Page 1 of 13 Rev00

PT PELSART TAMBANG KENCANA

PEMBELIAN BARANG MENGGUNAKAN Doc. Number :
PEMBAYARAN TUNAI – UANG KAS 012-PTK-SCM-SCM-SOP-II-2023

STANDARD OPERATING PROCEDURE

PEMBELIAN BARANG MENGGUNAKAN PEMBAYARAN
TUNAI – UANG KAS

PENGESAHAN / VALIDATION
TTD & TGL
Nama / Name Jabatan Pekerjaan / Job Title
Sign & Date
Disusun oleh /
Judi Prabowo Superintendent SCM
Drafted by
Diperiksa oleh /
Yuan Hermawan Manager SCM
Reviewed by
Disetujui oleh /
Budy Alfian Kepala Teknik Tambang
Aprroved by

DAFTAR REVISI / REVISION LIST

Tanggal Terbit / Tanggal Revisi / Revisi Ke- /
Published Date Revision Date Revision No-
12 Februari 2023 00
No Tanggal / Bagian / Bab Penjelasan Revisi /
Rev Date Section / Chap Description of Revision
 Page 2 of 13 Rev00
PT PELSART TAMBANG KENCANA
PEMBELIAN BARANG MENGGUNAKAN Doc. Number :
PEMBAYARAN TUNAI – UANG KAS 012-PTK-SCM-SCM-SOP-II-2023

DAFTAR ISI

1. TUJUAN..................................................................................................................................... 3
2. RUANG LINGKUP....................................................................................................................... 3
3. DEFINISI..................................................................................................................................... 3
4. TANGGUNG JAWAB................................................................................................................... 3
5. URAIAN PROSEDUR................................................................................................................... 3
6. DIAGRAM ALIR.......................................................................................................................... 8
7. REFERENSI................................................................................................................................. 8
8. DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN................................................................................................ 9
9. LAMPIRAN.........................................................................................................................................9
 Page 3 of 13 Rev00
PT PELSART TAMBANG KENCANA
PEMBELIAN BARANG MENGGUNAKAN Doc. Number :
PEMBAYARAN TUNAI – UANG KAS 012-PTK-SCM-SCM-SOP-II-2023

1. TUJUAN
Agar proses pengadaan barang dan jasa yang spesifik dilakukan pada area lokal site PT. Pelsart Tambang
Kencana atau dan semua pengadaan barang dan jasa yang menggunakan pembayaran tunai dimana
bersumber dari uang kas Site dapat dilakukan dengan aman, terkendali dan akuntabel.

2. RUANG LINGKUP
Seluruh aktifitas dan proses pengadaan barang dan jasa di area lokal Site PT. Pelsart Tambang Kencana atau
area regional Kalimantan yang menggunakan pembayaran uang tunai bersumber dari kas Finance Site.

3. DEFINISI
PTK = PT. Pelsart Tambang Kencana
SCM = Supply Chain Management Dept.
Finance = Bagian Keuangan Departemen Administrasi
PRM = Pembelian Barang yang menggunakan Formulir PR Manual dengan cara pembelian langsung
menggunakan uang tunai dari Kas PT IMK
Petty Cash = Uang kas
Cash Advance = Uang tunai dari kas
Bid Summary = Dokumen tender pengadaan barang dan jasa Receiving =
Bagian penerimaan barang di SCM dept.
Issuing = Bagian pengeluaran barang di SCM dept.

4. TANGGUNG JAWAB
Tanggung jawab proses pembelian barang (PR) lokal menggunakan pembayaran tunai – uang kas adalah
terletak pada Buyer dengan supervisi langsung dari Manager / Superintendent SCM Departemen.

5. URAIAN PROSEDUR

Pemilik
Kegiatan /
Aktivitas / Activity Indikator Proses / Process Indicator
Owner of
the
Activity
Pembuatan PR Manual Seluruh user 1. User originator melakukan pembuatan PR manual.
Departemen 2. User sudah memahami cost code alokasi pembebanan
biaya
Pada dokumen PR manual user harus melakukan input
pengisian berikut :
 Nomor PR manual
 Tanggal PR dibuat dan tanggal PR dibutuhkan.
 Prioritas : P1, P2, P3
 Cost Code : kode biaya alokasi pembebanan
biaya PR
 Part Number (jika ada)
 Qty : Jumlah barang atau jasa

PT PELSART TAMBANG KENCANA
PEMBELIAN BARANG MENGGUNAKAN
PEMBAYARAN TUNAI – UANG KAS
Review dan Tanda Tangan Kepala
Persetujuan PR Manual Departemen
Review dan Tanda Tangan Manajemen
Persetujuan PR Manual
Page 4 of 13 Rev00
Doc. Number :
012-PTK-SCM-SCM-SOP-II-2023
 UOM : satuan dari jumlah barang
 Estimasi Harga : nilai barang atau jasa
 Special Instruction / Remarks: informasi
peruntukan PR tersebut dalam kebutuhan
pekerjaan.
3. User melampirkan quotation/ penawaran
barang atau jasa dari vendor atau supplier atau
dokumentasi lain untuk mendukung buyer dalam
melakukan pengadaan barang dengan tepat dan sesuai
dengan spesifikasi yang diinginkan.
4. Ketika pengisian PR manual sudah selesai, user
originator selanjutnya memintakan proses permohonan
persetujuan dengan tanda tangan dari PIC berikut :
 Originator : user yang membuat PR
 Superintendent / Supervisor : PIC pengawas dari
Originator
 Manager : PIC Head Departemen
 Site General Manager: PIC. Direktur Operasional
atau Kepala Teknik Tambang atau Manager
Administrasi atau Manager SCM
5. Setelah dokumen PR manual sudah lengkap dengan
persetujuan selanjutnya user menyerahkan PR manual
kepada Buyer Departemen SCM.
1. Persetujuan PR manual pada departemen, dilakukan
dengan tanda tangan oleh PIC berikut :
 Superintendent / Supervisor
 Manager / Head Departemen
1. Persetujuan PR manual pada manajemen, dilakukan
dengan tanda tangan dengan kriteria sebagai berikut:
 PR dengan nilai < $700, dilakukan review dan
persetujuan oleh Kepala Teknik Tambang atau
Manager Administrasi atau Manager SCM.
 PR dengan nilai > $700, dilakukan review dan
persetujuan oleh Direktur Operasional atau Chief
Operation Officer.
 Page 5 of 13 Rev00
PT PELSART TAMBANG KENCANA
PEMBELIAN BARANG MENGGUNAKAN Doc. Number :
PEMBAYARAN TUNAI – UANG KAS 012-PTK-SCM-SCM-SOP-II-2023

Proses PR Manual Buyer SCM 1. Buyer menerima dokumen PR manual dari user dan
kemudian melakukan review kelengkapan dokumen.
Apabila sudah dinyatakan lengkap selanjutnya Buyer
memberikan tanda terima beserta tanggal penerimaan
dokumen PR manual.

2. Buyer melakukan proses pencarian dan permintaan

penawaran harga dari vendor / supplier lokal yang sudah
bekerjasama dengan IMK atau jika sudah tersedia uang
kas, Buyer bisa melakukan pembelian langsung di
area/kota terdekat dari site IMK.

Persiapan Cash Advance Buyer & 1. Admin SCM atas koordinasi dari Buyer SCM
Admin SCM melakukan input Form pengajuan Cash Advance
dengan persetujuan tanda tangan PIC berikut :
 Buyer SCM : sebagai PIC yang mengajukan cash
advance.
 Kepala Departemen : Manager / Superintendent
SCM.
 Manajemen : Kepala Teknik Tambang /
Manager Administrasi

2. Admin SCM melakukan proses pengambilan uang kas

atas koordinasi dari Buyer SCM ke bagian kasir finance
pada jam kerja yang sudah
disepakati bersama, dan melakukan tanda terima
penerimaan uang kas.

Pengeluaran Uang Kas Finance 1. Kasir Finance melakukan proses pengeluaran uang kas
berdasarkan form pengajuan yang telah
mendapatkan persetujuan manajemen.

Proses Pengadaan Barang Buyer SCM – 1. Mendapatkan persetujuan atas penawaran atau bid
dan Jasa User Dept. summary dari Manager/Superintendent SCM.
 Page 6 of 13 Rev00
PT PELSART TAMBANG KENCANA
PEMBELIAN BARANG MENGGUNAKAN Doc. Number :
PEMBAYARAN TUNAI – UANG KAS 012-PTK-SCM-SCM-SOP-II-2023

2. Melakukan proses order pembelian barang kepada

supplier lokal atau melakukan pembelian barang
langsung di area terdekat adalah kewenangan dari
Buyer SCM.

3. Kecuali jika terdapat pengadaan barang dan jasa yang

tidak dapat dijangkau oleh Buyer, Buyer dapat
memberi wewenang kepada user untuk melakukan
proses pembelian barang dan jasa dengan tetap di
monitoring sepenuhnya oleh Buyer. Seluruh proses
pengadaan barang dan jasa adalah sepenuhnya menjadi
wewenang dan tanggung jawab dari Buyer SCM.

4. Buyer dan user originator bersama- sama untuk selalu

berkoordinasi pada saat proses pengadaan barang dan
jasa agar proses berjalan lancar dan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan.

Penerimaan Barang dan Jasa Buyer 1. Proses penerimaan barang dan jasa untuk pembelian
Receiving, lokal adalah menjadi tanggung jawab Buyer. Apabila
Issuing SCM diperlukan pengecekan fisik yang banyak maka dapat
– User Dept. disupport oleh team Receiving dan bersama sama
dengan user originator.

2. Team receiving dan user originator bersama-sama

untuk selalu berkoordinasi pada saat
proses penerimaan barang dan jasa.

3. Apabila terjadi kesalahan spesifikasi dari item

pengadaan barang dan jasa, maka proses retur atau
pengembalian adalah sepenuhnya dilakukan oleh
Buyer SCM dengan kesepakatan dari user originator.

