1

PENGGUDANGAN PERBEKALAN

Guna menjamin kelancaran dan kelangsungan kegiatan organisasi maka setiap

organisasi penting memiliki persediaan perbekalan. Hal ini dikarenakan organisasi tidak
bisa mengandalkan sepenuhnya kepada pemasok untuk dapat menyediakan kebutuhan
perbekalan sesuai dengan kebutuhan pada saat dibutuhkan. Dengan demikian, dapat
kita katakan bahwa gudang dalam setiap organisasi sifatnya mutlak ada sebagai tempat
persediaan perbekalan.

Sayangnya, seringkali masih kita temui suatu kejadian bahwa secara fisik suatu
organisasi telah memiliki gudang, tetapi dalam pengelolaannya belum mendapat
perhatian sebagaimana mestinya yang selaras dengan tingkat urgensi fungsi
penggudangan.

A. Pengertian dan Pedoman Umum Pergudangan Perbekalan

Penggudangan pada dasarnya merupakan serangkaian kegiatan pengurusan

perbekalan dalam gudang, baik yang bersifat administratif maupun operasional
berkaitan dengan perumusan maupun pelaksanaan tata kerja, tata ruang maupun
tata usaha.

Secara lebih operasional, Penggudangan merupakan serangkaian kegiatan

penyusunan dalam penyimpanan perbekalan mulai dari kegiatan penerimaan,
pencatatan, pemasukan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan, pemeliharaan,
pengeluaran dan pendistibusian sampai dengan kegiatan pertanggungjawaban
pengelolaan gudang (pembuatan laporan-laporan) demham tujuan mendukung
kontinuitas kerja unit kerja, sekaligus mendukung efektivitas dan efisiensi organisasi
secara keseluruhan.

Dari pengertian Penggudangan ini dapat digarisbawahi bahwa kegiatan

Penggudangan tidak sekedar kegiatan memasukkan barang dalam ruang
penyimpanan barang (gudang), tetapi lebih dari itu, yakni dalam kegiatan
Penggudangan penting dilakukan perencanaan, pengorganisasian, serta
pengendalian perbekalan baik secara teknis maupun administratif sehingga kegiatan
tersebut dapat menjamin dan menjaga kelangsungan dan kesinambungan setiap
aktivitas dalam setiap unit kerja di dalam suatu organisasi.
Merujuk pada beberapa kegiatan Penggudangan dan tujuan Penggudangan tersebut,
ada beberapa pedoman umum untuk melakukan kegiatan Penggudangan, yakni :

1. Menjaga kelancaran penerimaan dan pengeluaran perbekalan

2. Menjaga ketertiban administrasi Penggudangan, baik untuk menjamin keamanan
barang maupun menyediakan peranti pertanggungjawaban pengelolaan
Penggudangan.
3. Melakukan penyimpanan perbekalan secara tepat sehingga perbekalan yang ada
mudah dicek, ditemukan dan diambil.
 2

4. Melakukan pengaturan barang secara tepat sehingga mampu menjamin

keamanan dan keselamatan barang, petugas gudang maupun pihak-pihak yang
berkepentingan.
5. Melakukan perawatan barang dengan baik sehingga barang dalam gudang tidak
sekedar sebagai barang persediaan, tetapi juga barang yang siap pakai ( ready for
use)

Agar beberapa pedoman umum ini dapat diimplemantasikan dengan baik, perlu
adanya rancangan dan implementasi sistem kerja Penggudangan perbekalan yang
jelas dan tepat dalam setiap organisasi.

B. Kesalahan Umum Pergudangan Perbekalan

Secara empiris, dapat diidentifikasi beberapa kesalahan umum dalam pengelolaan

Penggudangan, Yakni :

1. Memperlakukan, memanfaatkan dan memfungsikan gudang sebagai “bak

sampah” sehingga perbekalan yang rusak, perbekalan yang tidak atau akan
terpakai, perbekalan persediaan, kardus-kardus dan kertas-kertas yang siap dijual
secara campur aduk semuanya dimasukan ke dalam gudang.
2. Sering kegiatan penggudangan ditangani ala kadarnya, tanpa perencanaan yang
baik, baik berkaitan dengan tata cara, prosedur, maupun pengelolaan
administratifnya.
3. Tidak diketahui jumlah persediaan perbekalan secara tepat karena tidak tertibnya
pencatatan dan distribusi perbekalan bagian gudang.
4. Banyaknya perbekalan yang kadaluarsa karena kesalahan dalam pengeluaran
perbekalan
5. Banyaknya kerusakan perbekalan di tempat penyimpanan/gudang karena salah
penempatan dan kesalahan perawatan perbekalan.
6. Banyaknya perbekalan yang hilang, baik sebelum perbekalan masuk gudang
maupun setelah masuk gudang, baik karena ketidakprofesionalan petugas
gudang maupun penyelewengan petugas gudang, baik secara individual maupun
bersama-sama dengan pihak lain.
7. Lamanya pelayanan bagian Penggudangan dalam distribusi perbekalan, baik yang
disebabkan ketidak profesionalan petugas gudang, kesalahan dalam penempatan
dan perancangan tata ruang gudang yang ada, maupun sistem distribusi
perbekalan yang tidak tepat.

Apabila kesalahan-kesalahan umum tersebut terjadi amak oeientasi awal dan utama
dalam kegiatan Penggudangan jelas tidak akan terjadi, dan justru sebaliknya,
Penggudangan tidak mampu menjamin kelancaran dan kelangsungan kegiatan
organisasi. Tentu saja bila hal itu terjadi, pada akhirnya akan sangat mempengaruhi
tingkat efektivitas dan produktivitas kerja unit maupun akan mempengaruhi tingkat
efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.
 3

C. Macam-macam Gudang

Berdasarkan pada pengalaman dan pengamatan yang paling sering kita temui, kita
dapat menyatakan bahwa gudang merupakan suatu ruangan tertutup, tidak
bergerak, tidak untuk lalu lintas umum, dan berfungsi untuk menyimpan barang.
Berdasarkan pengertian ini dapat ditegaskan bahwa gudang merupakan bangunan
yang memiliki tiga dimensi (panjang, lebar dan tinggi), memiliki dinding dan atap,
hanya petugas gudang yang boleh masuk keluar gudang dan gudang hanya untuk
menyimpan perbekalan (barang).

