SISTEM DAN PROSEDUR PENJUALAN

KREDIT PT ACE HARDWARE

INDONESIA

Untuk melengkapi tugas mata kuliah Sistem

Informasi Akuntansi yang dibimbing oleh Ibu
Dr. Dra. Indrayati, M.SA., Ak., CA

Oleh:

Sabirna Fahira (2F AKM / 23)

POLITEKNIK NEGERI MALANG

JURUSAN AKUNTANSI

PROGRAM STUDI AKUNTANSI MANAJEMEN

2023
 ANALISIS SISTEM DAN PROSEDUR PENJUALAN KREDIT PADA PT ACE
HARDWARE INDONESIA

1. SISTEM DAN PROSEDUR PENJUALAN KREDIT PADA PT ACE HARDWARE

INDONESIA

Sistem dan prosedur penjualan kredit memiliki berbagai macam versi pengertian salah
satunya menurut Mulyadi (2016:167) menjelaskan: “Penjualan kredit dilaksanakan oleh
perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli
dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut”.
Berkaitan dengan pengertian tersebut sistem pembayaran juga kian berkembang salah
satunya dengan adanya metode pembayaran kredit yang merupakan teknik menjual produk
dengan pembayaran secara tidak tunai, ide terciptanya metode ini untuk mempermudah
konsumen dalam melakukan transaksi.

Tentang perushaan, PT ACE Hardware Indonesia Tbk merupakan perusahaan dagang ritel
perkakas terbesar serta ternama yang menjual berbagai kebutuhan rumah tangga baik untuk
kebutuhan personal, industri serta kebutuhan komersial dan telah tersebar diseluruh Indonesia
bahkan diluar negeri. Sistem pembayaran kredit yang telah tersedia pada perusahaan retail
secara umum menggunakan kartu kredit yang diterbitkan oleh bank sebagai metode
pembayaran atas transaksinya. Pada PT ACE Hardware Indoensia Tbk menyediakan
berbagai cara pembayaran yang berlaku di perusahaan tersebut yaitu tunai, debit dan kredit
metode pembayaran cicilan dengan dan tanpa kartu kredit.

2. FUNGSI YANG TERKAIT DENGAN SISTEM DAN PROSEDUR PENJUALAN

KREDIT PADA PT ACE HARDWARE INDONESIA
a. Fungsi Penjualan
Fungsi penjualan dilakukan oleh divisi penjualan atau marketing, divisi penjualan PT
ACE Hardware Indonesia akan melakukan penawaran produk baik secara langsung
seperti bertatap muka, atau secara tidak langsung seperti via email atau telepon dengan
hasil adanya transaksi dengan pelanggan mengenai kesepakatan harga, metode
pembayaran, dan pengiriman barang. Selanjutnya akan mengkonfirmasi kepada fungsi
kredit untuk persetujuan pengajuan kredit, membuat surat order pemesanan barang
kepada bagian gudang dan mengkonfirmasikan mengenai pengiriman barang kepada
divisi delivery.
b. Fungsi Kredit
Fungsi kredit dilakukan oleh divisi keuangan yang dalam transaski penjualan kredit
bertanggung jawab untuk mengumpulkan Informasi yang diterima oleh divisi penjualan
mengenai data pelanggan yang akan mngajukan permohonan kredit, dalam kegiatan
pengajuan kredit fungsi ini hanya bertugas sebagai perantara antara pelanggan dengan
fintech dalam upaya pengajuan kredit, selanjutnya akan dilakukan validasi dengan
pengaman privasi data menggunakan privy id dan pengecekan kelayakan pengajuan
kredit melalui BI Checking oleh bank Indonesia.sehingga setiap pengajuan kredit
 menjadi lebih terintegrasi dengan bank indonesia dan terjamin kelayakan pengajuan
kreditnya.
c. Fungsi Gudang
Setelah disetujuinya pengajuan kredit yang diajukan oleh divisi penjualan, divisi gudang
selanjutnya akan menerima surat order pemesanan barang dari divisi penjualan atas
pembelian barang yang terjual dengan menunjukan nota penjualan dan faktur penjualan
kepada divisi gudang sesuai dengan pesenan yang diinginkan oleh pesanan, lalu
mengirimkannya ke store untuk kemudian dikirim kepada customer.
d. Fungsi Pengiriman
Setelah adanya barang pesanan yang diterima dari divisi gudang atas surat order
pengiriman yang diterima dari fungsi penjualan kemudian divisi ini melakukan
pengiriman kepada pelanggan sesuai dengan surat keterangan pengiriman yang diberikan
oleh divisi penjualan. Pengiriman dilakukan oleh staff delivery dan fungsi ini juga
berwenang untuk memberitahukan biaya kirim sesuai radius prngiriman tentunya semua
keputusan yang diberitahukan sudah sesuai dengan standar operasional perusahaan
skema kirim yang telah ditentukan oleh management perusahaan.
e. Fungsi Akuntansi
Dalam kegiatan penjualan kredit fungsi akuntansi hanya berperan dalam penginputan
komisi penjualan atas penjualan produk yang dilakukan oleh staff penjualan. Fungsi
Akuntansi tidak terlalu berperan aktif dalam kegiatan penjualan kredit karena kegiatan
tersebut hanya dilakukan oleh beberapa fungsi yang aktif bekerja di store cabang
sedangkan fungsi akuntansi hanya bekerja di back office sehingga setiap kegiatan
tersebut tidak terlalu melibatkan fungsi akuntansi.

