Dibuat oleh Dibuat oleh Disahkan oleh

PROSEDUR

PUCHASING & Purchasing Logistic Operational Manager

PT. HOK TONG LOGISTIK No. Rev. : 2 Tanggal : 07-10-17 Hal : 1 dari 4
JAMBI

Penanggung
Proses Keluaran
Jawab
Permintaan
Barang
- Nota Permintaan Barang
1. Kabag. Yang bersangkutan
2. Kabag. Logistic
3. Operational Manager

Cukup
Pengeluaran Cek
Stock
- Persediaan Barang dari
Barang aplikasi. 1. Kabag. Logistik
- Dokumen Pengambilan 1. Kabag. Logistik
Tidak Barang 2. Oprational Manager & Kepala
Departement.
Permintaan - Nota Permintaan Barang atau
Pembelian PP 1. Kabag. Purchasing
2. Kabag. Gudang & Operational
Tidak Manager

Approval

Ya

Seleksi Suplier
- Via Telepon / fax dan email
untuk mendapatkan 1. Kabag. Purchasing
penawaran harga dan data
Quotations pembanding.
Ya

Proses PO - Purchase Order ( PO )

1. Kabag. Purchasing
2. Branch Manager
Penerimaan - Surat Jalan Supplier ( DO )
Barang
1. Kabag. Logistik
- Surat Jalan Supplier ( DO )
- Surat Jalan Supplier ( DO )
1. Kabag. Logistik
Cek Tidak Sesuai
Pesanan Retur

Tidak Lengkap
Sesuai - Nota Penerimaan Barang (
NPB ) & Surat Jalan Supplier
Verifikasi Dokumen ( DO ).
1. Kabag. Purchasing
Lengkap NPB + - Nota Tagihan, Faktur Pajak, 2. Kabag. Logistik
Surat Jalan dan Invoice.
Buat NPB - Aplikasi inventory.
1. Kabag. Purchasing

1. Kabag. Logistik
Susun & Catat
Verifikasi dan
Otorisasi tagihan

S/O

- Buku Kas/ Bank

- Buku Besar

Pembayaran
- Evaluasi vendor
Evaluasi 1. Accounting
Vendor 2. Kasir

Pembukuan - Berita Acara Perhitugan fisik 1. Kabag. Purchasing

atau S / O
Tidak
Sesuai
 Dibuat oleh Dibuat oleh Disahkan oleh
PROSEDUR

PUCHASING & Purchasing Logistic Operational Manager

PT. HOK TONG LOGISTIK No. Rev. : 2 Tanggal : 07-10-17 Hal : 2 dari 4
JAMBI

KETERANGAN PROSES DOKUMEN TERKAIT BAGIAN TERKAIT

Pengeluaran Barang Adanya nota permintaan 1. Kabag. Yang
1. Adanya permintaan barang dari pekerja melalui Kabag. Logistik barang atau pemakaian Bersangkutan
yang telah disetujui oleh kepala bagian masing – masing dan barang 2. Kabag. Logistik
diketahui oleh pimpinan pabik. 3. Pimpinan Pabrik
1. Persediaan barang dari
2. Kabag. Logistik mengecek kecukupan stok barang yang diminta aplikasi inventori yang 1. Kabag. Logistik
tersebut, jika barang cukup maka langsung dikeluarkan barang. digunakan. 2. Pimpinan Pabrik
Jika barang yang diminta tidak cukup / habis atau telah bearada 2. Nota Permintaan Barang
dibawah level minimum / kritikal, maka Kabag. Logistik akan
membuat permintaan pembelian barang kepada bagian Purchasing. 1. Persediaan barang dari
3. Mengenai kecukupan stock, secara rutin team Logistik akan apliaksi inventori yang 1. Kabag. Logistik
memastikan pengecekan terhadap mutase dari tiap barang tersebut, digunakan.
mulai dari pengeluaran barang beserta dokumen bon pengambilan 2. Dokumen Pengambilan
barangnya, penerimaan barang beserta dokumen oenerimaannya Barang dari aplikasi / 2. Pimpinan Pabrik &
dan mencocokan dengan kuantitas fisik barang di masing – masing Dokumen Penerimaan Kepala Departemen
tempat penyimpanan. Hal ini dilakukan setiap saat untuk Barang
memastikan barang menurut catatan HARUS SAMA dengan
barang yang ada dilokasi / tempat penyimpanan.
4. Nota Permintaan barang yang telah disetujui oleh Oprational
Manager akan dikirim ke bagian Purchasing.

