MAKALAH BISNIS MANAJEMEN

PENGAWASAN ( CONTROLLING )

DI SUSUN OLEH

HOTMAN SIAGIAN NIM : 12127038

AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA & KOMPUTER

BINA SARANA INFORMATIKA PONTIANAK

1
 2

KATA PENGANTAR

Puji syukur saya ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang
telah memberikan berkah kepada penulis , sehingga berkat Karunia-Nya
penulis dapat menyelesaikan makalah ” Bisnis Manajemen ” (Controlling).

Dalam penyusunan makalah ini,penulis tidak lupa mengucapkan

banyak terima kasih pada semua pihak yang telah membantu dalam
menyelesaikan tugas makalah ini sehinggga penulis dapat menyelesaikan
penyusunan makalah ini . Dan tidak lupa juga penulis ucapkan terima
kasih kepada Ibu dosen pembimbing Dasar Manajemen Bisnis yang
telah membimbing kami.

Dalam penyusunan makalah ini penulis menyadari bahwa masih

banyak kekurangan sehingga kami berharap dari semua pihak pembaca
untuk senantiasa memberikan kritik dan saran sehingga kedepannya akan
menjadi lebih baik. semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi penulis
sendiri maupun pembacanya

Pontianak , 18 Juni 2013

Penyusun
 3

DAFTAR ISI

Kata pengantar……………………………………………………………… i

Daftar isi ………………………………………………………………………ii

BAB 1 Pendahuluan  ..………………………………………………………4

A. Latar belakang Permasalahan…………………………………….. 4

B. Permasalahan ………………………………………………………. 6

C. Pembatasan Masalah ……………………………………………….6

D. Tujuan Penelitian ……………………………………………………7

BAB 2 Sistem Pengendalian Intern……………………………………….. 8

A. Prinsip Utama Pengedalian Intern …………………………………9

B. Prinsip Internal Control Prosedur Penjualan ……………………11

C. Bagian yang terlibat dalam Prosedur Penjualan…………………13

D. Formulir-formulir yang digunakan ……………………………....... 15

BAB 3 PENUTUP   ………………………………………………………….. 17

Kesimpulan …………………………………………………………... 17

·         Daftar pustaka …………………………………………………………18

 
 4

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Permasalahan

Dalam arti luas perusahaan adalah kumpulan orang atau badan

usaha untuk menghasilkan laba, menawarkan barang-barang, jasa

ataupun kombinasinya untuk mencapai tujuan tertentu.

Pada dasarnya perusahaan dapat digolongkan menjadi 2 yaitu:

1. Perusahaan yang bertujuan mencari laba.

2. Perusahaan yang tidak bertujuan mencari laba.

Sejalan dengan tujuan perusahaan yang bersifat profit motive, maka

sasaran utama perusahaan adalah mendapatkan laba yang maksimal

dengan usaha mencapai efisiensi dan efektifitas yang optimal. Untuk

itu perusahaan harus memiliki manajemen yang baik agar sumber

daya perusahaan dapat dimanfaatkan secara optimal.

Dalam rangka untuk mencapai tingkat keuntungan yang optimal,

berbagai aktivitas dan kegiatan perusahaan perlu mendapatkan

perhatian yang sungguh-sungguh dengan memperhatikan fungsi-

fungsi manajerial seperti perencanaan, pengorganisasian, penjualan

dan pengawasan. Dimana dewasa ini dalam situasi persaingan yang

semakin ketat, perusahaan perlu mempertahankan dan menjalankan

kegiatan penjualan yang sebaik-baiknya dan terus mengupayakan

peningkatan volume penjualan perusahaan.

 5

PT. Sumber Jaya Baru Utama merupakan salah satu perusahaan

yang bergerak di bidang moulding, dowel dan kayu log. Dari uraian di

atas, dapat diketahui pentingnya pengendalian intern dalam

pelaksanaan suatu sistem dan prosedur akan sangat menentukan

tingkat penyelewengan yang dapat terjadi pada perusahaan tersebut.

Dimana pada perusahaan yang pengendalian internnya memadai

maka akan kecil kemungkinan terjadinya penyelewengan-

penyelewengan yang dilakukan karyawannya.

