SISTEM DAN PROSEDUR PENJUALAN KREDIT PADA

PT SETIAWAN SEDJATI

DISUSUN OLEH :

NAMA : M. RIZA RAMADHAN

UNIVERSITAS LAMPUNG
FAKULTAS EKONMI DAN BISNIS
S1 AKUNTANSI
2018/2019
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ..................................................................................... i

DAFTAR ISI .............................................................................................. ii

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang ................................................................ 1

1.2. Identifikasi Masalah ......................................................... 3
1.3. Maksud dan Tujuan ......................................................... 3
1.4. Waktu dan Tempat Kerja ................................................. 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Pengertian Sistem ........................................................... 5

2.1.1. Sifat-sifat Sistem ................................................... 6
2.2. Pengertian Prosedur ........................................................ 7
2.3. Pengertian Penjualan ...................................................... 8
2.3.1. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Penjualan ....... 9
2.3.2. Bukti Transaksi/Formulir Penjualan Kredit ............ 10
 2.3.3. Bagian yang Terkait dalam Prosedur Penjualan .... 11
2.4. Pengertian Kredit ............................................................. 17
2.4.1. Unsur – unsur Kredit ............................................. 19

BAB III PEMBAHASAN

3.1. Sejarah Perusahaan ........................................................ 21
3.1.1. Lokasi Perusahaan ............................................... 22
3.2. Struktur Organisasi Perusahaan dan Uraian Tugas ........ 26
3.3. Sumber Daya Manusia .................................................... 33
3.4. Sarana dan Prasarana .................................................... 34
3.5. Uraian Singkat Kegiatan Magang .................................... 35
3.5.1. Produk yang Dipasarkan PT Setiawan Sedjati ...... 35
3.5.2. Sumber Daya Manusia pada PT Setiawan Sedjati 38
3.6. Perbandingan Antara Teori dan Praktek ......................... 39
3.6.1. Sistem dan Prosedur Penjualan Kredit pada
PT Setiawan Sedjati ............................................ 40
3.6.2. Kendala dalam Sistem dan Prosedur Penjualan
Kredit Pada PT Setiawan Sedajti ........................ 55
BAB IV KESIMPULAN
4.1 Kesimpulan ...................................................................... 58
4..2 Saran ............................................................................... 59
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN - LAMPIRAN
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Dimasa sekarang ini banyak jenis teknologi penggandaan

dokumen yang sudah semakin canggih dan banyak mengalami

perkembangan, dengan berbagai produk dan fungsi yang beraneka

ragam. Kebutuhan akan percetakan atau penggandaan dokumen sangat

diperlukan bagi kebutuhan masyarakat umum, khususnya lembaga

pendidikan, copy center dan perkantoran. Sebelumnya banyak

masyarakat hanya mengenal produk penggandaan hitam putih saja,

namun seiring dengan perkembangan jaman dan kebutuhan masyarakat

yang semakin maju, produk penggandaan telah memiliki banyak fungsi

dan warna.

Dalam penjualan produk penggandaan, para distributor mencoba

memasarkan hampir ke seluruh segmen pasar, namun lebih

mengutamakan penjualan di segmen pendidikan, copy center, dan

perkantoran yang lebih banyak melakukan aktivitas penggandaan

dokumen dan penggunaan suppliesnya yang berkesinambungan.

Dalam proses kebutuhan tersebut berbagai segmen sesuai

kebutuhannya membeli berbagai produk dengan berbagai sistem

pembayaran. Bagi segmen copy center produk penggandaan dokumen

dapat dijadikan peluang usaha, namun bagi segmen lainnya

menganggap bahwa mesin penggandaan dokumen berfungsi sebagai

kemudahan dalam pelaksanaan aktivitas di kegiatan sekolah maupun

perkantoran.

Sistem pembayaran yang dilakukan adalah tunai dan kredit hingga

12 bulan, bahkan ada pula yang memberikan kredit sampai 24 bulan.

Dan dalam pelaksanaannya pembelian dengan cara kredit lebih banyak

diminati, namun pembayaran kredit seringkali mengalami kandala yaitu

keterlambatan pembayaran yang mengakibatkan tingginya jumlah

piutang.

Dalam hal ini sistem dan prosedur penjualan kredit merupakan hal

penting yang harus dilakukan agar tidak terjadinya keterlambatan

pembayaran dan juga merupakan syarat yang harus dipenuhi sebelum

dilakukannya transaksi atau perjanjian jual beli. Dan dari semua uraian di

atas maka penulis tertarik untuk memilih judul “SISTEM DAN

PROSEDUR PENJUALAN KREDIT PADA PT SETIAWAN SEDJATI”

1.2 Identifikasi Masalah

Di dalam penulisan ini penulis berusaha mengidentifikasi beberapa

masalah antara lain sebagai berikut :

1. Bagaimana sistem dan prosedur penjualan kredit pada PT. Setiawan

Sedjati?

2. Kendala apa saja yang berhubungan dengan sistem dan prosedur

penjualan kredit pada PT Setiawan Sedjati?

1.3 Maksud dan Tujuan

Pembuatan tugas akhir ini dimaksudkan untuk memahami sejauh

mana pengaruh sistem dan prosedur penjualan kredit dalam menentukan

kelancaran penjualan kedepannya. Adapun tujuannya yaitu untuk :

1. Mengetahui sistem dan prosedur penjualan kredit pada PT Setiawan

Sedjati

2. Mengetahui apakah sistem dan prosedur penjualan kredit pada PT

Setiawan Sedjati telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Selain itu penulis juga bertujuan untuk meraih gelar Ahli Madya pada

program D III Manajemen Keuangan dan Perbankan di STIE Kesatuan

Bogor.
1.4 Tempat Pelaksanaan Kerja Praktek

Tempat pelaksanaan kerja praktek dilakukan di PT. SETIAWAN

SEDJATI DEPO BOGOR, Komplek Nirwana Estate Blok G 5 Cikaret,

Cibinong. Dengan jam kerja dari hari senin sampai dengan jumat jam

08.00 s/d 16.30 WIB.

 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian sistem

Pengertian sistem menurut Narko (2002,1) adalah sebagai berikut :

Sistem diartikan sebagai 1 (satu) kesatuan yang terdiri dari

interaksi elemen (dikatakan subsistem) untuk mencapai tujuan

tertentu.

Sedangkan menurut Mulyadi (2005,5) pengertian sistem adalah

sebagai berikut :

Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur – prosedur

yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu

skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau

fungsi utama dari perusahaan.

Sistem menurut Krismiaji (2002,1) adalah sebagai berikut :

Sebuah sistem dapat didefinisikan sebagai serangkaian

komponen yang dikoordinasikan untuk mencapai serangkaian

tujuan.
 Jadi dapat disimpulkan bahwa agar setiap pekerjaan dapat

berjalan dengan baik sehingga tujuan maupun sasaran

perusahaan dapat mencapai suatu keberhasilan, sistem sangat

penting dan diperlukan oleh setiap perusahaan.

2.1.1. Sifat – sifat sistem

Menurut Drs. Narko, sistem memiliki sifat – sifat sebagai

berikut:

1. Mempunyai tujuan, dalam hal ini sistem merupakan

pemotivasi bekerjanya suatu sistem. Karena

memperoleh laba yang merupakan tujuan perusahaan

yang mendorong bekerjanya sistem yang berlaku pada

organisasi yang bersangkutan.

2. Mempunyai input – proses – output. Input merupakan

berupa masukan terhadap sistem. Output merupakan

sistem, sedangkan proses adalah metode dengan apa

input dapat diubah menjadi output.

3. Mempunyai lingkungan, setiap sistem mempunyai

lingkungan perusahaan sebagai suatu sistem misalnya :

lingkungan ekonomi, politik, social, budaya, hukum dan

lain-lain.

4. Mempunyai elemen – elemen yang saling terkait

 5. Mempunyai pengendalian sistem, setiap sistem harus

mengatur semua subsistemnya agar mencapai tujuan

yang diinginkan. Agar pengendalian sistem dapat efektif

maka harus tersedia umpan balik. Umpan balik tersebut

dibandingkan dengan standar yang berlaku maka dapat

ditemukan penyimpangan – penyimpangan.

