RANGKUMAN MATERI MANAJEMEN GUDANG

Oleh : Indra Gunawan

(tambahan materi pertemuan 7 & pertemuan 8)
Tambahan Materi pertemuan ke-7

D. MESIN & MEKANISASI

Mekanisasi adalah perluasan kemampuan manusia dengan menggunakan alat
bantu mesin seperti katrol, derek, forklift, scanner dan lain lain.

Dalam proses mekanisasi harus di perhatikan beberapa aspek seperti :

1. tata ruang yang baik
2. Interior gudang yang mendukung
3. Peralatan yang sesuai dengan ruang

Pengaruh mekanisasi pada manusia adalah

1. mengurangi terjadi nya kelelahan pada manusia
2. Efisiensi manpower
3. Efisiensi Biaya karena dapat digunakan dalam jangka waktu lama

Beberapa keuntungan mekanisasi gudang :

1. Umur pakai yang panjang
2. Dapat bekerja lebih cepat dan mengangkat lebih berat
3. Pemeriksaan teratur dapat menghindari kerusakan mendadak
4. Memiliki nilai sisa yang lebih tinggi jika sudah tidak dipergunakan
5. Dapat menyimpan memori yang lebih banyak
6. Dapat menghitung lebih teliti
7. Opersionalnya dapat di hitung dengan lebih teliti
8. Meningkatkan daya guna ruang (untuk penyimpanan yang lebih tinggi)
9. Memperpendek waktu operasi
10. Menekan kecelakaan kerja pada manusia

Agar operasional gudang berjalan dengan baik maka data administrasi gudang
sangat penting agar warehouse management system dapat berjalan dengan
baik.
Ada beberapa jenis administrasi yang dibutuhkan dalam aktivitas
pergudangan seperti :
1. Daftar Barang masuk
2. Daftar stock barang / stock opname
3. Daftar barang keluar
4. Daftar Pengelompokan barang
5. Daftar jadwal pengiriman barang
6. Daftar data pemesanan barang
1. Daftar Barang Masuk :
Daftar barang masuk dalam beberapa bisnis usaha bisa saja memiliki nama
yang berbeda beda tergantung masing masing perusahaan
Daftar barang masuk ini harus di sesuai kan dengan pesanan barang atau
Puchasing order yang diterbitkan oleh perusahaan penerima barang, juga
harus di sesuaikan dengan manifest / surat jalan yang di terbitkan oleh
pengirim barang.
Isi / kolom daftar barang masuk di sesuaikan dengan jenis barang tersebut,
misalnya dapat berisi :
- Quantity
- Jenis Produk
- Warna
- Ukuran kemasan
- Kelengkapan tambahan dari jenis barang masuk

Berikut adalah hal-hal penting yang perlu diperhatikan dalam system

administrasai penerimaan barang pada saat barang masuk yaitu :
1. Bukti pesanan barang dari Gudang ( untuk memastikan pesanan barang
dalam spesifikasi yang tepat ).
2. Bukti Tanda Barang diterima ( untuk penagihan ).
3. Cek Bukti Pemesanan dengan Fisik Barang.
4. Cek Expired Date dan Kondisi Barang.
5. Surat Jalan ( Untul Retur )
6. Memasukkan Barang ke Penyimpanan.
7. Bukti Pemesanan ( Purchase Order )

2. Daftar Stok Barang / Stok opname :

Setelah barang di receiving dan di putaway pada lokasi atau racking yang
disediakan maka barang tersebut telah masuk kedalam WMS berupa daftar
stock barang.

Daftar stock barang ini sangat penting bagi WMS karena daftar tersebut
digunakan oleh divisi marketing/pemasaran karena dengan stok yang ready
maka divisi pemasaran tidak kehilangan peluang bisnis.

Daftar Stok Barang juga berfungsi sebagai penentuan informasi buffer stock,
serta dapat menentukan produk mana yg Fast Moving dan Slow Moving
sehingga membantu untuk bagian pemesanan barang dalam melakukan
prediksi pesanan dan bagian pemasaran barang lebih optimal serta fokus.

