Bab Iii

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.
id
BAB III
PERANAN SALES ADMINISTRATION SECTION PADA SALES AND
MARKETING DEPARTMENT DALAM PENYELENGGARAAN
KEGIATAN MICE DI LORIN BUSSINESS RESORT AND SPA
SURAKARTA
A. Sales and Marketing Department
1. Pengertian Sales and Marketing Department
Marketing merupakan salah satu fungsi utama di antara fungsi-fungsi penting
lainnya yang ada dalam suatu perusahaan terutama dibidang perhotelan karena
fungsinya adalah memasarkan produk barang maupun jasa sehingga marketing
menjadi penyumbang revenue terbesar bagi hotel.
Sales artinya penjualan, Marketing berarti pemasaran sedangkan arti dari
Department adalah bagian. Jadi Sales and Marketing Departement merupakan
bagian yang menangani penjualan dan pemasaran dalam suatu perusahaan.
Tugas utama departemen Sales and Marketing adalah menjual dan
memasarkan produk yang dihasilkan oleh suatu hotel. Kegiatan pemasaran pada
departemen ini melibatkan peranan dari Public Relation, Sales Administration
Section dan Sales Person atau salesman (orang yang bertugas menjual dan
memasarkan produk kepada masyarakat). Pemasaran bukan merupakan tanggung
jawab dari satu departemen atau divisi saja, melainkan merupakan usaha dari
seluruh departemen atau divisi yang terdapat di hotel, khususnya pada departemen
Sales and Marketing (Sulastiyonocommit

2002:260).
to user
34
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
Departemen Sales and Marketing meliputi berbagai posisi / jabatan yang
dipimpin oleh Head Of Departement yaitu Director of Sales, setiap tingkatan
jabatan memiliki target yang berbeda-beda dalam menentukan banyaknya revenue
(pendapatan) yang harus dihasilkan, jabatan tersebut meliputi Assistant Director
of Sales, dibawahnya yaitu seorang Sales Manager dan Assistan Sales Manager,
selanjutnya pada tingkatan paling bawah yaitu Sales Executive.
Kegiatan pemasaran merupakan hal yang sangat penting bagi usaha
perhotelan. Semakin tingginya tingkat persaingan, meningkatnya kompleksitas
pasar dan tamu yang semakin kritis akan pasar, mengakibatkan kegiatan ini perlu
dilakukan secara profesional dan agresif. Faktor-faktor yang telah diuraikan diatas
mengandung arti bahwa keberhasilan usaha di bidang hotel tergantung pada
kemampuan untuk memenuhi kebutuhan dan tujuan-tujuan tamu.
(Sulastiyono 2002:259).
commit to user
35
2. Struktur Organisasi Sales and Marketing Department Lorin Business
Resort and Spa
Director Of Sales
1.
Assistant
Director Of Sales
Sales Manager
Assistant Sales
Manager
Sales Executive Sales Executive Food & Sales Executive

Beverage Sales
Sales
Administration
Public Relation Sales Secretary
Diagram 2. Struktur Organisasi Sales and Marketing Department Lorin Business

Resort and Spa
(Sumber:Lorin Business Resort and Spa)
Struktur organisasi menunjukan bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompokkan
dan dikoordinasikan secara formal, dimana terdapat tingkatan-tingkatan dengan
tujuan agar seorang karyawan dapat menempatkan diri dalam pekerjaannya.

commit to user
36
3. Sales and Marketing Job Description
Berdasarkan data yang diperoleh dari departemen Sales and Marketing pada
Lorin Business Resort and Spa, berikut adalah job description sesuai Standard
Operational Procedure dari beberapa jabatan yang ada pada Sales and Marketing
Department di Lorin Business Resort and Spa :
1) DOS (Director Of Sales)
Ringkasan Pekerjaan :
- Menyediakan dukungan profesional dan penasehat untuk General
Manager untuk membantu dalam penjualan dan tujuan strategis
pemasaran.
- Membantu General Manager dalam pengembangan penjualan dan strategi
pemasaran termasuk pemasaran, harga, pengembangan produk dan teknik
pemasaran lainnya dengan menganalisis pasar pesaing, pasar cerdas dan
mengidentifikasi tren.
Tugas dan Tanggung Jawab :
a. Merencanakan dan mengembangkan strategi promosi dan rencana
pemasaran.
b. Mengawasi dan membantu dalam pengembangan dan pelaksanaan Sales
and Marketing Plan (strategi bisnis untuk memasarkan suatu produk).
c. Melakukan riset pasar.
d. Mengelola proyek-proyek khusus dan perusahaan bisnis terkait lainnya.
e. Memastikan pemanfaatan sumber daya yang efisien dalam departemen.

commit to user
37
f. Memastikan pengembangan, update dan pemeliharaan bahan promosi.
g. Melakukan pertemuan staf teratur untuk membina komunikasi dua arah.
h. Mendorong kreativitas dan inisiatif.
i. Mendorong manfaat multi skilling dan rotasi pekerjaan.
j. Bekerjasama dengan bagian lain dari departemen.
k. Memastikan bahwa semua peralatan berfungsi dan klien dilayani secara
teratur.
l. Memastikan keluhan dan permintaan ditangani dengan pelayanan melebihi
harapan tamu.
m. Memastikan semua staf memiliki pengetahuan produk tingkat tinggi
sehingga mereka mampu menjelaskan layanan dan fasilitas bagi klien
seperti yang diperlukan.
n. Menunjukkan keterampilan komunikasi yang efektif.
o. Berpartisipasi dalam persiapan dan perencanaan Rencana Operasi
Tahunan, tujuan departemen dan biaya lain yang terkait dengan anggaran
tahunan.
p. Mencari peluang untuk terus meningkatkan layanan klien.
q. Memantau semua produk dan standar kinerja dan memastikan tindakan
yang diambil ketika standar tidak terpenuhi.
r. Memastikan bahwa semua dokumentasi rahasia terlindungi dengan baik.
2) Sales Manager
Ringkasan Pekerjaan :
- Harus menghadiri briefingcommit to user

pagi setiap pagi pukul 08.30 pagi.
38
- Harus menghadiri rapat penjualan mingguan setiap hari sabtu pukul 10.00
WIB.
- Cari tahu pelanggan dengan melakukan sales call dan beberapa kunjungan.
Tugas dan Tanggung Jawab :
a. Untuk melakukan pekerjaan dengan benar maka harus memiliki alat dasar
untuk promosi dan periklanan seperti brosur, forecast (perkiraan)
penjualan kamar, souvenir dan kartu nama.
b. Mempersiapkan transportasi.
c. Menguasai pengoperasian peralatan dasar seperti: komputer, mesin faks,
telepon dan lain-lain.
d. Harus mendapatkan persetujuan kontrak minimal 5 kontrak setiap minggu.
e. Mengidentifikasi peluang dan merebut pasar baru dengan melakukan riset
pasar dan melakukan analisis SWOT (Strenght, Weakness, Opportunities,
Threats) ke hotel pesaing langsung.
f. Berpartisipasi dalam briefing penjualan harian.
g. Berpartisipasi dalam pertemuan penjualan mingguan.
h. Berpartisipasi dalam semua promosi Food& Beverage.
Menjaga Pelanggan :
a. Cari tahu kebutuhan pelanggan dengan memberikan kuesioner selama
salles call. commit to user
39
b. Menerima untuk setiap keluhan dari pelanggan dan memperbaiki
kesalahan.
c. Memberikan sesuatu yang istimewa setiap bulan untuk pelanggan yang
loyal, seperti kamar gratis, voucher atau hiburan.
Tugas Administrasi :
a. Pastikan bahwa semua kegiatan sehari-hari harus dilaporkan kepada
Direktur Penjualan.
b. Membuat perencanaan mingguan setiap hari Jumat dan dilaporkan kepada
Direktur Penjualan.
c. Untuk setiap jenis acara, Manajer Penjualan harus standby hingga acara
selesai.
Tugas Kepada Departemen Lain :
a. Front Office Departement
- Harus dikeluarkan semua surat konfirmasi terkait dengan pemesanan.
- Harus menyalin semua file yang berhubungan dengan voucher gratis ke
departemen yang bersangkutan.
b. Accounting Department
Harus diserahkan satu salinan file yang terkait dengan dokumen konfirmasi yaitu :
- Banquet Event Order
- Surat komisi, serta

commit to user
- Group Event Order beserta rincian harga
40
c. Food & Beverage Department
Harus diserahkan satu salinan dari setiap file yang terkait dengan operasi
perjamuan seperti:
- Banquet Event Order
- Surat revisi terkait dengan operasi perjamuan
- Harus dikeluarkan tagihan yang berhubungan dengan semua transaksi
yang berhubungan dengan semua outlet.
3) Assistant Director Of Sales, Assistant Sales Manager dan Sales
Executive
Tugas dan tanggung jawab ketiga jabatan diatas pada umumnya adalah sama,
yaitu bertanggung jawab terhadap penjualan produk maupun promo yang dibuat
oleh hotel, perbedaannya tingkat revenue (pendapatan) yang harus dihasilkan
berbeda-beda, semakin rendah jabatannya maka target sales revenue (pendapatan
penjualan) akan semakin sedikit berdasarkan segmentasi pasar yang telah
ditentukan oleh Direktur penjualan.
4) Food & Beverages Sales
Selama tidak adanya Direktur Food & Beverage, seorang food & beverage
sales bertanggung jawab untuk mengkoordinasi operasi sehari-hari dari Food &
Beverages, termasuk pengawasan dari semua kegiatan personil dan bertanggung
jawab untuk mempromosikan dan menjual semua promosi yang berkaitan dengan
Food & Beverages.
commit to user
41
Tugas dan Tanggung Jawab secara rinci adalah sebagai berikut :
a. Membantu dalam penyusunan laporan kegiatan penjualan bulanan.
b. Membantu dalam menyiapkan laporan tentang program perusahaan dan
divisi.
c. Membantu dalam mempersiapkan rencana pemasaran mengenai penjualan
dan promosi, iklan dan hubungan masyarakat.
d. Melakukan sales call (kunjungan pemasaran ke berbagai instansi /
perusahaan) maupun telemarketing (strategi penjualan dan pemasaran
melalui telepon).
e. Membantu dalam mengkomunikasikan informasi penjualan untuk
departemen terkait.
f. Menghadiri pertemuan departemen.
g. Memahami Marketing Plan (strategi bisnis untuk mencapai tujuan
pemasaran)
h. Memahami segmentasi pasar.
5) Sales Secretary
Bertanggung jawab untuk mengisi, mengarsipkan, mengetik, penanganan
telepon dan administrasi sehari-hari untuk mencapai tujuan di departemen
penjualan dan juga untuk membantu kegiatan Salesman mengenai administrasi
yang diperlukan. commit to user
42
Tugas dan Tanggung Jawab:
a. Mengatur jadwal pertemuan
b. Mempersiapkan dokumen yang sesuai untuk setiap pertemuan.
c. Bekerja sebagai notulen rapat dan menyebarkan informasi kepada
departemen terkait.
d. Mengatur pemesanan kamar dan restoran untuk tamu VIP / personel jika
diperlukan.
e. Menerima surat masuk maupun keluar yang ditujukan kepada DOS
(Director of Sales) maupun Sales Manager.
f. Menangani telepon yang masuk dan dapat memberikan informasi terkait
dengan produk hotel sesuai kebutuhan pelanggan.
g. Menjaga secara ketat rahasia dalam berbagai hal yang tidak perlu
diketahui oleh pihak lain.
h. Menunjukkan teknik menjual yang efektif dalam mempromosikan produk
Lorin Hotel dan menunjukkan keterampilan komunikasi verbal dan non
verbal yang efektif.
i. Memastikan komentar tamu dicatat dalam Guest Complain Record.
j. Memastikan pekerjaan selesai dan diserahkan tepat waktu.
k. Memanfaatkan aplikasi komputer untuk melakukan tugas yang diperlukan.
commit to user
43
6) Public Relation Officer
Tugas dan Tanggung Jawab:
a. Mengembangkan dan memperbarui bahan publikasi.
b. Mengembangkan, melaksanakan dan mengevaluasi strategi hubungan
masyarakat.
c. Mengkoordinasikan kegiatan media.
d. Menjaga citra hotel.
e. Memastikan semua kegiatan kehumasan mendapatkan persetujuan dengan
departemen terkait.
f. Menyiapkan press rilis untuk referensi publikasi di masa mendatang.
g. Memberikan ucapan selamat kepada tamu-tamu VIP dan perusahaan
tertentu yang telah menjalin hubungan kerjasama dengan hotel.
h. Menunjukkan pengetahuan mengenai tugas dan tanggung jawab pekerjaan
sesuai dengan bidangnya.
i. Menunjukkan teknik penjualan yang efektif dalam mempromosikan
produk danjasa Lorin Hotel.
j. Menyiapkan perkiraan biaya bulanan yang akan dikeluarkan.
k. Berpartisipasi dalam persiapan dan perencanaan rencana operasi tahunan.
l. Membuat laporan harian, laporan mingguan dan bulanan yang diperlukan.

commit to user
44
m. Memastikan file dan dokumentasi bisnis yang relevan lainnya diarsipkan
dengan baik.
n. Mengelola segala kebutuhan promosi dan komunikasi, baik hard maupun
softcopy.
o. Membuat materi keperluan sales and marketing, misalnya : dalam
membuat brosur, promosi, quotation, email blast, calendar event, dan lain-
lain.
B. Peranan Sales Administration Section dalam Penyelenggaraan
Kegiatan MICE
1. Pengertian MICE
Mengenai pengertian dari MICE pada penjelasan sebelumnya sudah sering
dibahas, maka pada kesempatan ini perlu dikemukakan kembali dengan maksud
agar lebih dimengerti mengenai wisata konvensi MICE kaitannya dengan industri
perhotelan. Wisata MICE sangat erat kaitannya dengan akomodasi yang
melibatkan hotel sebagai penyedia jasa penginapan dan fasilitas penunjang
kegiatan MICE lainnya, adanya kegiatan MICE dalam sebuah hotel tentu tidak
lepas dari peranan Departemen Sales and Marketing, karena wisata MICE
merupakan sebuah kegiatan khusus dan biasanya diselenggarakan oleh orang-
orang yang memiliki kepentingan. MICE merupakan kegiatan yang bukan hanya
menggunakan fasilitas penginapan saja dalam sebuah hotel, tetapi yang paling
penting adalah fasilitas ruangan yang dapat menampung seluruh peserta MICE
yang biasanya berskala besar, dalam penyelenggaraannya MICE juga memerlukan

commit to user
perencanaan dan persiapan yang matang, maka peranan dari departemen Sales and
45
Marketing sangat dibutuhkan untuk membuat perencanaan suatu kegiatan yang
matang sesuai kebutuhan tamu.
MICE di Hotel Lorin dikenal sebagai Meeting, Incentive, Conference and
Event, walaupun dalam dunia pariwisata dikenal dengan Meeting, Incentive,
Conference and Exibition. Event disini berarti luas, karena seluruh kegiatan yang
mencakup penggunaan kamar, function room (ruang meeting) dan Food and
Beverages dikategorikan sebagai kegiatan MICE dimana minimal jumlah peserta
yang terlibat adalah 10 orang. Kegiatan tersebut dapat berupa arisan, table
manner, wedding party, birthday party, graduate party, outbound, konser music,
social activity dan lain sebagainya.
Pelaksanaan kegiatan MICE di hotel dapat dibagi menjadi beberapa istilah
menurut jenis dan lamanya rangkaian acara, hotel biasanya menyiapkan paket-
paket MICE yang dikelompokkan menjadi :
a. Fullboard Meeting yaitu harga paket kegiatan meeting sudah termasuk
biaya menginap di standard room, 2 kali coffee break dan 3 kali meals.
b. Oneday Meeting yaitu harga paket kegiatan meeting termasuk 2 kali coffee
break dan 2 kali meals.
c. Fullday Meeting yaitu harga paket kegiatan meeting termasuk 2 kali coffee
d. Halfday Meeting yaitu harga paket kegiatan meeting termasuk 1 kali coffee
Seorang Sales Administration Section harus selalu melakukan koordinasi
dalam melaksanakan perannya pada penyelenggaraan kegiatan MICE di Lorin

commit to user
46
Business Resort and Spa. Koordinasi yang dilakukan adalah menjalin
kerjasama dan komunikasi yang baik dengan Salesman dan semua departemen
yang terlibat dalam penyelenggaraan kegiatan MICE. Departemen-departemen
yang terlibat dalam penyelenggaraan kegiatan MICE yaitu Food & Beverage
Department, Banquet Department, Engineering Department, Public Relation
Officer, Security Department, House Keeping Department, Front Office
Department, Accounting Department, Recreation Department, dan Sales &
Marketing Department.
2. Peranan Sales Administration Section dalam Membantu Salesman
Menangani Penyelenggaraan Kegiatan MICE
Dalam industri perhotelan, peran Sales Administration Section sangat
dibutuhkan untuk membantu kelancaran pekerjaan Sales Person / Salesman, maka
dari itu kemampuan menjual juga harus dikuasai oleh seorang Sales
Administration Section layaknya seorang Salesman. Peranan Sales Administration
Section dalam menangani kegiatan MICE sebagai berikut :
1) Menangani klien yang ingin memperoleh informasi mengenai
kegiatan MICE
Pelanggan tidak hanya melakukan pembelian suatu produk barang dan jasa
secara langsung dengan Salesman yang bersangkutan, tetapi juga melalui telepon
dan datang langsung ke hotel, dalam hal ini Sales Administration Section berperan
menggantikan Salesman untuk menangani tamu yang ingin memperoleh informasi
mengenai kegiatan MICE yang akan mereka selenggarakan di Lorin Business

commit to user
Resort and Spa. Penanganan klien atau calon konsumen meliputi kegiatan
47
pengenalan / pendekatan dengan klien baik itu klien baru maupun yang sudah
menjadi pelanggan tetap, melakukan presentasi / penjelasan mengenai produk
yang ditawarkan, menjual produk dan negosiasi harga dengan klien, serta
menetapkan persetujuan terkait detail acara yang akan diselenggarakan. Peran ini
dilakukan apabila Salesman sedang tidak ada di dalam hotel atau sedang
melakukan kegiatan sales call.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Ibu Margaretha Rosia Dewi pada
tanggal 2 Juni 2016, untuk mendukung perannya dalam menjual produk seorang
Sales Administration Section juga harus menguasai beberapa hal yaitu (a) product
knowledge, (b) price policy, (c) human relation. Penjelasannya sebagai berikut :
a. Product Knowledge (pengetahuan tentang produk) adalah pengetahuan
yang berhubungan dengan produk yang dijual seperti jenis produk,
kelebihan produk dengan produk lain yang sama, dan manfaat yang
diperoleh klien jika menggunakan produk maupun jasa yang ditawarkan.
b. Price Policy (kebijaksanaan harga jual). Produk yang ditawarkan atau
dijual mempunyai klasifikasi harga yang berbeda, dalam hal ini Sales
Administration Section harus dapat menentukan berapa harga yang
diberikan kepada klien. Penetapan harga jual juga dapat dilakukan dengan
bekerjasama / meminta pendapat kepada Salesman yang bersangkutan
sesuai segmentasi pasar. Segmentasi pasar adalah pembagian tugas
menurut jenis pasar tertentu. Segmentasi pasar dapat dibagi menjadi
coorporate, government, travel agent, dan airlines.
commit to user
48
Seorang salesman dapat menaikkan dan menurunkan harga jual suatu
produk sesuai dengan kebijakannya sendiri tetapi tidak boleh melampaui
harga buttom (terendah) yang telah ditentukan oleh perusahaan. Komisi
dapat diberikan sesuai dengan negosisasi antara Salesman dan klien yang
bersangkutan dengan berbagai pertimbangan, seperti pelanggan yang
loyal, VIP, dan lain-lain.
c. Human Relation yaitu kemampuan tenaga penjual untuk mempengaruhi
masyarakat pasar tertentu dan pada akhirnya dapat menjadi konsumen.
Pendekatan perorangan sangat membantu keberhasilan penjualan dengan
ditunjang kemampuan berkomunikasi yang baik.
Setelah menguasai tiga hal penting diatas maka langkah-langkah yang perlu
diperhatikan oleh Sales Administration Section dalam melakukan proses penjualan
yang diharapkan berujung pada keberhasilan menjual suatu produk / jasa adalah
sebagai berikut :
a. Approach (pendekatan)
Pendekatan kepada calon pembeli / konsumen memerlukan persiapan yang
baik antara lain pengetahuan tentang :
- Siapakah calon pembeli / konsumen ?
- Apakah kebutuhan / keinginannya ?
Setelah seorang Sales administration Section mendapatkan informasi
mengenai calon konsumen dan kebutuhannya dalam kegiatan MICE yang akan
commit to user
diselenggarakan, selanjutnya pekerjaan dapat diserahkan kepada Salesman yang
49
bersangkutan sesuai dengan segmentasi pasar yang telah ditentukan oleh
perusahaan atau bisa juga langsung melakukan penjualan hingga mendapatkan
konfirmasi dari klien terkait dengan harga jual, jumlah peserta dan tanggal
pelaksanaan acara.
Perubahan situasi atas kebutuhan maupun produk yang dinginkan pelanggan,
perubahan harga serta kemungkinan atas penolakan dari pelanggan selanjutnya
menjadi tanggung jawab seorang Salesman.
b. Presentation (penyajian)
Dalam tahapan presentasi, seorang Sales administration Section harus
membantu memuaskan kebutuhan para konsumen, misalnya membantu
memecahkan persoalan para calon konsumen hubungannya dengan produk yang
dijual dan kebutuhan konsumen itu sendiri. Seperti contoh jika ada special request
mengenai dekorasi venue (tempat) yang akan digunakan dan permintaan jenis
makanan atau minuman tertentu.
Komunikasi merupakan sarana paling menentukan untuk mengetahui
kebutuhan pembeli, dalam hal ini menyangkut tata bahasa yang baik, kesopanan,
serta penyampaian informasi yang jelas dan tepat. Kesan pertama yang positif
akan membantu kelancaran proses penjualan.
c. Selling (menjual)
Sales Administration Section harus dapat memberi keyakinan kepada pembeli
atas manfaat dan kelebihan produk yang ditawarkan, dengan bekal product
commit to user
50
knowledge dan kemampuan berkomunikasi diharapkan calon pembeli dapat
menjadi konsumen.
d. Closing The Sale
Suatu transaksi penjualan terjadi karena penjualan memperoleh persetujuan
dari calon pembeli untuk membeli atau menggunakan produk / jasa yang
ditawarkan. Tahapan ini merupakan keberhasilan seorang penjual mempengaruhi
dan meyakinkan calon pembeli. Langkah-langkah administratif untuk menutup
penjualan dapat berupa : statement, order dan tanda terima pembayaran.
Berdasarkan hasil wawancara pada tanggal 2 Juni 2016 dengan Bapak Dedy
sebagai seksi reservasi Lorin Hotel Solo, pembayaran dapat dilakukan dengan
berbagai cara yaitu:
- Payment by cash money, yaitu pembayaran dengan uang tunai.
- Payment by credit card, yaitu pembayarn melalui kartu kredit.
- Payment by travel agent, yaitu pembayaran melalui travel agent baik
travel agent online maupun biasa. Biasanya pembayaran dengan cara ini
dapat berupa voucher maupun bank transfer.
- Payment by complimentary, yaitu penggunaan fasilitas/kamar hotel secara
cuma-cuma, biasanya diberikan untuk tamu VVIP.
- Payment by company account, yaitu pembayaran yang dibayar oleh
perusahaan. Biasanya perusahaan mengirimkan guarantee letter atau surat

commit
garansi sebagai jaminan atas to user kamar hotel yang dibayar oleh
pembayaran
51
suatu perusahaan, guarantee letter selanjutnya diberikan kepada seksi
General Cashier untuk melakukan penagihan, selain itu pembayaran oleh
company account juga dapat dilakukan dengan cara bank transfer.
e. After Sales Service
Kesempurnaan dari suatu penjualan yang berhasil adalah ditutup dengan
pelayanan purna jual. Kegiatan tersebut antara lain :
- Pemberian ucapan terima kasih melalui surat, atas pembelian suatu
produk atau jasa.
- Memberikan suatu kenang-kenangan (souvenir).
- Mengirim kartu ucapan pada hari-hari besar atau ulang tahun (greeting),
bekerjasama dengan Public Relation Officer, serta
- Menjaga komunikasi yang baik dengan pelanggan.
2) Mencatat setiap kegiatan MICE yang sudah dipesan
Setiap mendapatkan klien baru baik yang sudah confirm maupun belum,
dicatat dalam MICE Event Book (buku pemesanan kegiatan MICE) sesuai dengan
tanggal pelaksanaan kegiatan. Buku tersebut berisi nama klien, jumlah peserta,
venue dan nama Salesman sesuai segmentasi pasar yang telah ditentukan oleh
Direktur Penjualan.
Berdasarkan hasil wawancara pada tanggal 2 Juni 2016 dengan Ibu
Margaretha Rosia Dewi (Sales Admiistration Section), Segmentasi pasar di hotel
Lorin dibagi menurut beberapa bagian yaitu Government (pemerintahan),

commit to user
52
Coorporate (perusahaan), Travel Agent (agen wisata), dan Airlines (maskapai
penerbangan).
Penulisan di dalam buku pemesanan dilakukan dengan tujuan agar tidak
terjadi double booking dengan kegiatan MICE lainnya yang diselenggarakan pada
waktu yang sama terutama dalam penentuan venue.
Pencantuman nama Salesman dimaksudkan agar memudahkan Sales
Administration Section dalam melakukan koordinasi dengan Salesman yang
bersangkutan terkait dengan kegiatan MICE yang akan diselenggarakan.
3. Peranan Sales Administration Section dalam Menangani Dokumen
yang Dibutuhkan dalam Penyelenggaraan Kegiatan MICE
1) Membuat dokumen yang mutlak diperlukan dalam
penyelenggaraan kegiatan MICE
Dalam kegiatan MICE, Sales Administration Section bertanggung jawab
menangani segala kebutuhan klien mengenai dokumen-dokumen yang dibutuhkan
untuk penyelenggaraan kegiatan MICE. Sebelum kegiatan MICE berlangsung,
seorang Sales Administration Section membuat dokumen-dokumen yang wajib
dibuat untuk pelaksanaan kegiatan MICE, dokumen-dokumen tersebut berupa :
a. Banquet Event Order (BEO)
BEO adalah lembaran yang berisi tentang informasi mengenai ruangan yang
digunakan dan kebutuhan makanan dan minuman. Informasi yang ada dalam BEO
diantaranya meliputi tanggal pelaksanaan kegiatan, jenis kegiatan, nama klien,

commit to user
53
alamat klien, cara pembayaran, jumlah peserta, itinerary (rangkaian acara), table
set up (penataan meja), food arrangement, beverages requirement, dan nama
Salesman. BEO digunakan sesuai dengan lamanya acara sebagai bahan acuan
untuk menyiapkan segala kebutuhan acara.
b. Group Event Order (GEO)
GEO adalah lembaran yang berisi tentang informasi mengenai penggunaan
kamar yang dibutuhkan untuk peserta selama acara berlangsung, informasi yang
tertera dalam GEO diantaranya meliputi Name of sales person, Name of Group,
Type of Group, Type of Segment, Contact person, Address, Telp. / Fax, Check-in
Date, Check-out Date, Number of Room, dan Type Of Room.
2) Membuat dokumen yang tidak wajib dibuat dalam penyelenggaraan
Kegiatan MICE yang disesuaikan dengan kebutuhan acara
BEO dan GEO menjadi dokumen mutlak yang diperlukan dalam
penyelenggaraan kegiatan MICE, tetapi masih ada dokumen lain yang harus
ditangani oleh Sales Administration Section terkait penyelenggaraan kegiatan
MICE tetapi tidak wajib untuk dibuat karena menyesuaikan kebutuhan acara.
Dokumen lain yang ditangani oleh Sales Administration Section terkait
penyelenggaraan kegiatan MICE adalah sebagai berikut :
a. IOC (Intern Office Communication)
Intern Office Communication merupakan lembaran yang berisi suatu informasi
yang dibuat oleh suatu departemen dan ditujukan kepada departemen lain sebagai
commit to user
bahan pemberitahuan suatu pengumuman atau informasi maupun pemberitahuan
54
untuk mempersiapkan suatu acara. IOC yang berkaitan dengan kegiatan MICE
yang dibuat oleh Sales Administration Section diantaranya adalah :
- IOC Long Stay, yaitu lembaran yang berisi informasi mengenai tamu
perseorangan maupun group apabila ada yang menginap dalam jangka
panjang dan diberikan ketentuan harga tertentu oleh Salesman yang
bersangkutan. Biasanya harga yang diberikan merupakan harga special.
IOC Long Stay ditujukan kepada departemen Front Office, House Keeping
dan Laundry. Informasi yang tertera pada IOC Long Stay yaitu nama klien,
tanggal menginap, jenis dan jumlah kamar, harga kamar dan harga laundry
per pcs.
- IOC Test Food, yaitu lembaran yang berisi informasi mengenai kegiatan
test food (percobaan makanan) apabila ada klien yang akan mengadakan
kegiatan MICE sebelum kegiatan sesungguhnya dilaksanakan. IOC Test
Food ditujukan kepada Restaurant Manager dan Executive Chef.
Informasi yang tertera dalam IOC Test Food yaitu nama klien dan tanggal
kegiatan MICE, tanggal dilaksanakan test food, waktu pelaksanaan,
jumlah peserta, tempat, harga makanan dan menu makanan yang akan
disajikan.
- IOC Taking Photo Prewedding, yaitu lembaran yang berisi informasi
mengenai pengadaan foto prewedding yang diberikan secara compliment
kepada tamu yang akan melakukan pesta pernikahan di Lorin Business
Resort and Spa. IOC Taking Photo Prewedding ditujukan kepada security,
front office dan Accounting Department. Informasi yang tertera dalam IOC
commit
Taking Photo Prewedding yaitutohari
userdan tanggal pelaksanaan, waktu
55
pelaksanaan, venue dan informasi harga paket wedding yang dibayar oleh
klien.
- IOC Technical Meeting, yaitu lembaran yang berisi informasi pelaksanaan
technical meeting apabila ada klien yang akan melakukan kegiatan MICE
sebelum kegiatan yang sesungguhnya dilaksanakan. IOC Technical
Meeting ditujukan kepada Front Office Manager, Food & Beverage
Manager, Security, House Keeping, dan Engineering Department.
Informasi yang tertera dalam IOC Technical Meeting yaitu nama klien dan
tanggal pelaksanaan kegiatan MICE, hari, tanggal dan waktu pelaksanaan
technical meeting serta keterangan mengenai jumlah seat yang harus
disiapkan oleh staf banquet.
b. Commission Form
Commission Form merupakan lembaran yang berisi informasi tentang jumlah
komisi yang akan diberikan kepada tamu. Commission Form dibuat apabila klien
yang mengadakan kegiatan MICE meminta sejumlah komisi dari harga yang
dibayarkan. Klien yang bisa mendapatkan komisi yaitu klien yang sudah menjadi
pelanggan tetap, government maupun klien dari perusahaan yang sudah memiliki
kontrak kerjasama dengan pihak hotel. Commission Form dibuat bersamaan
dengan GEO, karena jumlah pemberian komisi dipotong dari harga kamar per
orang.
c. Banquet Amandement atau Group Amandement
Banquet Amandement atau Group Amandement yaitu lembaran yang berisi

