Manajemen persediaan (inventory)

dlam bisnis ritel

bagian
1
PENGERTIAN MANAJEMEN
PERSEDIAAN

Manajemen Persediaan atau bisa juga disebut dengan

Manajemen Inventory yakni salah satu bagian dalam
manajemen operasional dan manajemen produksi.
Manajemen Persediaan atau Manajemen Inventory ini dapat
diartikan sebagai kegiatan untuk dapat menjaga jumlah
optimim barang-barang yang dimiliki.
Secara keseluruhan proses produksi ini merupakan suatu
proses yang dinamis terutama pada pergerakan barangnya.
Karena itu akan diperlukan pengelolaan yang baik terhadap
barang tersebut agar tidak dapat mengganggu proses
produksi. Nah pengelolaan inilah yang akan dimaksud
dengan manajemen persediaan.
 Lukas Setia Atmaja
(2003:405)
menejemen persediaan adalah mengadakan
persediaan yang dibutuhkan untuk operasi
Definisi manajemen yang berkelanjutan pada biaya yang
inventory menurut minimum.
para ahli

D.T. Johns dan H.A. Harding

(2001:77)
tujuan manajemen persediaan adalah
meminimalkan investasi dalam persediaan
namun tetap konsisten dengan penyediaan
tingkat pelayanan yang diminta.
bagian
2

RUANG LINGKUP
MANAJEMEN
PERSEDIAAN
(INVENTORY)
Perlu diingat bahwa tidak semua sistem manajemen
inventory memiliki fitur-fitur yang sama. Beberapa di
antaranya memungkinkan penggunanya untuk mengelola
inventaris di banyak gudang dan sebagian hanya
memungkinkan penggunanya untuk mengelola stok barang
di satu lokasi.

Terlepas dari penyedianya, berikut ini adalah beberapa fitur

utama yang harus ada dalam sistem manajemen inventaris
yang baik:
 Fitur ini membantu pengguna untuk memantau

1. MANAJEMEN pergerakan stok dari satu lokasi ke lokasi lain.

Ketika barang keluar dari gudang atau toko,

STOK maka fitur ini akan secara otomatis mengurangi

jumlah stok yang dimiliki (inventory on hand).
 Dengan fitur ini, pengguna dapat
mengatur jumlah minimum stok dan

2. MANAJEMEN menyalakan notifikasi yang akan memberi

tahu jika persediaan sudah mencapai

PROCUREMENT
tingkat minimum yang sudah ditentukan.
Pengguna kemudian dapat langsung
melakukan pemesanan ulang secara
otomatis ke supplier.
3.
Fitur ini berfungsi menyimpan seluruh informasi
lengkap terkait pemasok. Dengan fitur ini,
pengguna dapat dengan mudah menemukan
MANAJEMEN pemasok yang ingin dihubungi dan

SUPPLIER
membandingkan penawaran dari satu pemasok
dengan pemasok lainnya.
 Ini merupakan salah satu fitur yang paling dibutuhkan
4. oleh banyak perusahaan, terutama yang bergerak di
bidang ritel dan grosir. Fitur ini memungkinkan
BARCODE pengguna untuk membuat barcode secara otomatis
sehingga mempercepat proses pelabelan. Sistem

SCANNING manajemen inventaris yang bagus menyediakan

integrasi dengan barcode scanner.
 Dengan alat pelacakan pengiriman, penjual dapat
5. dengan mudah melacak barang yang dikirim ke
pelanggan. Beberapa sistem manajemen inventory
SHIPMENT bahkan mengizinkan pelanggan untuk mengonfirmasi
penerimaan barang secara langsung di tempat melalui
TRACKING aplikasi seluler.
 Software manajemen inventaris yang baik
6. menyediakan alat pelaporan canggih yang
menunjukkan data analitik lengkap tentang

LAPORAN pergerakan stok, valuasi stok, jumlah stok,

inventory turnover, dan masih banyak lagi. Dengan

INVENTAR data yang akurat, maka pemangku kepentingan di

perusahaan dapat membuat keputusan bisnis yang

IS
lebih.
bagian 3
PENYEBAB KEHABISAN
PERSEDIAAN (INVENTORY)
1. Adanya data yang tidak akurat

Pencatatan barang dan sebagainya melalui cara manual terbukti memiliki

berbagai kelemahan. Tidak hanya menyebabkan hilangnya penjualan,
kehabisan stok juga dapat menurunkan kepuasan pelanggan dan tingkat
loyalitas mereka pada bisnis Anda.
2. TIDAK MENAMBAH STOK BARANG TEPAT WAKTU

Dengan mengamati pola, memprediksi permintaan barang, dan mengamati tren

pelanggan Anda merupakan langkah agar bisnis Anda terhindar dari masalah
kehabisan stok barang
3.KOMUNIKASI HUBUNGAN DENGAN SUPPLIER KURANG BAIK

Jika suatu produk terjual lebih cepat dari yang diharapkan, jangan menunggu
sampai stok barang menipis. Buat perencanaan dengan supplier Anda mengenai
ekspektasi stok barang per bulan ataupun per kuartal, dan buat negosiasi mengenai
kebijakan pembayaran dan pengembalian produk jika memungkinkan.
4. MODAL KERJA TIDAK CUKUP

Beberapa bisnis mengalami kehabisan stok barang karena

kurangnya dana untuk membeli inventaris baru. Pastikan Anda
telah memiliki perjanjian kerja sama tentang mekanisme
pembayaran invoice, termasuk tentang bagaimana jika pelanggan
Anda terlambat melakukan pembayaran.
bagian
4

PENGENDALIAN PERSEDIAAN
(INVENTORY)
 Pengendalian persediaan (stock control)
adalah usaha yang dilakukan oleh
perusahaan dalam penyediaan barang-
barang yang dibutuhkan untuk proses
produksi agar terpenuhi secara optimal
PENGERTIAN sehingga proses produksi berjalan dengan
lancar dan mengurangi adanya resiko
PENGENDALIAN yang akan terjadi seperti kekurangan
barang serta perusahaan dapat
PERSEDIAAN memperoleh biaya persediaan sekecil-
kecilnya yang akan menguntungkan
perusahaan.
Pengendalian persediaan harus dilakukan dengan seimbang. Jika
persediaan terlalu besar (over stock) maka beban-beban biaya untuk
menyimpan dan menjaga persediaan di dalam gudang akan tinggi
sehingga hal ini akan menyebabkan pemborosan. Sebaliknya, jika
persediaan terlalu kecil atau dapat dikatakan kurangnya persediaan (out
of stock) maka waktu pengiriman barang yang telah disepakati
bersama antara perusahaan dengan konsumen akan menjadi
terhambat. Keterlambatan waktu pengiriman akan membuat konsumen
beralih ke perusahaan lain dalam melakukan pembelian barang.
FUNGSI PENGENDALIAN MANAJEMEN PERSEDIAAN

1. Mengantisipasi adanya keterlambatan

dalam pengiriman bahan baku atau barang
yang dibutuhkan oleh perusahaan

2. Mengantisipasi jika adanya pesanan barang

yang salah sehingga barang tersebut harus di-
retur kembali
FUNGSI PENGENDALIAN MANAJEMEN PERSEDIAAN

3. Memperoleh untung dari pembelian yang dilakukan

berdasarkan quantity discount atau potongan kuantitas

4. Memberikan pelayanan terhadap konsumen dengan

adanya ketersediaan barang yang dibutuhkan oleh
konsumen
FUNGSI PENGENDALIAN MANAJEMEN PERSEDIAAN

5. Sebagai penyimpanan bahan baku atau barang yang

dihasilkan secara musiman. Hal ini memberi kemudahan bagi
perusahaan jika bahan baku atau barang sedang tidak tersedia di
pasaran dikarenakan kehabisan stok.
bagian
5

PENDEKATAN MANAJEMEN
PERSEDIAAN (INVENTORY)
U N T U K M E L A K U K A 2 .M A T E R I A
N
M A N A J E M E N
1 . E C O N O M IC L R E Q U IR E
P E R SE D I A A N , A D A
ORD E R QUANT M E NT
I T Y ( E OQ ) P L A NN I N G
L I M A P E N D E K A T A
N
D I A N T A R A N Y A : (M
RP)

3. J I T (JU 4 . ANALI 5 . PE RI
S T IN T I SA A B O D IC R E
ME ) V IE W
C
 1. ECONOMIC ORDER
QUANTITY (EOQ)
EOQ adalah beberapa jumlah pemesanan
yang paling ekonomis, yaitu jumlah
pembelian barang yang dapat
meminimumkan jumlah biaya pada
pemeliharaan barang di gudang dan
biaya pemesanan setiap tahun
 RUMUS ECONOMIC ORDER
QUANTITY
R = Jumlah barang yang dibutuhkan. Biasanya jumlahnya
kamu dapat lihat dari kebutuhan barang
ditahun
sebelumnya.
S = Biaya pemesanan.
P = Harga beli per Unit. Penting nih buat kamu! Harga yang
dibutuhkan adalah harga per unit dan bukan harga total,
jadi kalian jangan sampai salah hitung ya!
I = Biaya penyimpanan pada setiap unit (holding costs per
unit), jangan lupa, untuk biaya ini bentuknya dalam persen
(%)
Kelebihan Material Requirement
Planning (MRP)
•  Kemampuan memberi harga lebih kompetitif
• Mengurangi harga penjualan
• Mengurangi Inventori
• Pelayanan pelanggan yang lebih baik dan respon
terhadap permintaan pasar lebih baik
KEKURANGAN ECONOMIC ORDER
QUANTITY (EOQ)
• Penggunaan sistem MRP adalah integritas data. Jika terdapat
data salah pada data persediaan, bill material data/master
schedule kemudian juga akan menghasilkan data salah
• MRP sistem membutuhkan data spesifik berapa lama
perusahaan menggunakan berbagai komponen dalam
memproduksi produk tertentu (asumsi semua variable);
•  Sistem ini juga mengasumsikan bahwa "lead time" dalam
proses in manufacturing sama untuk setiap item produk yang
dibuat.
 2. Material Requirement
Planning (MRP)
MRP adalah pembelian suatu barang yang
dibutuhkan dapat direncanakan untuk membuat
produk yang terdiri dari beberapa komponen
atau biasa dikenal dengan assembling
Kelebihan Material Requirement
Planning (MRP)
•Kemampuan memberi harga lebih
kompetitif
• Mengurangi harga penjualan
• Mengurangi Inventori
•Pelayanan pelanggan yang lebih baik dan
respon terhadap permintaan pasar lebih baik
Kekurangan Material Requirement
Planning (MRP)
•Penggunaan sistem MRP adalah integritas data.
Jika terdapat data salah pada data persediaan,
bill material data/master schedule kemudian juga
akan menghasilkan data salah
•MRP sistem membutuhkan data spesifik berapa
lama perusahaan menggunakan berbagai
komponen dalam memproduksi produk tertentu
(asumsi semua variable);
•Sistem ini juga mengasumsikan bahwa "lead time"
dalam proses in manufacturing sama untuk setiap
item produk yang dibuat.
 3. JUST IN TIME (JIT)
Metode ini membuat perusahaan memiliki nol persedian
alias tidak sama sekali ada persediaan. Perusahaan
hanya akan memesan bahan baku ketika bahan baku
benar- benar habis atau hampir habis. Hal ini juga
dilakukan perusahaan dalam rangka menghemat
pengeluaran atau biaya atas pemeliharaan persediaan.
Dengan demikian perusahaan leluasa dan lebih
fleksibel dalam melakukan pemesanan kapan pun
kepada distributor yang sigap dan terpercaya.
Kelebihan Just In
Time

• Proses penerapan Just in Time dinamis

• Memungkinkan pengurangan lead time secara
terus menerus
• Memungkinkan penghematan jumlah tenaga
kerja
• Meminimalkan Inventory
Kekurangan Just In Time

• Perlu adanya kesamaan persepsi dan

kesepakatan atau kontrak yang dibuat yang
menyatakan bahwa produksi yang akan
dijalankan menggunakan sistem JIT
• Sistem produksi just in time menuntut para
pekerja untuk bekerja lebih giat agar target
tercapai
• Bayaran transaksi akan relatif tinggi yang akan
mengakibatkan transaksi yang melambung sangat
tinggi.
 4. ANALISA ABC
Metode ABC melibatkan penggolongan persediaan
berdasarkan total persediaan sesuai masing-masing kelas,
dan sebagai teknik pengendalian persediaan dengan
memperhatikan kelompok barang sesuai tingkat
kepentingan masing- masing kelompok barang tersebut.
Pengelompokan barang dalam ABC Analysis berdasarkan
total nilai penjualan dalam setahun.
Kelebihan Analisa ABC
•Menyajikan informasi tentang biaya relevan
dalam pengambilan keputusan manajemen
•Mampu mengidentifikasi dan menghilangkan non
value added activities/ kegiatan yang tidak
memberikan kontribusi pada nilai akhir dari produk
•Memberikan informasi biaya yang lebih akurat
tentang biaya yang berdasarkan
atas adanya suatu aktivitas tertentu
•Menyajikan laporan biaya-biaya yang lebih
akurat & lebih informatif
Kekurangan Analisa ABC
•Pengeluaran dana dan waktu yang dikonsumsi
pada activity based costing sistem sangatlah
mahal untuk dikembangkan maupun
diimplementasikan
•Mengabaikan beberapa biaya dari analisisnya.
Biaya yang terabaikan tersebut meliputi biaya
iklan promosi dan riset
•Tidak sesuai dengan prinsip akuntansi yang
berlaku umum
 5. Periodic Review

