7 PENGENDALIAN

FOR
ASSISTANT CHIEF OF STORE (ACOS)

DISUSUN : ABDUL AZIZ

OLEH
NIK : 17081340
TOKO : ALFAMART FRC MALANGBONG B378

PT. SUMBER ALFARIA TRIJAYA Tbk

BRANCH BANDUNG 1

Jl. Soekarno Hatta No.791, Cisaranten Wetan, Gedebage, Babakan Penghulu, Cinambo,
Kota Bandung, Jawa Barat 40294
 KATA PENGENTAR

Allhamdulilah puji serta syukur saya panjatkan kehadirat Allah Yang Maha Kuasa,
karena atas berkah rahmat nya, saya penulis dapat menyelesaikan penulisan makalah ini
tepat waktu yang telah ditentukan.
Makalah ini ditulis dan disusun dalam rangka untuk memenuhi tugas yang
diberikan oleh team TRAINING SAT DC BANDUNG 1, sebagai bahan review dari
penulis untuk melanjukan jenjang karir dalam hal posisi kerja di toko masing-masing
dalam kata lain, sebagai syarat untuk seorang Crew / Pramuniaga untuk naik tingkat /
jabatan menjadi Acos ( Grade 5 ).
Penulis sendiri mendapatkan bahan dan materi makalah ini dari hasil training yang
yang telah diikuti pada tanggal 13 Agustus 2018 sampai dengan tanggal 15 Agustus 2018,
dimana training tersebut diselenggarakan oleh team TRAINING SAT DC BANDUNG 1
yang diikuti oleh beberapa orang Crew ( Pramuniaga dan Kasir ) utusan toko beberapa
toko di area Branch BANDUNG 1.
Dalam penulisan makalah ini penulis sadar banyak sekali mendapatkan masukan
masukan serta motivasi baik berupa materil maupun moril, maka dari itu penulis
mengucapkan terimakasih kepada pihak pihak yang telah membantu proses penyusunan
malah ini, diantaranya, team TRAINING SAT DC BANDUNG 1,orang tua serta rekan
rekan semua.
Makalah ini berisi tentang kegiatan kegiatan keseharian toko serta para
personilnya, atau dengan kata lain adalah opperasional toko, seperti ceklis kebersihan
personil toko, proses proses transaksi toko.

Malangbong, 8 September 2018

Abdul Aziz
17081340
 BAB I
PENGENDALIAN PERSEDIAAN

A. PENGERTIAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN

Pengendalian persediaan adalah pengendalian yg di tujukan untuk mengetahui

penempatan kuantitas maximum ( PKM ) stok / persediaan di toko.
B. FAKTOR FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PERSEDIAAN
1. Minor

Minor adalah singkatan dari minimal order, di mana minor sendiri di tentukan oleh
perusahaan, minor berguna untuk mengatur berapa minimal order barang, atau minimal
permintaan barang yang dikirim, minor sangat berpekangruh terhadap PB dan PKM, jika
Jumah PKM EXIST di kurangi OH kurang dari minor maka tidak akan terjadi PB karena
hasil nya di bawah Minimal order yang di tentukan. begitu sebalik nya jika hasil nya lebih
dari minor, maka PB = Minor.
2. MPKM
MPKM adalah kepanjangan dari minimal penetapan kuantitas maksimum, ini
mengatur berapa minimal ketika kita akan menentukan PKM, jadi dalam menentukan PKM
kita harus tau dulu berapa MPKM nya sehingga dalam penentuan kita tidak berada di
bawah angka MPKM. Lalu bagaimana cara menghitung PKM sendiri. Sebelum itu mari
kita pahami apa yang di maksud dengan PKM, PKM adalah penetapan kuantitas
maksimum suatu toko per item-itemnya yang disesuaikan dengan kondisi Sales, Lead
Time, Safety Stock dan Minor dari Warehouse_
Berikut penjelasan variabel apa saja yang termasuk kedalam rumus PKM
- Variabel PKM :
• Average sales Qty/day -> Rata-rata penjualan atau potensi sales yang terjadi setiap
harinya, biasanya di ukur per tiga bulan.
• Lead Time -> Jarak pengiriman dari DC ke toko .
Rumus :

• Safety stok->
stok aman suatu barang .
• Minor -> Minimum Order, batas minimal toko order ke DC/BKL

3. DSI (Daily Sales Inventory)

Daily Sales Inventory adalah perputaran suatu barang dalam satu hari/ umur barang
yang dipengaruhi adanya transaksi penjualan dari TOP (turn of payment)
DSI di bagi 4 di antara nya
__
Pengaruh DSI Terkait Rugi Laba :
a. DSI harian “<” hari TOP artinya Untung
b. DSI harian “=” hari TOP artinya Impas
c. DSI harian “>” hari TOP artinya Rugi_

