MENYIAPKAN PERSEDIAAN BARANG

Apa Itu Stock Opname?

Stock opname adalah kegiatan penghitungan persediaan barang dagang yang ada di gudang
dimana dalam kegiatan tersebut akan mencocokkan nilai persedian yang tersedia secara fisik
yang ada di gudang dengan nilai buku persediaan yang ada di laporan.

Tujuan Stock Opname

Tujuan dilakukannya stock opname adalah untuk mengetahui secara pasti dan akurat mengenai
persediaan yang ada di dalam catatan pembukuan dan yang ada di gudang apakah benar-benar
sama nilainya atau malah ada selisih kelebihan atau kekurangan persediaan barang dagang.

Jika ditemukan selisih setelah di lakukan stock opname maka tindakan selanjutnya akan
disesuaikan dengan kebijakan perusahaan tersebut.

Apabila ditemukan selisih lebih antara jumlah persediaan atau nilai kas persediaan, maka
perusahaan harus melakukan pengecekan ulang untuk mengetahui apakah terdapat kemungkinan
transaksi yang belum dicatat atau terjadi kesalahan saat melakukan pencatatan.

Namun, jika yang ditemukan adalah selisih kurang biasanya ada dua kemungkinan, yaitu
membuat jurnal penyesuaian atas kekurangan tersebut dan kemudian akan dibebankan pada
perusahaan.

Tetapi, jika peraturan perusahaan mewajibkan petugas di bagian persediaan untuk mengganti
kekurangan dari persediaan tersebut, maka jurnal penyesuaian tidak perlu dibuat kecuali harga
pokok persediaan berbeda dari harga penggantian.

Tetapi hal itu berbeda jika yang dilakukan stock opname adalah perusahaan manufaktur.

Hal tersebut biasanya dilakukan untuk mengetahui:

 Persediaan bahan baku

 Bahan penolong

 Barang setengah jadi

 Barang jadi

Fungsi dan Manfaat Stock Opname

Setelah mengetahui pengertian dan tujuan dari dilakukannya stock opname, maka Anda sudah
memiliki bayangan mengenai fungsi dan manfaat dari stock opname ini.

Untuk lebih jelasnya, berikut fungsi dan manfaat dari kegiatan stock opname, yaitu:
 1. Mengetahui apakah barang yang tersedia digudang sama dengan catatan pembukuan yang
ada dilaporan.

2. Dapat meminimalisir terjadinya penyimpangan atas persedian.

3. Dapat segera melakukan tindak lanjut apabila ada barang yang hilang atau rusak (tidak
layak untuk dijual).

4. Mengetahui persediaan tahun lalu dan tahun sekarang sehingga dapat menganalisa
perkembangan perusahaan.

5. Mengetahui arus masuk dan keluar persediaan barang.

6. Mengetahui kondisi persediaan barang yang sesungguhnya.

Jenis-jenis Stock Opname

Ada tiga jenis stock opname yang bisa diterapkan dalam bisnis Anda tergantung jenis dan skala
bisnis yang dijalankan, berikut ulasannya:

1. Periodic Stock Verification

Stock opname jenis ini biasanya dilakukan setiap satu quarter.

Hitungan mudahnya per 3 bulan satu kali, atau bisa juga per 6 bulan satu kali alias satu tahun
hanya dua kali perhitungan saja.

Anda bisa menjadwalkan waktu khusus untuk melakukan stock opname misalnya selama dua
hari berturut-turut.

Biasanya metode ini diterapkan pada perusahaan yang menjual barang-barang berharga atau
usaha mikro yang hanya memiliki sedikit stok barang.

Jumlah produk secara fisik akan dihitung dan dicatat dengan kondisi barang apakah mengalami
cacat atau tidak.

2. Annual Stock Opname

Stock opname jenis ini sangat cocok dilakukan menjelang dibuatnya laporan keuangan tahunan.

Pengecekan stok harus dilakukan untuk memberikan kesimpulan sekaligus menyambut periode
baru penjualan.

Stock opname jenis ini biasanya hanya dilakukan satu kali dalam satu tahun.

Bisnis yang cocok menggunakan perhitungan ini adalah bisnis yang menjual barang dengan
umur panjang dan tidak mudah rusak.
3. Daily Stocktaking

Perhitungan jenis ini dilakukan setiap hari untuk memastikan bahwa jumlah barang di lapangan
sama dengan laporan atau data yang ada.

Metode ini biasanya dipakai oleh pebisnis minimarket.

Biasanya, stock opaname jenis ini juga dilakukan dua kali satu hari per pagi dan malam saat
opening dan closing toko demi meminimalisasi adanya perbedaan data.

Kapan Kegiatan Stock Opname Dilakukan?

Stock opname biasanya dilakukan setiap akhir periode yaitu setiap akhir tahun, triwulan (tiga
bulan), kuartal (4 bulan), bahkan setiap akhir bulan, tergantung dari kebijakan perusahaan.

Tetapi bagi perusahaan yang memiliki sistem pengendalian intern lebih tertata biasanya kegiatan
ini dilkukan setiap tiga atau empat bulan.

Kegiatan ini cukup menyita waktu karena petugas yang melakukan kegiatan stock opname akan
benar-benar memeriksa secara langsung keadaan serta kondisi persediaan barang dagang
perusahaan.

Maka dari itu perusahaan harus mengatur waktu secara efisien ketika ingin melakukan stock
opname.

Namun dalam hal ini perhitungan perusahaan sudah semakin dimudahkan dengan teknologi,
yaitu menggunakan bar code.