Dalam pendekatan ini, yang dilakukan adalah pada

pemesanan barang dengan interval yang sama, artinya
pemesanan barang sudah menjadwali secara rutin
sehingga biaya yang disiapkan bisa diperkirakan
bagian
6

LAPORAN MANAJEMEN
INVENTORY
LAPORAN MANAJEMEN PERSEDIAAN TERDIRI ATAS:

1.Daftar stok dasar

2.perputaran persediaan
3.ketersediaan produk
4.stok cadangan
5.peramalan
6. titik pemesanan
7.jumlah yang dipesan
1. daftar stok dasar
Daftar stok dasar menjelaskan
tiap SKU dan merangkum
bagaimana posisinya dalam
gudang. Daftar ini terdiri dari
nomor stok dan deskripsi
barang, berapa banyak barang
yang tersedia dan yang
dipesan, dan penjualan selama
12 dan 4 minggu terakhir.
2. perputaran
persediaan
Pergantian persediaan
(inventory turn over) yang
direncanakan dibuat
berdasarkan tujuan finansial
keseluruhan dan digunakan
untuk mengendalikan sistem
manajemen.
3. ketersediaan
produk
Ketersediaan produk (product
availability) menjadi hal yang sangat
penting bagi peritel. Untuk
menentukan berapa banyak produk
yang harus tersedia memerlukan
keputusan manajerial yang rumit.
4. stok
cadangan Stok cadangan (back up stock)
adalah stok yang digunakan untuk
berjaga-jaga jika terjadi kehabisan
stok yang dikarenakan permintaan
melebihi jumlah yang diperkirakan
atau ketika sebuah barang tertunda
kedatangannya.
5. Salah satu teknik untuk meramalkan
peramalan penjualan adalah dengan smoothing
exponential(penghalusan eksponensial),
di mana penjualan di periode waktu
yang lalu diberi bobot untuk
meramalkan penjualan di periode
mendatang. Rumus berikut ini
digunakan untuk meramalkan
penjualan:
Rumus berikut ini digunakan untuk
meramalkan penjualan:
Ramalan baru = Ramalan lama + α
(permintaan aktual –ramalan lama)
6. titik pemesanan
Merupakan jumlah minimum barang yang
harus tersedia

7. jumlah yang dipesan

Jumlah yang dipesan Merupakan selisih antara jumlah
barang yang tersedia dengan titik pemesanan
 laporan persediaan yang dapat kita gunakan
untuk meningkatkan pertumbuhan bisnis ritel :

1. 2. laporan 3. laporan 4.
laporan pengendal analisis laporan
ian penilaian
ABC
produ persediaa
ct n persedia
perfomance
an
1. laporan product perfomance

Dari laporan ini kita akan mendapatkan pemahaman yang

lebih baik tentang kondisi perusahaan secara global, sangat
penting untuk mengetahui seberapa menguntungkan produk
yang kita jual untuk memastikan kinerjanya pada tingkat
optimal. Untuk mengukur kinerja persediaan, kita perlu
membandingkan data yang dikumpulkan sebelumnya
(historis).
2. laporan pengendalian persediaan

Mengetahui berapa banyak stok persediaan yang kita miliki

pada waktu tertentu sangat penting untuk bisnis yang
sukses. Laporan pengendalian persediaan akan
menunjukkan berapa banyak stok persediaan yang kita
miliki. Mengontrol stok persediaan secara efisien
memastikan aset kita yang “bernilai” ini digunakan sebaik
mungkin.
3. laporan analisa ABC

Mengetahui produk apa yang paling berharga dan

paling tidak penting sangat penting untuk mengelola
persediaan kita dengan benar. Melakukan analisis
ABC untuk membantu menginformasikan keputusan
pemesanan ulang di masa depan.
4. Laporan penilaian persediaan

Laporan penilaian persediaan menunjukkan biaya yang terkait dengan biaya-

biaya yang kita butuhkan untuk mendapatkan persediaan tersebut. Biaya ini
termasuk ongkos kirim, ongkos bongkar muat dan lainnya. Laporan Ini
memungkinkan bisnis kita mengukur dengan tepat biaya persediaan pada
laporan keuangan. Untuk menetapkan biaya persediaan persediaan, gunakan
salah satu metode berikut: