan operasi perusahaan. Sistem
akuntansi berubah melalui proses tiga tahap seiring dengan perkembangan dan
perubahan perushaan tiga tahap tersebut adalah:
A. Tahap 1 : menganalisis kebutuhan pihak-pihak yang menggunakan informasi
B. Tahap 2 : sistem dirancang untuk dapat memenuhi kebutuhan penggunanya.
C. Tahap 3 : sistem ini kemudian diterapkan dan digunakan.

1
 Dari defenisi yang dikemukakan di atas,dapat diambil kesimpulan bahwa sistem
adalah jaringan prosedur yang memiliki bagian-bagian yang salingberintereksi,
bergantung dan berkerjasama unuk tujuan yang sama.
2.1.3 Tujuan Sistem Akuntansi
Setiap sistem yang dibangun perusahaan mempunyai yang ingin hendak dicapai.
Tujuan yang diharapkan adalah mampu menghasilkan informasi yang akurat dan
mampu melindungi aset perusahaan. Berikut ini adalah tujuan sistem akuntansu
menurut Mulyadi (2016:15) adalah:
1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.
Kebutuhan pengembangan sistem akuntansi terjadi jika perusahaan baru
didirikan atau suatu perusahaan menciptakan usaha baru yang berbeda dengan
usaha yang telah dijalankan selama ini.
2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada.
Ada kalahnya sistem akuntansi yang berlaku tidak dapat memenuhi kebutuhan
manajemen baik dalam hal mutu, ketepatan penyajian maupun struktur
informasi yang terdapat dalam laporan.
3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan audit internal. Akutansi
merupakan alat mempertanggungjawaban kekayaan suatu organisasi.
4. Untuk mengurangi biaya klarikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
Pengembangan sistem akuntansi sering kali ditunjukan untuk menghemat
biaya.
Dari penjelasan diatas, dapat dismpulkan bahwa sistem akuntansi dibentuk sebagai
pelaksana dari fungsi manajemen puncak yaitu perancanaan, pengorganisasian,
pengarahan, dan pengawasan untuk melindungi dan mencapai tujuan perusahaan secara
bisnis atau akuntansi.
2.1.4 Komponen Utama Sistem
Menurut Mulyadi (2016:9) setiap sistem memiliki enam komponen utama yang
terdiri dari :
1. Blok masukan (input block), data yang dimasukan kedalam sistem beserta metode
dan media yang digunakan untuk menangkap dan memasukan data tersebut
kedalam sistem.

2
2. Blok model (model block), terdiri dari logo mathematical model yang mengolah
masukan dan data yang disimpan dengan berbagai cara, untuk memproduksi hasil
yang dikehendaki atau keluaran.
3. Blok keluaran (output block), keluaran yang berupa informasi yang bermutu untuk
semua tingkat manajemen dan pemakaian informasi.
4. Blok teknologi (technology block), teknologi menangkap masukan, menjalankan
model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan penyampaikan
pengeluaran, serta pengendalian seluruh sistem.
5. Block basis data (data base block), basis data merupakan tempat penyimpanan
data yang digunakan untuk melayani kebutuhan pemakai informasi.
6. Block pengendalian (control block), setiap sistem harus dilindungi dari berbagai
hal yang dapat merusak atau membahayakan sistem itu sendiri.

2.2 Prosedur
2.2.1 Definisi Prosedur
Prosedur sangat penting bagi suatu organisasi atau lembaga untuk menunjang
kelancaran organisasi tersebut. Prosedur juga dijadikan sebagai pedoman bagi suatu
organisasi dalam menentukan aktivitas apa saja yang harus dilakukan untuk
menjalankan suatu fungsi yang nantinya akan dilakukan. Berikut beberapa pengertian
prosedur menurut para ahli:
Menurut Mulyadi (2016:4) “Prosedur adalah suatu kegiatan krerikal, biasanya
melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk
menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-
ulang. Kegiatan krerikal (clerical operation) terdiri dari kegiatan berikut ini yang
dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, dan buku bersar:
1. Menulis
2. Menggandakan
3. Menghitung
4. Memberi kode
5. Mendaftar
6. Memilih (menyortasi)