6. mempunyai pengguna, pengguna yang dapat

dicontohkan apabila suatu perusahaan memiliki

pengguna seperti: pemegang saham, kreditur,

pemerintah dan serikat buruh selain manajemen

perusahaan sendiri.

2.2 Pengertian Prosedur

Prosedur menurut Tata Sutabri dalam bukunya "Sistem Informasi

Akuntansi"

Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya

melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih,

yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam

transaksi perusahaan yang terjadi berulang - ulang

Sedangkan prosedur menurut Drs. Sukrisno Agoes (2000,105)

dalam bukunya Auditing I mengatakan bahwa:

 Prosedur adalah langkah-langkah yang harus dijalankan

dalam melaksanakan aturan agar tidak melakukan penyimpangan

dan bekerja secara efektif dan efisien.

Berdasarkan pendapat para ahli diatas maka dapat

disimpulkan yang dimaksud dengan prosedur adalah suatu urutan

kegiatan yang dilakukan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan

seragam agar tidak terjadinya penyimpangan dan dapat bekerja

secara efektif dan efisien.

2.3 Pengertian Penjualan

Menurut Tjiptono (2001,249) dalam mengemukakan pendapatnya

bahwa :

Penjualan adalah memindahkan posisi pelanggan (dalam

proses pengambilan keputusan) melalui penjualan tatap muka.

Pengertian penjualan menurut Kusnadi (2000,35), bahwa :

Penjualan adalah pemindahan hak milik atas barang atau

pemberian jasa yang dilakukan penjualan kepada pembeli dengan

harga yang disepakati bersama dengan jumlah yang dibebankan

kepada pelanggan dalam penjual barang atau jasa dalam suatu

periode akuntansi.
Menurut Soemarso (2006,160) dalam bukunya yang berjudul

“akuntansi statu pengantar” menjelaskan bahwa :

Penjualan adalah transaksi antara perusahaan dengan

pembeli untuk menyerahkan barang atau jasa yang berakibat

timbulnya piutang, kas aktiva”

Sehingga kesimpulan dari penjualan adalah transaksi

perdagangan yang dilakukan oleh penjual dan pembeli baik berupa

barang atau jasa dengan harga yang telah disepakati bersama

yang selanjutnya akan menimbulkan piutang atau kas aktiva

perusahaan sebagai suatu bukti perusahaan dalam memperoleh

laba atas perjualan.

2.3.1. Faktor-faktor yang mempengaruhi penjualan menurut

Basu Swasta (2001,2) adalah :

1. Produk

Salah satu tugas utama dari manajemen penjualan

adalah desain produk yaitu mereka di minta bertindak

sebagai ”mata” dari perusahaan dan secara konstan

memberikan saran perbaikan yang diperlukan desain

produk

2. Harga
 Merupakan jumlah uang yang harus dibayar konsumen

untuk mendapatkan suatu produk guna memenuhi

kebutuhannya.

Penetapan suatu produk yang dihasilkan merupakan

salah satu usah produsen untuk menarik para konsumen

agar mau membeli dalam jumlah yang lebih banyak.

3. Distribusi

Distribusi merupakan pernyataan barang dari produsen

ke konsumen. Semakin luas pendistribusian maka akan

mempengaruhi penjualan.

4. Promosi

Merupakan kegiatan yang dilakukan perusahaan dengan

tujuan untama menginformasikan, membujuk,

mempengaruhi, dan mengingatkan konsumen agar

membeli produksi.

2.3.2. Bukti transaksi/formulir penjualan kredit yang

digunakan pada prosedur penjualan menurut Drs Narko

adalah :

1. Pesanan Penjualan

Dokumen ini dibuat dalam beberapa rangkap, yang

dapat berfungsi pula sebagai lembar otorisasi penjualan

 kredit. Informasi pada dokumen ini pada umumnya terdiri

dari identitas perusahaan penjual, identitas pembeli,

nomor dan tanggal pesanan penjualan, jenis barang

yang dipesan, kuantitas, harga satuan, dan jumlah harga

keseluruhan.

2. Perintah Pengiriman barang

Informasi pada dokumen ini hampir sama dengan

informasi pada surat pesanan penjualan kecuali harga

satuan dan jumlah harga. Meskipun demikian dalam

praktis kadang ada juga perintah pengiriman barang

yang berisi pula data mengenai harga satuan.

3. Faktur (penjualan)

Informasi pada dokumen ini hampir sama dengan

informasi pada surat pesanan penjualan. Oleh karena itu

terdapat kombinasi faktur dan pesanan penjualan.

2.3.3. Bagian-bagian yang terkait dalam prosedur penjualan

menurut Baridwan dalam buku Sistem Akuntansi

(2000,100) adalah :

1. Bagian pesanan penjualan (Sales Order Department)

Bagian ini memiliki tugas sebagai berikut :

 a. Mengawasi semua pesanan yang diterima

b. Memeriksa surat pesanan yang diterima dari

langganan atau salesman dan melengkapi informasi

yang kurang yang berhubungan dengan spesifikasi

produk dan tanggal pengiriman.

c. Meminta persetujuan penjualan kredit dari bagian

kredit

d. Menentukan tanggal pengiriman. Apabila gudangnya

lebih dari satu menentukan dari gudang mana akan

dilakukan pengiriman

e. Membuat surat perintah pengiriman (shipping orders)

dan back orders, beserta tembusan-tembusannya

f. Membuat catatan mengenai pesanan-pesanan yang

diterima dan mengikuti pengirimannya sehingga

dapat diketahui pesanan-pesanan mana yang belum

dipenuhi

g. Mengadakan hubungan dengan pembeli mengenai

barang-barang yang dikembalikan oleh pembeli,

membuat catatan dan mengeluarkan bukti memorial

(journal voucher) untuk bagian piutang

h. Mengawasi pengiriman barang-barang untuk contoh

(sample)

2. Bagian Kredit
 Dalam prosedur penjualan setiap pengiriman barang

untuk memenuhi pesanan pembeli yang syaratnya kredit

harus mendapatkan persetujuan dari bagian kredit. Agar

dapat memberikan persetujuan, bagian kredit

menggunakan catatan yang dibuat oleh bagian piutang

untuk tiap-tiap langganan mengenai sejarah kreditnya.

Jumlah maksimum dan ketepatan waktu pembayaran.

Persetujuan dari bagian kredit biasanya ditunjukan

dalam formulir surat perintah pengiriman yang diterima

dari bagian pesanan penjualan.

3. Bagian Gudang

Dalam hubungannya dengan penjualan, bagian gudang

bertugas untuk menyiapkan barang seperti yang

tercantum dalam surat perintah pengiriman. Barang-

barang ini diserahkan ke bagian pengiriman untuk

dibungkus dan dikirimkan ke pembeli

4. Bagian pengiriman

Bagian pengiriman bertugas untuk mengirimkan barang-

barang pada pembeli. Pengiriman ini hanya boleh

dilakukan apabila ada surat perintah pengiriman yang

sah, selain itu bagian pengiriman juga bertugas

mengirimkan kembali barang-barang kepada penjual

yang keadaannya tidak sesuai dengan yang dipesan.

 Pengembalian barang dilakukan apabila ada debit

memo untuk retur pembelian.

5. Bagian Billing (pembuatan faktur dan penagihan)

Tugas bagian pembuatan faktur adalah :

a. Membuat (menerbitkan) faktur penjualan dan

tembusan-tembusannya. (kadang-kadang tidak

membuat faktur tetapi melengkapi data harga dan

perkalian dalam faktur).

b. Menghitung biaya kirim penjualan dan Pajak

Pertambahan Nilai.

c. Memeriksa kebenaran penulisan dan perhitungan-

perhitungan dalam faktur.

d.
Daftar Kegiatan Pada Bagian/Petugas Terkait

Bagian Penjualan

1. Menerima pesanan dari calon pembeli, mengedit

pesanan, kemudian membuat Pesanan Penjualan 4

rangkap.

2. Memintakan persetujuan penjualan kredit kepada

Kabag Keuangan.

3. Mengirim Pesanan Penjualan lembar pertama dan

kedua ke bagian Gudang/Pengiriman, dan lembar

ketiga ke bagian penagihan.

