Palembang,2 November 2011 No.

: 054/KAP/IV/2011

Lampiran : 3 Eksemplar Perihal : Laporan Hasil Audit Manajemen

Kepada Yth,Direktur PT.SANTOS JAYA ABADI Di Palembang Kami telah melakukan audit atas pengolahan piutang pada PT.Santos Jaya Abadi untuk periode tahun 2009/2010.Audit kami tidak dimaksud untuk memberikan pendapatan atas kewajaran laporan keuangan perusahaan dan oleh karenanya kami tidak memberikan pendapatan atas laporan keuangan tersebut.Audit kami hanya mencakup bidang pengolahan piutang yang dimiliki (terjadi pada) PT.Santos Jaya Abadi tersebut dimaksudkan untuk menilai ekonomisasi (kehematan),efisiensi (daya guna) dan efektivitas (hasil guna).Pengolahan piutang yang dilakukan dan memberikan saran perbaikan atas kelemahan pelayanan yang ditemukan selama audit,sehingga diharapkan dimasa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas kekurangan tersebut dan perusahaan dapat beroperasi dengan lebih ekonomis,efisien,dan lebih efektif,dalam mecapai tujuannya. Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi : Bab I : Informasi Latar Belakang Bab II : Kesimpulan Audit yang Didukung Oleh Temuan Audit Bab III : Rekomendasi Bab IV: Ruang Lingkup Audit Dalam melaksanakan audit kami telah memperoleh banyak bantuan,dukungan,dan kerjasama dari berbagai pihak dan jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan pelaksanaan audit ini.Untuk itu kami mengucapkan terimah kasih atas kerjasama yang telah terjalin dengan baik. Kantor Akuntan Publik Benta Palantama Putra dan Rekan

BENTA PALANTAMA PUTRA

BAB I INFORMASI LATAR BELAKANG

PT.Santos Jaya Abadi (selanjutnya disebut perusahaan) berlokasi dijalan Raya VI Komp.Perum Blok K No 156-167,didirikan tanggal 05 Januari 1995 oleh pendiri terdiri atas : 1. Indra Arnulianas 2. Rahmat Ilahi 3. Rio Panji Agung 4. Rizki Anugrah Akbar 5. Dewi Bungsu Tujuan dari didirikan perusahaan ini adalah untuk memberikan pelayanan dalam penjualan Handset dengan pelayanan yang akurat,tepat waktu,efektif dan efisien.Secara keseluruhan jasa pelayanan yang diberikan dapat dikelompokan menjadi 2 (dua) yaitu : 1. Jasa pelayanan pengiriman barang yang meliputi : a. Pelayanan terhadap konsumen b. Jaminan kualitas barang c. Tempat yang nyaman d. Proses transaksi yang dilakukan cepat e. Pengiriman barang yang cepat

Susunan direksi perusahaan adalah sebagai berikut :

Direktur Utama Direktur Administrasi dan Keuangan

: Indra Arnulis : Rahmat Ilahi

Sedangkan tujuan dilakukan audit adalah : 1. Menilai kecukupan prosedur pengolahan piutang yang menyelenggarakan operasi pelayanan pembelian handset. digunakan dalam

2. Menilai ekonomis,efisiensi dan efektifitas pengolahan piutang yang dimiliki peusahaan. 3. Memberikan berbagai saran perbaikan atas kelemahan pengolahan piutang yang ditemukan.

BAB II KESIMPULAN AUDIT

Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan,kami dapat menyimpulkan sebagai berikut :

Kondisi :

1. Prosedur penjualan yang menimbulkan piutang (penjualan kredit) mengandung beberapa kelemahan :
i. Tidak terdapat prosedur yang dapat memastikan bahwa pelanggan yang

membeli handset dengan tanggungan perusahaan tidak setuju oleh pihak berwenang pada perusahaan penanggung. ii. Tidak ada prosedur yang menjamin bahwa pelanggan yang membeli handset tersebut pada saat pelanggan yang bersangkutan tanpa tanggungan perusahaan yang akhirnya akan menimbulkan adanya piutang pribadi. iii. Tidak ada prosedur yang memadai untuk memastikan bahwa pelanggan atas tanggungan perusahaan akan membayar kelebihan biaya apabila pelanggan memakai fasilitas yang melebihi dari batas biaya pembelian handset yang ditanggung perusahaan.
2. Pencatatan terjadinya piutang kedalam kartu piutang perusahaan belum dilakukan

secara tertib dan disiplin oleh petugas pencatatan piutang. 3. Pencatatan mutasi piutang,terutama yang berasal dari pembayaran oleh debitor tidak selalu biasa dihubungkan dengan keberadaan piutang di masing-masing kartu piutang,sesuai dengan terjadinya.
4. Penyajian piutang pada neraca tahunan belum menunjukan keadaan piutang

diragukan ketertagihannya (tidak tertutupi oleh penyisihan kerugian piutang yang dibentuk). 5. Perusahaan belum melakukan penghapusan terhadap piutang sudah kadaruwarsa (sudah melewati masa penyisihan sesuai dengan kebijakan akuntansinya).
6. Terjadinya jumlah piutang yang sangat besar pada debitor tertentu (terutama untuk

debitor afiliasi).

Kriteria : 1. Untuk memutuskan terjadinya penjualan kredit,harus ada jaminan,bahwa pelanggan yang membeli handset akan membayar semua biaya tepat pada waktunya. 2. Pencatatan piutang kedalam kartu piutang harus dilakukan secara kronologis dan tepat waktu,sesuai dengan tanggal terjadinya untuk setiap debitor. 3. Penerimaan kas dari pembayaran piutang oleh debitor harus selalu dapt dihubungkan bagaimana dari piutang yang dikreditkan,sehingga jelas dari berbagai transaksi terjadinya piutang yang terjadi dapat diikuti dengan pembayaran. 4. Penyajian piutang di dalam neraca harus mencerminkan keberadaan piutang yang kemungkinan besar dapat ditagih,oleh karena itu,perusahaan harus membentuk penyisihan penagihan piutang yang memadai sebagai penilai dari saldo piutang yang dimilik perusahaan.
5. Untuk piutang yang tidak jatuh tenpo lebih dari tiga tahun tetapi belum

dibayar,tingkat penyisihan kerugiannya adalah 100%.Oleh karena itu,untuk tahun ) seharusnya sudah bisa dihapuskan dari pembukuan. Penyebab : 1. Belum ada pedoman buku secara tertulis yang dimiliki perusahaan,dalam prosedur dan sistem akuntansi yang digunakan saat ini. 2. Karyawan dibagian piutang sebagian merupakan karyawan baru dan belum memiliki pengalaman yang memadai dalam mengelolah piutang perusahaanh dengan bisnis jual beli handset. 3. Belum tersedia kebijakan dan atau peraturan memadai yang berkaitan dengan penentuan batas tertinggi jumlah piutang untuk satu debitor dan penghapusan terhadap piutang yang telah kadarluwarsa. Akibat : 1. Informasi piutang yang tercatat di kartu piutang,buku besar piutang,dan jumlah piutang didalam neraca tidak selalu sama serta diragukan keakuratannya. 2. Banyak piutang yang tingkat ketertagihannya rendah (diragukan). 3. Banyak piutang yang tidak diakui sebagai utang oleh kreditor. 4. Piutang yang disajikan oleh neraca tidak mencerminkan bahwa piutang tersebut adalah asset liquid yang dimliki oleh perusahaan yang bisa diharapkan sebagai sumber kas masuk untuk menandai operasional perusahaan.

5. Perusahaan mengalami kerugian sebesar Rp.5.890.486.500,00 karena piutang tidak dapat tertagih. Pejabat yang bertanggung jawab :

Direktur Administrasi dan Keuangan DAFTAR RINGKASAN TEMUAN AUDIT NO 1 KONDISI KRITERIA PENYEBAB AKIBAT Debitor menyatakan telah membayar karena sudah memgang kwinansi asli bermaterai cukup,walaupun mungkin Sebagian piutang tidak diakui oleh debitor karena terjadi perbedaan pengakuan jumlah antara perusahaan dengan debitor dan untuk piutang ini diragukan ketertagihannya

Surat penagihan Pengiriman wintasi Debitor mau disertai dengan asli dengan materai membayar jika kwitansi yang asli cukup merupakan tagihan yang tanda terima uang dikirm dan kwintansi ini perusahaan yang baru dilengkapi dengan diterbitkan jika uang kwintansi asli bermaterai Beberapa debitor menolak mengakui jumlah utang seperti yang dikonfirmasikan selain itu banyak tagiha yang ditolak karena ada perbedaan jumlah piutang menurut perusahaan dan diakui sebagai utang oleh debitor Pembuatan jumlah kas masuk,terutama untuk pembayaran melalui bank,hanya mencatat jmlah tranfer yang diterima perusahaan (tidak memuat rincian tentang pembayaran yang diterima untuk transaksi yang sama) Setiap bulan perusahaan harus mengirim surat pernyataan utang kepada debitor untuk memastikan piutang debitor yang bersangkutan adalah benar Peruhaan tidak mengirim konfirmasi dan surat pernyataan utang kepad debitor untuk mencocokan jumlah piutang yang sebenarnya

Pencatatan kas masuk yang diterima dari debitor dalam jurnal penerimaan kas harus memuat penjelasan tentang identitas debitor yang membayar dan untuk transaksi yang mana pembayaran tersebut dilakukan

Debitor tidak mengirimkan bukti transfer kepada perusahaan dan tidak memberikan penjelasan tentang rincian utang yang dibayar

Sering terjadinya kesalahan dalam pengkreditan piutang terhadap debitor yang telah membayar dan perbedaan jumlah antara saldo kartu piutang dibandingkan dengan jumlah yang terdapat dibuku besar

Perusahaan menanggung beban penagihan piutang yang terlalu tinggi Pembayaran yang diterima dari perusahaan asuransi lebih kecil dari pada yang seharusnya dibebankan kepada pelanggan