Sebagian besar perusahaan menggunakan bar code karena diyakini dapat dengan mudah dan
akurat membantu perusahaan untuk mengurangi kesalahan pencatatan dan perhitungan barang.

Prosedur atau Langkah-langkah Melakukan Stock Opname

Untuk melakukan stock opname dengan benar, Anda harus mengetahui bagaimana prosedur atau
urutan langkah-langkah dalam menjalankanya.

Dengan mengetahui prosedur ini, dapat mengurangi kesalahan dan pekerjaan stock opname
bisnis Anda bisa lebih cepat.

Berikut adalah langkah-langkah stock opname, yaitu:

1. Pertama yang harus kita lakukan adalah persiapan stock opname yaitu dengan
menghentikan seluruh pergerakan barang, seperti pemberitahuan kepada supplier supaya
tidak mengirimkan barang dan pemberitahuan kepada costumer sehingga tidak ada
transaksi atau pergerakan barang. Disarankan stock opname lebih baik dilakukan saat
 libur panjang karena pada waktu tersebut tidak ada kegiatan apa pun. Tapi hal ini tidak
direkomendasikan untuk perusahaan yang skala pergerakan barangnya besar.

2. Pembagian lokasi stock opname,jika memiliki lebih dari satu penyimpanan barang atau
jumlah barang sangat banyak maka stock opname harus dilakukan oleh beberapa orang.

3. Sebelum pelaksanaan stock opname pastikan semua dokumen yang dibutuhkan telah
terkumpul.

4. Lakukan perhitungan fisik dengan cermat dan teliti sehingga tidak terjadi kesalahan.

5. Setelah melakukan pehitungan fisik yaitu membandingkan data stock opname antara
sistem pencatatan dalam pembukuan dengan persediaan yang tersedia.

6. Membuat laporan stock opname.

7. Dan yang terakhir adalah melaporkan hasil stock opname.

Cara dan Contoh Membuat Laporan Stock Opname Excel

Berikut contoh laporan stock opname, lengkap dengan contoh format laporan stock opname yang
dibuat menggunakan Excel, juga rumus yang digunakan untuk menghitung stock opname.

Dari sekian banyaknya penjelasan di atas, mungkin Anda sudah memiliki bayangan seperti apa
laporan stock opname itu.

Jangan khawatir di sini kami juga sudah menyiapkan contoh laporan stock opname
menggunakan Excel beserta penjelasannya.

Untuk membuat laporan seperti ini ada baiknya dilakukan secara komputerisasi untuk
mempermudah pekerjaan dan mengurangi terjadinya kesalahan dalam pencatatan.

Dalam artikel ini digunakan software pengelola angka yaitu Microsoft Excel.

Pasti Anda bertanya-tanya bagaimana cara membuatnya dan apa saja yang harus diinput terlebih
dahulu.

Baiklah untuk detail cara dan tahapannya akan dijelaskan secara urut di bawah ini:

Setelah dilakukan kegiatan stock opname dan semua data sudah terkumpul maka langkah
selanjutnya adalah menginput hasil data kedalam komputer menggunakan software Microsoft
Excel.

1. Nyalakan komputer dan langsung saja klik 2 kali atau tekan enter pada icon microsoft
excel.
2. Setelah Excel terbuka maka langkah pertama adalah membuat format laporan seperti
gambar di bawah, isikan NAMA PERUSAHAAN, NAMA LAPORAN dan PERIODE
LAPORAN. Kemudian buatlah kolom dan isikan format data seperti di gambar mulai
dari NO, KODE BARANG hingga terakhir KETERANGAN.

3. Input data persedian mulai dari No sampai Harga Jual secara manual seperti contoh di
gambar.

4. Input data persediaan awal masukkan rumus (=G10*E10) pada kolom NILAI dan rumus
[=SUM(H10:H14)] pada kolom, untuk angka jumlah di tulis secara manual.
5. Input data penjualan untuk kolom JML ditulis manual dan pada kolom NILAI Masukkan
rumus (=I10*F10), untuk kolom total caranya sama dengan yang di atas.

6. Input data barang masuk caranya sama dengan no 3.

7. Input data persediaan akhir yang nantinya akan di jadikan data untuk mencocokkan nilai
buku persediaan dengan nilai fisik persediaan yang ada digudang (Nilai sesungguhnya ),
untuk semua rumus jumlah caranya sama dengan no 3 menggunakan formula (sum).

8. Input data persediaan yang tersedia digudang (Nilai Fisik), angka JML ditulis manual
sesuai dengan jumlah barang yang ada digudang.
9. Setelah semua data telah terimput maka selanjutnya adalah pencocokan data yaitu dengan
mencocokkan Nilai buku persediaan dengan Nilai fisik digudang. Apabila hasil dari
selisih menunjukkan minus (-) maka disebut selisih kurang dan sebaliknya apabila
menunjukkan hasil (+) maka disebut selisih lebih, Ada beberapa faktor terjadinya selisih
kurang/lebih bisa jadi barang hilang atau rusak. Perhatikan gambar dibawah.

10. Setelah melakukan pencocokan dan ditemukan selisih lebih/kurang maka dikolom
keterangan ditulis keterangan berdasarkan keadaan barang tersebut, jika minus (-)/selisih
kurang dikarenakan barang tersebut rusak maka pada kolom keterangan ditulis rusak
begitupun dengan selisih lebih yang kemungkinan di karenakan kesalahan pencatatan
maka di kolom keterangan di tulis salah catat. Perhatikan gambar yang diblok merah.

Setelah semuanya selesai maka hasilnya akan seperti di bawah ini: