ADMINISTRASI USAHA

PENCATATAN DOKUMEN USAHA

Pencatatan Dokumen Usaha
Proses pembukuan atau pencatatan dokumen usaha merupakan suatu kegiatan yang penting, terutama dalam kegiatan usaha dimana proses
tersebut akan memperlihatkan suatu kondisi kuangan suatu perusahaan apakah bertambah maju atau mundur, harta yang bertambah atau berkurang
termasuk apakah laba atau keuntungan yang didapat atau malah kerugian yang didapat. Pembukuan usaha merupakan bagian penting sehingga setiap
wirausaha harus mampu dan bisa mengelola pembukuan agar bisa memajukan usahanya. Salah satu keberhasilan usaha dalam berwirausaha adalah
mampu mengelola keuangan atau biasa disebut harus melek finansial, diantaramya harus mampu mencatat dan mengelola sekaligus melaporkan
pembukuan usahanya. Kemampuan wirausaha dalam pembukuan sangat penting, terutama dalam mengelola pencatatan yang terdiri atas 4 bagian
utama dalam kegiatan pencatatan usaha, diantaranya:
1. Pembukuan pembelian, seperti pembelian bahan baku, pembelian bahan produksi, pembelian peralatan, pembelian perlengkapan, atau pemblian
bahan-bahan untuk dijual Kembal.
2. Pembukuan penjualan, seperti penjualan produk dan layanan (jasa), penjualan bahan produksi, dan penjualan barang dagangan.
3. Pembukuan penerimaan, seperti penerimaan komisi, penerimaan penjualan, penerimaan bunga, penerimaan hasil penjualan bahan produksi, dan
penerimaan pendapatan hasil produk.
4. Pembukuan pengeluaran, seperti pengeluaran bulanan, pengeluaran atas pembelian bahan baku produk, pengeluaran untuk investasi, pengeluaran
untuk kegiatan persahaan (operasional), pengeluaran transportasi,dll.
Administrasi keuangan dapat berarti pembukuan keuangan, yaitu catatan dokumen transaksikeuangan yang dibuat secara kronologis (menurut
urutan waktu) dan sistematis (menurut cara-cara tertentu). Setiap organisasi kelompok, wajib mengelola administrasi keuangan dengan baik, yaitu
sesuai jenis serta diisi dengan tertib, teratur dan benar. Dengan administrasi, keuangan yang baik, keuangan kelompok dapat terkendali dan pada waktu
tertentu akan mudah untuk diketahui, sehingga dapat digunakan sebagai bahan untuk pengambilan keputusan.
 Berikut adalah alur perancangan dokumen dan pencatatan perusahaan sehingga dokumen tersebut memberikan informasi dalam
pengambilan keputusan perusahaan.

Kebutuhan informasi

Follow up Pengambilan keputusan Analisis transaksi

Implementasi Perancangan
pembukuan system pembukaan
 Pembukuan adalah suatu proses pencatatan yang dilakukan secara teratur untuk mengumpulkan data dan informasi keuangan, meliputi harta,
kewajiban, modal, penghasilan, dan biaya, serta jumlah harga perolehan dan penyerahan barang atau jasa yang ditutup dengan Menyusun laporan
keuangan berupa neraca dan laporan laba rugi pada setiap tahun. Biasanya, setiap pembukuan usaha harus disertai dengan dokumen pendukungnya
sehingga memperkuat bukti kegiatan usaha sekaligus untuk mengetahui dan mengontrol kegiatan keuangan usaha. Sehingga kegiatan evaluasi akan
berlangsung terus menerus.
Secara harfiah terkadang pembukuan hamper sama pengertiannya dengan pencatatan transaksi keuangan, meskipun secara konsep berbeda, namun
hasil dan laporan yang dihasilkan sama berupa data posisi keuangan perusahaan dalam periode tertentu, sehingga arahannya wirausaha harus mengetahui
Akuntansi Keuangan.
Pembukuan itu merupakan penjelasan lain dari Akuntansi Keuangan, namun agar tidak terlalu rumit dan agar lebih sederhana dalam kegiatannya maka
asumsinya dinamakanlah pembukuan.
Pengimplemensasian system akuntansi atau pembukuan dalam kegiatan usaha dan pengelolaan keuangan bertujuan untuk:
a. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pekerjaan karena semuanya dihitung dengan kinerja yang nantinya mengarah kepada uang.
b. Mendukung operasional perusahaan secara rutin dan alokasi kegiatan harian secara lebih terarah dan focus.
c. Meningkatkan kualitas laporan keuangan sehingga mudah dipahami oleh semua orang.
d. Meningkatkan kualitas pengambilan keputusan dalam perusahaan agar perusahaan lebih maju dan mampu bersaing dengan perusahaan lainnya.
e. Melindungi asep perusahaan sekaligus mampu meningkatkan aset perusahaan.

Dalam pembukuan banyak metodepembukuan yang dikerjakan oleh usaha atau pengelolaan keuangan pribadinya. Dalam kegiatan usaha, metode
yang digunakan dalam mencatat transaksi operasional perusahaan, terutama dalam persediaan dan yang lainnya secara sederhana adalah pembukuan:
a. Dicatat pertransaksi atau metode perpetual.
b. Dicatat secara berkala atau metode periodic.
Namun dalam kegiatan transaksinya, selain metode tersebut, ada juga metode umum lainnya yang sering dikerjakan dan dilaksanakan dalam
kegiatan pembukuan. Dalam pembukuan usaha, ada dua system pembukuan yang umum digunakan didunia usaha dan organisasi lainnya, di antaranya:
a. Pembukuan tunggal atau masukan tunggal
b. Pembukuan berpasangan.
Setiap metode memiliki karakteristik yang berbeda-beda, namun persahaan akan menyesuaikan dengan produk dan usaha yang dijalankan sehingga
kegiatan pembukuan atau pencatatan transaksi keuangan berjalan dengan baik dan lancar.
 Berikut ini bentuk-bentuk metode pembukuan secara sederhana yang dapat dilakukan dan dikerjakan oleh setiap orang, terutama dalam
kegiatan usaha, yaitu:
a. Metode Perpetual
Metode perpetual atau metode dimana setiap terjadi transaksi akan langsung dicatat dalam pembukuan usaha dan langsung diketahui
perubahan apa yang terjadi dalam posisi keuangan perusahaan. Keuntungan metode ini adalah perusahaan bisa langsung menentukan dan mengambil
keputusan saaat itu juga karena kita bisa mengetahui permasalahan yang terjadi pada suatu kegiatan usaha. Dalam metode ini bisa digunakan oelh
orang yang baru memulai suatu usaha secara sederhana sehingga setiap saatnya kita bisa mengetahui perkembangan perusahaan dari waktu ke waktu
serta naik turunnya pendapatan perusahaan. Namun dalam metode ini juga memiliki kelemahan, seperti wirausaha harus memiliki catatan yang
lengkap serta setiap transaksi harus dicatat meskipun kondisi kita tidak memungkinkan. Contoh kegiatan usaha yang menggunakan metode ini adalah
toko isi ulang pulsa hp, dan token listrik.
Metode ini biasanya lebih banyak digunakan dalam menghitung persediaan, namun dalam penerapannya kita juga bia menerapkan metode
tersebut dalam pencatatan transaksi harian suatu perusahaan karena metode ini lebih mudah dan lebih cepat mengetahui kondisi perusahaan seperti
apa.
b. Metode Periodik
Dalam periodic atau system pelaporan secara berkala, perusahaan menggunakan catatan harian dalam suatu buku yang nantinya akan
digunakan sebagai bahan penyusunan laporan keuangan dalam suatu periode usaha. Dalam metode ini, kita mengumpulkan data dengan
menyusunnya kedalam suatu file tertentu sesuai bagian dan divisinya masing-masing, yang nantinya akan direkap dan dicatat sesuai bagiannya.
Keuntungan menggunakan system ini, kita Menyusun laporannya bisa diakhir periode yang sudah ditentukan, jadi tidak terlalu menghabiskan waktu,
lebih rapih dalam prncatatannya karena setiap bukti transaksi akan dikelompokkan sesuai kegiatannya dalam suatu file. Jadi Ketika membutuhkan maka
kita tinggal mengambil bukti tersebut sesuai dengan penempatan filenya.
Metode ini pada dasarnya merupakan lanjutan dari metode perpetual, tetapi yang membedakannya adalah Ketika menerapkannya. Dalam
metode periodic terkadang bon atau nota akan dikumpulkan terlebih dahulu, setelah terkumpul dalam jumlah tertentu baru akan direkap. Pencatatan
