Berikut 7 Langkah-Langkah Standar

Operasional Prosedur (SOP) Stock Opname

By Tuadi, 08 April 2021

       
Stock opname merupakan kegiatan perhitungan persediaan fisik (barang dagang) atau stock
yang berada di dalam toko atau gudang. Arti dari stock opname adalah sebagai salah satu cara
dalam mengendalikan stok barang dalam bisnis usaha perdagangan. Fungsi lainnya yaitu
mengontrol kesesuaian antara jumlah barang fisik  dengan catatan pembukuan atau data di
mesin pencatat (computer).

Tujuan Stok Opname

Tujuan dari stok opname tidak lain untuk mengetahui secara pasti kebenaran catatan dalam
pembukuan perusahaan, yang mana termasuk salah satu fungsi untuk sistem pengendalian
intern ( biasa disebut SPI). Melalui kegiatan ini maka akan diketahui keadaan yang terjadi
antara catatan pembukuan dan persediaan fisik yang ada.
Nah, jika terjadi selisih antara catatan dan jumlah persediaan barang, maka ada kesalahan
pencatatan atau bahkan terjadi kecurangan yang berkaitan dengan perusahaan.
Perusahaan besar dengan pengendalian intern stock opname memiliki petugas khusus (petugas
audit) sendiri. Hal ini untuk menghindari terjadi manipulasi data oleh oknum tidak
bertanggung jawab yang nantinya akan menimbulkan kerugian untuk pihak perusahaan
tersebut.

Manfaat Stock Opname

Sebelum ke Standar Operasional Prosedur (SOP) stock opname, lihat dulu apa saja manfaat
dan tujuan stock opname. Agar ketika nanti kita melakukan stock opname melalui SOP bisa
berjalan dengan lancar:
1. Memunculkan data valid persediaan perusahaan.
2. Menjadi alat kontrol terhadap pengawasan persediaan perusahaan.
3. Agar dapat diketahui Harga Pokok Produk (HPP) dan dapat dijadikan acuan perkiraan
laba-rugi perusahaan.
4. Dapat dijadikan sebagai informasi kondisi barang secara kuantitas maupun kualitas.
5. Sebagai pembanding stok dari satu periode laporan dengan periode laporan selanjutnya,
sehingga kontrol stok dapat efisien.
 3 Tahapan dalam Standar Operasional Prosedur (SOP)
Stock Opname
Berikut ini adalah langkah – langkah Standar Operasional Prosedur (SOP) stock opname :

1. Persiapan Stok Opname

3-7 Hari sebelum proses stock opname komunikasi harus dilakukan dengan bagian gudang.
Beberapa hal yang harus disiapkan :
a. memberi perintah kepada pihak gudang untuk menyiapkan tag/stiker tertentu yang
digunakan untuk memberi tanda stok yang telah dihitung nantinya pada saat dilakukan stock
opname.
b. Menginstruksikan orang gudang untuk merapikan stok dengan menatanya sesuai kode
dan jenis barang, sehingga pada saat melakukan stock opname tidak terjadi kerancuan karena
masalah lokasi barang yang tidak beraturan.
c. Bagian gudang diinstruksikan untuk melengkapi stok gudang dengan barcode yang
sesuai dengan program. Setiap barang yang ada di gudang sudah memiliki kode barang
tersendiri, ini untuk memudahkan tim penghitung pada saat dilakukannya proses stock
opname.
d. Selain itu bagian gudang juga diwajibkan untuk menyiapkan stiker dengan tulisan
“TIDAK DIHITUNG”. Stiker ini nantinya digunakan untuk barang-barang yang tidak perlu
dihitung pada saat dilakukannya stock opname. 
Barang-barang yang tidak perlu dihitung ini antara lain:
1. Barang/stok yang masuk selama proses stock opname, atau yang masuk setelah tanggal
cut off stock opname.
2. Barang yang bersifat titipan dari pihak lain atau yang sering disebut konsinyasi. Barang
ini tidak perlu dihitung karena tidak boleh diakui sebagai stok.
3. Barang rusak yang sudah tidak bisa diretur dan yang nilainya disepakati untuk dihapus.
Untuk Barang yang seperti ini lebih baik peletakannya disendirikan penyimpanannya di
dalam gudang tertentu.

2. Tahapan Penjabaran Pekerjaan

Jika sudah sampai pada tahap ini, artinya hari pelaksanaan stock opname sudah bisa untuk
dimulai. Tahap persiapan ini biasanya dilakukan menjelang H-1. Hal yang perlu dipersiapkan
pada saat tahap ini antara lain:
a. Mengumpulkan seluruh tim untuk melakukan briefing terkait pelaksanaan stock
opname yang akan dilakukan. Di sini perlu dijabarkan secara detail mengenai tugas masing-
masing orang yang akan terlibat dalam proses stock opname. pastikan mereka menerima
briefing tugas dengan jelas sehingga kedepannya tidak terjadi mis komunikasi dan salah
perhitungan yang akan berdampak tidak baik untuk perusahaan.
b.  Memberikan arahan kepada bagian gudang untuk melengkapi inputan terkait mutasi
barang sampai dengan ditutupnya jam operasional pada H-1.
c. Meminta bagian gudang untuk menghentikan mutasi barang terhitung semenjak
ditutupnya jam operasional sampai dengan selesainya proses stock opname.
3. Tahapan Stock Opname
Pada Tahapan ini stock opname dimulai. Hal yang harus dilakukan pada langkah ini adalah:
a. Memastikan ulang bahwa seluruh transaksi yang berhubungan dengan stok sudah
masuk semua kedalam program.
b. Setelah semua stok sudah ter-input ke program, print semua stok dari program yang
akan dijadikan pedoman stok. 
c. Hasil dari print ini kemudian akan dibagikan kepada pihak accounting di tiap tiap
bagian tim stock opname. Usahakan yang menerima hasil print bukanlah orang gudang,
karena orang gudang tidak boleh tahu stok versi program pada saat melakukan penghitungan.
d. Proses stock opname mulai berjalan, setiap stok yang sudah dihitung diberi tag/ stiker
agar tidak terjadi double penghitungan.
e. Setiap lembar stok yang sudah penuh diisi dengan hasil opname, kemudian diserahkan
ke bagian tim input untuk mulai disalin ke software excel terlebih dulu. Format excel yang
digunakan ini harus bisa menunjukkan perbandingan stok versi program dengan hasil stock
opname, sehingga bisa diketahui stok mana saja yang terjadi selisih.
f. Kemudian setelah proses stock opname selesai, yang perlu dilakukan selanjutnya adalah
melakukan pengecekan ulang atas stok yang selisih. Apakah terjadi salah hitung atau memang
terjadi selisih atas stok.
g. Setelah semua proses selesai, maka hasil stock opname tersebut diserahkan ke bagian
accounting untuk dilakukan adjustment stock atau penyesuaian persediaan ke program.

Jika tahapan diatas sudah diselesaikan, prosedur stock opname bisa dikatakan sudah selesai.
sebaiknya stok opname ini rutin dilakukan supaya pengontrolan barang di perusahaan juga bisa
terkontrol lebih detail.

Jika ditakutkan adanya manipulasi data oleh pihak pihak tidak bertanggung jawab dari dalam
perusahaan, anda bisa meminta pihak ketiga seperti lembaga lembaga yang mengurusi stok
opname sehingga data yang diolah bisa lebih terjamin kebenarannya dibandingkan diolah oleh
orang orang tertentu yang memiliki maksud tidak baik untuk perusahaan yang anda miliki.