Bila beberapa batasan gudang tersebit dilanggar, khususnya dua poin terakhir dari
hakikat pengertian gudang, tentu akan mempengaruhi hakikat fungsi gudang itu
sendiri dan sebagai dampaknya optimalisasi gungsi gudang guna menjamin dan
menjaga kontinuitas kerja organisasi tidak akan tercapai.

Bila dilihat secara fisik, ternyata gudang tidak hanya dalam bentuk ruangan yang
tertutup saja, tetapi bisa juga dalam bentuk ruangan yang terbuka ataupun semi
tertutup. Namun, untuk kegiatan-kegiatan perkantoran biasanya gudang yang
dibutuhkan adalah jenis gudang tertutup.

Gudang terbuka sering dibedakan atas gudang yang tidak diolah dan gudang terbuka
diolah. Gudang terbuka tidak diolah berupa suatu lapangan terbuka, yang
permukaannya hanya diratakan tanpa diperkeras. Penggunaan gudang semacam ini
tidak memakan biaya yang relatif besar dalam pemeliharaannya dan diperntukkan
hanya untuk perbekalan yang tidak terpengaruh oleh perubahan cuaca atau hanya
untuk penyimpanan yang sifatnya sementara. Sementara gudang terbuka diolah
berupa suatu lapangan terbuka yang sudah diratakan dan diperkeras, gudang jenis
ini juga hanya dipentukkan bagi perbekalan yang tidak cepat terpengaruh oleh cuaca
sementara gudang semi tertutup atau seing disebut dengan istilah lumbung
merupakan bangunan yang beratap tanpa bining-binding ujung yang lengkap dan
diperuntukkan untuk menyimpan perbekalan yang memerlukan pertukaran udara
maksimum serta tidak memerlukan perlindungan dengan lengkap terhadap udara.

Pembedaan atas macam-macam gudang selain berdasar bentuk dan karakteristik

fisik bangunannya, juga bisa dibedakan berdasarkan fungsinya, dengan mendasarkan
pembedaan fungsional ini kita dapat mengenal beberapa jenis gudang, antara lain
gudang operasional, gudang perlengkapan dan gudang musiman. Secara lebih
spesifik gudang dapat dibedakan atas dasar barang-barang yang disimpan
didalamnya bedasarkan pembedaan ini dapat kita kenal adanya gudang alat tulis,
gudang alat medis, gudang BBM, gudang tenun, gudang alat rumah sakit, gudang
teknik maupun gudang barang rongsokan.

D. Tata Ruang Gudang

Perencanaan tata ruang gudang merupakan kegiatan pemikiran dan penetapan

segmen-segmen ruangan di dalam gudang serta pengaturan perbekalan di dalam
ruang gudang tersebut. Sehubungan dengan hal ini, ada beberapa asas tata ruang
yang harus diperhatikan dan beberapa asas tata ruang gudang meliputi :
 4

1. Asas jarak terpendek

Ruangan seyogianya bisa dipergunakan sebaik mungkin sehingga pelaksanaan
kegiatan pengaturan barang dalam gudang dapat melewati jarak yang sependek
mungkin.
2. Asas mengalirnya kegiatan
Pelaksanaan kegiatan pengaturan barang diusahakan dengan urutan yang
teratur dari satu tempat ke tempat yang lain dengan berurutan, baik dengan
metode FITO (first in first out) yaitu pengaturan barang yang lebih dahulu masuk
gudang, harus dikeluarkan pada urutan pertama pula atau metode LIFO (last in
first out) yakni pengaturan barang yang terakhir masuk dalam gudang tetapi
pertama kali dikeluarkan dari gudang.
3. Asas memudahkan pengawasan
Penataan ruang haruslah dapat membantu mempermudah pegawasan atas
pelaksanaan pengaturan barang.
4. Asas Fleksibilitas ruangan
Penataan barang dalam gudang diusahakan sedemikian rupa sehingga bila ada
gangguan ruangan akan mudah disesuailakn dengan kebutuhan.
5. Asas kemudahan berhubungan dengan luar
Pada penataan barang-barang yang frekuensinya sering dipakai seyogyanya
diletakkan di tempat yang langsung berhubungan dengan pihak luar.

Disamping harus memperhatikan beberapa asas tata ruang tersebut, untuk

merancang dan melaksanakan penataan ruang gudang, penting memperhatikan
beberapa pedoman yang meliputi beriku ini :
1. Hendaknya dalam ruang gudang ada ruang/tempat untuk melakukan pengecekan
barang masuk. Ruang ini berfungsi untuk memeriksa dan mengecek barang yang
akan dimasukkan ke dalam gudang. Dengan demikian, secara fisik maupun
administratif barang-barang yang dimasukkan ke dalam gudang dapat
dipertanggungjawabkan.
2. Hendaknya di dalam ruang gudang disediakan ruang tata usaha untuk melakukan
kegiatan-kegiatan administratif penggundangan guna menjamin ketertiban
administratif, penyediaan peranti pengawasan barang dalam gudang, dan
keamanan barang.
3. Hendaknya di dalam ruang gudang disediakan ruang untuk menampung barang-
barang yang segera digunakan maupun sering digunakan/diminta oleh unit kerja.
Keberadaan ruang sangat penting karena selain untuk menjaga keamanan
barang, juga bisa mendukung kecepatan dalam pelayanan permintaan barang
kepada unit-unit kerja yang membutuhkan penting dilakukan karena ada
kecenderungan bahwa apabila petugas gudang tidak cepat dalam memberikan
pelayanan, pihak-pihak yang membutuhkan barang kemudian berusaha dan akan
mengambil sendiri terhadap barang yang dibutuhkan sehingga hal ini akan
memberikan peluang dan kemungkinan banyaknya kehilangan barang.
4. Hendaknya di dalam ruang gudang disediakan ruang lalu lintas barang yang
cukup, baik untuk pemasukan barang maupun pengeluaran barang guna
menjamin kelancaran pemasukan dan pengeluaran barang. Hal ini disebabkan
sering ada kecendrungan yang keliru, yaitu memasukkan barang ke dalam gudang
sebanyak-banyaknya tanpa memperhitungkan pentingnya kelancaran lalu lintas
barang guna mempercepat pemasukan dan pengeluaran barang.
 5

5. Hendaknya dalam ruang gudang ada ruang untuk pengecekan barang keluar.
Ruang ini berfungsi untuk memeriksa dan mengecek barang yang akan
dikeluarkan dari gudang karena adanya permintaan dari unit kerja. Sebagaimana
fungsi ruang cek barang masuk, ruang cek barang keluar ini dimaksudkan guna
menjamin pengeluaran perbekalan baik secara fisik maupun adminisratif dapat
dipertanggungjawabkan. Adapun penempatan ruang cek barang keluar, bisa
berdekatan dengan ruang cek barang masuk ataupun terpisah, dengan
mempertimbangkan frekuensi mutasi perbekalan.

