B’Digital Media BRD

1 Document Revisions
Version
Date Document Changes
Number
02/13/2018 0.1 Draft Awal
02/20/2018 0.2 Draft Revisi 1
02/28/2018 0.3 Draft Revisi 2
03/24/2018 1.1 Kick-Off dan Rilis

2 Approvals / Acknowledge
Role Name Title Signature Date
Direktur/User Daniel Direktur
Daniel 23/03/2018

Tenaga Ahli IT/User PIC Dymaz IT Manager

Dymaz 23/03/2018

Project Manager Teguh Project Manager

Teguh 23/03/2018

Business Intelligence Bram BI Analyst

Bram 23/03/2018

Data Analyst Fauzan Data Analyst

Fauzan 23/03/2018

Marketing & Sales Tika Marketing Manager

Tika 23/03/2018
 B’Digital Media BRD
3 Introduction
3.1 Project Summary Statement
Output project ini adalah ringkasan dari monitoring dan analisis pendapatan dan volume
penjualan serta performa strategi pemasaran yang telah dilakukan PT. Tiki Taka
Superstore.
Adapun kondisi saat ini PT. Tiki Taka Superstore mengalami kesulitan dalam
pengembangan perusahaan dan pemilihan strategi pemasaran guna mewujudkan tujuan
perusahaan yaitu keberlangsungan usaha, perluasan pasar dan peningkatan laba.
Kelemahan yang ada sebelumnya adalah minimnya komunikasi dan kolaborasi antar
departemen yang mengakibatkan laporan performa penjualan dan pemasaran menjadi
tidak relevan.
Deskripsi proyek adalah menyusun dan merancang laporan ringkas dalam bentuk
visualisasi data dan dashboard secara terpusat yang user friendly dan mudah diakses oleh
berbagai pihak yang berwenang di internal perusahaan.

3.2 Project Objectives

Menyusun dan merancang laporan ringkas dalam bentuk visualisasi data dan dashboard
secara terpusat dengan kemudahan dalam membagikan akses ke user antar departemen
terkait sehingga diharapkan user dan top management tidak akan kesulitan dalam
menemukan tren/insight di dalamnya.

3.3 Needs / Problem Statement

1. Bagaimana performa laporan pendapatan, volume penjualan dan strategi pemasaran
per kuartal untuk periode Jan 2014 – Desember 2017 dari masing-masing unit
departemen?
2. Bagaimana performa penjualan per regional?
3. Bagaimana pencapaian target dari masing-masing regional?
4. Bagaimana efektivitas strategi pemasaran melalui promo diskon?

3.4 Project Scope

Membuat visualisasi data dan dashboard untuk keperluan user dan pihak berwenang
pada PT. Tiki Taka Superstore.

3.4.1 In Scope Functionality

Membuat dan merancang dashboard menggunakan platform Google Data Studio sehingga
memudahkan user mengidentifikasi tren dan mendapatkan insight. Cakupan ruang
lingkup dalam tampilan dashboard terbatas pada:
• Total Pendapatan dan keuntungan bersih secara keseluruhan;
• Hasil penjualan pada periode bulanan, kuartal, semester serta tahunan;
• Data dan visualisasi tren pesanan dan pilihan pengiriman pada periode bulanan,
kuartal, semester serta tahunan;
 B’Digital Media BRD
• Laporan efektivitas strategi pemasaran promo diskon.

3.4.2 Out of Scope Functionality

Hal-hal di luar ruang lingkup perancangan dashboard diantaranya adalah:
• Data dan visualisasi penjualan produk untuk customer di luar negeri;
• Penggunaan platform dalam pengolahan data dan visualisasi selain Google Data
Studio bersifat supplementary;
• Hanya menampilkan dan menganalisis strategi pemasaran promo diskon, tidak
termasuk jenis strategi pemasaran lain (misalnya: melalui kanal marketplace);
• Pengolahan data hanya menggunakan sumber Dataset PT. Tiki Taka Superstore yang
telah diberikan kepada project team.
• Data pesanan dan penjualan departemen yang diolah hanya terbatas pada departemen
Furniture, Office Supplies, dan Technology;
• Data pesanan dan penjualan yang tidak lengkap tidak termasuk data yang akan diolah.