4. Mengarsipkan Pesanan Penjualan lembar keempat.

Bagian Gudang/Pengiriman

1. Atas dasar Pesanan Penjualan yang diterima dari

bagian penjualan, bagian ini membungkus barang, dan

menempelkan lembar kedua pesanan Penjualan pada

bungkusan barang.

2. Barang dikirimkan kepada pembeli, pembeli diminta

menanda tangani Pesanan Penjualan lembar pertama

bila sudah menerima barang.

3. Mengarsipkan Pesanan Penjualan lembar kedua, yang

sudah ditandatangai penerima barang (pembeli).

 Bagian Penagihan

1. Atas dasar tembusan Pesanan Penjualan, bagian ini

membuat Faktur rangkap dua. Lembar pertama dikirim

kepada pembeli, lembar kedua dilampiri Pesanan

Penjualan dikirim ke bagian akuntansi.

Bagian Akuntansi

1. Atas dasar bukti transaksi berupa Pesanan Penjualan

dan Faktur, pemegang buku jurnal membukukan ke

dalam jurnal penjualan, dan secara periodic

mebukukan ke rekening buku besar.

2. Atas dasar dokumen yang sama, pemegang kartu

piutang dan persediaan pembukuan ke kartu masing –

masing

3. Bukti – bukti kemudian diarsipkan.

2.4 Pengertian Kredit

Menurut Teguh Pudjo Mulyono (2004,10), pengertian kredit adalah

:
 Penyediaan uang atau tagihan yang dapat dipersamakan

dengan itu, berdasarkan persetujuan pinjam-meminjam antara

bank dengan nasabah dimana pihak peminjam berkewajiban

melunasi utangnya setelah jangka waktu tertentu dengan jumlah

bunga yang telah ditentukan.

Pengertian kredit menurut DRS.O.P Simorangkir, dalam buku

Pengantar Lembaga Keuangan Bank dan Non Bank (2000,100),

yaitu :

Kata kredit berasa dari bahasa latin credere yang berarti

kepercayaan. Kepercayaan yang dimaksud di dalam perkreditan

adalah antara si pemberi dan si penerima kredit. Kredit adalah

pemberi prestasi (misalnya uang dan barang) dengan balas jasa

prestasi (kontrapestasi) yang akan terjadi pada waktu mendatang.

Sedangkan pengertian kredit menurut Kasmir dalam bukunya

Dasar-Dasar Perbankan (2002,101), adalah :

Kata kredit disebut credere yang berarti percaya maksudnya

si pemberi kredit percaya kepada di penerima kredit bahwa kredit

yang disalurkan pasti akan dikembalikan sesuai perjanjian.

 Dapat disimpulkan bahwa pengertian kredit adalah

pemberian kepercayaan terhadap penerima kredit atas pemberian

prestasi yang diberikan pemberi kredit baik berupa uang atau

barang dimana peminjam berkewajiban melunasi utangnya dengan

balas jasa prestasi yang akan terjadi pada waktu mendatang

dengan jangka wantu tertentu dengan jumlah bunga yang telah

ditetapkan

2.4.1 Unsur-unsur Kredit yang terkandung dalam pemberian

suatu fasilitas kredit menurut Kasmir dalam bukunya

dasar-dasar perbankan adalah:

1. Kepercayaan

Kepercayaan merupakan suatu keyakinan bagi si

pemberi kredit bahwa kredit yang diberikan (baik berupa

uang, barang atau jasa) benar-benar diterima kembali di

masa yang akan datang sesuai jangka waktu kredit.

2. Kesepakatan

Disamping unsur percaya di dalam kredit juga

mengandung unsurkesepakatan antara si pemberi kredit

dengan si penerima kredit. Kesepakatan ini dituangkan

dalam suatu perjanjian di mana masing-masing pihak

menandatangani hak dan kewajibannya masing-masing.

Kesepakatan ini kemudian dituangkan dalam akad kredit

 dan ditandatangani kedua belah pihak sebelum kredit

dilaksanakan.

3. Jangka waktu

Setiap kredit yang diberikan memiliki jangka waktu

tertentu, jangka waktu ini mencakup masa pengembalian

kredit yang telah disepakati. Jangka waktu merupakan

batas waktu pengembalian angsuran kredit yang sudah

disepakati kedua belah pihak. Untuk kondisi tertentu

jangka waktu ini dapat diperpanjang sesuai kebutuhan

4. Resiko

Akibat adanya tenggang waktu, maka pengembalian

kredit akan memungkinkian suatu resiko tidak

tertagihnya atau macet pemberian suatu kredti. Semakin

panjang suatu jangka waktu kredit, maka semakin besar

resikonya, semikian pula sebaliknya.

 BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Sejarah Perusahaan

PT Setiawan Sedjati adalah merupakan perusahaan

distributor peralatan kantor dan percetakan yang bentuk badan

usahanya adalah perseroan terbatas, swasta nasional. PT

Setiawan Sedjati didirikan pada tahun 1963, pada saat ini PT

Setiawan Sedjati sudah memiliki cabang hampir diseluruh

Indonesia. PT Setiawan Sedjati adalah perusahaan yang membeli

atau mendapatkan produk barangnya dari tangan pertama atau

produsen secara langsung, maka disebut distributor tunggal.

Kegiatan yang dilakukan pada saat ini adalah memasarkan dan

menjual produk keberbagai segmen mulai dari sekolah,

perkantoran, percetakan, rumah sakit, dan lainnya.

PT Setiawan Sedjati merupakan perusahaan distributor

peralatan kantor dan percetakan yang bekerja sama dengan

beberapa perusahaan luar negeri seperti, Hongkong, Singapura,

Jepang, dan Cina. Adapun produk yang dijual adalah copier &

multi fingsi gestetner, Gels & laser printing ricoh, production

printing ricoh, digital printer riso, offset weihai Hamada, dan

adapun aplikasi solusi yang dipasarkan yaitu sistem manajemen

aliran kerja dokumen, proses digital data formulir, sistem informasi

manajemen-database, manajemen rekam medis elektronik, sistem

kontrol & otomatisasi aliran cetak.

PT Setiawan Sedjati dalam penjualan mencoba memberikan

solusi penggandaan dokumen bagi kelancaran kegiatan

administrasi pengguna produk, memudahkan proses pembelian

dan pembayarannya baik tunai maupun kredit. PT Setiawan

Sedjati selalu berusaha memberikan kualitas terbaik bagi

pengguna produk dimulai dari produk mesin, tinta, master,

sparepart, dan accessories yang original serta terus meningkatkan

pelayanan lainnya seperti pengiriman barang pesanan sesuai

permintaan pelanggan. PT Setiawan Sedjati selalu berusaha

meningkatkan pelayanan dari tahun ke tahun. Dan sampai saat ini

banyak sekolah, perkantoran umum dan pemerintah, rumah sakit,

dan percetakan masih menjadi pelanggan setia bahkan dari tahun

ke tahun pengguna produk semakin bertambah sesuai kebutuhan.

3.1.1 Lokasi perusahaan

Lokasi kantor pusat PT Setiawan Sedjati di Gedung

Mugi Griya Lt. 8 Jl. MT Haryono Kav 10 Jakarta 12810. Dan

lokasi kantor-kantor cabang PT Setiawan Sedjati, diantanya

yaitu :

1. Medan

a. Medan : Jl. H Adam Malik 83A Medan

b. Station Banda Aceh : Jl. Pati No. 28 Kp. Keuramat,

Banda Aceh

c. Station Pematang Siantar : Jl. Bendungan No. 10

(Simpang Jl. Ricardo) Kelurahan Aek Nauli, Kec.