commit to user
informasi tentang perubahan suatu acara. Perubahan mengenai BEO ditulis dalam
56
dokumen Banquet Amandement, sementara perubahan mengenai GEO ditulis
dalam dokumen Group Amandement. Perubahan yang ditulis dapat berupa
perubahan venue, jumlah peserta, jumlah kamar, waktu pelaksanaan acara,
perubahan menu, lay out dan lain-lain.
3) Menangani dokumen yang digunakan sebagai dokumen pendukung
untuk kegiatan penjualan dan pemasaran kegiatan MICE.
Berdasarkan data yang diperoleh melalui kajian dokumen di Lorin Business
Resort and Spa, dokumen lain yang ditangani oleh Sales Administration Section
dalam mendukung adanya kegiatan MICE di Lorin Business Resort and Spa,
antara lain :
a. SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas)
Klien dari pemerintahan menggunakan SPPD sebagai bukti pelaksanaan
kegiatan dinas, peran seorang Sales administration Section disini menanda tangani
serta memberi stampel logo Lorin Hotel pada form SPPD, selanjutnya
dikembalikan kepada tamu melalui seksi front desk agent pada front office
departement.
b. Surat Barter
Surat barter adalah dokumen kerjasama barter antara departemen Sales and
Marketing suatu hotel dengan hotel lain. Surat permohonan barter dibuat jika
seorang Salesman akan melakukan sales trip. Sales trip yaitu kunjungan ke luar
kota maupun ke luar Negeri dalam rangka mempromosikan dan menjual produk
commit to user
MICE. Bentuk barter biasanya adalah room barter yang diajukan kepada hotel
57
yang berada di daerah tujuan kunjungan dengan tujuan agar selama pelaksanaan
sales trip, Salesman bisa mendapatkan penginapan secara gratis dan dapat
menghemat biaya, dengan timbal balik yang sama apabila Salesman dari hotel
yang sudah memiliki kerjasama tersebut melakukan kunjungan ke Kota Solo
dapat menggunakan fasilitas room barter di Lorin Business Resort and Spa.
c. Travel Expenses Form
Travel expenses form berisi seluruh rincian biaya yang akan dikeluarkan oleh
Salesman selama melakukan kunjungan ke luar kota, ditujukan kepada
Accounting Department sebagai syarat administrasi untuk mencairkan dana yang
akan digunakan selama melakukan sales trip. Rincian pembayaran yang tertera
dalam Travel Expenses Form diantaranya biaya pesawat pulang pergi, biaya
komunikasi, taksi, biaya makan dan biaya lain yang tidak terduga.
d. Contract Rate
Contract rate adalah harga kontrak khusus hotel yang dibuat untuk travel
agent, airlines maupun perusahaan. Harga yang tertera dalam contract rate lebih
rendah dibandingkan dengan publish rate (harga yang tertera dalam brosur/harga
yang dipublikasikan untuk umum).
e. Purchase Request (PR) / Purchase Order (PO)
Purchase Order (PO) adalah formulir yang mencatat pemesanan barang-
barang untuk kebutuhan operasional hotel. Pada departemen Sales and Marketing,
purchase order digunakan untuk mencatat biaya yang dikeluarkan dalam

commit to user
penggunaan alat penunjang kegiatan MICE yang disewa dari pihak luar, misalnya
58
sound system, outbound vendor, dokumentasi dan lain-lain. Setelah ditanda
tangani dan disetujui oleh kepala departemen dan seksi financial controller,
selanjutnya nominal dana yang ditulis dalam purchase order akan dicairkan
kepada seksi account payable dan selanjutnya dibayarkan kepaada pihak yang
bersangkutan.
f. Store Requestion (SR)
Store Requisition adalah tanda bukti permintaan barang digudang dan dikirim
kepada seksi Cost Controller. Store Requisition dibuat untuk mengajukan
permintaan barang seperti kebutuhan ATK dan kebutuhan lain seperti papper bag,
souvenir, amplop, kertas, requestion form dan kebutuhan lain yang sudah habis.
Permintaan barang diajukan kepada seksi Cost Controller pada Accounting
Department. Store Requisition dapat dibedakan menjadi 3 antara lain:
a. Storeroom Requisition Food (permintaan barang berupa makanan / bahan
makanan)
b. Storeroom Requisition Beverage (permintaan barang berupa minuman)
c. Storeroom Requisition Material and Supplies (permintaan barang berupa
material penunjang kegiatan administrasi)
g. Souvenir / Gift Request Form
Souvenir request form dibuat untuk mengajukan permintaan souvenir yang
digunakan oleh Salesman saat melakukan presentasi atau kunjungan pertama kali
dengan perusahaan atau klien baru dengan maksud perkenalan dan penawaran
produk-produk MICE. commit to user
59
h. Room Request Form
Room request form dibuat untuk tamu khusus dengan harga atau keterangan
khusus pula. Harga yang diberikan dapat berupa special rate (harga khusus),
compliment (gratis / Cuma-Cuma), upgrade (harga yang dinaikkan), dan barter
(pertukaran dengan barang / jasa yang sama).
i. Gift Certificate Request Form
Gift Certificate Request Form digunakan sebagai formulir untuk membuat
room voucher (voucher kamar) yang diberikan kepada klien tertentu yang telah
selesai melaksanakan kegiatan MICE di Lorin Business Resort and Spa, room
voucher juga berguna sebagai tanda terimakasih atas kepercayaan pelanggan dan
menjaga pelanggan agar bisa kembali melakukan kegiatan MICE di Lorin
Business Resort and Spa.
j. Cake Request Form
Cake request form dibuat sebagai syarat administrasi permintaan pembuatan
kue / cake yang ditujukan kepada pastry section (bagian dari Food & Beverages
Product Department yang bertugas membuat kue). Kue / cake juga dapat
digunakan sebagai hadiah untuk tamu yang loyal maupun sebagai tanda ucapan
ulang tahun atau ucapan terimakasih kepada perusahaan yang sudah menjalin
kerjasama yang baik dengan pihak hotel.
commit to user
60
k. Fruit Basket Request Form
Fruit Basket Request Form ini merupakan syarat administrasi untuk
mengajukan permintaan fruit basket (paket buah-buahan). Fruit basket biasanya
diberikan kepada tamu-tamu VIP.
4) Meminta persetujuan dokumen kegiatan MICE kepada Head of
Department
Setelah semua dokumen selesai dibuat, peran Sales Administration Section
yaitu meminta persetujuan dari Head of Department, diantaranya Director of
Sales, Financial Controller, Food and Beverages Director, General Manager dan
Salesman yang bersangkutan.
Persetujuan ditandai dengan penandatanganan Head of Department sesuai
nama dan jabatan yang sudah tertulis di dalam dokumen. Apabila ada kesalahan
dalam pembuatan dokumen, Sales Administration Section segera melakukan
revisi.
5) Mendistribusikan Dokumen
Dokumen yang telah mendapat persetujuan dan ditanda tangani oleh Head
of Department, selanjutnya didistribusikan kepada seluruh departemen yang
terkait dalam menangani kegiatan MICE.
Pendistribusian dilakukan dengan mengirim dokumen melalui e-mail yang
ditujukan kepada seluruh departemen dan juga dalam bentuk Hard copy
(lembaran dokumen). Lembaran dokumen seperti BEO, GEO, Commission Form

commit to user
61
dan Amandemen dicetak dan difoto copy sesuai banyaknya departemen yang
terkait dalam penyelenggaraan kegiatan MICE dan didistribusikan dengan cara
meletakkan di dalam suatu tempat yang disebut pigeon hole sesuai departemen
masing-masing. Pigeon hole berbentuk kotak seperti rumah burung merpati,
setiap kotak / bagiannya sudah tertulis nama seluruh departemen yang ada di
dalam hotel, nantinya dokumen-dokumen yang diletakkan di dalam pigeon hole
akan diambil sendiri oleh departemen masing-masing dan dibawa ke ruangan
masing-masing.
6) Mengarsipkan Dokumen
Dokumen yang sudah selesai didistribusikan selanjutnya diarsipkan secara
hard copy maupun soft copy yang disimpan di dalam computer. Pengarsipan
disusun dengan rapi dan sistematis sehingga memudahkan jika suatu saat akan
diambil kembali. Dokumen yang telah diarsipkan menandakan bahwa kegiatan
MICE siap untuk dilaksanakan dan peranan Sales Administration Section dalam
pembuatan dokumen yang diperlukan sebelum kegiatan MICE telah selesai.
4. Peranan Sales Administration saat Pelaksanaan Kegiatan MICE
Pelaksanaan langsung kegiatan MICE dilaksanakan di dalam function room
dan ditangani oleh departemen lain yang terkait, sementara itu Sales
Administration Section dapat melanjutkan pekerjaannya terkait dengan kegiatan
MICE lainnya yang akan segera dilaksanakan. Pekerjaan tersebut dapat berupa
pembuatan BEO maupun GEO untuk kegiatan MICE yang akan dilaksanakan
pada hari berikutnya, menangani tamu / calon konsumen yang datang maupun
commit to user
62
melalui telepon, dan menangani dokumen yang diperlukan bagi panitia setelah
penyelenggaraan MICE selesai dilaksanakan.
Pada pelaksanaan kegiatan MICE yang berskala besar biasanya terdapat
panitia acara / PCO (Professional Conference Organizer) yang bertugas menjadi
mediator antara peserta kegiatan MICE dengan Salesman. Segala kebutuhan yang
dibutuhkan dalam pelaksanaan kegiatan MICE dinegosiasikan oleh PCO dengan
Salesman. Selanjutnya jika sudah terjadi kesepakatan mengenai rangkaian acara,
seluruh tugas administrasi seperti pembuatan, pendistribusian, pengarsipan dan
koordinasi dengan semua departemen yang terkait diserahkan kepada Sales
Administration Section. Tugas PCO selanjutnya adalah melakukan koordinasi
dengan seluruh peserta mengenai detail kegiatan yang akan dilakukan.
Apabila terdapat perubahan mengenai detail acara yang diakibatkan oleh
keinginan klien, maka PCO akan menginformasikan kepada Salesman yang
bersangkutan. Selanjutnya, Salesman segera memberitahukan kepada Sales
Administration Section untuk segera dibuatkan dokumen revisi / amandemen dan
mendistribusikan kepada semua departemen yang bersangkutan.
Apabila terdapat perubahan mengenai pelaksanaan acara yang diakibatkan
oleh masalah teknis atau kesalahan dari pihak hotel, maka departemen yang
bersangkutan akan memberitahukan kepada Sales Administration Section.
Selanjutnya Sales Administration Section akan memberitahukan kepada Salesman
untuk dilakukan konfirmasi dengan klien terkait dengan perubahan acara, jika
sudah terjadi kesepakatan dengan klien, Sales Administration Section membuat
commit to user
63
dokumen revisi / amandemen dan mendistribusikan kepada semua departemen
yang bersangkutan agar acara dapat dilanjutkan kembali.
Berdasarkan penjelasan mengenai peranan Sales Administration Section
dalam penyelenggaraan MICE diatas, berikut merupakan rangkaian peranan Sales
Administration Section dalam penyelenggaraan MICE yang disederhanakan dalam
bentuk diagram :
Diagram Alur Penyelenggaraan Kegiatan MICE Secara Administrasi
Lead Availability Confirmation BEO & Ask Menu to

Room / Venue Letter GEO Chef
Archieve Share BEO & GEO to Accepted BEO & GEO by

Document other Departement Head Of Departement
s
Diagram 3. Alur Penyelenggaraan Kegiatan MICE Secara Administrasi

(Sumber:Diolah sendiri dari hasil observasi partisipasi)
Penjelasan dari diagram alur diatas secara sederhana adalah, setelah
adanya calon pembeli atau dikenal dengan istilah lead, Salesman ataupun Sales
Administration Section melihat ketersediaan kamar dan ruangan yang dapat
digunakan pada tanggal yang telah ditetapkan oleh calon pembeli. Apabila
ruangan dan kamar masih tersedia, selanjutnya terjadi negosiasi harga dan rencana
pelaksanaan acara sesuai kebutuhan tamu. Apabila harga dan detail acara telah
disepakati, selanjutnya dibuatkan confirmation letter (surat konfirmasi) untuk
ditanda tangani oleh klien.
Surat konfirmasi yang telah ditanda tangani menandakan bahwa kegiatan
commit to userselanjutnya dibuatkan dokumen-

tersebut benar-benar akan diselenggarakan,
64
dokumen berupa Banquet Event Order dan Group Event Order, dalam BEO
disertakan keterangan menu yang akan disajikan dengan melakukan koordinasi
dengan chef.
Dokumen yang telah selesai dibuat selanjutnya diminta persetujuan kepada
Head of Department dan didisstribusikan kepada seluruh departemen yang
bersangkutan. yang terakhir adalah pengarsipan dokumen oleh Sales
administration Section dengan tujuan untuk mempermudah pencarian dokumen
jika dibutuhkan kembali.
5. Peran Sales Administration Section dalam Penyelenggaraan Kegiatan
MICE sebagai Kegiatan yang Menghasilkan Revenue (Pendapatan)
yang Besar di Lorin Business Resort and Spa
Bagian Sales Administration merupakan awal mula suatu kegiatan MICE
dilaksanakan, peranan Sales Administration Section dibutuhkan agar pelaksanaan
kegiatan MICE berjalan dengan lancar melalui pembuatan dokumen dan
penyampaian informasi kepada seluruh departemen yang terlibat dalam
pelaksanaan kegiatan MICE dengan cara mendistribusikan dokumen secara tepat
waktu dan benar, juga memungkinkan untuk melakukan konfirmasi secara cepat
apabila ada perubahan terkait dengan pelaksanaan kegiatan MICE sehingga
penyelenggaraan kegiatan MICE dapat berjalan dengan lancar.
MICE sebagai kegiatan yang dapat menghasilkan revenue (pendapatan) yang
besar bagi industri perhotelan dan membutuhkan penanganan oleh tenaga yang
profesional tidak terkecuali

melibatkan peranan dari seorang Sales
commit to user
Administration. Berdasarkan hasil wawancara pada tanggal 1 Juli 2016 dengan
65
Bapak Dedy (seksi reservasi) menyebutkan bahwa perbandingan antara MICE
event dengan tamu individual berdasarkan revenue yang dihasilkan adalah 70%
dari kegiatan MICE berbanding 30% dari tamu individual.
Revenue yang dihasilkan dari penyelenggaraan kegiatan MICE dalam industri
perhotelan cukup besar dan menjanjikan dengan alasan :
a. MICE merupakan kegiatan yang menggabungkan beberapa komponen
yang dijual di dalam industri perhotelan. Komponen tersebut meliputi
penggunaan room (kamar), penggunaan fasilitas makan dan minum seperti
breakfast, lunch, dinner dan coffe break.
b. Biaya yang dibutuhkan dalam penyelenggaraan kegiatan MICE tidak
sedikit karena menggunakan fasilitas ruang meeting yang disewa cukup
mahal dan jumlah peserta kegiatan ditentukan minimal 10 orang.
c. Adanya kegiatan MICE akan berimbas kepada revenue di seluruh oulet
penjualan barang maupun jasa yang ada di dalam hotel. Penyelenggaraan
kegiatan MICE oleh klien dari pemerintahan biasanya dibiayai oleh
Negara, klien dari perusahaan juga dibiayai oleh perusahaan yang
bersangkutan, namun biaya yang dibayarkan hanya mencakup biaya yang
sudah ditetapkan dalam satu paket kegiatan dan tidak termasuk pengeluaran
pribadi seperti penggunaan fasilitas rekreasi seperti kolam renang, spa,
gym, bar, laundry, drug store, biaya makan tambahan,penggunaan fasilitas
business center seperti foto copy, print out dan lain-lain sehingga peserta
kegiatan akan membayar lebih untuk berbagai pengeluaran pribadi tersebut.

commit to user
66
Berikut merupakan data penyelenggaraan kegiatan MICE Lorin Business
Resort and Spa pada bulan Januari 2016 :
Room Group Forecast Januari 2016

Company & T/A C/I C/o Sales Rooms RN Status Rate Net Rev
LPPKS 4-Jan 11-Jan DW 60 420 C 350,000 147,
ESDM 7-Jan 8-Jan DW 10 10 C 480,000 3,9
KEMENTRIAN PERHUBUNGAN (PANITIA) 9-Jan 23-Jan DW 35 490 C 500,000 171,
PERUSDA JURUG 10-Jan 13-Jan DN 16 48 C 500,000 21,0
KEMENTRIAN PERHUBUNGAN (PESERTA GL 1) 11-Jan 14-Jan DW 177 531 C 500,000 240,
SANBE FARMA 12-Jan 15-Jan DW 13 39 C 300,000 11,8
RS. KARYADI 14-Jan 16-Jan DW 57 114 C 470,000 44,0
KEMENTRIAN PERHUBUNGAN (PESERTA GEL 2) 17-Jan 20-Jan DW 249 747 C 500,000 243,
DPRD KOTA MAGELANG 19-Jan 21-Jan RN 17 34 C 500,000 14,0
PU CIPTA KARYA 20-Jan 21-Jan RN 55 55 C 500,000 22,7
PASPAMPRES 20-Jan 23-Jan EO 22 66 C 450,000 24,5
KEMENTRIAN KEUANGAN 21-Jan 23-Jan DW 37 74 C 500,000 32,5
PU SIDOARJO 20-Jan 22-Jan RN 15 30 C 400,000 12,3
KOM 300 CK7 22-Jan 24-Jan RN 20 40 C 340,000 15,2
DEWATA SAKTI 24-Jan 25-Jan RN 13 13 C 380,000 4,0
PT. BMP 25-Jan 26-Jan DW 60 60 C 340,000 17,6
BLH 27-Jan 28-Jan EV 53 53 C 420,000 18,3
BASARNAS JATENG 28-Jan 31-Jan RN 14 28 C 400,000 13,6
HABIB ALI 28-Jan 31-Jan GM 10 20 C 400,000 F
PAJAK JEPARA 28-Jan 29-Jan DW 14 14 C 500,000 5,7
2399 1,065
Tabel 6. Room Group Forecast Lorin Business Resort and Spa

TOTAL REVENUE 1,065
(Sumber : Lorin Business Resort and Spa)
commit to user
67
Banquet Event Forecast Januari 2016
STATUS
NAME OF ORGANIZER DATE TIME TYPE VENUE #PAX
C/T
WEDDING JATRA & VIVI 03-Jan-16 08.00 - 13.00 Wedding Puri Kencono 350 C
LPPKS 4-11 Jan 2016 08.00 - 22.00 Meeting Puri Kencono 210 C
NATAL BERSAMA 04-Jan-16 14.00 - 21.00 Meeting Grand Rukmi 150 C
ESDM 07-Jan-16 08.0 - 22.00 Meeting Puri Kencono I 20 C
MUSTIKA RATU 08-Jan-16 09.00 - 16.00 Meeting PDR 10 C
KEMENTRIAN PERHUBUNGAN (PANITIA) 10 - 23 Jan 2016 08.00 - 22.00 Meeting Puri Nalendra IV 57 C
KEMENTRIAN PERHUBUNGAN (PESERTA GL 1) 11 - 14 Jan 2016 06.00 - 01.00 Meeting All Puri Nalendra 354 C
MIGRANT CARE 11-Jan-16 13.00 - 16.00 Meeting Arcade 15 C
SANBE FARMA 13 - 14 Jan 2016 08.00 - 22.00 Meeting Jolonidi & Pipas & Arcade 35 C
RS. KARIADI 14 - 16 Jan 2016 08.00 - 22.00 Meeting All Puri Kencono 107 C
LORIN RESINDENCE 16-Jan-16 09.00 - 13.00 Arisan Kampoeng Ikan 60 C
WEDDING ADHIKA & EVA 16-Jan-16 07.00 - 22.00 Wedding Ballroom Puri Kencono 50 C
KEMENTRIAN PERHUBUNGAN (PESERTA GL 2) 17-20 Jan 2016 08.00 - 22.00 Meeting All Puri Nalendra 421 C
KADIN 18-Jan-16 18.00 - 22.00 Meeting Puri Kencono 200 C
PU CIPTA KARYA 20 - 21 Jan 2016 08.00 - 22.00 Meeting Puri Kencono II, III 110 C
PARTAI PERINDO 20-Jan-16 12.00 - 15.00 Meeting Puri Rukmi 40 C
PTPP 21-Jan-16 18.00 - 22.00 Dinner Kampoeng Ikan 50 C
YAYASAN SARI 21 - 22 Jan 2016 08.00 - 17.00 Meeting Arcade 15 C
PU SIDOARJO 21 - 22 Jan 2016 08.00 - 17.00 Meeting Grand Rukmi 90 C
UNS SPMB 22-Jan-16 15.00 - 22.00 Meeting Bungalow Bagaskoro 20 C
WEDDING ICHA & PRAST 24-Jan-16 09.00 - 13.00 Wedding All Puri Kencono 600 C
ATLAS ES KRISTAL 25-Jan-16 08.00 - 16.00 Meeting PDR 8 C
PT. BMP 26 - 27 Jan 16 08.00 - 22.00 Meeting Grand Rukmi 120 C
PT. AGANSA PRIMATAMA 26-Jan-16 12.00 - 17.00 Meeting Puri Rukmi 35 C
BLH 27-28 Jan 2016 08.00 - 22.00 Meeting Puri Nalendra I, II 106 C
PARTAI PERINDO 28-Jan-16 11.00 - 15.00 Meeting Puri Kencono 1000 C
PAJAK JEPARA 28-Jan-16 17.00 - 22.00 Dinner Kampoeng Ikan 25 C
KARYAWAN LORIN 30-Jan-16 15.00 - 20.00 Birthday Puri Kencono 400 C
BAPAK ARIS 30-Jan-16 10.00 - 14.00 Reuni Kampoeng Ikan (Pendopo) 50 C
JALA 30-Jan-16 08.00 - 19.00 Meeting Jolonidi 45 C
POLTEKES SURAKARTA 31-Jan-16 07.00 - 16.00 Conference Puri Nalendra 645 C
Tabel 7. Banquet Event Forecast Lorin Business Resort and Spa

commit to user
68
Berdasarkan data diatas maka perkiraan perhitungan revenue yang
dihasilkan yaitu sebagai berikut :
Misal untuk group LPPKS Fullboard Meeting :
Jumlah pax = 120 pax, jumlah kamar = 60 kamar, harga paket = Rp. 630.000 / pax
*keterangan fasilitas kamar : Moderate room twin bed (1 kamar untuk 2 orang)
Pembagian harga untuk penggunaan kamar / harga GEO
Rp. 450.000 X 420 = Rp. 189.000.000
Angka 420 dihitung dari lama tamu menginap X jumlah kamar yang dipakai
(tanggal 4 Januari – 11 Januari = 7 malam dikali 60 kamar = 420)
Pembagian harga untuk fasilitas makan / harga BEO
Rp.180.000 X 120 = Rp. 21.600.000. Jadi, total biaya yang didapatkan yaitu
Rp. 189.000 + Rp. 21.600.000 = Rp. 210.600.000
Harga yang digunakan pada perkiraan diatas adalah harga Fullboard Meeting
berdasarkan publish rate. Perhitungan revenue disesuaikan dengan beberpa hal
sebagai berikut :
1. Harga dari harga paket MICE yang digunakan oleh klien seperti arisan,
wedding, meeting, table manner, fullboard meeting, halfday meeting dan
lain-lain. Ada beberapa kegiatan yang terkadang tidak menggunakan
fasilitas kamar karena menyesuaikan kebutuhan dari klien dan lamanya

commit to user
kegiatan yang dilaksanakan.
69
2. Banyaknya peserta yang mengikuti kegiatan.
3. Lamanya tamu yang menginap serta type kamar yang digunakan.
Semakin tinggi standar kamar maka akan semakin tinggi pula harganya.
Harga paket MICE dapat dirubah oleh Salesman / Sales Administration
Section yang disesuaikan dengan kebutuhan klien dengan ketentuan tidak
boleh diatas / dibawah harga terendah (buttom) yang ditentukan oleh
perusahaan.
Pada contoh diatas, satu kali kegiatan MICE dapat menghasilkan revenue
sebesar Rp. 210.600.000 sehingga dapat diperkirakan besarnya revenue yang
dihasilkan dari seluruh kegiatan MICE selama satu bulan.
Berdasarkan analisa diatas, dapat disimpulkan bahwa MICE merupakan
kegiatan yang sangat berpotensi untuk menunjang besarnya pendapatan (revenue)
dalam usaha dibidang perhotelan, terutama bagi hotel yang letaknya jauh dari
Daerah Tujuan Wisata (DTW) karena kegiatan yang diselenggarakan didominasi
oleh kegiatan seperti meeting dan conference yang pada umumnya
diselenggarakan oleh instansi atau perusahaan maupun dari pemerintahan.
Peranan seorang Sales Administration dalam penyelenggaraan kegiatan MICE
yang paling utama adalah memproses semua dokumen administrasi yang
dibutuhkan dalam penyelenggaraan kegiatan MICE. Dokumen-dokumen tersebut
adalah BEO (Banquet Event Order), GEO (Group Event Order) yang berisi
seluruh detail kebutuhan kegiatan MICE, serta dokumen lain yang diperlukan dan
selanjutnya didistribusikan kepada seluruh departemen yang terkait. Dokumen-

