PERGUDANGAN ALFAMART
MALANG
2019
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam suatu perusahaan besar, gudang memiliki arti yang sangat penting bagi aliran
barang dalam perusahaan. Gudang adalah sebuah bangunan atau ruangan yang digunakan
sebagai tempat penyimpanan semua bahan di pabrik. Fungsi utama pergudangan adalah
tempat penyimpanan bahan mentah, barang setengah jadi, maupun tempat penyimpanan
produk yang telah jadi, selain itu juga menjadi tempat penampungan barang yang akan
dikirim atau barang yang baru datang. Dan gudang mempunyai peran penting guna
mendukung keberhasilan perusahaan dalam mencapai tujuannya, karena pada bagian gudang
ini terjadi proses pengolahan input menjadi output.
Untuk mengolah input menjadi output diperlukan adanya kegiatan operasional
pergudangan, meningkatkan tertib administrasi, pengawasan baik dan diperlukan suatu sistem
yang mendukung seluruh aspek yang berhubungan dengan proses yang terjadi dalam gudang,
termasuk aspek sistem informasi pergudangan yang berfungsi untuk membantu pengelolaan
bahan-bahan dan barang hasil produksi. Dengan pengelolaan sistem informasi yang teratur
maka diharapkan kegiatan yang berlangsung dapat berjalan dengan baik.
Suatu sistem gudang dikatakan efektif dan efisien jika kemampuan beradaptasi pada
tuntutan untuk meningkatkan kecepatan proses mulai dari penerimaan, penyimpanan hingga
penerimaan akhir. Namun, dengan adanya e-commerce, integrasi pada proses supply chain,
era globalisasi dan proses yang just-it-time pergudangan menjadi semakin kompleks
dibandingkan pada masa lampau bahkan cenderung memerlukan beban biaya yang semakin
mahal. Berpegang pada efisiensi dan akurasi sebagai kunci sukses dari pergudangan, sistem
ini merupakan model untuk membantu mengatasi permasalahan gudang saat ini terhadap
supply chain, yaitu memberikan prinsip-prinsip yang dapat digunakan untuk merampingkan
semua jenis pengoperasian pergudangan.
Gudang dapat digambarkan sebagai suatu sistem logistik dari perusahaan yang
berfungsi untuk menyimpan produk dan perlengkapan produksi lainnya dan juga
menyediakan informasi status kondisi material/produk yang disimpan di gudang sehingga
informasi tersebut mudah diakses oleh siapapun yang berkepentingan dan selalu up-to-date.
Kegiatan jasa pergudangan merupakan kegiatan yang berperan mendukung aktivitas lainnya
seperti industri dan perdagangan.
PT SUMBER ALFARIA TRIJAYA TBK melalui anak perusahaannya Alfamart
merupakan sebuah perusahaan yang bergerak didalam bidang bisnis ritel dan saat ini
Alfamart sudah menyebar di hampir seluruh Indonesia, termasuk Kota Malang. Salah satu
cabang Alfamart yaitu SAT. Kolonel Sugiono 6 yang menjadi bahan pembuatan makalah ini.
Gudang tersebut dapat dimanfaatkan secara maksimal kinerjanya salah satu usahanya dengan
pentuan layout dari gudang tersebut, dengan tidak menyalahi aturan baku yang telah
ditetapkan oleh perusahaan dan ketentuan lain yang berlaku dalam penanganan gudang
sebagai tempat pemprosesan input menjadi output.
Kunjungan yang kami lakukan ke gudang Alfamart bukan hanya untuk melakukan
riset. Namun, juga sebagai salah kegiatan pembelajaran kemahasiswaan yang tidak akan kita
dapatkan dari kampus dan dosen.
1.2 Perumusan Masalah
Objek-objek yang menjadi permasalah yang terdapat dalam kegiatan oprasional
gudang Alfamart yang menunjukan bahwa adanya kegiatan administrasi yang dilakukan oleh
para pekerja gudang untuk memaksimalkan kegiatan oprasional gudang dan meminimalkan
hal-hal yang tidak diinginkan yang nantinya akan menjadi penghambat atau pun suatu
penghalang kegiatan oprasional gudang tersebut.