Siantar Barat Pematang Siantar

2. Padang

a. Padang : Jl. (Belakang Telkom Padang)

b. Station Pekanbaru : Jl. Meranti No. 18, Labuh Baru

Timur Kel. Labuh Baru Timur, Kec. Payung Sekaki

Pekanbaru

3. Palembang

a. Palembang : Jl. Kapt Anwar Sastro No. 1243

b. Station Jambi : Jl. Bangau III No. 67 Rt.1A Kelurahan

Tambak Sari Jambi

c. Station Bandar Lampung : Jl. Sawo Kecik Blok TS 2

No. 4 Komplek BTN III Way Halim Bd Lampung

4. Jakarta 1 (Jakarta Selatan & Jakarta Timur ) : Tebet

Timur Raya No. 18, Jakarta 12810

5. Jakarta 2 (Jakarta Utara) : Jl. Antara 45 & 53 Jakarta

10710, (Jakarta Pusat) : Jl. Cirebon No. 23, Menteng

jakarta Pusat

6. Jakarta 3 (Jakarta Barat) : Komp. Ruko Taman Palem

Lestari Blok H No. 58 (Ruko Pelangi) Cengkareng

jakarta Barat

7. Banten : Komplek Cimone Mas Permai I Jl. Pertiwi Rt/w:

005/06 No. C-140 Cimone tangerang

8. Bekasi : Jl. Pakis raya Blok BB30 No. 5 Pekayon Pondok

Indah, Pekayon Jaya Bekasi Selatan

9. Bogor : Komplek Nirwana Estate Blok G 5 Cikaret

Cibinong

10. Bandung

a. Bandung : Jl. Sumatra 36 Bandung 40112

b. Station Cirebon : Jl. Tupareu Saputra 3 No. 3 Cirebon

11. Semarang

a. Semarang : Jl. Tentara Pelajar No. 75, Semarang

50256

b. Station Pekalongan : Jl. Kartini Keputran Gg.

Noyotaan IX No. 2 Pekalongan

12. Yogyakarta

a. Yogyakarta : Jl. Menteng Supeno No. 36 Yogyakarta

55167
 b. Station Solo : Jl. Pakel No. 107, kelurahan

Banyuanyar, Kec Banjarsari, Kota Surakarta

13. Surabaya

a. Surabaya : Jl. Ir H Juanda km 3 No. 80 Pedari

Sidoarjo 61253

b. Station Malang : Perum Griya Shanta Blok H 228

14. Pontianak : Jl. DR Sutomo No. 54 Pontianak 78116

Kalimantan Barat

15. Balikpapan

a. Balikpapan : Jl. MT Haryono Blok G5 No. 22 Komplek

balikpapan Baru, Balikpapan Kalimantan Timur

b. Banjarmasin : Jl. Mangga IV / 74 A, Kel. Kebun

Bunga, Banjarmasin

16. Denpasar

a. Denpasar : Jl. Jempiring No. 9 (Br. Kreneng)

Denpasar

b. Station Mataram : Jl. Abimanyu No. 2 Banjar mantri

Cakranegara Mataram

17. Kupang : Jl. Thamrin Rt/w: 030/008 Kelurahan Kyu Putih

Kota Kupang

18. Makasar

a. Makasar : Jl. Jend A Yani No. 45 Makasar

b. Station Manado : Jl. TK Pembina No. 36(22) lingk.II

RT/W: 09/06 Karombasan Selatan, Manado

 c. Station palu : Jl. Hang Tua No. 69 Palu

d. Kendari : Jl. Balai Kota I No. 7 Komp. Bulog, Kendari

19. Sorong

a. Sorong : Jl. Sungai Ruko No. 5 Sorong, Papua barat

b. Station Ambon : Jl. Dr Malaiholo No. 16 Benteng,

Ambon

20. Jayapura : Jl. Cendrawasih Blok B No. 3 Jayapura

21. Gudang Pusat : Jl. Raya Tipar Cakung No. 45 Jakarta

Barat
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan dan Uraian Tugas

Gambar 3.1

STRUKTUR ORGANISASI

PT SETIAWAN SEDJATI DEPO BOGOR

General Manager /
Operation Centre

Manager Depo /

Manager Cabang

Ka. Finance &

Supervisor Sales Ka. Teknik
Accounting

Sales
Staff F&A Teknisi
Respresentatif

Driver / Pengiriman
Customer Service

Office Boy
 Adapun uraian tugas dan tanggung jawab dari setiap

jabatan adalah sebagai berikut :

1. Tugas dan tanggung jawab General Manager / Operation

Center, antara lain :

a. Mempunyai tanggung jawab kepada direksi

b. Mempunyai kewajiban dalam pengembangan sistem

penjualan dalam perusahaan

c. Mempunyai kewajiban dalam mengawasi kinerja para

pegawai

d. Sebagai pembuat keputusan kredit

2. Tugas dan tanggung jawab Manager Depo / Manager Cabang,

antara lain :

a. Bertanggung jawab atas operasional perusahaan

b. Sebagai pembuat keputusan dan kebijaksanaan di dalam

kegiatan operasional perusahaan terutama bertanggung

jawab atas kelancaran seluruh pelaksanaan administrasi di

bagian F&A (termasuk pengiriman laporan-laporan ke pusat)

c. Membina dan mengawasi kegiatan operasional PT

Setiawan Sedjati agar sesuai dengan sistem dan prosedur

 yang telah ditetapkan guna kepentingan pelanggan dengan

tetap memperhatikan kesejahteraan karyawan.

d. Membina dan mengkoordinasikan untuk mencapai target

yang telah ditetapkan.

e. Bertanggung jawab dalam hal penagihan piutang yang

macet.

f. Bertanggung jawab atas semua harta cabang/depo

g. Melakukan pembinaan secara aktif dalam meningkatkan

sumber daya manusia pada PT Setiawan Sedjati.

h. Verifikasi atas pengeluaran biaya operasional cabang/depo

dan pembayaran pajak-pajak cabang/depo

3. Tugas dan tanggung jawab Sales Supervisor, antara lain :

a. Mengajukan perencanaan anggaran tahunan penjualan dan

biaya bersama kepada manager cabang/depo.

b. Bertanggung jawab terhadap target penjualan.

c. Bertanggung jawab dalam menangani piutang dagang

mesin dan aksesoris (target collection)

4. Tugas dan tanggung jawab sales representatif, antara lain :

a. Bertugas memasarkan produk melalui direct sales

b. Bertanggung jawab atas target penjualan

c. Bertanggung jawab atas pembuatan surat pesanan

khususnya penjualan mesin.

 d. Bertanggung jawab dalam penagihan piutang cabang/depo

khususnya penjualan mesin kredit bersama Ka. F&A

5. Tugas dan tanggung jawab Ka. F&A, antara lain :

a. Merencanakan penyusunan anggaran penjualan dan biaya

cabang/depo bersama dengan manager depo

b. Merencanakan pengaturan arus kas dan posisi liquiditas

cabang/depo.

c. Merencanakan dan melakukan cash opname, faktur

opname, dan stock opname.

d. Pendelegasian job descripion F&A cabang/depo untuk staff

F&A, admin. Logistic, dan kasir.

e. Bertanggung jawab dalam pengiriman data ke pusat untuk

data yang tercantum dalam surat pengantar kiriman

dokumen (SPKD) dan general ledger (LG) cabang/depo

sesuai jadwal dan tepat waktu

f. Mengontrol dan mengatur semua transaksi yang

berhubungan dengan F&A cabang/depo

g. Mengurus bagian kepersonaliaan di cabang/depo (absensi,

jamsostek, karyawan)

h. Bertanggung jawab mengamankan dan menjaga

kerahasiaan dokumentasi F&A cabang/depo.

i. Bertugas menerima setoran, baik pembayaran penjualan

tunai maupun pembayaran hasil tagihan

j. Bertugas membuat laporan keuangan harian

 k. Bertugas melakukan penagihan rutin kepada pelanggan

6. Tugas dan tanggung jawab Staff F&A, antara lain :

a. Bertugas membuat surat penyerahan barang (SPB)

b. Bertugas membuat faktur penagihan

c. Bertugas mencetak faktur pajak sebagai dokumen

kelengkapan penagihan atas barang yang dikirim.

d. Bertugas membuat kwitansi penjualan

e. Bertanggung jawab memeriksa kebenaran jumlah barang

dan harga barang

f. Bertugas melakukan penginputan data penjualan kedalam

program

g. Bertanggung jawab atas pengiriman data ke pusat bersama

dengan Ka. F&A

h. Bertugas menyiapkan barang sesuai surat penyerahan

barang.

i. Bertugas melakukan stok opname bersama Ka. F&A

j. Bertugas melakukan penginputan barang keluar atau

masuk ke dalam kartu stok

k. Bertanggung jawab atas barang di dalam gudang

l. Membuat laporan barang keluar

m. Bertugas melakukan pembuatan dan pengarsipan surat

menyurat
7. Tugas dan tanggung jawab driver / bagian pengiriman, antara

lain:

a. Melakukan pengecekan terhadap barang yang akan dikirim,

apakah sesuai dengan surat penyerahan barang dan surat

pesanan

b. Melakukan pengiriman ke alamat yang tertera pada surat

penyerahan barang

c. Memberikan kembali surat penyerahan barang, surat

perjanjian sewa beli, dan kwitansi copy yang sudah

ditandatangi oleh pelanggan ke bagian staff f&a, logistik dan

memberikan setoran uang muka ke bagian kasir

8. Tugas dan tanggung jawab Office Boy, antara lain :

a. Bertanggung jawab menjaga kebersihan kantor dan

keraphian kantor

b. Memelihara dan menjaga inventaris kantor

c. Mematuhi peraturan yang ditetapkan perusahaan.

