PENGELOLAAN

GUDANG DAN
DISTRIBUSI
NOVAN INSAN PRASETYA
DEVINA DINA DWIPUTRI
A. FAUZI NUR AL FARIZI
HERI PRIMA LASETYO
DANIEL PARLINGGOMAN
SIMANGUNSONG
MEILINA MUTIARA MAHULAUW
FIRYAL SULTHANAH PROGRAM STUDI MANAJEMEN
UNIVERSITAS MITRA BANGSA
 DAFTAR ISI
- LATAR BELAKANG
BAB I - MAKSUD
- TUJUAN
- LANDASAN TEORI
BAB II - PENGERTIAN PENGELOLAAN
GUDANG
- TUJUAN PENGELOLAAN GUDANG
- PENATAAN USAHA GUDANG
- PENGERTIAN DISTRIBUSI
- TUJUAN DISTRIBUSI
- OPTIMASI ALUR ABARANG
- KESIMPULAN
BAB III
- SARAN
 BAB I
PENDAHULUA
N
 LATAR BELAKANG
Logistik dalam perkembangannya hingga kini sudah merupakan ilmu yang harus dapat
perhatian khusus mengingat sejarah pertumbuhan ekonomi yang semakin kompleks seperti
produktivitas barang-barang yang dihasilkan pabrik atau perusahaan, bagaimana
penyalurannya dan penyimpanannya serta pengelolaan hasil produk secara menyeluruh
memerlukan penanganan khusus dan serius. Untuk mencapai hasil yang efisien dan
efektivitas semua itu mutlak memerlukan pengorganisasian yang baik atau sering
diistilahkan dengan manajemen logistik yang terpadu sehingga tidak terjadi ketimpangan
dalam melaksanakan kegiatannya (Chandra, 2013) Bagian penting logistik seperti
transportasi, inventaris, penyimpanan sudah sebagai elemen fundamental dari sistem
ekonomi dan industri bertahuntahun yang lalu, namun dalam 20 tahun terakhir ini logistik
telah diakui sebagai fungsi penting dalam kehidupan industri dan ekonomi
 LATAR BELAKANG
Penghargaan terhadap cakupan, manfaat logistik sertai rantai pasok telah mengarah pada
pendekatan yang lebih ilmiah dalam permasalah industri dan ekonomi. Pendekatan ini
bertujuan kepada konsep umum manfaati logistik secara menyeluruh, tetapi yang paling
penting mencakup keterkaitan dari masing-masing subsistem dalam logistik dan rantai
pasok. Sebagian besar pendekatan ini membahas kebutuhan, sarana dalam merencanakan
logistik serta rantai pasokan, dan juga harus mempertimbangkan permasalahan operasional
yang utama
 MAKSUD DAN TUJUAN

Materi ini disusun dengan maksud agar dapat

MAKSUD
dijadikan acuan bagi para pengelola gudang baik
pusat maupun daerah

1. Terciptanya pengelola gudang yang profesional

TUJUAN terhadap administrasi gudang dapat berjalan secara
tertib, lancar dan benar dalam pengelolaan gudang
2. Adanya kesamaan pemahaman petugas gudang
pusat dan daerah dalam mengelola gudang
 BAB II
PEMBAHSAAN
 LANDASAN TEORI
Pada hakekatnya pergudangan merupakan suatu proses kegiatan logistik/barang dalam
gudang, baik yang bersifat administratif maupun oprasional yang berhubungan dengan
penatausahaan, tata kerja dan tata ruang. Yang di mulai dari kegiatan penerimaan,
pencatatan, pemasukan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan, pemeliharaan, pengeluaran
dan distribusi yang berakhir pada laporan pertanggung jawaban pengelola gudang.
Rangkaian tersebut untuk mendukung suatu sistem unit kerja agar tercapai tujuan efektifitas
dan efisiensi organisasi secara keseluruhan. Oleh karena itu kegiatan penggudangan tidak
sekedar kegiatan memasukan barang dalam ruang penyimpanan barang (gudang), namun
kegiatan penggudangan mempunyai makna yang lebih yaitu diperlukannya suatu
perencanaan, pengorganisasian , dan pengendalian logistik/barang
 LANDASAN TEORI

Ada beberapa hal yang dapat di jadikan sebagai pedoman-pedoman umum dalam
pengelolaan gudang logistik/barang

Menjaga kelancaran penerimaan Melakukan penyimpanan logistik/barang

dan pengeluaran logistik/barang 01 03 secara tepat sehingga mudah di cek dan
diambil

Menjaga ketertiban administratif

penggudangan
02 04 Melakukan perawatan barang dengan
baik

05
Melakukan pengaturan logistsik/barang secara tepat
sehingga mampu menjamin keaman dan keselamatan
barang serta petugas
 PENGERTIAN PENGELOLAAN GUDANG

Manajemen gudang atau warehouse merupakan metode yang membantu Anda untuk mengontrol dan
mengelola barang atau bahan baku. Dengan memanfaatkan warehouse Anda dapat memantau keluar-
masuk barang, pendistribusian dan data stok.

Tujuan Manajemen Gudang

Sederhananya, tujuan pengelolaan gudang adalah untuk mengontrol keluar masuknya barang.
Walaupun begitu, ada beberapa tujuan lainnya yang perlu Anda ketahui.
- Kualitas dan kuantitas produk lebih terjaga di dalam gudang,
- Informasi dan data barang lebih teratur serta sistematis,
- Pelayanan Anda kepada pelanggan menjadi meningkat,
- Mencegah kesalahan teknis dalam hal distribusi atau pengiriman,
- Memberikan informasi berguna untuk laporan manajemen bisnis atau UMKM, dan
- Pekerjaan menjadi lebih efisien dan efektif.
 PENATAAN USAHA GUDANG
Kegiatan pergudangan tidak bisa dipisahkan dari administrasi, pergudangan secara tertib dan
benar, karena administrasi pergudangan dapat dijadikan instrumen pengawasan dan pengendalian
dalam pengelolaan pergudangan, dengan adanya sistem administrasi pergudangan yang benar
keberadaan logistik / barang setiap saat dapat dicek, baik berkaitan dengan nama, jenis,
spesifikasi, jumlah dan mutasi, bukti jumlah persediaan, maupun nilai logistik yang ada di gudang.
Bagi petugas gudang, administrasi pergudangan juga dapat di gunakan sebagai alat pertanggung
jawaban dalam pengelolaan pergudangan yang di bebankan kepadanya. Petugas gudang harus
melengkapi sistem administrasi pergudangan dengan menyediakan buku penerimaan barang,
buku pengeluaran barang, dan surat jalan barang, dan delivery order (DO).
 01. PENERIMAAN BARANG
Petugas gudang harus memiliki buku penerimaan barang, buku tersebut untuk
mencatat informasi yang berkaitan dengan jenis dan spesifikasi barang, tanggal
penerimaan, jumlah nilai logistik yang meliputi harga persatuan dan jumlah total
dari sumber barang/ pendanaan barang. Di samping itu setiap terjadi pencatatan
pemasukan logistik/ barang ke dalam buku pencatatan harus di ikuti dengan bukti-
bukti penerimaan barang seperti surat jalan pengiriman barang/ penyerahan barang
untuk setiap bukti pemasukan logistik harus di bubuhi nomor sebagai kode bukti
masuk / sesuai urutan yang kemudian nomor kode bukti masuk ini ditulis dalam
kolom nomor kode bukti masuk dalam buku penerimaan gudang, penggunaan
