LAPORAN HASIL AUDIT MANAJEMEN

“Sistem Pembelian Kredit”

PT. RAMA SHINTA

Oleh:

Valencia Hana – 11220008

Yosua Ngurah Sugianto – 11221025

ACCOUNTINGPRENEURSHIP

AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS WIDYA KARTIKA SURABAYA

2023
Jakarta, 18 Maret 2023

No : 01/KAP/IV/2023

Lampiran :-

Perihal : Laporan Hasil Audit Manajemen

Kepada

Yth, Direktur PT. RAMA SHINTA

Di Jakarta

Kami telah melakukan audit atas Sistem Pembelian Kredit yang dilakukan PT.
RAMA SHINTA pada periode tahun 2022. Audit kami tidak dimaksudkan untuk memberikan
pendapat atas kewajaran laporan keuangan perusahaan dan oleh karenanya kami tidak
memberikan pendapat atas laporan keuangan tersebut. Audit kami hanya mencakup sistem
pembelian kredit yang dilakukan oleh PT. RAMA SHINTA. Audit tersebut dimaksudkan
untuk menilai efisiensi (daya guna), dan efektivitas (hasil guna) pada sistem pembelian kredit
yang dilakukan dan memberikan saran perbaikan atas kelemahan sistem tersebut di dalam
meningkatkan efisiensi dan efektifitas dan meminimalisir risiko yang menyebabkan
terjadinya kegagalan sistem tersebut, sehingga diharapkan di masa yang akan datang
perusahaan dapat dicapai perbaikan atas kekurangan tersebut dan perusahaan dapat
beroperasi dengan lebih efisien, dan lebih efektif dalam mencapai tujuannya.

Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi :

Bab I : Informasi Latar Belakang

Bab II : Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit

Bab III : Rekomendasi

Bab IV : Ruang Lingkup Audit

 Dalam melaksanakan audit kami telah memperoleh banyak bantuan, dukungan, dan
kerjasama dari berbagai pihak baik jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan
pelaksanaan audit ini. Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas kerja sama yang telah
terjalin dengan baik ini.

Kantor Akuntan Publik

Konsultan & Rekan

Valencia Hana
11220008

Yosua Ngurah Sugianto

11221025
 BAB I

INFORMASI LATAR BELAKANG

PT. RAMA SHINTA berlokasi di Jl. Jendral Sudirman, Jakarta, didirikan tanggal 01
Januari 2013 oleh :

Tn. Seorang Pengusaha Muda

PT. RAMA SHINTA bergerak dibidang distributor sparepart kendaraan dengan

kualitas bagus dan harga terjangkau. Dalam kegiatan usahanya, perusahaan ini menggunakan
sistem pembelian kredit.

Kegiatan-kegiatan yang terjadi dalam proses jual beli pada PT. RAMA SHINTA

adalah:

