Document No.

CSD/2016/001/SOP
STANDARD OPERATING PROCEDURE Issued Date
Page 1 of 2
PENGADAAN PERSEDIAAN BARANG DAGANG Revision to 1
Reviewed by, Approved by, Distributed to
1. Head Office Purchasing Dept, SC Dept.
Director
2. Lab/WH Warehouse Dept
Purchasing Dept Supply Chain Dept Director Marketing

1. TUJUAN Standard Operating Procedure (SOP) ini bertujuan untuk :

1.1. Menjadi pedoman dalam melaksanakan proses Pengadaan Persediaan Barang Dagang

1.2. Mengendalikan mekanisme Pengadaan Persediaan Barang Dagang agar sesuai dengan Sistem
Manajemen Mutu.

2. RUANG LINGKUP SOP ini digunakan untuk melaksanakan proses Pengadaan Persediaan Barang Dagang yang ruang
lingkupnya meliputi : Warehouse Dept/PPIC Dept, Purchasing, Marketing dan Finance Dept, Director
di Head Office

3. REFERENSI Surat Keputusan Direksi No. :

4. DEFINISI 4.1. Pengadaan Persediaan Barang Dagang

Adalah proses yang ditujukan untuk memenuhi kebutuhan Persediaan Barang Dagang yang
berkaitan dengan kegiatan operasional utama perusahaan agar tetap selalu siap dijual.

4.1.1. Barang Persediaan untuk Pretreatment

4.1.2. Barang Persediaan untuk Dyeing

4.1.3. Barang Persediaan untuk Printing

4.1.4. Barang Persediaan untuk Finishing

4.2. Pihak Luar,

Adalah Pihak di luar manajemen perusahaan yang berbentuk organisasi atau lembaga resmi
(legal) baik dari Pemerintahan maupun Swasta Nasional atau Asing yang terkait dengan proses
bisnis perusahaan.

4.2.1. Supplier,

Adalah organisasi resmi yang mempunyai ijin usaha dan kapasitas sebagai pemasok
Persediaan Barang Dagang.

4.2.2. Forwarder

Adalah organisasi resmi dan/atau perseorangan yang memiliki kapasitas untuk

melakukan penanganan pengeluaran barang barang dari pelabuhan, pembayaran PIB
dan PPh Impor serta mengirim Barang sampai dengan Gudang.

4.3. Purchasing Departemen

Adalah penanggung jawab atas pembelian Persediaan Barang Dagang.

4.4. Formulir,
Adalah merupakan media komunikasi antar pihak-pihak yang berkepentingan terhadap suatu
proses bisnis dalam bentuk format standar yang tercakup juga didalamnya adalah proses
persetujuan dari kelanjutan realisasi proses bisnis tersebut.

definisi/452204252.xls/12/16/2019/01:55:28
 Adalah merupakan media komunikasi antar pihak-pihak yang berkepentingan terhadap suatu
proses bisnis dalam bentuk format standar yang tercakup juga didalamnya adalah proses
persetujuan dari kelanjutan realisasi proses bisnis tersebut.

4.4.1. Puchase Order (PO),

4.4.2. Work Requisition (WR),

4.4.3. Work Order (WO),

4.4.5. Puchase Order (PO),

4.4.6. Material Receipt System (MRS),

4.4.7. Inventory Checkout (ICO),

4.4.8. Surat Jalan / Delivery Order

5. KEBIJAKAN 5.1. Setiap permintaan part-material dan/atau service order harus menggunakan PR yang
ditujukan ke Material Management Dept Head di Head Office atau Purchaser di Site.

5.2. Setiap WO yang terbit harus mempertimbangkan aspek teknis, efektivitas kerja, efisiensi waktu
dan biaya yang timbul akibat dari pekerjaan perawatan/perbaikan khususnya yang berkaitan
dengan pihak luar (supplier/external workshop).

5.3. Setiap permintaan part-material via transfer dari lokasi pemohon harus dilakukan dengan dasar
pertimbangan sebagai berikut :

5.3.1. Efisiensi stock dan biaya yang timbul akibat proses tersebut.

5.3.2. Ketersediaan stock di supplier lokal.

5.3.3. Kecepatan proses pengiriman (delivery time) antar lokasi.

5.3.4. Lamanya proses pengadaan dan pengiriman part-material jika selalu harus diproses di
Head Office.

5.4. Khusus untuk Lokasi Pengirim harus segera memperhitungkan keseimbangan stock yang
berkurang akibat proses permintaan part-material via transfer sehingga tidak terjadi
kekurangan stock pada saat diperlukan.

5.5. Purchaser (Logistic Supervisor) harus segera menyerahkan PR ke Inventory Section Head
dan/atau Plant Dept Head di Head Office apabila terdapat kondisi sebagai berikut :

5.5.1. Lama waktu pengadaan atau pengiriman lebih dari 2 minggu terhitung sejak PR terbit.

5.5.2. Tidak bisa dilakukan di jobsite karena keterbatasan kompetensi (kemampuan), fasilitas
(tools) yang dimiliki dan kesiapan part-material dari pihak luar maupun site
management.

5.5.3. Setiap PR yang berisi permintaan part-material untuk keperluan : Modifikasi (Major
Job), Rekondisi (ex Accident), Overhoul (Major Repair) dan Tyre/Undercarriage harus
diserahkan langsung ke Plant Dept Head.

5.6. Setiap Purchase Order (PO) yang diterbitkan oleh Purchaser harus berdasarkan PR yang telah
disetujui oleh Pejabat berwenang.

definisi/452204252.xls/12/16/2019/01:55:28
 5.7. Setiap hasil transaksi dengan pihak luar baik part-material maupun service order beserta
dokumennya harus diperiksa secara teliti, akurat dan benar sesuai dengan prinsip-prinsip
Quality Assurance (QA).

5.8. Pembayaran dapat dilakukan baik di Jobsite maupun di HO.

5.9. Khusus untuk pembelian secara Cash atau Cash in advanced, PO yang diterbitkan oleh
Purchaser disesuaikan dengan prosedur dan persyaratan kelengkapan dokumen pembayaran di
SOP Pengakuan dan Pembayaran Transaksi Ekstern, SOP No. TRY/2001/001/SOP.

5.10. Plant Dept harus membuat anggaran atas keperluan part-material, biaya perawatan/ perbaikan
sedangkan biaya mobilisasi/transportasi dibuat oleh MM Dept di akhir tahun berjalan untuk
tahun berikutnya (Rencana Kerja Tahunan/RKT).

5.11. Nilai Pembelian setiap item dan/atau beberapa item dalam setiap PO tidak boleh melebihi batas
kewenangan maksimum dan total setiap bulannya tidak melebihi Anggaran Bulanan yang telah
ditentukan (lihat no. 5.10.).

5.12. Batas kewenangan maksimum nilai PO/PR dalam proses persetujuan (Approval Level)
diberlakukan aturan sebagai berikut :

5.12.1. Proses di Jobsite,

Level Approval ≤ Rp 10 juta ≤ 25 juta > Rp 25 juta

Create by (Not Approve) Inv Control Inv Control Inv Control

Pre Approve - 1 (PR) Logistic Spv Plant SH Plant SH
Pre Approve - 2 (PR)
Pre Approve - 3 (PR)
Next Approval Person (PR) Inv SH (HO) Plant DH (HO)

Approve by (PO) Plant SH

Manual Approval (PO) PM

5.12.2. Proses di Head Office,

5.12.2.1. PR ex Jobsite

Level Approval ≤ Rp 25 juta ≤ 100 juta > Rp 100 juta

Create by (Not Approve) Inv Control Inv Control Inv Control

Pre Approve - 1 (PR) Plant SH Plant SH Plant SH
Pre Approve - 2 (PR) Inv SH Plant DH Plant DH
Pre Approve - 3 (PR)
Next Approval Person (PR) MM DH MM DH MM DH

Approve by (PO) MM DH MM DH MM DH
Manual Approval (PO) Plant DH Director Pres Director

5.12.2.2. PR ex HO

Level Approval ≤ Rp 25 juta ≤ 100 juta > Rp 100 juta

Create by (Not Approve) Inv Staff Inv Staff Inv Staff

Pre Approve - 1 (PR) Inv SH Inv SH Inv SH
Pre Approve - 2 (PR) Plant DH Plant DH Plant DH
Pre Approve - 3 (PR)
Next Approval Person (PR) MM DH MM DH MM DH

Approve by (PO) MM DH MM DH MM DH
Manual Approval (PO) Plant DH Director Pres Director

Note : Untuk Valuta asing, Nilai kewenangan PO dikonversi sesuai dengan Kurs yang berlaku
pada saat transaksi.

6. ALUR PROSES Untuk lebih menjelaskan mekanisme proses Pengadaan Part - Material dan Service Order, maka
dapat dilihat pada alur proses berikut ini.

definisi/452204252.xls/12/16/2019/01:55:28
Dept.

definisi/452204252.xls/12/16/2019/01:55:28
definisi/452204252.xls/12/16/2019/01:55:28
definisi/452204252.xls/12/16/2019/01:55:28
 Document DCI-CSD/2016/001/SOP
STANDARD OPERATING PROCEDURE Issued Date
Page 1 of 1
PENJUALAN BARANG DAGANG (BRG IMPOR) Revision to 0

PIC Internal DCI

No. Marketing CSD Warehouse Jasa Kirim Customer
Finance Director
Activity Dept Dept Dept

Mulai

1. Departemen CSD menerima PO PO

PO PO
Pembelian dari Customer / Departemen Customer Customer Customer
Marketing

2. Departemen CSD mengecek Stok NO

Cek Stok
Barang

OK

3. Jika Barang Tersedia, dilanjutkan

pengajuan order penjualan melalui email
Email
ke Finance dan Direksi Order

4. Jika tidak ada masalah pembayaran, Email Order Email Order Email Order NO
Finance berhak memberikan approval
penjualan
OK
5. Jika Ada masalah pembayaran, approval
harus di lakukan oleh direksi

5. Departemen CSD koordinasi dengan

Gudang untuk menyiapkan Surat Jalan Memberikan
Perintah
dan Jasa Kirim Pengriman

6. Departemen Gudang Menyiapkan

Surat Jalan/DO Surat Jalan/DO
Barang dan Surat Jalan /DO (Delivery
Order)

7. Pengirman dengan truk sendiri untuk

wilayah Bandung dan sekitarnya dan
Luar kota jika qty tertentu. Kirim Barang
Dengan Jasa Pengiriman Eksternal jika Luar
kota (Solo, Semarang dll) dan qty kecil

Serah
8 Driver/Jasa Pengirim melakukan serah terima
terima barang dengan Customer. Surat Barang
Jalan Asli di Minta kembali.
memastikan
F/U Status Barang
9 Gudang F/U status pengiriman ke Driver Kiriman sudah serah
terima
atau Jasa Pengiriman, Apakah sudah
selesai dikirim/belum
F/U Status
10 CSD F/U status Kiriman sd Barang sudah Kiriman
diterima oleh Customer dan Melaporkan
ke Group By WA

11 Selesai

selesai

flow /452204252.xls/12/16/2019/01:55:28
DAFTAR ANGKUTAN :

BANDUNG SEMARANG

NO EXPEDISI NO TLP NO EXPEDISI NO TLP

1 SETIA TRANS 1 PILAR UTAMA TRANSPORT
PAK KRISTON 087825463984 BP GOPUR 085799157503
BP CANDRA 085642792002

2 ANGKUTAN SGM 022-86063855/56 2 ANGKUTAN UNDIP

IBU METTY 081322751045 BP DIDIK 081215501244
085640235458

3 ANUGRAH 3 MAS YANTO 081326267663

PAK TOMAS 081220970100

4 DWI JAYA 4 BAPAK YANTO 082225358195

PAK NANA 085100411627

5 PT. KARYA ABADI 022-5401854 5 PT. KARYA ABADI 024-8660081

PAK TEGUH 082214207915
kap. 12 T

6 SAN BUANA 022-6865368 6 EXPEDISI BP ARIS 081703220578

7 PAKET MPS 022-6642953 7 PAK WARSINO 081901622668

cimahi

8 PAKET TOTO EXPRESS 8 MAS GIRAN 082135283581

BP SYARIPIDIN 087722203342
081222228627
NO CUSTOMER

1 BHINEKA KARYA MANUNGGAL CV. INDOWASH

(0267)431533 (022) 5202962
IBU IDA BAPAK TAUFIK/IBU SISCA/ DEA

2 PT. INDO EVEREST TEXINDO CV. MUSTIKA

(022) 5223617 (022) 85963382
(021) 5300520 BAPAK SUPRIONO

3 PT. AYOE INDOTAMA TEXTILE PT. RAJUT WARNA SEJATI

(022) 6030089 (0267) 482772
085221424941 AHIN
IBU NENG

4 PT. GUCCI RATU TEXTILE PT. TEGUH JAYA

(022) 6030015 (022) 5203126
IBU YENI IBU KUSTI/IBU NURUL (OBAT)

5 PT. SRI REJEKI ISMAN TBK PT. INDO TAICHEN TEXTILE

(0271) 593188 (021) 5520920 EXT:827
EX: 1514 IBU DESI IBU SALIS
EX: 1594 GUDANG OBAT KIMIA

6 PT. KEWALRAM PT. SINAR PANGJAYA MULIA 3

(022) 7798346 (022) 6030719 EX: 113
IBU YATI/ IBU IMAS IBU SHERLY/ IBU MAYA
(022) 6012650 EX: 105
NITA EXPEDISI

7 PT. SARI WARNA ASLI PT. POLYGON MAS

(0271) 651581 (021) 5551207
(0271) 644570 IBU RATNA/ IBU TARI
IBU MASTIK

8 PT. ADETEX SINDO MULTI PRATAMA

(022) 5945238 0817-0228989
IBU IDA BAPAK JIMI

9 PT. LUCKY PRINT ABADI BAPAK JONI

(021) 89108008 (022) 7816105
081510150719 BAPAK MAGNUS LIU/ BP JONI
BAPAK MARDANI
10 PT. CENTRAL MULIA CITANITINDO BINTANG TERANG MEGA CITATEX
(022) 6866956
IBU HARTINI IBU EKA/ BAPAK JOSES
11 PT. TRISULA TEXTILE/TRISTEX AWAN WIJAYA
(022)6613333 (022) 70530292
IBU NIA/ BAPA IYUS 0851-00530292
BAPAK AWAN

12 PT. KAHATEX KAHAPTEX

RANCAEKEK (022) 7798060 (021) 8676267
CIJERAH (022) 6031030 BAPAK ALI
IBU NIKI/ IBU RISA

13 PT. IDAR BUANA BAPAK RIAN

(022) 5205818 (021) 5925245
IBU INDRI 08119859365

14 PT. ALFA POLIMER SEMARANG TN. AMAN

0889-281-6393 (022) 5950285
BAPAK JUHARI SANDANG

15 PT. DUNIATEX PT. NAGA MULIA & PT. ANUGRAH

(0271) 825251 (022) 82000122/ (022)2001806
BAPAK YOHAN IBU RATNA

16 PT. BUDI AGUNG SENTOSA PT. OCEAN ASIA INDUSTRY

(022) 7791665/ (022) 7791667 (0254) 404123
(022) 7791669 IBU ITA
IBU KARTIKA

17 PT. CITRA KARUNIA UTAMA CV. ASIANTEX

(0271) 822615 (022)6030012
IBU SANTI (IBU INGE)

18 PT. ALFA POLIMER INDONESIA PT. INDORAMA

(022) 6866951 PUTRI CIMAREME (022) 6864702
(022) 6028175 IBU MELA (022) 6866611
BAPAK ACENG

19 PT. SWISSTEX NARATAMA PT. WIN TEXTILE

(022) 6028208 IBU WARSIH (0264) 8224666
(022) 6866391 (CIMAREME) 082115500086
IBU FITRIA

20 TUAN ALEX/ PAK SIL PT. LENTERA MUTIARA SEJATI

082218679116 (022) 6805858
21 PT. LAJU UTAMA GEMILANG PT. CENTRAL TEXINDO
(021) 5671002 (022) 6866334
IBU ESIH IBU LENI