1

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Prosedur merupakan urutan klerikal yang melibatkan
beberapa orang dalam satu atau lebih departemen untuk
menangani kejadian yang berulang, Mulyadi (2016:4). Menurut
Baridwan (2013:223) sistem adalah komponen yang saling terkait
dari serangkaian atau dua dan berinteraksi sebagai tercapainya
tujuan. Rivai (2009:360) berpendapat gaji (payroll) adalah hak
berupa jumlah yang harus dibayarkan kepada karyawan untuk
membalas jasa-jasa yang telah diperbuat selama periode tertentu.
Menurut Krismiaji (2010:4) sistem informasi akuntansi siklus
penggajian adalah operasi pengolahan data dan serangkaian
aktivitas bisnis yang saling terhubung secara terus menerus
dengan pengelolaan secara efektif pada kemampuan pegawai.
Romney dan Steinbart (2015:226) berpendapat bahwa
pengendalian internal (internal control) adalah proses yang
dijalankan untuk menyediakan jaminan supaya sesuai dan
memadai bahwa tujuan-tujuan yang telah mendapat
pengendalian telah tercapai. Tujuan pengendalian internal adalah
mengamankan aset, mengelola catatan dengan detail yang baik
untuk melaporkan secara akurat dan wajar, dan lain sebagainya.
Sistem dan prosedur penggajian diharapkan berjalan dengan
pengendalian internal yang baik dan sesuai serta dapat
mengatasi segala ancaman yang terdapat di dalamnya. Hal
tersebut agar tujuan dari perusahaan dapat berjalan sesuai
dengan yang diharapkan. Hal-hal yang tidak diinginkan oleh
perusahaan salah satunya adalah memanipulasi maupun
terjadinya kesalahan pencatatan yang dilakukan oleh pihak-
pihak tertentu yang berujung pada ketidakpuasan pada
karyawan. Pemberian gaji pada karyawan harus sesuai dalam
pencatatannya, penanganannya, dan pembayarannya. Warren,
2

Carl S et all (2014:546) berpendapat karyawan sensitif terhadap

kesalahan dan ketidakteraturan dalam hal pembayaran gaji.
Mempertahankan motivasi karyawan yang baik membutuhkan
pembayaran gaji yang tepat dan dengan dasar yang akurat.
Sistem adalah sebuah alat sedangkan manusia menurut Romney
dan Steinbart (2015:11) merupakan salah satu komponen pada
sistem yang menjalankan sistem tersebut. Sebagus apapun sistem
yang digunakan pada perusahaan apabila manusia sebagai yang
menjalankan sistem mempergunakannya secara salah maka
sistem pada perusahaan tersebut tidak akan berjalan dengan
maksimal. Oleh sebab itu diperlukannya pengendalian internal
supaya manusia yang menggunakan sistem bisa menjalankan
tujuan-tujuan pengendalian dengan sesuai dan sistem akan
berjalan sebagaimana mestinya. Berlaku juga terhadap PT.
Perkebunan Nusantara X Surabaya (PTPN).
PTPN adalah perusahaan agribisnis BUMN (Badan Usaha
Milik Negara) yang berbasis perkebunan di Indonesia. Unit dari
perusahaan ini yaitu tebu dan tembakau serta jasa cutting bobbin
dan rumah sakit. PTPN dalam proses akuntansinya telah
menggunakan System Analysis and Program Development (SAP),
tidak terkecuali penggajian. Hal yang berhubungan dengan
penggajian merupakan tugas dari divisi SDM (Sumber Daya
Manusia) dan HI (Hubungan Internal), keuangan, dan akuntansi.
Faktanya terdapat permasalahan pada PTPN yang sering
terjadi yaitu karyawan SDM dan HI yang bertugas memasukkan
(input) data kurang teliti sehingga terjadi kesalahan pencatatan
angka pada sistem. Kemudian karyawan tersebut melaporkan
hasil kerjanya kepada kepala divisi untuk diperlihatkan apakah
telah sesuai atau belum. Kepala divisi tidak menyadari
kesalahannya karena banyaknya tugas sehingga kurang
pengawasan dan ketelitian kepada data tersebut dan langsung
disetujui. Hal tersebut berdampak kepada pemberian gaji
karyawan yang tidak sesuai. Karyawan yang menyadari terdapat
 3

kekeliruan terhadap gajinya akan melaporkan kepada divisi SDM

dan HI. Solusi dari perusahaan adalah divisi akuntansi yang akan
membetulkan pencatatan data tersebut dan setelah itu karyawan
akan diberikan gaji yang sesuai. Divisi SDM dan HI tidak bisa
membetulkan data pada sistem SAP karena apabila dilakukan
pembetulan maka terdapat double data. Data pertama adalah
pembetulan dan data kedua adalah data pada bulan selanjutnya.
Berdasarkan uraian tersebut, penulis tertarik untuk
menyusun dalam bentuk Tugas Akhir dengan judul “SISTEM
DAN PROSEDUR PENGGAJIAN KARYAWAN PT.
PERKEBUNAN NUSANTARA X SURABAYA”.

1.2 Rumusan Masalah

Bagaimanakah sistem dan prosedur penggajian di PT.
Perkebunan Nusantara X Surabaya?

1.3 Tujuan Penulisan

Penulisan ini bertujuan untuk memberikan gambaran
mengenai sistem dan prosedur penggajian di PT. Perkebunan
Nusantara X Surabaya.

