41

BAB 3

ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS PENJUALAN,

PENAGIHAN PIUTANG, DAN PENERIMAAN KAS YANG SEDANG

BERJALAN PT RACKINDO SETARA PERKASA

3.1 Profile Perusahaan

PT Rackindo Setara Perkasa merupakan perusahaan manufaktur yang

bergerak dalam bidang furniture. Kegiatan perusahaan meliputi penjualan,

pemasaran, dan pengiriman produk baik dalam kota maupun luar kota. Untuk

wilayah Jakarta dan sekitarnya biasanya perusahaan menjual langsung

berdasarkan pemesanan dari pelanggan. Sedangkan untuk wilayah luar jakarta

biasanya perusahaan hanya menjual pada pelanggan dengan kapasitas pembelian

yang banyak. Fokus utama dari perusahan ini adalah memproduksi mebel set

kamar seperti meja rias, kursi meja rias, lemari pakaian, dan lain-lain.

Perusahaan ini memproduksi 3 macam merk yang berbeda antara lain Benevit,

Graver, dan Popular. Dengan Notaris yang bernama JL. Waworuntu, Pengesahan

Kehakiman dilakukan dengan Nomor C2-29535HT.01.01.TH.98 dan Nomor

Akte Pendirian 333 Th 1991 dan dengan pendiri sekaligus pemilik Tjong Sian

Wie. Perusahaan ini berdiri pada tahun 1991.

PT Rackindo Setara Perkasa terletak di Herlambang Complex, Jl. Kamal

Indah I Kav. 15-17, Kamal - Kalideres Jakarta Barat 11820, DKI Jakarta,

Indonesia sebagai tempat kegiatan produksi dan perkantorannya. Perusahaan ini

mempekerjakan karyawan sekitar ±100 orang. PT Rackindo Setara Perkasa ini

membuat produk rakitan mereka sendiri lengkap beserta partikel-partikel juga

 42

aksesoris lainya sebelum akhirnya dipasang sendiri oleh I pengguna mebel

tersebut.

Perusahaan ini memiliki 5 orang sales yang bertujuan untuk menagih

piutang yang terjadi antara agen-agen besar dan perusahaan ini, antara lain

terdapat di Jakarta Barat, Jakarta Pusat, Jakarta Timur, Jakarta Selatan, dan

Jakarta Utara. Untuk penagihan luar kota mereka akan melakukan penagihan

melalui bagian pemasaran kantornya

3.2 Visi dan Misi Perusahaan

Visi dan Misi dari Perusahaan Rackindo Setara Perkasa adalah :

Visi :

1. Perusahaan menawarkan kualitas penjualan terbaik.

2. Terus berinovasi terhadap kualitas produk, memenuhi harapan pelanggan,

dan mendapatkan kepercayaan.

Misi :

Membangun relasi yang baik dengan pelanggan yang sudah ada dan

mengembangkan relasi ke wilayah yang belum terjangkau sebelumnya dengan

menyediakan produk terbaik dan layanan secara efektif untuk kepentingan

pelanggan, dan karyawan.

 43

3.3 Struktur Organisasi Perusahaan

Direktur Utama

Manajer Manajer Manajer Manajer

Pemasaran Produksi Personalia Akuntansi

Salesman Gudang Jadi Mekanik Akuntansi

Laminasi

Cutting

Bording

Edging

Finishing

Accessories

Packaging

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Rackindo Setara Perkasa

Sumber : Direktur PT Rackindo Setara Perkasa – Tahun 2008

3.4 Tugas dan Wewenang Organisasi

Tugas dan wewenang dari masing-masing bagian yang berada di dalam

struktur organisasi PT Rackindo Setara Perkasa yaitu sebagai berikut :

 44

1. Direktur Utama
Tugas :
a. Memantau kinerja karyawan dan proses bisnis yang berlangsung agar

tidak keluar jalur dari prosedur yang telah ditetapkan sehingga dapat

mencapai visi dan misi perusahaan.

b. Bertanggung jawab mengawasi kinerja perusahaan.