Dalam setiap penjualan memerlukan pengendalian yang

memadai agar dalam proses penjualan tersebut tidak terjadi adanya

penyelewengan-penyelewengan yang dapat merugikan perusahaan.

Dalam prosedur penjualan selalu melibatkan bagian-bagian

dalam perusahaan dan pihak-pihak tertentu lainnya. Demikian juga

halnya dengan prosedur penjualan pada PT. Sumber Jaya Baru Utama

juga melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan, misalnya bagian

penjualan, bagian produksi, bagian pengiriman, bagian gudang, bagian

akuntansi umum, bagian stok atau pihak lainnya.

Sistim dan prosedur penjualan pada PT. Sumber Jaya Baru

Utama dilihat dari segi pelaksanaannya terdapat masalah yaitu antara

lain:

1. Tidak adanya bagian yang mempunyai wewenang dalam

memberikan otorisasi dalam penjualan kredit yang dilakukan

perusahaan.
 6

2. adanya pemisahan fungsi yang kurang memuaskan.

Adanya permasalahan-permasalahan tersebut menyebabkan

pengendalian intern dalam pelaksanaan sistim dan prosedur penjualan

pada PT. Sumber Jaya Baru Utama tidak dapat berjalan sebagaimana

mestinya agar dapat mencapai hasil yang maksimal yang

memungkinkan terjadinya penyelewengan-penyelewengan yang dapat

merugikan perusahaan.

B. Permasalahan

Pokok permasalahan dalam penulisan ini adalah

1. Bagaimanakah sistim dan prosedur penjualan yang diterapkan

pada PT. Sumber Jaya Baru Utama.

2. Apakah sistim internal kontrol terhadap sistim dan prosedur

penjualan telah diterapkan sesuai dengan prinsip-prinsip

pengendalian intern yang memadai?”.

C. Pembatasan Masalah

Mengingat akan keterbatasan-keterbatasan yang dimiliki dan

untuk mencapai hasil pembahasan yang optimal dan terarah, maka

dalam penulisan ini penulis membatasi pembahasan terhadap sistim

dan prosedur penjualan pada PT. Sumber Jaya Baru Utama di

Pontianak.
 7

D. Tujuan Penelitian

Adapun yang menjadi tujuan penelitian ini adalah:

1. Untuk mengetahui sistim dan prosedur penjualan yang berlaku

pada PT. Sumber Jaya Baru Utama.

2. Untuk mengetahui sistim internal control yang diterapkan pada PT.

Sumber Jaya Baru Utama.

 8

BAB II

PENGENDALIAN INTERN

Berdasarkan pengertian-pengertian di atas, dapat

disimpulkan bahwa pengendalian intern adalah suatu sistem dan

prosedur untuk memeriksa keterlibatan data-data administrasi

dengan cara penjumlahan mendatar maupun penjumlahan

melurus, yang dimaksudkan untuk menjaga keamanan hak milik

perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi,

memajukan efisiensi di dalam operasi, dan membantu menjaga

dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih

dahulu.

Dari definisi di atas menunjukkan bahwa suatu sistem

pengendalian intern yang baik itu berguna untuk:

1. Mengamankan harta disuatu organisasi.

2. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi.

3. Memajukan efisiensi dalam operasi.

4. Mendorong dipatuhinya kebijaksanaan manajemen.

Untuk memenuhi tujuan-tujuan di atas, terdapat beberapa

unsur yang merupakan ciri-ciri pokok dari suatu Sistem

Pengendalian Intern.
 9

Unsur-unsur tersebut yaitu:

a. Suatu struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab

fungsional secara tepat.

b. Suatu sistem wewenang dan prosedur pembukuan yang baik,

yang berguna untuk melakukan pengawasan akuntansi yang

cukup terhadap harta milik, hutang, pendapatan dan biaya.

c. Praktek yang sehat harus dijalankan di dalam melaksanakan

tugas-tugas dan fungsi-fungsi setiap bagian dalam organisasi.

d. Suatu tingkat kecakapan pegawai sesuai dengan tanggung

jawabnya.