1.4 Manfaat Penulisan

1.4.1 Manfaat Teoritis

Sebagai referensi penulis selanjutnya untuk dasar penulisan
mengenai sistem dan prosedur penggajian di PT. Perkebunan
Nusantara X Surabaya.
1.4.2 Manfaat Praktis
Sebagai bahan informasi tambahan dan masukan bagi
perusahan yang dapat dijadikan pertimbangan di dalam
perbaikan dan pengembangan perusahaan dalam hal sistem dan
prosedur penggajian di PT. Perkebunan Nusantara X.
4

(Halaman ini Sengaja dikosongkan)

BAB II
KAJIAN PUSTAKA
 5

2.1 Sistem dan Prosedur

2.1.1 Pengertian Sistem dan Prosedur
Prosedur merupakan urutan klerikal yang melibatkan
beberapa orang dalam satu atau lebih departemen untuk
menangani kejadian atau transaksi yang berulang, Mulyadi
(2017:4). Menurut Baridwan (2013:223) sistem adalah komponen
yang saling terkait dari serangkaian atau dua dan berinteraksi
sebagai tercapainya tujuan.
2.1.2 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Krismiaji (2010:4) sistem Informasi Akuntansi
(SIA) adalah mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan
memproses akuntansi dan data lain untuk menghasilkan
informasi bagi pembuat keputusan .
Menurut Romney dan Steinbart (2015:11), ada enam
komponen dari SIA, yaitu:
1. Manusia adalah yang menggunakan sistem.
2. Prosedur dan instruksi berfungsi untuk mengumpulkan,
memproses, dan menyimpan data.
3. Data mengenai aktivitas bisnis dan organisasinya.
4. Mengelola data dengan menggunakan perangkat lunak.

5. Komputer, perangkat jaringan komunikasi, dan perangkat

peripheral adalah hal yang meliputi infrastruktur teknologi
informasi.

6. Pengukuran keamanan dan pengendalian internal yang

menyimpan data SIA.
Tiga fungsi penting yang terbentuk karena enam komponen
tersebut adalah sebagai berikut:
1. Menyimpan dan mengumpulkan data mengenai sumber
daya, aktivitas, dan personel organisasi. Organisasi memiliki
beberapa proses bisnis, diantaranya membeli bahan baku
atau melakukan penjualan yang sering diulang.
6

2. Memiliki informasi dari mengubah data sehingga

manajemen dapat merencanakan, mengeksekusi,
mengendalikan, dan mengevaluasi aktivitas, sumber data,
dan personel.

3. Mengamankan aset dan data organisasi dengan memberikan

pengendalian yang memadai.

2.2 Pengendalian Internal

2.2.1 Pengertian Pengendalian internal
Menurut Romney dan Steinbart (2015) pengendalian
internal (internal control) adalah proses yang dijalankan untuk
menyediakan jaminan dan memadai bahwa tujuan-tujuan
pengendalian telah dicapai. Tujuan-tujuan tersebut adalah
sebagai berikut:
1. Mengamankan aset, mencegah atau mendeteksi perolehan,
penggunaan, atau penempatan yang tidak sah.
2. Melakukan pengelohan pencatatan dengan detail yang baik
supaya dapat melaporkan aset perusahaan dengan akurat
dan wajar.
3. Memberikan informasi yang reliable dan akurat.
4. Membuat kriteria yang telah ditetapkan pada laporan
keuangan supaya berjalan dengan sesuai.
5. Kebijakan manajerial yang telah ditetapkan akan lebih
didorong dengan ketaatan.

6. Peraturan dan hukum yang berlaku akan dipatuhi.

2.2.2 Model Pengendalian Internal
Menurut Hall (2015:219) terdapat tiga model pengendalian
internal, yaitu sebagai berikut:

1. Pengendalian Pencegahan
 7

Pertahanan pertama dalam struktur pengendalian adalah

pencegahan. Pengendalian pencegahan (preventive control)
adalah Pencegahan adalah pertahanan pertama dalam
struktur pengendalian. Pengendalian pencegahan
(preventive control) adalah teknik pasif yang didesain untuk
mengurangi frekuensi terjadinya peristiwa yang tidak
diinginkan. Pengendalian pencegahan menegakkan
kesesuaian antara tindakan yang seharusnya dengan yang
diinginkan, hingga mencegah peristiwa yang menyimpang.
Ketika mendesain sistem pengendalian internal, sedikit
pencegahan jelas sangat bernilai lebih daripada pengobatan.
Mencegah kesalahan dan penipuan jauh lebih efektif dari
segi biaya dari pada pengobatan.
2. Pengendalian Pemeriksaan
Pengendalian pemeriksaan (detective control) membentuk lini
pertahanan kedua. Ini adalah berbagai alat, teknik, dan
prosedur yang didesain untuk mengidentifikasi serta
mengekspos berbagai peristiwa yang tidak diinginkan dan
yang lepas dari pengendalian pencegahan. Pengendalian ini
mengungkap berbagai jenis kesalahan tertentu melalui
perbandingan kejadian sesungguhnya dengan standar yang
ditetapkan. Ketika pengendalian pemeriksaan
mengidentifikasi penyimpangan dari standar, maka
pengendalian akan membuat peringatan untuk menarik
perhatian pada masalah tersebut.
3. Pengendalian Perbaikan
Pengendalian perbaikan (corrective control) adalah tindakan
yang diambil untuk membalik berbagai pengaruh kesalahan
yang terdeteksi dalam tahap sebelumnya. Terdapat
perbedaan yang penting antara pengendalian pemeriksaan
dengan pengendalian perbaikan. Pengendalian pemeriksaan
mengidentifikasi berbagai peristiwa yang tidak diinginkan
dan menarik perhatian atas masalah tersebut; pengendalian
perbaikan akan memperbaiki masalah tersebut. Untuk tiap
8

kesalahan yang terdeteksi, bisa jadi akan terdapat lebih dari

satu tindakan perbaikan yang mungkin dapat dilakukan,
tetapi tindakan yang terbaik tidak selalu jelas.