Selain itu juga Admin gudang secara mudah mengetahui dan menata ulang
lokasi tempat penyimpanan barang mana yg termasuk Fast Moving dan mana
yg Slow Moving untuk mempermudah pengambilan barang.
Daftar stok barang harus selalu di update setiap waktu, tergantung kebutuhan
perusahaan, dapat secara weekly atau monthly

3. Daftar barang keluar :

Setelah terjadi penjualan oleh divisi pemasaran maka akan ada pemesanan
barang dari konsumen, maka bagian admin gudang akan menerbitkan daftar
barang keluar, yang nantinya daftar tersebut akan dipergunakan oleh divisi
picking dan packing untuk mengambil barang sesuai dengan letaknya

Daftar barang keluar harus sinkron dengan Surat Jalan ke konsumen, agar
bisa terkontrol jika terjadi fraud pada setiap level di lapangan

Daftar barang keluar ini nantinya akan saling terkait antara pemesanan
barang berikutnya dan juga kondisi ratio stok barang

Daftar barang keluar juga harus sinkron dengan divisi finance, untuk di
seusaikan dengan nota pembayaran konsumen

4. Daftar pengelompokan Barang :

Daftar ini untuk memudahkan pengambilan barang pada storage/racking
Daftar ini juga terkoneksi dan merupakan turunan dari daftar barang keluar
Namun hal ini tergantung dari jenis barang / produk suatu bisnis, biasa nya
daftar ini banyak terjadi di gudang “customer good” atau gudang barang
kebutuhan harian.

5. Daftar Jadwal pengiriman barang :

Daftar ini untuk memudahkan proses pengiriman barang, selain itu dapat
mempermudah peletakan barang, Menunjukkan mana barang yang harus
diambil/di antar terlebih dahulu sehingga tidak ada barang yang tertinggal

Dengan adanya daftar ini maka proses FIFO/LIFO/FEFO dalam sebuah gudang
bisa lebih mudah berjalan dengan baik
6. Daftar data pemesanan Barang :
Daftar ini dibuat oleh admin setelah mendapatkan persetujuan dan approval
dari PIC pemesanan barang, dalam hal ini PIC tersebut bisa Kepala Gudang,
Manager pemasaran atau pun langsung owner /pemilik usaha

Daftar ini harus disesuaikan dengan berbagai jenis pertimbangan seperti :

- kondisi stok barang
- estimasi leadtime order barang tiba masuk di gudang
- kondisi kebutuhan market / trend Sales
- kondisi finansial (Term Of Payment/TOP)

Terkait dengan pemesanan barang ada beberapa hal yang perlu di perhatikan
seperti :
1. Ketika satu pihak memesan sejumlah barang ke pemasok, Maka dia akan
mengirimkan PO ke distributor. Barang sesuai jumlah PO ini nantinya akan
dibawa ke Gudang tempat yang disiapkan oleh konsumen. Tim Gudang
tentunya tidak selalu tahu jenis barang apa yang dipesan, Oleh sebab itu
tim Gudang perlu memastikan kesesuaian PO dengan fisik barang yang
ada.
2. Setelah PO diperiksa dan sesuai dengan seluruh item yang dibawa, maka
selanjutnya dibuat Bukti Tanda terima Barang.

* Bukti Tanda Terima Barang serta Faktur akan berhubungan dengan

penagihan uang.
* Bukti Tanda Terima barang akan dijadikan dasar oleh pihak supplier untuk
menagih ke pemesan barang.
* Pentingnya untuk membuat Bukti Tanda Terima Barang ini asli dan ada
tanda-tanda yang dilampirkan, semisal PO atau surat lain yang menjamin
keaslian dokumen tersebut.
 Materi pertemuan ke-8

Hampir lebih dari 60% masalah yang terjadi di gudang adalah pengelolaan
terkait penyimpanan barang yang menyebabkan biaya operasi menjadi besar,
diantaranya :
1. Jumlah barang tidak sesuai antara antara aktual dan data base
2. Barang ada di data base, tetapi sulit ditemukan
3. Penyimpanan tidak sesuai layout
4. Pergerakan barang tidak FIFO atau FEFO
5. Gudang berantakan, kualitas barang menurun, dan sulit mengontrol
jumlahnya
6. Gudang tidak efisien dan rawan kecelakaan, dll

Prinsip 5S merupakan bagian dari warehouse management.

