BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

4.1 Gambaran Umum Astra Credit Companies

Astra Credit Companies adalah salah satu perusahaan pembiayaan terbesar dan

terpercaya yang sudah berdiri sejak tahun 1982. Dengan misi utama menunjang

penjualan produk astra di bidang automobile, manajemen Astra sepakat untuk

mendirikan lembaga pembiayaan yang pada awalnya diberi nama PT. Raharja Sedaya.

PT. Raharja Sedaya ini merupakan cikal bakal Astra Credit Companies.

Di tahun 1990, PT Rahardja Sedaya berganti nama menjadi PT Astra Sedaya

Finance. Dalam perkembangannya, PT Astra Sedaya Finance memiliki penyertaan

saham pada perusahaan asosiasi, yaitu PT Swadharma Bhakti Sedaya Finance, PT

Pratama Sedaya Finance, PT Staco Estika Sedaya Finance dan PT Astra Auto Finance

yang semuanya telah terdaftar dan diawasi oleh Otoritas Jasa Keuangan (OJK) serta

mendapatkan izin dari Departemen Keuangan Republik Indonesia Direktorat Jenderal

Lembaga Keuangan dengan nomor izin usaha sebagai berikut :

a) PT Astra Sedaya Finance dengan nomor izin usaha 1093/KMK.013/1989

b) PT Swadharma Bhakti Sedaya Finance dengan nomor izin usaha

1095/KMK.013/1989

c) PT Astra Auto Finance dengan nomor izin usaha 437/KMK.017/1995

d) PT Staco Estika Sedaya Finance dengan nomor izin usaha 590/KMK.013/1990

e) PT Pratama Sedaya Finance dengan nomor izin usaha 1258/KMK.013/1989

42
 43

Sejak tahun 1994, PT Astra Sedaya Finance dan perusahaan asosiasinya

mengembangkan merek Astra Credit Companies untuk mendukung usahanya. ACC

berkomitmen penuh untuk meningkatkan layanan pada masyarakat. ACC

menyediakan fasilitas pembiayaan untuk pembelian mobil dan alat berat dalam

kondisi baru ataupun bekas serta fasilitas Pembiayaan Investasi, Pembiayaan Modal

Kerja, Pembiayaan Multiguna dan Sewa Operasi (Operating Lease).ACC juga

mendukung penjualan mobil melalui jaringan dealer, showroom maupun perseorangan

di seluruh wilayah Indonesia. Jaringan ACC tersebar di hampir seluruh kota besar di

Indonesia. Saat ini ACC memiliki 75 kantor cabang yang tersebar di 59 kota di

Indonesia, dan akan terus bertambah. ACC selalu mempertahankan reputasinya

sebagai perusahaan pembiayaan terkemuka di Indonesia. Saat krisis ekonomi melanda

Indonesia di tahun 1998, ACC dapat melewati krisis ini dengan baik. Termasuk juga

dapat melunasi pinjaman sindikasi pada tahun 1999, tanpa restrukturisasi.

4.2 Hasil Penelitian

4.2.1 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas

Setiap perusahaan memiliki struktur organisasi masing-masing dan tentu

mempunyai perbedaan antara satu dengan yang lainnya, tergantung dari tujuan

organisasi, sumber daya yang dimilikinya dan lingkungan yang melingkupinya.

Namun, pada hakekatnya mempunyai prinsip yang sama, yaitu tercapainya tujuan

secara efektif dan efisien. Struktur organisasi suatu perusahaan memberikan gambaran

tentang posisi dan hubungan antara semua unit kerja yang ada dalam perusahaan

sehingga memungkinkan tercapainya komunikasi, koordinasi, dan pengintegrasian

segenap kegiatan organisasi, baik secara vertikal maupun horizontal. Struktur

 44

organisasi perusahaan yang disusun secara tepat merupakan salah satu unsur

terpenting bagi terciptanya pengendalian intern yang baik.

Terciptanya suasana kerja yang terorganisir secara sistematis dan terpadu,

diperlukan adanya suatu rencana kerja yang terarah serta personil pelaksana rencana

yang benar-benar membidangi kerjanya masing-masing, sehingga diperlukan struktur

organisasi yang jelas dan nyata. Struktur organisasi tersebut terdapat kerangka

hubungan antar unit-unit yang memuat tugas serta tanggung jawab untuk mencapai

tujuan yang telah ditetapkan sebagaimana yang terdapat di dalam lampiran 1.

Astra Credit Companies Cabang Banda Aceh dipimpin oleh seorang kepala

cabang. Kepala cabang ini memiliki tugas sebagai berikut :

1. Memimpin operasi dan perencanaan perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan.

2. Bertanggung jawab atas pencapaian target yang telah ditetapkan oleh manajemen.

3.Memberi pengarahan, negosiasi kepada kepala departemen berkaitan dengan operasi

departemen.