2.2.3 Lingkungan Internal

Romney dan Steinbart (2015:231) pengaruh cara-cara
organisasi menetapkan strategi dan tujuannya, mengidentifikasi,
menilai, serta merespon resiko, dan membuat struktur aktivitas
adalah yang disebut dengan lingkungan internal atau budaya
perusahaan.
1. Strutur Organisasi
Struktur organisasi perusahaan bertujuan untuk
memberikan sebuah kerangka untuk operasi perencanaan,
pelaksanaan, pengendalian, dan pengawasa. Hal-hal yang
penting dari struktur organisasi adalah sebagai berikut:
a. Sentralisasi wewenang.

b. Hubungan pengarahan pelaporan.

c. Organisasi yang berjalan berdasarkan industri, lini

produk, lokasi atau jaringan pemasaran.

d. Alokasi tanggung jawab memepengaruhi ketentuan

informasi.

e. Organisasi dan garis wewenang untuk akuntansi,

pengauditan, dan fungsi sistem informasi.

f. Jenis dan ukuran aktivitas perusahaan.

2. Metode Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab

Manajemen diharapkan dapat memastikan para pegawai
memahami rencana dan tujuan perusahaan, menetapkannya
wewenang, tanggung jawab untuk rencana dan tujuan baik
kepada departemen maupun secara perorangan, memilih
individu yang bertanggung jawab untuk dapat
 9

mencapainya, serta mendorong penggunaan inisiatif untuk

menyelesaikan sebuah permasalahan. Hal tersebut penting
sebagai langkah mengidentifikasi siapa yang bertanggung
jawab pada kebijakan keamanan informasi perusahaan.
Tanggung jawab dan wewenang dikomunikasikan dan
ditetapkan dengan menggunakan deskripsi pekerjaan
formal, pelatihan pegawai, anggaran, jadwal pengoperasian,
kode etik, serta prosedur tertulis dan kebijakan. Prosedur
dan kebijakan manual menjelaskan pengetahuan dan
transaksi, praktik bisnis yang sesuai, dan melaksanakan
tugas-tugas tertentu dengan mendata sumber daya yang
telah disediakan. Pedoman ini menyertakan salinan
formulir, bagan akun-akun serta dokumen. Pedoman
tersebut adalah sebagai referensi dalam pekerjaan yang
berfungsi bagi para pegawai sekaligus sebagai alat untuk
pelatihan pegawai baru yang bermanfaat.
3. Standar Sumber Daya Manusia yang Menarik,
Mengembangkan, dan Mempertahankan Individu yang
Kompeten
Kebijakan Sumber Daya Manusia (SDM) dan praktik-praktik
yang mengatur intensif pekerjaan, kondisi kerja, dan
kemajuan karier dapat menjadi kekuatan dalam mendorong,
efisiensi, kejujuran, dan layanan loyal. Kebijakan SDM berisi
tingkatan keahliaan yang diperlukan, integritas yang
diperlukan, dan perilaku etis. Berikut adalah kebijkan dan
prosedur SDM yang penting:
a. Perekrutan

Para pegawai seharusnya dipekerjakan dengan kriteria

latar belakang pendidikan, pengalaman yang dimiliki,
pencapaian selama ini, kejujuran, dan integritas serta
persyaratan kerja yang sesuai. Kualifikasi pelamar
seperti ini dapat dievaluasi dengan melihat resume,
wawancara, surat referensi, dan pengecekan latar
10

belakang calon pelamar. Pengecekan latar belakang

dapat diteliti dengan melihat pembicaraan berdasarkan
referensi, pemeriksaan catatan kredit, pengecekan
catatan kriminal, dan verifikasi mengenai pendidikan
dan pengalaman kerja.

b. Mengompensasi, Mengevaluasi, Dan Mempromosikan

Pegawai yang memiliki kompensasi buruk cenderung

lebih merasakan tekanan keuangan dan dendam yang
dapat memotivasi penipuan. Cara mengatasi hal
tersebut adalah dengan intensif bonus yang sesuai dan
pembayaran yang wajar dapat membantu memperkuat
kinerja dan membantu memotivasi pegawai dengan
hebat. Seharusnya pegawai memahami kelemahan dan
kelebihan mereka dengan cara memberikan penilaian
kinerja secara periodik. Kualifikasi dan kinerja
seharusnya adalah dasar sebagai tindakan promosi
bagi pegawai.