1.3 Tujuan Penulisan
Tujuan dilakukannya penulisan makalah ini adalah untuk memenuhi tugas yang telah
diberikan oleh dosen pengampu dan juga sebagai salah satu bukti bahwa kami telah
melakukan kunjungan ke SAT. Kolonel sugiono 6. Namun, disamping itu tujuan penulisan
makalah ini ialah sebagai alat pelajaran yang mendalam bagi penulis yang nantinya akan
sangat berguna pada dunia kerja.
1.4 Manfaat Penulisan
Manfaat yang dapat diperoleh dari penulisan makalah ini adalah :
Dapat mengidentifikasi kegiatan administrasi, oprasional dan bukti-bukti administrasi
pergudangan Alfamart.
Memberikan wawasan yang positif tentang pola bagaimana menangani gudang dengan baik
Membuka wawasan lebih luas tentang praktek pergudangan yang lebih nyata dan konkret
Memberikan wawasan bagi para pembaca tentang pergudangan
BAB II
SISTEM INFORMASI GUDANG
2.1 Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Informasi akuntansi merupakan bagian yang sangat penting dalam suatu
sistem informasi perusahaan. Dalam suatu sistem informasi perusahaan, sistem informasi
akuntansi merupakan suatu bagian dari sistem informasi yang lebih banyak berhubungan
dengan data keuangan. Menurut Widjajanto (2002: 14), Akuntansi sebagai suatu sistem
informasi mencakup kegiatan mengidentifikasi, menghimpun, memproses, dan
mengkomunikasikan informasi ekonomi mengenai suatu organisasi ke berbagai pihak.
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sistem informasi berbasis komputerisasi yang
mengolah data keuangan yang berhubungan dengan data transaksi dalam siklus akuntansi dan
menyajikannya dalam bentuk laporan keuangan kepada manajemen perusahaan.
2.4 Pergudangan
Dalam bukunya yang berjudul “Manajemen Pergudangan”, seri Manajemen No. 57,
Lembaga Pendidikan dan Pembinaan, Pustaka Sinar Harapan, Jakarta, Th. 1988 John
Warman menyatakan bahwa pergudangan adalah penyimpanan atau pengolahan material
yang efektif dan efisien, barang-barang di tempat yang sesuai dan selamat sehingga barang-
barang itu diperlukan di pasaran.
Pergudangan yang efektif dan efisien adalah kemampuan beradaptasi pada tuntutan
untuk meningkatkan kecepatan proses mulai dari penerimaan, penyimpanan, hingga
pengiriman. Di era globalisasi pergudangan menjadi semakin kompleks dibandingkan pada
masa-masa lampau yang beban biayanya cenderung lebih mahal.
Berpegang pada efisiensi dan akurasi sebagai kunci suksesnya pergudangan, program
ini merupakan salah satu program metodologi yang lebih mampu membantu mengatasi setiap
permasalahan yang terdapat pada gudang terhadap supply chain, dimana memberikan prinsip-
prinsip yang dapat digunakan untuk merampingkan semua semua jenis pengoperasian
pergudangan kelas dunia.
3. Tranfer Informasi
Tranfer informasi terjadi secara serempak dengan pergerakan dan fungsi penyimpanan.
Manajer selalu memerlukan informasi baru yang akurat sebab mereka berusaha untuk selalu
mengelola dan mengetahui aktivitas pergudangan. Organisasi-organisasi makin bergantung
pada transfer informasi terkomputerisasi yang menggunakan electronic data interchange
(EDI), internet dan barkoding untuk memperbaiki kecepatan dan keakuratan transfer
informasi.