3
 7. Memindah
8. Membandingkan
Menurut Romney dan Steinbart (2014:5) “Prosedur adalah serangkaian
aktivitas dan tugas yang saling terkait, terkoordinasi, dan terstruktur yang
dilakukan orang, komputer atau mesin yang dapat membantu mencapai tujuan
tertentu suatu organisasi”

Berdasarkan pendapat parah ahli mengenai prosdur, maka dapat disimpulkan

prosedur adalah serangkaian/kegiatan yang tersusun secara sistematis yang melibatkan
bebrapa orang dalam satu departemen atau lebih unuk mendorong dan menggerakkan
suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasinya dan untuk menjamin penanganan
secara seragam terhadap kegiatan yang berulang-ulang.
2.2.2 Karakteristika Prosedur
Berikut ini adalah beberapa karakteristika prosedur meurut Mulyadi (2013:8)
diantaranya adalah:
1. Prosedur menunjang tercapainya tujuan organisasi.
2. Prosedur mampu menciptakan adanya pengawasanyang baik menggunakan
biaya yang seminimal mungkin.
3. Prossedur menunjukan urutan-urutan yang logis dan sederhana.
4. Prosedur menunjukan adanya penetapan keputusan dan tanggung jawab.
5. Prosdeur menunjukan tidak adanya keterlambatan atau hambatan.
2.2.3 Manfaat Prosedur
Suatau prosedur dapat memberikan beberapa manfaat menurut Mulyadi (2013:15)
diantaranya:
1. Lebih memudahkan dalam langka-langka kegiatan yang akan datang.
2. Mengubah pekerjaan yang berulang-ulang menjadi rutin dan terbatas, sehingga
menyederhanakan pelaksanaan dan untuk selanjutnya mengerjakan yang
perlunya aja.
3. Adanya suatu petunujuk atau program kerja yang jelas dan harus dipatuhi oleh
seluruh pelaksana.

4
 4. Membantu dalam usaha meningkatkan produktivitas kerja yang efektif dan
efesien.
5. Mencegah terjadinya penyimpangan dan memudahkan dalam pengawasan,
bilah terjadi penyimpangan akan dapat segarah diadakan perbaikan-perbaikan
sepanjang dalam tugas danfungsinya masing-masing.
2.2.4 Perbedaan Pengertian Sistem dan Prosedur
Menurut Mulyadi (2016:4) sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat
menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.
Sedangakan prosedur adalah suatau urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan
beberapa orang dalam satu dapertemenatau lebih, yang dibuat untuk menjamin
penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.
2.3 Fungsi Yang Terkait
Ada beberapa fungsi yang memegang peranan penting di dalam prosedur
penjualan kredit, fungsi tersebut menurut Mulyadi (2013:211) adalah sebagai berikut:
A.Fungsi Penjualan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit
order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada saat
order tersebut, meminta otoritas kredit, menentukan tanggal pengirim dan akan
dikirim dan mengisi surat order pengiriman. Fungsi ini juga bertanggungjawab
untuk membuat back order pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk
memenuhi order dari pelanggan.
B. Fungsi Kredit
Fungsi ini bertanggungjawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan
memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.
C.Fungsi Pengiriman
Fungsi ini bertanggungjawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order
pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan.
D.Fungsi Penagihan
Fungsi ini bertanggungjawab untuk membuat dan mngirimkan faktur penjualan
kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan
transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.

5
E.Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggungjawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi
penjualan kerdit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para
debitur serta membuat laporan penjualan.

