Page : 1 of 8
PT. ARES PRATAMA MEDIKA Code No. : SOP.LOG.3.C.1
Rev No. : 00
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Terbitan : 2021
SOP / Ver.1-2019 Tgl Rev : -
DAFTAR ISI
1. DEFINISI.............................................................................................................................................. 2
2. JOB DESCRIPTION ............................................................................................................................. 2
3. SISTEMATIKA PROSEDUR
3.C.1. Prosedur Pengajuan Dana ...................................................................................................... 3
3.C.2. Prosedur Pengiriman Barang .................................................................................................. 3
3.C.3. Prosedur Pengambilan Barang ............................................................................................... 4
3.C.4. Prosedur Pengiriman Barang Diagnostik Invitro .................................................................... 4
4. FLOW CHART
3.C.1 Prosedur Pengajuan Dana ....................................................................................................... 5
3.C.2. Prosedur Pengiriman Barang .................................................................................................. 6
3.C.3. Prosedur Pengambilan Barang ............................................................................................... 7
3.C.4. Prosedur Pengiriman Barang Diagnostik Invitro ..................................................................... 8
5. PROSEDUR / FORMULIR TERKAIT ..................................................................................................... 9
Diperiksa Oleh : Tanda tangan / Tanggal
:
1. DEFINISI
No. Dok: SOP.LOG.3.C.1 No Revisi : 00 Tgl Terbit : 18 November 2019 Halaman 1 dari 10
Page : 2 of 8
PT. ARES PRATAMA MEDIKA Code No. : SOP.LOG.3.C.1
Rev No. : 00
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Terbitan : 2021
SOP / Ver.1-2019 Tgl Rev : -
Bagian Pengiriman merupakan bagian dari Divisi Logistik yang bertugas mengirim dan mengambil
barang sesuai dengan yang telah ditentukan dan bertanggungjawab atas barang yang dikirim/diambil
baik kualitas maupun kuantitas barang dalam rangka mendukung proses jual beli barang untuk
kepentingan keuantungan perusahaan.
2. JOB DESCRIPTION
Bagian Pengiriman bertugas :
1. Melakukan pengiriman barang sesuai dengan waktu, tujuan dan jenis expedisi yang telah
ditentukan.
2. Melakukan pengambilan barang sesuai dengan waktu, tujuan dan jenis expedisi yang telah
ditentukan.
3. Melakukan pengiriman / pengambilan barang :
Secara efisien dan efektif
Memastikan barang sesuai dengan dokumen
Bertanggung jawab atas barang yang yang dikirim/diambil baik secara kualitas maupun
kuantitas
Bertanggungjawab atas dokumen pengiriman
No. Dok: SOP.LOG.3.C.1 No Revisi : 00 Tgl Terbit : 18 November 2019 Halaman 2 dari 10
Page : 3 of 8
PT. ARES PRATAMA MEDIKA Code No. : SOP.LOG.3.C.1
Rev No. : 00
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Terbitan : 2021
SOP / Ver.1-2019 Tgl Rev : -
4. SISTEMATIKA PROSEDUR
3.C.1. Prosedur Pengajuan Dana
1. Bagian Gudang membuat estimasi dana untuk keperluan Gudang, Teknisi dan Pengiriman
2. Bagian Gudang membuat form pengajuan dana
3. Bagian Gudang meminta persetujuan pengajuan dana ke pihak management
4. Setelah pihak management menyetujui pengajuan dana bagian Gudang melakukan proses
selanjutnya ke bagian divisi keuangan untuk meminta dana yang telah di setujui oleh
pihak management
3.C.2. Prosedur Pengiriman Barang
1. Bagian Keuangan menyiapkan dokumen pengiriman (DO, Faktur dan Surat Jalan)
2. Bagian Gudang telah menyiapkan barang untuk pengiriman ke Pelanggan.
3. Bagian Gudang telah menyiapkan dokumen pengiriman (Daftar Isi Kemasan, DO dan Faktur).
4. Bagian Gudang menyerahkan ke Bagian Pengiriman barang dan dokumen pengiriman.
5. Bagian Pengiriman mengecek barang dengan dokumen pengiriman.
Apabila barang dan dokumen telah sesuai maka dilanjutkan ke point.5
Apabila barang dan dokumen tidak sesuai, maka dikembalikan ke Bagian Gudang
untuk dilengkapi/direvisi. Setelah dilengkapi/direvisi maka dilanjtkan ke point 5.
6. Dilakukan serah terima barang dan dokumen antara Gudang dan Pengiriman, dengan
masing-masing menandatangani Daftar Isi Kemasan di kolom yang tersedia.
7. Bagian Pengiriman membuat/mengisi Surat Jalan sesuai dengan data barang dan dokumen
yang telah diterima.
8. Persiapan pengiriman, Bagian Pengiriman membuat estimasi biaya berdasarkan jarak
tempuh dan jenis expedisi yang digunakan. Kemudian mengajukan permohonan biaya ke
Bagian Keuangan sesuai dengan Prosedur Permohonan Dana (2.A.2.3).
9. Proses pengiriman barang :
Apabila pengiriman menggunakan expedisi internal, maka Bagian Pengiriman
mengirim barang kepada Pelanggan sesuai dengan waktu dan tujuan yang telah
ditentukan.
Apabila pengiriman menggunakan expedisi external, maka bagian pengiriman
mengantar barang ke expedisi external yang ditunjuk dan meminta bukti (resi)
pengiriman.
10. Barang diterima Pelanggan harus sesuai :
Barang sesuai dengan dokumen
Barang sesuai dengan pesanan
Barang diterima dengan kondisi sesuai dengan permintaan (kualitas dan kuantitas)
11. Pelanggan menandatangani DO, Faktur dan Surat Jalan sebagai bukti bahwa barang telah
sesuai dan diterima dengan baik.
3.C.3. Prosedur Pengambilan Barang
1. Bagian Pembelian melakukan pembelian barang. Menyerahkan salinan Purchase Order
(tanpa harga) dan keterangan barang diambil ke Bagian Gudang.
2. Bagian Gudang menentukan waktu pengambilan barang disesuaikan dengan jadwal dari
Bagian Pengiriman.
3. Bagian Pembelian menerima informasi kesanggupan waktu pengambilan barang dari Bagian
Gudang.
No. Dok: SOP.LOG.3.C.1 No Revisi : 00 Tgl Terbit : 18 November 2019 Halaman 3 dari 10
Page : 4 of 8
PT. ARES PRATAMA MEDIKA Code No. : SOP.LOG.3.C.1
Rev No. : 00
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Terbitan : 2021
SOP / Ver.1-2019 Tgl Rev : -
4. Bagian Pembelian menginformasikan kepada Pemasok waktu pengambilan barang.
Apabila Pemasok menyetujui dengan waktu yang ditentukan oleh Bagian Pembelian,
maka Pemasok akan mengkonfirmasikan bahwa barang telah siap untuk diambil.
Prosedur dilanjutkan ke point 5.
Apabila Pemasok tidak menyetujui waktu yang ditentukan Bagian Pembelian
tersebut maka meminta waktu lain untuk pengambilan barang. Bagian Pembelian
menerima konfirmasi waktu pengambilan barang dari Pemasok.
5. Bagian Pembelian mengkonfirmasi ke Bagian Gudang untuk mengatur pengambilan barang
sesuai waktu yang telah ditentukan.
6. Bagian Gudang memerintahkan ke Bagian Pengiriman (Purchase Order tanpa harga) untuk
pengambilan barang sesuai jadwal yang telah ditentukan.
7. Bagian Pengiriman melakukan pengambilan barang. Dilakukan serah terima barang antara
Pemasok dan Bagian Pengiriman.
8. Bagian Gudang menerima barang dari Bagian Pengiriman sesuai dengan Prosedur
Penerimaan Barang dari Pembelian (3.A.1.1).
3.C.4. Prosedur pengiriman barang diagnostik invitro
1. Bagian pengemasan memastikan produk apa yang akan dikemas dengan kategori invitro.
2. Setelah mendapat kejelasan mengenai produk yang akan dikemas untuk dilakukan
pengiriman maka bagian pengiriman akan menentukan metode pengemasan yang sesuai
dengan kategori yang dimaksudkan.