9. Tugas dan tanggung jawab Ka. Teknik cabang/depo, antara lain

a. Bertugas dan bertanggung jawab dalam memeriksa dan

menandatangani laporan kerja teknisi (LKT) serta

menyerahkan LKT yang telah disetujui oleh teknisi dan

 pelanggan kepada Ka. F&A cabang/depo tepat pada

waktunya.

b. Bertanggung jawab dalam pemeriksaan kondisi mesin,

aksesoris, sparepart dan supplies sebelum dikembalikan ke

gudang dan menandatangani formulir pengecekan kondisi

(berita acara).

c. Memberikan laporan pelanggan yang bersedia kontrak

service untuk dibuatkan formulir kontrak service

d. Bertanggung jawab dalam menangani piutang dagang jasa

dan sparepart.

10. Tugas dan tanggung jawab Teknisi, antara lain :

a. Memenuhi panggilan service dari langganan yang

diperintahkan atau dijadwalkan oleh Ka. Teknik

b. Melaporkan hasil service kepada Ka. Teknisi

c. Membuat lembar kerja teknisi dan memberikannya kepada

ka f&a untuk diperiksa, selanjutnya customer service akan

melakukan penginputan.

11. Tugas dan tanggung jawab customer service, antara lain :

a. Bertugas menerima pesanan baik barang maupun service

dan menerima keluhan dari pelanggan

b. Bertanggung jawab terhadap pesanan pelanggan yang

diterimanya
 c. Membuat penawaran kontrak service, sparepart dan

menindaklanjuti pelanggan yang kontrak service atau masa

garansinya telah habis.

d. Menginput Lembar Kerja Teknisi (LKT), kontrak service dan

kartu garansi

e. Bertugas menyajikan laporan bulanan hasil penjualan jasa

service dan sparepart

3.3 Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia yang ada pada PT Setiawan Sedjati

adalah sebagai berikut :

Tabel 3.1

SDM Berdasarkan Jenis Kelamin

Jenis Kelamin Jumlah

Laki-Laki 12

Perempuan 1
 Tabel 3.2

SDM Berdasarkan Pendidikan

Pendidikan Jumlah

S1 3

D 111 5

SMU 5

3.4. Sarana dan Prasarana

Sarana dan prasarana yang dimiliki oleh perusahaan PT

Setiawan Sedjati antara lain sebagai berikut :

1. Mobil pengantar barang (1 unit)

2. Komputer (5 unit)

3. AC (2 unit)

4. Telepon (3 unit)

5. Mesin Fax (1 unit)

6. Meja (11 unit)

7. Kursi (20 unit)

8. Kursi tunggu (1 unit)

9. Lemari (8 unit)

10. Printer (4 unit)

 11. Brangkas (1 unit)

12. Dispenser (1 unit)

3.5. Uraian Singkat Kegiatan Magang

Kantor Depo Bogor merupakan salah satu cabang PT

Setiawan Sedjati yang berlokasi di Komplek Nirwana Estate Blok

G5 Cikaret Cibinong Kab Bogor. PT Setiawan Sedjati Depo Bogor

dibuka pada tahun 2005 yang awal pembukaannya adalah

merupakan sebuah station yang kegiatannya hanya melakukan

penjualan saja, namun dengan bertambahnya penjualan setiap

tahunnya, saat ini telah berubah menjadi Depo dimana selain

kegiatannya menjual produk, kantor depo juga melakukan kegiatan

manajemen secara mandiri setara dengan cabang. Kegiatan pada

PT Setiawan Sedjati Depo Bogor khususnya pada divisi customer

service dan administrasi keuangan adalah menerima pesanan

pembelian barang dan keluhan dari pelanggan, melakukan

transaksi penjualan, transaksi pembayaran, administrasi surat

menyurat, administrasi gudang, dan pengiriman barang pesanan.

3.5.1. Produk – Produk Yang Dipasarkan PT Setiawan Sedjati

Adapun produk / jenis barang yang dipasarkan oleh

PT Setiawan Sedjati diantaranya :

a. Offset Weihai Hamada

Produk rupiah : WH 47II

Produk USD : WH47-NPD, WH52 L-M, WH66, WH252A,

WH452A, WH452 A-I, WH466

b. Riso B/W

Produk Mesin : MZ1070A, MZ870A, RZ1070A, EZ571A,

EZ371A, EZ331A, EZ231A, CZ180, KZ30, Collator

TC5100.

Accessories : Drum, Auto Document Feeder, TC, Printer

Controller, Network Card & Memory, Special Paper

Feed, Key Card Count & Job Sep, Paper Feed Tray,

Ink/Master Holder, Paper Receiving Stack Tray

c. Riso Color

Produk Mesin : ComColor 9050, 7050, 7010

Accessories : ComColor Control PCB, RIPS (printer

controler), Scanner, Finisher, Software,

d. Gestetner B/W : MP2001L, MP2001SP, MP2501L,

MP2501SP, MP2000L2, MP4002, MP4002 SP, MP6002.

Accessories : Expansion Board, Document Feeder

Paper Bank & 1 Bin Tray, Printer Controler & Scanner,

Memory Storage & HDD, Postscript, Finisher,

Connection, Fax Option, Handle.

e. Produk Color MFP : MP C2030, MP C2051, MP C3002,

MP C3003SP, MP C4502, MP C4502A, MP C4503 SP.

Accessories : Document Feeder, Paper Bank & 1 Bin

Tray, Printer Enhance (PCL), Connection, Finisher &

Bridge, Postscript, Fax Option, Memory Storage & HDD,

Handle.

d. Ricoh Printer : SP C220S

Accessories : Paper Feed, Memory & HDD, Connection,

Security / Confidential

e. Ricoh Pro : Ricoh Pro B/W Pro 907EX Basic,1107EX

Basic, Pro 1357EX. Ricoh Pro C901 GA + ARIES

(Color), Pro C901 GA + Basic, Pro C901S GA + Basic.

 Ricoh Pro C751 TAURUS (Color), Pro C651EX Basic,

Pro C751EX Basic, Pro C751 Basic, Pro C651EX Basic,

Pro C751EX Basic.

Accessories : Document Feeder, Printer & Scan,

Security, Maintenance, Finisher, Connection & Terminal.

f. Ricoh High-End : Venus C3 MP C6501SP, Venus C3 MP

C7501SP

Accessories : Document Feeder, Print & Scan, Fax,

Finisher.

g. Ricoh Wide Format MFP : MP CW2200SP, MP CW2200

B UNIT

Accessories : Hardware & Connection Option

Adapun produk aplikasi solusi yang dipasarkan

diantaranya :

a. Sistem manajemen aliran kerja dokumen

b. Proses digital data formulir

c. Sistem informasi manajemen-database

d. Manajemen rekam medis elektronik

 e. Sistem kontrol & otomatisasi aliran cetak

3.5.2. Sumber Daya Manusia pada PT Setiawan Sedjati Depo

Bogor

Sebuah perusahaan selalu dituntut untuk

memberikan pelayanan terbaik kepada konsumen dan

memberikan kinerja yang optimal sehingga konsumen

merasa terlayani dengan baik dan mendapat sebuah

kepuasan. Karena jika konsumen merasa tidak puas maka

konsumen dapat melakukan keluhan yang dapat merusak

citra perusahaan. Hal ini menunjukan bahwa sumber daya

manusia sangat berpengaruh terhadap kesuksesan

perusahaan dalam mencapai tujuan. Sumber daya manusia

mempunyai fungsi melaksanakan seluruh aktifitas

perusahaan secara maksimal agar mendapatkan

keuntungan dan pencapaian tujuan yang diharapkan oleh

perusahaan. Namun jika sumber daya manusia pada suatu

perusahaan terbatas maka dapat menyebabkan ketidak

seimbangan kinerja serta hasil yang tidak optimal.