c. Pelatihan

Seharusnya program pelatihan mengajarkan pegawai

baru akan perilaku yang diharapkan dan tingkat
kinerja, tanggung jawab mereka, budaya, kebijakan
dan prosedur, dan gaya pengoperasian perusahaan.
Pegawai dapat dilatih dengan melakukan penerbitan
memo periodik, pertemuan resmi maupun diskusi
tidak resmi, kode etik professional yang tertulis
maupun pendistribusian panduan, konsekuensi dan
pendistribusian panduan, serta mempromosikan
program pelatihan keamanan dan penipuan. Pelatihan
seperti ini akan membantu para pegawai menghadapi
tantangan-tantangan permasalahan baru, beradaptasi
dalam perubahan teknologi, tetap mampu dalam
 11

persaiangan, dan secara efektif menghadapi berubahan

lingkungan.
2.2.4 Identifikasi Kejadian
Romney dan Steinbart (2015:238) berpendapat Committee of
Sponsoring Organizations (COSO) mendefinisikan kejadian (event)
adalah sebuah peristiwa yang berasal dari sumber-sumber
internal atau eksternal yang memengaruhi pencapaian tujuan.
Kejadian mungkin memiliki dampak negatif atau positif atau
keduanya.
Sebuah kejadian memberitahukan atas ketidakpastian
mungkin atau tidak mungkin terjadi. Ketika terjadi, sulit untuk
diketahui kapan. Jika sampai terjadi, kemungkinan akan sulit
untuk menentukan dampaknya. Apabila terjadi, ditakutkan akan
mempengaruhi atau memicu kejadian yang lain. Sebuah kejadian
bisa terjadi secara serentak atau secara individu. Diharapkan
manajemen mencoba mengantisipasi kemungkinan kejadian
negative atau positif, memahami atas timbale-balik apabila
sampai terdapat kejadia, dan menentukkan mana yang kurang
dan lebih mungkin untuk terjadi. Perusahaan memakai beberapa
teknik untuk mengidentifikasi kejadian termasuk penggunaan
sebuah daftar komprehensif dari kejadian potensial, pengadaan
wawancara dan seminar, pelaksanaan sebuah analisis internal,
penggunaan data mining, pelaksanaan sebuah analisis internal,
dan menganalisisan proses-proses bisnis.
2.2.5 Penilaian Risiko dan Respon Risiko
Menurut Romney dan Steinbart (2015:238) risiko-risiko
sebuah kejadian teridentifikasi dinilai dalam beberapa cara yang
berbeda yaitu dengan, dampak negatif dan positif, dampak pada
unit organisasi yang lain, kemungkinan, dan berdasarkan pada
residual dan sifat bawaan.
Risiko bawaan (inherent risk) adalah kelemahan dari sebuah
penetapan oleh transaksi atapun akun pada permasalahan
pengendalian yang signifikan tanpa adanya pengendalian
12

internal. Risiko residual (residual risk) adalah resiko yang tersisa

akibat manajemen mengimplementasikan beberapa respon
lainnya atau pengendalian terhadap risiko. Perusahaan
seharusnya menilai dari risiko bawaan, mengembangkan
respons, dan setelah itu menilai risiko residual. Manajemen dapat
merespon risiko dengan memakai salah satu cara dari empat cara
berikut:
1. Menerima

Menerima dampak risiko dan kemungkinannya.

2. Mengurangi

Mengurangi dampak risiko dan kemungkinan dengan

mengimplementasikan dengan efektif pada sistem
pengendalian internal.

3. Menghindari

Melakukan aktivitas yang menciptakan risiko supaya dapat

menghindari risiko. Hal ini bisa dilakukan dengan cara
keluar dari lini produk, perusahaan untuk menjual sebuah
divisi atau tidak memperluas perusahaan.

4. Membagikan

Membagikan risiko atau mentransfernya kepada orang lain

dengan mengalihdayakan sebuah aktivitas, asuransi
pembelian, atau masuk ke dalam transaksi lindung nilai
(hedging).

2.2.6 Aktivitas Pengendalian

Menurut Romney dan Steinbart (2015:241) aktivitas
pengendalian (control activities) adalah kebijakan, prosedur, dan
aturan yang memberikan jaminan memadai bahwa tujuan
pengendalian telah dicapai dan respons risiko dilakukan. Hal
tersebut merupakan tanggung jawab manajemen untuk
 13

mengembangkan sebuah sistem yang aman dan dikendalikan

dengan cepat. Manajemen harus memastikan bahwa:
1. Pengendalian dipilih dan dikembangkan untuk membantu
mengurangi risiko hingga level yang dapat diterima;

2. Pengendalian umum yang sesuai dipilih dan dikembangkan

melalui teknologi;

3. Aktivitas pengendalian diimplementasikan dan dijalankan

sesuai dengan kebijakan dan prosedur perusahaan yang
telah ditentukan.
Prosedur pengendalian dilakukan dalam kategori-kategori
berikut:
1. Otorisasi transaksi dan aktivitas yang layak.
2. Pemisahan tugas.
3. Pengembangan proyek dan pengendalian akuisisi
(perolehan).

4. Mengubah pengendalian manajemen.

5. Mendesaian dan menggunakan dokumen serta catatan.

6. Pengaman aset, catatan, dan data.

7. Pengecekan kinerja yang independen.

2.2.7 Pengawasan
Menurut Romney dan Steinbart (2015:250) sistem
pengendalian internal yang dipilih atau dikembangkan harus
diawasi secara berkelanjutan, dievaluasi, dan dimodifikasi sesuai
kebutuhan. Segala kekurangan harus dilaporkan kepada
manajemen senior dan dewan direksi. Metode-metode utama
dalam pengawasa kinerja adalah sebagai berikut:
1. Menjalankan Evaluasi Pengendalian Internal

Efektivitas pengendalian internal diukur dengan

menggunakan evaluasi format atau evaluasi penilaian diri.
14

Sebuah tim dapat dibentuk untuk melakukan evaluasi, atau

hal ini dapat dilakukan dengan pengauditan internal.