4. Melakukan kebijakan dan strategi perusahaan.

5. Memberikan motivasi kepada seluruh karyawan.

6. Memantau pasar penjualan di berbagai dealer.

7. Selalu membina hubungan yang baik dengan pihak dealer maupun showroom.

Kepala cabang membawahi empat departemen, yaitu :

1. Departemen penjualan Departemen underwriting

3. Departemen service

4. Departemen piutang usaha

Selain kepala cabang, Astra Credit Companies Cabang Banda Aceh juga

mempunyai seorang operation head (OH) yang dalam aktivitas kesehariannya

 45

memiliki fungsi sebagai penanggung jawab semua kegiatan operasional dalam internal

cabang. Tugas dan tanggung jawab operation head antara lain:

a. Menyusun, melaksanakan, dan mereview “activity plan operation” cabang

b. Menyusun dan merevisi budget tahunan

c. Mewakili kepala cabang jika kepala cabang berhalangan

d. Menjalankan dan mengawasi day to day operation berjalan dengan baik

sesuai dengan sistem dan prosedur dan batas waktu yang ditetapkan

e. Melakukan persetujuan pancairan dana di cabang

f. Mengatur dan memonitor cash flow cabang

g. Memastikan serta mengawasi kebenaran pencatatan ke laporan kas dan

bank harian serta batas waktu pelaporan antara cabang dengan kantor pusat

Adapun tugas dan kewajiban masing-masing departemen di Astra Credit

Companies Cabang Banda Aceh akan diuraikan di bawah ini :

1. Departemen penjualan Departemen penjualan dipimpin oleh Sales

Operation Head (SOH) yang memiliki tugas-tugas sebagai berikut :

a. Memonitor aplikasi yang masuk via dealer system maupun walk in dan

dokumen pendukung kredit dari sales officer

b. Memonitor dan melakukan follow up atas data-data aplikasi yang

masuk, approve, reject, valid, dan backlog

c. Memonitor permintaan dokumen tambahan dari credit analyst ke sales

officer

d. Menyusun strategi penjualan dengan membuat paket dan promosi

dengan persetujuan kepala cabang dan kantor pusat

e. Ikut menjaga hubungan baik dengan pihak dealer/showroom

 46

Dalam menjalankan tugasnya, Sales Operation Head (SOH) dibantu oleh Sales officer

yang memiliki tugas sebagai berikut :

a. Menerima aplikasi permohonan kredit dari calon debitur melalui

dealer/showroom yang telah menjalin kerjasama dengan cabang

b. Memberikan dan membantu calon debitur mengisi form aplikasi

permohonan pembiayaan (FAP)

c. Membantu calon debitur menghitung besarnya angsuran yang diinginkan

debitur pada struktur kredit yang terbaik bagi perusahaan dan calon

debitur

d. Melakukan pengecekan fisik kendaraan dengan STNK dan BPKB asli,

jika permohonan kredit untuk mobil bekas

e. Menyiapkan kelengkapan dokumen-dokumen dan data-data yang

dibutuhkan oleh surveyor.

2. Departemen Underwriting

Departemen underwriting adalah departemen yang bertugas untuk

menindaklanjuti aplikasi permohonan kredit yang diperoleh sales officer.

Deparetemn ini dipimpin oleh seorang Underwriting Head yang dibantu oleh

satu orang data data entry, delapan surveyor, satu orang credit analyst, dua

orang staf validasi, dan satu orang staf asuransi. Adapun pembagian tugas

masing-masing bagian ini adalah sebagai berikut:

1. Data entry, memiliki tugas sebagai berikut :

1. Bertanggung jawab terhadap input data calon debitur di sistem dan

kebenarannya serta pencetakan dokumen pendukung dalam proses kredit.

2. Memeriksa kelengkapan data calon debitur (dokumen persyaratan kredit)

 47

3. Cetak dokumen kontrak, setelah aplikasi disetujui oleh komite kredit

2. Surveyor, memiliki tugas sebagai berikut :

1. Melakukan survey langsung ke rumah dan tempat usaha calon debitur sesuai

dengan alamat yang ada dalam form pengajuan aplikasi kredit

2. Memberikan laporan kapada credit analyst terkait dengan kondisi calon debitur

yang telah disurvey

c. Credit analyst, memiliki tugas antara lain :

1. Memeriksa kelayakan dokumen persyaratan kredit calon debitur, beserta

kekuatan legalitas dokumen persyaratan kredit calon debitur

2. Melakukan kunjungan langsung ke lapangan atau survey ke calon debitur jika

credit analyst meragukan kebenaran dan validitas data analisa sales officer dan

surveyor

3. Memberikan masukan kepada sales officer dan marketing, hal- hal menyangkut

kriteria kelayakan kredit serta memberikan masukan kepada manajemen untuk

memperbaharui kondisi kebijakan kredit.

