Pengertian 

stock opname adalah kegiatan perhitungan jumlah stok persediaan barang

dagang secara fisik dan menyesuaikannya dengan catatan akuntansi dalam bisnis. 

Pada dasarnya, kegiatan ini tidak hanya digunakan untuk menghitung persediaan saja,
tetapi juga dapat digunakan untuk menghitung barang atau benda yang berkaitan dengan
kegiatan operasional perusahaan.

Pengelolaan kegiatan untuk menyesuaikan catatan akuntansi dengan stok fisik yang
disimpan perusahaan ini sangat diperlukan agar biaya operasional yang timbul tidak
melebihi batas dan perusahaan bisa menentukan pembelian stok dengan tepat dikemudian
hari.

Selain itu, tujuan dilakukannya stock opname yaitu untuk menyesuaikan catatan akuntansi

dengan stok fisik yang disimpan perusahaan.

Biasanya hal ini dilakukan pada akhir tahun, namun, sejumlah perusahaan yang
menerapkan sistem pengendalian yang lebih tertata biasanya melakukannya setiap tiga
atau empat bulan sekali.

Dalam cara melakukan stock opname, selain membutuhkan aplikasi perhitungan stok

gudang, Anda juga membutuhkan sebuah tim yaitu tim penghitung dan tim input.

Sekarang ini dengan perkembangan teknologi sudah ada barcode.

Dengan menggunakan  barcode, proses perhitungan stok bisa dilakukan lebih cepat dan
efisien.

Selain itu dengan menggunakan barcode, kesalahan dalam pencatatan dan perhitungan

barang bisa lebih diminimalisir.

Salah satu komponen penting agar stok opname lebih mudah, efisien, dan akurat adalah
dengan penggunaan Stock Keeping Unit (SKU).

Penerapan SKU juga diyakini membantu perusahaan mengurangi kesalahan pencatatan dan
perhitungan stok barang.

Stock Keeping Unit atau SKU merupakan identitas berupa kode unik pada setiap barang ritel
untuk memudahkan pihak perusahaan mengenal jenis-jenis stok barang.

SKU antara satu jenis barang dengan barang lain akan berbeda sebagai penanda.

Kode yang digunakan biasanya terkait dengan unsur merek, warna, ukuran, dan tipe barang.
 Secara teknis, SKU biasanya dicetak dalam barcode untuk memudahkan perusahaan
melakukan inventarisasi atau stok opname.

Kenapa Harus Melakukan Stock Opname?

Kegiatan opname stok dilakukan untuk mengetahui secara pasti dan benar tentang
persediaan barang yang ada pada catatan pembukuan dan barang yang ada di gudang,
apakah jumlahnya sama atau berbeda.

Jika ditemukan barang lebih banyak daripada yang tertulis di daftar stok, maka bisa
dilakukan pengecekan ulang apakah kemungkinan ada transaksi yang belum dicatat atau
kesalahan dalam melakukan pencatatan.

Jika terjadi kekurangan, biasanya bisa dilakukan dengan dua cara yaitu dengan membuat
jurnal penyesuaian atas kekurangan barang.

Bisa juga perusahaan membebankan kepada petugas bagian stok barang melakukan

penggantian atas kekurangan barang.

Kegiatan ini juga dapat dilakukan untuk akun-akun seperti kas, piutang, utang dan aktiva
lainnya.

Beberapa tujuan dilakukannya stock opname yaitu adalah sebagai berikut:

1. Mencegah kerugian perusahaan karena kelalaian perhitungan.

2. Mengetahui jumlah yang sebenarnya ada.
3. Mengatur mutasi barang dari dan keluar perusahaan.
4. Pengendalian internal.