commit to user
70
dokumen tersebut berguna sebagai bahan acuan bagi seluruh departemen untuk
mempersiapkan segala kebutuhan kegiatan MICE.
Sales Administration Section juga berperan dalam perhitungan revenue yang
dihasilkan dari setiap penyelenggaraan kegiatan MICE, data yang disimpan di
dalam database diantaranya adalah data kegiatan MICE yang terselenggara selama
satu bulan, jumlah revenue yang dihasilkan dari penyelenggaraan kegiatan MICE,
data berupa nama perusahaan atau organisasi yang menghasilkan revenue terbesar
dari penyelenggaraan MICE selama satu bulan, data nama klien yang batal
melaksanakan kegiatan MICE, data penyelenggaraan kegiatan MICE di hotel lain
yang digunakan sebagai bahan evaluasi dan menetapkan strategi pemasaran oleh
Direktur Penjualan, serta kendala yang dihadapi oleh departemen Sales and
Marketing dalam melakukan kegiatan penjualan dan pemasaran kegiatan MICE.
Kegiatan pencatatan dan pengumpulan data mengenai penyelenggaraan
kegiatan MICE sangat diperlukan sebagai bahan evaluasi kinerja seluruh bagian
dalam departemen Sales and Marketing, pendapat atau ide dari seorang Sales
Administration Section juga dibutuhkan untuk meningkatkan produktifitas kerja
seluruh team.
Tanpa adanya kegiatan MICE, pendapatan hotel hanya akan bersumber dari
wisatawan yang datang menginap dan menggunakan fasilitas kamar, tetapi tidak
menggunakan function room / venue, yang pada dasarnya penggunaan ruangan
untuk kegiatan MICE ini bernilai sangat besar.
Hal ini tentu bukan menjadi masalah bagi hotel yang berada dalam suatu
commit to user
daerah tujuan wisata, karena banyak wisatawan yang datang setiap tahunnya ke
71
tempat wisata dan menggunakan sarana akomodasi. Tetapi akan menjadi masalah
bagi hotel yang terletak di pusat kota yang pada umumnya merupakan pusat
kegiatan bisnis, maka MICE merupakan wisata konvensi yang dapat menjadi
penunjang dalam kegiatan bisnis perhotelan sebagai peramai di saat musim sepi
wisatawan juga sebagai alternatif jenis wisata baru yang menjadi daya tarik
wisatawan, sesuai dengan pernyataan Kesrul mengenai karakteristik industri
MICE yaitu : 1) Jumlah peserta cukup besar; 2) Status peserta dari golongan
menengah keatas; 3) Biaya yang dikeluarkan cukup besar; 4) Menyerap sumber
daya manusia yang banyak dan berkualitas; 5) Menjadi media promosi yang
efektif; 6) Sebagai peramai dimusim sepi wisata; 7) Menciptakan daerah tujuan
wisata.
Perkembangan wisata konvensi MICE di Indonesia memang belum merata
diseluruh daerah / Kota, tetapi di Surakarta sendiri perkembangannya sudah cukup
bagus. Pembangunan hotel yang menyediakan fasilitas ruang meeting berskala
nasional maupun Internasional berkembang sangat pesat, terbukti sudah banyak
hotel-hotel baru standar bintang 3 sampai bintang 5 yang berdiri dan letaknya
berdekatan, masing-masing sudah menyediakan ruang konvensi / ruang meeting
bagi konsumen yang akan mengadakan kegiatan MICE.
Kota Solo / Surakarta merupakan salah satu kota wisata maupun budaya yang
sangat mengandalkan kegiatan MICE untuk meningkatkan jumlah wisatawan
yang berkunjung karena di Kota Solo sendiri tidak dapat dijumpai sarana wisata
alam. Penyelenggaraan kegiatan MICE di Kota Surakarta banyak bertemakan
budaya dan adat istiadat baik event yang berskala nasional maupun internasional
contohnya seperti Solo Batik Carnaval, Solo International Performing Arts

commit to user
72
(SIPA), Java Expo, Rock in Solo, Solo City Jazz, Festival Jenang, Solo Indonesia
Culinary Festival, Kirab Malam 1 Suro Pura Mangkunegaran, Solo Keroncong
Fesitival, Solo Menari 24 Jam, dan masih banyak lagi.
6. Hubungan Kerja Sales Administration Section dengan Departemen /
Section Lain dalam Penyelenggaraan Kegiatan MICE
1) Food & Beverages Department
Komunikasi dengan kitchen section berhubungan dengan menu yang akan
disajikan dalam event yaitu menu pada saat coffee break, lunch maupun dinner.
Menu yang disajikan menyesuaikan dengan harga yang ditentukan oleh Salesman
dan menu ditentukan oleh Chef sesuai harga yang telah dibayarkan dalam paket
meeting atau dapat ditentukan sesuai dengan keinginan tamu.
Penyajian menu makanan harus disajikan secara tepat waktu dan sesuai
dengan menu yang tertera dalam BEO dan pelayanan jamuan makan harus sesuai
dengan standar operasional prosedur.
2) Banquet Department
Banquet Department bertanggung jawab terhadap persiapan ruang meeting
yang berhubungan dengan lay out / setting table dengan jumlah peserta yang
disesuaikan dalam BEO dan juga segala perlengkapan ruang meeting yang
dibutuhkan dalam kegiatan MICE. Berikut adalah Jenis-jenis Lay Out pada ruang
meeting :
a. Classroom style, adalah penataan sebuah ruangan menyerupai kelas

commit to user
belajar, satu meja terdiri dari beberapa kursi.
73
b. Theatre style, adalah penataan ruangan menyerupai ruangan theatre,
biasanya digunakan untuk peserta dalam jumlah banyak, dalam penataan
ini tidak menggunakan meja hanya kursi saja yang digunakan.
c. U shapes, adalah penataan ruangan menyerupai bentuk huruf U dan
dilengkapi dengan satu head table dibagian tengah depan, biasanya pada
bagian yang kosong akan dihias dengan penambahan mini garden.
d. Square style, adalah penataan ruangan menyerupai bentuk persegi.
e. Boardroom style, adalah penataan meja berbentuk memanjang seperti
persegi panjang.
f. Round Table style, adalah penataan meja berbentuk lingkaran dengan kursi
disekelilingnya
Berikut merupakan gambar desain table set up / lay out meeting room di Lorin
Business Resort and Spa :
Gambar 4. Desain Table Set Up / Lay Out Meeting Room

commit to user
74
Beberapa perlengkapan yang dibutuhkan di dalam ruang meeting adalah
sebagai berikut :
- Perlengkapan ruang meeting : Meja, kursi, panggung, podium, gong set,
sketsel, hammer (palu), sound system, microphone, LCD, screen, lighting,
AC, bendera, gambar presiden dan wakil presiden, table cloth (kain
penutup meja), table skirting (kain penutup meja dari sisi sebagai penghias
meja), Fancy robe (pagar pembatas), panel, astray, dan flower.
- Perlengkapan meja buffet : Long table (meja panjang), buffet cloth, table
skirting, chafing dish (tempat untuk menyajikan menu) dan peralatan
makan seperti; dinner plate, soup plate , dinner spoon, soup spoon , dinner
forg, tissue, dan glass juice.
- Perlengkapan meja coffee break : Dessert plate, dessert forg, duck spoon,
cup & saucer, dessert spoon, tea spoon, sugar, creammer, tea & coffee.
- Perlengkapan meja peserta : notebook, pencils, water goblet, mineral
water, dan main bowl berisi permen.
Perlengkapan pada ruang seminar dapat disesuaikan dengan kebutuhan acara,
tidak semua kegiatan / event membutuhkan semua peralatan seperti yang
disebutkan diatas. Contohnya dalam acara wedding party biasanya tidak
menggunakan meja maupun kursi karena merupakan standing party, didalamnya
hanya didekorasi untuk meja pelaminan dan terdapat buffet (susunan meja
makanan secara prasmanan ) utuk menyajikan hidangan makanan.
commit to user
75
3) Engineering Department and Soundman
Departemen ini bertugas melakukan koordinasi dengan vendor yang disewa
terkait dengan pengadaan sound systems erta bertanggung jawab pada pengadaan
peralatan kelistrikan berupa penerangan, air conditioner, dan lain-lain untuk
semua kegiatan MICE yang diselenggarakan.
4) Public Relation Oficer
Public Relation Oficer bertugas dalam hal pengadaan papan bunga dan
backdrop yang didesain oleh seksi Desain Grafis, serta penyediaan properti
tertentu yang dibutuhkan dalam kegiatan MICE dan dikerjakan oleh seksi Artman.
5) Security Department
Bertugas menjaga keamanan pada saat event berlangsung serta mengatur
sistem parkir peserta MICE.
6) House Keeping Department
Departemen ini bertanggung jawab tehadap kebersihan, keindahan dan
kerapihan ruangan yang digunakan untuk kegiatan MICE maupun ruangan lain
yang sedang tidak digunakan baik sebelum maupun sesudah acara selesai.
7) Front Office Department
Hubungan Sales Administration section dengan Front Office Departement
adalah membantu memberikan informasi kepada peserta MICE terkait ruangan
meeting, arah kamar dan segala informasi yang dibutuhkan oleh tamu,
commit to user
76
menyediakan kamar – kamar untuk panitia maupun peserta yang mengadakan
acara MICE, membantu menguruskan barang bawaan tamu terutama yang
membawa banyak barang, tugas ini dilakukan oleh seksi concierge/bellboy,
menyiapkan welcome letter oleh seksi GRO (Guest Relation Officer), dan
menyiapkan penjemputan tamu / transfer in maupun transfer out.
8) Accounting Department
Sales Administration Section berperan dalam melakukan kerja sama yang baik
dengan departemen auditor, pajak, dan accounting untuk menyelesaikan setiap
masalah yang ditemukan dan terkait dengan pembaharuan dokumen perusahaan
yang dibutuhkan oleh klien yang akan menyelenggarakan kegiatan MICE,
dokumen-dokumen tersebut berupa faktur pajak, NPWP (Nomor Pokok Wajib
Pajak), Bukti Pembayaran Bank, SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan), TDP
(Tanda Daftar Perusahaan), dan lain-lain. Biasanya klien yang membutuhkan
dokumen tersebut adalah government (pemerintahan).
Departemen Accounting juga bertugas menangani segala bentuk pembayaran dari
klien bekerjasama dengan Sales Administration Section terkait dengan cara
pembayaran yang dilakukan serta dan menyediakan barang-barang untuk
operasional tamu seperti sandal, bahan makanan dan lain-lain yang dipesan dari
departemen lain dan diproses oleh seksi Purchasing.
9) Recreation Department
Menyediakan sarana rekreasi bagi tamu seperti spa, swimming pool, serta gym
dan membantu apabila ada kegiatan outbound.

commit to user
77
10) Sales and Marketing Department
Salesman bertugas memberikan konfirmasi kepada Sales Administration
Section apabila terdapat perubahan mengenai kegiatan MICE yang
diselenggarakan serta memberitahu apabila terdapat additional charge (tambahan
biaya) kegiatan kepada Sales Administration Section yang selanjutnya akan
disampaikan kepada departemen yang bersangkutan.
Koordinasi antara Sales Administration section dengan semua departemen
yang terkait sangat dibutuhkan demi kelancaran penyelenggaraan sebuat kegiatan
MICE di Lorin Business Resort and Spa, apabila terdapat suatu hal yang
menyebabkan perubahan kegiatan yang diberitahukan oleh suatu departemen
kepada Sales Administration section, maka Sales Administration section segera
membuat dokumen perubahan / amandemen dan selanjutnya dikonfirmasikan
kepada seluruh departemen yang terkait agar kegiatan dapat terlaksana dengan
baik.
C. Kendala yang Dihadapi Sales Administration Section dalam
Penyelenggaraan Kegiatan MICE di Lorin Business Resort and Spa
Kendala-kendala yang dihadapi oleh seorang Sales Administration dalam
penyelenggaraan kegiatan MICE diantaranya :
1. Kebutuhan pelanggan yang semakin kompleks
Kebutuhan pelanggan yang semakin kompleks mengharuskan seorang Sales
Administration Section berfikir lebih cerdas agar dapat memenuhi kebutuhan
pelanggan. Tentunya seorang commit

Sales toAdministration
user Section harus bisa
78
memberikan solusi untuk masalah yang dihadapi pelanggan terkait dengan
kebutuhan dalam kegiatan MICE yang akan diselenggarakan dan penentuan harga
yang tepat bagi pelanggan. Tidak jarang pelanggan akan membatalkan
reservasinya karena kebutuhannya tidak dapat terpenuhi.
Keinginan pelanggan dan kebutuhan acara yang kompleks memungkinkan
perencanaan kegiatan tidak berjalan dengan matang apalagi untuk kegiatan yang
berlangsung lebih dari tiga hari, kendalanya adalah sering terjadi keterlambatan
rangkaian acara yang dilaksanakan dikarenakan perubahan rangkaian acara dan
penentuan jumlah peserta yang berpengaruh terhadap persiapan konsumsi peserta,
meja dan kursi didalam meeting room dan ketersediaan kamar.
2. Komunikasi yang kurang efektif
Komunikasi merupakan hal yang paling penting pada Departemen Sales and
Marketing, baik untuk kepentingan penjualan maupun koordinasi untuk
kelancaran suatu kegiatan MICE. Pada saat menjual produk, kemampuan
komunikasi sangat diandalkan untuk menentukan kesan pertama yang baik dan
dapat menarik minat pelanggan, komunikasi juga merupakan alat untuk menjalin
hubungan yang baik kepada pelanggan terutama pelanggan tetap. Sales
Administration Section harus dapat menjalin komunikasi yang baik dengan
pelanggan maupun dengan rekan kerja dari departemen lain agar tidak terjadi
kesalahpahaman dalam persiapan sebuah acara MICE. Kendala yang terjadi
apabila komunikasi kurang efektif diantaranya :
.
commit to user
79
a. Salesman tidak membuat janji bertemu dengan klien
Kurangnya komunikasi seorang Salesman dengan klien terkadang
mengharuskan seorang Sales Administration Section untuk melayani klien tertentu
yang datang langsung ke hotel untuk sekedar konsultasi mengenai acara yang
akan diselenggarakan, hal ini dapat terjadi tanpa mengenal waktu bahkan pada
saat jam istirahat. Apabila Sales Administration Section tidak dapat menemui
klien dengan cepat, maka klien akan merasa kecewa dan menimbulkan complain.
b. Kesalahan informasi dari Salesman mengenai detail acara
Pada saat menyampaikan informasi kepada Sales Administration Section
mengenai kegiatan MICE yang akan dicantumkan di dalam dokumen BEO, GEO
dan dokumen lainnya, Salesman seringkali melakukan perubahan detail acara.
Perubahan tersebut dapat terjadi karena keinginan dari klien maupun kesalahan
pribadi dari Salesman yang bersangkutan. Kesalahan tersebut dapat berupa
kesalahan perhitungan harga kamar, penulisan jumlah peserta, waktu dan tanggal
pelaksanaan acara maupun permintaan fasilitas seperti standar kamar dan fasilitas
makanan yang tidak sesuai dengan harga yang dibayarkan. Hal tersebut
menyebabkan pekerjaan kurang efisien dan menunda pendistribusian dokumen
kepada departemen lain.
Penundaan waktu pendistribusian dokumen yang disebabkan oleh kesalahan
informasi mengenai detail kegiatan tidak menjadi masalah apabila belum
mendekati waktu pelaksanaan kegiatan MICE, tetapi akan menjadi bermasalah
jika waktu pelaksanaannya sudah mendekati. Hal ini berkaitan dengan persiapan
kegiatan MICE baik dari persiapan makan

commit dan minum oleh Food and Beverage
to user
80
Department, persiapan penataan meja oleh Banquet Department, persiapan
ketersediaan kamar oleh House Keeping Department, dan persiapan lainnya yang
ditangani oleh departemen masing-masing karena semua persiapan kebutuhan
acara harus disesuaikan dengan jumlah peserta dalam kegiatan MICE.
3. Kurangnya percaya diri
Rasa tidak percaya diri mengakibatkan proses penjualan tidak mendapat hasil
sesuai yang diinginkan, kurangnya kepercayaan diri pada saat menghadapi tamu
baik melalui telepon maupun secara langsung dapat mengurangi kepercayaan
pelanggan terhadap informasi yang diberikan mengenai keuntungan dan
kebenaran produk yang dijual, hal tersebut dapat mempengaruhi minat calon
konsumen untuk membeli produk dan pada akhirnya calon konsumen batal
membeli produk MICE yang ditawarkan.
4. Last Minute Order (pemesanan mendadak)
Pada beberapa kesempatan dapat terjadi last minute order (pemesanan
mendadak) dari pelanggan, hal ini tentunya menjadi kendala terkait dengan
ketersediaan barang baik bahan makanan, venue dan ketersediaan kamar. Selama
ketersediaan masih ada, reservasi semacam ini dapat langsung dibuatkan BEO
(Banquet Event Order) dan GEO (Group Event Order) dan segera didistribusikan
kepada departemen lain untuk persiapan pada hari itu juga, namun tidak bisa
diterima jika sudah full booked (penuh) sehingga harus melakukan negosiasi ulang
terutama mengenai tanggal pelaksanaan acara.
commit to user
81

Bab Iii

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Bab Iii

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.

PERANAN SALES ADMINISTRATION SECTION PADA SALES AND

MARKETING DEPARTMENT DALAM PENYELENGGARAAN

KEGIATAN MICE DI LORIN BUSSINESS RESORT AND SPA

A. Sales and Marketing Department

1. Pengertian Sales and Marketing Department

Marketing merupakan salah satu fungsi utama di antara fungsi-fungsi penting

fungsinya adalah memasarkan produk barang maupun jasa sehingga marketing

menjadi penyumbang revenue terbesar bagi hotel.

Sales artinya penjualan, Marketing berarti pemasaran sedangkan arti dari

Department adalah bagian. Jadi Sales and Marketing Departement merupakan

bagian yang menangani penjualan dan pemasaran dalam suatu perusahaan.

Tugas utama departemen Sales and Marketing adalah menjual dan

departemen ini melibatkan peranan dari Public Relation, Sales Administration

memasarkan produk kepada masyarakat). Pemasaran bukan merupakan tanggung

Sales and Marketing (Sulastiyonocommit

Departemen Sales and Marketing meliputi berbagai posisi / jabatan yang

dipimpin oleh Head Of Departement yaitu Director of Sales, setiap tingkatan

jabatan memiliki target yang berbeda-beda dalam menentukan banyaknya revenue

(pendapatan) yang harus dihasilkan, jabatan tersebut meliputi Assistant Director

selanjutnya pada tingkatan paling bawah yaitu Sales Executive.

Kegiatan pemasaran merupakan hal yang sangat penting bagi usaha

perhotelan. Semakin tingginya tingkat persaingan, meningkatnya kompleksitas

mengandung arti bahwa keberhasilan usaha di bidang hotel tergantung pada

kemampuan untuk memenuhi kebutuhan dan tujuan-tujuan tamu.

2. Struktur Organisasi Sales and Marketing Department Lorin Business

Resort and Spa

Sales Executive Sales Executive Food & Sales Executive

Public Relation Sales Secretary

Diagram 2. Struktur Organisasi Sales and Marketing Department Lorin Business

Struktur organisasi menunjukan bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompokkan

dan dikoordinasikan secara formal, dimana terdapat tingkatan-tingkatan dengan

tujuan agar seorang karyawan dapat menempatkan diri dalam pekerjaannya.

3. Sales and Marketing Job Description

Department di Lorin Business Resort and Spa :

1) DOS (Director Of Sales)

- Menyediakan dukungan profesional dan penasehat untuk General

Manager untuk membantu dalam penjualan dan tujuan strategis

- Membantu General Manager dalam pengembangan penjualan dan strategi

pemasaran termasuk pemasaran, harga, pengembangan produk dan teknik

pemasaran lainnya dengan menganalisis pasar pesaing, pasar cerdas dan

Tugas dan Tanggung Jawab :

a. Merencanakan dan mengembangkan strategi promosi dan rencana

b. Mengawasi dan membantu dalam pengembangan dan pelaksanaan Sales

and Marketing Plan (strategi bisnis untuk memasarkan suatu produk).

c. Melakukan riset pasar.

d. Mengelola proyek-proyek khusus dan perusahaan bisnis terkait lainnya.

e. Memastikan pemanfaatan sumber daya yang efisien dalam departemen.

f. Memastikan pengembangan, update dan pemeliharaan bahan promosi.

g. Melakukan pertemuan staf teratur untuk membina komunikasi dua arah.

h. Mendorong kreativitas dan inisiatif.

i. Mendorong manfaat multi skilling dan rotasi pekerjaan.

j. Bekerjasama dengan bagian lain dari departemen.

k. Memastikan bahwa semua peralatan berfungsi dan klien dilayani secara

l. Memastikan keluhan dan permintaan ditangani dengan pelayanan melebihi

m. Memastikan semua staf memiliki pengetahuan produk tingkat tinggi

sehingga mereka mampu menjelaskan layanan dan fasilitas bagi klien

seperti yang diperlukan.

n. Menunjukkan keterampilan komunikasi yang efektif.

o. Berpartisipasi dalam persiapan dan perencanaan Rencana Operasi

p. Mencari peluang untuk terus meningkatkan layanan klien.

q. Memantau semua produk dan standar kinerja dan memastikan tindakan

yang diambil ketika standar tidak terpenuhi.