Dengan penerapan 5S, gudang menjadi lebih produktif, efisien, aman
dan nyaman.

Konsep 5S adalah filosofi atau nilai nilai suatu organisasi dalam mengatur dan
mengelola ruang kerja dan alur kerja dengan tujuan efisiensi dengan cara
mengurangi adanya buangan (waste) baik yang bersifat barang atau
peralatan maupun waktu.

APA ITU “ 5S ” ???

Maksud dari nilai/konsep ini adalah bagaimana dalam pekerjaan

menyingkirkan hal yang tak perlu selama proses berlangsung, misalnya
material atau tools, agar laju pengaturan material barang baik dan lancer pada
saat pembongkaran, penyusunan maupun pengiriman.

Metode yang diterapkan pada konsep 5S untuk seiri (short) ialah

mendekatkan barang atau alat-alat yang dibutuhkan dalam sebuah proses.
Penerapan 5S Seiri berfungsi untuk mengurangi pemborosan pencarian atau
dalam arti lebih luas ialah penghematan waktu pencarian dan waktu
pengambilan alat/material yang dibutuhkan.
2. Seito
Maksud dari metode ini adalah bagaimana agar barang material dapat
diletakkan dengan lebih teratur atau bagaimana alat alat pendukung aktivitas
gudang diletakkan pada tempatnya yang sesuai dengan kebutuhan dan ruang
yang ada.

Contoh penerapan dalam gudang misalnya diberikan penanda pada lokasi

penyimpanan barang atau tools/alat bantu gudang (Palet, Derek, Scanner,
Forklift, dll) Sehingga memudahkan pengambilan dan pencarian kembali jika
di butuhkan dan juga bisa diketahui jika ada barang atau tools yang hilang

konsep ini berfungsi untuk memastikan rasa kepemilikan setiap karyawan

terhadap kualitas produk yang akan dihasilkan oleh perusahaan tersebut.
Contoh penerapan metode ini yaitu tumpukan-tumpukan kotoran atau sisa-
sisa kepingan materi/material dari hasil materi atau material yang telah dibuat
menjadi produk bisa berdampak kepada kotornya tools/alat bantu
perlengkapan yang jika dibiarkan terlalu lama dapat mengakibatkan tools
tersebut mudah rusak , atau bisa juga akan membuat terkontaminasinya
barang/produk yang akan dihasilkan atau yang akan di antarkan kepada
konsumen, Misalnya forklift yang tidak dibersihkan dapat mengakibatkan
tetesan oli atau minyak yang dapat membuat barang terkontaminasi.

penerapan systematize adalah Gudang harus melakukan konsep seiri, seiton

dan seiso secara rutin. Konsep ini dapat di kontrol dengan cara melakukan
audit rutin yang melibatkan administrasi dalam mengontrol dan mengawasi
pelaksanaan nya pada karyawan. Biasanya konsep ini dapat mempengaruhi
KPI (Key Performance Indicator)/penilaian terhadap karyawan.
Tujuan diterapkanya konsep seiketsu ialah untuk memastikan bahwa ketiga
poin di atas berjalan sesuai dengan yang diharapkan demi mencapai performa
gudang yang efektif dan efisien
Penerapan konsep ini adalah untuk menciptakan budaya etos kerja yang
terstandar dan terukur dalam kedisiplinan karyawannya sehingga dapat
menciptakan karyawan yang rajin.

Manfaat dari konsep 5S pada tahapan standarize ialah peningkatan perbaikan

yang dilakukan secara terus menerus dengan tujuan untuk mencapai
kesempurnaan dan peningkatan produktivitas gudang.