Sedangka manfaat stock opname bagi bisnis dan perusahaan lainnya yaitu sebagai

berikut:

1. Meminimalisir penyimpangan terhadap barang, baik itu kekurangan atau kelebihan.

2. Bisa untuk tidak lanjut secara cepat jika ada barang hilang atau kekurangan barang,
sehingga tidak sampai terjadi stok barang menjadi kosong.
3. Dapat digunakan sebagai analisis tahun-tahun sebelumnya sehingga perkembangan
perusahaan bisa diketahui.
4. Mengetahui secara pasti arus masuk dan keluar barang secara pasti.
5. Mengetahui kondisi barang di gudang secara pasti.
6. Mengetahui keakuratan perhitungan dengan cara mencocokan catatan pembukuan
dengan stok barang yang ada.
7. Membantu menghitung harga pokok penjualan (HPP).
8. Sebagai pembanding dengan data tahun sebelumnya atau dengan data perusahaan
sejenis.
9. Mengetahui keberadaan persediaan yang sebenarnya dimiliki.
10. Mengidentifikasi kecurangan atau kelalaian yang terjadi perusahaan.
11. Membantu dalam hal pengambilan kebijakan perusahaan.

Baca juga: Apa itu Cash Opname? Begini Prosedur

Pelaksanaanya!

Kapan Stock Opname Dilakukan?

Masing-masing perusahaan memiliki kebijakan tersendiri terkait periode kegiatan stock

opname.

Berbeda jenis usaha juga pasti berbeda pula kebijakan untuk menentukan kapan sebaiknya
dilakukan perhitungan stok barang ini.

Umumnya periode untuk  stock opname dilakukan dalam periode tahunan, per kuartal (4
bulan), triwulan (3 bulan), bahkan ada yang setiap bulan sekali.
Tetapi kebanyakan perusahaan melakukan perhitungan dan pengecekan stok adalah per
kuartal atau triwulan, karena memang proses ini membutuhkan waktu yang tidak sedikit.

Selain itu, para petugas juga harus memeriksa secara detail semua barang dan beserta
kondisinya.

Untuk menekan risiko selisih dari stok, pada beberapa perusahaan melakukan kegiatan
opname stok barang di setiap awal bulan dan dilengkapi dengan pembuatan berita acara
opname stok.

Tujuannya adalah agar perbedaan stok dapat segera diketahui dan dicari tahu akar dari
analisis perhitungannya.

Jika penyebabnya adalah jumlah barang, maka jarak waktu ketika melakukan opname stok
barang juga semakin lama.

Kegiatan ini dapat Anda lakukan di sela hari kerja atau ketika perusahaan sedang tidak
beroperasi.

Bagaimana Cara Melakukan Stock Opname?

 Berikut adalah standar operasional prosedur (SOP) cara melakukan stock opname dengan
langkah-langkah yang tepat:

1. Menghentikan pergerakan barang masuk dan keluar dari perusahaan, agar nantinya saat
perhitungan tidak ada selisih kelebihan atau kekurangan. Opname stok barang yang
paling efektif adalah dilakukan saat liburan sehingga tidak ada transaksi masuk dan
keluar.
2. Jika lokasi gudang lebih dari satu, maka opname stok barang harus dilakukan lebih dari
satu orang agar maksimal.
3. Pastikan seluruh dokumen yang dibutuhkan sudah lengkap sebelum melakukan opname
stok.
4. Lakukan perhitungan secara cermat dan teliti agar tidak ada kesalahan data.
5. Setelah perhitungan fisik diketahui hasilnya, langkah selanjutnya adalah membandingkan
dengan pencatatan pada buku tentang jumlah barang yang tersedia dalam gudang.
6. Membuat laporan opname stok barang.
7. Melaporkan hasil laporan opname stok barang.

Untuk pejelasan lebih lengkapnya, simak beberapa tahapan dalam menghitung opname
stok di bawah ini:

Tahap Awal

Tahap ini biasanya dilakukan jauh-jauh hari, sekitar satu minggu sebelum proses
melakukan stock opname.

Di tahap ini, komunikasi akan lebih banyak dilakukan dengan orang gudang. Yang perlu
dilakukan pada tahap ini antara lain:

1. Menginstruksikan bagian gudang untuk menyiapkan tag/stiker yang digunakan untuk

memberi tanda stok yang telah dihitung nantinya pada saat melakukan stock opname.
2. Menginstruksikan orang gudang untuk merapikan stok dengan menatanya sesuai kode
dan jenis barang, sehingga pada saat proses ini dilakukan tidak terjadi kerancuan karena
masalah lokasi barang yang tidak beraturan.
3. Menginstruksikan bagian gudang untuk melengkapi stok gudang dengan barcode  yang
sesuai dengan program. Jadi setiap barang yang ada di gudang harus dilengkapi dengan
kode barang, ini untuk memudahkan tim penghitung pada saat dilakukannya
proses stock opname.
4. Menginstruksikan bagian gudang untuk menyiapkan stiker dengan tulisan “TIDAK
DIHITUNG”. Stiker ini nantinya digunakan untuk barang-barang yang tidak perlu dihitung.

