Inventory Management
Importance of Inventory
Tujuan dari pengelolaan persediaan adalah untuk menentukan
keseimbangan antara investasi persediaan dan pelayanan ke pelanggan.
Di satu sisi persediaan perlu dikendalikan agar tidak mengalami over
stock yang berakibat pada peningkatan biaya bunga karena adanya
inventory yang over dan juga adanya pemakaian space gudang yang
tinggi sehingga menjadikan biaya pergudangan juga menjadi meningkat.
Di sisi lain persediaan juga harus dijaga agar tidak menjadikan under
stock yang menyebabkan kerugian opportunity sales, bahkan terjadi
kekecewaan di pelanggan karena apa yang diminta tidak bisa
direalisasikan.
1
banyak, seperti : biaya yang tertanam dalam persediaan, biaya modal
(termasuk biaya kesempatan pendapatan atas dana yang tertanam dalam
persediaan), sewa gudang, biaya administrasi pergudangan, gaji
pegawai pergudangan, biaya asuransi, biaya pemeliharaan persediaan,
biaya kerusakan/kehilangan.
Functions of Inventory
2
2. Fungsi Economic Lot Sizing, persediaan ini perlu mempertimbangkan
penghematan atau potongan pembelian, biaya pengangkutan per unit
menjadi lebih murah dan sebagainya.
3. Fungsi Antisipasi, apabila perusahaan menghadapi fluktuasi
permintaan yang dapat diperkirakan dan diramalkan berdasarkan
pengalaman atau data-data masa lalu yaitu permintaaan musiman.
4. Fungsi Menahan terjadinya kenaikkan harga yang disebabkan adanya
inflasi, sehingga bisa menjadi keuntungan kompetitif bagi perusahaan.
Types of Inventory
Berikut ini merupakan tipe-tipe persediaan :
1. Persediaan Bahan Mentah (Raw Material), yaitu persediaan barang-
barang berwujud, seperti besi, kayu serta komponen-komponen
lainnya yang digunakan dalam proses produksi. Persediaan ini dapat
diperoleh dari sumber-sumber alam atau dibeli dari para Supplier atau
dibuat sendiri oleh perusahaan untuk digunakan dalam proses
produksi selanjutnya
2. Persediaan Barang Dalam Proses (Work In Process), yaitu persediaan
barang-barang yang merupakan keluaran dari tiap-tiap bagian dalam
proses produksi.
3. Persediaan MRO (Maintenance-Repair-Operating). Persediaan yang
membantu atau menolong peralatan (Supplies), agar mesin dan
peralatan yang ada, bisa berjalan secara optimal dan produktif.
4. Persediaan Barang Jadi (Finished Goods), yaitu persediaan barang-
barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap
untuk dijual atau dikirim kepada pelanggan.
3
Figure 12.1 The Material Flow Cycle
Cycle time
95%5%
InputWait forWait toMoveWait in queueSetupRunOutput
inspectionbe movedtimefor operatortimetime
Figure 12.1
Gambar di atas menunjukkan siklus aliran material. Dimana
sebagian terbesar waktu bekerja dalam tahapa proses kerja, adalah
waktu yang tidak produktif yang mencapai hingga +/- 95%.
Managing Inventory
Manajer Operasional perlu memahami sistem dalam mengelola
persediaan, yang dibedakan menjadi 2 hal, yakni :
1. Bagaimana item persediaan bisa diklasifikasikan ? Contoh adalah
ABC Analysis.
2. Bagaimana memastikan catatan persediaan berikut fisiknya bisa
sesuai dan dipertanggungjawabkan.
ABC Analysis
4
Figure 12.2 Graphic Representation of ABC Analysis
80A Items
–
– B Items C Items
70 ||||||||||
Percentage of inventory items
60 102030405060708090100
–
50 –
40 –
30 –
20 –
10 –
0 –
5
Record Of Accuracy
Catatan yang akurat merupakan unsur kritis dalam sistem
produksi dan persediaan.