3.5 Functional Requirements

Berikut merupakan fungsi-fungsi yang akan dibangun dan tidak dibangun di system
perancangan dashboardan beserta cara kerja sistem dashboard.

3.5.1 Dashboard Description

Dashboard akan menampilkan ringkasan yang berisi informasi terkait pendapatan,
volume penjualan dan strategi pemasaran dari masing-masing unit departemen. Sumber
data dapat diatur dan di filter pada periode waktu tertentu. User dapat melihat produk
mana yang paling banyak dipesan serta wilayah/region mana yang paling banyak
mendapat pesanan.
Metrik yang akan ditampilkan secara komprehensif antara lain total pendapatan, laba
bersih, dan total pengeluaran untuk strategi pemasaran. Sedangkan yang akan
ditampilkan pada breakdown per wilayah adalah total penjualan dan pesanan.
Pada lingkup performa strategi pemasaran, akan ditampilkan laporan efektivitas promo
diskon pada kuantitas transaksi pembelian oleh customer.
Pada bagian akhir, akan ditampilkan tren pesanan dan penjualan per kategori departemen
serta visualisasi data lainnya yang relevan untuk ditampilkan.
Dashboard dapat diakses secara online dan disimpan pada beberapa format oleh user
dan pihak berwenang di internal perusahaan PT. Tiki Taka Superstore.
 B’Digital Media BRD

3.5.2 Current Business Process (As-Is)

Gambaran umum proses bisnis di PT. Tika Taka Superstore saat ini:

No Business Process Name Process Description

Unit
1 Customer Pesanan Diterima Pesanan dari Customer via website diterima.
2 Customer Pemilihan Produk Customer memilih produk dan memasukkanya ke dalam
keranjang pesanan, proses check-out dan melakukan
pembayaran.
3 Business Inventory Validation Sistem manajemen inventory melakukan pengecekan
terhadap ketersediaan produk.
4 Customer Customer Check & Pemeriksaan apakah merupakan customer baru yang
Validation belum terdaftar atau yang sudah terdaftar sebelumnya.
5 Business Place Order Pesanan di proses untuk yang sudah melakukan
pembayaran.
6 Business Order Processing Sistem manajemen inventory melakukan updating
persediaan, menyiapkan pesanan dan pilihan
pengirimannya.
7 Business Shipment Pesanan dikirim ke customer.
8 Business Order Completed & Pesanan telah diterima dengan baik dan dikonfirmasi oleh
Received customer.
9 Business Customer Feedback Customer memberikan feedback dan ulasan.
10 Business Handling Complaint Penyedia menjawab dan memberikan solusi penyelesaian
apabila ada complain cutomer.

1.

3.5.3 User Roles

No User Task
1 Admin Sales & Bertugas dan bertanggungjawab memberikan pelayanan dan handling
Marketing ekspektasi customer dalam pemesanan produk serta ekspor data manual
Ms. Excel.
2 Supervisor Sales & Bertugas dan bertanggungjawab mengelola dan memimpin tim admin
Marketing sales & marketing serta menyampaikan report ke Manager Sales &
Marketing
 B’Digital Media
3 Manager Sales &
Marketing
4 Technical Support
5 IT Support
6 IT Manager
7 Warehouse
BRD
Bertugas dan bertanggungjawab terhadap pengelolaan tim Sales &
Marketing dan memastikan Standar Operasional Prosedur (SOP)
perusahaan berjalan dengan baik.
Bertugas dan bertanggungjawab membantu kelancaran operasional
teknis mengenai produk.
Bertugas dan bertanggungjawab membantu kelancaran operasional
teknis di bidang IT.
Bertugas dan bertanggungjawab memastikan Standar Operasional
Prosedur (SOP) website dan urusan IT berjalan dengan baik.
Bertugas dan bertanggungjawab mengirim produk ke customer sesuai
pesanan, shipping serta entry data manual ke Ms. Excel.

3.5.4 Metrics
Metrik yang diukur dalam proyek ini adalah:
1. Total pendapatan : dalam Rupiah (Rp) per periode yang dipilih dalam
pengaturan dan filtering data.
2. Total Laba bersih : dalam Rupiah (Rp) yang merupakan keuntungan
Bersih setelah dikurangi biaya operasional per
periode yang dipilih dalam pengaturan dan
filtering data.
3. Total Pengeluaran : dalam Rupiah (Rp) yang merupakan pengeluaran
operasional per periode yang dipilih dalam
pengaturan dan filtering data.
4. Pendapatan Per Departmen : dalam Rupiah (Rp) yang merupakan pendapatan
per unit usaha/ departemen per periode yang
dipilih dalam pengaturan dan filtering data.
5. Customer Segment : Segmentasi customer (consumer, home office,
atau corporate)

3.5.5 Pre Condition

Kondisi saat ini laporan ringkasan yang berisi informasi terkait pendapatan, volume
penjualan dan strategi pemasaran dari masing-masing unit departemen dilakukan secara
manual, yaitu ekspor data dari website untuk kemudian diolah dengan Ms. Excel.
Setiap departemen mempunyai admin masing-masing untuk membuat laporan yang
dikirimkan ke masing-masing Department Supervisor, dari laporan tersebut Supervisor
menyusun laporan ringkas kepada manager dan top management.
Waktu yang diperlukan dalam penyusunan laporan tersebut sekitar 5 hari kerja.
 B’Digital Media BRD
3.5.6 Post Condition
Setelah menggunakan dashboard management, proses manual, yaitu ekspor data dari
website untuk kemudian diolah dengan Ms. Excel tidak diperlukan lagi, Supervisor juga
tidak perlu menyusun laporan ringkas kepada manager dan top management.
Dashboard management dapat menampilkan laporan dan ringkasan secara realtime.
Untuk updating data juga dapat dilakukan pengaturan sesuai jadwal kebutuhan.

3.5.7 Activity Diagram (To-Be)

Aktivitas proses bisnis di PT. Tiki Taka Superstore setelah penerapan Dashboard
management:

No Process Name Process Description

1 Create Dashboard
2 BI Connecting to Datasource
3 BI Prepare Dashboard
4 BI Sharing Dashboard
5 User Using Dashboard
6 User Feedback
BI Analyst menyusun dan merancang Dashboard Management
(Tools: Google Data Studio)
BI Analyst menyiapkan sinkronisasi dan konektivitas dataset ke
Dashboard Management
BI Analyst merancang visualisasi dan memilih dimensi, metrik serta
field berdasarkan dokumen BRD.
BI Analyst membagikan ke user hasil rancangan Dashboard
Management dan visualisasinya.
User menggunakan Dashboard Management dan visualisasinya.
User memberikan feedback apabila diperlukan penyesuaian.

3.5.8 Validation
✓ Sistem dan format tanggal menggunakan Bulan/Tanggal/Tahun;
✓ Besaran Miliar dan Juta disingkat menjadi M dan JT;
✓ Penulisan nama tabel menggunakan huruf besar pada huruf pertama dalam kata;
✓ Updating data akan dilaksanakan setiap hari Jum’at Pukul 15.00 WIB.
 B’Digital Media BRD
3.5.9 Dashboard Design

3.6 Technical Requirements

3.6.1 Software
Operating System : Windows & Mac. OS
Browse Application : Google Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer/ Microsoft Edge.

3.6.2 Hardware and Storage

CPU atau Latop dengan spesifikasi minimal:
Processor : Intel Core i3
Memori : 3 GB
Hardisk Int. : 64 GB
Or SSD : 64 GB

3.6.3 Access Requirement

• User Top Management dan Tim Sales Marketing serta warehouse mendapat akses
view dan edit dashboard.
 B’Digital Media BRD
• User di luar lingkup Top Management dan Tim Sales Marketing serta warehouse hanya
mendapat akses view dashboard.

3.6.4 Database

Version, Data Capacity & Spec.

No Process Name Data
Transcation
1.1 – 100 GB
1 Open Source Data Dataset PT Tiki Taka Superstore Ekspektasi data baru maksimal
1.000 per hari,

3.6.5 Entity Relationship Diagram (ERD)

3.6.6 Concerns and Issues

Data yang akan digunakan saat ini masih belum stabil karena ada kemungkinan data
customer kurang lengkap.

3.7 Human Resources

Pre Project

No User Task
1 Admin Sales & Bertugas dan bertanggungjawab memberikan pelayanan dan
Marketing handling ekspektasi customer dalam pemesanan produk serta
ekspor data manual Ms. Excel.
2 Supervisor Sales & Bertugas dan bertanggungjawab mengelola dan memimpin tim
Marketing admin sales & marketing serta menyampaikan report ke Manager
Sales & Marketing
 B’Digital Media
3 Manager Sales &
Marketing
4 Warehouse
BRD
Bertugas dan bertanggungjawab terhadap pengelolaan tim Sales &
Marketing dan memastikan Standar Operasional Prosedur (SOP)
perusahaan berjalan dengan baik.
Bertugas dan bertanggungjawab mengirim produk ke customer
sesuai pesanan, shipping serta entry data manual ke Ms. Excel.

Post Project

No User Task
1 BI Analyst Bertugas dan bertanggungjawab menangani dan maintenance
apabila ada kendala pada dashboard management.
2 Admin Sales & Bertugas dan bertanggungjawab memberikan data sesauai format
Marketing pada setiap proses dan alurnya.
3 Top Management, User/pengguna dashboard management.
Sales Marketing
Team, Warehouse

3.8 Timeline & deadlines

Desember 2017 Januari 2018 Februari 2018 Feberuari 2018
Uraian
W-I W-II W-III W-IV W-I W-II W-III W-IV W-I W-II W-III W-IV W-I W-II W-III W-IV
Perencanaan
Riset Dokumen
Brainstorming dan Interview User
Join App. Design Dash./Meeting
Create Dasboard (Draft)
Implementation & Revision
Kick Off/Release

3.9 Assumptions
Terdapat beberapa metrik dan field yang masih dapat berubah dan perlu penyesuian.

3.10 Cost & Benefit

Biaya yang dikeluarkan untuk penerapan project ini dituangkan dalam perjanjian kontrak
antara PT. Tika Taka Superstore (Selaku User) dengan B’Media Digital (Selaku penyedia
jasa). Adapun besaran biaya jasa perancangan Dashboard Management dan maintenance
sebesar Rp100.000.000 (Seratus Lima Puluh Juta Rupiah) untuk Satu (1) Tahun Anggaran.
Manfaat dari penerapan project ini diantaranya menghilangkan ekspor manual dalam
rangka penyusunan laporan ke Top Management, memberikan laporan dan visualisasinya
secara cepat dan akurat dalam waktu yang fleksibel sesuai kebutuhan.
 B’Digital Media BRD
4 Appendices
4.1 List of Acronyms
▪ GDS : Google Data Studio
▪ As-is : Alur/Kondisi saat ini sebelum project
▪ To-be : Alur/Kondisi akan dating pasca project

4.2 Glossary of Terms

Dashboard Management : Sebuah Alat Yang Dapat Digunakan Untuk Membantu
Memantau Performa Perusahaan Di Tingkat Korporasi, Departemen Atau Divisi Dan Kepada
Setiap Individu.
Top Management : dikenal pula dengan istilah executive officer, bertugas
merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya
perusahaan
Insight : Penemuan pola dan analisisnya untuk melakukan inovasi
dan perbaikan terhadap produk serta pengetahuan terhadap rencana strategi marketing.
Website : Sekumpulan halaman web yang saling berhubungan yang
umumnya berada pada peladen yang sama berisikan kumpulan informasi yang disediakan
secara perorangan, kelompok, atau organisasi.
Marketplace : Sebuah platform atau tempat di mana penjual dapat menjual
barang secara online

4.3 Related Documents

Standar Operasional Prosedur (SOP) Pelayanan dan Penjualan Produk PT. Tiki Taka
Superstore

https://id.wikipedia.org/wiki/Situs_web

https://www.jurnal.id/id/blog

https://glints.com/id