Berkaitan dengan perencanaan dan penetapan tata ruang gudang tersebut, dapat
dilihat rancangan tata ruang gudang pada gambar 4.1 dan gambar 4.2

Ruang pengecekan barang

masuk dan barang keluar
(CBM & CBK).

RB RB RB RB RB

Jalur Lalu Lintas Utama

Tempat Duduk Peminta RB RB RB RB RB

Barang

Ruang TU

Gambar 4.1 Tata ruang gudang (Frekuensi mutasi barang yang rendah)

Ruang pengecekan barang

masuk (CBM )

RB RB RB RB RB
Pintu Masuk

Ruang TU Jalur Lalu Lintas Utama

Pintu keluar RB RB RB RB RB

Ruang Pengecekan
Barang Keluar (CBK)

Gambar 4.2 Tata ruang gudang (Frekuensi mutasi barang yang tinggi)

E. Administrasi Pergudangan.

Untuk menjaga keamanan perbekalan dan kelangsungan kerja organisasi maka

dalam kegiatan penggudangan perbekalan penting dilakukan administrasi
 6

penggudangan secara tertib dan benar. Hal ini disebabkan administrasi

penggudangan dapat dijadikan instrumen pengawasan dan pengendalian di dalam
pengelolaan penggudangan di setiap organisasi.

Dengan adanya sistem administrasi penggudangan yang benar, keberadaan

perbekalan setiap saat dapat di cek, baik berkaitan dengan nama, jenis, spesifikasi,
jumlah, mutasi, bukti-bukti pemasukan dan pengeluaran perbekalan, jumlah
persediaan, maupun nilai perbekalan yang ada di gudang.

Dengan adanya sistem administrasi penggudangan yang benar, keberadaan

Perbekalan setiap saat dapat dicek, baik berkaitan dengan nama, jenis, spesifikasi,
jumlah, mutasi, bukti-bukti pemasukan dan pengeluaran perbekalan, jumlah
persediaan maupun nilai perbekalan yang ada di gudang.

Disamping itu, dengan adanya pengelolaan administrasi penggudangan yang benar

dalam setiap organisasi akan mendukung ketepatan dalam melakukan perencanaan
dan pelaksanaan pengadaan perbekalan. Hal ini disebabkan dapat dipantaunya
tingkat pemakaian perbekalan tertentu dan jumlah persediaan yang ada.

Bagi petugas gudang administrasi penggudangan juga dapat digunakan sebagai alat
pertanggungjawaban dalam pengelolaan penggudangan yang dibebankan
kepadanya. Sehubungan dengan administrasi penggudangan perbekalan tersebut,
yang penting dalam kegiatan penggudangan harus ada buku penerimaan gudang,
buku pengeluaran gudang, kartu persediaan/stock, bon permintaan barang dan surat
penyerahan barang. Masing-masing buku tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Buku penerimaan Gudang

Buku penerimaan Gudang merupakan buku yang terdiri dari lembaran-lembaran

yang memuat infomasi berkaitan dengan penerimaan perbekalan yang meliputi
jenis dan spesifikasi perbekalan, tanggal penerimaan, jumlah, nilai perbekalan
yang meliputi harga persatuan dan jumlah total, dan asal barang.

Setiap terjadi pemasukan perbekalan ke dalam gudang harus segera dilakukan

pencatatan pemasukan perbekalan ke dalam buku penerimaan gudang.
Disamping harus pula melakukan pengisian pemas perbekalanukan pada kartu
persediaan barang (kartu stok) sehingga nantinya dapat diketahui jumlah
persediaan perbekalan jenis dan spesifikasi perbekalan tertentu.

Disamping itu, Setiap terjadi pencatatan pemasukan perbekalan ke dalam buku

penerimaan gudang harus diikuti bukti-bukti penerimaan barang (antara lain
berupa nota, faktur, kuitansi, atau bukti yang lain, misalnya surat penyerahan
barang dari unit pembelian). Setiap bukti pemasukan perbekalan harus dibubuhi
nomor (sebagai nomor kode bukti masuk) sesuai urutan kronologis, yang
kemudian nomor kode bukti masuk ini dituliskan pada kolom nomor kode bukti
masuk dalam buku penerimaan gudang maupun kartu persediaan. Penggunaan
nomor kode bukti masuk ini dimaksudkan untuk mempermudah pengecekan
 7

maupun pengawasan perbekalan. Contoh buku penerimaan gudang dapat dilihat

pada contoh formulir 4.1.

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI “ DUTA BANGSA”

FAKULTAS EKONOMI
Jalan Tarumanegara 55 -58, Jakarta Pusat
Telepon (021) 3456734, 3232325, Fakximili (021) 3456734, 3232325

Unit/Bagian : Gudang

BUKU PENERIMAAN GUDANG

No. Tanggal No. Kode Kode Nama & Asal Juml Harga Jumlah
bukti keluar Barang Spesifikasi Barang ah persat Harga
Barang uan (Rp)
(Rp)
1. 30 april 04/02/2008 05.01.01 Kertas HVS Toko 50 21.000 1.050.000
2008 Kwarto 60 Gr Gramedia rim
(Sinar Dunia)
2. 30 april 04/02/2008 05.01.02 Kertas HVS Toko 50 23.000 1.050.000
2008 Kwarto 70 Gr Gramedia rim
(Sinar Dunia)
3. 30 april 04/02/2008 05.01.07 Kertas HVS Toko 30 25.000 750.000
2008 Kwarto 60 Gr Gramedia rim
(Sinar Dunia)
4. 2 Mei 01/03/2008 05.06.01 Amplop panjang Indo 50 20.000 100.000
2008 polos merpati Grosir box
5. 2 Mei 01/03/2008 08.02.01 Ribbon Cartridge Sun Tech 25 13.000 325.000
2008 : Epson 8750 unit

Contoh Formulir 4.1 buku penerimaan gudang

Berdasarkan contoh formulir 4.1, dapat dicermati bahwa ada beberapa informasi
yang penting untuk dicatat, yakni tanggal pembelian, nomor kode terima, nomor
kode barang, nama dan spesifikasi barang, asal barang, jumlah barang, harga
persatuan barang, dan jumlah total barang. Berkaitan dengan pemberian nomor
kode terima, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yakni sebagai berikut :

a. Nomor kode bukti terima didasarkan pada nomor kode bukti terima yang telah
dibuat dan dituliskan pada bukti terima barang, baik berupa faktur, nota
ataupun kuitansi. Pada bukti-bukti terima barang tersebut nomor kode bukti
terima barang dituliskan pada sebelah kanan atas lembar bukti yang disusun
berdasakan urutan kronologis transaksi dan dituliskan secara jelas dan
mencolok sehingga akan mempermudah untuk menemukan dan mengecek
bukti terima tersebut.

b. Pembuatan nomor kode bukti terima bisa menuliskan angka secara berurutan.
Mulai dari angka 1 sampai tidak terbatas mulai dari awal tahun sampai dengan
akhir tahun. Namun juga bisa dengan cara lain yang disusun lebih terperinci
dengan mempertimbangkan periode perbekalan (periode permintaan dan
pengadaan perbekalan) sebagaimana dicontohkan pada lembar buku
penerimaan gudang di atas. Sebagai contoh pembelian tanggal 30 april 2008
dengan nomor kode bukti terima 04/02/2008, angka 4 menunjukkan
pembelian keempat, dalam periode perbekalan kedua (angka 02) periode
pertama diandaikan bulan Januari sampai dengan februari, periode kedua
 8

diandaikan bulan maret sampai dengan april, periode ketiga diandaikan bulan
mei sampai dengan juni dan seterusnya selama tahun 2008 (angka 2008)

c. Apabila terjadi pembelian atas beberapa jenis perbekalan di temat yang sama,
dalam waktu yang sama, dan dijadikan dalam satu faktur/nota/kuitansi maka
nomor kode bukti terima adalah sama. Tetapi, apabila melakukan pembelian
di tempat yang sama dalam tanggal yang sam (tetapi beda jam) dan tidak
dijadikan dalam satu faktur/nota/kuitansi maka nomor kode bukti terima akan
berbeda.

2. Buku Pengeluaran Gudang

Buku pengeluaran Gudang merupakan buku yang terdiri atas lembaran-lembaran

yang memuat infomasi berkaitan dengan pengeluaran perbekalan yang meliputi
jenis dan spesifikasi perbekalan, tanggal pengeluaran, jumlah pengeluaran
perbekalan, dan penerima perbekalan.

Setiap terjadi pengeluaran perbekalan dari gudang harus segera dilakukan

pencatatan pengeluaran perbekalan ke dalam buku pengeluaran gudang.
Disamping harus pula melakukan pengisian pengeluaran pada kartu barang
sehingga nantinya dapat diketahui jumlah persediaan perbekalan perbekalan
tertentu.

Buku pengeluaran Gudang harus diikuti bukti-bukti pengeluaran barang yang

dapat berupa surat penyerahan barang atau bon pengeluaran barang atau bon
gudang. Disamping itu Setiap bukti pengeluaran perbekalan harus dibubuhi
nomor (sebagai nomor kode bukti keluar) sesuai urutan kronologis, yang
kemudian nomor kode bukti kelua ini dituliskan pada kolom nomor kode bukti
keluar dalam buku pengeluaran gudang maupun kartu persediaan. Penggunaan
nomor kode bukti masuk ini dimaksudkan untuk mempermudah pengecekan
maupun pengawasan perbekalan. Contoh buku pengeluaran gudang dapat dilihat
pada contoh formulir 4.2.
 9

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI “ DUTA BANGSA”

FAKULTAS EKONOMI
Jalan Tarumanegara 55 -58, Jakarta Pusat
Telepon (021) 3456734, 3232325, Fakximili (021) 3456734, 3232325

Unit/Bagian : Gudang

BUKU PENGELUARAN GUDANG

No. Tanggal No. Kode Kode Nama & Tujuan Juml Keterangan
bukti keluar Barang Spesifikasi Barang ah
Barang
1. 1 Mei 01/03/2008 05.01.01 Kertas HVS Sekretariat 2 Pembuatan buku
2008 Kwarto 60 Gr rim
(Sinar Dunia)
2. 1 Mei 01/03/2008 05.01.02 Kertas HVS Sekterariat 4 Pembuatan buku
2008 Kwarto 70 Gr rim
(Sinar Dunia)
3. 1 Mei 02/03/2008 05.01.07 Kertas HVS Bag. 2 Pembuatan buku
2008 Kwarto 60 Gr Personalia rim
(Sinar Dunia)
4. 2 Mei 03/03/2008 05.06.01 Amplop panjang Bag. 4 Pembuatan naskah
2008 polos merpati Akademik box soal ujian
5. 2 Mei 03/03/2008 08.02.01 Ribbon Cartridge Bag. 4 -
2008 : Epson 8750 Akademik unit

Contoh Formulir 4.2 buku pengeluaran gudang

Prosedur penomoran dan pembuatan nomor kode bukti keluar secara substansial
sama dengan prosedur penomoran dan cara pembuatan nomor kode bukti
terima, hanya saja nomor kode bukti keluar didasarkan pada nomor kode bukti
keluar yang telah dibuat dan ditulis pada lembar bukti keluar yang bisa berupa
bon pengeluaran barang atau surat penyeraahan barang atau bon gudang.

