ISO 9001:2008
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2014
Manual Mutu
Lembaga Penelitian dan
Pengabdian Kepada Masyarakat (LPPM)
Universitas Brawijaya
Kode Dokumen
00007 01000
Revisi
Tanggal
2 Januari 2014
Diajukan oleh
Dikendalikan oleh
Disetujui oleh
KATA PENGANTAR
LPPM UB telah mempersiapkan diri sebagai salah satu Unit Kerja Penunjang
Pelaksana Akademik (UKPPA) untuk mewujudkan penerapan Sistem Manajemen Mutu
(SMM) ISO 9001: 2008 di Universitas Brawijaya.
Sistem ini ditunjuk untuk menjamin mutu proses dan jasa serta peningkatan
kepuasan pelanggan/pengguna layanan. Sebagai pelanggan adalah Rektor UB dan
pelanggan lain yang dilayani LPPM. Bila dicermati, implementasi SMM di LPPM telah
dapat meningkatkan budaya mutu di antara personil LPPM dan unit kerja yang lain.
Sedangkan secara eksternal, sertifikasi sangat bermanfaat untuk meningkatkan
kepercayaan dan pencitraan UB, khususnya LPPM di mata para stakeholders.
Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dalam suatu UKPPA, LPPM
diharapkan dapat berjalan efektif sehingga mampu meningkatkan mutu penyelenggaraan
Tri Dharma Perguruan Tinggi secara berkelanjutan.
ii
DAFTAR ISI :
PERNYATAAN TENTANG MANUAL MUTU .............................................................. i
KATA PENGANTAR .................................................................................................. ii
DAFTAR ISI .............................................................................................................. iii
KEBIJAKAN MUTU ................................................................................................... 1
1. Ruang Lingkup dan Kebijakan ........................................................................... 1
1.1. Ruang lingkup .......................................................................................... 1
1.2. Kebijakan umum ...................................................................................... 2
2. Landasan Hukum ............................................................................................... 5
3. Deskripsi Istilah dan Definisi ............................................................................. 6
3.1. Rantai Tugas ............................................................................................ 6
3.2. Pengendalian Pemantauan dan Pengukuran .......................................... 6
4. Sistem Manajemen Mutu ................................................................................. 7
4.1. Persyaratan Umum .................................................................................. 7
4.2. Persyaratan Dokumentasi ....................................................................... 8
5. Tanggung jawab Manajemen ............................................................................ 8
5.1. Komitmen Manajemen ............................................................................ 8
5.2. Fokus Pelanggan ...................................................................................... 10
5.3. Kebijakan Mutu ....................................................................................... 10
5.4. Perencanaan ............................................................................................ 12
5.5. Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi ....................................... 15
5.6. Tinjauan Manajemen ............................................................................... 27
6. Pengelolaan Sumber Daya ................................................................................ 28
6.1. Ketersediaan Sumber Daya ..................................................................... 28
6.2. Sumber daya manusia dan pelatihan ...................................................... 28
6.3. Prasarana (Infrastruktur) ......................................................................... 29
6.4. Lingkungan kerja ...................................................................................... 29
7. Realisasi Produk/layanan .................................................................................. 29
7.1. Perencanaan Realisasi Produk ................................................................. 29
7.2. Proses terkait dengan pelanggan ............................................................ 30
7.3. Desain Produk .......................................................................................... 31
7.4. Pembelian ................................................................................................ 32
7.5. Proses Kerja ............................................................................................. 32
7.6. Pengendalian, Pemantauan dan Pengukuran Keberhasilan ................... 33
8. Pengukuran, Analisis dan Perbaikan ................................................................. 33
8.1. Rencana Pemantauan dan Pengukuran .................................................. 33
8.2. Pemantauan dan Pengukuran ................................................................. 34
8.3. Pengandalian Produk yang tidak sesuai .................................................. 35
8.4. Analisis Data ............................................................................................ 35
8.5. Perbaikan berkelanjutan ......................................................................... 36
iii
Tabel
Tabel 1 : Sasaran Mutu ......................................................................................... 12
Tabel 2 : Proses Terkait dengan Pelanggan .......................................................... 30
iv
KEBIJAKAN MUTU
LPPM merupakan institusi pelaksana dibidang Penelitian dan Pengabdian kepada
masyarakat yang mendorong UB sebagai Universitas terkemuka dibidang pendidikan yang
menghasilkan SDM yang berkualitas.
Seluruh jajaran pimpinan dan staf LPPM telah berkomitmen untuk menerapkan Sistem
Penjaminan Mutu Internal (SPMI) secara konsisten dan meningkatkan efektivitas
pelaksanaan tugas LPPM secara berkesinambungan.
Seluruh jajaran pimpinan dan staf LPPM akan berusaha untuk meningkatkan mutu
layanan yang diberikan sebagai bentuk kontribusi terhadap kemajuan Universitas
Brawijaya, bangsa dan masyarakat Indonesia.
1.
1.1
Ruang Lingkup.
Manual Mutu ini mendokumentasikan sistem mutu organisasi LPPM UB untuk
menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk layanan secara
konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku.
Manual Mutu ini menjelaskan lingkup Sistem Manajemen Mutu (SMM) yang
terkait dengan mandat utama LPPM UB dari Rektor yaitu sebagai UKPPA dengan
peran mengembangkan Sistem Pendidikan melalui pengelolaan dan pelayanan
eksternal yang terkait dengan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.
LPPM UB dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya, mempunyai tugas yang
meliputi :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Manual Mutu ini merupakan bagian dari SMM yang dirancang untuk memenuhi
persyaratan ISO 9001: 2008. Manual Mutu ini mencakup kebijakan umum (visi,
misi, kebijakan mutu, tujuan mutu dan sasaran mutu), struktur organisasi, garis
besar proses dan profil organisasi serta lingkup sistem manajemen mutu yang
ditetapkan dalam ISO 9001: 2008. Manual Mutu ini juga menyediakan panduan
bagi pengembangan sistem secara keseluruhan. Penerapan seluruh persyaratan
sistem manajemen mutu ISO 9001: 2008 diterapkan pada seluruh kegiatan layanan
LPPM, akan tetapi klausul terkait pengadaan barang tidak dilakukan di LPPM.
Pengadaan dilakukan oleh tim pengadaan barang dan jasa Biro Administrasi Umum
dan Kepegawaian (BAUK) UB.
1.2. Kebijakan Umum.
1.2.1. Sejarah LPPM.
Kegiatan Penelitian Universitas Brawijaya dilaksanakan oleh pusat penelitian yang
ada di Universitas Brawijaya, keberadaannya sejak tahun 1978. Pada waktu itu,
pusat penelitian yang ada hanya melaksanakan kegiatan penelitian yang dilakukan
oleh dosen dan bersifat multi disiplin ilmu. Dengan berkembangnya ilmu
pengetahuan dan teknologi serta perkembangan organisasi di Universitas
Brawijaya, maka pada tahun 1996 dengan SK Rektor No 09/SK/1996 tanggal 15
Pebruari 1996, Pusat penelitian dirubah menjadi Lembaga Penelitian (LEMLIT)
Universitas Brawijaya, yang membawahi beberapa pusat penelitian meliputi :
Pusat Penelitian lingkungan Hidup (PPLH), Pusat Penelitian Ilmu Sosial (PPIS), Pusat
Penelitian Kependudukan (PPK), Pusat Penelitian Pembangunan Wilayah Pedesaan
(PPPWP), Pusat Penelitian Peran Wanita (PPPW), Pusat kajian Makanan Tradisional
(PKMT) dan Sentra HKI, sejalan dengan perkembangan IPTEK dan tuntutan
masyarakat, pada tahun 2007, pusat penelitian yang ada juga mengalami
perkembangan dari 4 pusat penelitian menjadi 6 pusat penelitian, dan pada tahun
2012 terdapat dua pusat baru, menjadi 11 pusat penelitian dan 1 sentra HKI :
1. Pusat Penelitian Lingkungan Hidup (PPLH)
2. Pusat Penelitian Gender dan Kependudukan (PPG&K)
3. Pusat Penelitian Ilmu Sosial (PPIS)
2
Dalam upaya peningkatan koordinasi dan singkronisasi tugas pokok dan fungsi
Lembaga Penelitian dan Lembaga Pengabdian kepada Masyarakat perlu dilakukan
pengabungan kedua lembaga tersebut di Universitas Brawijaya. Pada tanggal
13 Mei 2008 berdasarkan SK Rektor Universitas Brawijaya Nomor: 122A/SK/2008
tentang Penggabungan Lembaga Penelitian (LEMLIT) dengan Lembaga Pengabdian
Kepada Masyarakat (LPM) Universitas Brawijaya menjadi Lembaga Penelitian dan
Pengabdian Kepada Masyarakat Universitas Brawijaya (LPPM). Diikuti dengan
perubahan struktur organisasi sebagaimana dapat diuraikan dalam gambar 1.
Keberadaan Pusat-Pusat dan layanan Penelitian dan Pengabdian kepada
Masyarakat yang ada dapat dilakukan buka tutup sesuai dengan kebutuhan dan
perkembangan ilmu pengetahuan.
2.
3.
4.
5.
2.
Landasan Hukum.
Berikut adalah dokumen-dokumen yang digunakan sebagai landasan pelaksanaan
sistem menejemen mutu LPPM UB :
Dokumen Eksternal :
1. Persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008.
2. Undang Undang Republik Indonesia No : 12 Tahun 2012, tentang Pendidikan
Tinggi
3. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No : 16
Tahun 2012 tentang Kode Etik Pegawai di Lingkungan Kementerian Pendidikan
dan Kebudayaan
4. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 53 tahun 2010 tentang
Disiplin Pegawai Negeri Sipil
5. Peraturan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan
Nasional Republik Indonesia Nomor 49/DIKTI/Kep/2011 tentang Pedoman
Akriditasi Terbitan Berkala Ilmiah.
6. Sistem Penjaminan Mutu Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat
Perguruan Tinggi.
7. Panduan Pelaksanaan Penelitian di Perguruan Tinggi Edisi IX Direktorat
Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat Direktorat Jenderal Pendidikan
Tinngi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan th 2013
8. Pedoman Penelitian Progam Insentif Riset Kementerian Ristek, Dewan Riset
Nasional.
9. Panduan Penyusunan Proposal Kegiatan Penerapan dan Pemanfaatan Iptek di
daerah (IPTEKDA) LIPI untuk Perguruan Tinggi.
3.
3.1.
3.2.
4.
4.1.
Persyaratan Umum.
Manajemen LPPM UB berkomitmen untuk menjalankan sistem manajemen mutu
yang efektif dengan membuat, mendokumentasikan, menerapkan, memelihara
dan melakukan peningkatan berkelanjutan. Identifikasi dan pengelolaan proses
dilakukan untuk memastikan persyaratan yang sesuai telah terpenuhi. Tindakan
perbaikan dilakukan bila diperlukan dan kemudian ditinjau ulang.
Dalam rangka menerapkan Sistem Manajemen Mutu di LPPM UB, diambil langkahlangkah :
a. Menentukan Management Representative (MR) dan proses-proses yang
dibutuhkan dalam Sistem Manajemen Mutu.
b. Menentukan urutan dan interaksi proses-proses tersebut.
c. Menentukan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa
baik proses operasi maupun proses-proses ini efektif.
d. Memastikan ketersediaan sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk
mendukung kegiatan operasional dan pemantauan proses-proses tersebut.
e. Memantau, mengukur dan menganalisis proses-proses tersebut.
f. Mengambil tindakan yang diperlukan dan melakukan peningkatan
berkelanjutan.
Inti proses bisnis LPPM UB adalah proses yang berorentasi kepada kepuasan
pelanggan yaitu bertujuan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Urutan dasar
dan interaksi dari masing-masing proses dapat digambarkan pada bussiness
process berikut (gambar : 1).
a. Pengembangan dan pelayanan administrasi.
b. Pengembangan dan pelaksanaan layanan penelitian.
c. Pengembangan dan palaksanaan layanan Pengabdian kepada Masyarakat.
d. Pelaksanaan kegiatan monitoring dan evaluasi, tinjauan manajemen dan audit
internal.
e. Penyelenggaraan layanan LPPM yang excellent.
Detail bussiness process dilakukan sesuai manual prosedur mulai dari Pengelolaan
Informasi Penelitian dan Pengabdian kepada masyarakat (00007 02000.01) sampai
dengan manual prosedur Penanganan Laporan hasil (00007 02000.05).
Persyaratan
Pelanggan
Pelayanan
Admin. dan
Pengembangan
SDM
Penelitian
Pengabdian
kepada
Masyarakat
Pusatpusat
Penelitian
Pusatpusat
Pelayanan
K Monev.
e
g
i Tinjauan
a Manajemen
t
a
n
Audit
Internal
Kepuasan
Pelanggan
Sumber daya
(SDM, Sarana, Prasarana, IT.)