Cycle Counting
6
4. Bisa mengidentifikasikan dan membenarkan kesalahan-
kesalahan dalam proses
5. Menjaga catatan persediaan secara akurat.
7
Proses ini menjadi sebuah komponen keuntungan yang penting.
Kerugian bisa terjadi dari shrinkage dan pilferage. Shrinkage adalah
persediaan dalam retail yang tidak bisa dihitung (produk hilang atau rusak)
saat proses penerimaan hingga proses penjualan.
Pilferage adalah nilai persediaan yang dicuri oleh pencuri.
Teknik-teknik yang bisa diaplikasikan atas proses pengawasan ini meliputi
beberapa langkah sebagai berikut :
1. Proses seleksi penerimaan, pelatihan dan pendisiplinan dari
karyawan/personnel.
2. Pengawasan yang ketat dari proses penerimaan dan pengeluaran
kiriman.
3. Pengawasan yang efektif untuk seluruh produk yang keluar.
Inventory Models
Model Persediaan dibedakan menjadi 2, yakni :
1. Model Persediaan untuk Permintaan yang independen
Permintaan untuk item bebas dan tidak tergantung pada permintaan
dari beberapa item lain.
2. Model Persediaan untuk Permintaan yang dependent
Permintaan untuk item tergantung pada permintaan dari beberapa
item lain.
Terdapat beberapa istilah biaya dalam model persediaan yang perlu
dipahami, yakni sebagai berikut :
1. Holding Costs
Biaya yang ditimbulkan oleh penyimpanan persediaan dalam gudang
pada periode waktu tertentu, termasuk pula di dalamnya biaya
asuransi, penyusutan, bunga dan lain-lainnya.
2. Ordering Costs
Biaya yang ditimbulkan oleh adanya kegiatan pemesanan persediaan
dalam sekali pesan, misal: formulir, supplies, proses pemesanan dan
administrasi; selama bahan/barang belum tersedia untuk diproses
lebih lanjut.
3. Setup Costs
8
Biaya untuk mempersiapkan mesin atau proses produksi untuk
membuat suatu pesanan atau biaya-biaya yang dibutuhkan untuk
melakukan penyesuaian pada saat bahan/barang diproses. Secara
prinsip, setup cost adalah order cost pada saat bahan telah/sedang
diproses. Pada banyak kasus, setup cost sangat berkorelasi dengan
setup time (setup time dapat dieliminasi dengan inovasi mesin dan
perbaikan standard bahan baku).
Istilah ini juga dihubungkan dengan waktu persiapan mesin agar bisa
beroperasional.
Berikut ini merupakan gambaran contoh dari jenis-jenis biaya yang perlu
dievaluasi dalam menentukan Holding Costs :
TABLE
12.1 Determining Inventory Holding Costs
9
Pilferage, space, and 3% (2 - 5%)
obsolescence (much higher in
industries undergoing rapid change
like PCs and cell phones)
Variasi dari biaya Holding Cost bergantung pada jenis bisnis, lokasi
bisnis, dan tingkat suku bunga yang diperhitungkan sebagai biaya akibat
overtime dan over stock.
Umumnya biaya holding cost berkisar di 15%-an, dan khusus untuk jenis
bisnis teknologi dan fashion, maka holding cost-nya bisa mencapai lebih
dari 40%.
