BUSINESS BLUEPRINT

DOCUMENT CONTROL
Author Non SAP Service & Delivery

File Name
First Created
Last Saved
Last Printed
Number of Pages

VERSION CONTROL
Version Revision Date Revision Description Author

2 of 14
DOCUMENT APPROVAL
Role Name Signature Date

3 of 14
APPROVAL REMARKS
Remarks By Remarks Description

……………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………….

4 of 14
TABLE OF CONTENTS
1. CURRENT PROCESS.......................................................................................................................... 6
1.1 GENERAL DESCRIPTION................................................................................................................... 6
1.2 PENDAFTARAN VENDOR................................................................................................................... 6
1.3 PROSES PEMILIHAN......................................................................................................................... 6
2. TO BE DESIGN.................................................................................................................................... 6
2.1 GENERAL DESCRIPTION................................................................................................................... 6
2.2 MASTER VENDOR BARU................................................................................................................... 7
2.2.1 To Be Flow Process............................................................................................................... 7
2.2.2 To Be Process Description..................................................................................................... 7
2.2.3 Gap Analysis.......................................................................................................................... 8
2.3 UPDATE MASTER-MASTER............................................................................................................... 8
2.3.1 To Be Flow Process............................................................................................................... 8
2.3.2 To Be Process Description..................................................................................................... 9
2.3.3 Gap Analysis.......................................................................................................................... 9
2.4 VENDOR SELECTION...................................................................................................................... 10
2.4.1 To Be Flow Process............................................................................................................. 10
2.4.2 To Be Process Description................................................................................................... 10
2.4.3 Gap Analysis........................................................................................................................ 11
2.5 UPLOAD/INPUT BUDGET.......................................................................................................... 12
2.5.1 To Be Flow Process............................................................................................................. 12
2.5.2 To Be Process Description................................................................................................... 12
2.5.3 Gap Analysis........................................................................................................................ 12
3. REPORTS INTERFACE CONVERSION ENHANCEMENT FORMS (RICEF)...................................13
3.1 FORMS & OPERATIONAL REPORTS................................................................................................. 13
3.2 INTERFACE & ENHANCEMENT......................................................................................................... 13
3.3 DATA CONVERSION REQUIREMENT................................................................................................. 13
4. INFRASTRUCTURE REQUIREMENT............................................................................................... 13

5. IMPACT ON EXISTING PROCESSES & ORGANIZATION..............................................................14

5 of 14
1. Current Process
1.1 General Description
Proses vendor selection sekarang ini dilakukan secara manual, semua proses dilakukan dengan
email dan pengisian formulir, dan dilakukan oleh masing-masing cabang PTT.

1.2 Pendaftaran Vendor

Dilakukan dengan mengisi form yang ada secara manual, dan dikirim/email ke cabang.
Setelah diperiksa kelengkapan dokumentnya, maka vendor tersebut sudah bisa mengikuti
proses pemilihan dengan mengirim document RFQ nya.

1.3 Proses Pemilihan.

Semua Vendor yang sudah mengisi dan mengirim RFQ, tanpa melihat budget yang ada, sudah
bisa menjadi vendor transport untuk cabang yang bersangkutan.

2. To Be Design
2.1 General Description

Untuk vendor selection, akan dibuatkan system secara elektronik, dengan menggunakan
aplikasi berbasis WEB.
Dari Pendaftaran vendor baru, update vendor, serta proses pemilihan, dilakukan secara
elektronik.
Dokumen yang perlu dilengkapi:
1. Akta anggaran dasar berikut perubahannya
2. Akta perubahan Direksi terakhir
3. Surat Kuasa direksi jika yang menandatangani bukan Direktur Utama
4. KTP Direksi (Bila dikuasakan)
5. NIB RBA (Risk Based Approach)
6. Sertifikat Standart yang telah terverifikasi
7. PKKPR (Persetujuan Kesesuaian Kegiatan Pemanfaatan Ruang)
8. KTP BOS Cabang

6 of 14
2.2 Master Vendor Baru.

2.2.1 To Be Flow Process

2.2.2 To Be Process Description

NO. ROLE AKTFITAS PENJELASAN
01.01 Calon Input Request di Calon vendor akan menginput request untuk menjadi
WEB calon vendor di web, yang sudah disediakan:
Vendor -Nama Vendor
-Alamat email sebagai notifikasi.
-Alamat Vendor
-Latitude & Longitude.
-No.WA yang active.
-Dokumen attachment:
1. Akta anggaran dasar berikut perubahannya
2. Akta perubahan Direksi terakhir
3. Surat Kuasa direksi jika yang menandatangani
bukan Direktur Utama
4. KTP Direksi (Bila dikuasakan)
5. NIB RBA (Risk Based Approach)
6. Sertifikat Standart yang telah terverifikasi
7. PKKPR (Persetujuan Kesesuaian Kegiatan
Pemanfaatan Ruang)
Dan setiap document ada expired date nya.

Input Capcha.

01.02 BOS PTT Lengkapi Branch office supervisor PTT, akan melengkapi
Dokument KTP document KTP ybs, dan di attach di web aplikasi.

7 of 14
 NO. ROLE AKTFITAS PENJELASAN
01.03 Admin HO Print Dokument Admin Head Office, akan mencetak semua document
vendor yang ada, dan meminta ke legal untuk
dibuatkan SPK nya.

01.04 Admin HO Buat SPK Membuat SPK yang sudah disejui oleh legal.

01.05 Admin HO Notifikasi ke Notifikasi ke Vendor via email

Vendor

2.2.3 Gap Analysis

Fit-Gap No Activity Gap Proposed solution

2.3 Update Master-Master.

Update master ini diperlukan untuk sinkronisasi antara data SAP dengan data master di WEB,
master data tsb:
-Route
-Material Jasa
-Scalle.
-Vendor
2.3.1 To Be Flow Process

8 of 14
2.3.2 To Be Process Description
NO. ROLE AKTFITAS PENJELASAN
02.01 Finance PTT Update vendor Finance PTT,mengisi form untuk update master
SAP vendor SAP, dan perubahan master vendor di SAP
dengan tcode: FK02
Data yang diupdate:
-Nama Vendor
-Alamat
-NPWP.

02.02 Finance PTT Otomatis update Setelah Finance PTT, melakukan Update master
vendor di SAP, maka secara otomatis akan mengirim
data perubahan tersebut ke aplikasi WEB.

02.03 ADMIN HO Email ke TDS Perubahan atau penambahan master route, material
jasa dan Scale, dilakukan request by email ke TDS
support centre.
Admin HO, melengkapi Master Route dan Vendor
beserta kode cabangnya.

02.04 TDS Config TDS akan melakukan configurasi di SAP, sesuai

request yang diminta.

02.05 TDS Otomatis Update Setelah TDS, melakukan konfigurasi di SAP, data
route dan atau material jasa akan disinkronisasi ke
WEB.

2.3.3 Gap Analysis

Fit-Gap No Activity Gap Proposed solution

9 of 14
2.4 Vendor Selection.

2.4.1 To Be Flow Process

2.4.2 To Be Process Description

NO. ROLE AKTFITAS PENJELASAN
03.01 Admin HO Siapkan Admin HO, menyiapkan Route, material jasa dan
Template template yang akan di biding, template ini dibuat untuk
percabang.

03.02 Admin HO Email Undangan Admin HO, melakukan Informasi / undangan ke vendor
ke Vendor yang sudah terdaftar untuk ikut tender/biding yang
diadakan.

03.03 Vendor Login untuk Vendor yang sudah terkonfirm, bisa melakukan login
biding untuk biding.

03.04 Vendor Upload/input Vendor bisa mendownload format excel yang

dibutuhkan untuk tender/biding.
Setelah format excel diinput oleh vendor, bisa
dilakukan upload ke system.
Selain upload, vendor juga bisa melakukan entry
langsung ke WEB.
Vendor harus melakukan “Submit” data biding.

10 of 14
 NO. ROLE AKTFITAS PENJELASAN
03.05 Otomatis Closed biding Tender/Biding hanya bisa melakukan Upload/input
pada waktu atau periode yang sudah ditentukan.

03.06 Admin HO Konfirm Setelah vendor men “submit” data biding, system akan
otomatis email ke Admin HO, agar melakukan
konfirmasi.
-Kriteria harga termurah dari budget
-Lead Time
-Minimum order.

03.07 Otomatis Email Notifikasi Jika review tidak konfirm, akan ada notifikasi via email
ke Vendor, untuk melakukan login dan input ulang data
biding nya.
Jika review di konfirm, akan berlanjut proses
selanjutnya secar otomatis, dan email notifikasi ke
Vendor.

03.08 Otomatis Create Vendor Jika Vendor Baru, maka otomatis akan tercreate
vendor di SAP tcode: FK01

03.09 Otomatis Create Otomatis akan tercreate shipment cost di SAP

Shipment Cost
Tcode: TK11

2.4.3 Gap Analysis

Fit-Gap No Activity Gap Proposed solution

11 of 14
2.5 UPLOAD/INPUT BUDGET

2.5.1 To Be Flow Process

2.5.2 To Be Process Description

NO. ROLE AKTFITAS PENJELASAN
04.01 Finance PTT Upload / Input Data budget yang diperlukan:
budget. -Tarif per Route & material Jasa.
-Lead Time
Aplikasi akan menyiapkan template excel, dan bisa
diupload.
Dan bisa juga langsung input di aplikasi WEB.

2.5.3 Gap Analysis

Fit-Gap No Activity Gap Proposed solution

12 of 14
3. Reports Interface Conversion Enhancement Forms (RICEF)
3.1 Forms & Operational Reports
RICEF Fit Gap Activity Report / Form Name Category (Form / Description and
No No Report) Purpose
R.01 Status Vendor Report
Selection
R.02 History Vendor Report
Selection

3.2 Interface & Enhancement

Fit Gap Interface, Category
RICEF No Conversion, (Interface, Description and
Activity
No Enhancement Conversion, Purpose
Name Enhancement)
I.01 Vendor Create FK01-> Inbound Interface
I.02 Vendor Update FK02 -> Outbound Interface
I.03 Route Create Outbound Interface
I.05 Material Jasa Outbound Interface
I.04 Shipment Cost VT11 -> Inbound Interface

3.3 Data Conversion Requirement

Data Volume
DC No Conversion Objects Prerequisite Objects Mode
(Estimate)
M.01 Vendor Master
M.02 Route
M.03 Material Jasa
M.04 Scalle
M.05 Shipment Cost
M.06 Budget

4. Infrastructure Requirement
IR No Equipment (Printer/ Quantity Type Reason
Workstation/Network)
1 Server 1 Joint server TDS.

13 of 14
5. Impact on Existing Processes & Organization
Pengaruh To-Be Process pada proses dan organisasi yang sedang berjalan adalah:
 Proses tender/biding dilakukan secara electronic dan paperless.
 Penentuan pemenang tender/biding, akan interface ke material cost SAP.

14 of 14