Inventory Management

1. Inventory
Merupakan bahan / barang yang disimpan guna memenuhi tujuan
tertentu . Tujuan tersebut antara lain :
- Untuk proses produksi bila yang disimpan berupa bahan mentah
- Untuk dijual kembali bila yang disimpan berupa barang dagangan
- Untuk dirakit bila yang disimpan berupa komponen / sparepart .
- Untuk dipakai sendiri bila yang disimpan berupa barang
keperluan pribadi .
Kebijakan persediaan yang baik adalah mencari keseimbangan antara
pemenuhan kebutuhan dengan memperhitungkan biaya yang
ekonomis .
2. Functions of Inventory
Persedian memiliki fungsi yang penting bagi perusahaan karena dapat
memenuhi kebutuhan perusahaan , fungsi penting tersebut antara
lain
- Menghindari resiko keterlambatan bahan / barang yang dibutuhkan
perusahaan .
- Menghindari resiko bahan / barang yang dipesan kurang baik
sehingga harus dikembalikan
- Menghindari resiko inflasi dan kenaikan harga
- Mendapatkan keuntungan dari pembelian berdasarkan potongan
kuantitas ( quantity discount ) .
- Memberikan layanan yang lebih baik kepada pelanggan karena
dapat menyediakan bahan / barang yang mereka butuhkan .
- Sebagai penyangga / buffer stock proses produksi sehingga dapat
berjalan lancar .
3. Costs of Inventory
Merupakan biaya-biaya yang harus dipertimbangkan dalam setiap
keputusan yang menyangkut besar / kecilnya persediaan . Biaya-
biaya tersebut antara lain :
- Holding cost / Carying cost , merupakan biaya yang terkait
langsung dengan kuantitas persediaan , artinya semakin besar
persediaan maka biaya penyimpanan akan semakin besar dan
sebaliknya .
- Ordering cost / Procurement cost , merupakan biaya yang timbul
setiap kali bahan / barang dipesan / dibeli .
- Set Up Cost , merupakan biaya yang timbul bila bahan / barang
tidak dibeli tetapi dibuat sendiri .
- Stockout cost / Shortage cost , merupakan biaya yang timbul
bila persediaan yang ada tidak mencukupi sesuai kebutuhan
sehingga memerlukan penanganan khusus agar kebutuhan dapat
segera terpenuhi .
4. Types of Inventory
Persediaan dapat dikelompokan dalam beberapa jenis antara lain :
- Raw Material Inventory , merupakan persediaan bahan mentah
yang sudah dibeli tetapi belum masuk proses produksi .
- Work In Process Inventory , merupakan persediaan barang
setengah jadi yang masih dalam proses produksi untuk menjadi
produk akhir .
- Supplies Inventory / MRO ( Maintenance , Repair , Operating ) ,
merupakan persediaan yang berfungsi sebagai penunjang operasi
agar berjalan lancar , misal : sparepart untuk pemeliharaan dan
perbaikan mesin , alat-alat kebutuhan kantor , dan sebagainya .
- Merchandise Inventory , merupakan
persediaan barang dagangan yang akan
dijual kepada konsumen .
- Finished Good Inventory , merupakan
persediaan barang jadi yang sudah siap
dijual tetapi masih disimpan digudang
perusahaan .
Inventory Management
Dalam menetapkan sistem untuk mengelola persediaan terdapat dua
komponen sistem yaitu :
1. Bagaimana Persediaan dapat diklasifikasikan ( disebut Analisis /
Klasifikasi ABC )
2. Seberapa akurat Catatan Persediaan dan Bagaimana Kontrol
Persediaan dilakukan .

Klasifikasi ABC ( ABC Classification )

Merupakan model pengaturan persediaan yang
diperkenalkan oleh HF.Dickie pada tahun 1950 dengan
menggunakan pendekatan prinsip Pareto ( prinsip yang
diperkenalkan oleh vilfredo Pareto ) yang berbunyi
Critical Few and Trivial Many yang artinya , kebijakan
persediaan yang menitik beratkan pada persediaan yang
bernilai tinggi meski sedikit dari pada yang bernilai rendah
walaupun banyak . Klasifikasi ABC membagi persediaan
dalam 3 kelompok yaitu , A , B dan C yang mendasarkan
pada total nilai tahunan yang dihitung dari kebutuhan
tahunan dari setiap jenis persediaan dikalikan dengan nilai
masing-masing persediaan per unitnya .
Klasifikasi ABC dapat dijelaskan sebagai berikut :
Kelompok A , persediaan yang bernilai tinggi ,
kelompok ini dapat mewakili sampai 70 % dari
total nilai persedian tahunan , meskipun total
unitnya hanya kecil ( 20 % dari total unit ) .
Kelompok B , persediaan yang bernilai sedang ,
kelompok ini mewakili sampai 20 % dari total nilai
persediaan tahunan sedangkan jumlah total
unitnya mewakili sekitar 30 % .
Kelompok C , persediaan yang bernilai rendah ,
kelompok ini mewakili sekitar 10 % dari total nilai
persediaan tahunan , tetapi justru mewakili jumlah
unit yang terbesar yaitu mencapai sekitar 50 %
dari total unit nya .
ABC CALCULATION

Item stock Annual Unit cost Annual dollar % of annual Classification

number volume (unit ) ($) Volume Dollar volume
(1) (2) (3) (2X3)

A-204 1000 90 90,000 38.8 % A

A-212 500 154 77,000 33.2 % A

A-185 1,550 17 26,350 11.3 % B

A-191 350 42.86 15,001 6.4 % B
A-192 1,000 12.50 12,500 5.4 % B

A-195 600 14.17 8,502 3.7 % C

A-196 2,000 0.60 1,200 0.5 % C
A-198 100 8.50 850 0.4 % C
A-190 1,200 0.42 504 0.2 % C
A-192 250 0.60 150 0.1 % C

TOTAL 8,550 232,057 100 %

Graphic of ABC Analysis
Total Nilai %
100

70

A
B
B
C
0
20 50 100
Total Unit %
Record Accuracy
Akurasi catatan merupakan komponen penting
dalam sistim produksi dan persediaan . Akurasi
catatan memastikan berapa banyak barang dalam
persediaan sehingga dapat mengambil keputusan
yang tepat tentang pemesanan , penjadwalan
serta pengiriman .
Cycle Counting
Meskipun perusahaan telah melakukan pencatatan dengan
tertib , catatan tersebut tetap harus dilakukan verifikasi
secara periodik secara berkelanjutan melalui audit . Audit
semacam ini biasa dikenal sebagai perhitungan berkala
( cycle counting ) yang umumnya dilakukan prusahaan
setiap akhir tahun yang tujuannya untuk melakukan
pencocokan antara catatan dengan jumlah phisik , agar
supaya dapat segera dilakukan perbaikan apabila terjadi
penyimpangan . Nama yang populer proses cycle counting
ini di perusahaan disebut Stock Opname .
5. Inventory Models
Model persediaan dapat dibedakan dalam 2 jenis
antara lain :
- Independent Inventory , merupakan persediaan
bahan / barang yang permintaannya tidak memiliki
unsur ketergantungan antara satu item dengan
item yang lainnya . Misal : permintaan barang
konsumsi seperti sabun mandi , pasta gigi ,
sampoo dan lain-lain .
- Dependent Inventory , merupakan persediaan
bahan / barang yang permintaan komponennya
memiliki unsur ketergantungan antara satu item
dengan item yang lainnya . Misal :Permintaan
komponen sepeda memiliki ketergantungan antara
satu item dengan item yang lainnya untuk
membentuk satu sepeda ( gir , rantai , roda , pedal
, sadel , dan lain-lain )
Inventory Models for Independent Inventory
Ada tiga model yang dapat digunakan untuk
mengendalikan persediaan bebas yaitu :
1. Economic Order Quantity ( EOQ ) Model
2. Production Order Quantity Model
3. Quantity Discount Model
Tiga model tersebut digunakan untuk
menjawab pertanyaan yang berhubungan
dengan :
- Kapan harus melakukan pemesanan
- Berapa banyak yang harus dipesan .
1. Economic Order Quantity ( EOQ )
Merupakan model pengendalian persediaan yang cukup
populer dan diperkenalkan oleh FW Harris pada tahun
1914 . Model ini banyak digunakan karena mudah dalam
penerapan dan penggunaannya . Model EOQ dalam
penggunaannya memiliki asumsi antara lain :
- Barang yang dipesan / disimpan hanya satu jenis /
macam
- Kebutuhan / permintaan selalu konstan / tetap dan
diketahui
- Waktu antara barang dipesan sampai barang diterima
( lead time ) tetap / konstan .
- Harga barang tetap dan tidak terpengaruh oleh besar /
kecilnya jumlah yang dibeli ( tidak ada potongan
pembelian ) .
Rumus EOQ adalah sebagai berikut

