BAB III

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

3.1.1. Sejarah Perusahaan

PT. Rukun Mitra Sejati merupakan perusahaan distributor yang menjual

berbagai macam barang, dari obat-obatan, alat tulis, kecantikan serta masih banyak

lagi didirikan oleh Bapak Ahmad faisal nasution pada tahun 2018 , yang beralamat di

Jl. Selabintana no 170. Kab. Sukabumi. Yang kemudian diresmikan pada 29 Maret

2022.

Berawal dari sebuah toko kelontong biasa hingga kini menjadi distributor

yang menyediakan berbagai macam barang keperluan dan untuk sekarang cukup

terkenal dikota sukabumi dan sudah mempunyai customer yang cukup banyak dari

area kota sukabumi, cicurug, cianjur, ciranjang, cibadak ,surade dan daerah kab

sukabumi lainnya.

3.1.2. Struktur Organisasi Dan Fungsi

Sumber : (Nasution,2022)
Gambar III.l. Struktur Organisasi PT. Rukun Mitra Sejati

11
 12

Fungsi dari tiap-tiap bagian adalah:

1. Direktur

Sebagai pemimpin sekaligus pemilik dari perusahaan yang menerima laporan

dari setiap kegiatan yang terjadi di PT. Rukun Mitra Sejati.

2. Finance

Bertugas untuk menerima laporan dan membuat laporan keuangan dari kasir

dan melakukan pembayaran ke Supllier dari setiap pembelian.

3. Kasir

Bertugas untuk menerima pembayaran dari nota penjualan berupa (uang,giro

dan bukti transfer)

4. Administrasi - Pembelian

Bertugas untuk menerima laporan dari gudang mengenai barang yang sudah

masuk stok limit , melakukan pembelian ke supplier dengan membuat PO.

5. Administrasi – Piutang

Bertugas untuk mengiinput pelunasan hutang (LPH) supplier yang diberikan

oleh Finance (by sistem) dan mengiinput pendapatan piutang (LPP) yang

sudah direkap oleh sales (by sistem). Membuat rekapan dari LPH dan LPP.

6. Administrasi – Fakturis

Bertugas untuk membuatkan nota penjualan (NP) dari PO yang sudah

diberikan oleh salesman (by sistem) dan mengiinput pembelian barang (NB)

yang diberikan oleh bagian gudang (by sistem), membuat laporan penjualan

dan laporan pembelian.

 13

7. Sales

Menawarkan barang kepada customer, menyampaikan PO yang diterima

customer agar sampai ke fakturis,membuat rekapan pendapatan piutang yang

data yang berupa uang tunai ataupun giro yang diberikan oleh pengiriman.

8. Gudang

Bertugas untuk mengumpulkan barang dari gudang, mencek setiap barang

yang keluar dari gudang sesuai dengan nota penjualan yang diberikan oleh

fakturis, menuliskan nama customer di setiap kolian atau karton yang keluar

(sesuai dengan NP), serta membuat laporan stok limit gudang, bukti

penerimaan barang dari supplier yang akan diberikan ke bagian administrasi.

9. Pengiriman

Bertugas memastikan barang yang sudah di packing oleh gudang sampai ke

customer dan sesuai dengan surat jalan yang ada. Serta menerima bukti

pembayaran dari customer yang nantinya akan diberikan kepada sales.

1.2. Proses Bisnis Sistem

Sistem pemesanan berjalan pada PT. Rukun Mitra Sejati, dimulai dari sales

menawarkan barang kepada toko-toko, toko melakukan pembelian terhadap barang

yang dibutuhkan, kemudian sales memberikan barang yang dibutuhkan toko dan

memberikan kuitansi pembayarannya, setiap hari sales merekap data penjualan

barang, dan menyerahkan copy kuitansi dan uang kepada bagian administrasi, setiap

akhir bulan bagian administrasi merekap penjualan dan dilaporkan kepada Direktur.
 14

Gambar III.2. Activity diagram prosedur Berjalan Penjualan Barang

1.3. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Dalam spesifikasi sistem berjalan ini berisi tentang spesifikasi bentuk dokumen

keluaran pada PT. Rukun Mitra Sejati.

3.3.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Bentuk dokumen masukan adalah suatu media yang digunakan untuk

meletakkan tanda bukti penjualan.

1. Nama dokumen : Data Barang

Fungsi : Untuk mengetahui data barang

Sumber : Administrasi

Tujuan : Direktur
 15

Media : Kertas 1 (satu) Rangkap

Frekuensi : Setiap diperlukan

Bentuk : Lihat Lampiran A-1

2. Nama dokumen : Catatan Pengeluaran Barang

Fungsi : Sebagai data bukti pengeluaran barang

Sumber : Administrasi

Tujuan : Direktur

Media : Kertas 1 (satu) Rangkap

Frekuensi : Setiap diperlukan

Bentuk : Lihat Lampiran A-2

3.3.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Bentuk dokumen keluaran adalah suatu media yang digunakan untuk

meletakkan tanda bukti penjualan.

1. Nama dokumen : Kuitansi Penjualan

Fungsi : Sebagai bukti Penjualan

Sumber : Administrasi

Tujuan : Arsip dan Pelanggan

Media : Kertas 2 (Dua) Rangkap

Frekuensi : Setiap ada transaksi penjualan

Bentuk : Lihat Lampiran B-1

2. Nama dokumen : Laporan Bulanan

Fungsi : Sebagai bukti laporan bulanan

Sumber : Administrasi

Tujuan : Pemilik
 16

Media : Kertas 1 (Satu) Rangkap

Frekuensi : Setiap akhir bulan

Bentuk : Lihat Lampiran B-2