3. Jika produk berupa cairan tidak berpotensi mencemari dan tidak membahayakan maka :
a. Diperlukan box pendingin untuk membuat suhu saat pengiriman akan tetap terjaga
sesuai standar yang ditentukan.
b. Masukan bahan carian invitro dengan kemasannya kedalam box pendingin beserta
icepack
c. Letakan pula pengukur suhu didalam box pendingin untuk mengukur kestabilan
suhu sampai tujuan
d. Petunjuk penyimpanan Diagnostik Invitro (Reagent) wajib ditempelkan pada
kemasan dan produk sebagai panduan bagi pengguna.
e. Kemasan box harus ditutup rapat dan diberi segel.
f. Lakukan pengiriman dengan hati-hati agar menjaga Diagnostik Invitro (Reagent)
yang dibawa tetap terjaga.
g. Berikan tanda khusus untuk posisi bagian atas kemasan, sehingga tidak terjadi
kesalahan peletekan kemasan, serta berikan tanda / simbol barang tidak boleh
diinjak dan ditumpuk
h. Gunakan pula pengamas / wrapping serta bubble bila diperlukan untuk
pengamanan.
4. Jika produk berupa carian yang mudah menguap maka :
a. Kemasan harus memiliki ventilasi / rongga udara untuk menjaga udara tetap
bersirkulasi dengan baik.
b. Berikan penahan guncangan seperti busa gabus jika diperlukan untuk menahan
benturan dari luar.
c. Berikan label / stiker pada bagian luar kemasan.
No. Dok: SOP.LOG.3.C.1 No Revisi : 00 Tgl Terbit : 18 November 2019 Halaman 4 dari 10
Page : 5 of 8
PT. ARES PRATAMA MEDIKA Code No. : SOP.LOG.3.C.1
Rev No. : 00
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Terbitan : 2021
SOP / Ver.1-2019 Tgl Rev : -
d. Berikan tanda khusus untuk posisi bagian atas kemasan, sehingga tidak terjadi
kesalahan peletekan kemasan, serta berikan tanda / simbol barang tidak boleh
diinjak dan ditumpuk
e. Gunakan pula pengemas / wrapping serta bubble bila diperlukan untuk
pengamanan.
f. Lakukan pengiriman dengan hati-hati agar menjaga Diagnostik Invitro (Reagent)
yang dibawa tetap terjaga.
No. Dok: SOP.LOG.3.C.1 No Revisi : 00 Tgl Terbit : 18 November 2019 Halaman 5 dari 10
Page : 6 of 8
PT. ARES PRATAMA MEDIKA Code No. : SOP.LOG.3.C.1
Rev No. : 00
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Terbitan : 2021
SOP / Ver.1-2019 Tgl Rev : -
5. FLOW CHART
3.C.1. Prosedur Pengajuan Dana
No. Dok: SOP.LOG.3.C.1 No Revisi : 00 Tgl Terbit : 18 November 2019 Halaman 6 dari 10
Page : 7 of 8
PT. ARES PRATAMA MEDIKA Code No. : SOP.LOG.3.C.1
Rev No. : 00
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Terbitan : 2021
SOP / Ver.1-2019 Tgl Rev : -
3.C.2. Prosedur Pengiriman Barang
No. Dok: SOP.LOG.3.C.1 No Revisi : 00 Tgl Terbit : 18 November 2019 Halaman 7 dari 10
Page : 8 of 8
PT. ARES PRATAMA MEDIKA Code No. : SOP.LOG.3.C.1
Rev No. : 00
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Terbitan : 2021
SOP / Ver.1-2019 Tgl Rev : -
3.C.3. Prosedur Pengambilan Barang
No. Dok: SOP.LOG.3.C.1 No Revisi : 00 Tgl Terbit : 18 November 2019 Halaman 8 dari 10
Page : 9 of 8
PT. ARES PRATAMA MEDIKA Code No. : SOP.LOG.3.C.1
Rev No. : 00
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Terbitan : 2021
SOP / Ver.1-2019 Tgl Rev : -
3.C.4. Prosedur Pengiriman Produk Diagnostik Invitro
No. Dok: SOP.LOG.3.C.1 No Revisi : 00 Tgl Terbit : 18 November 2019 Halaman 9 dari 10
Page : 10 of 8
PT. ARES PRATAMA MEDIKA Code No. : SOP.LOG.3.C.1
Rev No. : 00
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Terbitan : 2021
SOP / Ver.1-2019 Tgl Rev : -
No. Dok: SOP.LOG.3.C.1 No Revisi : 00 Tgl Terbit : 18 November 2019 Halaman 10 dari 10