Barang-barang yang tidak perlu dihitung ini antara lain:

1.
 a. Barang/stok yang masuk selama proses stock opname, atau yang masuk setelah
tanggal cut off stock opname.
b. Barang yang bersifat titipan dari pihak lain atau yang sering disebut konsinyasi.
Barang ini tidak perlu dihitung karena tidak boleh diakui sebagai stok.
c. Barang rusak yang sudah tidak bisa diretur dan yang nilainya disepakati untuk
dihapus. Barang seperti ini sebaiknya juga disendirikan penyimpanannya di dalam
gudang.

Tahap Persiapan

Pada tahap ini artinya hari pelaksanaan stock opname  sudah mendekati hari-H.

Tahap persiapan ini biasanya dilakukan pada H-1. Hal yang perlu dilakukan pada tahap ini
antara lain:

1. Memanggil semua tim untuk melakukan briefing terkait pelaksanaan hal ini. Di sini perlu
dijelaskan mengenai tugas masing-masing orang yang akan terlibat dalam
proses stock opname.
2. Menginstruksikan bagian gudang untuk melengkapi inputan terkait mutasi barang sampai
dengan jam tutup operasional pada H-1.
3. Menginstruksikan bagian gudang untuk menghentikan mutasi barang terhitung sejak
tutupnya jam operasional sampai dengan selesainya proses stock opname.

Tahap Akhir

Tahap ini adalah hari di mana stock opname dilakukan. Hal yang harus dilakukan pada
langkah ini adalah:

1. Memastikan kembali bahwa semua transaksi terkait stok sudah ter-input semua ke

program.
2. Setelah semua stok sudah ter-input ke program, print semua stok dari program sebagai
pedoman stok. Hasil print ini kemudian dibagikan kepada bagian accounting di masing-
masing tim. Usahakan yang menerima hasil print bukanlah orang gudang, karena orang
gudang tidak boleh tahu stok versi program pada saat melakukan penghitungan.
3. Proses stock opname mulai berjalan, setiap stok yang sudah dihitung diberi tag/stiker
agar tidak terjadi penghitungan ganda.
4. Setiap lembar stok yang telah penuh diisi dengan hasil opname diserahkan ke bagian
tim input untuk mulai disalin ke excel terlebih dahulu. Format rumus excel yang digunakan
ini harus bisa menunjukkan perbandingan stok versi program dengan hasil stock opname,
sehingga bisa diketahui stok mana saja yang terjadi selisih.
5. Setelah proses selesai, yang perlu dilakukan selanjutnya adalah melakukan pengecekan
ulang atas stok yang selisih. Apakah terjadi salah hitung atau memang terjadi selisih atas
stok.
6. Jika semua proses sudah selesai, maka hasil tersebut diserahkan ke
bagian accounting  untuk dilakukan adjustment stock atau penyesuaian persediaan ke
program.

Jika Anda sudah memahami arti pengertian stock opname, juga mengetahui langkah-
langkahnya, Anda bisa memulai untuk mempraktikkan cara tersebut agar mendapatkan
hasil dari opname stok barang yang rapi dan akurat.

Hal ini juga dapat menghindari beberapa kesalahan yang dapat terjadi sewaktu-waktu.

Beberapa opsi yang biasanya dilakukan jika risiko selisih jumlah adalah hasil selisih stok
barang dibebankan kepada perusahaan dengan cara membuat jurnal penyesuaian.

Kini Anda bisa melakukan prosedur stock opname dengan lebih mudah

menggunakan software  akuntansi Jurnal.

Jurnal terintegrasi dengan 5 software  POS termutakhir yaitu iREAP POS Pro, Moka POS,
Oktopus POS System, Vend POS dan POS iSeller.

Integrasi Jurnal dengan berbagai software  POS membuat Anda tidak perlu lagi repot-repot

menyesuaikan data di POS dengan software akuntansi Anda.

