Inventory Management
Importance of Inventory
Tujuan dari pengelolaan persediaan adalah untuk menentukan
keseimbangan antara investasi persediaan dan pelayanan ke pelanggan. Di
satu sisi persediaan perlu dikendalikan agar tidak mengalami over stock
yang berakibat pada peningkatan biaya bunga karena adanya inventory
yang over dan juga adanya pemakaian space gudang yang tinggi sehingga
menjadikan biaya pergudangan juga menjadi meningkat. Di sisi lain
persediaan juga harus dijaga agar tidak menjadikan under stock yang
menyebabkan kerugian opportunity sales, bahkan terjadi kekecewaan di
pelanggan karena apa yang diminta tidak bisa direalisasikan.
1
banyak, maka akan timbul biaya-biaya yang disebut carrying cost, yaitu
biaya-biaya yang terjadi karena perusahaan memiliki persediaan yang
banyak, seperti : biaya yang tertanam dalam persediaan, biaya modal
(termasuk biaya kesempatan pendapatan atas dana yang tertanam dalam
persediaan), sewa gudang, biaya administrasi pergudangan, gaji pegawai
pergudangan, biaya asuransi, biaya pemeliharaan persediaan, biaya
kerusakan/kehilangan.
Selain biaya di atas dikenal juga biaya pemesanan (ordering cost) yaitu
biaya-biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan kegiatan pemesanan
sejak penempatan pesanan sampai tersedianya bahan/barang di gudang.
Biaya-biaya tersebut antara lain : biaya telepon, biaya surat menyurat,
biaya adminisrasi dan penempatan pesanan, biaya pemilihan pemasok,
biaya pengangkutan dan bongkar muat, biaya penerimaan dan pemeriksaan
bahan/barang.
Functions of Inventory
2
Beberapa fungsi dari persediaan adalah sebagai berikut :
1. Fungsi Decoupling adalah persediaan yang memungkinkan perusahaan
dapat memenuhi permintaan pelanggan tanpa tergantung pada supplier.
Types of Inventory
Berikut ini merupakan tipe-tipe persediaan :
1. Persediaan Bahan Mentah (Raw Material), yaitu persediaan barang-
barang berwujud, seperti besi, kayu serta komponen-komponen lainnya
yang digunakan dalam proses produksi. Persediaan ini dapat diperoleh
dari sumber-sumber alam atau dibeli dari para Supplier atau dibuat
sendiri oleh perusahaan untuk digunakan dalam proses produksi
selanjutnya
2. Persediaan Barang Dalam Proses (Work In Process), yaitu persediaan
barang-barang yang merupakan keluaran dari tiap-tiap bagian dalam
proses produksi.
3. Persediaan MRO (Maintenance-Repair-Operating). Persediaan yang
membantu atau menolong peralatan (Supplies), agar mesin dan
peralatan yang ada, bisa berjalan secara optimal dan produktif.
4. Persediaan Barang Jadi (Finished Goods), yaitu persediaan barang-
barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap
untuk dijual atau dikirim kepada pelanggan.
3
Figure 12.1 The Material Flow Cycle
Cycle time
95%
5%
Gambar di atas menunjukkan siklus aliran material. Dimana
sebagian terbesar waktu bekerja dalam tahapa proses kerja, adalah
waktu yang tidak produktif yang mencapai hingga +/- 95%.
Managing Inventory
Manajer Operasional perlu memahami sistem dalam mengelola
persediaan, yang dibedakan menjadi 2 hal, yakni :
1. Bagaimana item persediaan bisa diklasifikasikan ? Contoh adalah ABC
Analysis.
2. Bagaimana memastikan catatan persediaan berikut fisiknya bisa sesuai
dan dipertanggungjawabkan.
4
ABC Analysis
C Items
5
Pengendalian fisik persediaan khususnya di kategori “A”
Lebih memberikan estimasi pada kategori “A”
Record Of Accuracy
Catatan yang akurat merupakan unsur kritis dalam sistem produksi
dan persediaan.
Cycle Counting
6
1. Mensolusikan gangguan dan pemberhentian dari produksi
khususnya untuk persediaan fisik tahunan.
2. Mengantisipasi penyesuaian persediaan secara tahunan.
3. Melatih personal audit untuk persediaan yang akurat
4. Bisa mengidentifikasikan dan membenarkan kesalahan-kesalahan
dalam proses
5. Menjaga catatan persediaan secara akurat.
7
5,000 items in inventory, 500 A
items, 1,750 B items, 2,750 C items
Policy is to count A items every
month (20 working days), B items
every quarter (60 days), and C
items every six months (120 days)
Berdasarkan contoh di atas bisa diketahui dari 3 kategori A, B dan C
memiliki jadual perhitungan yang berbeda, dan jumlah item yang
dihitung juga bisa diketahui.
Kategori A dilakukan perhitungan 25 item per hari
Kategori B dilakukan perhitungan 29 item per hari
Kategori B dilakukan perhitungan 23 item per hari
Total keseluruhan 3 kategori produk dapat dilakukan 77 item per
harinya.
Inventory Models
8
Model Persediaan dibedakan menjadi 2, yakni :
1. Model Persediaan untuk Permintaan yang independen
Permintaan untuk item bebas dan tidak tergantung pada permintaan
dari beberapa item lain.
2. Model Persediaan untuk Permintaan yang dependent
Permintaan untuk item tergantung pada permintaan dari beberapa item
lain.
Terdapat beberapa istilah biaya dalam model persediaan yang perlu
dipahami, yakni sebagai berikut :
1. Holding Costs
Biaya yang ditimbulkan oleh penyimpanan persediaan dalam gudang
pada periode waktu tertentu, termasuk pula di dalamnya biaya
asuransi, penyusutan, bunga dan lain-lainnya.
2. Ordering Costs
Biaya yang ditimbulkan oleh adanya kegiatan pemesanan persediaan
dalam sekali pesan, misal: formulir, supplies, proses pemesanan dan
administrasi; selama bahan/barang belum tersedia untuk diproses lebih
lanjut.
3. Setup Costs
Biaya untuk mempersiapkan mesin atau proses produksi untuk
membuat suatu pesanan atau biaya-biaya yang dibutuhkan untuk
melakukan penyesuaian pada saat bahan/barang diproses. Secara
prinsip, setup cost adalah order cost pada saat bahan telah/sedang
diproses. Pada banyak kasus, setup cost sangat berkorelasi dengan
setup time (setup time dapat dieliminasi dengan inovasi mesin dan
perbaikan standard bahan baku).
Istilah ini juga dihubungkan dengan waktu persiapan mesin agar bisa
beroperasional.
9
Berikut ini merupakan gambaran contoh dari jenis-jenis biaya yang perlu
dievaluasi dalam menentukan Holding Costs :
TABLE
12.1 Determining Inventory Holding Costs
Variasi dari biaya Holding Cost bergantung pada jenis bisnis, lokasi bisnis,
dan tingkat suku bunga yang diperhitungkan sebagai biaya akibat overtime
dan over stock.
10
Umumnya biaya holding cost berkisar di 15%-an, dan khusus untuk jenis
bisnis teknologi dan fashion, maka holding cost-nya bisa mencapai lebih
dari 40%.
11
Dalam kaitannya dengan model persediaan tersebut, biaya-biaya
yang relevan dengan model ini adalah biaya pemesanan dan biaya
penyimpanan. Jika D adalah jumlah permintaan, dalam kasus ini per
minggu, Q adalah kuantitas pesanan, dan S adalah biaya setiap kali
pesan, maka biaya pemesanan per minggu dirumuskan:
D
=S
Biaya pemesanan per minggu Q
Biaya simpan mingguan dihitung dengan mencari rata-rata biaya
penyimpanan tiap bulan yang dikonversi menjadi mingguan. Rata-rata
persediaan dihitung sebanyak setengah kali kuantitas pesanan dikali
biaya simpan per unit dan nilai ini akan berkurang terus-menerus
hingga mencapai nol, sehingga biaya simpan dapat dirumuskan:
Q
=H
Biaya penyimpanan 2
D Q
=S +H
Biaya persediaan per minggu (TC) Q 2
12
Minimum total
cost
Optimal order
quantity (Q*)
δTC
=0
δQ
δSD δHQ
+ =0
δQ 2 δQ .Q
H SD
− =0
2 Q2
H SD
=
2 Q2
2 SD
Q2 =
H
2 SD
Q=
√ H
keterangan:
13
H = IP, biaya simpan per periode (Rp/unit/periode)
Robust Model
14
ROP berguna untuk mengetahui kapan suatu perusahaan mengadakan
pemesanan. Terjadi apabila jumlah persediaan yang terdapat dalam stock
berkurang terus sehingga harus ditentukan berapa banyak batas minimal
tingkat persediaan yang harus dipertimbangkan sehingga tidak terjadi
kekurangan persediaan.