3. Kartu persediaan/Stock

Kartu Persediaan Barang merupakan formuli/lembaran untuk mencatat

perubahan-perubahan jumlah persediaan perbekalan karena adanya pemasukan
dan pengeluaran perbekalan. Adapun informasi yang harus tertuang dan tertulis
dalam Kartu Persediaan Perbekalan meliputi jenis dan spesifikasi perbekalan,
tanggal pemasukan/pengeluaran perbekalan, kode nomor surat bukti
pemasukan/pengeluaran , asal/tujuan perbekalan, jumlah
pemasukan/pengeluaran, dan jumlah sisa (persediaan perbekalan).

Dalam kegiatan pengelolaan adminitrasi penggudangan, Kartu Persediaan

Barang dalam bentuk Kartu Barang ini dibuat rangkap dua, satu untuk arsip dan
yang satu untuk kartu gantung (kartu yang digantunhkan pada sekelompok jenis
barang tertentu di mana barang tersebut ditempatkan/disimpan sehingga hal ini
akan mempermudah dalam pengecekan perbekalan. Contoh Kartu Persediaan
Barang dapat dilihat pada Contoh Formulir 3.2. pada bahasan inventarisasi
perbekalan.
 10

4. Bon permintaan barang

Bon permintaan barang merupakan lembaran/formulir permintaan kebutuhan

perbekalan dari setiap unit kerja dalam organisasi berkaitan dengan jenis dan
spesifikasi perbekalan serta jumlah perbekalan yang ditujukan kepada bagian
gudang. Bon permintaan Barang sering pula disebut dengan beberapa istilah ,
antara lain Surat Permintaan Pengadaan Barang , Surat Permintaan Pembelian ,
Bon Gudang ataupun dengan istilah yang lain. Adapun contoh lembar Bon
Permintaan Barang dapat dilihat pada Contoh Formulir 2. 1.1 dan 2.1.2 pada
bahasan pengadaan perbekalan.

5. Surat penyerahan barang

Surat Penyerahan Barang atau sering pula disebut Bon Pengeluaran Barang
merupakan surat bukti pengeluaran/penyerahan barang dengan jenis dan
spesifikasi tertentu serta jumlah tertentu oleh bagian gudang kepada unit kerja
tertentu pada waktu tertentu. Penyerahan barang kepada unit kerja bisa
dilakukan apabila telah dievaluasi oleh beberapa pihak yang berkewajiban dan
berhak mengambil keputusan untuk bisa atau tidaknya barang tersebut untuk
diberikan/diserahkan kepada unit kerja tertentu dengan mempertimbangkan
berbagai kepentingan. Sehubungan dengan hal itu ,Surat Penyerahan Barang
baru dinyatakan sah apabila ditandatangani oleh: (1) yang menyetujui, (2), yang
menyerahkan, dan (3) yang menerima barang . Contoh Surat Penyerahan Barang
dapat dilihat pada Contoh Formulir 4.4.

Sebagaimana telah dijelaskan pada bahasan mengenai siklus pembelian , sering

kali lembar/formulir permintaan barang sekaligus difungsikan pula sebagai
lembar penyerahan barang. Hal ini dilakukan untuk mendukung efisiensi kerja,
terutama bagi unit penyaluran atau unit gudang. Dengan demikian, apabila suatu
erganisasi menerapkan cara ini, formulir penyerahan barang tidak dibuat secara
khusus.

Kegiatan administratif yang dilakukan penganggung jawab pengelola atau

petugas gudang tidak sebatas pada pembuatan ataupun pengisian kelima buku
tersebut, tetapi juga penting untuk membuat laporan-laporan pengelolaan
gudang yang dibuat secara periodik sesuai dengan periodisasi perbekalan yang
ditetapkan (misalnya per bulan, per tiga bulan, dan per tahun) dalam bentuk
Laporan Barang Masuk per periode, Laporan Distribusi untuk per unit dan per
periode.

F. Perawatan Perbekalan dalam Gudang

Agar perbekalan di dalam gudang tidak sekadar sebagai barang persediaan, tetapi
juga perbekalan yang siap pakai ( ready for use) maka perlu dan penting dilakukan
kegiatan perawatan barang di dalam gudang secara benar.
 11

Ada beberapa hal yang penting diperhatikan sehubungan dengan kegiatan perawatan
barang dalam gudang tersebut antara lain :

1. Cek barang-barang (perbekalan) dan laksanakan program kebersihan gudang

secara periodik.
2. Jaga gudang dari kebocoran atap, merembesnya air melalui lantai dan masuknya
butir-butir kecil air hujan melalui jendela, ventilasi.
3. Hindarkan penempatan barang yang bisa mempengaruhi dan menyebabkab
penurunan kualitas ataupun kerusakan pada barang yang lain.
4. Cek instalasi listrik di ruang gudang secara periodik.
5. Gunakan dan implementasikan metode FIFO ( first in first out) dalam pengeluaran
perbekalan untuk menghindari kadaluarsa dan rusaknya barang saat dibutuhkan.
6. Sediakan alat pemadam kebakaran sebagai tindakan antisipatif adanya bahaya
kebakaran.
7. Atur aliran dan temperatur udara yang cukup sehingga tidak membahayakan bagi
petugas gudang maupun merusak barang.
8. Beri alas untuk setiap barang agar tidak mudah rusak karena kelembaban.
9. Tempatkan barang yang berat dan atau besar di bagian bawah dan yang ringan
dan atau kecil di bagian atas.
10. Tempatkan pada tempat khusus yang aman ataupun terkunci untuk barang-
barang kecil yang sejenis dan atau mudah dicuri.

Dengan melakukan perawatan barang sebagaimana petunjuk di atas selain akan

menjamin barang senantiasa siap pakai, juga akan menjamin keamanan dan
keselamatan barang dalam gudang.
 12

DISTRIBUSI PERBEKALAN

Distribusi perbekalan merupakan kegiatan dan usaha pengurusan dalam

penyelenggaraan pengaturan dan penyampaian kebutuhan perbekalan kepada unit-unit
kerja yang membutuhkan. Dari pengertian ini dapat ditekankan bahwa dalam kegiatan
distribusi perbekalan tidak sekedar memberikan/menyerahkan perbekalan kepada unit
kerja yang memerlukan, tetapi lebih dari itu dituntut adanya kegaiatn perencanaan,
pengorganisasian dan pengendalian yang tepat sehingga tercipta suatu cara kerja,
prosedur kerja dan sistem kerja dalam penyaluran perbekalan secara teratur, tertib dan
dapat dipertanggungjawabkan serta mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya
pencapaian tujuan organisasi.