Menurut Krismiaji (2015:37) “Fungsi merupakan pemecahan tanggung jawab untuk

melaksanakan sebagai transaksi diantara beberapa karyawan. Tujuan dilakukan
pemisahan fungsi adalah untuk mencegah seseorang secara penuh melaksanakan
sebuah”.
Ada beberapa jenis fungsi, namun fungsi yang dimaksudkan dalam hal ini adalah
fungsi yang merupakan bagian atau pelaku atau sekelompok pelaku yang terkait dalam
jaringan prosedur.
Dalam hal ini yang berhubungan dengan aktivitas didalam prosedur, yang terlibat
menjalankanalur dan rangkaian kegiatan pada prosedur, dimana jaringan prosedur
tersebut akan membentuk sistem, baik disebuah organisasi maupun perusahaan. Jadi
fungsi merupakan bagian atau pelaku atau sekelompok pelaku yang terkait di dalam
jaringan prosedur yang harus diperhatikan dalam penyususnan suatu prosedur yang
bersangkutan.
2.4 Dokumen
2.4.1 Pengertian Dokumen
Menurut Mulyadi (2016:3) formulir merupakan dokumen yang digunakan
untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen
karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi, direkan
(didokumentasikan) diatas secarik kertas.
2.4.2 Bagan Alir Dokumen

Menurut Mulyadi (2016:45) “Bagan alir data adalah suatu model yang
menggambarkan aliran data dan proses untuk mengolah data dalam suatu sistem”.
Selain itu bagan alir dokumen akan menunjukkan batas-batas sistem, hubungan system
dengan satuan diluar, proses pengolahan data, dan aliran data. Jadi dapat disimpulkan
bahwa bagan alir adalah suatu bagan dengan symbol yang menggambarkan mengenai

6
arus prosedur dalam sistem yang berlaku secara mendetail dan berhubunga antara suatu
proses dengan proses lainnya.
2.4.3 Simbol Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart)
Menurut Mulyadi (2016:47) “Flowchart merupakan gambar atau bagan yang
memperlihatkan urutan atau hubungan antar proses beserta instruksinya”. Gambar ini
dinyatakan dengan simbol. Dengan demikian setiap simbol menggambarkan proses
tertentu. Sedangkan hubungan antar proses digambarkan dengan garis penghubung.
Berikut adalah simbol-simbol yang digunakan sebagai alat bantu menggambarkan
proses di dalam program.
Tabel 2.1
Simbol-simbol Bagan Alir Dokumen

NO SIMBOL NAMA KETERANGAN

1 Dokumen Digunakan untuk menggambarkan

semua jenis dokumen yang
merupakan formulir yang
digunakan untuk merekam data
terjadinya suatu transaksi
2 Dokumen dan Digunakan untuk menggambarkan
Tembusan dokumen asli dan tembusan.
Nomor lembar dokumen
dicantumkan di sudut kanan atas.

7
3 Berbagai Dokumen Digunakan untuk menggambarkan
sebagai jenis dokumen yang
digabungkan bersama di dalam
satu paket. Nama dokumen
dituliskan di dalam setiap simbol
dan nomor lembar dokumen
dicantumkan disudut kanan atas
simbol dokumen yang
bersangkutan.
4 Catatan Digunakan untuk menggambarkan
catatan akuntansi yang digunakan
untuk mencatat data yang direkam
sebelumnya di dalam
dokumen/formulir.
5 Penghubung pada Menggambarkan alir dokumen
halaman yang sama dibuat mengalir dari atas ke bawah
(on-page dan dari kiri kekanan. Simbol
connector) penghubung yang memungkinkan
aliran dokumen berhenti di suatu
lokasi pada halaman tertentu dan
kembali berjalanpada halaman
yang sama.

6 Akhir arus Digunakan untuk mengarahkan

dokumen pembaca ke simbol penghubung
halaman yang sama yang bernomor
seperti yang tercantum didalam
simbol tersebut.

8
7 Awal arus Pengubung yang sama, yang
dokumen bernomor seperti yang tercantum
didalam simbol tersebut.

8 Penghubung pada Digunakan untuk meggambarkan

halaman yang bagan alir dalam suatu sistem
berbeda (off-page akuntansi dperlukan lebih dari 1
connector) halaman yang menunjukkan, ke
mana dan bagaimana bagan alir
terkait dengan satu dengan yang
lain.