periodic akan dikerjakan secara berkala biasanya minimal per tiga bulan.
c. Metode Masukan Tunggal
Sistem Pembukuan Tunggal atau single posting system/single enty book keeping, yaitu system pembukuan sederhana yang ditandai dengan
pencatatan beberapa transaksi dengan satu kali pembukuan saja. Sistem ini tidak bergantung pada keseimbangan debit dan kredit.
 Sistem pembukuan masukan-tunggal hanya menggunakan akun pendapatan dan pengeluaran, dicatat terutama didalam jurnal pendapatan dan
pengeluaran. Pembukuan masukan-tunggal cocok digunakan untuk usaha mikro dan kecil.
Dari uraian diatas maka dapat diketahui bahwa sumber catatan pembukuan primer didalam pembukuan masukan-tunggal adalah buku kas,
sama dengan daftar rekening koran, tetapi menempatkan pendapatan dan pengeluaran ke berbagai akun pendapatan dan pengeluaran. Catatan akun
yang terpisah dipelihara untuk kas kecil, status keterbayaran dan keterterimaan akun, dan transaksi-transaksi yang bersesuaian lainnya, semisal
inventaris dan ongkos perjalanan.
d. Metode Berpasangan
Pembukuan berpasangan memerlukan pengeposan (pencatatan) setiap tranaksi dua kali, menggunakan debit dan kredit. Selain itu, system
pembukuan berpasangan dalam setiap transaksi akuntansinya akan dicatat dua kali. Artinya, pada setiap transaksi terdapat dua rekening (akun) yang
akan dipengaruhi. Dalam system pembukuan berpasangan dikenal istilah debit dan kredit. Setiap rekening yang didebit diikuti dengan rekening lain
yang di kredit, demikian pula sebaliknya. Jumlah sisi debit dan kredit harus sama, jika tidak maka pencatatannya menjadi salah, neraca yang dihasilkan
menjadi tidak seimbang anatar sisi aset/aktiva dan vasivanya.
Proses pembukuan akan terjadi, Ketika transaksi terjadi, sebuah data atau dokumen dihasilkan. Dokumen ini dirujuk sebagai sumber dokumen
pencatatan perusahaan. Beberapa sumber dokumen sebagai berikut:
a. Laporan saldo bank bulanan anda.
b. Catatan transaksi harian yang terjadi.
c. Kuitansi yang anda dapatkan Ketika membeli sesuatu di toko.
d. Bukti atau nota yang didapat pada saat transaksi.
Didalam system ini, setiap transaksi keuangan yang terjadi selalu dicatat dengan cara sedimikian rupa sehingga jelas pengaruhnya terhadap
aktiva, utang, modal, pendapatan, dan biaya. Prinsip utama system ini adalah bahwa setiap transaksi selalu dicatat dengan mendebit dan mengkredit
dua buah rekening atau lebih dengan jumlah yang sama.
Format dan bentuk dalam pencatatan dokumen usaha selalu berbeda-beda karena menyesuaikan dengan jenis uahadan produknya serta
kepentingan dari pemilik usahanya, namun secara umum, format pencatatan yang sering kali dilihat secara konsep umum sama, berikut ini adalah
format yang bisa dijadikan contoh dalam pencatatan dan dokumen usaha.
Pencatatan yang sering dikerjakan oleh wirausaha dan disertai dengan dokumennya, diantaranya:
(model pencatatan ini hanya contoh, bisa disesuaikan oleh wirausaha)
a. Pencatatn Pembelian
Kegiatan pencatatan pembelian bisanya dibuat sederhana dan simple serta praktis agar dalam pembacaan dan memahaminya mudah, berapa
banyak produk barang atau bahan baku yang dibeli serta dengan kualitas bahan yang seperti apa dan jangan lupa jika dokumen, baik
nota/faktur/kuitansi atau dokumen lainnya juga dicantumkan sebagai dokumen pengendali.