2. Implementasi Pengawasan yang Efektif

Pengawasan yang efektif melibatkan melatih dan

mendampingi pegawai, mengawasi kinerja mereka,
mengoreksi kesalahan, dan mengawasi pegawai yang
memiliki akses terhadap aset. Pengawasan terutama penting
untuk organisasi tanpa pelaporan pertanggung jawaban
atau sebuah pemisahan tugas yang memadai.

3. Menjalankan Audit Berkala

Audit keamanan eksternal, internal, dan jaringan dapat

menilai dan mengawasi risiko maupun mendeteksi
penipuan dan kesalahan. Menginformasikan para pegawai
audit membantu menyelesaikan masalah-masalah privasi,
menghalangi penipuan, dan mengurangi kesalahan.

2.2.8 Pengendalian Entri Data

Menurut Romney dan Steinbart (2015:348) dokumen-
dokumen sumber harus dipindai untuk kewajaran dan
kebenaran sebelum dimasukkan ke dalam sistem. Meskipun
demikian, pengendalian manual ini harus dilengkapi dengan
pengendalian entri data otomatis, seperti berikut ini.
1. Pengecekan field (field check) menentukan apakah karakter
pada sebuah field adalah dari jenis yang tepat.

2. Pengecekan data (sign check) menentukan apakah data pada

sebuah field memiliki tanda aritmetika yang sesuai.

3. Pengecekan batas (limit check) menguji sejumlah numeric

terhadap nilai tetap.
 15

4. Pengecekan jangkauan (range check) menguji apakah

sejumlah nuerik berada pada batas terendah dan tertinggi
yang telah ditentukan sebelumnya.

5. Pengecekan ukuran (size check) memastikan bahwa input

akan sesuai pada dalam fieldyang ditetntukan.

6. Pengecekan (atau pengujian) kelengkapan (completeness

check/test) memverifikasi bahwa seluruh item-item data yang
diperlukan telah dimasukkan.

7. Pengecekan validitas (validity check) membandingkan kode

ID atau nomor rekening dalam data transaksi dengan data
serupa di dalam file induk untuk memverifikasi bahwa
rekening tersebut ada.

8. Tes kewajaran (reasonableness test) menentukan kebenaran

dari hubungan logis antara dua item-item data.

2.3 Sistem Informasi Siklus Penggajian

2.3.1 Pengertian Sistem Informasi Siklus Penggajian
Menurut Rivai (2009:360) gaji (payroll) mengacu pada jumlah
yang dibayarkan kepada karyawan atas jasa-jasa yang telah
disediakan selama periode tertentu. Romney dan Steinbart
(2015:545) berpendapat sistem informasi akuntansi siklus
penggajian adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi
pengelohan data terkait yang terus menerus berhubungan
dengan mengelola kemampuan pegawai secara efektif. Tugas-
tugas yang lebih penting meliputi sebagai berikut.
1. Merekrut dan memperkerjakan para pegawai baru.
2. Pelatihan.
3. Penugasan pekerjaan.
4. Kompensasi (penggajian).
16

5. Evaluasi kinerja.
6. Mengeluarkan pegawai karena penghentian yang sukarela
maupun tidak.
2.3.2 Dokumen Penggajian
Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi
akuntansi siklus penggajian adalah:
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah, yakni
umumnya digunakan oleh fungsi kepegawaian.
2. Kartu Jam Hadir
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk
mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan.

3. Kartu Jam Kerja

Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang
dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna
mengerjakan pesanan tertentu.
4. Daftar Gaji dan Daftar Upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap
karyawan dikurangi potonganpotongan berupa pph pasal
21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan dan
lain sebagainya.
5. Rekap Daftar Gaji dan Rekap Daftar Upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per
departemen yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.
6. Surat Pernyataan Gaji dan Upah
Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan
mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap
karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban
setiap karyawan.
7. Amplop Gaji dan Upah
Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap
karyawan dalam amplop gaji dan upah.
 17

8. Bukti Kas Keluar

Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang
dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan
(Mulyadi, 2016 : 310).
2.3.3 Catatan Sistem Informasi Siklus Penggajian
Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji
dan upah adalah:
1. Jurnal Umum
Jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya
tenaga kerja ke tiap departemen dalam perusahaan.

2. Kartu Harga Pokok Produk

Berfungsi untuk mencatat upah tenaga kerja langsung untuk
tiap pesanan produk tertentu.
3. Kartu Biaya
Berfungsi untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung
dan biaya tenaga kerja nonproduksi tiap departemen dalam
perusahaan.
4. Kartu Penghasilan Karyawan
Berfungsi untuk mencatat penghasilan yang diterima
karyawan. Informasi dalam catatan penghasilan ini
digunakan sebagai dasar perhitungan pph pasal 21
(Mulyadi, 2016 : 317).
2.3.4 Fungsi Sistem Informasi Siklus Penggajian
Berbagai fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi
penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut:
1. Fungsi Kepegawaian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari dan
memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat
keputusan tarif gaji dan upah karyawan, dan pemberhentian
karyawan.
2. Fungsi Pencatat Waktu
18

Fungsi pencatat waktu bertanggung jawab

menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua
karyawan perusahaan.
3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah
Fungsi pembuat daftar gaji dan upah bertanggung jawab
untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi
penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan
yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu
pembayaran gaji dan upah.

4. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat
kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan
pembayaran gaji dan upah karyawan.
5. Fungsi Keuangan
Fungsi keuangan bertanggung jawab untuk mengisi cek
guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek
tersebut ke bank, serta membagikan kepada karyawan
(Mulyadi, 2016 : 317).
2.3.5 Jaringan Prosedur Pembentuk Sistem Informasi Siklus
Penggajian
Sistem informasi akuntansi siklus penggajian terdiri dari
jaringan prosedur berikut:
1. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
Pencatatan waktu hadir diselenggarakan oleh fungsi
pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir berupa
check lock.
2. Prosedur Pencatatan Waktu Kerja
Dalam perusahaan pencatatan waktu kerja diperlukan bagi
karyawan untuk keperluan distribusi biaya gaji karyawan
atas jasa karyawan tersebut.
3. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji
 19

Prosedur ini diselenggarakan oleh fungsi pembuat daftar

gaji. Data yang digunakan antara lain adalah surat-surat
keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru,
kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan
pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir.
4. Prosedur Distribusi Biaya Gaji
Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan
kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat
tenaga kerja.

5. Prosedur Pembayaran Gaji

Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi
keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran
kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna
pembayaran gaji. (Mulyadi, 2016 : 319).
2.3.6 Sistem Pengendalian Internal Penggajian
Pengendalian internal dalam sistem informasi akuntansi
siklus penggajian meliputi :
1. Organisasi
a. Fungsi pembuatan daftar gaji harus terpisah dari
fungsi keuangan.
b. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari
fungsi operasi.
2. Sistem Otorisasi
a. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar
gaji harus memiliki surat keputusan pengangkatan
sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani
oleh Direktur Utama.
b. Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan
pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan
keluarga harus didasarkan kepada surat keputusan
Direktur Keuangan.
20

c. Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak

penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat
potongan gaji yang diotorisasi oleh fungsi
kepegawaian.
d. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi
pencatatan waktu.
e. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala
departemen karyawan yang bersangkutan.
f. Daftar gaji harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
g. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus
diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
3. Prosedur Pencatatan
a. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan
direkonsiliasi dengan daftar gaji karyawan.
b. Tarif gaji yang dicantumkan dalam kartu jam kerja
diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi.
4. Praktik yang Sehat
a. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam
kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai
dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.
b. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat
waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
c. Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan
ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi
sebelum dilakukan pembayaran.
d. Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi
dengan catatan penghasilan karyawan.
e. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi
pembuatan daftar gaji (Mulyadi, 2010 : 386-387).
2.3.7 Bagan Alir
Romney dan Steibart (2015:67) berpendapat, bagan alir
(flowchart) adalah teknik analitis bergambar yang digunakan
untuk menjelaskan beberapa aspek dari sistem informasi secara
 21

jelas, ringkas, dan logis. Bagan alir mencatat cara proses bisnis
dilakukan dengan cara dokumen mengalir melalui organisasi.
Bagan alir juga digunakan untuk menganalisis cara
meningkatkan proses bisnis dan arus dokumen. Sebagian besar
bagan alir digambar menggunakan program perangkat lunak
seperti Visio, Microsoft Word, Microsoft Exel, atau Microsoft
Power Point. Bagan alir menggunkaan seperrangkat symbol
standar untuk menjelaskan gambaran prosedur pemrosesan
transaksi yang digunakan oleh perusahaan dan arus data melalui
sistem. Simbol bagan alir dibagi ke dalam empat kategori, yaitu:
a. Simbol input/output menunjukkan input kea tau output dari
sistem.

b. Simbol pemrosesan menunjukkan pengelohan data, baik

secara elektronik atau dengan tangan.

c. Simbol penyimpanan menunjukkan tempat data disimpan.

d. Simbol arus dan lain-lain menunjukkan arus data, di mana

bagan alir dimulai dan berakhir, keputusan dibuat, dan cara
menambah catatan penjelas untuk bagan alir.
Tabel 2.1
Simbol-Simbol Bagan Alir
Simbol Nama Penjelasan
Simbol
Input/Output
Dokumen. Dokumen atau
laporan elektronik
atau kertas.
Berbagai salinan Diilustrasikan
dokumen kertas. dengan melebihi
1 symbol dokumen
2 dan mencetak
3 nomor dokumen
pada muka
dokumen di sudut
22

kanan atas.
Output elektronik. Informasi
ditampilkan oleh
alat output
elektronik seperti
terminal, monitor,
atau layar.
Simbol Ndama Penjelasan
Entri data Alat entri data
elektronik. elektronik seperti
computer, terminal
tablet, atau telepon.
Alat input dan Entri data
output elektronik. elektronik dan
symbol output
digunakan bersama
untukmenunjukkan
alat yang
digunakan untuk
keduanya
Simbol
Pemrosesan
Pemrosesan Fungsi pemrosesan
Komputer. yang dilakukan
oleh computer,
biasanya
menghasilkan
perubahan dalam
data atau informasi.
Operasi manual. Operasi
pemrosesan yang
dilakukan secara
manual.
Simbol
Penyimpanan
Database. Data yang disimpan
secara elektronik
dalam database.
 23

Simbol Nama Penjelasan

Pita magnetis. Data yang disimpan
dalam pita
magnetis; pita yang
merupakan media
penyimpanan
backup yang
popular.
File dokumen File dokumen
kertas. kertas; huruf
mengindikasikan
N file urutan
pemesanan, N =
secara numeric, A =
secara alphabet, D =
berdasarkan
tanggal
Jurnal atau buku Jurnal atau buku
besar. besar akuntansi
berbasis kertas.