4. STOCK
Stock merupakan persediaan yang ada di toko baik ada secara fisik ataupun tidak.
stock sendiri di bagi menjadi 3
a. Over Stock
Over stock adalah dimana
kondisi persedian di bandingkan dengan
penjualan lebih banyak stock barang
sehingga disini terjadi penumpukan
barang yang tidak wajar, over stock
terjadi karena beberapa hal , seperti :
Item Kurang laku, PKM yang besar,
Seasonal, alokasi yang tidak sesuai
Over stock dapat menyebabkan
beberapa hal seperti DSI yang tinggi,
barang expired setra bad stock. DSI yang tinggi sudah pasti ada,
dikarenakan barang yang sangat banyak menumpuk tapi berbanding terbalik dengan
jumlah penjualan, begitu juga dengan expired akan terjadi karena barang yang penjualan
nya kurang akan menumpuk di gudang apalagi dengan barang overstock, karena penjualan
yang kurang, perputaran lambat, sehingga lama kelamaan barang yang over stock itu akan
mendekati masa expired
Over stock juga dapat menyebabkan Bad Stock, Bad Stock adalah suatu kondisi
barang yang rusak baik secara fisik (kemasan) atau expired sehingga tidak layak jual dan
konsumsi, yang diakibatkan pengiriman dan pengelolaan barang di toko.
Penyebab Barang Rusak/Bad Stock :
1. Personil Toko
Melempar barang kartonan, membuka koli dengan benda tajam, menumpuk barang tidak
semestinya, terburu-buru mengecek barang, ceroboh saat display dan membersihkan
produk display tidak sesuai planogram (Tir, KI-KA, A-B, D-B), Penempatan barang tidak
tepat
Solusi
Perlakukan barang dengan teliti, Konsentrasi dan hati-hati, Perhitungkan jenis barang dan
luas area penerimaan barang, Memastikan barang layak jual dan konsumsi, FEFO/FIFO,
Display harus mengikuti planogram

2. Binatang
Tikus Kecoa dan Semut
Solusi
Optimalkan kebersihan dan maintenanceOptimalkan kebersihan
3. Konsumen_
Konsumen mencoba barang daganganKonsumen kesulitan saat akan mengambil barang
pada rak yang tidak terjangkau
Solusi
Optimalkan pengawasan dan membantu menolong konsumen

b. Ideal Stock
Ideal stock berarti dimana kondusi stock di toko dengan penjualan seimbang,
perputaran barang nya cepat, dan stock selalu ada, PB normal tidak terjadi OOS ( Out Of
Stock ) atau barang kosong
c. OOS (Out Of Stock)
Out Of Stock adalah barang tidak tersedia secara data (OH= 0) atau barang tidak
tersedia di rak display (barang tersedia di gudang, meja kasir,dll)_
OOS di bagi menjadi 2
 1. OOS By Display
Barang yang secara OH ada , tapi secara fisik di pe displayan tidak ada contoh nya seperti
gambar di bawah ini. :

2. OOS By Onhand
Kondisi barang dimana secara OH tidak ada atau 0. Hal yang sangat berpengaruh
juga dalam OOS adalah LossProduct atau barang hilang, dalam hal ini barang hilang harus
benar benar di kendalikan. karena semakin banyak barang yang hilang dan semalin
melebihi BTK (Batas Toleransi Kehilangan) Makan akan semakin besar juga NSB yang
akan di dapatkan oleh setiap personil
Berikut Diagram Loss Product/Barang Hilang
Berikut untuk rumus penghitungan NSB

Pembagian NSB untuk setiap personil di tentukan oleh berapa proxy masing-masing
personil per jabatan, berikut untuk proxy NSB
• COS : 2
• ACOS 6 : 1.5
• ACOS 5 : 1.25
• Crew 3/4 : 1

Stock Opname adalah perbandingan stock fisik dengan OH sehingga apakah

kondisi batang sesuai atau terjadi selisih, SO di bagi 2
1. Partial ( Rawan hilang, SO Rokok & Susu Kaleng, Rak Reguker
2. Grand ( Pra GO, Pasca GO, Bulanan, Sonas)
Fungsi SO
1. Mengetahui persediaan barang
2. Mengecek barang dengan OH
3. Pengetahuan Produk
4. Mengetahui kondisi fisik barang
 BAB II
PENGENDALIAN PENJUALAN

A. PENGERTIAN PENGENDALIAN PENJUALAN

Pengendalian penjualan adalah pengendalian yang di tujukan untuk mengetahui

indikasi sales SPD,STD, dan APC Toko, apakah mengalami peningkatan atau penurunan.
Hal yang berhubungan : Promosi, Display, Pelayanan, Penawaran.
Kita dapat mengendalikan penjualan dengan cara memonitoring pencapaian kita perhari
nya, kita dapat memulai bya di report 22 tentang perkembangan penjualan dan Gross
margin.
Dalam pengendalian penjualan ada 3 hal yang penting dan garus di kendalikan
1. SPD ( Sales Per Day)
SPD atau Sales Per Day adalah penjualan yang terjadi per hari di toko, yang
disebabkan kunjungan konsumen (langsung/online) yang melakukan pembelanjaan di
toko_

2. STD (Sales Transaction Day)

STD atau Sales Transaction Day adalah jumlah konsumen yang datang ke toko dan
melakukan transaksi pembelian per hari_Perhatikan tabel berikut ini :
Faktor-faktor yang dapat meningkatkan STD :
a. Area Coverage
Area Coverage adalah luas cakupan area yang terdapat potensi area (jumlah
KK, daya beli, dan pertumbuhan) yang dapat dilayani dari satu titik lokasi toko,
dalam pembedahan area coverage di perlukan optimalisasi Area coverrage ini
bertujuan untuk : Tahu potensi pelanggan, Monitor pelanggan focus, Tahu potensi
pesaing Efektif & efisiensi leaflet_
b. Pelayanan_
Pelayanan dalam hal ini sangat berdampak penting untuk peningkatan STD
pelayanan harus di lakukan sesuai SOP yang berlaku, melayani sesuai tuntutan dari
perusaahan dan sesuai standar pelayanan yang sudah di tentukan .

3. APC (Average Purchase Costumer )

APC atau Average Purchase Customer adalah rata-rata pembelian konsumen di toko
per hari_APC Sendiri sangat berpengaruh terhadap sales di toko, sangat penting kita
meningkatkan APC kita untuk meningkatkan sales. Beberapa Faktor faktor yang bisa
membantu untuk peningkatan APC di antara nya :
a. Display dan Promo
b. Tujuan display dan promosi, produk terlihat rapi dan menarik, menampilkan
informasi produk, mengingatkan rencana belanja, membangkitkan minat
belanja_.
b. Penawaran
Penawaran merupakan hal yang wajib di lakukan baik oleh kasir maupun setiap
personil yang ada di area sales, Penawaran adalah menyampaikan program program apa
saja yang ada di toko, secara jelas sehingga konsumen dapat tertarik dengan apa yang kita
promosikan, sehingga menimbulkan implse buying,
atau pembelian yang tidak di rencanakan, dengan
begitu maka kita sudah berhasil meningkatkan APC
Kita, berapapun jumlah rupiah yang di tawarkan
dalam 1 konsumen kita tetap berpacuan kepada
jumlah STD yang biasa di toko, maka itu akan
menjadi lonjakan sales yang siknifikan.

BAB III
PENGENDALIAN GROSS MARGIN (GM)

A. PENGERTIAN PENGENDALIAN GROSS MARGIN (GM)

 Gross Margin atau laba kotor adalah selisih yang didapatkan dari transaksi
penjualan yang belum dikurangi biaya. Toko akan untung jika gross margin di toko tersebut
lebih tinggi dari pada biaya yang di keluarkan. Gross margin perlu di kendalikan karena ini
akan berpengaruh terhadap profit toko, dan membayar biaya operasional, dalam
peningkayan Gross Margin, kita harus tau barang barang mana saja yang ber margin tinggi,
sehingga apa yang kita jual bisa menghasil kan margin yang tinggi, di toko ada 3 golongan
item barang dalam kategori margin, perhatikan tabel di bawah ini :

Berikut Rumus/Formula Gross Margin :

Bagaimana cara meningkatkan margin di toko, lakukan Hal hal diantaranya Full
Display Item GM Tinggi Tentukan Fokus Item GM Tinggi Penawaran Item GM Tinggi
Monitor Penjualan Item GM Tinggi Monitor Perkembangan GM Toko_