Jumlah yang diharapkan tersebut dihitung selama masa tenggang,
ditambah dengan persediaan pengaman (safety stock) yang biasanya
mengacu kepada probabilitas atau kemungkinan terjadinya kekurangan
stok selama masa tenggang (lead time).
Untuk tingkat pelayanan dari siklus pemesanan, semakin besar tingkat
permintaan atau masa tenggang menyebabkan jumlah safety stock harus
lebih banyak sehingga dapat memenuhi tingkat pelayanan yang
diinginkan.
Dengan penentuan/penetapan reorder point diperhatikan faktor-faktor,
sebagai berikut :
1. Procurement lead time, yaitu penggunaan material selama tenggang
waktu mendapatkan barang.
2. Besarnya safety stock, dimaksudkan dengan pengertian
"procurement lead time" adalah waktu dimana meliputi saat
dimulainya usaha-usaha yang diperlukan untuk memesan barang
sampai barang/material diterima dan ditempatkan dalam gudang
penugasan.
Berikut ini merupakan formula dalam menetukan ROP :
15
d= D
Number of working days in a year
Berdasarkan perhitungan formula di atas maka dapat diperoleh
gambaran titik pemesanan kembali diperoleh dari total permintaan selama
satu tahun dibagi dengan jumlah hari kerja dalam satu tahun.
Berdasarkan kurva di atas dapat diketahui Jumlah unit yang tepat untuk
dilakukan ROP dengan mempertimbangkan lead time.
16
Maximum inventory
Dari gambaran di atas dapat disampaikan terdapat variabel untuk
tingkat persediaan dan variabel waktu, dimana tingkat maksimum
persediaan dapat ditetapkan saat proses awal saat masih belum ada
demand.
Berikut ini adalah beberapa formula dari mkodel kuantitas order
produksi :
Annual Holding
= (Average inventory level) x
inventor cost
y per unit
holding per year
cost
17
Annual= (Maximum inventory level)/2
inventory
level
Maxim
= Total Total
–
um produced used
invent = pt during
– dt the during
ory production the
level run productio
n run
However, Q = total produced = pt ; thus t = Q/p
Maximum inventory = pQ –d Q =Q 1– d
level p p p
18
Model kuantitas order produksi sebenarnya menekankan pada
kondisi Setup Cost dikonsidikan sama dengan Holding Cost.
Dengan demikian akan diperoleh kuantitas produksi yang paling tepat.
Ketika data tahunan digunakan maka persamaan formulanya menjadi
sebagai berikut :
2 DS
√(
¿
Q p=
Annual demand rate
H 1−
Annual production rate )
19
T
NUMBER QUANTITY (%) PRICE (P)
2 DS
Q¿ =
√ IP
20
3) Hitung total biaya dari masing-masing Q* atau penyesuian nilai
dari step 2
4) Pilih Q* yang memberikan biaya total yang paling rendah.
21
Berikut ini merupakan contoh dari penentuan kuantitas diskon :
22
diketahui dengan pasti. Suatu hal yang harus diperhatikan dalam model ini
adalah adanya kemungkinan stock out yang timbul karena pemakaian
persediaan bahan baku yang tidak diharapkan atau karena waktu
penerimaan yang lebih lama dari lead time yang diharapkan.Untuk
menghindari stock out perlu diadakan suatu fungsi persediaan pengaman
yaitu suatu persediaan tambahan untuk melindungi atau menjaga
kemungkinan terjadinya stock out.
Dalam model probabilistik yang menjadi hal pokok adalah analisis
perilaku persediaan selama lead time.