Biaya transfer karyawan belum pembayaran bukan memahami merupakan beban penerapan perusahaan ketentuan ini Pelanggan harus membayar sebesar biaya pembelian motor yang harus ditanggungnya atau perusahaan harus menerima pembayaran sesuai dengan jasa yang diberikan Pencatatanpiutang harus dilakukan secara krolonogis dan tepat waktu Harus dipastikan terlebih dahulu penanggungjawab pelanggan dan besarnya batas maksimum biaya pembelian yang ditanggung perusahaan Perusahaan tidak memiliki prosedur tercatat tentang konfirmasi kepada asuransi untuk penanganan yang berobat atas tanggungan perushaan asuransi

Perusahaan menanggung beban yang lebih besar dari pada yang sebenarnya Perusahaan menderita rugi karena menerima pembayaran yang lebih kecil dari biaya perawatan pasien yang dikeluarkan

Sering terjadinya keterlambatan dalam pencatatan piutang Beberapa editor menolak bahwa pelanggang yang ditagih biaya pengobatannya sebagai karyawan diperusahaan tersebut

Bukti transaksi Pencatatan piutang terlambat sampai tidak teratur dan kebagian tidak akurat akuntansi Petunjuk teknis penelusuran status konsumen atau tanggungan perusahaan debitor dan pernyataan sebagai penjamin atas pelanggan tersebut belum dimiliki secara tertulis Perjanjian tentang batas atas pelayanan untuk masing-masing karyawan antara perusahaan dengan debitor belum disosialisasikan secara memadai Piutang tidak tertagih menjadi sangat tinggi karena tidak jelasnya penanggungan dari biaya tersebut

Sering terjadinya kesalahan dalam penerapan tarif pelayanan terhadap konsumen atas tanggungan perusahaan debitor dan keterlambatan dalam menagih piutangnya

Harus dipastikan terlebih dahulu penanggung jawab pelanggan dan besarnya batas maksimum biaya pembelian yang ditanggung perusahaan debitor (pelanggan)

Terjadinya kesulitan dalam menagih kelebihan biaya yang harus ditanggung konsumen dan arus kas (cas flow) perusahaan terganggu

Saldo awal piutang dibeberapa kartu piutang tudak sama dengan saldo akhir piutang bulan sebelumnya terhadap debitor yang sama Sering terjadi keterlambatan pengiriman surat tagihan kepada debitor walaupun surat tersebut sudah siap untuk dikirim Rp.6.715.890.306 piutang yang tecatat dikartu piutang tidak didukung bukti,dan Rp.559.718.338 piutang tetapi ditemukan bukti piutang tersebut

Saldo piutang pada kartu harus sama dengan saldo piutang pada buku besar piutang harus sama dengan saldo akhir pada periode sebelumnya

Mutasi piutang dicatat secara kronologis dan tidak tepat waktu serta kartu piutang selalu dikerjakan setelah laporan keuangan diterbitkan Petugas terambat memisahkan bukti tagihan antara yang dikirim dan dokumennya dan tidak ada petugas khusus untuk mengirimnya Kartu piutang diterbitkan mulai awal tahun 2009 dan petugas pencatatan kartu piutang tidak tertib dalam mencatat transaksi mutasi piutang dikartu piutang

Jumlah piutang yang tecatat pada kartu piutang tidak mencerminkan jumlah yang sebenarnya untuk setiap debitor pada periode penyajian

10

Surat tagihan harus dikirim tepat waktu sesuai dengan jatuh temponya piutang

Perusahaan terlambat menerima pembayaran sehingga arus kas terganggu

11

Semua pencatatan transaksi harus didukung bukti transaksi yang sah dan lengkap

Rp.6.715.890.306 dan Rp.559.718.338 piutang diragukan keabsahannya serta tingkat ketertagihannya

BAB III REKOMENDASI

Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian manajemen di masa yang akan datang.Kelemahan ini dapat dikelompokan menjadi dua yaitu :
1. Kelemahan yang terjadi pada sistem dan prosedur akuntansi yang dimiliki

perusahaan.
2. Kelemahan yang terjadi karena kurang terlatihnya karyawan di bagian piutang dalam

mengelolah piutang yang dimiliki perusahaan.

Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi,maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut.

Rekomendasi : 1. Perusahaan harus memiliki sistem informasi akuntansi yang lengkap dan memadai bagi opersai penjualan motor untuk mendukung praktik pencatatan transaksi yang memadai,sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum dan dapat menyajikan informasi piutang yang akurat di neraca. 2. Karywan yang bertugas untuk melakukan pengelolahan piutang harus memenuhi kualifikasi sebagai pengolah piutang baik dalam pendidikannya maupn pengalaman dan harus mendapat pelatihan yang memadai untuk meningkatkan kemampuan dalam melaksanakan tugas-tugasnya. 3. Perusahaan harus mebuat kebijakan dan peraturan yang cukup untuk menjadi dasar dalam pengelolahan piutang,baik dalam menentukan batas maksimum piutang maupun penghapusan piutang.

Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada manajemen,tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki kami menghawatirkan terjadinya akibat yang telah buruk pada pengelolahan piutang perusahaan dimasa yang akan datang.