BAB III

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

3.1 Sejarah Perusahaan

PT. Cipta Prima Autoraya adalah salah satu cabang dari Astrido Group

diawali dengan didirikannya CV Sumber Jaya tahun 1974 bertempat di Jalan

Batu Tulis Raya Jakarta sebagai perdagangan kendaraan bermotor dan minibus.

Empat tahun perusahan ini memperoleh kepercayaan dari Toyota untuk diangkat

dealer resmi Toyota. Seiring dengan perkembangan dan berjalannya waktu dealer

yang semakin besar untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, pada tahun 1984

status CV Sumber Jaya berubah menjadi PT. Astrido Jaya. Nama Astrido semakin

dikenal dan dipercaya di Jakarta hal ini nama Toyota Kijang hasil kreasi Astrido

sendiri yang mendapatkan perhatian di hati masyarakat. Sementara outlet Astrido

semakin tumbuh dan berkembang serta dilengkapi bengkel-bengkel modern sesuai

dengan standar Toyota.

Di samping itu, PT. Cipta Prima Autoraya merupakan showroom mobil

yang melakukan penjualan kredit dan tunai mobil, suku cadang mobil, serta

37
 38

melakukan jasa servis mobil Toyota. PT. Cipta Prima Autoraya berlokasi di Jl.

Jendral Sudirman No. 10 Kranji Bekasi Barat. PT. Cipta Prima Autoraya didirikan

oleh Bapak Albert Suhendra Tjahja pada tanggal 11 Februari 2002. PT. Cipta

Prima Autoraya memiliki izin usaha dari Departemen Perdagangan dengan Surat

Izin Usaha Perdagangan (SIUP) No. 01465/1.824.271.

Visi dan Misi PT. Cipta Prima Autoraya

a. Visi

 Untuk menjadi mitra terpilih di Indonesia.

 Untuk menjadi showroom otomotif pilihan dan perusahaan pembiayaan

oleh pelanggan di Indonesia.

b. Misi

 Bertujuan untuk menerapkan kualitas layanan dan produk terbaik bagi

pelanggan.

 Terus mencari peluang untuk meningkatkan kualitas pelanggan.

 Profesional berkomitmen untuk memberikan layanan tepat waktu dan

sesuai untuk para pelanggan.

 Untuk memiliki sumber daya manusia yang profesional dengan

menciptakan kerjasama yang positif dan lingkungan kerja yang

menyenangkan.
 39

3.2 Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan kerangka yang menggambarkan hubungan

antara fungsi-fungsi yang terdapat dalam organisasi. Struktur organisasi

bermanfaat untuk mengetahui tugas dan tanggung jawab dari tiap-tiap bagian

perusahaan. Suatu perusahaan akan berjalan dengan baik dan berhasil mencapai

tujuan yang telah disepakati sebelumnya secara efisien dan efektif, apabila

perusahaan memiliki struktur yang jelas.

Perincian tugas, wewenang, dan tanggung jawab serta kemajuan masing-

masing bagian dari organisasi harus jelas sehingga dalam bagian-bagian

perusahaan dapat dikoordinasikan dengan baik.

 40

Gambar 3.1
SRUKTUR ORGANISASI PT. CIPTA PRIMA AUTORAYA

Kepala Cabang

CRC

Sales Supervisor Sales Supervisor Sales Supervisor Admin Head Manager

Sales Admin Sales Admin Admin Umum

SE SE Accounting

JSE JSE Admin Piutang

Sales Counter Sales Counter Kasir

CS CS Messenger

Sumber : Pengolahan Data

 41

3.3 Uraian Tugas

Berikut ini akan diuraikan tugas-tugas apa saja yang dilakukan oleh

bagian-bagian yang terkait dengan penjualan kredit pada PT. Cipta Prima

Autoraya:

 Kepala Cabang

Tugasnya adalah:

 Melaksanakan kebijakan-kebijakan yang telah ditentukan oleh

manajemen kantor pusat untuk dilaksanakan di kantor cabang.

 Memikirkan strategi pemasaran untuk memperoleh order

penjualan.

 Melakukan pengamatan dan analisa kendaraan pasar serta harga.

 Memimpin, mengelola, merencanakan dan melaksanakan fungsi

pemasaran serta menyiapkan dan membuat rencana kerja bagian

penjualan.