10
Aver
Inventory level
age
inve
ntor
Order
MiniTotal
0 orderTime
received
Usage rate
y on
quant
mu han
ity
m= d
inve
Q
(maxi
ntor Q
mumy 2
inven
tory
level)
Gambar : Grafik Siklus Persediaan Sederhana
Q
=H
Biaya penyimpanan 2
11
periode waktu, dalam kasus ini adalah per minggu, dan dapat
dirumuskan sebagai:
D Q
=S +H
Biaya persediaan per minggu (TC) Q 2
Total cost of
holding and
setup (order)
Minimum
total cost
Annual cost
Holding
cost
Setup (order)
cost
Optimal Order quantity
order
quantity
(Q*)
δTC
=0
δQ
δSD δHQ
+ =0
δQ 2 δQ .Q
H SD
− =0
2 Q2
H SD
=
2 Q2
12
2 SD
Q2 =
H
2 SD
Q=
√ H
keterangan:
Robust Model
13
Reorder Point atau titik pemesanan kembali adalah saat persediaan
mencapai titik dimana perlu dilakukan pemesanan kembali yang
dinyatakan dalam persamaan berikut :
Titik persamaan kembali = tenggang waktu x pemakaian
ROP berguna untuk mengetahui kapan suatu perusahaan
mengadakan pemesanan. Terjadi apabila jumlah persediaan yang
terdapat dalam stock berkurang terus sehingga harus ditentukan berapa
banyak batas minimal tingkat persediaan yang harus dipertimbangkan
sehingga tidak terjadi kekurangan persediaan.
Jumlah yang diharapkan tersebut dihitung selama masa tenggang,
ditambah dengan persediaan pengaman (safety stock) yang biasanya
mengacu kepada probabilitas atau kemungkinan terjadinya kekurangan
stok selama masa tenggang (lead time).
Untuk tingkat pelayanan dari siklus pemesanan, semakin besar
tingkat permintaan atau masa tenggang menyebabkan jumlah safety
stock harus lebih banyak sehingga dapat memenuhi tingkat pelayanan
yang diinginkan.
Dengan penentuan/penetapan reorder point diperhatikan faktor-faktor,
sebagai berikut :
1. Procurement lead time, yaitu penggunaan material selama
tenggang waktu mendapatkan barang.
2. Besarnya safety stock, dimaksudkan dengan pengertian
"procurement lead time" adalah waktu dimana meliputi saat
dimulainya usaha-usaha yang diperlukan untuk memesan barang
sampai barang/material diterima dan ditempatkan dalam gudang
penugasan.
Berikut ini merupakan formula dalam menetukan ROP :
14
=dx
L
d= D
Number of working days in a year
Berdasarkan perhitungan formula di atas maka dapat diperoleh
gambaran titik pemesanan kembali diperoleh dari total permintaan selama
satu tahun dibagi dengan jumlah hari kerja dalam satu tahun.
Q*
Inventory level (units)
Berdasarkan kurva di atas dapat diketahui Jumlah unit yang tepat untuk
dilakukan ROP dengan mempertimbangkan lead time.
15
1) Ketika persediaan secara terus-menerus dibuat atau dlakukan
selama periode tertentu setelah pesanan diterima.
2) Ketika unit produk yang diproduksi dan dijual secara
bersamaan.
Berikut ini merupakan gambaran dari model kuantitas order produksi :
Figure 12.6 Change in Inventory Levels Over Time For the
Production Model
16
Annual Holding
= (Average inventory level) x
inventor cost per
y unit per
holding year
cost
Annual
= (Maximum inventory level)/2
inventory
level
Maxim
= Total Total
–
um = pt –produced
dt used
invent during the during
ory production the
level run productio
n run
Maximum inventory Q Q d
level = pp –d p =Q 1– p
17
D 1
S=2 HQ [ 1−( d / p ) ]
Q
2 DS
Q2 =
H [ 1− ( d / p ) ]
2 DS
Q p=
¿
√ H [ 1−( d / p ) ]
2 DS
Q ¿p =
√(
H 1−
Annual demand rate
Annual production rate )
Quantity Discount Models
Untuk analisa discount, semua unit discount menggambarkan
bahwa semua unit order mempunyai harga dengan beberapa tingkat
diskon, dimana peningkatan diskon menggambarkan bahwa unit order
mempunyai peningkatan harga dengan perbedaan tingkat diskon yang
didasarkan pada pemenuhan jumlah (break quantities). Anda juga dapat
menspesifikasikan penyimpanan, kekurangan persediaan, biaya
kehilangan penujalan konstan, atau diskon. Data yang diminta meliputi
permintaan per periode, biaya order atau setup per order, biaya
penyimpanan per unit per periode, biaya shortage per unit per periode,
biaya hilangnya penjualan per unit, tingkat produksi per periode, lead time
untuk order baru dalam satu periode, biaya unit, tingkat diskon, dan
persentase diskon. Nilai yang lain biarkan sama dengan nilai untuk data
EOQ.