Karena pada kondisi ini, lead time dan demand bersifat probabilistik, maka
akan ada tiga kemungkinan yang dapat terjadi:
a) Tingkat demand konstan, namun periode waktu datangnya pesananan
(lead time) berubah
b) Lead time tetap sementara demand berubah
c) Demand dan lead time berubah
ROP = d x L + ss
Annual stockout costs =
Sum of the Units short x the probability x stock out cost /unit x the number
of orders per year.
23
Model probabilistik menggunakan tingkat pelayanan (Service level)untuk
menentukan keamanan persediaan ketika biaya stock outs dapat
ditetapkan.
Atas kondisi itu, maka formula ROP = demand during lead time + Zq.
Z = Number of standard deviation
QdlT = Standar deviasi dari permintaan dari permintaan selama waktu
lead time
Berikut merupakan gambaran dari demand probabilistic.
24
Other Probabilistic Models
Model Probabilistik lainnya, terjadi saat Saat data permintaan selama lead
time adalah tidak tersedia, maka ada beberapa model lain yang bisa
dilakukan :
1) Ketika permintaan bervariasi dan waktu menunggu konstan
2) Ketika lead time adalah variabel dan permintaan yang konstan
3) Ketika keduanya permintaan dan lead time adalah variabel
Dalam model ini, maka permintaan merupakan variabel dan lead time
adalah konstan/conatan
Berikut ini merupakan beberapa formula yang dibutuhkan melalui model
probabilistik lain :
25
where sdLT = sd Lead time
sd = standard deviation
ROP = (Daily
demand x Average
lead time in days)
+ Z x (Daily
demand) x sLT
Sebaliknya dalam kondisi lead time dan demand adalah variabel maka
berikut ini merupakan formula :
26
where sd = Standard deviation
sLT = Standard deviation
sdLT = (Average lea
+ (Average daily demand)
Single-Period Model
27
Service level = Cs
Cs + Co
28
sama pesan senantiasi
bervariasi
2 Waktu Pemesanan/pemesanan Pemesanan/pemesanan
pemesanan kembali dilakukan pada kembali dilakukan pada
saat inventori berada saat dilakukan review
pada tingkat reorder (R) yang dilakukan secara
berkala dengan tenggang
waktu yang tetap.
3 Pencatatan Pencatatan dilakukan Dihitung hanya pada
setiap kali ada saat periode review tiba.
penambahan atau
pengurangan inventori
4 Ukuran Lebih sedikit dibanding Lebih banyak dibanding
Inventori P model Q model
5 Waktu Lebih tinggi karena
pemeliharaan pencatatan dilakukan
secara perpetual
6 Jenis item Harganya lebih mahal,
kritikal, dan penting.
Pada model sistem fixed period ini pesanan-pesanan dilakukan pada akhir
dari periode yang sudah fix atau ada. Pesanan menyebabkan persediaan
meningkat, dan hanya biaya yang berhubungan dengan yang diorder dan
yang disimpan. Item-item tidak saling tergantung satu dengan yang lain.
29
Q4
P
Q3
30
pengangkutan bisa dikurangi (dengan demikian, mereka akan mempunyai
periode pengulasan yang sama untuk butir persediaan yang serupa).
Kerugian diterapkannya sistem ini adalah bahwa karena tidak ada
segunung persediaan pada masa periode pengulasan, tidak mungkin bagi
perusahaan untuk mengalami kehabisan stok pada periode itu. Skenario ini
mungkin terjadi bila suatu pesanan dalam jumlah besar menarik tingkat
persediaan ke bawah sampai tingkat nol segera setelah dilakukan
pemesanan. Maka, harus dipertahankan tingkat persediaan pengaman yang
lebih besar (dibandingkan yang dianjurkan sistem jumlah tetap) agar dapat
melindungi perusahaan dari keadaan kehabisan stok selama waktu lowong
antara waktu pengulasan dengan lead time.
Demikian disampaikan atas pengelolaan persediaan yang menjadi
salah satu keputusan penting yang harus diambil oleh seorang manajer
operasional. Pengelolaan persediaan yang tepat selain bisa mendukung
operasional sales agar bisa optimal namun di sisi lain tetap dalam kondisi
terkontrol agar tidak menimbulkan biaya over stock yang berdampak pada
biaya bunga dan juga over utilisasi space gudang yang tentunya juga
berhubungan dengan biaya yang meningkat.
31