 Memimpin briefing pagi dan meeting pada bagian penjualan.

 Customer Relation Coordinator (CRC)

Tugasnya adalah:

 Melayani kebutuhan pelanggan.

 Memelihara hubungan baik dengan pelanggan.

 Mengkoordinir Customer Service.

 Manager

Tugasnya adalah:
 42

 Mengatur dan mengawasi seluruh kegiatan karyawannya.

 Menjaga hubungan baik antar karyawan dalam organisasi

perusahaan.

 Sales Supervisor

Tugasnya adalah:

 Memonitor penjualan Sales Marketing

 Mengontrol laporan hasil Salesmen/Sales Counter

 Membina hubungan dengan pihak ekstern (perusahaan leasing/bank

dan pihak intern (Kepala Administrasi dan Keuangan).

 Admin Head Sales

Tugasnya adalah:

 tercapainya tertib administrasi keuangan cabang yang dapat

mendukung operasi penjualan.

 tercapainya pemeliharaan seluruh harta cabang dengan baik dan

aman terutama di bidang administrasi.

 mengelola administrasi cabang termasuk:

- Administrasi Kas, Bank dan Perpajakan.

- Administrasi stock dan penjualan

- Pengawasan, pemeliharaan, pemanfaatan dan pengamatan harta

cabang.

- Menyiapkan data dan analisa serta membantu Kepala Cabang

dan mengevaluasi Rencana Kegiatan Cabang.

 43

 Admin Sales

Tugasnya adalah:

Bertanggung jawab atas terselenggaranya perpajakan dan

kepersonaliaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk

mendukung pencapaian target cabang.

 Administrasi Umum

Tugasnya adalah:

 Menginput data pelanggan dalam penjualan kredit

 Melakukan pencatatan penjualan kredit

 Membuat laporan keuangan

h. Accounting

 Membuat jurnal penjualan kredit

 Melakukan penerimaan kas

 Membuat laporan keuangan

i. Admin Receivable (AR)

Tugasnya adalah:

 Mencatat kegiatan piutang dagang kedalam kartu pelanggan.

 Mencatat setiap mutasi penjualan kredit dan pajak penjualan.

 Membuat laporan bulanan saldo piutang.

j. Sales Executive (SE)

Tugasnya adalah:

Bertanggung jawab atas tercapainya target penjualan sesuai yang telah

ditetapkan oleh perusahaan.

 44

k. Sales Counter (SC)

Tugasnya adalah:

Bertanggung jawab atas tercapainya target penjualan sesuai yang telah

ditetapkan oleh perusahaan.

l. Costumer Service

Tugasnya adalah:

Bertanggung jawab atas pelayanan terhadap pelanggan.

m. Kasir

Tugasnya adalah:

Bertanggung jawab atas menyelesaikan pembayaran kepada supplier,

menerima pembayaran dari konsumen dan mencatat hasil penjualan.

3.4 Aktivitas Perusahaan

1. Pelayanan penjualan mobil

Penjualan yang terjadi dapat berupa penjualan tunai maupun penjualan

kredit. Dalam mencari pelanggan mereka menggunakan jasa salesman dan

sales counter, yang dikoordinator oleh seorang koordinator penjualan.

Salesman melakukan penyebaran brosur ke customer yang potensial untuk

mendapatkan pelanggan. Sedangkan Sales Counter melakukan follow up

customer yang pernah datang ke showroom . Untuk meningkatkan

penjualan biasanya perusahaan mengeluarkan discount dan mengadakan

pameran dibeberapa tempat untuk menarik pelanggan. PT Cipta Prima

Autoraya juga menjalin hubungan baik dengan pelanggan.

 45

2. Pelayanan penjualan spare part

Merupakan salah satu usaha yang dilakukan di setiap cabang perusahaan

yang dipimpin oleh seorang pimpinan bengkel, yang mengawasi penjualan

spare part.

3. Pelayanan bengkel atau service mobil

Setiap pembelian mobil disertai dengan service gratis selama setahun,

namun bagi pelanggan lain dapat menggunakan jasa bengkel dngan

menyerahkan mobil ke bagian mekanik, untuk mengetahui kondisi mobil

pelanggan.