Pada PT Setiawan Sedjati khusunya Depo Bogor,

berdasarkan struktur organisasi terlihat bahwa hanya

tersedia 1 (satu) orang staff f&a yang bekerja untuk

 melakukan aktivitas penjualan dan juga merangkap sebagai

customer service. Sementara secara sistem dan prosedur

kegiatan aktivitasnya memerlukan sedikitnya 2 (dua) atau 3

(tiga) orang karyawan agar pekerjaan atau kegiatan

penjualan dapat berjalan dengan baik, terarah dan teratur.

3.6. Perbandingan Antara Teori dan Praktek

Setelah melakukan penelitian pada PT Setiawan Sedjati,

penulis dapat mengetahui perbandingan antara teori dan praktek

yang penulis teliti yakni mengenai sistem dan prosedur penjualan

kredit. Penulis menilai bahwa pelaksanaan dari sistem dan

prosedur penjualan kredit pada PT Setiawan Sedjati sudah sesuai

dengan teori yang dipelajari selama perkuliahan dan tidak jauh

berbeda dengan mekanisme penjualan kredit yang berlaku.

3.6.1. Sistem dan Prosedur Penjualan Kredit Pada PT Setiawan

Sedjati

Sistem dan prosedur penjualan kredit adalah

merupakan rangkaian kegiatan yang harus dilalui sebelum

transaksi dilakukan. Tujuannya adalah untuk memudahkan

PT Setiawan Sedjati dalam melakukan kegiatan penjualan.

 Sistem dan prosedur penjualan kredit secara umum

hampir sama antara setiap perusahaan perdagangan yang

melakukan penjualannya secara kredit, perbedaannya

mungkin hanya terletak pada syarat penjualannya saja.

Adapun sistem dan prosedur penjualan kredit pada

PT Setiawan Sedjati adalah sebagai berikut :

 Gambar 3.2

SISTEM DAN PROSEDUR PENJUALAN KREDIT PADA

PT SETIAWAN SEDJATI
Pelanggan

Sales Representatif Sales Supervisor

(PO) 4
3 2 1

Manager Depo
(PO) 4
3 1

(PO) 2
Staff F&A

General Manager (PO) 3

Tidak
(SPB) 4 3 2 1
(SPB) 2 Ka. F&A
1
(PO) 3

(SPB) 4 3 2 1
Logistik
Tidak Ya Ya (PO) 3

(SPB
)4 3 2 1
(SPB) 4 Driver /
Pengiriman
(PO) 3

(SPB
)4 3 2 1

Pelanggan
(SPB) 4
2 1
Kasir (PO) 3

(SPB) 3
1. Tahap Pemesanan / Penjualan

Pada tahap pemesanan / penjualan, pelanggan akan

mendapat penjelasan mengenai pilihan keunggulan

produk, harga, jenis pembayaran, dan masa angsuran

oleh sales representatif. Kemudian sales representatif

akan mengisi SURAT PESANAN / PURCHASING

ORDER (PO) (dapat dilihat pada lampiran 1) dimana di

dalamnya berisi keterangan data sebagai berikut :

1. Tanggal dibuatnya surat pesanan

2. Nama & alamat pemesan

3. No. Telpon

4. NPWP

5. Segment pasar

6. Area Sales Representatif (SR)

7. Rencana penyerahan barang

8. Alamat barang akan dikirim

9. Banyaknya barang

10. Ketengan jenis barang

11. Model

12. Harga

13. Jumlah harga

14. Syarat pembayaran

 15. Jumlah uang muka

16. Keterangan pelunasan / angsuran

17. Tandatangan persetujuan pelanggan

18. Tandatangan sales representatif

Kemudian setelah selesai melakukan pengisian data,

pelanggan dan sales representatif menandatangani surat

pesanan tersebut. Untuk proses selanjutnya sales

representatif meminta persetujuan supervisor dengan

menyerahkan SURAT PESANAN untuk diajukan kepada

Manager Depo.

2. Tahap Pengajuan Surat Pesanan kepada Manager

Depo

Manager depo akan memeriksa dan mengecek

kembali apakah data telah diisi dengan benar terutama

pada jenis barang, harga dan masa angsuran dan akan

menandatangani SURAT PESANAN yang selanjutnya

akan dikirimkan ke kantor pusat melalui fax kepada

general manager untuk mendapatkan persetujuan kredit.

3. Tahap Persetujuan Kredit General Manager

General manager selaku pembuat keputusan dalam

persetujuan kredit akan menandatangani SURAT

PESANAN jika disetujui, dan akan mengirimkan kembali

melalui fax yang selanjutnya akan diproses di kantor

depo/cabang pada tahap pengiriman barang. Namun jika

tidak disetujui general manager akan memberikan

penjelasan pada balasan melalui fax.

4. Tahap Pembuatan Dokumen

Pada tahap ini melalui SURAT PESANAN yang telah

disetujui oleh general manager diberikan kepada bagian

staf f&a untuk dilakukannya proses pembuatan

dokumen, diantaranya :

a. SURAT PENYERAHAN BARANG (dapat dilihat pada

lampiran 2), surat ini terdiri dari 4 lembar dan harus

ditandatangani dan dibubuhi cap pada saat

penerimaan barang, diantaranya:

a. Lembar berwarna putih (asli) : diberikan apabila

pelanggan telah melunasi angsuran, selama

 masa kredit lembar ini akan disimpan oleh bagian

keuangan.

b. Lembar berwarna kuning : sebagai lampiran bukti

penyerahan yang akan dijadikan arsip oleh kantor

pusat

c. Lembar berwarna biru : lembar ini diberikan

kepada pelanggan pada saat penyerahan barang,

sebagai bukti penerimaan.

d. Lembar berwarna merah : lembar ini diberikan

kepada bagian logistik, sebagai bukti bahwa

barang telah dikirim.

b. SURAT PERJANJIAN SEWA BELI (dapat dilihat

pada lampiran 3), surat ini dibuat atas dasar

perjanjian pembayaran pada surat pesanan yang

sudah ditandatangani oleh pelanggan. Pada surat ini

terdapat nama dan alamat pembeli, jenis dan harga

barang, tanggal angsuran harus dipenuhi, serta pasal

– pasal yang harus dipenuhi sesuai ketentuan. Surat

perjanjian sewa beli ini di tandatangani oleh ke dua

belah pihak baik PT Setiawan Sedjati ataupun

pelanggan di atas materai. Dasar hukum perjanjian

ini seperti terdapat dalam pasal 1338 KUH perdata

yang menyebutkan bahwa ”semua perjanjian yang

 dibuat secara sah, berlaku sebagai undang – undang

bagi mereka yang membuatnya”. Hal ini berarti

bahwa perjanjian yang dimaksud dalam pasal ini

adalah suatu perjanjian yang dibuat secara sah

artinya tidak bertentangan dengan undang – undang

dan mengikat kedua belah pihak.

c. KARTU GARANSI (dapat dilihat pada lampiran 4),

pada kartu garansi terdapat keterangan surat jaminan

perawatan suku cadang oleh teknisi PT Setiawan

Sedjati selama 1 (satu) tahun terhitung sejak tanggal

pembelian atau 6 (enam) kali kunjungan atau

1.000.000 (satu juta) lembar copy. Jaminan ini tidak

termasuk bahan pakai seperti tinta, master dan

kertas. Jaminan tidak berlaku apabila pelanggan

menggunakan bahan pakai merk lain. Pelaksanaan

service / penggantian suku cadang dapat dihentikan,

jika pembeli menunggak pembayaran bahan pakai

atau angsuran mesin.