Model ini menunjukkan adanya pengurangan harga saat terjadi
pembelian kuantitas tertentu.
18
Berikut ini merupakan contoh tabel yang menunjukkan adanya kuantitas
diskon :
2 DS
Q¿ =
√ IP
19
2) Bila Q* untuk sebuah potongan harga tidak menarik, maka pilih
kuantitasnya yang paling rendah namun tetap memungkinkan
mendapatkan potongan harga.
3) Hitung total biaya dari masing-masing Q* atau penyesuian nilai
dari step 2
4) Pilih Q* yang memberikan biaya total yang paling rendah.
20
Total cost $
Total cost curve T for discount 2
2,000
1,000 12
OrderotQbquantity
a0
st
n*al
pdfoc
ri
pro
di
crist
e s
cc
becu
rbo
rv
erue
aent
fo
ka2r
kis
di
bs
elc
oo
w u
th
nt
e1
al
lo
w
a
bl
e
r
a
n
g
e
at
p
oi
nt
a
a
n
d
m
u
st
b
21
e
a
dj
u
e
d
u
p
w
a
r
d
Gambaran Model ini dapat diketahui dari formula serbagai :
to
1,
0
0
0
u
ni
ts
at
p
oi
nt
b
22
tidak diketahui dengan pasti tetapi bisa dilakukan suatu pendekatan yaitu
dengan distribusi peluang.
Dengan kata lain, Model pengendalian probabilistik digunakan
apabila salah satu dari permintaan, lead time atau keduanya tidak dapat
diketahui dengan pasti. Suatu hal yang harus diperhatikan dalam model
ini adalah adanya kemungkinan stock out yang timbul karena pemakaian
persediaan bahan baku yang tidak diharapkan atau karena waktu
penerimaan yang lebih lama dari lead time yang diharapkan.Untuk
menghindari stock out perlu diadakan suatu fungsi persediaan pengaman
yaitu suatu persediaan tambahan untuk melindungi atau menjaga
kemungkinan terjadinya stock out.
Dalam model probabilistik yang menjadi hal pokok adalah analisis
perilaku persediaan selama lead time.
Karena pada kondisi ini, lead time dan demand bersifat probabilistik,
maka akan ada tiga kemungkinan yang dapat terjadi:
a) Tingkat demand konstan, namun periode waktu datangnya
pesananan (lead time) berubah
b) Lead time tetap sementara demand berubah
c) Demand dan lead time berubah
ROP = d x L
+ ss
Annual stockout costs =
Sum of the Units short x the probability x stock out cost /unit x the number
of orders per year.
23
Model probabilistik menggunakan tingkat pelayanan (Service level)untuk
menentukan keamanan persediaan ketika biaya stock outs dapat
ditetapkan.
Atas kondisi itu, maka formula ROP = demand during lead time + Zq.
Z = Number of standard deviation
QdlT = Standar deviasi dari permintaan dari permintaan selama waktu
lead time
Berikut merupakan gambaran dari demand probabilistic.
24
Other Probabilistic Models
Model Probabilistik lainnya, terjadi saat Saat data permintaan selama lead
time adalah tidak tersedia, maka ada beberapa model lain yang bisa
dilakukan :
1) Ketika permintaan bervariasi dan waktu menunggu konstan
2) Ketika lead time adalah variabel dan permintaan yang konstan
3) Ketika keduanya permintaan dan lead time adalah variabel
Dalam model ini, maka permintaan merupakan variabel dan lead time
adalah konstan/conatan
Berikut ini merupakan beberapa formula yang dibutuhkan melalui model
probabilistik lain :
sdLT dalam
whereSebaliknya = sdkondisi Lead lead time merupakan variabel dan
demand konstan, maka berikut ini merupakan formula yang lebih tepat :
time
ROP = (Daily demand x
where ssAverage
d = standard
LT Standard deviation
lead time
Sebaliknya dalam kondisi lead time dan demand adalah variabel maka
deviation
of lead inofdays)
time in
berikut ini merupakan formula : +
demand x day
days Zper
(Daily demand) x
sLT
25
ROP = (Average daily
demand
x Average lead time) +
ZsdLT
time x sd2)
+ (Average daily
demand)2s2LT
Single-Period Model
26
Model ini sering disebut sebagai model statis. Pemesanan dan
persediaan dinalisis berdasarkan trade off dengan menggunakan analisis
marginal. Marginal analisis di sini hanya akan cocok bila ada informasi
mengenai probabilitas kejadian. Dalam situasi ini, perlu dilihat mengenai
laba yang diharap (expected profit) dan kerugian yang diharap (expected
loss). Dengan demikian bila laba yang diharap lebih besar atau sama
dengan kerugian yang diharap, maka situasi yang demikian adalah
menguntungkan.
Service level = Cs
Cs + Co
27
Perbedaan pokok sistim Fixed-Time Periode (P model) dengan
Fixed-Order Quantity (Q Model) adalah sebagai berikut :
28
Pada model sistem fixed period ini pesanan-pesanan dilakukan pada
akhir dari periode yang sudah fix atau ada. Pesanan menyebabkan
persediaan meningkat, dan hanya biaya yang berhubungan dengan yang
diorder dan yang disimpan. Item-item tidak saling tergantung satu dengan
yang lain.
P
On-hand inventory
Q1 Q2 Target
Time Q3quantity (T)
P P Q4
29
sampai ke tingkat target tertentu. Keuntungan sistem periode tetap adalah
bahwa tidak ada penghitungan fisik atas unit yang dimasukkan ke
persediaan setelah ada unit yang diambil—penghitungan hanya terjadi
bila tiba waktunya untuk pengulasan yang berikutnya).
Prosedur ini juga secara administratif lebih memudahkan,
terutama bila pengendalian persediaan hanya merupakan salah satu
tugas karyawan. Sistem periode-tetap sesuai untuk perusahaan yang
secara rutin mengunjungi konsumen (dalam arti kunjungan dilakukan
dengan interval waktu yang tetap) untuk menerima pesanan baru atau
untuk pembeli yang ingin menggabungkan pesanannya agar biaya
pemesanan dan pengangkutan bisa dikurangi (dengan demikian, mereka
akan mempunyai periode pengulasan yang sama untuk butir persediaan
yang serupa).
Kerugian diterapkannya sistem ini adalah bahwa karena tidak ada
segunung persediaan pada masa periode pengulasan, tidak mungkin bagi
perusahaan untuk mengalami kehabisan stok pada periode itu. Skenario
ini mungkin terjadi bila suatu pesanan dalam jumlah besar menarik tingkat
persediaan ke bawah sampai tingkat nol segera setelah dilakukan
pemesanan. Maka, harus dipertahankan tingkat persediaan pengaman
yang lebih besar (dibandingkan yang dianjurkan sistem jumlah tetap) agar
dapat melindungi perusahaan dari keadaan kehabisan stok selama waktu
lowong antara waktu pengulasan dengan lead time.
Demikian disampaikan atas pengelolaan persediaan yang menjadi
salah satu keputusan penting yang harus diambil oleh seorang manajer
operasional. Pengelolaan persediaan yang tepat selain bisa mendukung
operasional sales agar bisa optimal namun di sisi lain tetap dalam kondisi
terkontrol agar tidak menimbulkan biaya over stock yang berdampak pada
biaya bunga dan juga over utilisasi space gudang yang tentunya juga
berhubungan dengan biaya yang meningkat.
30