Proses stock opname memang merepotkan dan menyita banyak waktu, oleh karena itu,
manfaatkan aplikasi  inventory barang berbasis web untuk membantu pekerjaan Anda
dalam mengelola inventory.

Jurnal memiliki fitur aplikasi perhitungan stok gudang yang akan memberikan Anda
kemudahan dalam proses pemantauan dan perhitungan stok barang di gudang hingga
membuat laporan stock opname secara akurat dengan data realtime.

Daftarkan bisnis Anda sekarang juga dan nikmati free trial coba gratis 14 hari Aplikasi
Jurnal untuk pengguna baru.

Langkah-Langkah Melakukan Opname Stok agar Lebih

Efektif
 Bagi Anda pemula dalam hal  stock opname tentu masih kebingungan dengan bagaimana
cara melakukan kegiatan ini dengan tepat.

Untuk itu penting untuk mengikuti beberapa tips berikut ini agar cara melakukan stock
opname yang anda lakukan terlaksana dengan benar dan efektif, yaitu adalah sebagai
berikut:

1. Atur Jadwal Stock Opname

Dengan melakukan penjadwalan tentunya stock opname terjadi secara teratur, sehingga

tidak menumpuk yang berakibat semakin sulitnya melakukan pendataan.

Untuk Anda yang masih bingung menentukan kapan dan seberapa sering stock
opname dilakukan bisa menyesuaikan dengan hal berikut:

 Perhatikan jenis usaha yang Anda jalani. Jika Anda memiliki usaha di bidang kuliner
ataupun minuman, stock opname harus dilakukan lebih cepat. Hal ini karena bahan-bahan
yang digunakan biasanya lebih cepat menyusut dan tidak tahan lama.
 Perhatikan laporan penjualan. Analisis kapan waktu usaha Anda mengalami high season.
Lakukan penjadwalan lebih cepat dari waktu-waktu krusial tersebut agar Anda lebih siap
menerima pesanan yang meningkat.
 Lakukan di luar waktu penghitungan laporan keuangan atau pembukuan.

Waktu penghitungan bisa ditentukan sendiri sesuai dengan kenyamanan Anda seperti
setelah jam tutup toko atau sebelum buka toko.
Jika tidak memungkinkan, Anda mungkin harus menutup toko selama beberapa jam di
waktu operasional.

2. Lakukan Pemetaan Produk

Langkah pertama yang bisa anda lakukan dalam tahap awal  stock opname ialah pemetaan
produk.

Intruksikan bagian gudang untuk memberikan  tag atau sticker pada setiap stok barang

yang dimiliki.

Hal ini selain mempermudah dalam menemukan barang yang hendak dihitung juga
merapikan persediaan gudang yang dimiliki.

3. Buat Denah Gudang Penyimpanan

Agendakan untuk berkeliling gudang dan membuat denah gudang penyimpanan Anda.

Ilustrasikan tiap rak penyimpanan untuk memetakan tempat penyimpanan tiap barang yang
ada.

Dengan adanya denah ini baik Anda ataupun staf akan lebih mudah menemukan letak
barang, apalagi jika mempunyai gudang yang cukup besar atau jenis barang yang beragam.

Denah tersebut juga akan berguna pada saat penghitungan. Anda dapat menandai bagian-
bagian mana yang telah dihitung sehingga tidak perlu berulang kali mengecek ke tempat
yang sama.

4. Tugaskan Staff yang Kompenten

Bentuklah tim khusus untuk melakukan penghitungan.

Staff yang masuk ke dalam tim ini bukan sembarang staff.

Pastikan siapapun yang diberi tanggung jawab dalam pekerjaan ini mempunyai
kemampuan menghitung yang mumpuni, memiliki stamina dan konsentrasi yang prima
serta teliti.

Dengan staff yang kompeten, proses stock opname yang adalah mudah dapat dilakukan
lebih mudah dan cepat.

Walaupun begitu tetap lakukan briefing  sebelumnnya, agar semua pekerjaan yang telah
ditentukan berjalan dengan lancar.

Selain itu, bekali pula staf Anda dengan asupan tenaga yang cukup.

Karena asupan ini penting untuk menjaga konsentarasi dan stamina agar mereka tetap
fokus menghitung.