Simbol Arus dan

Lain-Lain
Arus dokumen atau Mengarahkan arus
pemrosesan. pemrosesan atau
dokumen; arus
normal ke bawah
dan ke kanan.
Hubungan Transmisi data dari
komunikasi. satu lokasi
geografis ke lokasi
lainnya via garis
komunikasi.
Simbol Nama Penjelasan
Konektor dalam- Menghubungkan
halaman. arus pemrosesan
pada halaman yang
sama;
24

penggunaannya
menghindari garis
yang melintasi
halaman.
Konektor luar- Entri dari, atau
halaman. keluar ke, halaman
lain.
Terminal. Awal, akhir, atau
titik interupsi
dalam proses; juga
digunakan untuk
mengindikasikan
pihak luar.
Keputusan. Langkah
pembuatan
keputusan

Anotasi (Catatan Penambahan

tambahan). komentar deskriptif
atau catatan
penjelasan sebagai
klarifikasi.
Sumber: Romney dan Steinbart (2015:67)

2.3.8 Bagan Alir (Flowchart) Siklus Penggajian

Gambar 2.1
Bagan Alir (Flowchart) Siklus Penggajian
25
26

Gambar 2.1
Bagan Alir (Flowchart) Siklus Penggajian (Lanjutan)
 27

Gambar 2.1
Bagan Alir (Flowchart) Siklus Penggajian (Lanjutan)
28

Sumber: Mulyadi (2017:309)

Gambar 2.1
Bagan Alir (Flowchart) Siklus Penggajian (Lanjutan)
 29

2.3.9 Ancaman dan Pengendalian Penggajian

Sistem informasi penggajian memiliki ancaman-ancaman di
dalam prosesnya dan untuk mencegahnya dapat dilakukannya
pengendalian.
Tabel 2.2
Ancaman dan Pengendalian Penggajian
Ancaman Pengendalian
1. Data induk yang 1.1 pengendalian integritas
tidak akurat atau pengelohan data.
tidak valid. 1.2 pembatasan akses
terhadap data induk.
1.3 Pemeriksaan atas seluruh
perubahan terhadap data
induk.

2. Pembaruan yang 2.1 pengendalian integritas

tidak akurat atas pengolahan data.
data induk 2.2 pemeriksaan teratur atas
penggajian. seluruh perubahan
terhadap data penggajian
induk.

3. Data waktu dan 3.1 Otomatisasi data sumber

kehadiran yang untuk tangkapan data.
tidak akurat. 3.2 Autentikasi biometri.
3.3 Pemisahan tugas
(rekonsiliasi kartu jam
kerja terhadap kartu
waktu).
3.4 Pemeriksaan
pengawasan (supervisory).

Ancaman Pengendalian
4. Kesalahan- 4.1 Pengendalian integritas
kesalahan dalam pengolahan data: total
memproses batch, melakukan cross-
penggajian. footing atas daftar
30

penggajian, penggunaan
sebuah akun kliring
penggajian, dan
pengecekan saldo nol.
4.2 Memeriksa pengawasan
atas daftar penggajian
dan laporan lainnya.
4.3 Menerbitkan laporan
pendapatan kepada para
pegawai.
4.4 Pemeriksaan atas
panduan IRS untuk
memastikan klasifikasi
yang layak pada para
pekerja baik pegawai
atau kontraktor
independen.
5. Pembayaran yang 5.1 Pengendalian integritas
tidak tepat. pemrosesan.
5.2 Memeriksa pengawasan
atas laporan.
5.3 Pemeriksaan pegawai
atas laporan pendapatan.
Sumber: Romney dan Steinbart (2015:550)

BAB III
METODE PENULISAN

3.1 Gambaran Umum Objek Penulisan

Objek penulisan adalah penilaian seseorang kepada
kegiatan tertentu yang mempunyai variasi tertentu yang
 31

kemudian ditetapan oleh peneliti untuk dipelajari dan kemudian

ditarik kesimpulan, Sugiyono (2017:38). Objek dari penulisan
tugas akhir ini adalah sistem dan prosedur penggajian pada:
Nama Perusahaan : PT. Perkebunan Nusantara X
Surabaya (PTPN).
Alamat : Jl. Jembatan Merah No. 3-11,
Krembangan Selatan, Krembangan,
Surabaya, Jawa Timur, Indonesia.
No. Telepon : (031) 3523143.
Jenis Perusahaan : Industri Gula dan Tembakau di
Indonesia.

3.2 Pendekatan Penulisan

Tugas Akhir ini menggunakan pendekatan penulisan
deskriptif kualitatif. Mardalis (2014:23) berpendapat pendekatan
deskriptif kualitatif adalah pendekatan penulisan dengan tujuan
memperoleh informasi-informasi mengenai kebenaran
keadaannya. Proses pendekatan penulisan deskriptif kualitatif
dimulai dari proses mendeskripsikan, mencatat analisis, dan
menginterpretasikan kondisi sebenarnya yang sedang terjadi.

