Inkenas Agung App

(Sales, Inventory, Finance, Marketing)

System Requirement Document

Release: 1

Version: 1.0
Date: 31 Agustus 2021

Copyright © 2022 PT. INKENAS AGUNG

711131961.docx

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI...............................................................................................................................................2
VERSI DOKUMEN....................................................................................................................................3
1. PENDAHULUAN...............................................................................................................................4
1.1 TUJUAN.........................................................................................................................................4
1.2 RUANG LINGKUP...........................................................................................................................5
1.3 DAFTAR DEFINISI & ISTILAH........................................................................................................5
1.4 DOKUMEN PENDUKUNG................................................................................................................5
2. KEBUTUHAN SISTEM....................................................................................................................6
2.1 MODUL BUDGET...........................................................................................................................6
2.1.1 Upload/Download Budget....................................................................................................6
2.2 TRADING TERM – MODERN MARKET...........................................................................................7
2.2.1 Pengajuan Trading Term......................................................................................................7
2.2.2 Aktifasi Persetujuan Trading Term......................................................................................9
2.2.3 Daftar dokumen SKP..........................................................................................................10
2.2.4 Klaim Biaya........................................................................................................................11
2.2.5 Komponen biaya dalam Trading Term...............................................................................12
2.2.6 Proses Pembayaran............................................................................................................13
2.3 PROGRAM DISPLAY.....................................................................................................................14
2.3.1 Daftar Program Display.....................................................................................................14
2.3.2 Pengajuan Perjanjian Kerjasama Program Display.........................................................15
2.3.3 Realisasi Program Display.................................................................................................16
2.3.4 Komponen Biaya Program Display....................................................................................17
2.3.5 Proses Pembayaran............................................................................................................17
2.4 HOSPITAL LISTING......................................................................................................................18
2.5 LAMPIRAN...................................................................................................................................20

Page 2 of 20
711131961.docx

Versi Dokumen

No. Versi Tanggal Update Oleh

1 Version 1 - Draft Yulianto

2.
3.
4.

Page 3 of 20
711131961.docx

1. Pendahuluan
1.1 Tujuan

Pembuatan aplikasi ini memiliki tujuan untuk mengatasi beberapa resiko pada program Inkenas
Agung sebagai berikut:

Resiko Administratif
1. Program sebelumnya sudah tidak bisa berkerja di operating system Windows terbaru.
2. Sebagian laporan pada aplikasi yang sebelumnya, hanya bisa dicetak dan
membutuhkan waktu yang lama saat mencetak.
3. Aplikasi sebelumnya terpecah menjadi 2 bagian, Inkenas 1 dan Inkenas 2.
4. Database penyimpanan data pada aplikasi sebelumnya yang kurang memenuhi
standard dari konsep DBMS (Database Management System).

Resiko Finansial
1. Kemungkinan kesalahan dalam Sales Order yang bisa mengakibatkan lambatnya
pembayaran tagihan.
2. Kemungkinan kesalahan dalam menerapkan diskon.
3. Kemungkinan kesalahan dalam picklist barang saat Sales Order.
4. Retur barang yang tidak terdokumentasi history Sales Order.
5. Klaim tagihan yang berpotensi lamanya pembayaran.
6. Request pembelian yang berpotensi kesalahan.
7. Pembayaran hutang yang berpotensi kesalahan.

Selain untuk mengatasi resiko yang dihadapi untuk pogram Inkenas Agung, aplikasi ini
diharapkan dapat menjadi system aplikasi yang akurat dan terjaga, yang dilengkapi dengan :
- T
- Keamanan data yang berbentuk modul manejemen user, system intregitas, database manajemen
system

1.2 Ruang Lingkup

Yang termasuk dalam project ini adalah

 Proses pengajuan dan persetujuan program Trading Term, Program Display,
Hospital Listing
 Proses Pembayaran Klaim SKP program Trading Term, Program Display
 Proses Pembayaran Klaim SKP tanpa Trading Term
 Proses pembayaran Hospital Listing
 Dokumentasi Perjanjian Trading Term, SKP Trading Term dan Program Display

Page 4 of 20
711131961.docx

Yang tidak termasuk dalam project ini adalah:

 Distribusi Dokumen Trading Term,
 Planning aktifitas Trading Term,
 Approval dari pihak di luar PT. MBF