nomor kode bukti masuk ini di maksudkan untuk mempermudah pengecekan
maupun pengawasan logistik ( contoh form terlampir)
 02. PENGELUARAN BARANG
Setiap petugas gudang logistic / barang harus memiliki buku pengeluaran barang, pada buku
tersebut akan berisi informasi yang berkaitan dengan jenis dan spesifikasi logistik, tanggal
pengeluaran, jumlah pengeluaran logistic. Terjadinya transaksi pengeluaran logistik di gudang harus di
ikuti dengan pencatatan pengeluaran barang ke dalam buku pengeluaran barang, di samping itu harus
melakukan pengisian pengeluaran barang pada kartu barang sehingga nantinya dapat di ketahui jumlah
persediaan logistik jenis logistik tertentu. Untuk melengkapi administrasi gudang harus juga di
sediakan kartu persediaan barang, kartu tersebut di gunakan untuk mancatat perubahan-perubahan
jumlah persediaan logistik karena adanya pemasukan logistik. Adapun informasi yang harus tertuang
dan tertulis dalam kartu persediaan logistik meliputi jenis dan spesifikasi logistik, tanggal pemasukan /
pengeluaran logistik, kode nomor, surat bukti pemasukan barang / pengeluaran, asal / tujuan
logistik, jumlah pemasukan / pengeluaran dan jumlah sisa dalam kegiatan pengelolaan administrasi
pergudangan, kartu persediaan barang dalam bentuk kartu barng ini di buat rangkap dua, satu untuk
arsip dan satu lagi untuk di gantung, pada kelompok jenis barang tertentu dimana barang tersebut di
tempatkan, sehingga hal ini untuk mempermudah pengecekan logistik, terutama pengecekan terhadap
jumlah persediaan logistik ( contoh terlampir)
 03. PENATAAN BARANG
Penataan ruang gudang merupakan penataan segmen-segmen ruangan di dalam
gudang serta pengaturan logistik di dalam ruang gudang tersebut. Berkenaan dengan
hal tersebut bagi petugas pengelola gudang hendaknya senantiasa memperhatikan tata
ruang gudang semaksimal mungkin agar proses penerimaan dan pengeluaran barang
dapat berjalan dengan lancar.
 04. PERLENGKAPAN PENDUKUNG GUDANG
Pada Gudang di pusat dan daerah perlu di dukung dengan kelengkapan yang
memadai sehingga petugas gudang dapat bekerja secara optimal dalam memberikan
pelayanan arus barang, adapun kelengkapan yang di perlukan Gudang.
 05. TEMPAT PENYIMPANAN
Gudang yang tidak di pergunakan secara
maksimal sesuai dengan kapasitasnya
menggambarkan tidak efisien dalam
pemanfaatannya. Prinsip efisien penyimpanan
logistik/ barang yang efisiensi akan meliputi
penyusunan dan pemanfaatan ruang
berkonsentrasi setinggi mungkin. Kondisi ini
berlaku untuk setiap jenis logistik/ barang dan
memungkinkan pengaturan lalu lintas dengan
frekuensi tinggi bila di butuhkan pada proses
penyimpanan. Apabila ada jenis logistik / barang
yang membutuhkan frekuensi lalu lintas tinggi
sekali, namun di simpan di ruang yang sangat
terbatas tanpa memisahkannya dari jenis logistik
lain, kondisi ini akan mengakibatkan kegiatan
rutin gudang tidak tercukup
 PENGERTIAN DISTRIBUSI

Distribusi logistik adalah proses pengiriman barang dari pabrik ke konsumen akhir melalui jaringan
distributor, gudang, dan sistem transportasi. Proses ini melibatkan berbagai pihak, seperti distributor,
gudang, pengiriman, dan sistem logistik, yang bekerja sama untuk memastikan bahwa barang diterima
oleh konsumen dengan baik dan tepat waktu. Dalam distribusi rantai pasokan, informasi dan komunikasi
antar pihak sangat penting untuk memastikan bahwa barang dapat terdistribusi dengan efisien dan efektif.

Tujuan Distribusi Logistik.

- Menyalurkan produk dan jasa ke konsumen
- Barang dan jasa dapat bermanfaat bagi konsumen
- Memberikan jaminan proses produksi
- Menjaga dan mengembangkan kualitas produksi
- Meningkatkan nilai jual produksi
- Menjaga kesetabilan ekonomi
 OPTIMASI ALUR DISTRIBUSI
Optimasi alur distribusi logistik diperlukan bagi setiap usaha atau bisnis yang ingin memberikan
layanan terbaik dalam pengiriman barang. Dengan mengoptimalkan alur distribusi, para pelaku bisnis
dapat berkembang dan meningkatkan kemampuan bisnis untuk mencapai sustainability.
Menavigasi kompleksitas alur distribusi logistik dan mengelola aliran saluran distribusi bisa menjadi
tugas yang berat, terutama bagi para pengusaha atau perusahaan yang baru memulai terjun di industri
kurir dan logistik. Hal ini memerlukan pemahaman tentang pergerakan barang fisik dan strategi
manajemen persediaan yang efektif, serta keterampilan untuk memastikan bahwa proses yang efisien
diterapkan.
Namun, dengan teknik yang tepat, pelaku bisnis dapat menguasai tantangan ini dan mengoptimalkan
saluran distribusi logistik mereka dengan lancar untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Dalam artikel
ini, penulis akan membahas praktik optimasi terbaik untuk menguasai alur distribusi logistik sehingga
Anda sebagai pelaku bisnis dapat membuat perbaikan proses di seluruh jaringan rantai pasokan.
 1. Menggunakan automasi pada setiap proses distribusi logistic

Automasi memainkan peran penting

dalam mengoptimalkan aliran
distribusi logistik. Dengan
mengotomatisasi proses seperti
pelacakan pesanan, penjadwalan
pengiriman, dan pembaruan
pengiriman logistik dapat menghemat
waktu dan biaya sambil meningkatkan
akurasi dan efisiensi. Automasi juga
membantu memastikan konsistensi
dalam kualitas layanan yang diberikan
kepada pelanggan yang dapat
bermanfaat untuk kepuasan dan
memudahkan retensi konsumen
 2. Menganalisa data pengiriman logistik sebelumnya

Menganalisa data dari pengiriman yang

telah dilakukan di periode sebelumnya
adalah metode yang sangat dianjurkan
untuk mengidentifikasi di mana alur
distribusi logistik dapat diubah atau
ditingkatkan untuk menjadi lebih baik.
Dengan menganalisa data waktu
pengiriman, optimasi rute, dan umpan
balik dari konsumen, perusahaan dapat
memperoleh wawasan yang bermanfaat
tentang bagaimana meningkatkan
kepuasan pelanggan dan efektivitas
operasional secara kesuluruhan.
 3. Menganalisa rencana rute pengiriman

Analisis rute pengiriman adalah cara

untuk menentukan rute terbaik yang akan
digunakan dalam pengiriman barang.
Salah satu caranya dengan menggunakan
software atau aplikasi untuk
menganalisis rute dan menentukan rute
yang paling efisien. Para pelaku bisnis
juga dapat mengevaluasi rute yang
digunakan saat ini dan melakukan
perubahan jika diperlukan. Analisis rute
pengiriman dapat menghemat biaya
pengiriman dan meningkatkan efektivitas
pengiriman.
 4.Membuat penjadwalan yang tepat

Penjadwalan yang baik dan tepat dapat

memastikan bahwa barang dikirim tepat
waktu dan sesuai dengan kebutuhan
pelanggan juga dapat membantu mengatasi
masalah yang kerap terjadi diperjalanan
contohnya dengan mengetahui di mana
kemacetan terjadi dan memberikan pilihan
bagi manajemen untuk membuat rencana
perjalanan armada di awal. Distribusi yang
direncanakan memastikan bahwa pengemudi
tidak mengambil pengiriman melebihi dari
yang mereka bisa tangani
 5. Menggunakan teknologi terkini pelacakan barang

Pelacakan barang secara real time adalah

cara untuk mengetahui lokasi barang saat
ini dan mengikuti perjalanannya dari
gudang hingga tujuan akhir.
Produktivitas distribusi logistik dapat
meningkat sebagai hasil dari kemajuan
teknologi mengidentifikasi masalah yang
mungkin terjadi dalam pengiriman
logistik dan mengambil tindakan yang
diperlukan untuk mengatasinya. Selain
memonitor posisi barang, teknologi
pelacakan juga bisa digunakan untuk
memantau perilaku dan sikap pengemudi
contohnya dengan menggunakan kamera
dashboard.
6. Menjalin hubungan kerjasama dengan mitra logistik

Menjalankan hubungan bisnis yang

baik dengan mitra logistik dapat
membantu meningkatkan
kepercayaan, mempermudah
komunikasi, dan menciptakan kerja
sama yang lebih efektif antar pihak.
Mitra logistik yang handal dan
terpercaya dapat membantu
perusahaan dalam meningkatkan
efisiensi operasional, termasuk
pengurangan biaya logistik,
peningkatan kualitas pengiriman
dan pengurangan waktu pemuatan
dan pengiriman barang.
 7. Mengimplementasikan dan melakukan pemantauan kualitas
secara menyeluruh
Pemantauan kualitas adalah cara untuk
memastikan bahwa barang yang dikirim
sesuai dengan standar kualitas yang
ditetapkan. Dengan memantau kualitas
pada alur distribusi logistik, perusahaan
dapat mengidentifikasi kelemahan
dalam rantai pasokan dan mengambil
tindakan yang diperlukan untuk
meningkatkan efisiensi. Hal ini akan
meningkatkan kehandalan dan
efektivitas dari seluruh rantai pasokan
dan memberikan manfaat jangka
panjang bagi perusahaan.
 8. Melatih sumber daya manusia

Pelatihan sumber daya manusia

adalah cara untuk memastikan bahwa
karyawan dapat menjalankan tugas
dengan baik dan mengoptimalkan alur
distribusi logistik. Dalam industri
logistik yang selalu dinamis dengan
perubahan teknologi, karyawan yang
terampil dan terlatih dapat lebih
mudah menyesuaikan diri dengan
transformasi dalam proses distribusi
dan beradaptasi dengan teknologi
yang lebih baru.
 9. Merencanakan dan melakukan strategi inventory management

Untuk memaksimalkan efektivitas dalam

kegiatan alur distribusi logistik, sangat
penting untuk menjaga tingkat inventaris
dengan akurat. Memantau tren
permintaan produk seiring waktu dan
fluktuasi musiman akan memungkinkan
perusahaan untuk lebih baik mengelola
persediaan mereka. Suatu bisnis dapat
mengatasi masalah yang terjadi terhadap
fluktuasi permintaan dengan menjaga
stok barang pada tingkat persediaan
normal dengan menggunakan data dan
alat pendukung lainnya seperti software
dari sistem manajemen inventaris.
 BAB III
PENUTUP
 KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan : materi manajemen pengelolaan gudang ini di harapkan dapat bermanfaat

sebagai acuan dalam proses penerimaan barang, penataan barang, pengeluaran barang, dan
pelaporan barang, agar petugas gudang dapat lebih tertib secara adminstratif dalam
pengelolaan gudang .
Saran :manajemen pengelolaan gudang ini masih banyak mendapat kekurangan karena
keterbatasan literatur, guna penyempurnaan pedoman manajemen pengelolaan gudang ini
kami mengharapkan masukan dan saran dari berbagai pihak.
 DAFTAR PUSTAKA
https://money.kompas.com/read/2022/01/09/061611126/apa-itu-distribusi-pengertian-jenis-tujuannya-bagi-kegiatan-ekono
mi?page=all#:~:text=Tujuan%20distribusi&text=Menyalurkan%20produk%20dan%20jasa%20kepada,Memberikan%20ja
minan%20proses%20produksi
https://ekosistem.inaproduct.com/manajemen-gudang/#:~:text=Pengertian%20Manajemen%20Gudang,barang%2C%20pe
ndistribusian%20dan%20data%20stok
.
https://www.hashmicro.com/id/blog/manajemen-gudang-logistik/
https://ipqi.org/prinsip-kunci-dalam-manajemen-logistik/
http://scholar.unand.ac.id/45855/2/BAB%20I%281%29.pdf
https://repo.undiksha.ac.id/1402/3/1614101031-BAB%201%20PENDAHULUAN.pdf
https://dspace.uii.ac.id/bitstream/handle/123456789/13683/05.%201%20Bab%201.pdf?sequence=5&isAllowed=y
https://elibrary.unikom.ac.id/id/eprint/5070/30/UNIKOM_Yoga%20kurnia_21214091BAB%20I.pdf