Kegiatan Distribusi perbekalan pada dasarnya merupakan kelanjutan dari proses

penyimpanan/penggudangan perbekalan ataupun secara empirik merupakan suatu
bagian dari kegiatan penggudangan perbekalan itu sendiri kegiatan Distribusi barang ini
pada dasarnya juga merupakan satu bagian kegiatan dari serangkaian kegiatan guna
pemenuhan kebutuhan perbekalan bagi unit-unit kerja dalam suatu organisasi oleh
karena itu, kegiatan Distribusi perbekalan ini tidak boleh dianggap sepele ataupun remeh
dalam penyelenggaraan kegiatan dalam suatu organisasi tetapi sebaliknya kegiatan ini
harus mendapat perhatian yang proporsional karena efektivitas dan efisiensi kerja setiap
unit kerja maupun organisasi secara keseluruhan sangat ditentukan oleh profesional
dalam pengelolaan kegiatan Distribusi perbekalan ini.

A. Asas-asas Penyaluran Perbekalan

Guna mendukung efektivitas dan efisiensi kerja setiap unit kerja maupun
organisasi secara keseluruhan, dalam penyaluran kebutuhan perbekalan harus
memperhatikan dan mengimplementasikan beberapa asas dalam penyaluran
perbekalan.
Beberapa asas perbekalan tersebut adalah sebagai berikut :
1. Ketepatan jenis dan spesifikasi perbekalan yang disampaikan.
Penyampaian perbekalan hendaknya sesuai dengan jenis dan spesifikasi
perbekalan yang telah ditetapkan sehingga secara fungsional dapat mencapai
batas yang optimal, baik dilihat dari sisi kualitas maupun kuantitas outputs
yang dihasilkan disamping dilihat dari sisi waktu, tenaga maupun finasial.
2. Ketepatan nilai perbekalan yang disampaikan.
Ketepatan penyampaian perbekalan sesuai dengan nilai yang telah ditetapkan,
berarti tidak kurang ataupun tidak lebih dari nilai yang telah ditetapkan semula.
Hal ini terkait dengan pertimbangan, pelaksanaan program efisiensi unit kerja
dan organisasi secara keseluruhan maupun pertimbangan prestise.
3. Ketepatan jumlah perbekalan yang disampaikan.
Ketepatan jumlah perbekalan yang disampaikan berarti unit penyalur
perbekalan tidak menyampaikan perbekalan ke unit kerja yang membutuhkan
kurang ataupun lebih dari yang seharusnya (sesuai dengan permintaan dan
atau kebutuhan). Hal ini dilakukan karena apabila suatu unit organisasi diberi
lebih, mungkin sekali unit kerja tersebut bersikap dan bertindak boros,
sedangkan apabila kurang dari permintaan (kebutuhan) tentunya akan
menghambat aktivitas unit kerja tersebut dan dalam hal ini unit kerja tersebut
 13

akan terganggu bahkan terhenti dalam melakukan aktivitasnya, sehingga

tentunya juga akan merugikan organisasi secara keseluruhan.
4. Ketepatan waktu penyampaian.
Apabila suatu unit penyalur perbekalan tidak tepat waktu dalam menyampaikan
permintaan perbekalan, terlambat misalnya, jelas akan menghambat aktivitas
organisasi karena seharusnya unit kerja dapat melakukan kegiatan operasional,
tetapi karena perbekalan yang mendukung aktivitas tersebut tidak ada,
aktivitas unit kerja tersebut menjadi terganggu atau bahkan terhenti sama
sekali.
5. Ketepatan tempat penyampaian.
Penyampaian perbekalan yang tidak tepat tempat tentunya juga berdampak
tidak dapat berjalannya kegiatan operasional. Suatu unit kerja tertentu apabila
hal ini terjadi selain unit kerja yang membutuhkan perbekalan tidak
melaksanakan kegiatan operasionalnya, mungkin sekali juga akan menganggu
aktivitas unit kerja lain. Tentu ini juga akan mempengaruhi tingkat efektivitas
dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.
6. Ketepatan kondisi logistik yang disampaikan.
Guna mendukung kelancaran aktivitas suatu unit kerja dalam organisasi
hendaknya barang yang disampaikan ke unit kerja merupakan barang yang
siap kapai (ready for use) sehingga kondisi barang tersebut harus dalam
keadaan baik, bukan barang/perbekalan yang rusak.

Agar asas-asas penyaluran kebutuhan perbekalan tersebut dapat direalisasikan

dengan baik, perlu didukung ketelian dan disiplin yang tinggi dari para petugas
penyalur perbekalan. Petugas yang diberi tugas dan wewenang dalam penyaluran
kebutuhan perbekalan harus senantiasa berpedoman pada surat permintaan
pengadaan barang dan keputusan pejabat pengambil keputusan untuk
diadakannya kebutuhan perbekalan berdasarkan usulan unit kerja tertentu.
Dengan demikian, akan dapat dihindari kesalahan dalam penyaluran perbekalan
ke unit kerja tertentu, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi perbekalan,
jumlah, waktu maupun tempat.

Disamping itu dalam kegiatan penyaluran perbekalan juga dibutuhkan adanya

petugas penyalur perbekalan yang jujur dan bertanggungjawab. Hal ini mengingat
dalam kegiatan penyaluran perbekalan ini sangat mudah untuk melakukan
penyelewengan wewenang secara sengaja baik yang dilakukan petugas penyalur
kebutuhan perbekalan secara sendirian, maupun dengan melakukan kerjasanma
dengan pemakai barang (user) yakni para pegawai unit-unit kerja dalam
organisasi.

B. Proses Kegiatan dan Administrasi Perbekalan

Serangkaian kegiatan penyaulran perbekalan dimulai dari kegiatan pemeliharaan
terhadap surat permintaan pengadaan perbekalan dan hasil keputussan
pengadaan kebutuhan perbekalan dari pejabat yang berwenang. Dari tahap
kegiatan ini dapat diketahui secara pasti perbekalan-perbekalan yang dapat
disalurkan kepada unit kerja yang membutuhkan perbekalan tertentu.
 14

Langkah berikutnya adalah mempersiapkan secara fisik akan barang-barang yang

telah disetujui untuk diserahkan kepada unit peminta barang dengan cara
mengambil dan mengelompokan barang-barang sesuai dengan permintaan unit-
unit kerja yang membutuhkan, pada tahap kegiatan ini juga penting dilakukan
pengecekan kembali terhadap perbekalan yang akan disalurkan dengan cara
membandingkan daftar barang yang ada dalam surat permintaan barang dan yang
telah disetujui dengan barang yang telah diambil dan dikelompokan baik berkaitan
dengan jenis dan spesifikasi barang, jumlahnya, nilainya dan kondisinya.