5. Tandai Tiap Rak atau Kardus

Setelah membuat ilustrasi penyimpanan, tandai pula setiap rak dan barang yang Anda
miliki.

Selain memudahkan Anda untuk mengenali barang, penandaan ini juga membantu
menemukan barang-barang yang terpisah dari kelompoknya.

Ini memastikan tidak ada barang yang “nyasar” di tempat yang tidak sesuai.
Pemberian tanda ini juga akan sangat membantu ketika melakukan penjualan.

Jika barang-barang tidak ditandai, maka transaksi akan terasa lebih sulit karena Anda perlu
mencari secara berulang-ulang apabila tidak teliti.

6. Pisahkan Antara Stok Baru dan Stok Lama

Mencampur aduk stok barang juga akan membuat kebingungan dalam pencatatan dan
perhitungan.

Pisahkan stok lama dan stok baru untuk mempermudah penghitungan jumlah stok lama
yang terjual dan belum terjual.

Dengan pemisahan ini Anda juga bisa mengeluarkan stok lama terlebih dahulu.

Barang yang pertama kali masuk bisa diletakkan pada posisi yang paling depan agar
mudah diambil.

Sistem ini dikenal dengan nama First In First Out atau FIFO.

Penggunaan aplikasi stok barang dapat membantu hal ini untuk mengurangi risiko kerugian
karena produk kadaluarsa.

7. Lakukan Cycle Counting

Tips selanjutnya adalah dengan  cycle counting atau partial stock-takes yaitu metode

penghitungan stock opname yang dilakukan secara terus menerus atau disebut juga
dengan mencicil penghitungan.

Dengan cycle counting  Anda melakukan penghitungan untuk tiap barang satu persatu
secara rutin.

Cara ini lebih efektif dibandingkan dengan melakukan penghitungan seluruhnya sekaligus
dalam satu waktu.

Metode ini cukup menguntungkan karena akan mengurangi kerepotan dan kebingungan.
Selain itu Anda dapat lebih dini mendeteksi kekeliruan stok, sehingga tidak perlu waktu
yang lama untuk melakukan perbaikan.

Anda pun tidak perlu meluangkan waktu khusus atau menutup toko yang justru akan
mengurangi penjualan.

Cycle counting bisa dilakukan per hari atau per minggu sesuai dengan preferensi tiap usaha.

8. Double Check

Tips cara melakukan  stock opname selanjutnya yaitu lakukan perhitungan dua kali agar
hasil yang didapat adalah benar serta mengecek kekeliruan.

Ada baiknya stok yang sudah dihitung diberi tanda seperti pemakaian label agar tidak
terhitung dua kali.

9. Jangan Lupa Untuk Melakukan  Stock Opname Secara Rutin

Untuk menjadwalkan  stock opname ada baiknya pilih hari dimana tak banyak transaksi
terjadi.

Ada yang melakukan stock opname setiap bulan namun ada pula yang melakukannya tiap
beberapa bulan sekali.

10. Manfaatkan Teknologi atau Software Akuntansi

Untuk melakukan penghitungan stok barang lebih cepat dan mudah dengan
menggunakan sistem Point Of Sale  (POS) atau aplikasi akuntansi.

Penghitungan dengan sistem POS lebih mudah  karena mampu mengumpulkan data
barang dan transaksi dari setiap toko maupun gudang.

Setiap proses checkout  konsumen baik online  atau offline, produk yang dibeli secara

otomatis akan dihapus dari stok yang terdaftar.

Setelah itu seluruh data stok langsung diperbaharui, sehingga Anda tidak perlu menginput
satu persatu.

Software akuntansi juga dapat membantu Anda dalam menghitung jumlah barang yang

dimiliki di setiap gudang.

Setiap perubahan data yang dilakukan juga akan otomatis mengubah seluruh data yang
ada.
Selain itu data ini pun akan langsung masuk ke dalam laporan keuangan dalam.

Nah, itulah penjelasan lengkap mengenai apa itu pengertian, tujuan, manfaat, langkah-
langkah maupun tips dan cara melakukan stock opname yang adalah benar.

Semoga informasi ini bisa berguna untuk Anda, dan jangan lupa untuk membagikannya di
sosial media.