Kartu Kendali Pembelian

Bulan:……………………………
No
No Nama Barang Kode Barang Tgl Jumlah Harga Satuan Total
Nota/Faktur
b. Pencatatan Penjualan
Dalam pencatatan penjualan, seorang wirausaha harus mendata dan mendokumentasikan juga ke dalam pencatatan agar mengetahui berapa
banyak barang/bahan yang terjual atau berapa banyak jasa yang kita lakukan. Misalnya dalam usaha cuci motor yang dicuci sehingga kita bisa
mengetahui penerimaan hari ini dari cuci motor berapa.
Berikut ini adalah format penjualannya:

Kartu Kendali Penjualan

Bulan:……………

No Nama Barang Kode No Tgl Jumlah Harga Total Ket

Barang Nota/Faktur Terjual Satuan
c. Pencatatan Persediaan
Untuk mencatat persediaan barang, biasanya menggunakan kartu persediaan agar lebih mudah mengontrol barang/bahan
yang masih ada yang akan digunakan untuk periode berikutnya. Namun ada juga yang langsung merekapnya untuk digabung agar
lebih mempermudah pendataannya. Wirausaha kedepannya akan menyesuaikan dengan jenis usaha dan produknya sehingga akan
lebih mempermudah pencatatan keuangannya.
Berikut adalah contoh format rekapitulasi persediaannya, tetapi format ini tidak mutlak bisa disesuaikan dengan kebutuhan
wirausaha.

Kartu Kendali Persediaan

Bulan:………………..

Nama Jumlah Harga Jumlah Harga Harga

No Tgl Total Total Sisa Total Ket
Barang Beli Satuan Terjual Satuan Satuan

Selain pencatatan diatas, kita pun bisa membuat buku keuangan sebagai dokumen pengendali dalam mengatur dan mengelola keuangan agar
mengetahui proses keuangan dalam suatu periode.
 Buku keuangan sebagai bagian dari dokumen pencatatan keuangan usaha, di antaranya:

1) Buku Penerimaan Kas

Buku ini hanya mencatat transaksi uang yang masuk saja kedalam operasional usaha. Di uraian ditulis, sumber penerimaannya dari mana
secara jelas, ditulis di nominal jumalh yang diterima oleh perusahaan, lalu dituliskan di saldo setiap ada perubahan maka saldo total ikut berubah
sehingga pada saat akhir bulan kita bisa mengetahui berapa total penerimaan usaha kita. Format dan modelnya bisa di sesuaikan setidaknya model
ini hanya sebagai gambaran saja.

Buku Penerimaan Kas

Bulan:…………
No Tanggal Uraian Nominal Saldo Total Ket
2) Buku Pengeluaran Kas
Buku ini hanya mencatat transaksi uang yang keluar saja ke dalam operasional usaha. Di uraian ditulis pengeluarannya untuk apa saja secara
jelas, ditulis di nominal jumlah yang dikeluarkan oleh perusahaan, lalu tuliskan di saldo setiap ada perubahan maka saldo total ikut berubah sehingga
pada saat akhir bulan kita bisa mengetahui berapa total pengeluaran usaha kita. Format dan modelnya bisa di sesuaikan setidaknya model ini hanya
sebagai gambaran saja.

Buku Pengeluaran
Bulan:………………
No Tanggal Uraian Nominal Saldo Total Ket
3) Buku Pengendalian Rekapan Penerimaan dan Pengeluaran
Buku ini hanya merekap data dari penerimaan dan pengeluaran biasanya dilaksanakan pada akhir bulan atau bergantung dari kebutuhan
peusahaan. Berikut ini formatnya namun tidak mengikat dan tidak mutlak bisa di sesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan perusahaan.

Buku Rekapitulasi Penerimaan dan Pengeluaran

Periode (Tahun):…………..

No Bulan Penerimaan Pengeluaran Selisih (L/R) Ket