Setelah adanya kesesuaian antara pesanan dan perbekalan yang ada maka
tindakan berikutnya adalah membawa perbekalan-perbekalan tersebut untuk
diletakan pada tempat khusus yang merupakan tempat persiapan penyerahan
perbekalan kepada unit kerja yang membutuhkan. Setelah itu dilakukan persiapan
administratif untuk penyerahan barang.

Tahap akhir dari kegiatan penyaluran perbekalan adalah penyerahan perbekalan

kepada unit kerja yang membutuhkan. Berkaitan dengan kegiatan penyerahan
perbekalan ini bisa dilakukan dengan cara unit kerja yang membutuhkan
perbekalan mengambil ke unit penyalur maupun unit penyalur menyampaikan
kepada tempat unit pengguna (user) yang telah melakukan pemesanan.

Dalam penyerahan perbekalan kepada unit kerja tersebut harus disertakan surat
penyerahan barang dan surat tersebut harus ditandatangani pihak yang
menyetujui yang menyerahkan dan yang menerima barang. Surat ini penting
karena selain sebagai bukti bahwa unit kerja tertentu telah menerima kebutuhan
perbekalannya juga penting bagi unit penyalur perbekalan atau secara lebih
khusus bagi petugas penyalur perbekalan karena surat ini dapat dijadikan sebagai
instrumen pertanggungjawaban atas tugas dan wewenang yang telah dilimpahkan
kepadanya. Adapun contoh surat penyerahan barang dapat dilihat pada contoh
formulir 4.4 pada bab penggudangan perbekalan.

Guna mendukung kelancaran dalam kegiatan pendistribusian barang penting

ditetapkan jadwal distribusi barang untuk unit-unit kerja atau jadwal distribusi
barang setiap gudang. Hal ini perlu dilakukan apabila dalam suatu organisasi
memiliki beberapa jenis gudang. Penjadwalan distribusi barang ini selain guna
mendukung kelancaran distribusi barang juga untuk tujuan membiasakan dan
mendidik bagi setiap pegawai ataupun unit kerja untuk mampu menyelenggarakan
dan melaksanakan apapun secara terarah dan terencana dengan baik.
 15

PEMELIHARAAN PERBEKALAN

Berkaitan dengan kegiatan pemeliharaan perbekalan telah berkembang suatu pemeo

bahwa pemeliharaan perbekalan jauh lebih sulit daripada pengadaab perbekalan.
Kebenaran pemeo ini kiranya akan mudh kita dapati di beberapa institusi dengan melihat
adanya perbekalan yang telah dimiliki organisasi yang tidak terawat, kotor, asal
penempatannya, berserakan, tidak siap pakai pada waktu dibutuhkan, penampilan
barang yang tidak sesuai dengan umur barang, ataupun umur pemakaian barang tidak
mencapai batas waktu yang optimal. Tentu gejala-gejala dan tanda-tanda seperti ini
harus dikurangi, bahkan dihapuskan dalam setiap organisasi karena apabila hal ini
dibiarkan, jelas selain akan menghambat aktivitas dan produktivitas kerja organisasi itu
sendiri, juga merupakan satu sumber pemborosan bagi organisasi. Dengan demikian,
kegiatan pemeliharaan perbekalan harus mendapat perhatian sebagimana mestinya bagi
setiap organisasi.

Penting ditekankan pula bahwa kegiatan pemeliharaan perbekalan merupakan kewajiban

bagi setiap personel dalam setiap organisasi. Dengan demikian, kegiatan pemeliharaan
perbekalan tidak mungkin diserahkan semuanya pada unit kerja tertentu ataupun pihak
eksternal, kecuali memang pemeliharaan perbekalan tersebut pada tahap tertentu harus
ditangani oleh unit kerja tertentu yang secara teknis memang lebih menguasai.

A. Arti Penting dan Tujuan Pemeliharaan Perbekalan

pemeliharaan perbekalan adalah setiap kegiatan untuk mempertahankan kondisi
teknis, daya guna dan daya hasil perbekalan baik usaha yang bersifat preventif
maupun represif sehingga pemeliharaan setiap perbekalan yang ada senantiasa
merupakan perbekalan yang siap pakai (ready for use) dan umur pemakaian
perbekalan mencapai batas waktu yang optimal.

Dari batasan pengertian pemeliharaan perbekalan tersebut dapat ditegaskan bahwa

yang hendak dicapai dalam kegiatan pemeliharaan perbekalan adalah menjaga dan
menjamin setiap perbekalan yang ada tetap mampu berfungsi sebagaimana mestinya
sewaktu perbekalan tersebut dibutuhkan sehingga kegiatan-kegiatan dalam
organisasi tidak mengalami hambatan maupun stagnasi. Disamping itu pemeliharaan
perbekalan diarahkan agar umur pemakaian perbekalan dapat mencapai batas waktu
yang optimal (sesuai batas waktu yang telah ditetapkan). Dengan demikian
pemeliharaan perbekalan juga ditujukan untuk mendukung efisiensi organisasi. Agar
mampu mendukung kelangsungan kegiatan organisasi dan efisiensi organisasi
pemeliharaan perbekalan dapat dilakukan dengan tindakan perawatan perbekalan,
baik yang bersifat preventif (sebelum mengalami kerusakan) maupun represif
(sesudah mengalami kerusakan).

Dapat digarisbawahi bahwa pemeliharaan perbekalan pada hakikatnya merupakan

kegiatan untuk melakukan pemeliharaanoptimalisasi perbekalan baik secara
fungsional maupun batas umur pemakaian perbekalan apabila kedua tujuan itu dapat
direalisasikan akan terjamin kelancaran pemeliharaan dan kelangsungan kerja bagi
setiap unit kerja maupun tercapainya program efisiensi organisasi secara
keseluruhan.