d. Staf validasi

staf validasi untuk mengkonfirmasikan pengambilan kendaraan dan tanggal jatuh

tempo ke customer sebelum dilkukan pencairan ke delaer/showroom.

e. Staf asuransi

Adapun tugas-tugas dan tanggung jawab staf asuransi antara lain :

1. Mengansuransikan unit pembiayaan kendaraan debitur dalam rangka

mengurangi risiko kerugian jika terjadi kehilangan dengan tetap

mengutamakan kepuasan pelanggan

 48

2. menutup (cover) asuransi setiap unit pembiayaan kendaraan sesuai dengan

ketentuan yang berlaku

3. melakukan pengecekan terhadap polis dan tagihan asuransi yang dikirimkan

oleh perusahaan asuransi

4. melakukan peng-input-an nomor polis ke dalam sistem

5. melakukan proses endorsement terhadap polis asuransi yang terjadi kesalahan.

3. Departemen service

Departemen service berada di bawah control operation head, yang memiliki tugas

antara lain :

a. mengarahkan dan memberikan suvervise dalam aktivitas pelanggan customer

dan administrasi account

b. melakukan improvement atas standar dan prosedur yang berlaku di bagian

service

c. membina hubungan kerjasama yang baik dengan pihak internal maupun

eksternal (perbankan, asuransi)

d. bertanggung jawab atas masalah pelayanan customer yang muncul

e. memonitor pemasukan data-data angsuran customer setiap hari

service departemen ini dibantu oleh :

1. BPKB Custodian, memiliki tugas sebagai berikut :

a. Memonitor penyimpanan dan pengeluaran BPKB

b. Membuat report BPKB dan SP BPKB dan mendistribusikannya

c. Memastikan dan mengontrol pelaksanaan BPKB self audit

 49

2. EDP/Inventory officer, memiliki tugas antara lain :

a. Melaksanakan penjualan terhadap kendaraan inventory yang telah melewati

batas waktu yang ditentukan

b. Melakukan admnistrasi pelelangan sampai kendaraan terjual

c. Melakukan pool manajemen

3. Finance/banking tugasnya adalah :

a. Membuat dan menganalisa performance opex cabang

b. Membuat laporan keuangan bulanan perusahaan

c. Mengelola cash management cabang

d. Mengelola dan mengontrol pembukuan seluruh uang keluar masuk cabang.

4. Teller, memiliki tugas antara lain :

a. Menerima pembayaran angsuran secara tunai dari debitur

b. Memasukkan data pembayaran tunai ke dalam sistem dengan benar dan akurat

sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan

c. Menerima setoran tunai dari ARHO dan remedial admin dengan tanda terima

setoran

d. Setiap hari seluruh penerimaan teller dilaporkan kepada staf finance untuk

disetorkan ke bank

e. Jika terjadi selisih penerimaan uang dengan input di sistem, sepenuhnya

menjadi tanggung jawab teller yang bersangkutan

f. Setiap penerimaan uang kertas wajib diperiksa dengan menggunakan lampu

ultraviolet karena jika terdapat uang palsu, maka menjadi tanggung jawab

teller.
 50

4. Departemen piutang usaha

Departemen piutang usaha atau account receivable department bertanggung

jawab terhadap kelancaran pembayaran angsuran oleh debitur. Depertemen ini

dipimpin oleh kepala piutang usaha dan dibantu oleh 5 orang desk call, 2 orang

A/R admin, 2 orang ARHO, 1 orang remedial admin, dan 7 orang remedial

officer. Adapun tugas dari bagian-bagian ini adalah :

1. Desk call

adapun tugas-tugas dan tanggung jawab desk call adalah :

a. Mem-follow up debitur-debitur yang telah membuat janji

b. Membuat insentif performance desk call

c.Melaksanakan seluruh aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan tugas

sebagai desk call dengan baik dan bertanggungjawab terhadap segala aktivitas

yang dilakukannya

d. Berkoordinasi dengan bagian-bagian terkait dalam menunjang pelaksanaan

aktivitasnya

2. A/R admin, adapun tugas-tugas dan tanggungjawab dari A/R admin adalah :

a. Membuat, mencetak, dan mengirimkan surat peringatan I, II, dan surat

peringatan terakhir (SPT)

b. Memberikan laporan tentang SP I, II, dan SPT yang telah dicetak kepada

A/R head dalam bentuk rekap SP I, SP II, dan SPT

c. Membuat tanda terima SP I, SP II, dan SPT

d. Mempersiapkan administrasi untuk tugas ARHO dalam menangani debitur

yang menunggak
 51

e. Membuat dan mencetak daftar kunjungan harian ARHO

3. Account Receivable Handling Officer (ARHO), adapun tugas-tugas dan

tanggungjawab ARHO antara lain :