Permintaan / Pemesanan Barang 1. Nota Permintaan Barang

5. Kepala Purchasing akan mengecek dan menyetujui permintaan apabila : 1. Kepala Purchasing
5.a. Barang yang telah ditandatangani oleh Kabag. Logistik dan 2. Kabag. Logistik &
Pimpinan Pabrik, kemudian Kepala Purchasing akan menyeleksi Pimpinan Pabrik
ke supplier mana yang sesuai untuk melakukan pemesanan barang
tersebut ( Vendor Berterima / ASL ). 1. Surat Pernyataan Konflik
5.b. Perusahaan pada dasarnya lebih memilih supplier / vendor yang Kepentingan. 1. Kepala Purchasing
Independen dan tidak berkaitan atau memiliki hubungan tertentu
Dengan pihak – pihak di internal perusahaan. Namun jika di
Perlukan dan tidak dapat dihindari maka perlu dibuat suatu
‘‘Pernyataan Konflik Kepentingan‘‘ / ‘‘Conflict Of Interest
Statement‘‘ yang diterima dan diketahui semua pihak ( Approval ).
6. Selanjutnya Kepala Purchasing meminta penawaran dengan
supplier sbb :
1. Via Telepon / Fax dan
6.1. Surat penawaran harga dikiriman dari vendor berterima. email untuk mendapatkan 1. Kepala Purchasing
6.2. Perbandingan harga ke dua vendor atau lebih akan dilakukan penawaran harga dan
apabila : data pembanding
- Pembelian untuk barang Fixed Asset.
- Biaya untuk 1 barang > Rp. 5.000.000,- 1. Penawaran Harga
- Biaya jumlah dari banyaknya barang x harga barang > Rp. 2. Brosur ( Jika Ada )
20.000.000,-
- Total biaya dari PO ( Setelah PPN 10 % ) yang diterbitkan untuk
satu vendor > Rp. 50.000.000,-
6.3. Ketentuan perbandingan harga tidak berlaku apabila :
- Merk produk yang dibeli bersifat keagenan.
- Tingkat urgent dan ketersediaan stock dari vendor.
- Barang yang dibeli cukup langka ( Rarely Item ).
- Barang yang dibeli adanya penunjukan langsung dari Kantor Pusat
( Palembang ).
- Barang yang dibeli adalah item consumable pabrik yang rutin
dibeli dan suppliernya telah masuk di daftar ASL sebagai vendor
berterima yang unggul ( Unggul dari sisi harga, after sales service,
ataupun unggul dari sisi quantitas barang, dan itu ditunjukan dalam
SUPPLIER REVIEW mereka ).
 Dibuat oleh Dibuat oleh Disahkan oleh
PROSEDUR

PUCHASING & Purchasing Logistic Operational Manager

PT. HOK TONG LOGISTIK No. Rev. : 2 Tanggal : 07-10-17 Hal : 3 dari 4
JAMBI

1. Form Penerimaan
Catatan : Untuk memastikan harga yang diberikan supplier masih kompetitif Supplier
terutama supplier yang menyediakan sebagian besar kebutuhan sehari - 2. Evaluasi Supplier Baru
hari proses produksi, dilakukan evaluasi vendor setahun sekali. Juga perlu 3. Evaluasi Supplier yang
diperhatikan disini mengenai bagaimana proses atas penerimaan supplier sudah berjalan.
baru dan evaluasinya

1. Purchase Order ( PO )
7. Apabila keduabelah pihak telah menyetujui penawaran tersebut maka 2. Form CAPEX 1. Kepala Purchasing
langkah selanjutnya proses dikeluarkan PO ke vendor dan barang akan 2. Branch Manager
dikirimkan. Jika barang tersebut merupakan asset atau bagian dari asset, akan
dikeluarkan form CAPEX.

PO yang telah dibuat oleh kepala purchasing direvisi sesuai penawaran harga
terbaru dari vendor ( Jika ada perubahan nama item maupun harga ). Note :
khusus untuk pembelian barang rutin seperti ATK, kebutuhan rumah tangga
kantor, dst tidak mengeluarkan Purchase Order.

Penerimaan Barang 1. Surat Jalan Supplier

8. Barang yang telah dipesan akan diterima oleh Kabag. Logistik, dengan 1. Kabag. Logistik
memperhatikan surat jalan / nota dari supplier.
1. Surat Jalan Supplier
9. Kemudian akan dilakukan pengecekan pada barang yang telah dating 1. Kabag. Logistik
apakah sesuai atau tidak dengan permintaan barang dari pekerja maupun
Kabag. Gudang. Apabila barang tersebut tidak sesuai makan Kabag.
Logistik akan langsung mengembalikan barang tersebut ke supplier untuk
ditukarkan dengan yang sesuai permintaannya dan sebaliknya apabila
sesuai dengan permintaan maka Kabag. Logistik akan langsung menerima
dan menyetujui barang tersebut dengan menandatagani surat jalan dari
supplier tersebut.
1. Surat Jalan Supplier
10. Setelah itu Kabag. Logistik membuat dan mencetak Nota Penerimaan 2. Nota Penerimaan Barang 1. Kabag. Logistik
Barang ( NPB ) tersebut untuk dikirimkan kepada Kepala Purchasing 2. Kepala Purchasing

Penyusunan dan Pencatatan Barang 1. Buku stock gudang

11. Kabag. Logistik akan mencatat barang – barang dan menyusunnya pada 2. Aplikasi Inventory 1. Kabag. Logistik
tempat yang telah disediakan, dan juga memastikan bahwa Inventory
program / aplikasi telah diupdate.
1. Tagging
12. Memastikan semua barang yang masuk telah diklrifikasikan atau 1. Kabag. Logistik
dikelompokan sesuai dengan kode dan jenis barang serta memastikan
pula mengenai tagging / pelabelan barang telah dilakukan dengan
sesakma.

Pembayaran Barang 1. Surat Jalan Supplier

13. Kepala Purchasing akan menerima nota penerimaan barang dan surat 2. Nota Penerimaan Barang 1. Kepala Purchasing
jalan supplier yang telah ditandatangani dari Kabag. Logistik yang
artinya barang barang telah diterima dengan baik dan cukup.
1. Nota Tagihan
14. Kepala Purchasing akan menerima tagihan dari supplier kemudian 2. Invoice 1. Kepala Purchasing
Kepala Purchasing melakukan verifikasi tagihannya apakah telah sesuai 3. Faktur Pajak 2. Kepala Pembukuan
dengan PO yang telah dikeluarkan dan kesesuaian dengan NPB dari
Kabag. Logistik dan akan dilakukan Otorisasi tagihan untuk pembayaran.
1. Nota Tagihan
15. Setelah diperiksa oleh Kepala Purchasing set dokumen akan diberikan ke 2. Invoice 1. Kepala Purchasing
bagian accounting untuk dilakukan pengecekan kembali dan dilanjutkan 3. Faktur Pajak 2. Kepala Pembukuan
dengan proses pembayaran tagihan.

1. Buku Kas / Bank

 Dibuat oleh Dibuat oleh Disahkan oleh
PROSEDUR

PUCHASING & Purchasing Logistic Operational Manager

PT. HOK TONG LOGISTIK No. Rev. : 2 Tanggal : 07-10-17 Hal : 4 dari 4
JAMBI

16. Proses terakhir, setelah bagian accounting memeriksa tagihannya telah 2. Buku Besar / GL 1. Kepala Pembukuan
lengkap dan benar akan diberikan kepada kasir untuk proses pembayaran. 2. Kasir

Pengendalian Barang Berita Acara Perhitungan

17. Rutin dilakukan pemeriksaan fisik barang dibandingkan dengan Fisik 1. Kabag. Logistik
pencatatan ( Rekonsiliasi ) yang dilakukan secara periodic minimal 2 kali 2. Kepala Pembukuan
setahun, dengan melakukan sampel cek, dan dibuatkan Berita Acara yang 3. Pimpinan Pabrik
ditandatangani oleh pihak yang melakukan perhitungan dan pihak ke tiga
independent, seperti dari accounting.