Wewenang :

a. Menyetujui program penjualan yang diajukan direktur pemasaran.

b. Mengotorisasi surat penawaran harga.
c. Mengambil keputusan atas informasi yang telah didapatkan untuk dapat

mencapai visi dan misi perusahaan.

d. Menentukan gaji untuk setiap karyawan yang bekerja di PT Rackindo

Setara Perkasa.
e. Memecat karyawan yang telah melanggar peraturan yang sebelumnya

telah ditetapkan oleh lembaga perlindungan buruh.

2. Manajer Pemasaran
Tugas :
a. Merencanakan dan melaksanakan strategi penjualan dan pemasaran.
b. Membuat surat jalan kerja ketika pelanggan setuju untuk memesan

produk.
c. Bertanggung jawab dan memberikan laporan penjualan unit setiap bulan

kepada direktur utama.

d. Melakukan penagihan kepada pelanggan di luar Jakarta.

Wewenang:

a. Membuat keputusan yang menyangkut pekerjaan proyek dan penjualan.

b. Meninjau serta menilai kinerja dari masing-masing karyawannya.

3. Manajer Produksi

Tugas :

a. Bertanggung jawab dan memberikan laporan produksi setiap bulan

kepada direktur.
b. Menyetujui anggaran dan harga pokok penjualan.
 45

Wewenang :

a. Mengotorisasi perencanaan produksi.

b. Mengotorisasi pelaksanaan produksi.

5. Manajer Personalia

Tugas :

a. Bertanggung jawab dan mengawasi kinerja karyawan

b. Bertanggung jawab mengurus jadwal kerja, penggajian, dan perijinan.

Wewenang :

a. Mengotorisasi surat pengajuan perijinan.

6. Manajer Akuntansi

Tugas :

a. Bertanggung jawab dan memberikan laporan keuangan bulanan kepada

direktur.
b. Memantau kegiatan arus kas perusahaan baik arus kas masuk maupun

arus kas keluar sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

Wewenang :

a. Mengambil keputusan atas hal-hal yang terkait dengan fungsi keuangan

dan akuntansi perusahaan.

b. Mengotorisasi faktur penjualan yang akan diberikan kepada pelanggan.

7. Salesman

Tugas :

a. Menjual dan memasarkan produk kepada pelanggan.

b. Memastikan tingkat kepuasan pelanggan akan produk yang dipesan.
c. Melakukan penagihan kepada pelanggan di Jakarta dan sekitarnya.

Wewenang:

a. Mengotorisasi kegiatan yang berkatian dengan penjualan dan penagihan

 46

8. Gudang Jadi

Tugas :

a. Mengirimkan produksi yang dipesan.

b. Memeriksa persediaan barang.

Wewenang :

a. Mengotorisasi bukti pengeluaran barang.

b. Mengotorisasi bukti pengiriman barang.

9. Mekanik

Tugas :

a. Mengawasi proses produksi.

b. Bertanggung jawab dalam penggunaan mesin produksi.

10. Akuntansi

Tugas :
a. Membuat faktur penjualan yang akan diberikan kepada pelanggan.
b. Membuat laporan keuangan perusahaan bulanan dan tahunan.
c. Mengumpulkan, mengelola, dan menyajikan data serta informasi yang

menyangkut transaksi perusahaan.

d. Menerima dan menyimpan bukti penerimaan dan pengeluaran kas.
e. Menghitung pembayaran gaji karyawan.
f. Membuat jurnal atas transaksi-transaksi yang terjadi setiap hari.
g. Memeriksa piutang pelanggan yang akan jatuh tempo.
h. Menyusun anggaran perusahaan setiap tahunnya.
i. Menentukan limit kredit pelanggan.
j. Melakukan penilaian keuangan pelanggan.

Wewenang :

a. Mengawasi persiapan pembayaran gaji dan hutang.

b. Mengotorisasi purchase order untuk supplier.
c. Mengotorisasi pembayaran yang berkaitan dengan kegiatan operasional

perusahaan.
 47

d. Memberikan gaji kepada karyawan sesuai dengan perjanjian dan

persetujuan direktur.

3.4 Gambaran Sistem Informasi Akuntansi Siklus penjualan, penagihan

piutang, dan penerimaan kas yang Berjalan

3.4.1 Dokumen-dokumen yang Digunakan

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem informasi

akuntansi siklus penjualan, penagihan piutang, dan penerimaan kas yang

berjalan :

1. Surat Jalan adalah dokumen yang digunakan untuk pemesanan

barang oleh pelanggan, pengeluaran atau pengiriman barang, dan

arsip untuk bagian akuntansi.

2. Nota/Faktur adalah dokumen yang digunakan untuk transaksi

penjualan barang dan untuk penagihan piutang kepada pelanggan.

3. Bukti penerimaan bank masuk adalah dokumen yang menyatakan

adanya transaksi penerimaan uang melalui bank.

3.4.2 Prosedur Berjalan

Prosedur yang berkaitan dengan siklus penjualan, penagihan

piutang, dan penerimaan kas pada PT Rackindo Setara Perkasa yang

sedang berjalan adalah sebagai berikut :

1. Prosedur Penjualan Barang

 48

Kegiatan penjualan barang diawali dari pemesanan barang oleh

pelanggan kepada manajer pemesanan. Lalu manajer pemasaran dan

pelanggan bernegosiasi mengenai harga barang yang akan dipesan oleh

pelanggan. Setelah harga disepakati bersama, manajer pemasaran

membuat 5 rangkap surat jalan, yaitu :

i. Surat jalan rangkap pertama untuk pelanggan.
ii. Surat jalan rangkap kedua untuk pengeluaran barang yang akan

diberikan bagian pengiriman kepada bagian gudang barang jadi.

iii. Surat jalan rangkap ketiga diberikan kepadan bagian pengiriman

untuk menjadi arsip bahwa bagian pengiriman telah melakukan

pengiriman ke pelanggan.
iv. Surat jalan rangkap keempat dan kelima diberikan ke bagian

akuntansi untuk membuat faktur penjualan, pencatatan akuntansi,

dan sebagai arsip atas pencatatan akuntansi tersebut.

2. Prosedur Pengeluaran dan Pengiriman Barang
Kegiatan ini diawali dengan penerimaan surat jalan dari manajer

pemasaran untuk bagian pengiriman. Kemudian bagian pengiriman

langsung ke bagian gudang untuk melakukan pengambilan barang jadi

sesuai dengan barang yang telah tercantum di surat jalan. Surat jalan

rangkap kedua diberikan kepada bagian gudang untuk mempersiapkan

barang dan sebagai arsip bagian gudang. Setelah barang disiapkan, maka

bagian pengiriman melakukan pengiriman barang jadi ke pelanggan

beserta surat jalan rangkap pertama, ketiga, keempat, dan kelima. Setelah

itu bagian pengiriman meminta tanda tangan pelanggan sebagai bukti

bahwa bagian pengiriman telah melakukan pengiriman atas barang yang

telah dipesan oleh pelanggan.

3. Prosedur Penagihan Piutang
 49

Kegiatan ini diawali dengan surat jalan rangkap ketiga dan

keempat yang diterima bagian akuntansi dari bagian pengiriman.

Kemudian bagian akuntansi membuat faktur penjualan yang digunakan

untuk melakukan penagihan atas pemesanan barang yang dilakukan oleh

pelanggan. Penagihan piutang dilakukan setelah 45 hari atau tenggang

waktu pembayaran piutang untuk pelanggan daerah Jakarta dan

sekitarnya, dan 60 hari untuk daerah di luar Jakarta. Faktur penjualan

dibuat menjadi tiga rangkap dan diberikan kepada salesman untuk

melakukan penagihan, yaitu :

i. Faktur Penjualan rangkap pertama diberikan kepada pelanggan

sebagai dokumen yang memberitahukan informasi piutang yang

harus dibayar oleh pelanggan.

ii. Faktur penjualan rangkap kedua diberikan kepada salesman

sebagi arsip bahwa salesman telah melakukan penagihan

iii. Faktur penjualan rangkap ketiga untuk bagian akuntansi.
4. Prosedur Penerimaan Kas Bank
Kegiatan ini diawali dengan penerimaan bukti transfer dari

pelanggan yang dicocokan dengan faktur penjualan, kemudian bagian

akuntansi akan membuat bukti tanda terima sebanyak 1 rangkap :

i. Bukti tanda terima menjadi arsip bagian akuntansi.

Bagian akuntansi juga menerima bukti bank masuk sebagai

pernyataan bahwa perusahaan telah menerima uang dari pelanggan. Bukti

bank masuk tersebut juga diberikan kepada bagian akuntansi untuk

dicatat ke dalam jurnal.

 50

5. Prosedur Retur

Kegiatan ini diawali ketika pengiriman barang kepada pelanggan

dan ada barang yang tidak sesuai dengan kriteria pesanan pelanggan.Yang

termasuk kriteria barang bisa di retur adalah kelebihan barang yang

terkirim, kesalahan jenis barang, maupun barang yang rusak. Maka

dilakukan retur dengan pencoretan manual pada surat jalan yang dikirim

pada pelanggan.

3.4.3 Flowchart

Berikut ini adalah flowchart yang telah disesuaikan dengan sistem

yang berjalan pada perusahaan:

 51

Gambar 3.2 Flowchart Diagram Penjualan

 52

Gambar 3.3 Flowchart Diagram Pengeluaran Barang

 53

Gambar 3.4 Flowchart Diagram Prosedur Penagihan Piutang

 54

Gambar 3.5 Flowchart Diagram Penerimaan Kas Bank

 55

Gambar 3.6 Flowchart Diagram Retur Penjualan

 56

3.4.4 Rich Picture

Berikut adalah rich picture PT Rackindo Setara Perkasa yang

sedang berjalan :
 57

Gambar 3.7 Rich Picture yang Sedang Berjalan Secara Menyeluruh

Proses bisnis :

1.a. Pelanggan memesan produk kepada Sales.

 58

1.b. Pelanggan dapat langsung memesan produk kepada Bagian

Pemasaran.

2. Sales memberitahukan kepada Bagian Pemasaran adanya

penjualan.

3. Bagian Pemasaran membuat Surat Jalan.

4. Bagian Akuntansi membuat Faktur Penjualan.

5. Bagian Pemasaran mengirimkan Surat Jalan ke Bagian Gudang

untuk pengiriman barang.

6. Bagian Gudang mengirimkan produk yang dipesan pelanggan

bersama dengan Surat Jalan.

7. Pada akhir periode Bagian Akuntansi akan melakukan penagihan

melalui sales berdasarkan Faktur Penjualan.

8. Sales akan melakukan penagihan berdasarkan Faktur Penjualan.

9. Terjadi retur barang, Pelanggan dapat langsung mencoret barang

rusak pada Surat Jalan dan juga mencoret pada Faktur Penjualan

pada saat penagihan.

10.a. Pelanggan melakukan pembayaran melalui kas/giro/transfer pada

Bagian Pemasaran.

10.b Pelanggan dapat membayar langsung ke Bagian Akuntansi.

11. Sales menunjukan bukti pembayaran kepada Bagian Akuntansi.

12. Bagian Akuntansi akan membuat bukti penerimaan kas bank

apabila transaksi sudah diterima perusahaan dari pencairan giro

dan bukti transfer yang diterima.

 59

3.5 Permasalahan yang Dihadapi dalam Siklus penjualan, penagihan piutang,

dan penerimaan kas yang Berjalan

3.5.1 Permasalahan yang Dihadapi

PT Rackindo Setara Perkasa mengalami berbagai masalah yang berkaitan

dengan siklus penjualan, penagihan piutang, dan penerimaan kas. Masalah yang

dihadapi saat ini adalah sebagai berikut :

1. Untuk bagian retur tidak dibuat nota retur melainkan hanya

melakukan pencoretan pada surat jalan dan faktur penjualan.

2. Proses pengeluaran barang yang biasanya menggunakan surat

jalan tanpa tanda tangan dari penanggung jawab pengeluaran

barang yang menyebabkan selisih persediaan barang.

3. Belum ada prosedur yang jelas untuk proses penjualan yang

mengakibatkan keterlambatan pada proses pengiriman dan

penagihan. Hal itu disebabkan karena dokumen – dokumen yang

minimalis dan belum memenuhi kebutuhan proses bisnis

penjualan perusahaan. Juga sering adanya kesalahan barang pada

pengiriman barang, karena prosedur penjualan perusahaan hanya

menggunakan surat jalan dan faktur penjualan untuk pemesanan,

pengeluaran barang, pengiriman barang, sampai dengan penagihan

piutang.
4. Selain itu terdapat masalah pada wewenang dan tanggung jawab

dari bagian-bagian tertentu sehingga tanggung jawab beberapa

bagian tertentu belum jelas, selain itu terdapat tanggung jawab

yang terlalu besar pada satu bagian tertentu.

3.5.2 Solusi untuk Masalah yang Dihadapi

 60

Dalam menghadapi masalah yang terjadi pada perusahaan saat ini. Solusi

yang diberikan bagi perusahaan adalah :

1. Untuk masalah retur adalah, membuat nota retur berdasarkan

invoice, agar barang retur dari perusahaan jelas dan juga untuk

mengurangi piutang pelanggan dari retur penjualan yang

dilakukan.
2. Untuk masalah proses selisih persediaan barang pada proses

pengeluaran barang dibuat bukti pengeluaran barang. Pembuatan

bukti pengeluaran dilakukan oleh bagian gudang berdasarkan

sales order. Dan setelah itu pembuatan surat jalan berdasarkan

bukti pengeluaran barang oleh bagian pengiriman untuk

pengiriman barang kepada pelanggan.

3. Pembuatan sistem baru untuk penjualan perusahaan secara

menyeluruh mulai dari pemesanan barang yang menggunakan

sales order yang hanya bisa dibuat oleh bagian pemasaran,

pengeluaran barang yang menggunakan bukti pengeluaran barang

yang hanya bisa dibuat oleh bagian gudang, pengiriman barang

yang menggunakan surat jalan yang hanya bisa dibuat oleh bagian

pengiriman, penagihan piutang yang menggunakan invoice yang

hanya bisa dibuat oleh bagian akuntansi dan keuangan, retur

penjualan yang menggunakan nota retur yang hanya bisa dibuat

oleh bagian gudang, dan untuk penerimaan kas pada perusahaan

dibuat bukti penerimaan kas dan bukti kwitansi sebagai tanda

pembayaran yang diberikan kepada pelanggan yang hanya bisa

dibuat oleh bagian akuntansi dan keuangan. Proses ini dilakukan

 61

agar dapat mendeteksi kesalahan pengiriman barang dan

meminimalisasi serta mencegah kesalahan barang pada penjualan.

4. Perubahan pada struktur organisasi perusahaan untuk

memperbaiki pengendalian internal perusahaan serta

meningkatkan proses penjualan perusahaan. Seperti perubahan

dari bagian gudang menjadi dua bagian yaitu bagian gudang dan

bagian pengiriman, agar wewenang dan tanggung jawab masing –

masing bagian jelas dan mempermudah melakukan pengendalian

internal. Juga pada bagian penagihan yang dihilangkan dan

seluruh pembayaran dari pelanggan akan langsung diterima oleh

bagian akuntansi dan keuangan.