d. KWITANSI (dapat dilihat pada lampiran 5), lembar

kwitansi terdiri dari 2 (dua) lembar yaitu 1 lembar asli

dan 1 lembar copy dan kwitansi ini ditandatangani

 oleh manager depo diatas materai, lembar kwitansi

asli akan diberikan kepada pelanggan setiap kali

pelanggan melakukan pembayaran baik tunai,

transfer, ataupun cek/bilyetgiro. Sedangkan lembar

copy dikembalikan ke kantor dan diparaf oleh

langganan sebagai bukti tanda terima kwitansi

pembayaran.

e. FAKTUR PENAGIHAN (dapat dilihat pada lampiran

6), faktur penagihan adalah faktur yang didalamnya

terdapat informasi mengenai nominal harga yang

harus dipenuhi oleh pelanggan dan ditandatangani

oleh manager depo. Faktur ini terdiri dari 4 lembar,

yaitu :

a. Lembar berwarna putih (asli) : lembar ini akan

diberikan apabila pelanggan telah melunasi

seluruh nilai angsuran.

b. Lembar berwarna kuning : sebagai lampiran bukti

yang akan di arsipkan oleh kantor pusat

c. Lembar berwarna biru : lembar ini dipegang oleh

bagian kasir, apabila angsuran telah dilunasi

maka lembar ini dikirimkan ke kantor pusat

sebagai lampiran daftar hasil tagihan.

 d. Lembar berwarna merah : lembar ini dipegang

oleh bagian logistik sebagai bukti keluaran barang

f. FAKTUR PAJAK (dapat dilihat pada lampiran 7),

faktur pajak adalah bukti pungutan pajak yang dibuat

oleh pengusaha kena pajak yang melakukan

penyerahan barang kena pajak atau jasa kena pajak

yang ditandatangani oleh manager depo. Fungsi

faktur pajak yaitu :

1. Sebagai bukti bagi pengusaha kena pajak yang

menyerahkan barang kena pajak dan jasa kena

pajak

2. Sebagai bukti pembayaran PPN yang dilakukan

oleh pembeli barang kena pajak atau jasa kena

pajak kepada pengusaha kena pajak

3. Sebagai sarana mengkreditkan pajak masukan

bagi pengusaha kena pajak yang membeli barang

kena pajak

4. Bukti pungutan pajak (PPN/PPn BM) karena

import BKP yang digunakan oleh Direktorat

Jendral Bea dan Cukai.

Faktur pajak terdiri dari 3 lembar, yaitu :

 a. Lembar berwarna putih : lembar ini akan

diberikan kepada pelanggan apabila pelanggan

telah melunasi seluruh angsuran.

b. Lembar berwarna merah : untuk perusahaan

kena pajak yang menerbitkan faktur pajak bukti

pajak keluaran

c. Lembar berwarna kuning : sebagai arsip untuk

kantor pusat

5. Tahap Persetujuan Pengeluaran Barang

Untuk dapat melakukan pengiriman barang, staff f&a

meminta persetujuan kepada kepala f&a dengan

menandatangani SURAT PENYERAHAN BARANG

untuk mengeluarkan barang dari stok gudang yang

selanjutnya akan dikirim ke langganan. Sebelumnya ka

f&a akan melakukan pengecekan terhadap SURAT

PESANAN, apakah alamatnya jelas, dan mengecek

jenis barang, jumlah barang dan harga.

6. Tahap Pengiriman Barang

SURAT PENYERAHAN BARANG yang telah

ditandatangani oleh ka f&a diserahkan ke bagian logistik

 untuk di siapkan barang yang akan dikirim ke

langganan. Bagian logistik akan mengecek terlebih

dahulu kebenaran kode barang dan jumlah barang.

Kemudian barang sesuai permintaan diserahkan ke

bagian pengiriman untuk dilakukan pengiriman ke

alamat pelanggan sesuai dengan alamat yang tertera

pada surat penyerahan barang.

7. Tahap Penyerahan Barang

Pada saat melakukan penyerahan barang di alamat

yang dituju, bagian pengiriman akan meminta pelanggan

untuk menandatangi SURAT PENYERAHAN BARANG

sebagai bukti bahwa barang telah diterima, SURAT

PERJANJIAN SEWA BELI atas perjanjian kredit, dan

pelanggan melakukan pembayaran uang muka sesuai

KWITANSI dan perjanjian kredit.

8. Tahap Pembayaran

Bagian pengiriman akan memberikan SURAT

PENYERAHAN BARANG, SURAT PERJANJIAN SEWA

BELI, yang telah ditandatangani beserta dengan

memberikan setoran uang muka ke bagian kasir.

Contoh studi kasus pada PT Setiawan Sedjati tahun 2013 :

Yayasan Budi Utomo merupakan pelanggan setia pada PT

Setiawan Sedjati, sebelumnya Yayasan Budi Utomo telah memiliki

mesin sebanyak 2 unit, dan pada bulan januari 2013 pengadaan

dilakukan pada SMK Budi Utomo sebanyak 1 (satu) unit dengan

sistem penjualan kredit. Sebelumnya sales representatif terlebih

dahulu melakukan prospek penjualan melalui Ibu Renata selaku

kepala sekolah SMK Budi Utomo. Kemudian Ibu Renata pun

melakukan tahap yang pertama yaitu:

1. Tahap Pemesanan / Penjualan, dimana Ibu Renata akan

melakukan pemilihan produk mesin apa yang dibutuhkan oleh

SMK Budi Utomo. Setelah melakukan pemilihan produk,

kemudian Ibu Renata melakukan negosiasi harga serta

permintaan lama masa angsuran dengan sales representatif.

Kemudian setelah disepakatinya jenis barang, harga dan masa

angsuran yaitu :

a. Jenis Barang : Mesin Riso CZ 180

b. Jumlah Barang : 1 (satu) Unit

c. Harga Barang : Rp. 31.000.000.-

d. Masa Angsuran : 3 (tiga) bulan, dengan rincian :

  Uang Muka : Rp. 12.400.000.-

 Angsuran Ke 1 : Rp. 6.200.000.-

 Angsuran Ke 2 : Rp. 6.200.000.-

 Angsuran Ke 3 : Rp. 6.200.000.-

e. Alamat Pengiriman : SMK Budi Utomo, Jl. Agung Ujung

Depok Timur

Kemudian Sales representatif membuatkan SURAT PESANAN

(dapat dilihat pada lampiran 8), dan ditandatangani oleh

pelanggan dan sales representatif. Kemudian diserahkan

kepada supervisor dan ditandangani untuk diajukan kepada

manager depo/cabang.

2. Tahap Pengajuan Surat Pesanan kepada manager Depo

Manager depo akan memeriksa dan mengecek data yang

diisi apakah sudah benar, dan akan menandatangani SURAT

PESANAN (dapat dilihat pada lampiran 8) untuk selanjutnya di

kirimkan ke general manager melalui fax untuk mendapat

persetujuan penjualan.
3. Tahap Persetujuan Kredit General Manager

Pada tahap ini general manager akan melakukan

pertimbangan dan penghitungan harga dan masa kredit,

selanjutnya akan menandatangani SURAT PESANAN (dapat

dilihat pada lampiran 9) sebagai tanda persetujuan kredit dan

akan mengirimkan kembali kepada depo/cabang melalui fax.

4. Tahap Pembuatan Dokumen

SURAT PESANAN yang telah disetujui oleh general

manager, kemudian diserahkan kepada staff f&a untuk

dilakukannya proses pembuatan dokumen, diantaranya :

1. SURAT PENYERAHAN BARANG (dapat dilihat pada

lampiran 10), atas nama SMK Budi Utomo dengan alamt Jl.