3.3 Jenis dan Sumber Data

3.3.1 Jenis Data
Jenis data memiliki dua jenis yaitu data kuantitatif dan data
kualitatif. Data kuantitatif berupa data angka sedangkan data
kualitatif berupa informasi yang diperoleh. Penulisan ini
menggunakan jenis data kualitatif dimana berupa informasi dari
objek penulisan.
3.3.2 Sumber Data
Sumber data yang digunakan pada penulisan ini yaitu:
1. Data Primer
Sugiyono (2017:137) berpendapat bahwa data primer adalah
sumber data yang secara langsung didapat saat
pengumpulan data. Data primer diperoleh dari hasil
32

wawancara kepada pihak informan. Pihak informan pada

penulisan ini adalah Ibu Ailla asisten urusan penggajian dan
kesejahteraan di divisi SDM & HI pada PTPN. Pada saat
wawancara yang ditanyakan adalah terkait dengan sistem
dan prosedur penggajian. Hasil dari data primer adalah
berupa keterangan dari narasumber saat dilaksanakannya
wawancara.
2. Data Sekunder
Data sekunder yang diperoleh dari perusahaan berupa
sturktur organisasi beserta tugas dan wewenang, flowchart
penggajian, dan jurnal. Hasil dari data sekunder adalah
teori-teori yang mendukung, dokumen-dokumen
penggajian perusahaan, dan gambaran umum perusahaan.

3.4 Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data menurut Sugiono (2017:137)
bertujuan sebagai hasil dari kumpulan data atau informasi yang
dapat menjelaskan suatu permasalahan pada penulisan secara
objektif. Teknik pengumpulan data yang dilakukan pada
penulisan ini adalah sebagai berikut:
1. Studi Pendahuluan
Studi pendahuluan bertujuan untuk memperoleh informasi
awal mengenai objek yang ditulis dan memperoleh
informasi mengenai judul yang diangkat relevan dengan
objek penulisan.
2. Observasi
Melakukan Observasi pada PT. Perkebunan Nusantar X
Surabaya dengan cara melakukan pengamatan terkait sistem
dan prosedur penggajian perusahaan.
3. Wawancara
Menurut Sugiyono (2017:137) wawancara adalah kegiatan
dimana melakukan tanya jawab yang diajukan oleh
pewawancara sebagai pihak penanya kepada narasumber
 33

sebagai pihak yang ditanya. Kegiatan ini dilakukan guna

mendapatkan sebuah informasi dan meminta keterangan
kepada narasumber. Wawancara yang dilakukan pada
penulisan tugas akhir ini adalah dengan Ibu Aila selaku
asisten urusan penggajian dan kesejahteraan di divisi SDM
& HI pada PTPN. Pertanyaan wawancara yang diajukan
adalah sebagai berikut:
a. Bagaimana prosedur penggajian pada PT. Perkebunan
Nusantara X Surabaya?
b. Pihak-pihak mana saja yang terlibat dalam prosedur
penggajian?
c. Apakah terdapat permasalahan yang sering terjadi
pada penggajian di PT. Perkebunan Nusantara X
Surabaya?
d. Dokumen apa saja yang dibutuhkan dalam prosedur
penggajian?
e. Apakah terdapat pengendalian internal pada prosedur
penggajian?
f. Bagaimana dengan proses absensi di PT. Perkebunan
Nusantara X Surabaya?
g. Adakah kebijakan-kebijakan penggajian yang diberikan
PT. Perkebunan Nusantara X Surabaya?
h. Apakah terdapat sanksi untuk karyawan yang
melanggar kebijakan-kebijakan penggajian?
4. Dokumentasi
Sugiyono (2017:240) berpendapat bahwa dokumen adalah
catatan suatu peristiwa yang telah berlalu. Dokumen bisa
berbentuk gambar maupun tulisan. Dokumentasi dapat
digunakan sebagai bukti bahwa memang telah melakukan
wawancara yang dapat dibuktikan dan dipercaya.
Dokumentasi dapat berupa dokumen-dokumen perusahaan
yang berhubungan dengan penggajian dan hasil wawancara
berupa audio dan tulisan.
34

3.5 Teknik Analisis Data

Analisis dilakukan saat pengumpulan data baik itu di
lapangan mapun setelah selesai di lapangan, Sugiyono (2017:245).
Berdasarkan teknik analisa data, penelitian ini digolongkan
menjadi penulisan yang mengunakan analisis data kualitatif.
Data yang digunakan merupakan hasil dari studi pendahuluan,
wawancara, dan dokumentasi. Langkah-langkah teknik analisis
data penulisan ini adalah sebagai berikut:
1. Mengevaluasi sistem dan prosedur penggajian PTPN. Hal
tersebut dilakukan dengan cara menggambar sistem dan
prosedur penggajian yang ada pada PTPN dan
mengevaluasinya dengan melihat teori yang ada pada kajian
teori.
2. Mengevaluasi pengendalian internal penggajian PTPN. Hal
tersebut dilakukan dengan cara menggambarkan
pengendalian internal mengenai penggajian yang ada pada
PTPN dan mengevaluasinya dengan melihat teori yang ada
pada kajian teori.

3. Menarik kesimpulan dan memberikan solusi pada

permasalahan penginputan data atas hasil dari
mengevaluasi sistem dan prosedur penggajian pada PT.
Perkebunan Nusantara X Surabaya.
35