1.3 Daftar Definisi & Istilah

No. Definisi & Istilah Keterangan

1. PT. MBF PT. Mahakam Beta Farma
2. PT. DMA PT. Daya Muda Agung
3, PT. UML PT. Usaha Mulia Lestari
4. PT. MHI PT. Mundi Pharma Indonesia
Perjanjian kerjasama antara pemasok dengan toko modern
5. Trading Term dimana pemasok memasarkan dan memperdagangkan produknya
dalam toko modern yang bersangkutan.
6.. COA Chart of Account
7.. SKP Surat Kerjasama Promosi
8. ER Expense report

1.4 Dokumen pendukung

Dokumen ini disusun berdasarkan hasil diskusi dan sumber dokumen sebagai berikut
 SOP Trading Term,
 Draft Trading Term System,
 Draft Program Display,
 Working File rekap biaya Trading Term Key Account Manager.

2. Kebutuhan Sistem
2.1 Modul Budget

Modul Budget adalah modul untuk menyimpan informasi budget. Informasi budget akan memiliki
periode untuk 1 tahun.

Budget by account/outlet untuk Trading Term

No. Nama Field Tipe Data Keterangan

1. Year Integer

Page 5 of 20
711131961.docx

Company
2. Departement_id bigint Informasi Departemen
3. Event_type Text Tipe aktifitas/event promosi

4. Account_id bigint Informasi Account

5. Budget Float Budget dalam 1 tahun
SalesTarget_LY Float
SalesActual_LY Float
SalesTarget Float

2.1.1 Upload/Download Budget

Selain user interface untuk melakukan input, update dan delete data budget diperlukan pula fasilitas
untuk melakukan perubahan secara masive dengan melakukan upload/dowload informasi budget
dengan format excel tertentu.

2.2 Trading Term – Modern Market

Page 6 of 20
711131961.docx

Input pengajuan Trading Term

Proses Approval
Form
Cetak Surat penunjukan
Tradin
g Aktifasi Trading Term
Term

Daftar dokumen SKP

Input klaim biaya Realisasi SKP
Form Proses Approval
SKP

Proses pembayaran potong tagihan DMA (< 100 Juta)

Proses Proses pembayaran ke DMA (>=100 Juta)
Pemb
ayara
n

2.2.1 Pengajuan Trading Term

Key Account Manager akan melakukan pengajuan Trading Term baik untuk perjanjian baru maupun yang
bersifat renewal.

Form Pengajuan Trading Term akan berisi informasi sebagai berikut:

No. Nama Field Tipe Data Keterangan

1. ContractNumber Text Nomor Kontrak/perjanjian

2. Company_id Bigint Untuk PT.MBF atau PT. MHI
3. StartDate Date Tanggal Mulai perjanjian
4. EndDate Date Tanggal Akhir perjanjian

5. Account_id bigint Informasi Account

6. NumberofOutlet int Jumlah Outlet
7. Term of Payment int Masa Pembayaran - TOP
8. Listing Fee Float
9. Total % Trading Term Decimal
10. PromoFundPercentage Decimal Persentase Promo Fund
11. DiscountRegulerPercentage Decimal Persentase Discount Reguler
12. FixedRebatePercentage Decimal Persentase Fixed Rebate
13. ConditionalRebatePercentage Decimal Persentase Conditional Rebate
14. DCFeePercentage Decimal Persentase DC Fee
15. MonthlyDiscountPercentage Decimal Max Persentase Monthly Discount
16. ServiceLevelPercentage Decimal
17. ServiceLevelPercentagePenalty Decimal
18. MediaCetakPercentage Decimal

Page 7 of 20
711131961.docx

19. AdvertisingPercentage Decimal

20. BiayaPromosiKerjasamaPercentage Decimal
21. Inisiator_id Bigint
22 Status Status
23. List of Products Daftar produk terkait trading term.

Proses approval suatu pengajuan Trading Term akan sebagai berikut:

Notes :
 Akhir tanggal periode Trading Term harus 31 Desember setiap tahunnya.
 Trading Term berlaku mundur untuk periode tahun yang sama.
 Selama belum ada pembaharuan persetujuan Trading Term akan mengacu pada perjanjian
Trading Term terakhir.
 Approval Trading Term akan berdasarkan GOA dari nilai Target x Total % Trading Term yang
tercantum pada dokumen Perjanjian Trading Term
 Informasi total biaya terhadap budget dapat dilihat pada/melalui form Trading Term

2.2.2 Aktifasi Persetujuan Trading Term

Page 8 of 20
711131961.docx

Setelah dokumen perjanjian Trading Term di tanda tangan kedua belah pihak. Dokumen tersebut harus di
upload ke dalam system untuk proses aktifasi.
System masih akan mengacu ke perjanjian lama jika proses aktifasi ini tidak dilakukan, dan akan
memberikan peringatan pada saat pengajuan klaim SKP bahwa persetujuan Trading Term untuk account
terkait masih ter-pending.

Notes :
 KAM akan mendistribusikan dokumen Trading Term yang telah ditandatangan ke PT. DMA,
PT.MHI, dan Outlet
 Aktivasi suatu trading term akan mengunci budget FINANCE sebesar nilai trading term (Target
x Total % Trading Term) yang disetujui.

2.2.3 Daftar dokumen SKP

Outlet modern market akan mengeluarkan SKP untuk program 1 bulan kedepan dan memberikan ke
Key Account Manager PT. MBF.

SKP akan ditandatangani oleh Team Modern Market PT. MBF untuk produk PT.MBF dan PT. MHI
untuk produk perusahaan ini. Tanda tangan dilakukan sesuai dengan kewenangan sesuai GOA.

Page 9 of 20
711131961.docx

Semua proses di atas akan dilakukan diluar system.

SKP yang telah di tanda tangan, harus di masukan kedalam master data atau List SKP di system.
Untuk dapat kemudian digunakan ketika ada pengajuan klaim Realisasi Biaya SKP.
Dokumen SKP harus di scan dan di Upload ke dalam system sebagai backup dalam bentuk soft
copy.

Form SKP akan menyimpan informasi sebagai berikut:

SKP Header

No. Nama Field Tipe Data Keterangan

1. SKPnumber Text Nomor SKP
2. SKPdate Date Tanggal SKP
3. Account_id bigint Informasi Account
4. StartDate Date Tanggal awal periode promosi
5. EndDate Date Tanggal akhir periode promosi
6. TotalEstimation_Amount Float Total estimasi biaya
Trading term yang menjadi referensi
7. No Referensi Trading Term
Tidak mandatory

SKP Detail

No. Nama Field Tipe Data Keterangan

Jenis biaya/aktifitas promosi (mailer,
1. Expense_id bigint
display, dll)
2 Estimation_Amount Float Besar biaya aktifitas tersebut

SKP Detail Produk

No. Nama Field Tipe Data Keterangan

1. List of Products Daftar produk terkait SKP

Status dokumen SKP adalah sebagai berikut,

No. Status Keterangan

1. Menunggu Belum di cek PT. UML
2. Disetujui Sudah di cek PT. UML
3. Selesai Sudah ter realisasi semua

Approval dokumen SKP hanya terjadi diluar system, PT. UML berkewajiban untuk memastikan
dokumen ditandatangani oleh orang yang tepat dan dilengkapi informasi nama & tanggal
tandatangan dokumen. Approval secara online akan diperlukan pada saat klaim biaya.
Pendaftaran dokumen SKP ini ke dalam system bertujuan untuk memotong budget lebih dini
sebelum realisasi dilakukan, sehingga sisa budget dapat lebih terukur.

2.2.4 Klaim Biaya

Terdapat dua tipe klaim biaya, yaitu:

1. Terdapat SKP
2. Tanpa SKP

2.2.4.1 Klaim Biaya Realisasi SKP

Page 10 of 20
711131961.docx

Team Modern Market akan melakukan klaim realisasi dari SKP.

 Dengan melampirkan kuitansi/invoice asli,
 Faktur Pajak,
 Bukti promosi mailer, dll.
 Data sales

Klaim ini akan melalui approval secara GOA sebelum dikirimkan ke PT. UML

Pada proses ini PT. UML akan memastikan:

 Kelengkapan dokumen,
 Klaim dilakukan sesuai SKP yang telah ditandatangan sebelumnya,
 Data sales dari outlet merupakan data sales produk yang benar.