Gambar 1.
Proses dan Interaksi antar Proses (Business Process) LPPM UB
4.2.
Persyaratan Dokumentasi.
Adanya sistem dokumentasi memungkinkan jaminan keselarasan antara
perencanaan, implementasi, pengendalian proses kegiatan LPPM UB. Hal ini
menjadi alat komunikasi efektif dan menjamin konsistensi tindakan untuk
menghasilkan produk yang sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peningkatan
mutu berkelanjutan. Untuk memberikan gambaran tentang kebijakan dalam
pengelolaan LPPM UB, maka dibuat Manual Mutu yang merupakan rangkuman
kebijakan organisasi untuk mencapai kebijakan mutu, sasaran mutu dan
perencanaan mutu. LPPM UB menetapkan dan memelihara prosedur
terdokumentasi mengenai pengendalian seluruh dokumen dan catatan perangkat
yang terkait dengan persyaratan Sistem Manajemen Mutu.
5.
5.1.
Komitmen Manajemen.
Ketua LPPM UB memberikan komitmennya sehubungan dengan pengembangan
penerapan Sistem Manajemen Mutu dan meningkatkan efektivitasnya secara
Fokus pelanggan
Manajemen puncak memastikan bahwa persyaratan pelanggan telah ditetapkan
dan dipenuhi melalui kegiatan kegiatan berikut :
Memantau dan mengukur kepuasan pelanggan, termasuk komplain, secara
berkala sekaligus untuk mengidentifikasi peluang peluang pengembangan.
LPPM UB menyediakan website http://lppm.ub.ac.id bagi pelanggan untuk
mendapatkan akses informasi yang cepat serta dapat berhubungan langsung
dengan LPPM UB.
Menentukan persyaratan persyaratan produk untuk memenuhi persyaratan
dan harapan pelanggan.
5.3.
Kebijakan Mutu
LPPM UB sebagai supporting system akademik UB telah mengambil keputusan
untuk mengadopsi SMM ISO 9001:2008 sebagai perangkat penyelengaraan LPPM
UB. Untuk itu LPPM UB bertekad untuk menerapkan SMM ISO 9001:2008 guna
menghasilkan produk yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan dengan cara yang
benar, serta memelihara kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui
pengembangan bertahap serta peningkatan mutu secara berkelanjutan. Butir-butir
kebijakan dalam penjaminan mutu penelitian meliputi :
Merencanakan, mengarahkan dan mengendalikan penelitian sesuai dengan
peta penelitian (road map), agar terjadi relevansi dan kesinambungan dari
waktu ke waktu.
Meng-update road map secara berkala agar output penelitian memenuhi
kebutuhan stake holder dan selalu relevan terhadap perkembangan IPTEK.
Pro aktif membina kolaborasi dengan institusi diluar UB, baik domestik maupun
internasional.
Penelitian dasar dan terapan diarahkan untuk kemajuan ilmu pengetahuan dan
atau perolehan hak paten dalam rangka mendorong perkembangan industri
nasional dengan menekankan pemanfaatan sumber daya yang ada secara
berkesinambungan dan berwawasan lingkungan.
UB mendorong peneliti untuk melakukan penelitian penelitian yang dapat
mengahasilkan perangkat keras dan lunak yang dapat dimanfaatkan secara luas
dan bebas oleh masyarakat serta secara bersama memecahkan masalah
10
11
(1)
(2)
1.
SASARAN MUTU
2012
TARGET
2013
2014
(3)
(4)
(5)
CAPAIAN
2012
2013
2014
(6)
(7)
(8)
imple
menta
si
12
SASARAN MUTU
No.
2.
3.
4.
TARGET
CAPAIAN
2012
2013
2014
2012
2013
2014
Mengkoordinasikan penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat.
360
375
395
169
378
Jumlah Penelitian
Jumlah PPM
Jumlah Publikasi Ilmiah
160
250
165
300
199
575
81
172
169
560
25
35
95
25
94
45
50
203
22
163
250
300
800
196
774
Jumlah Buku Ajar
Mengkoordinasikan Penelitian dan PKM untuk mengembangkan konsepsi pembangunan
nasional, wilayah dan atau daerah melalui kerjasama antar perguruan tinggi dan atau
badan lain, baik di dalam dan di luar negeri.
Jumlah Kerjasama antar PT
12
15
16
10
10
30
30
95
27
84
Jumlah Kerjasama dengan
Badan Pemerintah/ Negeri
5
10
15
4
6
Jumlah Kerjasama dengan
Badan Swasta
2
2
2
1
1
Jumlah Kerjasama dengan
Badan luar negeri
Memproses informasi/berita kegiatan Penelitian dan Pengabdian kepada masyarakat ke
Fakultas dan BPP melalui Web LPPM
Update informasi
5.
6.
7.
15 hr
15 hr
1 hr
10 hr
1 hr
s/d
s/d
s/d
s/d
s/d
1 bln
1 bln
7 hr
15 hr
15 hr
Melaksanakan kegiatan monitoring dan evaluasi internal kegiatan Penelitian dan
pengabdian kepada Masyarakat
4
4
5
4
5
Monitoring dan Evaluasi
internal
Mengkoordinasikan penerapan hasil-hasil penelitian ilmu pengetahuan, pengabdian
kepada masyarakat dan teknologi atau seni tertentu untuk menunjang pembangunan.
30
35
80
25
74
Jumlah Penerapan hasil
penelitian ke teknologi tepat
guna (TTG)
60
65
65
29
31
Jumlah Penerapan hasil PPM
ke teknologi tepat guna
(TTG)
Mengkoordinasikan, memantau dan menilai pelaksanaan kegiatan pengkajian dan
pengembangan penelitian yang diselenggarakan oleh Pusat-pusat dibawah
koordinasinya.
13
SASARAN MUTU
No.
TARGET
2013
12
2014
24
CAPAIAN
2012
2013
2014
12
12
8.
Penyelenggaraan rakor
dengan Pusat-Pusat kajian /
layanan
Mengendalikan administrasi sumber daya yang diperlukan.
24
12
12
24
12
12
9.
12
12
Penyelenggaraan rakor antar
pimpinan
Penyelenggaraan rakor
12
12
dengan staf
Melakukan koordinasi aktif dengan Inkubator Bisnis.
15
15
10
12
15
Jumlah Hasil penelitian
berpotensi bisnis
10
15
Jumlah Hasil penelitian
/kegiatan pengabdian
masyarakat yang
menghasilkan uang/ dana
Dana penelitian dan pengabdian kepada Masyarakat
11.
Dana Penelitian
Dana Pengabdian kepada
Masyarakat
Kepuasan Pelanggan terhadap
Pelayanan LPPM
8
8
25 M
5M
25 M
20 M
17.6 M
29 M
29,4 M
12.3 M
baik
Baik
Sangat
baik
Sangat
baik
Sangat
baik
jawabnya mencapai sasaran yang ditetapkan untuk setiap elemen terkait. Sasaran
ini harus ditinjau secara periodik dan direvisi sesuai keperluan. Sasaran mutu LPPM
untuk kepentingan UB adalah :
a. Menjadikan UB sebagai 60 PT terbaik di Indonesia dalam implementasi SPMI.
b. Meningkatkan peran SPMI untuk penyehatan dan efisiensi penyelenggaraan
kegiatan akademik dan non akademik UB.
c. Meminimalkan produk LPPM UB yang tidak sesuai dengan mandat atau kontra
produktif dengan Program Kerja Rektor.
d. Meminimalkan keluhan Rektor akibat ketidaksesuaian produk LPPM UB sesuai
standar Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) dan Dikti.
Perencanaan sistem manajemen mutu berhubungan dengan identifikasi, operasi,
pengendalian proses, penyediaan sumber daya, pengukuran dan pemantauan
proses, serta pencapaian sasaran dan peningkatan mutu berkelanjutan.
Perencanaan mutu (quality planning) dilakukan dengan menyusun rencana
kegiatan berikut tahapan proses, pihak yang terlibat, sumber daya yang
dibutuhkan berikut target indikator keberhasilan. Laporan kemajuan
dipresentasikan secara periodik dalam rapat tinjauan manajemen mingguan
sehingga kegagalan dapat dihindari melalui penetapan alternatif pemecahan
masalah. Peningkatan ketrampilan SDM, regenerasi manajemen organisasi,
benchmarking, melayani studi banding, perencanaan pendidikan latihan SDM
LPPM direncanakan setiap tahun dan dianalisis kompetensinya. Laporan tertulis
yang terdokumentasi menunjukkan komitmen Ketua LPPM UB pada peningkatan
mutu berkelanjutan.
5.5. Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi.
5.5.1. Tanggung Jawab dan Wewenang.
Berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan Nomor : 361/KMK.05/2008 tentang
Penetapan UB sebagai Badan Layanan Umum, maka LPPM adalah lembaga
struktural yang dibentuk berdasarkan SK Rektor tentang OTK UB tahun 2009.
Dengan demikian, LPPM UB sudah terintegrasi dengan birokrasi di tingkat
universitas dan mempunyai tugas pokok dan fungsi dalam mengkoordinir
penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang dilakuklan oleh dosen di UB.
Untuk itu, dalam menjalankan mandat rutin, kegiatan harian LPPM UB berada di
bawah koordinasi Pembantu Rektor I (Bidang Akademik). Sebaliknya, kegiatan
strategis yang membutuhkan kebijakan tingkat universitas, langsung dikendalikan
oleh Rektor. Konsekuensinya, hampir seluruh kegiatan didukung oleh dana DIPA
UB yang diajukan setiap memerlukan biaya operasional lembaga dengan
pertanggung jawaban keuangan dilakukan setiap bulan.
Organisasi LPPM UB dipimpin oleh seorang Ketua dibantu oleh seorang Sekretaris
dan dua orang Ketua Bidang yaitu :
15
16
17
Gambar 2.
Struktur Dan Organisasi LPPM UB
21
24
REKTOR
Dewan
Pengawas
SENAT UB
Para PEMBANTU
REKTOR
Unsur Pimpinan
Unsur Pelaksana
Administrasi
Biro-Biro
Pusat Bisnis
Unsur Penunjang
Akademik
Unit-Unit Lab.
Unit-unit
Pemb.Agama
Kesehatan
Unsur Pelaksana Akademik
Fakultas, Program Vokasi dan Pasca sarjana
LPPM
Lembaga
Lain
Pemberdayaan Guru Besar dan dosen senior bergelar doktor sebagai pengembang kelompok peneliti.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.
2.
Pemberdayaan Guru Besar dan dosen sebagai pegembang kelompok pengabdian kepada masyarakat.
b.
Mengembangkan
internasional
pusat-pusat
berbasis
kearifan
pelayanan
pengembangan
lokal
mampu
yang
bertaraf
memenuhi
dan
d.
Meningkatkan kerja sama dengan lembaga mitra baik nasional dan internasional.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
26
k.
Mengembangkan
terciptanya
inovasi
teknologi
untuk
mendorong
6.
6.1.
6.2.
6.3.
Prasarana (Infrastruktur).
LPPM UB menyediakan dan memelihara beberapa infrastruktur yang
diperlukan untuk mempermudah organisasi dalam pencapaian sistem
manajemen mutu. Infrastruktur mencakup sarana dan prasarana, yang
penggunaannya diupayakan untuk meningkatkan efektivitas kinerja organisasi.
Sarana yang dibutuhkan meliputi ruang kantor utama, ruang rapat/pertemuan,
ruang pimpinan, ruang arsip, Sementara itu, prasarana yang disediakan
meliputi alat komunikasi (telepon, fax, internet,email), komputer, scanner,
printer, faxcimile, mesin ketik elektrik, papan tulis, kamera, software, meja,
kursi dan lemari dokumen. Seluruh personil LPPM UB bertanggung jawab untuk
menciptakan suasana kerja yang nyaman, dinamis, dan produktif dan semua
pengadaan sarana prasarana dilakukan oleh Universitas.
Dalam penetapan infrastruktur dan lingkungan kerja digunakan pertimbangan
sebagai berikut :
a. Mengevaluasi sumber daya yang diperlukan untuk keberlangsungan
kinerja.
b. Kesesuaian sarana dan prasarana tersebut dengan fungsi, kinerja, sasaran,
usulan pengadaan dan pemeliharaan, pembiayaan operasional dan
keamanan.
LPPM UB mempunyai kewajiban melakukan pemeliharaan rutin, bersifat
harian, mingguan, bulanan, tahunan, dan isidental terhadap infrastruktur
sesuai dengan Manual prosedur perawatan dan pemeliharaan Infrastruktur.
Untuk menjamin kelancaran pekerjaan dan kepuasan pengguna terhadap
fasilitas yang disediakan.
6.4.
Lingkungan Kerja.
LPPM UB menentukan dan mengelola lingkungan kerja yang diperlukan untuk
mencapai kesesuaian persyaratan produk. Penataan ruangan LPPM UB
disesuaikan dengan fleksibilitas dan kenyamanan. Untuk lingkungan kerja bagi
karyawan ditetapkan bahwa semua staf menempati ruang sesuai dengan tugas
pokok dan fungsi masing-masing. Ketua, Sekretaris, Ketua Bidang ditempatkan
sesuai dengan lokasi kerja dan ketersediaan ruang kantor, hal ini untuk
menciptakan harmoni lingkungan kerja dan kenyamanan dalam melaksanakan
kerja.
7.
Realisasi Produk/Layanan.
7.1.
Pelanggan
1.
Dosen
2.
Rektor
3.
Mahasiswa
4.
BPPM
Persyaratan
Produk
Penyebaran informasi,
ketepatan pelayanan
administrasi dan
keuangan, obyektifitas
dan transparansi seleksi.
Kepatuhan, Disiplin,
Pelayanan Administrasi,
Pelaporan Keuangan, RIP.
Informasi kegiatan KKN,
Hibah Penelitian,
Pelayanan Administrasi.
Penyebaran informasi,
ketepatan pelayanan
administrasi dan
keuangan, obyektifitas
dan transparansi seleksi.
Desain Produk.
Dalam rangka melakukan desain produk, Ketua LPPM UB memastikan bahwa
keperluan proses perancangan telah dirumuskan, diterapkan, dipelihara untuk
menjawab kebutuhan dan harapan pelanggan maupun pihak yang
berkepentingan lainnya. Organisasi merencanakan dan mengendalikan desain
produk dengan menentukan :
31
Pembelian
Didalam memenuhi kepuasan pelanggan faktor yang sangat penting yang
mempengaruhi adalah menjamin bahwa semua kebutuhan yang digunakan
untuk proses layanan sesuai dengan spesifikasi mutu yang ditetapkan,dalam
pemenuhuan kebutuhan pengadaan barang LPPM UB, dilaksanakan oleh Tim
pengadaan barang rektorat, sedangkan untuk pengadaan jasa (Tim Reviewer)
dilakukan dengan penunjukan langsung sesuai dengan stndar yang ditentukan
LPPM dan penyandang dana.
7.5.
Proses Kerja
LPPM UB merencanakan dan melaksanakan tugas di bawah kondisi terkendali.
LPPM UB mengidentifikasi setiap komponen dan produk dari setiap proses
pelaksanaan tugas sampai pengiriman ke pengguna jasa. Untuk merencanakan
dan melaksanakan pengendalian proses produksi LPPM UB melakukan hal-hal
sebagai berikut :
a. Menyediakan informasi yang menggambarkan karakteristik produk.
b. Menyediakan Manual Prosedur dan Instruksi kerja.
c. Menggunakan peralatan kerja yang sesuai.
d. Menyediakan sarana pemantauan dan pengukuran keberhasilan.
e. Menerapkan pemantauan dan pengukuran keberhasilan.
32
7.6.
8.
8.1.
Umum
LPPM UB merencanakan dan menerapkan proses pemantauan, pengukuran,
analisis dan pengembangan untuk memperlihatkan kesesuaian produk,
kesesuaian sistem manajemen dan melakukan peningkatan berkelanjutan yang
efektif. LPPM UB menetapkan agar kinerja organisasi diukur hingga mencapai
efektivitas dan efisiensi yang ditentukan.
Pengukuran kinerja harus fokus pada faktor yang menjadi kunci perbaikan
efektivitas, efisiensi dan adaptibilitasnya. Pemantauan dan pengukuran
pencapaian sasaran mutu menjadi faktor penting untuk meningkatkan motivasi
kerja dan inovasi secara berkelanjutan. LPPM UB memantau tindakan
peningkatan dan penerapannya sebagai input melalui tinjauan manajemen
untuk meningkatkan kinerja organisasi. Pengukuran kinerja organisasi
mencakup :
a. Pengukuran dan evaluasi produk.
b. Kemampuan proses.
c. Kepuasan pelanggan.
d. Pencapaian sasaran sistem manajemen mutu.
e. Pencapaian usaha perbaikan secara berkelanjutan.
33
8.4.
Analisis Data.
LPPM UB menentukan, mengumpulkan dan menganalisis data yang tepat untuk
memperlihatkan kesesuaian dan efektivitas sistem manajemen mutu serta
mengevaluasi efektivitas peningkatan berkelanjutan. Data dihasilkan dari
pemantauan, pengukuran dan dari sumber lainnya yang relevan. Analisis data
harus menyediakan informasi yang berhubungan dengan:
a. Kepuasan pelanggan.
b. Kesesuaian dengan persyaratan produk.
c. Karakteristik dan kecenderungan proses maupun produk, termasuk
tindakan pencegahan dan korektif.
35
8.5.
Perbaikan Berkelanjutan.
LPPM UB melakukan perbaikan berkelanjutan terhadap efektivitas SMM
melalui penggunaan kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisis data,
tindakan korektif dan pencegahan serta tinjauan manajemen. Tindakan korektif
dan pencegahan dilakukan untuk mengurangi kemungkinan ketidaksesuaian
dan mencegah ketidaksesuaian terulang kembali. Tindakan korektif dan
pencegahan harus sesuai dengan penyebab ketidaksesuaian dan akar
penyebab masalah yang ditemukan. Hasil tindakan korektif dan pencegahan
dicatat dan ditinjau untuk menjamin kesesuaian produk yang dihasilkan.
Kegiatan perbaikan berkelanjutan dievaluasi setiap bulan dan selambat lambat
lambatnya setiap tiga bulan sekali, dilakukan oleh manajemen. Selanjutnya
hasil evaluasi dapat direkomendasikan dan dievaluasi ulang melalui mekanisme
audit internal.
36
Lampiran 1
Klausul
1
1.1
1.2
2
3
4
4.1
4.2
5
5.1
5.2
5.3
5.4
5.4.1
5.4.2
5.5
CROSS REFERENCES
SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008
Keterangan Klausul
Pemenuhan
Ruang lingkup dan Kebijakan
Ruang lingkup
Kebijakan Umum
Landasan Hukum
Diskripsi Istilah dan Definisi
Manajemen Mutu
Persyaratan Umum
Persyaratan Dokumen
5.5.1
5.5.2
5.5.3
5.5.4
5.6
5.6.1
5.6.2
6
6.1
6.2
6.3
Masukan tinjauan
Keluaran tinjauan
Pengelolaan Sumber daya
Ketersediaan Sumber daya
Sumberdaya Manusia
Prasarana
6.4
Lingkungan Kerja
MM 1
MM 1
MM 2
MM 5
MM 6
MM 6
MM 6
MM 8 dan MP dokumen
dan rekman 00007.02.001
MM 8
MM 8
MM 9
MM 10
MM 12
MM 12
MM14
MM 15
MM 15
MM 17
MM 24
MM 26
MM 26 dan MP Tinjauan
Manajemen 00007.02.007
MM 27
MM 27
MM 27
MM 27
MM 27
MM 28 dan MP Perawatan
dan Pemeliharaan
Infrastruktur 00007.02.005
MM 28
37
Klausul
Keterangan Klausul
7
7.1
7.2
7.2.1
Realisasi Produk
Perencanaan Realisasi produk
Proses terkait dengan Pelanggan
Penetapan Persyaratan yang
berkaitan dengan produk
Tinjauan Persyaratan yang
berkaitan dengan produk
Komunikasi Pelanggan
7.2.2
7.2.3
7.3
7.4
7.5
7.6
8
8.1
8.2
8.3
8.4
8.5
8.5.1
Desain Produk
Pembelian
Proses Kerja
Pengendalian pemantauan dan
pengukuran Keberhasilan
Pengukuran, Analisa dan
Perbaikan
Umum
Pemantauan dan Pengukuran
Pengendalian Produk Tidak
sesuai
Analisa Data
Perbaikan Berekelanjutan
Tindakan Perbaikan dan
Pencegahan
Pemenuhan
MM 29
MM 29
MM 29
MM 30
MM 30
MM 30 MP Kepuasan
Pelanggan 00007.02.006
MM 31
MM 31
MM 31
MM 32
MM 32
MM 32
MM 33
MM 34 dan MP Produk
tidak sesuai 00007.02.002
MM 34
MM 35
MM 35 dan MP Tindakan
korektif dan Pencegahan
0007.02.003
38