Agung Ujung Depok Timur, dengan rincian barang yaitu :

 1 (satu) Unit Mesin Digital Duplicator CZ 180

 1 (satu) Unit Cabinet

 1 (satu) Botol Tinta Hitam CZ

 1 (satu) Roll Master CZ (B4)

2. SURAT PERJANJIAN SEWA BELI (dapat dilihat pada

lampiran 11), ditandatangani oleh manager depo Bpk. Roza

Indra dan Ibu Renata sebagai kepala sekolah

 3. KARTU GARANSI (dapat dilihat pada lampiran 12),

ditandatangani oleh Bpk. Roza Indra dan Ibu Renata

4. KWITANSI (dapat dilihat pada lamiran 13), ditandatangani

oleh Bpk. Roza Indra diatas materai 6.000 (enam ribu)

5. FAKTUR PENAGIHAN (dapat dilihat pada lampiran 14),

ditandatangani oelh Bpk. Roza Indra

6. FAKTUR PAJAK (dapat dilihat pada lampiran 15),

ditandatangani oleh Bpk. Roza Indra

5. Tahap Persetujuan Pengeluaran barang

Pada tahap persetujuan pengeluaran barang dari logistik,

SURAT PENYERAHAN BARANG harus ditandatangani

terlebih dahulu oleh ka. f&a (dapat dilihat pada lampiran 10)

sebagai persetujuan pengeluaran barang, selanjutnya surat

akan diberikan ke bagian logistik.

6. Tahap Pengiriman barang

Bagian logistik akan mengeluarkan barang berdasarkan

SURAT PENYERAHAN BARANG yang telah disetujui oleh ka

 f&a, dan akan meneliti terlebih dahulu apakah kode barang

sesuai dengan nama barang beserta jumlahnya, yaitu :

 Kode M6-0046 untuk mesin digital duplicator CZ 180

 Kode AR-C007 untuk cabinet

 Kode S6-I101 untuk Tinta Hitam CZ

 Kode S6-M019 untuk Master CZ (B4)

Kemudian logistik akan menyerahkannya ke bagian pengiriman

untuk diserahkan ke alamat yang tertera pada surat.

7. Tahap Penyerahan Barang

Pada tahap penyerahan barang pelanggan diminta untuk

menandatangani SURAT PENYERAHAN BARANG (dapat

dilihat pada lampiran 10), SURAT PERJANJIAN SEWA BELI

(dapat dilihat pada lampiran 11), KARTU GARANSI (dapat

dilihat pada lampiran 12) dan memberikan uang muka sesuai

KWITANSI sebesar Rp. 12.400.000.- (dapat dilihat pada

lampiran 13).
8. Tahap Pembayaran

Setelah melakukan penyerahan barang, bagian pengiriman

memberikan seluruh surat yang telah ditandatangani pelanggan

beserta uang muka kepada bagian kasir.

3.6.2 Kendala Dalam Sistem dan Prosedur Penjualan Kredit

Pada PT Setiawan Sedjati

Setiap perusahaan tentu ingin kegiatan operasional

perusahaannya berjalan dengan lancar tanpa ada kendala,

namun hal itu sangat sulit mengingat adanya kemungkinan

kendala yang timbul dari berbagai faktor. Baik dari individu

maupun sistem perusahaan itu sendiri.

Kendala dalam sistem dan prosedur penjualan kredit

pada PT Setiawan Sedjati khususnya Depo Bogor

diantaranya adalah :

1. Kurangnya Sumber Daya manusia

Kekurangan sumber daya manusia sangat

berpengaruh pada pelaksanaan sistem dan prosedur

dan hal ini menyebabkan kurang efisiennya kegiatan

 penjualan dikarenakan tidak adanya pemisahan fungsi

sehingga standar operasi prosedur perusahaan tidak

berjalan dengan semestinya. Hal ini tentu

mengakibatkan kegiatan perusahaan belum berjalan

dengan baik. Kekurangan sumberdaya manusia ini juga

dapat berdampak pada tingginya tingkat kemungkinan

terjadinya penyimpangan.

2. Kurangnya Pengaturan Kegiatan Operasional

Sistem penjualan pada PT Setiawan Sedjati Depo

Bogor adalah sistem antar meskipun ada beberapa

pelanggan yang datang secara langsung untuk

melakukan pembelian bahan habis pakai, proses

pengiriman adalah dimana pelanggan melakukan

pemesanan melalui telepon atau surat pesanan yang

dikirim melalui fax terlebih dahulu yang kemudian

pesanan akan dikirimkan ke alamat pelanggan oleh

bagian pengiriman.

Sehubungan dengan hal tersebut banyaknya

pesanan pembelian yang di antar ke alamat pelanggan

khususnya pembelian bahan habis pakai dan tidak

semua dapat diantar secara bersamaan pada waktu

yang diminta pelanggan hal ini menjadi keluhan

pelanggan disebabkan adanya kekurangan sumber saya

manusia dan kurangnya pengendalian intern pada PT

Setiawan Sedjati Depo Bogor, meskipun pengantaran

dibantu oleh bagian sales dan teknisi, namun dirasa

kurang efektif karena sales dan teknisi memiliki

kewajibannya sendiri.
 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan pada bab sebelumnya mengenai

sistem dan prosedur penjualan kredit pada PT Setiawan Sedjati

dapat disimpulkan bahwa :

PT Setiawan Sedjati adalah perusahaan distributor yang sudah

cukup lama menjalankan usahanya dalam memasarkan peralatan

kantor dan percetakan khususnya mesin penggandaan dokumen.

Dan didalam pelaksanaan kegiatan penjualannya PT Setiawan

Sedjati telah cukup baik dalam mengelola sistem dan prosedur

khususnya pada penjualan kredit.

1. Sistem dan prosedur penjualan kredit pada PT Setiawan

Sedjati terdiri dari beberapa tahapan yaitu tahap

pemesanan/penjualan, tahap pengajuan surat pesanan

kepada manager depo, tahap persetujuan kredit general

manager, tahap pembuatan dokumen, tahap persetujuan

pengeluaran barang, tahap pengiriman barang, tahap

penyerahan barang, dan tahap pembayaran.

 2. Sistem dan prosedur penjualan kredit pada PT Setiawan

Sedjati tidak jauh berbeda dengan ketentuan sistem dan

prosedur penjualan kredit pada umumnya. Karena

didalamnya terdapat bukti transaksi/formulir penjualan kredit

diantaranya yaitu surat pesanan penjualan, surat perintah

pengiriman barang, dan faktur penjualan. Dan juga adanya

bagian-bagian yang terkait yaitu adanya bagian pemesanan,

bagian kredit, bagian gudang, bagian pengiriman, dan

bagian billing (pembuat faktur dan penagihan). Namun

dalam pelaksanaan kegiatannya masih kurang memerlukan

sumber daya manusia karena kurangnya pengendalian

intern dan tidak adanya pemisahan fungsi pada bagian

pemesanan, gudang, dan billing.

4.2 Saran

Berdasarkan kesimpulan di atas, maka penulis memberikan

saran yaitu :

1. PT Setiawan Sedjati khususnya Depo Bogor, perlu

menambah sumber daya manusia agar adanya pemisahaan

fungsi sehingga pelaksanaan kegiatan penjualan dapat

berjalan lebih teratur dan standar prosedur operasi yang di

tentukan oleh manajemen pusat dapat dijalankan, dengan

adanya penambahan sumber daya manusia tentu akan

 meningkatkan kualitas pelayanan terhadap pelanggan serta

dapat mencegah terjadinya penyimpangan dalam

pelaksanaan kegiatan perusahaan. Serta akan

meningkatkan kinerja PT Setiawan Sedjati depo Bogor yang

akan meningkatkan status menjadi kantor cabang.

2. PT Setiawan Sedjati harus lebih meningkatkan pelayanan

pengiriman pesanan pelanggan dengan lebih tepat waktu

dengan dilakukannya pengendalian kegiatan operasional

karna hal ini sangat berpengaruh terhadap kepuasan

pelanggan dalam kebutuhannya terhadap produk yang

dipasarkan oleh PT Setiawan Sedjati.

 DAFTAR PUSTAKA

Teguh Pudjo Muljono, 2001. Manajemen Perkreditan Bagi Bank Komersil

Edisi Keempat. Penerbit BPFE, Yogyakarta.

http://sistemakuntansiumby15.blogspot.com/2016/06/sistem-penjualan-
kredit.html

http://google.com
View publication stats