DOKUMEN BAGIAN GUDANG

No. SOP SMA.SOP.GDNG.003.2022

Revisi Ke - 0
Tanggal Disetujui 05 — Januari - 2022

Penanggung Jawab
Dibuat Oleh Rizka Titi Vialdi
Teknis
”

Diperiksa Oleh Wakil Direktur Alex Chandra Erta

Disetujui Oleh Direktur Utama Devita Elfira

 No. SOP SMA.FORM.GDNG.003.2022
Tanggal Berlaku 05 – 01 – 2022
Revisi Ke- -

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Tanggal Revisi -

PENGADAAN BARANG Halaman 1 dari 3

1. Tujuan
Memastikan proses pengadaan dilakukan dengan baik dan benar sesuai dengan ketentuan dan peraturan
perundang-undangan.

2. Ruang Lingkup
SOP ini mencakup langkah-langkah yang harus dilakukan dalam pengadaan produk, mulai dari
persiapan pengadaan sampai dengan pembayaran sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang
berlaku.

3. Tanggung Jawab
a. Pimpinan Fasilitas Distribusi bertanggung jawab untuk memberikan persetujuan pengadaan dan
menyediakan dana pembayaran produk yang dibeli dari pemasok/prinsipal.
b. Penanggung Jawab teknis bertanggung jawab untuk memberikan persetujuan pengadaan,
mengkoordinasikan proses pengadaan dengan pihak yang terkait, serta memvalidasi dokumen-
dokumen yang terkait dengan pengadaan.
c. Penanggung Jawan Teknis bertanggung jawab untuk melaksanakan proses pengadaan terkait
dengan fisik produk serta dokumen yang terkait dengan pengadaan.
4. Bahan dan Alat
a. Data historikal penjualan dan/atau pembelian
b. Form pengadaan produk
c. Surat Pesanan produk

PT.SRIKANDI MITRA ANDALAN | Pengadaan Barang

 No. SOP SMA.FORM.GDNG.003.2022
Tanggal Berlaku 05 – 01 – 2022
Revisi Ke- -

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Tanggal Revisi -

PENGADAAN BARANG Halaman 1 dari 3

5. Prosedur
a. Melakukan seleksi pemasok untuk memastikan produk yang akan didistribusikan dibuat oleh
produsen resmi dan sudah memenuhi persyaratan perundang- undangan yang berlaku.
b. Sebelum melakukan pemesanan kepada pemasok yang terpilih, fasilitas distribusi terlebih dahulu
melakukan perencanaan pembelian. Perencanaan pembelian disusun berdasarkan perkiraan
penjualan. Perkiraan penjualan dibuat dengan mempertimbangkan berbagai faktor, misal : data tren
penjualan periode sebelumnya, rencana tender, adanya aktifitas penjualan khusus, dll. Dalam
menyusun perkiraan penjualan tersebut Penanggung Jawab Teknis harus melakukan koordinasi
dengan bagian pemasaran dan bagian-bagian lain yang terkait.
c. Berdasarkan perkiraan penjualan tersebut, Penanggung Jawab Teknis membuat, menginput dan
mencetak Surat Pesanan pada sistem program (Accurate) yang ditujukan kepada pemasok. Surat
Pesanan tersebut paling tidak harus mencantumkan nama dan alamat fasilitas distribusi, tanggal,
nomor surat pesanan, nama, jumlah dan satuan produk yang dipesan,lalu ditandatangani serta
distempel perusahaan.
d. Pemasok harus memberikan konfirmasi segera setelah Surat Pesanan diterima Pemasok akan
memberikan informasi jumlah pesanan yang dapat dilayani serta keterangan lainnya yang relevan
dengan surat pesanan yang diterima, misalnya informasi mengenai waktu pengiriman, alasan
penyebab stok kosong, perkiraan waktu tersedianya produk apabila terjadi stok kosong, dll.
e. Pengiriman produk dari gudang Pemasok ke gudang Fasilitas distribusi harus dipastikan
memenuhi standar CDAKB yang berlaku untuk memastikan kualitas produk tetap terjamin.
f. Pengiriman produk oleh Pemasok harus dilengkapi dengan dokumen pengiriman yang memadai
sehingga dapat ditelusuri apabila terjadi penyimpangan selama proses pengiriman.
g. Pada saat produk tiba di gudang Fasilitas Distribusi, harus dilakukan pemeriksaan produk datang
sebelum disimpan di gudang Fasilitas distribusi sesuai dengan

PT.SRIKANDI MITRA ANDALAN | Pengadaan Barang

 No. SOP SMA.FORM.GDNG.003.2022
Tanggal Berlaku 05 – 01 – 2022
Revisi Ke- -

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Tanggal Revisi -

PENGADAAN BARANG Halaman 1 dari 3

ketentuan yang ditetapkan. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa produk yang diterima
sesuai dengan yang dipesan.
h. Pemeriksaan produk pada saat penerimaan dapat dilakukan secara fisik dengan melihat kondisi
fisik produk, jumlah koli, penimbangan berat produk dll. Pemeriksaan juga dilakukan untuk
memastikan fisik produk yang diterima sudah sesuai dengan dokumen pengiriman.
i. Proses pemeriksaan dan/atau penerimaan produk harus dilakukan oleh Penanggung Jawab Teknis.
j. Semua penyimpangan kondisi produk yang ditemukan pada saat penerimaan harus dicatat dan
didokumentasikan. Berdasarkan data-data dan dokumentasi tersebut, Fasilitas Distribusi wajib
melakukan koordinasi dengan transporter dan/atau pemasok dan/atau prinsipal digunakan untuk
melakukan verifikasi dan menetapkan tindakan terhadap produk yang ditemukan mengalami
penyimpangan.
k. Untuk produk yang mengalami penyimpangan berkaitan dengan mutu (misalnya ada kerusakan,
tampilan berbeda,dll), maka produk tersebut harus dikarantina baik secara fisik maupun sistem.
Tindakan selanjutnya terhadap produk baru dilakukan setelah mendapatkan verifikasi tertulis dari
prinsipal.
l. Produk yang sudah diperiksa yang memenuhi persyaratan pada saat penerimaan, selanjutnya
disimpan di lokasi penyimpanan yang sesuai di gudang Fasilitas Distribusi untuk disalurkan.
m. Proses penerimaan produk harus dilakukan sesuai dengan SOP Penerimaan produk yang berlaku.
n. Pembayaran atas produk yang dibeli dari pemasok dilakukan sesuai dengan Perjanjian Kerjasama
antara Fasilitas Distribusi dan Pemasok serta sesuai dengan peraturan perundangundangan yang
berlaku.
6. Lampiran
-----------
7. Dokumentasi
Dokument Pengadaan

PT.SRIKANDI MITRA ANDALAN | Pengadaan Barang

 FORMAT SURAT PESANAN

PT.SRIKANDI MITRA ANDALAN | Pengadaan Barang