a. ARHO bertanggungjawab atas terlaksananya kegiatan penagihan A/R

overdue yang ditugaskan kepadanya secara tepat waktu di wilayahnya

b. Menyiapkan administrasi yang diperlukan dalam penagihan seperti TTS,

DKH ARHO,SP I/SP II/SPT

c. Mengirimkan surat peringatan I, surat peringatan II dan surat peringatan

terakhir (SPT) kepada debitur yang menunggak

d. Menerima uang angsuran, denda, dan biaya tagih dari debitur dengan

memberikan tanda terima setoran (TTS) sebagai bukti penerimaan

e. Menyetorkan hasil tagihan ke teller/finance tepat waktu pada sore hari atau

maksimal keesokan harinya.

4. Remedial admin, adapun tugas-tugas dan tanggungjawab dari remedial admin

adalah :

a. Membuat, mencetak, dan mengirimkan surat tugas penarikan (SPT) buat

remedial officer atau surat kuasa penarikan (SKP) untuk deks call

b. Memberikan laporan tentang SPT/SKP yang telah dicetak kepada A/R head

dalam bentuk rekap SPT/SKP

c. Mempersiapkan administrasi untuk tugas remedial officer dan desk call

dalam melakukan penarikan unit

d. Membuat dan mencetak daptar kunjungan harian remedial officer

e. Membuat dan mencetak berita acara serah terima kendaraan tarikan

(BASTK)
 52

f. Melakukan verifikasi/rekondisi terhadap kendaraan yang berhasil ditarik

5. Remedial officer, adapun tugas-tugas dan tanggungjawab remedial officer

adalah :

a. Remedial officer bertanggungjawab atas terlaksananya kegiatan penagihan

atau penarikan terhadap unit kendaraan debitur yang menunggak

b. Mengunjungi debitur yang menunggak untuk melakukan penagihan atau

penarikan unit sesuai dengan DKHR, bucket, dan wilayahnya

c. Memberikan surat tugas penarikan kepada nasabah yang menunggak

4.2.2 Visi dan Misi Astra Credit Companies

Visi Astra Credit Companies adalah “Become the 1st choice financing

company with total solution” yaitu, menjadi perusahaan pilihan utama dalam

memberikan solusi pembiayaan otomotif yang paling mudah diakses, membantu

mewujudkan keinginan pelanggan untuk mencapai kehidupan yang lebih nyaman.

Misi Astra Credit Companies adalah “ To promote Credit for a better living” dengan

penjabaran sebagai berikut :

a. Memberikan jasa pembiayaan yang lengkap dan fleksibel kepada para

pelanggan

b. Membangun jaringan yang luas dengan dukungan teknologi yang

memungkinkan pelanggan mudah berhubungan

c. Membentuk kemitraan yang saling menguntungkan dengan dealer

d. Mewujudkan kualitas pelayanan yang prima dengan mempersiapkan sumber

daya manusia yang berorientasi pada pelanggan \

 53

e. Memberikan nilai maksimal kepada stake holder termasuk pemilik

perusahaan, karyawan, pelanggan dan komunitas yang dilayani perusahaan

Values (nilai-nilai) yang dimiliki oleh Astra Credit Companies adalah :

1. Integritas, integritas mencerminkan citra positif perusahaan yang dinilai dari

kejujuran, loyalitas, tanggung jawab, keadilan dan rasa memiliki.

2. Kerjasama, bahwa untuk mencapai tujuan perusahaan diperlukan kerjasama

yang baik dan saling menghargai

3. Kepuasan pelanggan, bahwa semua aktivitas harus menuju kepada kepuasan

pelanggan. Pelanggan adalah setiap pihak yang menerima hasil kerja dan

pelayanan, termasuk diantaranya end user, dealer, pemegang saham, karyawan

dan kreditur.

4. Kualitas, bahwa semua proses harus benar dari awal untuk mencapai six

sigma.

4.3 Pembahasan

Astra Credit Companies adalah salah satu perusahaan pembiayaan terbesar dan

terpercaya yang sudah berdiri sejak tahun 1982. Hingga saat ini Astra Credit

Companies Cabang Banda Aceh telah menjalin kerjasama dengan 10 showroom dan

15 dealer yang terletak di kota Banda Aceh, Sigli, Bireuen, Lhokseumawe, Meulaboh.

Pembiayaan adalah satu bentuk perusahaan yang memfokuskan bisnisnya

kepada pemberian dana atau pembiayaan kepada pihak lain atas suatu benda atau

barang yang akan dibeli atau dimiliki oleh pihak tersebut.

 54

4.3.1 Struktur Pengendalian Intern Kas Pada Astra Credit Companies Banda

Aceh

Didalam struktur pengendalian intern kas terdapat unsur-unsur pengendalian

intern kas, yaitu sebagai berikut:

4.3.1.1 Organisasi Pada Astra Credit Companies

Pihak yang terlibat dalam bagian finance and bank (FAB) pada Astra Credit

Companies adalah Operation Head. Dikarenakan finance and bank (FAB) belum

memiliki job description secara tertulis, sehingga secara keseluruhan semua aktivitas

Astra Credit Companies yang berhubungan dengan keuangan dilakukan oleh

Operation Head. Belum adanya pemisahan tugas yang dilakukan Astra Credit

Companies dalam fungsi keuangan masih dilakukan oleh satu orang. Fungsi keuangan

masih dipercayakan pada satu orang yang sama yaitu Operation Head. . Dalam

transaksi penerimaan dan pengeluaran kas yang menjadi sumber-sumber penerimaan

dan pengeluaran kas pada Astra Credit Companies Banda Aceh sebagai berikut:

1. Sumber Penerimaan Kas Pada Astra Credit Companies Banda Aceh

Penerimaan kas dalam suatu perusahaan mempunyai peranan yang sangat penting

dalam menjalankan kegiatan operasional. Tanpa adanya pemasukan dana, Astra Credit

Companies tidak akan berjalan dengan baik. Sumber penerimaan kas yang diperoleh

dari angsuran customer, denda customer dan pelunasan angsuran customer.

a. Angsuran Costumer

Dimulai dari customer datang ke kantor ACC untuk melakukan

pembayaran angsuran bulanan kepada bagian teller. Selanjutnya bagian

teller membuka aplikasi AoL untuk mengecek sesuai nomor kontrak dan
 55

Plat mobil customer dan jumlah angsuran yang harus dibayarkan.

Selanjutnya customer memberikan sejumlah uang sesuai dengan jumlah

angsuran kepada bagian teller. Bagian teller mengecek jumlah uang yang

diberikan dan menginput sesuai jumlah yang diterima di aplikasi AoL.

Selanjutnya teller memberikan bukti transaksi kepada customer dan

memberitahukan sisa angsuran yang harus dibayarkan. (dapat dilihat di

Lampiran 2)

Customer tidak harus datag ke ACC untuk membayar angsuran, bisa

melalui transfer via ATM, POS, alfamart.

b. Denda Costumer

Denda merupakan salah satu penerimaan kas bagi perusahaan, besar nya

jumlah denda yang di berikan kepada Costumer telah disetujui sejak

awalnya perjanjian dilakukan. Costumer akan mendapatkan denda apabila

belum melakukan pembayaran angsuran 1 hari setelah tanggal jatuh tempo.

Denda yang diberikan kepada Costumer sebesar 0,5% perhari dari jumlah

angsuran. Apabila Costumer tidak melakukan pembayaran lebih dari 60

hari bagian remedial officer akan dilakukan penarikan terhadap unit

kendaraan yang menunggak.

c. Adminstrasi denda

Costumer yg menunggak juga harus membayar biaya adm denda sejumlah

20.000/bulan.

2. Sumber Pengeluaran Kas Pada Astra Credit Companies Banda Aceh

Setiap perusahaan dalam menjalani kegiatan operasionalnya pastinya tidak

terlepas dari pengeluara kas. kas yang dikeluarkan oleh perusahaan setiap harinya
 56

memiliki batasan nominal yang telah diatur oleh kantor pusat, dalam perhari nya

perusahaan menerima biaya operasional perharinya Rp.500.000 untuk keperluan

operasional perusahaan. Pengeluaran kas pada Astra Credit Companies terdiri dari:

a. Biaya Operasional Perusahaan

1) Biaya perencanaan desain

2) Biaya kosumsi

3) Biaya material

4) Biaya pelaksanaan

5) Biaya pengawasan

b. Biaya Administrasi dan Umum

1) Biaya telepon, Fax dan internet

2) Biaya ATK dan perlengkapan kantor

3) Biaya fotocopy dan cetakan

4) Biaya perjalanan dinas

5) Biaya pembayaran pajak

c. Biaya Pemeliharaan Aktiva Tetap

1) Biaya pemeliharaan komputer

2) Biaya pemeliharaan peralatan kantor

4.3.2 Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan pada Astra Credit Companies