3. DOKUMEN DALAM SISTEM DAN PROSEDUR PENJUALAN KREDIT PADA

PT ACE HARDWARE INDONESIA

Divisi Penjualan
a. Surat penawaran
Surat penawaran dibuat oleh divisi penjualan untuk pelanggan, surat penjualan dibuat
secara elektronik dan dibuat secara manual serta ditujukan untuk pelanggan atau
industrial dengan tujuan untuk memberikan informasi secara terperinci mengenai
transaksi penjualan kredit.
b. Nota penjualan
Nota Penjualan dibuat oleh staff penjualan untuk memberi tahu kepada divisi finance dan
divisi pengiriman atas kesesuaian produk yang dipesan oleh pelanggan, mengenai harga
dan jumlahnya.
c. Faktur penjualan dan tembusannya
Dokumen ini merupakan lembar pertama yang dikirim oleh fungsi penjualan kepada
pelanggan dan finance, jumlah lembar faktur penjualan yang dikirim kepada pelanggan
tergantung dari jumlah barang yang dipesan pelanggan.
d. Surat order pemesanan barang
 Surat order pemesanan barang atau disebut dengan stock transfer request dalam
perusahaan tersebut merupakan dokumen pokok yang dibuat oleh divisi penjualan
kepada fungsi Gudang dengan tujuan untuk pemesan produk atas penjualan kredit,
kemudian fungsi Gudang akan mengirimkan barangnya sesuai dengan orderan yang
diterima. Surat order dibuat secara sistem sehingga memudahkan dalam
memonitoringnya.

Divisi Finance (tembusan kredit)

Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan dan untuk mendapatkan
otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit.

Divisi delivery

a. Surat muat
Surat muat digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan. Surat muat ini
biasanya dibuat 3 lembar, 1 lembar untuk perusahaan angkutan umum dan 1 lembar
disimpan sementara oleh fungsi pengiriman setelah ditanda tangani oleh wakil
perusahaan angkutan umum tersebut.
b. Slip pembungkus
Dokumen ini ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan pelangan dalam
mengidentifikasi barangbarang yang diterimanya, selain itu slip pembungkus juga
digunakan untuk memberikan infrormasi mengenai jenis barang, agar tidak terjadi pecah
atau kerusakan lainnya yang dapat mengakibatkan perusahaan mengalami kerugian.
c. Dokumen pengiriman
Merupakan dokumen pengiriman yg diarsipkan oleh fungsi penjualan menurut tanggal
pengiriman yang dijanjikan, dokumen ini digunakan sebagai acuan pengiriman barang
oleh divisi pengiriman untuk mengirimkan barang pesanan berdasarkan dengan jumlah
dan jadwal pengiriman, dokumen ini diperoleh ketika staff penjualan menerbitkan Faktur
penjualan kemudian dicetak menjadi dokumen tiga rangkap, lembar pertama dan kedua
digunakan oleh divisi pengiriman untuk ditandatangani oleh pelanggan sebagai bukti
telah diterimanya barang yang dipesan.

4. CATATAN AKUNTANSI DALAM SISTEM DAN PROSEDUR PENJUALAN

KREDIT PADA PT ACE HARDWARE INDONESIA
a. Jurnal Penjualan
Terjadinya transaksi penjualan akan dicatat pada jurnal penjualan untuk membantu
mencatat pendapatan dari penjualan, mengidentifikasi pelanggan dan mempermudah
pengriman barang pada customer PT ACE Hardware Indonesia.
b. Jurnal Penerimaan Uang
Catatan ini membantu memastikan bahwa setiap transaksi yang melibatkan penerimaan
uang direkam dengan benar, yang sangat penting dalam pemantauan arus kas dan
kesehatan keuangan perusahaan. Selain itu, catatan jurnal penerimaan uang juga
 memungkinkan perusahaan untuk melacak tunggakan, mengelola piutang, dan
memastikan pemenuhan peraturan perpajakan.
c. Jurnal Umum
Pembuatan catatan ini untuk mempermudah perhitungan biaya penjualan, margin
keuntungan, dan memastikan pencatatan pajak penjualan yang akurat. Informasi yang
terdapat dalam jurnal umum juga menjadi dasar untuk menyusun laporan keuangan yang
menyajikan gambaran kinerja penjualan perusahaan, yang penting dalam pengambilan
keputusan strategis, analisis tren penjualan, dan pemenuhan persyaratan akuntansi dan
perpajakan oleh PT ACE Hardware Indonesia.
d. Kartu Persediaan
Dalam konteks penjualan, kartu persediaan membantu mengawasi stok produk yang ada,
termasuk informasi seperti jumlah unit, nilai persediaan, tanggal pembelian, dan harga
beli barang pada PT ACE Hardware Indonesia.
e. Kartu gudang
Semua kegiatan pencatatan keluar masuk barang yang dilakukan pada PT. ACE
Hardware Indonesia Tbk semuanya sudah terekam dan dirangkum pada sistem atau
software yang disebut dengan SAP business program, sehingga semua persediaan barang
secara otomatis akan berkurang jumlah barang yang keluar sesuai dengan jumlah barang
yang terjual.
f. Kartu Piutang
Kartu piutang membantu perusahaan memantau jumlah piutang yang belum dibayar oleh
pelanggan, memperkirakan aliran kas masa depan, serta mengidentifikasi pelanggan
yang mungkin memiliki masalah pembayaran. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk
mengambil langkah-langkah seperti mengirimkan pengingat pembayaran atau
menetapkan batas kredit.

5. LAPORAN YANG DIHASILKAN DALAM SISTEM DAN PROSEDUR

PENJUALAN KREDIT PADA PT ACE HARDWARE INDONESIA
a. Laporan Penjualan Harian/Mingguan/Bulanan, laporan ini akan menampilkan detail
penjualan harian, mingguan, atau bulanan termasuk jumlah barang yang terjual,
pendapatan yang diperoleh, dan perbandingannya dengan periode sebelumnya.
b. Laporan Kredit Pelanggan, ini melibatkan informasi tentang pelanggan yang membeli
dengan kredit, termasuk jumlah piutang yang belum dibayar, tanggal jatuh tempo, dan
riwayat pembayaran.
c. Laporan Persediaan, informasi dari sistem penjualan akan digunakan untuk melacak
persediaan barang yang terjual dan yang masih tersedia.
d. Laporan Laba Rugi
e. Laporan Analisis Pelanggan, data dari sistem penjualan dapat digunakan untuk
menganalisis frekuensi pembelian, dan nilai rata-rata transaksi.
f. Laporan Kinerja Kredit mencakup analisis kinerja kredit pelanggan, termasuk rasio
pembayaran tepat waktu, rasio pembayaran tertunda, dan risiko gagal bayar. Ini
membantu dalam mengukur efektivitas prosedur kredit dan kebijakan penagihan.
6. SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL DALAM SISTEM DAN PROSEDUR
PENJUALAN KREDIT PADA PT ACE HARDWARE INDONESIA
PT. ACE Hardware merupakan perusahaan yang berbentuk perseroan terbatas (PT) dan
dengan melihat struktur organisasinya dapat disimpulkan bahwa perusahaan ini merupakan
salah satu perusahaan yang go public, yang pastinya perusahaan memiliki dewan komisaris
yang berfungsi mengawasi pengelolaan perusahaan yang dilaksanakan oleh manajemen
(direksi). Dan memiliki komite audit yang berfungsi:

a. Menunjuk akuntan publik yang melaksanakan audit tahunan terhadap laporan keuangan
perusahaan.
b. Membicarakan luas pemeriksaan dengan akuntan publik.
c. Meminta komunikasi langsung dengan akuntan public mengenai masalah-masalah besar
yang ditemukan oleh akuntan dalam pemeriksaannya.
d. Menelaah laporan keuangan dan laporan akuntan pada saat audit akuntan selesai
dilakukan. Berfungsinya dewan komisaris dan komite audit akan menciptakan iklim
pengendalian yang baik dalam perusahaan berbentuk perseroan terbatas.

7. FLOW CHART SISTEM DAN PROSEDUR PENJUALAN KREDIT PADA PT

ACE HARDWERE INDONESIA
Flow chart terdapat pada halaman berikutnya.
 Bagian Penjualan Bagian Kredit Bagian Gudang Bagian Pengiriman Bagian Akuntansi

Mengece -
kesusuaian Membuat
Membuat Sales Menyiapkan barang Jurnal
barang yang
Order sesuai untuk diserahkan diterikma Penjualan
pesanan kepada bagian dengaan
konsumen. pengiriman surat order
pengrimian

Membuat
surat
Menyer- penagihan
Membuat
Nota Penjualan ahkan Bukti
Barang Pengiriman
Pengecekan Barang
kelayakan pengajuan
kredit dan pemberian
lamanya kredit
Arsip melalui BI Checking Surat
Bagian Penagihan
Penjualan Surat Order
Pengiriman
Memberi Bukti
kan Pengirman
Otorisasi Barang Konsumen
Kredit menerima Surat
Penagihan
Arsip Bagian
Arsip Pengiriman
Konsumen Bagian
menrima fatkur Fatkur Gudang
Konsumen
penjualan Penjualan dan menerima fatkur
tembusannya pengiriman