a. Bagian Gudang
Bagian gudang mengecek persediaan barang, lalu mencatat barang yang habis.
Setelah itu Meng-input barang yang dipesan kemudian memesan barang ke bagian
pembelian. Selanjutnya Bagian Gudang membuat surat permintaan pembelian 3
lembar. Surat permintaan pembelian 1 diberikan ke Bagian Pembelian, surat
permintaan pembelian 2 diarsip tetap, surat permintaan pembelian 3 diserahkan ke
security.
Menerima Surat Order Pembelian lembar ke-4 dari Bagian Pembelian, Surat
Permintaan Pembelian lembar ke-3 dari security dan Laporan Penerimaan
Baranglembar ke-4 dari Bagian Penerimaan Barang bersama barang. Kemudian
memeriksa Surat Order Pembelian lembar ke-4, Surat Permintaan Pembelian
lembar ke-3, dan Laporan Penerimaan Barang lembar ke-4 melalui security.
Kemudian security memasukkan barang ke dalam gudang. Selanjutnya mencatat
Laporan Penerimaan Barang lembar ke-4 dalam kartu gudang, kemudian Surat
Permintaan Pembelian lembar ke-3 diserahkan kembali ke security, Surat Order
Pembelian lembar ke-4 di arsip tetap, dan mengarsipkan secara tetap Laporan
Penerimaan Barang lembar ke-4 berdasarkan tanggal dibuatnya.
b. Bagian Pembelian
Menerima Surat Permintaan Pembelian lembar ke-1 dari Bagian Gudang.
Selanjutnya mengecek apakah barang yang diminta Bagian Gudang sudah selesai
pembayarannya pada transaksi sebelumnya. Jika belum lunas proses pembelian
dihentikan tapi jika sudah lunas proses pembelian akan diteruskan ke proses
berikutnya. Kemudian menginput barang yang dipesan, lalu membuat Surat Order
Pembelian 5 lembar. Surat Order Pembelian lembar ke-1 dikirim ke Vendor, Surat
Order Pembelian lembar ke-2 dan Surat permintaan pembelian ke-1 diarsip tetap 2
Surat Order Pembelian lembar ke-3 diserahkan ke Bagian Penerimaan Barang,
Surat Order Pembelian lembar ke-4 diberikan ke Bagian Gudang, Surat Order
Pembelian lembar ke-5 diserahkan ke Bagian Utang.
Menerima Laporan Penerimaan Barang lembar ke-1 dan Faktur dari Bagian
Penerimaan Barang. Kemudian memeriksa Laporan Penerimaan Barang lembar
ke-1 dan Faktur. Selanjutnya mengarsip tetap Laporan Penerimaan Barang lembar
ke-1 berdasarkan tanggal dibuatnya, dan faktur diserahkan ke Bagian Utang.

c. Bagian Penerimaan Barang

Menerima Surat Order Pembelian lembar ke-3 dari Bagian Pembelian dan Surat
Pengantar dan Faktur dari Vendor bersama barang. Kemudian mencocokkan Surat
Order Pembelian, Surat Pengantar, dan Faktur dengan barang. Lalu menginput
data barang yang masuk, kemudian membuat Laporan Penerimaan Barang 4
lembar. Laporan Penerimaan Barang lembar ke-1 dan Faktur diserahkan ke
Bagian Pembelian. Laporan Penerimaan Barang lembar ke-2 diserahkan ke
Bagian Utang, Laporan Penerimaan Barang lembar ke-4 bersama barang
diserahkan ke Bagian Gudang, Laporan Penerimaan Barang lembar ke-3, Surat
Order Pembelian lembar ke-3, dan Surat Pengantar diarsip tetap.

d. Bagian Utang
Menerima Laporan Penerimaan Barang lembar ke-2 dari Bagian Penerimaan
Barang, Surat Order Pembelian lembar ke-5 dan Faktur dari Bagian Pembelian.
Lalu membandingkan Faktur dari Vendor dengan Surat Order Pembelian lembar
ke-5 dan Laporan Penerimaan Barang lembar ke-2. Selanjutnya membuat Bukti
Kas Keluar 3 lembar. Mencatat Bukti Kas Keluar lembar 1 dalam Kartu Utang.
Bukti Kas Keluar lembar 2 diserahkan ke Bagian Kartu Persediaan, Bukti Kas
 Keluar lembar 1, Bukti Kas Keluar lembar 3, Laporan Penerimaan Barang lembar
ke-2, Surat Order Pembelian lembar ke-5 dan Faktur diarsip tetap.

e. Bagian Kartu Persediaan

Menerima Bukti Kas Keluar lembar ke-2 dari Bagian Kredit. Kemudian mencatat
Bukti Kas Keluar lembar ke-2 dalam Kartu Persediaan. Lalu mengarsip tetap
Bukti Kas Keluar lembar ke-2 berdasarkan tanggal dibuatnya.

Sedangkan tujuan dilakukannya audit adalah untuk :

1. Menilai sistem informasi akuntasi pada sistem pembelian kredit

2. Menilai sistem pengendalian manajemen pada sistem pembelian kredit
3. Memberikan berbagai rekomendasi atas risiko dari sistem pembelian kredit yang
ditemukan oleh auditor.
 BAB II

KESIMPULAN AUDIT

Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan, kami
dapat menyimpulkan sebagai berikut:

Kondisi:

Sistem Pembelian Kredit yang digunakan perusahaan telah dibuat dan dilakukan
dengan baik, segregasi bagian dan pemisahan tugas telah dilakukan sesuai dengan divisi
masing-masing. Namun, dalam sistem tersebut masih memiliki kelemahan dan rentan
terhadap risiko yang dapat mengakibatkan risiko ringan hingga fatal.

1. Pengecekan dan pencatatan persediaan dilakukan secara manual.

2. Pengarsipan dokumen diarsip secara fisik dan pada beberapa divisi tidak diarsip
secara jelas.
3. Tidak ada Divisi/Bagian Pengawasan Operasional yang dibentuk untuk menerima
dan mengarsip dokumen.

Pada halaman berikut disediakan flowchart untuk menunjukan kondisi sistem

pembelian kredit yang dilakukan oleh PT. RAMA SHINTA.
Gambar 2.1
Gambar 2.2
Kriteria:

1. Sistem Pembelian Kredit telah memiliki pengawasan transaksi dalam bentuk

dokumen yang tersimpan di banyak divisi sehingga tidak dapat di manipulasi secara
mudah.
2. Sistem memiliki otorisasi yang di pegang oleh Bagian Pembelian dengan melakukan
pengecekan transaksi persediaan yang lunas dan belum lunas sehingga tidak terjadi
risiko penumpukan.

Penyebab:

1. Pengecekan dan pencatatan persediaan dilakukan secara manual.

2. Pengarsipan dokumen diarsip secara fisik dan pada beberapa divisi tidak diarsip
secara jelas.
3. Tidak ada Divisi/Bagian Pengawasan Operasional yang dibentuk untuk menerima dan
mengarsip dokumen untuk melakukan audit transaksi secara langsung.

Akibat:

1. Pengecekan dan pencatatan persediaan dilakukan secara manual dapat menimbulkan

kesalahan catat barang, baik nama barang maupun jumlah barang yang akan dipesan.
2. Pengarsipan dokumen, dokumen diarsip secara fisik dan pada beberapa divisi tidak
diarsip secara jelas, hal ini dapat menimbulkan hilangnya dokumen dan memiliki
masa simpan yang pendek.
3. Tidak ada Divisi/Bagian Pengawasan Operasional yang dibentuk untuk menerima dan
mengarsip dokumen untuk melakukan audit transaksi secara langsung dapat
menimbulkan risiko terjadinya fraud dan risiko lain

Pihak yang bertanggungjawab:

1. Tn. Seorang Pengusaha Muda

 BAB III

REKOMENDASI

Hasil Analisis Sistem Informasi Akuntansi

Hasil analisis dari sistem informasi akuntansi menemukan bahwa dengan melakukan
pengecekan barang, dan pencatatan barang persediaan yang habis dengan cara manual dapat
menimbulkan risiko terjadinya kesalahan catat barang, baik nama barang maupun jumlah
barang yang akan dipesan. Juga ditemukannya risiko pada saat pengarsipan dokumen,
dokumen diarsip secara fisik dan pada beberapa divisi tidak diarsip secara jelas, hal ini dapat
menimbulkan hilangnya dokumen dan memiliki masa simpan yang pendek.

Sebaiknya PT. RAMA SHINTA dapat menerapkan pengecekan dan pencatatan

berbasis komputer yang menggunakan barcode pada jenis barang dan pencatatan jumlah
barang melalui scan barcode tersebut, hal ini meminimalisir risiko kesalahan catat barang dan
persediaan dapat dilacak melalui data tanpa perlu melakukan pengecekan barang secara
detail.Dalam proses pengarsipan sebaiknya didukung dengan pengarsipan berbasis komputer,
hal ini dapat membantu dalam penanganan pengarsipan yang kurang jelas, kehilangan
dokumen dan masa simpan yang pendek, dikarenakan pengarsipan akan disusun berdasarkan
tanggal dan arsip berbasis komputer bisa menjadi back-up disaat terjadinya kehilangan
maupun kerusakan dokumen.

Atas keseluruhan kelemahan dalam sistem informasi akuntansi, telah diberikan

rekomendasi langkah yang dapat diambil oleh PT.RAMA SHINTA untuk memberikan
efektifitas dan efisiensi yang lebih pada sistem informasi akuntansi di PT.RAMA SHINTA.

Hasil Analisis Sistem Pengendalian Internal

1. Lingkungan Pengendalian
Berdasarkan hasil analisis mengenai sistem pembelian kredit, PT.RAMA SHINTA
memiliki divisi yang tersegregasi dengan baik sehingga pembagian tugas dapat
terlaksana secara efektif dan efisien.
2. Penilaian Risiko
a. Dalam sistem pembelian kredit pada PT.RAMA SHINTA memiliki beberapa
risiko yang dapat berakibat ringan hingga fatal, yaitu:
i. Pengecekan dan pencatatan persediaan dilakukan secara manual dapat
menimbulkan kesalahan catat barang, baik nama barang maupun
jumlah barang yang akan dipesan. Sebaiknya pengecekan dan
pencatatan berbasis komputer yang menggunakan barcode pada jenis
barang dan pencatatan jumlah barang melalui scan barcode tersebut,
hal ini meminimalisir risiko kesalahan catat barang dan persediaan
dapat dilacak melalui data tanpa perlu melakukan pengecekan barang
secara detail.
ii. Pengarsipan dokumen, dokumen diarsip secara fisik dan pada beberapa
divisi tidak diarsip secara jelas, hal ini dapat menimbulkan hilangnya
dokumen dan memiliki masa simpan yang pendek. Sebaiknya
didukung dengan pengarsipan berbasis komputer, dikarenakan
pengarsipan akan disusun berdasarkan tanggal dan arsip berbasis
komputer bisa menjadi back-up disaat terjadinya kehilangan maupun
kerusakan dokumen.
iii. Bagian Pengawasan Operasional, tidak adanya Divisi/Bagian
Pengawasan Operasional yang dibentuk untuk menerima dan
mengarsip dokumen. Bagian Pengawasan Operasional dapat dibentuk
bertujuan untuk melakukan audit operasional secara langsung
menggunakan dokumen-dokumen sehingga meminimalisir risiko yang
akan terjadi pada sistem.

3. Prosedur Pengendalian
a. Pemisahan Tugas
PT.RAMA SHINTA memiliki divisi yang tersegregasi dengan baik sehingga
pemisahan tugas dapat terlaksana sesuai dengan divisi masing-masing.

b. Otorisasi
Dalam sistem pembelian kredit sudah diotorisasi oleh bagian pembelian
dengan melakukan pengecekan transaksi persediaan.
 c. Dokumen
Terdapat beberapa bagian yang tidak diarsipkan secara jelas, sebaiknya
didukung dengan pengarsipan berbasis komputer, dikarenakan pengarsipan
akan disusun berdasarkan tanggal.

d. Pengendalian Fisik
Dokumen fisik diarsipkan di banyak bagian sehingga dapat menjadi bukti dan
back-up, sebaiknya didukung dengan pengarsipan berbasis komputer, arsip
berbasis komputer bisa menjadi back-up disaat terjadinya kehilangan maupun
kerusakan dokumen.

4. Informasi dan Komunikasi

Sistem informasi pada PT.RAMA SHINTA sudah berjalan cukup baik. Perusahaan
menggunakan dokumen yang cukup untuk mengkomunikasikan barang yang
dipesan. Sehingga dalam pemberian informasi cukup efektif dan efisien.
Direkomendasikan untuk menggunakan sistem database/server internal berbasis
komputer yang mempercepat pengiriman, penerimaan, dan pengecekan dokumen.

5. Pengawasan
PT.RAMA SHINTA tidak memiliki Divisi/Bagian Pengawasan Operasional yang
dibentuk untuk menerima dan mengarsip dokumen. Bagian Pengawasan
Operasional dapat dibentuk bertujuan untuk melakukan audit operasional secara
langsung menggunakan dokumen-dokumen sehingga meminimalisir risiko yang
akan terjadi pada sistem.
 BAB IV
RUANG LINGKUP AUDIT

Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan hanya meliputi
masalah Sistem Pembelian Kredit PT.RAMA SHINTA untuk periode tahun 2022. Audit kami
mencakup penilaian atas kecukupan sistem informasi akuntansi dan sistem pengendalian
internal pada Sistem Pembelian Kredit yang telah dilaksanakan oleh perusahaan, dan aktivitas
transaksi yang dilakukan oleh divisi/bagian dalam melakukan pembelian persediaan secara
kredit.