9 Kegiatan manual Digunakan untuk menggambarkan

manual seperti: menerima order
dari pembeli, mengisi formulir,
membandingkan dan memeriksa
berbagai jenis kegiatan klerikal
yang lain.

10 Keterangan, Simbol ini memungkinkan ahli

komentar sistem menambahkan keterangan
untuk memperjelas pesan yang
disampaikan dalam bagan alir.

11 Arsip Menunjukkan tempat penyimpanan

sementara dokumen, nantinya akan diambil
kembali dari arsip tersebut.
Menunjukkan urutan pengarsipan :
A = menurut abjad

9
 N = menurut nomor urut
T = menurut tanggal
12 Arsip Tempat penyimpanan dokumen
permanen yang tidak akan diproses lagi.

13 On-line Pengelolaan dengan computer

On-line
computer secara on-line
computer
process process

14 Keying, typing menggambarkan pemasukan data

dengan computer melalui on-line
terminal.

15 Pita magnetik Simbol ini menggambarkan arsip

(magnetic komputer yang berbentuk pita
tape) magnetic. Nama arsip ditulis
didalam simbol .

16 On-line storage Menggambarkan arsip computer

yang berbentuk on-line (didalam
memori computer).

17 Keputusan Simbol ini menggambarkan

keputusan yang harus dibuat
dalam proses pengolahan data.

18 Garis alir Menggambarkan arah proses

(flowline) pengolahan data.

10
 19 Terminal Menggambarkan awal dan akhir
suatu sistem akuntansi.

20 Pertemuan garis Digunakan jika dua garis alir

alir bertemu dan salah satu garis
mengikuti arus garis lainnya.

Sumber : Mulyadi (2016:47-49)

2.5 Laporan
Menurut Mulyadi (2016:4) Laporan adalah hasil akhir proses berupa laporan
posisi keuangan, laporan laba rugi, laporan perubahan saldo laba, laporan harga pokok
produksi, laporan beban pemasaran, laporan beban pokok penjualan, daftat umur
piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat
penjualanya.
2.6 Tujuan Sistem pengendalian Internal
Menurut Mulyadi (2016:129) tujuan sistem pengendalian internal menurut
definisi tersebut adalah:
1. Menjaga aset organisasi.
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
3. Mendorong efisiensi.
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

2.6.1 Unsur Pengendalian Internal

Menurut Mulyadi (2016:130), unsur pokok sistem pengendalian internal adalah:
1. Stuktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
a. Stuktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tanggung
jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk
melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Harus dipisahkan
fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. suatu

11
 fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh semua tahap suatu
transaksi pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya
transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem
yang mengatur pembagian wewenang untuk otoritas atas terlaksananya
setiap transaksi dalam organisasi. Oleh karena itu penggunaan formulir
harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan
yang cukup terhadap asset, utang, pendapatan dan beban.
a. Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otoritas dari
1. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi.
- Penggunaan fomulir bernomor urut bercetak yang pemakaiannya harus
dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.
- Pemeriksaan mendadak (surprised audit)
- Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh
satu orang atau satu unit organisasi, tanpa campur tangan dari orang
atau unit organisasi lain.
- Perputaran jabatan (job rotation) perputaran jabatan yang adakan
secara rutin akan dapat mnjaga independensi pejabat dalam
melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara mereka
dapat dihindari
- Keharusan mengambil cuti bagi karyawan yang berhak.
- Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatan.
- Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektifitas
unsure-unsur sistem pngendalian yang lain.
2. Karyawan yang mutu sesuai dengan tanggung jawabanya.
- Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntunoleh
pekerjaan. Untuk memperoleh karyawan yang sesuai dengan tuntutan
tanggung jawab yang akan dipikulnya.
- Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan
perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaanya.

12
- Karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, pada saat seleksi
karyawan untuk mengsisi jabatan masing-masing kepada fungsi sudah
yang di tepatkan.

13
14