Pengawasan Operasi

PENGAWASAN DAN PERENCANAAN PERSEDIAAN

Fungsi utama persediaan yaitu : Sebagai penyangga, penghubung antar proses produksi dan distribusi untuk memperoleh efisiensi. Sebagai stabilitor harga terhadap fluktuasi permintaan.

Masalah umum persediaan dalam suatu system dapat dibedakan menjadi dua, yaitu masalah kuantitatif dan masalah kualitatif.

Masalah kuantitatif : semua hal yang berhubungan dengan penentuan kebijakan persediaan al: - Berapa banyak jumlah barang yang akan dipesan. - Kapan pemesanan barang harus dilakukan. - Berapa jumlah persediaan pengaman. - Metode pengendalian persediaan mana yang paling tepat. Masalah kualitatif : Semua hal yang berhubungan dg system pengoperasian persediaan al:
-

Jenis bahan/barang apa yang masih ada Dimana barang tersebut ditempatkan
Berapa banyak barang dalam proses pemesanan Siapa saja yang ditunjuk sebagai pemasok, dsb.

Komponen biaya dalam rangka penentuan persediaan

Biaya pembelian (Purchasing Cost) = c

Biaya yang dikeluarkan untuk membeli barang persediaan.

C = Material cost + Holding cost + Order preparation cost. Parameter yang dipakai adalah :
A M P H Q : jumlah kebutuhan barang selama satu periode : unit material cost : ordering cost sekali pesan : holding cost persatuan nilai persediaan persatuan waktu : jumlah persediaan

1. Material Cost
Biaya yang dikeluarkan untuk pembelian barang 2. Biaya penyimpanan (Holding Cost) Semua pengeluaran yang timbul akibat menyimpan barang, meliputi : Biaya modal Biaya gudang Biaya asuransi Biaya administrasi Biaya kadaluarsa Biaya kerusakan dan penyusutan 3. Biaya persiapan (Order preparation) Biaya pemesanan, pengiriman, dll 4. Biaya kekurangan persediaan/kehabisan stock (Shortage Cost) Biaya yang timbul sebagai akibat terjadinya persediaan lebih kecil dari jumlah yang diperlukan.

Metode Pengendalian Persediaan

Metode Tradisional Metode perencanaan kebutuhan material (MRP) Metode Kanban

Sistem inventory control

Ada 3 sistem pengendalian persediaan yaitu:

Fixed Quantity System (Q system) Fixed Period System (P system) Sistem Klasifikasi ABC (ABC Classification)

Fixed Quantity System (Q System)

Ciri-ciri: Jumlah yang dipesan selalu sebanyak EOQ Pesanan dilakukan apabila persediaan mencapai Reorder Point Jangka waktu antara 2 pemesanan bisa tidak sama Jumlah Safety Stock relatif kecil, hanya untuk menjaga kenaikan selama lead time. Investasi relatif rendah Administrasi harus teliti sebab ketepatan mencapai Reorder Point perlu diketahui Barang yang dibutuhkan harus selalu ada di pasar setiap saat.

Fixed Period System (P System)

Ciri-ciri: Jumlah yang dibeli setiap kali tidak tetap Tidak ada Reorder Point, tetapi pembelian dilakukan pada waktu yang tetap Safety Stock relatif besar Investasi relatif tinggi Administrasi sederhana Sistem ini cocok apabila barangnya adalah barang musiman

Metode Pengendalian Persediaan Tradisional/EOQ

Dalam metode ini pada dasarnya mencari jawaban optimal dalam menentukan :
Jumlah ukuran pemesanan ekonomis (EOQ) Titik pemesanan kembali (RO) Jumlah cadangan pengaman yang diperlukan (SS)
Tujuan model ini adalah menentukan jumlah ekonomis setiap kali pemesanan (EOQ) sehingga total biaya persediaan minimal.

 Model EOQ didasarkan pada asumsi-asumsi sbb : Hanya satu item barang (produk) yang diperhitungkan Kebutuhan (permintaan) setiap periode diketahui Barang yang dipesan diasumsikan dapat segera tersedia Waktu ancang-ancang (lead time) bersifat konstan Setiap pesanan dikirim dan langsung digunakan Tidak ada pesanan ulang (back order) Tidak ada diskon

Sistem Klasifikasi ABC (ABC Classification)

Diperkenalkan oleh Vilfredo Pareto, oleh karena itu disebut juga Sistem Klasifikasi Pareto. Digunakan oleh perusahaan yang memiliki persediaan barang dengan jenis item yang banyak. Persediaan dikelompokkan dalan 3 klasifikasi:

1. Klasifikasi A, item yang nilainya mahal, yaitu 20% jumlah item mewakili 70-80% nilai persediaan. 2. Klasifikasi B, item yang nilainya sedang, yaitu 30% jumlah item mewakili 10-15% nilai persediaan. 3. Klasifikasi C, item yang nilainya rendah, yaitu 50% jumlah item mewakili 5-10% nilai persediaan.

Basic EOQ Model

Jumlah sekali memesan dengan biaya yang paling ekonomis Asumsi
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Demand diketahui, konstan dan independen Lead time diketahui dan konstan Penerimaan inventory langsung dan lengkap Quantity discounts tidak dimungkinkan Hanya variable costs are setup and holding Kekurangan stock dapat dihindari sepenuhnya Harga dan biaya dianggap tetap Item hanya 1

Inventory Usage Over Time

Inventory level Order quantity = Q (maximum inventory level) Usage rate Average inventory on hand Q 2

Minimum inventory
0 Time
Figure 12.3

Minimasi biaya
Tujuan : minimasi biaya total
Curve for total cost of holding and setup Minimum total cost Annual cost Holding cost curve

Setup (or order) cost curve Optimal order quantity (Q*) Order quantity

The EOQ Model

Q Q* D S H

Biaya Setup thnan =

D S Q

= Jumlah barang per pemesanan = Jumlah optimal barang per pemesanan (EOQ) = Permintaan tahunan dalam unit = Biaya setup atau pesan untuk tiap pemesanan = Biaya menyimpan atau membawa per unit per tahun Biaya setup tahunan = (Jumlah pemesanan dalam setahun) x (Biaya Setup atau pesan per order) = Biaya tahunan Jumlah unit satu kali pesan D (S) Q Biaya setup/ pesan per pemesanan

The EOQ Model

Q = Jumlah barang per pemesanan
Q* D S H

D S Q Q B. Simpan tahunan = H 2 B. Setup tahunan =

= Jumlah optimal barang per pemesanan (EOQ) = Permintaan tahunan dalam unit = Biaya setup atau pesan untuk tiap pemesanan = Biaya menyimpan atau membawa per unit per tahun

B. Menyimpan thnan = (Tingkat persediaan rata-rata) x (B. simpan perunit pertahun) = Jml pesanan 2 Q (H) 2 (B. simpan perunit pertahun

The EOQ Model

Q Q* D S H

= Jumlah barang per pemesanan = Jumlah optimal barang per pemesanan (EOQ) = Permintaan tahunan dalam unit = Biaya setup atau pesan untuk tiap pemesanan = Biaya menyimpan atau membawa per unit per tahun

D S Q Q B. Simpan tahunan = H 2 B. Setup tahunan =

Jumlah pesanan optimal adalah saat biaya setup tahunan sama dengan biaya simpan tahunan D Q S = H Q 2 Solving for Q*

2DS = Q2H Q2 = 2DS/H Q* = 2DS/H

An EOQ Example
Tentukan jumlah optimal pesanan barang D = 1,000 units S = $10 per pesan H = $.50 per unit per tahun

Q* = Q* =

2DS H 2(1,000)(10) = 0.50 40,000 = 200 units

An EOQ Example
Tentukan jumlah optimal pesanan barang D = 1,000 units Q* = 200 units S = $10 per order H = $.50 per unit per year Jumlah Permintaan D pesanan = N = = Jumlah pesanan Q* ekspestasi 1,000 N= = 5 kali pesan per tahun 200

An EOQ Example
Tentukan jumlah optimal pesanan barang D = 1,000 units Q* = 200 units S = $10 per pesan N = 5 kali per tahun H = $.50 per unit per tahun Jumlah hari kerja Ekspektasi dalam 1 thn waktu antar = T = pemesanan N 250 T= = 50 hari antar pemesanan 5

An EOQ Example
Tentukan jumlah optimal pesanan barang D = 1,000 units Q* = 200 units S = $10 per pesan N = 5 kali per tahun H = $.50 per unit per tahun T = 50 hari Total biaya tahunan = Biaya setup + Biaya simpan

D Q S + H Q 2 1,000 200 TC = ($10) + ($.50) 200 2

TC = TC = (5)($10) + (100)($.50) = $50 + $50 = $100

Contoh:
Perusahaan membutuhkan bahan baku sebanyak 500 unit/bulan. Biaya pesan $30 tiap order. Biaya simpan 25%/tahun. Harga per unit $0.50.

a. Berapakah EOQ? b. Berapa kalikah dalam setahun harus dilakukan pembelian? c. Hitung total cost persediaan!

Jawab:
D setahun = 12 x 500 = 6000 unit S = $ 30 B = $ 0.50 H = 25% x $0.50 = $ 0.125 a. Q* = b. c. 2(5000)(30) = 1697 unit 0.125 6000 1697 = 3.54 kali pesan per tahun

2DS = H

D N = Q* =

Total biaya tahunan = Biaya setup + Biaya simpan

6000 1697 D Q TC = Q S + H = 1697 ($30) + 2 ($.125) 2 TC = 106.0695 + 106.0625 = 212.13

SAFETY STOCK
Jumlah persediaan yang selalu harus ada di gudang untuk mengantisipasi kenaikan jumlah permintaan atau keterlambatan datangnya persediaan yang dipesan.

SS = pemakaian maksimum pemakaian rata-rata

LEAD TIME
Jangka waktu mulai dilakukannya pemesanan sampai barang yang dipesan datang. Gambar pola jalannya persediaan jika ada safety stock dan reorder point adalah sebagai berikut: Q
RP SS waktu Lead Time

Reorder Points
EOQ menjawab pertanyaan berapa banyak Reorder point (ROP) menjawab kapan memesan Permintaan Lead time dalam hari ROP = perhari

=dxL
d=
D Jumlah hari kerja setahun

Reorder Point Curve

Inventory level (units) Q*

Slope = units/day = d

ROP (units)

Figure 12.5

Time (days) Lead time = L

Reorder Point Example

Permintaan = 8,000 iPods per tahun 250 hari kerja setahun Lead time pemesanan adalah 3 hari kerja

d=

D Jumlah hari kerja setahun

= 8,000/250 = 32 unit ROP = d x L

= 32 unit per hari x 3 hari = 96 unit

Contoh cara menghitung Safety Stock, Reorder Point:

Misalnya berdasarkan data tahun lalu jumlah pemakaian bahan baku setiap bulan adalah sebagai berikut:
Jan Feb Mar Apr 500 unit 400 unit 450 unit 500 unit Mei Jun Jul Agu 500 unit 450 unit 500 unit 550 unit Sep Okt Nov Des 400 unit 450 unit 600 unit 700 unit

Hitunglah Reorder point dan Safety Stock, jika lead time adalah 2 minggu

Jumlah pemakaian setahun = 6000 Rata-rata pemakaian perbulan = 6000/12 = 500 unit SS = pemakaian maximum pemakaian rata-rata = 700 500 = 200 unit Jika lead time = 2 minggu, ROP = d x L + SS = 500 x 0.5 + 200 = 450

Jawab:

Fixed-Period Systems
Pesanan dilakukan pada periode tetap

Inventory hanya dihitung pada akhir periode

Dapat dijadwalkan pada waktu yang nyaman Cocok untuk situasi rutin Bisa menimbulkan kekuangan inventory di tengah periode Bisa membutuhkan safety stock yg lebih banyak Lead time diketahui dan konstan

Fixed-Period (P) Systems

On-hand inventory Q2

Target quantity (T)

Q4

Q1 P

P
Q3

P Time
Figure 12.9

Fixed-Period (P) Example

3 jacket diorder lagi Skrg saatnya memesan Tidak ada jacket dlm inventory Nilai target = 50

Jumlah pesanan (Q) = Target (T) inventory yg ada - Pesanan sebelumnya yg blm diterima + Order kembali

Q = 50 - 0 - 0 + 3 = 53 jackets

Quantity Discount Model

Pada model sebelumnya tidak diperhatikan adanya potongan kuantitas atau adanya harga per unit lebih rendah yang diberikan pedagang jika membeli barang dalam jumlah besar. Trade-off is between reduced product cost and increased holding cost

Biaya Total = B. setup + B. simpan + B. produk TC =

D Q S+ H + PD Q 2

Quantity Discount Models

Total cost curve for discount 1 Total cost curve for discount 2

Total cost $

Total cost curve for discount 3

a
1st price break

Q* for discount 2 is below the allowable range at point a and must be adjusted upward to 1,000 units at point b 2nd price break

1,000

2,000 Order quantity

Figure 12.7

Quantity Discount Models

Langkah analisis quantity discount
1. Untuk setiap discount, hitung Q* 2. Jika Q* untuk suatu discount tidak feasible, pilih ukuran order terkecil yang mungkin untuk mendapat discount. 3. Hitung biaya total untuk setiap Q* atau nilai yang telah disesuaikan dari langkah 2. 4. Pilih Q* yang memberikan biaya total terendah

Quantity Discount Models

A typical quantity discount schedule
Discount Number
1 2 3 Discount Quantity 0 to 999 1,000 to 1,999 2,000 and over Discount (%) no discount 4 5

Discount Price (P)

$5.00 $4.80 $4.75
Table 12.2

Quantity Discount Example

Calculate Q* for every discount
Q* = 2DS IP

Q1* =
Q2* = Q3* =

2(5,000)(49) = 700 cars/order (.2)(5.00) 2(5,000)(49) = 714 cars/order (.2)(4.80) 2(5,000)(49) = 718 cars/order (.2)(4.75)

Quantity Discount Example

Calculate Q* for every discount
Q* = 2DS IP

Q1* =
Q2* = Q3* =

2(5,000)(49) = 700 cars/order (.2)(5.00) 2(5,000)(49) = 714 cars/order (.2)(4.80) 1,000 adjusted 2(5,000)(49) = 718 cars/order (.2)(4.75) 2,000 adjusted

Quantity Discount Example

Discount Number 1 2 3 Unit Price $5.00 $4.80 $4.75 Order Quantity 700 1,000 2,000 Annual Product Cost $25,000 $24,000 $23.750 Annual Ordering Cost $350 $245 $122.50 Annual Holding Cost $350 $480 $950

Total $25,700 $24,725 $24,822.50

Table 12.3

Choose the price and quantity that gives the lowest total cost Buy 1,000 units at $4.80 per unit

Contoh:
Sebuah perusahaan roti membeli bahan baku dari supplier yang memberi potongan kuantitas, di mana permintaan per tahunnya 100.000 unit. Holding cost per unit 20% per dollar per tahun. Ordering cost $35 per order. Adapun harga yang ditawarkan supplier:

Kuantitas (unit) < 2000 2000 3999 4000 7999 > 7999

Harga per unit $ 2.20 $ 2.00 $ 1.80 $ 1.70

Berapakah jumlah yang harus dibeli pada setiap kali pemesanan?

Economic Run Size/Production Order Quantity

Produsen yang melayani permintaan langganan baik dengan menggunakan persediaan maupun dari kegiatan produksinya yang terus menerus
Inventory dibuat sepanjang waktu setelah pesanan diterima

Digunakan saat produksi dan penjualan dilakukan secara simultan

Economic Run Size/Production Order Quantity

Asumsi yang digunakan:

Tingkat produksi konstan per tahun Tingkat permintaan juga konstan Back order tidak diijinkan Tingkat produksi per tahun lebih besar daripada tingkat permintaan per tahun.

Production Order Quantity Model

Inventory level

Part of inventory cycle during which production (and usage) is taking place

Maximum inventory

Demand part of cycle with no production

Time
Figure 12.6

Production Order Quantity Model

Q = Jumlah produk per pesanan p = Tingkat produksi harian H = Biaya simpan per unit per tahun d =Permintaan harian/tingkat pemakaian t = lama produksi berjalan dalam setthun

D = 1,000 unit p = 8 unit per hari S = $10 d = 4 unit per hari H = $0.50 per unit per tahun EPQ = 2DS H 8 8-4 8 8-4

2(1000)(10) 0.5

= 282.8 or 283 hubcaps

Production Order Quantity Model

Q = Jumlah produk per pesanan H = Biaya simpan per unit per tahun t = lama produksi berjalan dalam setahun p =Tingkat produksi harian d =Permintaan harian/tingkat pemakaian 2DS H p p-d

EPQ =

D Q p-d TC = S + H( Q 2 p

Production Order Quantity Model

D = 1,000 unit p = 8 unit per hari S = $10 d = 4 unit per hari H = $0.50 per unit per tahun EPQ = = 2DS H 8 8-4 8 8-4

2(1000)(10) 0.5

= 282.8 or 283 hubcaps TC = D Q p-d S + H( Q 2 p

1000 283 8-4 TC = (10) + (0.5) ( ) = 70.71 283 2 8

Soal 1 :
Suatu toko menjual 10 pak kopi tiap minggu. Tiap pak berharga $80. Biaya pemesanan adalah $10 tiap kali pesan. Biaya simpan diestimasi 30% dari harga inventory (per tahun) a. Berapa EOQ b. Berapa kali pemesanan dalam setahun c. Berapa total biaya persediaan

Soal 2
Permintaan tahunan = 1,000 unit Hari per tahun = 365 Biaya pesan = $10/ kali pesan Biaya simpan per unit per tahun = $2.50 Lead time = 7 hari Harga per unit = $15

a. Tentukan economic order quantity b. Tentukan reorder point

Soal 3:
Sebuah perusahaan roti membeli bahan baku dari supplier yang memberi potongan kuantitas, di mana permintaan per tahunnya 10.000 unit. Holding cost per unit 20% per dollar per tahun. Ordering cost $25 per order. Adapun harga yang ditawarkan supplier: Kuantitas (unit) < 200 200 399 400 799 > 799 Harga per unit $ 2.20 $ 2.00 $ 1.80 $ 1.70

Berapakah jumlah yang harus dibeli pada setiap kali pemesanan?

Soal 4 :
Sebuah perusahaan membutuhkan suatu barang per tahun 100.000 unit. Barang tersebut dapat diproduksi dengan tingkat produksi 500 unit per hari. Setiap production run menimbulkan biaya sebesar $5.000 dan biaya produksi variabel per unit $10 sedangkan holding cost 20% per dollar nilai persediaan. Dengan asumsi 1 tahun = 365 hari, hitunglah : a. EPQ b. Total biaya persediaan

MATERIAL REQUIREMENT PLANNING

Front end : Penentuan economic Master Production Schedule Engine : menentukan waktu proses atau perakitan produk, dimulai dengan ketentuan waktu produk jadi, komitmen, dan menentukan waktu pembelian barang. Back end : persiapan pengiriman dan sistem pembelian

Demand Planning

Production Planning Master Production Schedule

Front End

Detailed Capacity Planning

MRP

Material and Capacity Planning

Engine

Shop floor control system

Purchasing SYstem

Back end

Just In Time
Inventory diusahakan minimal Material, value added labor dikombinasikan untuk mendapatkan hasil akhir Kanban system : What you need, only in the quantity you need, when you need it and as inexpensively you can Kanban = card visible record The card in the holder on the front of a production tote box serves as authorization to convey or produce more of that specific product