Status SKP akan berubah menjadi “Disetujui” seiring persetujuan PT. UML pada proses ini.
Jika semua biaya pada SKP telah ter-realisasi maka status SKP adalah “selesai”

Form Claim Realisasi SKP akan menyimpan informasi sebagai berikut:

Claim Header
No. Nama Field Tipe Data Keterangan

1. ClaimNo Text Nomor Klaim DMA

2. ClaimDate Date Tanggal Klaim DMA
3. Account_id bigint Informasi Account

4. SKPNumber Date Nomor SKP

5. OnTopBudget Yes/No Masuk Kriteria On Top Budget
6. TotalExpense_Amount Float Total biaya
7. Total Sales Float Total Sales yang terjadi
8. ReceivedDate_finance Date Tanggal terima Finance

Claim Detail (sesuai SKP yang di pilih)

No. Nama Field Tipe Data Keterangan

Jenis biaya/aktifitas promosi (mailer,

1. Expense_id
display, dll)

2 Actual_Amount Besar biaya aktual aktifitas tersebut

Page 11 of 20
711131961.docx

2.2.4.2 Klaim Tanpa SKP

Klaim tanpa SKP hanya dapat dilakukan untuk biaya Fixed Rebate, Conditional Rebate, Unspend tetapi
harus mengacu kepada Trading Term yang ada.

2.2.5 Komponen biaya dalam Trading Term

Menunggu list lengkap dari team OTC

No COA Nama Biaya Expense Group

61.01.01.34 Listing Fee Listing Fee
61.01.01.34 Rafaksi Rafaksi
61.01.01.34 Remodeling Promo Fund
61.01.01.34 Corporate Promo Promo Fund
61.01.01.34 Commitment Fee Promo Fund
61.01.01.34 Sewa Gondola Promo Fund
61.01.01.34 Chiller Promo Fund
61.01.01.34 Window & Floor Display Promo Fund
61.01.01.34 Circle Tower Promo Fund
61.01.01.34 Palet Promo Fund
61.01.01.34 Shelving Promo Fund
61.01.01.34 Mailer Promo Fund
61.01.01.34 Discount Reguler Discount Reguler
61.01.01.34 Fixed Rebate Fixed Rebate
61.01.01.34 Conditional Rebate Conditional Rebate
61.01.01.34 Monthly Discount Monthly Discount
61.01.01.34 Service Level Service Level
61.01.01.34 DC fee DC Fee
61.01.01.34 New Store
61.01.01.34 Anniversary
61.01.01.34 Unspend

2.2.6 Proses Pembayaran

.
 Terdapat 2 jenis metode pembayaran yaitu potong tagihan dan transfer
 Jika biaya >= 100 juta akan ditransferkan oleh PT. MBF ke DMA
 Jika < 100 Juta akan dipotong tagihan ke DMA
o Dokumen yang dibutuhkan Finance untuk keduanya adalah:
Rekap Klaim dengan periode tanggal 26 s/d tanggal 25 bulan berikutnya berdasarkan
tanggal penerimaan dokumen

Flowchart Pembayaran Potong Tagihan

Page 12 of 20
711131961.docx

Flowchart sistem pembayaran ke outlet

2.3 Program Display

Page 13 of 20
711131961.docx

Daftar Program Display - informasi Daftar Program Display Product yang akan
Progra dimasukan oleh marketing berserta informasi kriteria dan budget yang disediakan.
m
Display

Input pengajuan Perjanjian Kerjasama Display oleh team Sales

Form Proses Approval oleh masing-masing pemilik program display
Perjanj Cetak Surat Perjanjian
ian
Kerjas
ama

Klaim biaya di akhir kontrak/perjanjian

Data kunjungan, Foto, ulasan kondisi display
Klaim
Biaya

2.3.1 Daftar Program Display

Team Marketing akan menginput program display untuk produk tertentu yang disertai kriteria – kriteria
yang mereka tetapkan.

Header
No. Nama Field Tipe Data Keterangan

1. ProgramDisplayID BigInt ID program display (autonumber)

2. ProgramDisplayName Text
3. StartDate Date Tanggal mulai periode Program
4. EndDate Date Tanggal akhir periode program
5. Product Informasi Product

Detail
No. Nama Field Tipe Data Keterangan

1. ProgramDisplayID Int ID program display (autonumber)

2. Sales_Manager Text Informasi Sales Manager

3. Budget Float Budget yang diberikan untuk SM

2.3.2 Pengajuan Perjanjian Kerjasama Program Display

Page 14 of 20
711131961.docx

Team Sales & Marketing akan mengajukan suatu perjanjian kerjasama program display. Pengajuan
tersebut akan memiliki informasi sebagai berikut:

