LAPORAN PROJEK STOCK OPNAME & ADMINISTRASI

UMUM

I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Stock Opname

Salah satu kegiatan pemeliharaan atau perawatan koleksi yang dapat

dilakukan adalah Stock Opname. Stock opname yakni kegiatan pemeriksaan koleksi
perpustakaan secara menyeluruh apakah koleksi itu masih sesuai dengan catatan
yang dimiliki. Selain berfungsi untuk mencocokkan kembali koleksi yang ada di rak
display dengan jumlah data inventaris, juga dapat sebagai sarana untuk melakukan
pemeliharaan, karena disamping memeriksa koleksi, buku- buku yang ada kemudian
dibersihkan tidak terkecuali dengan tempat pemajangan barang.

Stok opname merupakan sebuah kegiatan rutin yang penting untuk

membantu dalam memantau dan menghitung aset yang dimiliki. Aset yang dimiliki
dapat berupa berbagai jenis barang seperti barang fashion, mainan anak, jam
dinding, elektronik, aksesoris, tas, sepatu bahkan sampai barang-barang
supermarket, buah, telur dan sebagainya.

Dengan jumlah aset yang banyak, maka dibutuhkan waktu yang cukup lama
untuk melakukan sebuah kegiatan stock opname rutin, waktu yang dibutuhkan
untuk melakukan sekali proses stock opname rutin dapat mencapai hingga tiga
bulan. Terlebih lagi petugas yang melakukan kegiatan stock opname ini sedikit
jumlahnya, untuk saat ini hanya tersedia dua petugas saja untuk seluruh inventaris
yang ditangani secara langsung oleh unit perbekalan di suatu perpustakaan.

B. Latar Belakang Pembuatan Nota

Proses penjualan pada Luwes Ungaran diawali dari pelanggan datang kepada
pegawai dan menyebutkan barang yang akan dibeli. Selanjutnya pegawai akan
mencari barang tersebut untuk memastikan bahwa barang tersebut tersedia atau
tidak. Apabila barang tersebut tersedia, maka pegawai akan menawarkan barang
beserta harganya kepada pelanggan. Apabila pelanggan setuju dengan harga barang
tersebut, maka pegawai akan menguji terlebih dahulu apakah barang tersebut
berfungsi dengan baik atau tidak. Apabila barang tersebut berfungsi dengan baik,
maka pelanggan akan membayar sesuai dengan harga barang tersebut.

Selanjutnya pegawai akan membuatkan bukti pembayaran yaitu berupa nota

penjualan rangkap dua (asli dan salinan). Setelah pegawai menerima pembayaran
maka pegawai akan menyerahkan barang dan nota penjualan asli kepada pelanggan.
Selanjutnya pegawai akan menyimpan salinan nota penjualan. Salinan nota
penjualan, digunakan pegawai dalam melakukan pembuatan laporan penjualan yang
akan diberikan kepada bagian pembukuan. Salinan Nota penjualan tersebut
dikumpulkan selama satu bulan untuk membuat rekap penjualan.

C. Manfaat Stock Opname

1) Menghindari adanya penyimpangan ataupun penyalahgunaan barang yang

mengakibatkan stok lebih maupun kurang.
2) Dapat dengan cepat mengidentifikasi hilang atau kurangnya stok barang,
sehingga dapat segera dicarikan solusi agar tidak terjadi kekosongan
persediaan.
3) Dapat dijadikan bahan evaluasi serta tolak ukur perkembangan usaha dari
tahun-tahun sebelumnya hingga saat ini, berikut rencana kedepannya.
4) Memudahkan proses monitoring dan pengelolaan arus barang yang masuk
dan keluar dengan data yang bisa dipertanggungjawabkan.
5) Mempermudah mengawasi kondisi barang persediaan dalam gudang agar
senantiasa dalam keadaan layak jual dan tidak sampai terjadi kekosongan.

D. Manfaat Pembuatan Nota

1) Mengetahui riwayat stok barang secara jelas. Berapa banyak barang yang
dipesan atau dikirimkan kepada pembeli.
2) Sebagai pengingat mengenai jumlah produk apa saja dan berapa nominal
yang harus dibayarkan oleh pembeli.

2
 3) Bagi penjual nota penjualan disimpan sebagai bukti transaksi jika sewaktu-
waktu dibutuhkan. Bagi pembeli, nota penjualan sebagai bukti transaksi yang
disimpan dan tidak dapat dipalsukan.

E. Tujuan Stock Opname

Adapun beberapa tujuan stock opname tersebut adalah:

1) Memastikan bahwa pencatatan dalam pembukuan perusahaan sudah benar.

Dengan begitu dapat difungsikan sebagai SPI (Sistem Pengendalian Internal).
2) Meminimalkan adanya selisih antara data pada pembukuan dalam buku stok
barang sesungguhnya di gudang.
3) Mengetahui jumlah aktiva, utang, piutang dan juga kas perusahaan. Tidak
semua perusahaan melakukan aktivitas ini untuk mengecek stok persediaan
barang di gudang dan juga kas perusahaan. Seperti perusahaan manufaktur
misalnya, mereka melakukannya untuk memeriksa persediaan bahan baku
produksi, bahan penolong, barang setengah jadi dan jadi.

F. Tujuan Pembuatan Nota

Bagi pembeli, nota berguna sebagai bukti jika terjadi kesalahan pencatatan dalam
transaksi, sedangkan bagi penjual nota sering digunakan sebagai bahan evaluasi
penjualan dan bahan laporan keuangan

3
 II. LANDASAN TEORI
A. Stock Opname

Stock opname dapat diartikan sebagai aktivitas menghitung stock barang

digudang sebelum dipasarkan atau dijual. aktivitas ini harus dilakukan dengan teleti
dan juga cermat. agar tidak terjadi kesalahan pencatatan dan juga perhitungan
akibat adanya barang yang terlewat.

Dalam cara melakukan stockopname, selain membutuhkan aplikasi

perhitungan stok gudang, anda juga membutuhkan sebuah tim yaitu tim penghitung
dan tim input. Sekarang ini dengan perkembangan teknologi sudah ada barcode.
Denga menggunakan barcode, proses perhitungan stok bisa dilakukan dengan cepat
dan efisien. Selain itu dengan menggunakan barcode, kesalahan dalam pencatatan
dan perhitungan barang bisa lebih diminimalisir.

Salah satu komponen penting agar stockopname lebih mudah, efisien, dan
akurat adalah dengan penggunaan stock keeping unit (SKU). Penerapan SKU juga
diyakini membantu perusahaan mengurangi kesalahan pencatatan dan perhitungan
stok barang. Stock keeping unit atau SKU merupakan identitas berupa kode unik
pada setiap barang ritel untuk memudahkan pihak perusahaan mengenal jenis –
jenis stok barang. SKU antara satu jenis barang dengan barang lain akan berbeda
sebagai penanda. Kode yang digunakan biasanya terkait dengan unsur merek,
warna, ukuran, dan tipe barang. Secara teknis, SKU biasanya dicetak dalam barcode
untuk memudahkan perusahaan dalam inventarisasi atau stock opname.

B. Pembuatan Nota

Nota adalah salah satu bukti transaksi yang paling umum digunakan. Dengan
adanya nota, seseorang bisa dengan mudah mengecek ulang barang, rincian jumlah
dan nominal pembelian yang dibeli saat bertransaksi. Di dalam dunia bisnis sendiri,
cara membuat nota sangat penting untuk diperhatikan, pasalnya, nota menjadi
sebuah bukti transaksi berapakah uang yang yang perlu dibayarkan.

4
 Nota penjualan bisa diartikan sebagai bukti transaksi pembelian yang tertulis
dalam bentuk nota. Biasanya, pihak penjual akan membuat dua nota penjualan
untuk setiap transaksinya. Satu nota diberikan kepada pembeli sebagai bukti
tagihan pembayaran, sementara satu nota lagi disimpan sebagai dokumentasi
pembukuan bagi pihak penjual.

Saat ini sendiri, nota digunakan sebagai bukti setiap penjualan yang
dilakukan secara tunai. Namun, tak jarang nota juga digunakan sebagai bukti
pembayaran secara kredit. Untuk itu, cara membuat nota pembayaran harus jelas
dan dapat dengan mudah membedakan jenis penjualan, apakah kredit atau tunai.

5
 III. PENUTUP
A. Kesimpulan
Stock opname dapat diartikan sebagai aktivitas menghitung stock barang
digudang sebelum dipasarkan atau dijual. aktivitas ini harus dilakukan dengan teleti
dan juga cermat. agar tidak terjadi kesalahan pencatatan dan juga perhitungan
akibat adanya barang yang terlewat.

Nota penjualan bisa diartikan sebagai bukti transaksi pembelian yang tertulis
dalam bentuk nota. Biasanya, pihak penjual akan membuat dua nota penjualan
untuk setiap transaksinya. Noota digunakan sebagai bukti setiap penjualan yang
dilakukan secara tunai. Namun, tak jarang nota juga digunakan sebagai bukti
pembayaran secara kredit. Untuk itu, cara membuat nota pembayaran harus jelas
dan dapat dengan mudah membedakan jenis penjualan, apakah kredit atau tunai.

Berdasarkan kegiatan magang selama 6 bulan yang saya lakukan di Swalayan

Luwes Ungaran, saya telah melakukan praktek kerja lapang dengan baik. Saya
mendapat bimbingan dan petunjuk dari karyawan Luwes bagaimana cara
melakukan stock opname dan cara membuat nota yang benar. Untuk menambah
ilmu praktek bekerja selain bekal ilmu teori dan praktek dari sekolahan untuk
pelatihan keterampilan.

B. Refleksi

Saya menjalankan PKL selama 6 bulan di Luwes Ungaran. Dalam waktu 6

bulan tersebut dalam tempat PKL saya mendapat tugas di stand underware wanita.
Saya PKL bersama dengan SMKN 1 Kudus dari tanggal 25 Juni sampai 25 Desember
2023.

Di stand underware sendiri menjalani Stock Opname setiap 3 bulan sekali.

Saya mengikuti stock opname saat bulan juli 2023. Hal yang pertama dilakukan
adalah menulis semua kode PLU (Price Look-Up) dan membaginya sesuai dengan
kategori barang.

Setelah semua barang di stock, laporan akan diserahkan ke bagian

Pembukuan. Setelah beberapa waktu, kita akan mendapatkan laporan minus barang

6
atau barang yang belum tercatat/ter stock. Lalu kita harus mencari minus barang
tersebut.

Biasanya, di stand kita akan berbagi tugas. Shift siang bisa mulai mendata
semua PLU barang dan shift pagi akan mencari minus barang. Waktu Stock Opname
underware wanita adalah 1 minggu.

Sebenarnya di stand underware wanita tidak diperlukan pembuatan nota

terlebih dahulu, melainkan langsung membawa barang ke kasir. Tetapi bertepatan
dengan stand saya yang dekat dengan stand kain, saya sudah biasa membantu
membuatkan nota untuk stand kain.