BAB IV
PENGENDALIAN BIAYA
A. PENGERTIAN PENGENDALIAN BIAYA
 Biaya dalah Kebutuhan dengan nilai financial yang harus terpenuhi untuk
kelangsungan sebuah Organisasi, terukur, terpola dan terkontrol penggunaannya,
pengendalian biaya perlu di lakukan. kita harus paham prisip dari bisnis retail itu adalah
efisiensi dan pelayanan Dalam bisnis ritel Efisiensi Biaya dilakukan karena keuntungan
yang didapat kecil._Tujuan dari pengendalian biaya juga di lalukan agar keuntungan lebih
optimal. Jenis jenis biaya ada 3, yaitu, biaya Controllable, Uncontrollable dan Estimate.
1. Controllable : Adalah biaya yang bisa di kontrol oleh setiap personil toko,
sehingga dapat mengendalikan biaya yang akan di keluarkan.
2. Uncontrollable : Adalah biaya yang tidak bisa di kontrol yang pengeluaran nya
bisa tiba tiba. ataun secara tahunan.
3. Estimate : Adalah biaya yang di berikan olah perusahaan dengan jumlah
tertentu, untuk keperluan toko
PERHATIKAN TABEL BERIKUT

Kenapa Biaya Controllable harus di kendalikan karena ini akan sangat berpengarug
terhadap biaya yang akan di keluarkan oleh toko, di toko biaya yang terbesar di keluarkan
adalah Gaji, Lebur, Listrik dan Kantong Plastik.

Apa yang harus di lakukan untuk pengendalian biaya lebih optimal, yaitu dengan di
buat nya RRAK. RRAK atau Rencana Realisasi Anggaran Kas adalah dana yang
disediakan pada toko untuk membayar biaya rutin dan biaya estimasi yang berhubungan
dengan pengoperasian toko yang sifatnya bulanan._
Apa saja yang biasanya terdapat dalam RRAK, perhatikan tabel berikut.

Cara mengendalikan Biaya toko agar laba toko lebih optimal, adalah dengan
mengrndalikan biaya operasional toko, dengan cara mengatur jadawal shift dan lembur,
memonitoring penggunaan listrik dan kantong plastik apakah sudah sesuai dengan yang di
pelukan atau tidak.

BAB V
ADMINISTRASI
 Proses Administrasi merupakan proses administrasi yang dilakukan pada toko
berkaitan dengan inventory / stock yang ada di toko, proses administrasi di toko ini
dibagi atas beberapa jenis antara lain :
Proses Administrasi
 Edit / koreksi PB
 Purchase Order ( PO )
 Receipt LPB
 Retur
 Retur Item HUB
 Stock Opname
 Stock Toko = stock DC
 Koreksi Pemusnahan
 Retur Penjualan Virtual Item
 Surat Jalan Internal
 Surat Jalan BKL
 Tanda Terima Suplier.
 Dll.

A Tujuan administrasi
-untuk memudahkan administrasi di toko.
-memudahkan penyesuaian antara dokumen dengan barang.
-meminimalisir kehilangan dalam jumlah besar.
-memudahkan menelusuri dokumen di toko

B Jenis administrasi kasir

-Register pelanggan toko
Untuk melakukan register pelanggan toko potensial
-Register penjualan manual
Untuk mendata penjualan manual ketika computer kasir tidak bias di gunakan
-Register setoran/ pick up
Administrasi yang dilakukan apabila kasir telah mendapatkan uang melebihi limit
Rp 500.000
Buku register pick up ada di map acco no 4 .
 -Register So Rokok
Proses administrasi yang dilakukan untuk cross chek fisik rokok dengan data/ ond
hand setelah pergantian shift .
Buku register so rokok berada di map acco no 2 .
-Register so susu kaleng
Administrasi yang dilakukan untuk cross chek fisik susu kaleng dengan data di on
hand dan dilakukan setelah pergantian shift.
-Register kebersihan rak

BAB VI
LINGKUNGAN
 Pengendalian lingkungan adalah kumpulan aktifitas merencanakan menggerakan, dan
mengontrol sumber daya sekitar (internal/eksternal), untuk menciptakan kenyaman , dan
keamanan .
Hal hal yang mempengaruhi keamanan toko :
-pencurian -kebakaran
-Perampokan -banjir
-penganiayaan -gempa
-hipnotis -gunung meletus
-narkoba -tanah longsor
-penipuan
-teror

Alur pengendalian lingkungan toko

BAB VII
PENGENDALIAN OTHER INCOME
Pengendalian other income bias disebut juga pendapatan lain lain .

• Personil toko mampu memahami perannya sebagai

seorang ACOS dalam optimalisasi sarana sewa
• Personil toko Mengetahui Cara Mencetak dan
Membaca Report 44 Toko
• Personil toko mampu memahami perannya sebagai
seorang ACOS dalam memonitoring sarana
sewa