Header
No. Nama Field Tipe Data Keterangan

1. RequestNo Text Nomor Pengajuan

2. RequestDate Date Tanggal Pengajuan

Informasi Account (Nama, Alamat, NPWP,
3. Account_id Yes/No
SIUP, Class Outlet)
4. NamaPengajuan Text Nama Program Display
5. Startdate Date Tanggal awal periode program
6. Enddate bigint Tanggal akhir periode program
7. ContactPerson Text PIC dari outlet tersebut
8. SalesTarget Float Target Sales
9. TermOfPayment int Masa pembayaran (hari)
10. TypeOfPayment Text Cash/Transfer/Product
11. TotalExpense Float Total Biaya
Include (pajak ditanggung outlet) exclude
12. IncludeTax Yes/No
(pajak ditanggung PT. MBF)
13. Inisiator_id BigInt Yang mengajukan

Detail – (Display Category)

No. Nama Field Tipe Data Keterangan

Jenis biaya/aktifitas promosi

1. Expense_id BigInt (Giant Box, Real Product, Post, X-
Banner)
2. Description (location) Text CoC, Rack, Foto
3 Expense_Amount Float Besar biaya aktifitas tersebut

Detail Program Display Product

No. Nama Field Tipe Data Keterangan
1. ProgramDisplayID Program display terkait
Pembagian biaya yang akan
2. Persentase(%) memotong budget yang diberikan
Marketing

Page 15 of 20
711131961.docx

PT. UML akan juga melakukan random visit ke outlet yang dimana program display telah disetujui
dan disediakan form di dalam system untuk mengisi hasil kunjungan tersebut

1. Tanggal Kunjungan
2. Foto kondisi display
3. Ulasan Kondisi Display
4. Kesesuaian dengan kontrak (Checklist detil akan dipersiapkan oleh UML)
5. PIC yang melakukan kunjungan.

Template perjanjian program display :

2.3.3 Realisasi Program Display

Klaim biaya akan dilakukan oleh team sales dan marketing di akhir program.
Dalam melakukan proses klaim mereka harus melampirkan.
1. Invoice/Tanda Terima
2. Tanggal Kunjungan orang (minimal cabang)
3. Foto kondisi display
4. Ulasan Kondisi Display
5. Biaya Aktual
6. Dokumen perjanjian yang telah di tandatangan kedua belah pihak

Page 16 of 20
711131961.docx

2.3.4 Komponen Biaya Program Display

No COA Nama Biaya Keterangan

1. Menunggu Finance Giant Box
2. Menunggu Finance Real Product

3. Menunggu Finance Post

4. Menunggu Finance X -Banner

...

2.3.5 Proses Pembayaran

No. Tipe Pembayaran Tipe Data Dokumen yang dibutuhkan Finance

1. Cash PU TS CDV
2 Transfer PU TO ER

Page 17 of 20
711131961.docx

2.4 Hospital Listing

Pengajuan biaya untuk Product Listing di Hospital.

Pengajuan harus disertai dokumen resmi dari Rumah Sakit.

Setelah dilakukan pembayaran oleh Finance ke Outlet (transfer TO), Team Sales & Marketing
berkewajiban melakukan penyelesaian/realisasi dengan memberikan Tanda Terima dari rumah
sakit.

Page 18 of 20
711131961.docx

Header
No. Nama Field Tipe Data Keterangan

1. RequestNo Text Nomor Pengajuan

2. RequestDate Date Tanggal Pengajuan

Informasi Account (Nama, Alamat, NPWP,
3. Account_id Yes/No
SIUP, Class Outlet)
4. NamaPengajuan Text Nama Pengajuan Hospital Listing
5. Startdate Date Tanggal awal periode Product Listing
6. Enddate bigint Tanggal akhir periode Product Listing
7. TotalExpense Float Total Biaya
8. Inisiator_id BigInt Yang mengajukan

Detail
No. Nama Field Tipe Data Keterangan

1. Expense_id BigInt Expense name

2 Expense_Amount Float Besar biaya aktifitas tersebut

Detail List Product

No. Nama Field Tipe Data Keterangan
1. List of Products Daftar produk terkait pengajuan listing

Page 19 of 20
711131961.docx

2.5 Lampiran

No. Keterangan Dokumen

1. SOP Trading Term

2. Contoh Laporan

Perjanjian kontrak display

3

Page 20 of 20