- EOQ Q = 2SD / H
Dimana :
D = kebutuhan per pereode
S = biaya pesanan per order
H = biaya penyimpanan per unit .
EOQ dapat digambarkan dalam grafik
sebagai berikut :
Biaya
Total Cosst (TC)

Holding cost ( H )

Ordering cost ( S )
0
EOQ Quantity ( Q )
Total Cost ( TC ) dapat diperoleh dengan Rumus :
TC = HQ/2 + SD/Q , dimana :
H = biaya penyimpanan
Q = jumlah EOQ
S = biaya pesanan
D = jumlah kebutuhan per pereode .
Contoh :
Suatu perusahaan membutuhkan material sebanyak 25.000 unit untuk
250 hari kerja per tahun , permintaan sepanjang tahun konstan dan
seragam dimana biaya penyimpanan yang terjadi Rp 50,- per unit
dan biaya pesanannya sebesar Rp 35.000 per pesanan . Pemasok
membutuhkan waktu 10 hari kerja untuk pengiriman . Pertanyaan :
a. Tentukan tingkat pesanan yang paling ekonomis
b. Tentukan titik pemesanan kembali ( Reorder point )
c. Gambarkan grafiknya .
Jawab :
D = 25.000 , S = Rp 35.000 / pesanan , H = Rp 50,- per unit , Hari Kerja
= 250 hari / tahun , Lead Time = 10 hari
a. Jumlah EOQ = 2 SD / H = 2 (35.000 ) (25.000 ) / 50 =
35.000.000 = 5.916 unit.
Jumlah pesanan per pereode = 25.000 / 5.916 = 4 X
b. Permintaan per hari = D / Jumlah hari kerja =
25.000 / 250 = 100 unit per hari , L = 10 hari = 10 X
100 unit = 1.000 unit .Jadi Reorder point ( R )
dilakukan setelah persediaan mencapai 1.000 unit .
c. Total Cost ( TC ) = HQ/2 + SD/Q = 50(5.916)/2 +
35.000(25.000)/5.916 = Rp147.900 + Rp147.904 =
Rp295.804 .-
d. Gambar grafiknya :
 Jml unit