Banda Aceh

Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang terdapat pada ACC Banda Aceh

yaitu:
 57

1. Prosedur Penerimaan Kas pada Astra Credit Companies

Adapun prosedur penerimaan kas dari costumer membayar angsuran pada

perusahaan ini yang ditunjukkan pada Lampiran 2:

a. Kasir mengirimkan Faktur ke Bagian Piutang,

b. Bagian piutang melakukan pengecekan jatuh tempo piutang berdasarkan

faktur yang sudah diterimanya,

c. Apabila jatuh tempo sudah dicek, maka Bagian piutang mencatat waktu

jatuh tempo tersebut pada Schedule Umur Piutang (SUP)

d. Berdasarkan SUP tersebut, Bagian Piutang membuat Surat Tagihan

Piutang (STP) dan STP dikirimkan ke Pelanggan.

e. Pelanggan menerima STP, dan melakukan pembayaran pada saat jatuh

tempo. Pembayaran dikirimkan ke Bagian Piutang.

f. Bagian Piutang menerima pembayaran dari pelanggan dan membuat faktur

lunas rangkap 2. Lembar 1 dikimkan ke Pelanggan. Lembar 2 disimpan

sebagai arsip.

g. Bagian Piutang membuat Laporan Penerimaan Kas dari Piutang rangkap 2.

Lembar 1 dikirimkan ke Bagian Keuangan. Lembar 2 disimpan sebagai

Adapun prosedur penerimaan kas dari denda costumer pada perusahaan

ini adalah:

a. Costumer mendapat surat peringatan dari bagian administrasi call apabila

jatuh tempo sudah melebihi jangka waktu 1 hari, dan customer akan

mendapatkan SP 1,2,3 apabila sudah melebihi jangka waktu 3,7 dan 15 hari

tanggal jatuh tempo. Dan bagian ARMH akan melaksanakan penagihan

 58

piutang, apabila customer bermasalah dalam pembayaran denda maka bagian

ARMH melakukan penarikan kendaraan.

b. Denda yang ditetapkan oleh ACC yaitu 0,5% dari angsuran ditambah admin

denda Rp. 20.000 per bulan.

c. Customer membayar denda ke bagian teller sesuai dengan jumlah yang sudah

di tetapkan oleh bagian administrasi call.

d. Bagian teller menginput jumlah denda di sistem AoL. dan mencetak kwitansi

3 rangkap

Adapun prosedur penerimaan kas dari kantor pusat pada perusahaan ini adalah:

a. Kantor Pusat mengirim dana operasional melalui rekening operasional

cabang, sesuai dengan dana yang telah ditetapan Kantor Pusat pada setiap

Kantor Cabang.

b. Bagian Keuangan Cabang menerima bukti pengiriman dari Kantor Pusat.

c. Bagian Keuangan Cabang menginput penerimaan tersebut ke dalam sistem

dan kemudian melakukan pencatatan/pembukuan secara manual.

d. Pemberitahuan Bagian Keuangan kepada Pemimpin Cabang atas sudah

terjadinya penerimaan kas dari Kantor Pusat.

2. Posedur Pengeluaran Kas Astra Credit Companies

Adapun prosedur pengeluaran kas Astra Credit Companies Banda Aceh terbagi

menjadi dua; pertama dngan cara permintaan/pengajuan langsung ke Bagian

Operation Head, berapa dana yang perlu di keluarkan terhadap transaksi yang akan

dilakukan perusahaan. Kedua, dengan cara reimbursement, atau sistem penggantian

dana dimana pihak tertentu membayar terlebih dahulu segala biaya yang terjadi,
 59

kemudian nantinya diajukan klaim ke Bagian Operation Head untuk penggantian

dana tersebut.

a. Permintaan/Pengajuan Langsung

Gambar 4.1
Bagan Alur Pengajuan Langsung Dana Kas Kecil
Pemakai dana kas kecil

Mulai Menerima
bukti dan
mengeluarkan
Membuat dana dari kas
perusahaan
pengajuan
pengeluaran
dana kas kecil Mencatat
laporan
pengeluaran
kas
Bukti pengajuan

Menginput ke
dalam sistem
1

Selesai

1) Pihak tertentu melakukan pengajuan ke Bagian Keuangan terhadap

pengeluaran yang akan dilakukan perusahaan.

2) Bagian keuangan melakukan pengecekan terhadap kebenaran dan besaran

dana yang akan dikeluarkan tersebut, lalu kemudian mencairkannya.

3) Bagian FAB melakukan pencatatan terhadap pengeluaran tersebut dan

mengimputnya ke dalam sistem.

 60

4) Pemberitahuan Bagian Keungan kepada Pimpinan Cabang atau terjadinya

pengeluaran kas.

Gambar 4.2
Bagan Alur Sistem Penggantian Dana Kas Kecil
5) Reimbursement

Mulai 1

Melakukan Mengecek
pembayaran bon/kwitansi dan
atas keperlua mengganti
perusahaan pengeluaran
dengan dana yang terjadi
pribadi dengan kas
perusahaan

Terbitnya
Bon/Kwitansi Mencatat
laporan
pengeluara
N
n kas
1

Menginput ke
dalam sistem

Selesai

b. Reimbursement

1) Pihak tertentu mengeluarkan terlebih dahulu dana pribadi untuk melakukan

transaksi yang beratasnamakan perusahaan, yang disertai dengan

bon/kwitansi.
 61

2) Bon/kwitansi tersebut diserahkan ke Operation Head guna untuk diperiksa

terlebih dahulu kebenaran bukti tersebut, dan kemudian menggantikan

dana tersebut dengan kas perusahaan, kemudian diarsipkan.

3) Bagian FAB melakukan pencatatan atas pengeluaran tersebut.

4) Pemberitahuan Bagian Operation Head kepada Pimpinan Cabang atas

terjadinya pengeluaran kas.

4.4 Analisis dan Evaluasi Struktur Pengendalian Intern Penerimaan dan

Pengeluaran Kas Pada Astra Credit Companies Banda Aceh

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan Pada Astra Credit Companies

Banda Aceh, penulis akan membandingkan unsur-unsur sturktur pengendalian intern

penerimaan dan pengeluaran kas yang ada dalam perusahaan dengan teori yang ada.

1. Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab

fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-

kegiatan pokok perusahaan. Struktur organisasi merupakan kebijakan, sikap, dan

tindakan yag dimiliki suatu organisasi untuk mengamankan kekayaan, memelihara

kecermatan dan sampai seberapa jauh dapat dipercayanya setiap unit organisasi,

meningkatkan efesiensi usaha dan mendorong dipatuhinya kebijakan pimpinan yang

telah ditetapkan.

Untuk struktur penerimaan dan pengeluaran kas Astra Credit Companies

Banda Aceh, belum sepenuhnya menerapkan pemisahan organisasi yang struktual.

Dikarenakan masih adanya perangkapan tugas yang terjadi antara Bagian Keuangan

dan Bagian Head Operation. Karyawan yang menjabat sebagai Head Operation juga
 62

memegang tugas Bagian Keuangan. Hal ini ditakutkan akan mengakibatkan terjadinya

kesalahan dan juga penyimpangan yang dilakukan oleh karyawan dikarenakan akan

memperluas ruang gerak karyawan untuk memanipulasi data, yang tentunya akan

merugikan perusahaan. Dengan demikian penegndalian intern penerimaan dan

pengeluaran kas secara struktual pada Astra Credit Companies Banda Aceh dikatakn

belum efektif dalam mencegah penyimpangan dan manipulasi data keuangan.

2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat

yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena

itu, dalam organiasi harus dibuat struktur yang mengatur pembagian wewenang untuk

otorisasi atas terlaksananya setiap transkasi dalam organisasi. Prosedur pencatatan

yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan

akuntansi dengan ketelitian dan keandalan yang tinggi. Dengan demikian sistem

otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya

bagi proses akuntansi.

Pada Astra Credit Companies Banda Aceh, setiap pemasukan ataupun dokumen

yang digunakan dalam prosedur penerimaan kas selalu diotorisasi oleh pejabat yang

berwenang. Jadi segala macam pemasukan yang terjadi, seperti turunnya dana dari

kantor pusat akan langsung diperiksa oleh OH dan nantinya akan diinput ke dalam

sistem dan juga dilakukan pencatatan secara manual. Dimana setelah tahapan

tersebut, OH akan melaporkan ke Pimpinan Cabang.

Sama halnya dengan pengeluaran, karena perusahaan ini menggunakan kas

kecil, maka setiap pengeluaran atau pembelian yang dilakukan harus menggunakan
 63

kas bon, kwitansi atau bukti pendukung lainnya. Dimana bukti pengeluaran tersebut

akan diserahkan ke Bagian Kasir untuk dicek, lalu Bagian Kasir akan melaporkan ke

OH untuk diotorisasi sekaligus pencairan dana, dan selanjutnya akan dilakukan

pencatatan ke dalam laporan pengeluaran kas secara manual dan juga diinput ke dalam

sistem.

3. Praktik Yang Sehat Dalam Melaksanakan Tugas dan Fungsi Setiap Unit

Organisasi

Dalam kajian teori, ada beberapa cara yang seharusnya dilakukan perusahaan

dalam menciptakan praktik yang sehat pada perusahaan :

a) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus

dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.

Formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya

transaksi sehingga pengendalian pemekaiannya dengan menggunakan

nomor urut tercetak, akan dapat menetapkan pertanggungjawaban

terlaksananya transaksi.

Pada Astra Credit Comapnies Banda Aceh mereka selalu menggunakan

nomor urut bercetak pada setiap voucher penerimaan yang dibuat, dimana

penggunaannya dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Pada nota

verifikasi penerimaan kas sebelum diotorisasi oleh Bagian Keuangan, nota

verifikasi diberikan pada Bagian Kasir untuk diberikan nomor urut yang

kemudian ditulis ke dalam buku sesuai dengan nomor urut tersebut dan

cap verifikasi penerimaan yang berisikan tanggal dan paraf bagian

verifikasi.
 64

Demikian dengan pengeluaran, bahwa formulir atau dokumen yang

digunakan pada pengeluaran kas telah menggunakan nomor urut tercetak.

Penggunaan formulir bernomor urut tercetak tujuannya agar dapat

menetapkan pertanggungjawaban terlaksananya transaksi sehingga

pertanggungjawaban terlaksananya transaksi sehingga

pertanggungjawabannya lebih mudah dilakukan, dimana dalam hal ini

bagian keuangan akan bertanggung jawab pebuh didalamnya.

b) pemeriksaan mendadak

pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan terlebih

dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yan tidak

teratur. Jika dalam suatu organisasi dilaksanakan pemeriksaan mendadak

terhadap kegiatan-kegiatan pokoknya, hal ini akan mendorong karyawan

melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.

Dalam hal ini Astra Credit Companies Banda Aceh sudah menerapkan

kebijakan pemeriksaan mendadak terhadap pihak yang akan diperiksa.

c) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal samapi akhir oleh

satu orang atau satu unit organisasi, tanpa adanya campur tangan dari

orang atau unit organisasi lain.

d) Setiap transaksi yang dilaksanakan dengan campur tangan pihak lain,

akan mengakibatkan terjadinya internal check terhadap pelaksanaan

tugas setiap unit organisasi yang terkait, sehingga mendorong setiap unit

organisasi melaksanakan praktikyang sehat dalam pelaksanaan

tugasnya.
 65

Setiap transaksi yang terjadi pada Astra Credit Comapnies Banda aceh

tidak pernah dilakukan oleh satu pihak saja. Sama halnya dengan

otorisasi. Jadi memang setiap terjadinya transaksi, Bagian Kasir dan

Keuangan selalu saling bekerjasama dan kemudian melaporkannya

kepada Pimpinan Cabang. Sehingga Bagian Keuangan harus selalu

berusaha melaksanakan praktik yang sehat dalam melaksanakan

tugasnya.

e) Perputaran jabatan (job rotation)

perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga

independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga

persekongkolan diantara mereka dapat dihindari.

Pada Astra Credit Companies Banda Aceh perputaran jabatan adalah

suatu hal yang pasti. Perusahaan memang betul-betul ingin menjaga

independensi pejabat dan karyawan perusahaannya. Jadi dalam waktu

tertentu, perusahaan akan melakukan rotasi ataupun pertukaran jabatan,

baik terhadap pejabat perusahaan dan para karyawan. Itu yang

membuat setiap pejabat dan karyawan perusahaan harus selalu siap

ditempatkan diposisi apapun, dimanapun dan kapanpun.

f) Keharusan mengambil cuti bagi karyawan yang berhak.

Karyawan kunci perusahaan diwajibkan mengambil cuti yang menjadi

haknya. Selama cuti, jabatan karyawan yang bersangkutan digantikan

sementara oleh pejabat lain, sehingga seandainya terjadi kecurangan

dalam departemen yang bersangkutan, diharapkan dapat diungkapkan

oleh pejabat yang menggantikan untuk sementara tersebut.

 66

g) Secara periodik diadakan percocokan fisik kekayaan dengan

catatannya.

Untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan

keandalan catatan akuntansi atas aset tersebut.

Dalam hal percocokan fisik kekayaan dengan pencatatan, Astra Credit

Companies Banda Aceh setiap harinya menerapkan praktik tersebut,

yang dilakukan setiap sorenya. Guna untuk memastikan tidak adanya

kesalahan atau perbedaan dari kekayaan perusahaan dan pencatatan.

4. Karyawan Kompeten dan Bertanggung Jawab

Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur

pencatatan, serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik sehat,

semuanya tergantung pada manusia yang melaksanakannya. Kemampuan,

pengalaman serta kejujuran yang ada dalam diri karyawan merupakan faktor yang

menentukan keberhasilan pengendalian intern.

Setiap penerimaan karyawan pada Astra Credit Companies Banda Aceh,

diadakan seleksi secara objektif, guna untuk mendapatkan karyawan yang bermutu,

yang memiliki pengetahuan dan kecakapan sesuai dengan bidang yang diperlukan

perusahaan. Para pegawai kemudian dilatih, dan dikembangkan baik melalui training

ataupun seminar-seminar yang ditetapkan dari pusat, sehingga diharapkan mampu

membentuk pegawai yang bertanggung jawab dalam melaksanakan tugas yang

dipercayakan kepadanya.