4. Proses issuing dari Warehouse SCM adalah menjadi

tanggung jawab Team Issuing berkoordinasi dengan
Buyer SCM dan user originator dan disupport
oleh team Receiving SCM.

Pengambilan Barang dari User – 1. Untuk Pembelian Barang Stock Item : User melakukan
Warehouse SCM Issuing & pengambilan barang ke Warehouse SCM dengan
Receiving memberikan SIR Manual yang sudah
SCM lengkap tanda tangan/nama/tanggal
 Page 7 of 13 Rev00
PT PELSART TAMBANG KENCANA
PEMBELIAN BARANG MENGGUNAKAN Doc. Number :
PEMBAYARAN TUNAI – UANG KAS 012-PTK-SCM-SCM-SOP-II-2023

penerimaan, ke Team Issuing sebagai serah terima

pengambilan barang.

2. Untuk Pembelian Barang Non Stock Item : Team

Receiving menyiapkan SIR Manual untuk proses
pengambilan barang di Warehouse SCM dan user
harus menandatangani (nama + tanggal
penerimaan) SIR tsb.

Proses Administrasi Laporan Admin SCM 1. Melakukan dokumentasi foto, scan dan copy untuk
Realisasi Cash Advance nota, kwitansi, struk dari PR Manual yang diterbitkan.

2. Mempersiapkan Laporan Realisasi Cash Advance

sampai dengan lengkap untuk ditandatangani oleh
Buyer & Head Dept. SCM.

3. Admin SCM menyerahkan Laporan Realisasi Cash

Advance kepada Finance Site PTK.

4. Menyimpan semua salinan dokumen (hard/softcopy

file).

Review Laporan Realisasi Finance 1. Melakukan proses review pada realisasi cash advance
Cash Advance dan melakukan penerimaan terhadap laporan yang
berarti sebagai selesainya laporan.

2. Melakukan proses input di pronto sistem untuk cash

advance atas laporan realisasi cash advance yang
sudah
selesai.
 Page 8 of 13 Rev00
PT PELSART TAMBANG KENCANA
PEMBELIAN BARANG MENGGUNAKAN Doc. Number :
PEMBAYARAN TUNAI – UANG KAS 012-PTK-SCM-SCM-SOP-II-2023

6. DIAGRAM ALIR
 Page 9 of 13 Rev00
PT PELSART TAMBANG KENCANA
PEMBELIAN BARANG MENGGUNAKAN Doc. Number :
PEMBAYARAN TUNAI – UANG KAS 012-PTK-SCM-SCM-SOP-II-2023

7. REFERENSI
a. Instruksi dari Direktur Operasional bahwa seluruh aktifitas kegiatan dan proses pengadaan
barang dan jasa harus melalui Buyer Departemen Supply Chain.

8. DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN

a. Departemen Mining
b. Departemen MGS
c. Departemen Project Construction
d. Departemen Project Engineering
e. Departemen Administrasi
f. Departemen Eksplorasi
g. Departemen Drilling
h. Departemen Local Government & Licensing
i. Departemen Corporate Social Responsibility
j. Departemen OHS
k. Departemen Mobile Plant Maintenance
l. Departemen Security
m. Department Laboratoty

9. LAMPIRAN
a. Lampiran I - Template PR Manual
b. Lampiran II - Form Cash Advance
c. Lampiran III - Formulir SIR Manual
d. Lampiran IV - Formulir Laporan Realisasi Cash Advance dengan menggunakan formulir
Expenses Claim Reimbursement.
e. Lampiran VI - Lampiran Kelengkapan Dokumen Pendukung Realisasi Cash Advance.
 Page 10 of 13 Rev00
PT PELSART TAMBANG KENCANA
PEMBELIAN BARANG MENGGUNAKAN Doc. Number :
PEMBAYARAN TUNAI – UANG KAS 012-PTK-SCM-SCM-SOP-II-2023

Lampiran II – Template PR Manual

( Dokumentasi PR Manual yang Sudah Lengkap )
 Page 11 of 13 Rev00
PT PELSART TAMBANG KENCANA
PEMBELIAN BARANG MENGGUNAKAN Doc. Number :
PEMBAYARAN TUNAI – UANG KAS 012-PTK-SCM-SCM-SOP-II-2023

Lampiran III - Form Cash Advance

Lampiran IV - Formulir SIR Manual untuk Pengambilan Barang ke Warehouse SCM

 Page 12 of 13 Rev00
PT PELSART TAMBANG KENCANA
PEMBELIAN BARANG MENGGUNAKAN Doc. Number :
PEMBAYARAN TUNAI – UANG KAS 012-PTK-SCM-SCM-SOP-II-2023

Lampiran V – R i n c i a n R e a l i s a s i P e m b e l i a n T u n a i – U a n g K a s

Lampiran VI – Lampiran Kelengkapan Dokumen Pendukung Realisasi

( Contoh : Nota, Struk, Kwitansi
)
 Page 13 of 13 Rev00
PT PELSART TAMBANG KENCANA
PEMBELIAN BARANG MENGGUNAKAN Doc. Number :
PEMBAYARAN TUNAI – UANG KAS 012-PTK-SCM-SCM-SOP-II-2023