5.916 EOQ

1.000 Reorder point

0 Waktu
L L L
2. Production Order Quantity ( POQ )
Merupakan model persediaan yang diterapkan pada barang yang
dibuat / diproduksi sendiri . Untuk memperoleh pesanan yang
ekonomis digunakan rumus yang sedikit berbeda dengan EOQ
( barang yang dibeli dari pihak luar )
Rumusnya : POQ = 2SD / H ( 1 d/p ) , dimana :
Q = Jumlah POQ
S = Biaya Set Up / biaya pesanan
D = Jumlah kebutuhan per pereode
H = Biaya penyimpanan
d = Tingkat penggunaan / permintaan per hari
p = tingkat produksi harian .
Contoh :
PT.Astra membuat dan menjual komponen
mobil , diperkirakan tahun depan permintaan
mencapai 1.000 unit , dengan rata-rata
permintaan per hari 4 unit . Proses produksi
yang efisien adalah 8 unit per hari sehingga
perusahaan berproduksi pada jumlah tersebut
meskipun permintaan hanya 4 unit per hari
.Biaya pesanan Rp 10,- per order sedang biaya
penyimpanan Rp 0,5 ,- per unit per
tahun.Tentukan jumlah pesanan yang
ekonomis!
Jawab :
Q = 2 ( 10 ) ( 1.000 )/ 0,5 ( 1 4/8) = 20.000/0.25 =
283 Unit .
Jumlah setiap kali pesanan yang ekonomis adalah 283 unit .
3. Quantity Discount Model ( QDM )
Merupakan metoda untuk penetapan pesanan yang ekonomis bila
penjual memberikan potongan harga berdasar kuantitas pembelian .
Pesanan yang ekonomis didasarkan pada total biaya yang paling
ekonomis pada setiap tingkatan harga . Total biaya ( TC ) pada
berbagai jumlah pembelian dapat dihitung dengan rumus : TC = DP
+ HQ/2 + SD/Q , dimana :
D = Jumlah pembelian
P = Harga pembelian
H = Biaya penyimpanan
Q = Kuantitas pada EOQ
S = Biaya Pemesanan .
Untuk menentukan jumlah pesanan yang ekonomis perlu dilakukan
perhitungan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a. Menghitung EOQ dimulai dari harga terendah , bila hasilnya EOQ
sudah fisibel (jumlah yang dibeli sesuai dengan harga yang
dipersyaratkan ) maka pesanan tersebut merupakan pesanan yang
sudah optimal , tinggal menghitung Total Biayanya .
b. Bila hasilnya belum fisibel , menghitung TC
dengan menggunakan Kuantitas (Q) terendah
pada harga yang bersangkutan .
c. Menghitung EOQ dengan harga terendah
berikutnya dan menghitung TC nya pada setiap
langkah sampai diperoleh EOQ yang fisibel .
d. Membandingkan TC dari setiap langkah dan
dipilih TC yang terendah sebagai kuantitas
pesanan yang ekonomis .
Contoh :
Suatu perusahaan setiap tahun membeli barang
sebanyak 5.000 unit , setiap pembelian
memerlukan biaya sebesar Rp 490.000 per
order . Biaya penyimpanan pertahun sebesar 20
% dari harga produknya . Jumlah pembelian ,
harga produk serta biaya penyimpanan per
unitnya adalah sebagai berikut :
 Kuantitas Order Harga / Unit / Rp Biaya Simpan
(unit ) (H = 20%XP)
< 500 50.000 10.000
500 - 999 49.000 9.800
1.000 1.999 48.500 9.700
2.000 2.999 48.000 9.600

> 3.000 47.500 9.500

Pertanyaan :Hitung kuantitas pesanan yang ekonomis dengan biaya
total yang minimal !
Jawab :
a. Menghitung EOQ pada harga terendah ( 47.500,-)
Q = 2 ( 5.000 ) ( 490.000 ) / 9.500 = 515.789,5 = 718 unit
EOQ ini tidak fisibel karena harga 47.500 hanya berlaku untuk pembelian lebih dari
3.000 Unit . Kuantitas terendah pada harga 47.500 adalah 3.000 unit .
TC = 5.000 ( 47.500 ) + 9.500 ( 3.000 ) / 2 + 490.000 ( 5.000 ) / 3.000 = Rp
252.566.667,-
b. Menghitung EOQ harga terendah berikutnya ( 48.000 )
Q = 2 ( 5.000 ) ( 490.000 ) / 9.600 = 510.417 = 714 unit. EOQ
ini juga tidak fisibel karena harga 48.000 berlaku untuk pembelian
antara 2.000 2.999 unit . Kuantitas terendah pada harga tersebut
= 2.000 unit .
TC = 5.000 ( 48.000 ) + 9.600 ( 2.000 ) / 2 + 490.000 ( 5.000 ) / 2.000 =
RP 250.825.000,-
c. Menghitung EOQ harga terendah berikutnya ( 48.500 )
Q = 2 ( 5.000 ) ( 490.000 ) / 9.700 = 505.135 = 711 unit
EOQ ini juga belum fisibel karena harga 48.500 berlaku
untuk pembelian antara 1.000 1.999 unit . Kuantitas
terendah pada harga tersebut adalah 1.000 unit .
TC = 5.000 ( 48.500 ) + 9.700 ( 1.000 ) / 2+ 490.000 ( 5.000)
/ 1.000 = Rp 249.800.000,-
d. Menghitiung EOQ harga terendah berikutnya
( 49.0000 )
Q = 2 ( 5.000 ) ( 490.000 ) / 9.800 = 500.000 = 707 unit
EOQ ini sudah fisibel karena harga 49.000 berlaku untuk pembelian
antara 500 999 unit .
Perhitungan TC menggunakan kuantitas
EOQ bila sudah fisibel .
TC = 5.000 ( 49.000 ) + 9.800 ( 707 ) / 2 +
490.000 ( 5.000 ) / 707 = Rp 251.929.647,-
Dengan EOQ yang fisibel sudah ditemukan
maka perhitungan sudah selesai tinggal
membuat perbandingan total biaya ( TC )
untuk masing-masing tingkat kuantitas
order . Rangkuman hasil perhitungan
tersebut adalah sebagai berikut :
Harga / Kuantitas EOQ / unit Fisibel / Kuantitas Total
Unit / Rp Order tidak terendah Biaya/Rp
yg fisibel
47.500 > 3.000 718 tidak 3.000 252.566.
657
48.000 2.000- 714 tidak 2.000 250.825.
2.999 000
48.500 1.000- 711 tidak 1.000 249.800.
1.999 000
49.000 500-999 707 ya 707 251.929.
647

Dari tabel tersebut dapat dilihat bahwa biaya terendah adalah Rp

249.800.000,- Sehingga jumlah pesanan yang optimal adalah sebanyak
1.000 unit dengan harga Rp 48.500,-
Ad.b . Persediaan Dependen ( Tidak bebas )
Pengendalian persediaan dependen / tidak bebas dimana item-itemnya memiliki
unsur ketergantungan antara satu dengan yang lainnya menggunakan metoda yang
disebut MRP ( Material Requirement Planning ) akan dibahas tersendiri .
Just In Time ( JIT )
Merupakan konsep manajemen persediaan yang
dikembangkan oleh Taichi Ohno dari Toyota Motor
Company , Jepang .Konsep JIT adalah semua bahan
/ barang yang dibutuhkan harus tersedia saat
diperlukan dengan jumlah , mutu dan spesifikasi yang
tepat sesuai dengan yang diinginkan . Prinsip dasar
JIT adalah Waste Reduction ( Menekan
Pemborosan ) dan Variability Reduction
( menekan masalah / variabilitas ) .
Waste Reduction , meliputi :
-Produksi yang berlebihan
-Menekan waktu tunggu ( karena kelambatan bahan
atau kerusakan mesin )
-Transportasi yang tidak lancar
-Proses operasi yang tidak efisien
-Persediaan yang berlebihan
-Kegiatan yang tidak perlu
-Produk cacat / rusak .
Variability Reduction , meliputi :
-Tenaga kerja , bahan , supplier tidak sesuai standar , jumlahnya tidak
sesuai
-Gambar tehnis dan spesifikasi produk yang tidak akurat / kurang detil
-Kesalahan yang terjadi baik mesin maupun manusia dalam proses
pembuatan produk
-Permintaan dan keinginan konsumen yang tidak diketahui
Faktor faktor penentu keberhasilan JIT :
-Supplier , sebagai pemasok bahan / barang sangat menentukan
keberhasilan JIT sehingga diperlukan JIT patnership dengan supplier .
-Tata letak / Layout , JIT memerlukan tata letak yang fleksibel untuk
menekan pemborosan berupa pemindahan yang tidak lancar
-Persediaan , JIT memerlukan persediaan minimum untuk menjamin sistim
produksi berjalan lancar .
-Penjadwalan , JIT memerlukan penjadwalan yang baik dalam organisasi
maupun yang berhubungan dengan supplier
-Kualitas , JIT harus memotong biaya untuk mencapai kualitas dan JIT
harus dapat memperbaiki kualitas .
-Pemberdayaan Karyawan , Melakukan pelatihan yang kontinyu dan
agresif agar karyawan lebih trampil dan produktif
Manfaat JIT :
-Mutu produk yang dihasikan cenderung
meningkat karena proses produksi melalui proses
pengendalian yang ketat .
-Tingkat persediaan dapat ditekan rendah
sehingga dapat menekan biaya persediaan
-Perolehan keuntungan dapat dioptimalkan
karena mutu yang meningkat dapat
meningkatkan kepercayaan pelanggan sehingga
penjualan cenderung meningkat dan biaya
biaya yang timbul dapat dihemat .