Nomor Dokumen : FU-SOP-018

PROSEDUR PENJUALAN Tanggal Berlaku

Tanggal Revisi
: 9 Mei 2022
:-
SALES PROCEDURE Revisi :0
Halaman :1

RIWAYAT REVISI INFORMASI TERDOKUMENTASI

HISTORY OF DOCUMENT REVISION

No / Halaman / Data Revisi / Tanggal Revisi / Revisi Ke- /

Numbe Page Revision Data Date of Revision Revision -
r
Pembuatan SOP
1 2-5 9 Mei 2022 0
Penjualan

Disetujui Oleh / Dibuat Oleh /

Approved By, Created By,

John Mayo Moreno

Site Manager
Donny Vister Marios Sinurat
Purchasing
 Nomor Dokumen : FU-SOP-018
PROSEDUR PENJUALAN Tanggal Berlaku
Tanggal Revisi
: 9 Mei 2022
:-
SALES PROCEDURE Revisi :0
Halaman :2

1. TUJUAN / OBJECTIVE
Tujuan dari prosedur ini adalah sebagai berikut:
1.1. Memberikan instruksi kerja dalam proses penjualan produk.
1.2. Melaksanakan kegiatan penjualan produk dengan memperhatikan kebutuhan setiap
pelanggan sesuai dengan spesifikasinya masing-masing dan melakukan pengiriman
dengan tepat dan sesuai jadwal yang sudah ditentukan oleh pelanggan.

2. RUANG LINGKUP / SCOPE

Prosedur ini menjelaskan tentang kegiatan penjualan beserta administrasinya, dimulai dari
komunikasi dengan pelanggan, mempersiapkan dokumen yang dibutuhkan terkait
pengiriman, melakukan pencatatan penjualan dan penagihan, serta melakukan tindak lanjut
apabila terdapat pengiriman yang tidak sesuai dengan spesifikasi pelanggan

3. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB / ROLES AND RESPONSIBILITIES

3.1. Department Marketing bertanggung jawab dalam:
 Memastikan proses jual beli berjalan lancar.
 Memastikan seluruh dokumen jual beli telah sesuai dengan standar.
 Menangani pengiriman dan mengirim tepat waktu sesuai dengan kontrak.

4. DEFINISI / DEFINITION
4.1. Purchase Order (PO) adalah pesanan pembelian.
A Purchase Order (PO) is a purchase order.
4.2. Faktur adalah sebuah dokumen yang berisi perincian pengiriman barang yang
mencatat daftar barang, harga dan hal-hal lain yang biasanya terkait dengan
penagihan untuk pembayaran yang dikeluarkan penjual kepada pembeli.
An invoice is a document containing details of the delivery of goods that records a list
of goods, prices, and other things usually related to billing for payments issued by the
seller to the buyer.
4.3. Lembar Data Keselamatan (LDK) adalah merupakan suatu berkas data yang
mengandung informasi mengenai sifat-sifat suatu bahan.
 Nomor Dokumen : FU-SOP-018
PROSEDUR PENJUALAN Tanggal Berlaku
Tanggal Revisi
: 9 Mei 2022
:-
SALES PROCEDURE Revisi :0
Halaman :3

Safety Data Sheet (SDS) is a data file containing information about a material's
properties.
4.4. Certificate of Analysis (COA) adalah dokumen yang berisi hasil analisis dari produk
yang diekspor.
A Certificate of Analysis (COA) is a document containing the results of the analysis of
the exported product.
4.5. Packing List adalah dokumen yang berisikan rincian spesifikasi barang ekspor sesuai
dengan invoice.
Packing List is a document containing detailed specifications of exported goods
according to the invoice.

5. DEFINISI / DEFINITION
5.1. Prosedur Administrasi Penjualan / Sales Administration Procedure
5.1.1. Departemen Marketing menawarkan produk kepada calon pelanggan dengan
cara:
The Marketing Department offers products to potential customers by:
 Melalui telepon / By Phone
 Melalui fax / By Fax
 Melalui email / By Email
 Menemui langsung calon pelanggan / Direct contact with potential
customers
5.1.2. Departemen Marketing memberikan spesifikasi produk atau sesuai dengan
permintaan calon pelanggan.
The Marketing Department provides product specifications or according to
prospective customers' requests.
5.1.3. Departemen Marketing melakukan negosiasi harga dengan calon pelanggan.
The Marketing Department negotiates prices with potential customers.
5.1.4. Departemen Marketing meminta persetujuan kepada Direktur terkait penawaran
harga dari calon pelanggan berdasarkan hasil negosiasi.
The Marketing Department asks the Director for approval regarding price
quotes from potential customers based on the results of negotiations.
 Nomor Dokumen : FU-SOP-018
PROSEDUR PENJUALAN Tanggal Berlaku
Tanggal Revisi
: 9 Mei 2022
:-
SALES PROCEDURE Revisi :0
Halaman :4

5.1.5. Apabila harga telah disetujui oleh Direktur maka Departemen Marketing akan
menginformasikan ke pelanggan dan menunggu PO dari pelanggan.
If the Director has approved the price, the Marketing Department will inform the
customer and wait for the PO from the customer.
5.1.6. Departemen Marketing mencatat setiap PO yang masuk supaya tidak ada PO
yang tercecer atau telewat pesanannya.
The Marketing Department records every incoming PO so that no PO is
scattered or missed orders.
5.1.7. PO selalu dikomunikasikan kepada Marketing untuk dapat dibuatkan DO untuk
diatur jadwal produksi sesuai dengan permintaan pelanggan.
PO is always communicated to Marketing so that DO can be made to arrange a
production schedule according to customer requests.
5.1.8. Departemen Marketing berkomunikasi dengan Staff Gudang melakukan
pengecekan stok barang jadi, apabila barang tersedia sesuai dengan PO maka
dapat langsung dijadwalkan terkait pengiriman produk kepada bagian
pengiriman.
The Marketing Department communicates with the Warehouse Staff to check
the stock of finished goods. According to the PO, the goods available can be
immediately scheduled regarding product delivery to the delivery department.
5.1.9. Departemen Marketing mempersiapkan dokumen – dokumen yang dibutuhkan,
pelanggan seperti:
The Marketing Department prepares the required documents and customers,
such as:
 Faktur / Invoice
 Packing List / Packing List
 COA / COA
 LDK / SDS
 Pernyataan Deklarasi / Declaration Letter
 Laporan Uji Zat Yang Dibatasi (jika ada) / Test Report of Restricted
Substances (if any)
 Nomor Dokumen : FU-SOP-018
PROSEDUR PENJUALAN Tanggal Berlaku
Tanggal Revisi
: 9 Mei 2022
:-
SALES PROCEDURE Revisi :0
Halaman :5

5.1.10. Departement Marketing memastikan penyimpanan dokumen yang berhubungan

dengan aktivitas penjualan produk disimpan dalam kurun waktu 5 tahun.
The Marketing Department ensures that documents related to product sales
activities are kept within five years.

6. LAMPIRAN / ATTACHMENT
-