2.1.6 Lokasi Penyimpanan dan Kebutuhan Gudang
Ada dua faktor yang perlu diingat dalam menentukan lokasi penyimpanan dan
ruangan yang diperlukan di gudang, yaitu :
1. Faktor Komoditi
a. Kesamaan
Pada umumnya bahan disimpan menurut kelas-kelas. Bahan-bahan akan dikelompokkan satu
sama lain berdasarkan apa yang dipesan, dikirim atau deterima yang disimpan bersama-sama.
b. Popularitas
Perputaran dan aktivitas relative bahan adalah faktor lain yang dipertimbangkan dalam
pemilihan lokasi penyimpanan dari item khusus. Biasanya bahan-bahan yang mempunyai
perputaran cepat, disimpan di depan dan yang lambat disimpan lebih jauh.
c. Ukuran
Tidak hanya ukuran dari individu bahan, tetapi ukuran kuantitas juga penting dalam
penentuan lokasi penyimpanan dan ruang yang diperlukan.
d. Karakteristik
Karakteristik dari bahan juga harus dipertimbangkan. Setiap komoditi yang disimpan akan
disesuaikan terhadap faktor yang logis sebagai suatu dasar untuk penentuan lokasi yang
sesuai di tempat penyimpanan.
2. Faktor Ruang
Dimana setiap ukuran dan tataletak setiap gudang bisa dimanfaatkan dengan baik dan secara
maksimal dimana setiap sisi ruangan gudang yang akan digunakan akan terasa mendukung
untuk beraktivitas didalamnya tanpa membahayakan pekerja gudang.
PERGUDANGAN ALFAMART
Pergudangan ialah tempat maupun alat yang digunakan untuk melakukan kegiatan
input dan output atau pun pengolahan material secara efektif dan efisien sebagai kegiatan
pendukung pendistribusian material. Pergudangan yang baik dapat dinilai melalui kecepatan
sistemnya melakukan proses dan pengolahan material sebelum didistribusikan.
Gudangan SAT. Kolonel sugiono 6 yang digunakan sebagai tempat penerimaan
barang dari DC Alfamart Malang.
3.1 Jenis Gudang
Terkhusus gudang (warehouse) Alfamart Medan yang berada di tanjung morawa jln. Industri
Medan, gudang ini adalah milik alfamart sendiri dan gudang ini hanya digunakan untuk
mendukung kegiatan oprasional pendistribusian produk-produk dagang yang nantinya akan
dikirim kesetiap gerai alfamart dan siap dipasarkan kepada setiap konsumen alfamart yang
sedang berbelanja di gerai alfamart.
Secara umum jenis-jenis pergudangan dibedakan menjadi 6 (enam) jenis gudang yang
biasa digunakan oleh para pelaku usaha, yaitu :
1. Gudang barang dagangan umum (general merchandise warehouse). Gudang ini biasanya
dijadikan sebagai tempat penyimpanan barang jadi oleh pengusaha pabrik, distributor untuk
menyimpan produk secara praktis. Seperti yang kita ketahui alfamart adalah perusahaan yang
bergerak dibidang bisnis ritel yang tentunya setiap rukonya menjual barang-barang jadi yang
siap pakai yang di distribusikan melalui gudang alfamart.
2. Gudang penyimpanan yang bersifat dingin (refrigerator or cold storage warehouse)
Jenis gudang ini menyediakan lingkungan penyimpanan gudang dapat dikendalikan
temperaturnya. Biasanya, jenis gudang ini digunakan untuk menyimpan produk-produk yang
tidak tahan lama, beku, dan tidak bisa berada ditemperatur panas. Misalnya Coklat beku,
Nuget, icecream dan juga minuman-minuman tertentu.
3. Gudang dengan bea/pajak (bonded warehouses)
Gudang dengan jenis ini biasanya menyimpan barang-barang seperti tembakau dan minuman
beralkohol impor. Dan pemerintah memegang kendali penyaluran barang tersebut ke pasaran
dan biasanya para importir harus membayar kewajiban cukai. Berbeda dengan gudang
alfamart, di alfamart memang menjual barang-barang yang mengandung tembakau ada juga
minuman beralkohol namun minuman beralkohol yang sangat rendah dan tidak itu tidak di
inport. Jadi pergudangan alfamart tidak cocok untuk kita bandingkan dengan gudang jenis ini.
4. Gudang barang-barang rumah tangga (household goods warehouse)
Pergudangan jenis ini digunakan untuk penyimpanan property pribadi. Properti yang secara
khusus disimpan dalam jangka waktu yang panjang yang sifatnya sementara. Untuk jenis
gudang ini sangat tidak cocok untuk kita bandingkan dengan pergudangan alfamart. Karena
gudang alfamart adalah gudang badan usaha bukan pribadi.
5. Pergudangan komoditas khusus (special commodity warehouse)
Pergudangan dengan jenis sangat memiliki banyak perbedaan dengan sistem pergudangan
yang diterapkan di gudang alfamart. Karena, gudang dengan jenis ini hanya menyimpan satu
jenis produk saja sedangakan alfamart menyimpan hampir ribuan produk dan biasanya
gudang jenis ini menyimpan hasil-hasil pertanian.
6. Pergudangan penyimpan barang penting (bulk storage warehouses)
Pergudangan dengan jenis juga tidak cocok jika kita bandingkan dengan pergudangan
alfamart karena sistem pergudangan ini biasanya menyimpan produk-produk yang berbahaya
seperti bahan kimia, minyak, batu bara. Sangat berbeda dengan alfamart karena alfamart
menyimpan produk-produk kebutuhan rumah tangga.
Kesimpulan
Pergudangan alfamart di SAT. Kolonel sugiono adalah gudang yang sistemnya digunakan
untuk penerimaan dan menyimpan barang dari gudang pusat atau DC Alfaramart hingga
produk sampai ke tangan konsumen dengan baik.
Kartu gudang
Faktur yang dikirim oleh supplier
TOKO TERIMA PO
TRUK SAMPAI
DI TOKO
PENURUNAN
BARANG DARI
TRUK
PENGECEK
KAN BARANG
DISPLAY
BARANG DI
RAK
SIMPAN
Jika barang di rak
BARANG DI
GUDANG
Sudah penuh
SELESAI
Diatas adala flowchart versi mahasiswa, dan berikut penjelasan versi mahasiswa:
1. Toko menerima PO (pesan) dari DC bahwa akan ada kiriman barang. Di dalam PO
ada nominal berapa rupiah barang yang akan dikirim serta truk yang akan mengirim
2. Setelah truk datang di toko Alfamart akan di cek kelengkapan surat dari supir truk.
3. Barang akan di turunkan oleh pramuniaga toko dan ditata rapi di depan toko
4. Kepala toko/ staf toko akan ceck list barang yang datang. Apakah kontainer sudah
sesuai faktur.
5. Setelah jumlah kontainer sudah sesuai dengan yang ada di faktur, maka kepala toko
akan cek isi dari kontainer tersebut satu persatu dengan cara scan barcode barang
yang ada di kontainer, apakah isi kontainer sudah sesuai yang dikirim dari DC.
6. Jika ada barang yang kurang atau lebih akan dibuatkan faktur keterangan barang
tersebut.
7. Dan jika barang rusak saat pengecek kan maka akan dibuatkan surat BRP (Barang
Rusak Pengiriman) dan barang tersebut dimasukkan ke dalam kardus. Kemudian akan
dikembalikan lagi ke DC pada saat ada kiriman selanjutnya.
BAB IV
PENUTUP
SARAN
Menurut kami pergudang di SAT. Kolonel sugiono 6 sadah baik, karena ada penataan
sendiri antara rak food dan non food. Kami berharap apa yang kami tuliskan ini dapat
bermanfaat. Saran kami semoga sistem LIFO di semua cabang Alfamart dapat terlaksana
dengan maksmal
LAMPIRAN
1. Daftar Pertanyaan
a. Berpa kali kiriman dalam 1 minggu ?
b. Apakah barang food dan non food disendirikan ?
c. Apakah pernah mengalami sampai stock barang kosong? Dan jika pernah
bagaimana penangannya ?
d. Bagaimana penataan gudang jika terjadi kiriman dalam unit yang besar?