A. Prinsip - Prinsip Utama Pengendalian Intern

a. Setiap pelaksanaan tugas harus ditetapkan tanggung jawabnya

sehingga kualitas dari pengawasan menjadi efisien.

b. Fungsi pencatatan dan operasional harus dipisahkan, sehingga

petugas pencatatan tidak boleh menerapkan pelaksanaan

operasi yang menimbulkan pencatatan tersebut.

c. Pengecekan ketelitian harus dilakukan sehubungan untuk

menjamin kebenaran operasi dan akuntansi, misalnya

pencocokan bukti setoran ke bank dengan jumlah penerimaan

kas hari itu.

d. Tidak seorangpun karyawan yang diperbolehkan melaksanakan

transaksi-transaksi sepenuhnya dari awal sampai akhir tanpa

campur tangan pihak lain.

 10

e. Pegawai harus dipilih melalui cara seleksi yang baik dan

diadakan latihan peningkatan keterampilan sehingga dapat

meningkatkan mutu pelaksanaan dan pegawai dapat bertindak

lebih waspada dan akhirnya akan dapat menghemat biaya.

f. Pegawai harus diikat dengan suatu perjanjian sehingga dapat

merupakan penghalang bagi pegawai untuk tergoda melakukan

kecurangan.

g. Harus diadakan rotasi jabatan atau jika memungkinkan

diadakan cuti yang tidak periodik. Rotasi ini akan merugikan

kesempatan untuk berbuat curang, disamping itu juga akan

dapat menghasilkan ide-ide baru yang berguna bagi

perusahaan.

h. Instruksi operasi harus diusahakan secara tertulis, dan adanya

pedoman prosedur akan sangat membantu karena akan

meningkatkan efisiensi kerja dan mencegah kesalahanpahaman

diantara petugas.

i. Penggunaan buku besar pembantu akan sangat menunjang

dalam mengecek ketelitian hasil kerja antara dua petugas yang

berdiri sendiri.

j. Digunakannya alat-alat mekanis dan elektronis (bila

memungkinkan). (9;79).
 11

B. Prinsip Internal Control Dalam Sistem dan Prosedur Penjualan

Untuk merancang elemen-elemen sistem pengendalian

intern yang diterapkan dalam sistem penjualan kredit, elemen

pokok sistem pengendalian intern dibedakan atas organisasi,

sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, dan praktek yang sehat.

Adapun rincian lebih lanjut sistem pengendalian intern

dalam penjualan kredit adalah sebagai berikut:

Organisasi

1. Fungsi Penjualan harus terpisah dari fungsi pemberi otorisasi

kredit.

2. Fungsi pencatat piutang harus terpisah dari fungsi penjualan

dan fungsi pemberi otorisasi kredit.

3. Fungsi pencatat piutang harus terpisah dari fungsi penerima

kas.

4. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi

penjualan, fungsi pemberi otorisasi kredit, fungsi pengiriman

barang, fungsi penagihan, fungsi pencatat piutang, dan fungsi

akuntansi lainnya. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang

dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi saja.

(8;225).

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

5. Penerimaan Order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan

dengan menggunakan surat order pengiriman.

 12

6. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi pemberi

otorisasi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit

copy (yang merupakan tembusan surat order pengiriman).

7. Pengiriman barang kepada langganan diotorisasi oleh fungsi

pengiriman barang dengan cara menandatangani dan

membubuhkan cap “sudah dikirim” pada copy surat order

pengiriman.

8. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan

barang, potongan penjualan berada di tangan direktur

pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal

tersebut.

9. Terjadinya piutang diototisasi oleh penagihan dengan

membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan.

10. Pencatatan ke dalam kartu piutang diotoritsasi oleh fungsi

pencatat piutang dan pencatatan ke dalam jurnal penjualan,

jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi

akuntansi dengan cara memberikan tanda tangan pada

dokumen sumber (faktur penjualan, bukti kas masuk, dan memo

kredit).

11. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan

yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat.

(8;225).
 13

Praktek Yang Sehat

12. Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan

pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi penjualan.

13. Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya

dipertanggung jawabkan oleh fungsi penagihan.

14. secara periodik fungsi pencatatan piutang mengirim surat

pernyataan piutang.

C. Bagian-bagian yang terlibat dalam Prosedur Penjualan

Bagian organisasi yang terlibat dalam sistem dan Prosedur

Penjualan:

a. Bagian Pesanan Penjualan

Bagian pesanan penjualan mempunyai tugas sebagai berikut:

- Mengawasi semua pesanan yang siterima.

- Memeriksa surat pesanan yang diterima dari langganan atau

salesman.

- Meminta persetujuan penjualan kredit dari bagian kredit.

- Menentukan tanggal pengiriman barang.

- Membuat surat perintah pengiriman beserta tembusan-

tembusannya.

- Membuat catatan mengenai pesanan-pesanan yang diterima

dan mengikuti pengirimannya sehingga dapat diketahui

pesanan-pesanan mana yang belum dipenuhi.

 14

- Mengadakan hubungan dengan pembeli mengenai barang-

barang yang dikembalikan oleh pembeli, membuat catatan

dan mengeluarkan bukti memorial (journal Roucher) untuk

bagian piutang.

- Mengawasi pengiriman barang-barang utuk contoh.

b. Bagian Kredit

Bagian kredit berfungsi memberikan persetujuan untuk

penjualan kredit.

c. Bagian Gudang

Bagian ini bertugas untuk menyiapkan barang seperti yang

tercantum dalam surat perintah pengiriman.

d. Bagian Pengiriman

Bagian ini bertugas untuk mengirimkan barang-barang pembeli

dan mengirimkan kembali barang-barang kepada penjual yang

keadaannya tidak sesuai dengan pesanan.

e. Bagian Billing (Pembuatan Faktur)

Tugas bagian ini adalah membuat faktur penjualan dan

tembusannya, menghitung biaya kirim penjualan dan Pajak

Pertambahan Nilai (PPN), dan memeriksa kebenaran penulisan

dan perhitungan-perhitungan dalam faktur.

 15

D. Formulir-formulir yang digunakan

Formulir-formulir yang digunakan dalam sistem dan prosedur

penjualan adalah sebagai berikut:

a. Tembusan Pengiriman

Yaitu tembusan yang dikirim ke bagian gudang agar disiapkan

barang-barang yang akan dikirim.

b. Tembusan Kredit

Yaitu tembusan yang diserahkan ke bagian kredit untuk

meminta persetujuan penjualan kredit.

c. Tembusan Pemberitahuan

Yaitu tembusan yang dikirimkan kepada pembeli sebagai

pemberitahuan bahwa pesanannya sudah diterima dan kapan

pengirimannya akan dilakukan.

d. Tembusan Surat pengangkutan (Bill of Lading Copy)

Yaitu tembusan yang berisi informasi yang sama dengan surat

perintah pengiriman, membuatnya bisa merupakan tembusan

surat perintah pengiriman atau dibuat terpisah. Bill of lading ini

biasanya dibuat rangkap 3, yang dua lembar diserahkan kepada

pengangkut, yang satu dimintakan tanda tangan pada

pengangkut sebagai tanda terima barang.

 16

e. Tembusan Barang

Yaitu tembusan yang dimasukkan dalam bungkusan barang

yang dikirim pada apembeli.

f. Tembusan untuk Arsip

Yaitu tembusan yang disimpan urut nomor

g. Tembusan untuk mengawasi pesanan-pesanan yang belum

dipenuhi

Yaitu tembusan yang disimpan sesuai abjad nama pembeli

yang digunakan sebagai catatan untuk mengetahui pesanan-

pesanan mana yang belum dapat dipenuhi.

h. Faktur (Invoic)

Faktur biasanya dibuat dengan beberapa tembusan yang

masing-masing mempunyai fungsi seperti tembusan untuk

langganan, tembusan piutang, tembusan distribusi dan

tembusan pemberitahuan.
 17

BAB III

PENUTUP

Kesimpulan

            Adapun kesimpulan yang telah dirangkum dari bagian awal

sampai akhir :

1.      Controling merupakan salah satu fungsi manajemen yang

harus dilaksanakan oleh seorang controller ( pengawas).

2.      Pengawasan memiliki tujuan untuk menemukan kemacetan,

mencegah penyimpangan, melakukan koreksi,memperoleh

efisiensi dan efektifitas, dan mempertebal rasa tanggung jawab dan

dapat dilakukan pada bidang produksi, pemasaran, keuangan,

personalia, dan administrasi.

3.      Elemen-elemen esensial dalam sistem kontrol adalah sebagai

alat ukur, pembanding, dan sarana koreksi kegiatan yang sedang

berjalan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

 18

DAFTAR PUSTAKA