B. Cara Pemeliharaan Perbekalan

 16

Secara umum cara pemeliharaan/perawatan perbekalan dapat dibedakan atas cara

perawatan preventif (pencegahan) dan cara perawatan represif. perawatan preventif
merupakan cara perawatan perbekalan sebelum perbekalan mengalami kerusakan.
Sementara perawatan represif merupakan cara perawatan perbekalan setelah
perbekalan mengalami kerusakan. Agar perbekalan mampu mencapai batas umur
pemakaian secara optimal perawatan perbekalan secara preventif maupun
perawatan represif perlu dilakukan. Perawatan perbekalan secara preventif perlu
dilakukan secara periodik terhadap setiap perbekalan yang dimiliki, sehingga
prekuensi dan biaya perwatan secara represif dapat ditekan. Hal ini penting dilakuka
karena secara nyata biaya perawatan preventif relatif jauh lebih rendah. Apabila
dibandingkan dengan biaya perawatan secara represif.

Khusus untuk perbekalan yang bersifat elektronik atau berkaitan dengan mesin, cara
perawatan perbekalan dapat dibedakan dan dapat diklasifikasikan dalam beberapa
tingkatan dan tingkatan-tingkatan tersebut adalah sebagai berikut :
1. Perawatan Tingkat I
Perawatan Tingkat I ini bersifat perawatan pencegahan (preventive)
2. Perawatan Tingkat II
Perawatan Tingkat II ini berupa pengecekan (check up)
3. Perawatan Tingkat III
Perawatan Tingkat III ini bersifat perbaikan/pengantian (repair/replacement)
4. Perawatan Tingkat IV
Perawatan Tingkat IV ini bersifat revisi/perbaikan berat (reviced)
5. Perawatan Tingkat V
Perawatan Tingkat V ini bersifat bongkar pasang secara menyeluruh

Masih berkaitan dengan perawatan untuk perbekalan yang sifatnya elektronik atau
berkaitan dengan mesin dan lebih khusus berkaitan dengan perawatan perbekalan
secara preventif ada satu metode perawatan yang telah dikembangkan yang dikenal
dengan istilah metode FITCAL. Metode ini merupakan metode perawatan perbekalan
yang bersifat pencegahan perawatan dengan memperhatikan dan melakukan
tindakan-tindakan tertentu. Istilah FITCAL sendiri merupakan akronim dari kata
feeling, inspection, tighten, clean, adjusment dan inbrication secara operasional
metode ini dapat dijelaskan sebagai berikut :

a. Feeling artinya setiap operator/user harus memilki kepekaan terhadap suatu

kelainan dari peralatan/perbekalan yan dipakai dan feeling ini dapat didasarkan
pada perubahan suara, bau, warna ataupun gerak yang tidak seperti biasanya
secara normal.
b. Inspection artinya jika terasa ada kelainan atau ketidakberesan peralatan maka
pemakai peralatan/perbekalan harus segera melakukan pemeriksaan dan
pengecekan.
c. Tighten artinya membetulkan yang tidak beres, bisa dengan cara menguatkan
ataupun membetulkan pada posisi yang normal dan sebagaimana mestinya.
d. Clean artinya membersihkan peralatan/perbekalan secara poriodik dan kontinu
sehingga kotoran/debu tidak masuk pada mesin yang dapat membuat keausan
dan kerusakan mesin/peralatan/perbekalan.
 17

e. Adjusment artinya melakukan tindakan penyelarasan, maksudnya apabila

peralatan/mesin yang baru saja diperbaiki perlu dicoba dan atau diselaraskan
kembali.
f. Inbrication artinya pemberian pelumas yang teratur dan tepat untuk mencegah
keausan mesin.

Walaupun metode FITCAL ini pada awalnya ditujukan untuk perawatan preventif bagi
perbekalan yang sifatnya elektronik atau berkaitan dengan mesin, kiranya dapat juga
dijadikan pedoman bagi pegawai untuk melakukan pemeliharaan setiap perbekalan
yang dimiliki organisasi dengan cara mengambil nilai-nilai yang ada dari metode
tersebut antara alain setipa pegawai atau petugas yang bertanggungjawab dalam
pemeliharaan perbekalan untuk senantiasa melakukan tindakan perawatan dan
pengecekan secara rutin, peka terhadap perubahan-perubahan yang menyimpang
dari keadaan normal, segera melakukan tindakan pengecekan dan perbaikan setelah
terjadi penyimpangan dan senantiasa mengevaluasi atas tindakan perbaikan
tersebut.

Apabila pemeliharaan perbekalan dapat dilakukan secara optimal tentunya hal ini
akan mendukung pencapaian umur pemakaian perbekalan secara optimal.
Tercapainya umur pemakaian pemeliharaan perbekalan secara optimal selain
ditentukan oleh diterapkann pemeliharaanya metode pemeliharaan perbekalan
sebagaimana mestinya juga ditentukan oleh cara penggunaan perbekalan itu sendiri
penting dan harus mendapat perhatian untuk mencapai tujuan tersebut. Sehubungan
dengan hal itu, personel pengguna (user) perbekalan harus menggunakan setiap
perbekalan sebagaimana mestinya secara wajara dan sesuai dengan fungsi dan
kapasitas kerjanya. Disamping itu, apabila berkaitan dengan barang-barang
elektronik atau mesin harus senantiasa berpedoman pada buku petunjuk/panduan
penggunaan atau pengoperasian perbekalan tertentu ( Operating instruction).

C. Pemeliharaan Perbekalan oleh Pihak Eksternal

Pemeliharaan perbekalan sering dilakukan tidak hanya oleh pihak internal (organisasi
yang bersangkutan) tetapi sering pula oleh pihak eksternal. pemeliharaan perbekalan
yang demikian biasanya dilakukan untuk perbekalan yang sifatnya khusus, utamanya
secara teknis sehingga dibutuhkan penanganan oleh pihak eksternal yang benar-
benar memiliki kompetensi dalam penanganan dan pemeliharaan perbekalan
tersebut.

Sehubungan dengan pemeliharaan perbekalan oleh pihak eksternal tersebut secara

administratif maupun yuridis, penting dilakukan perjanjian pemeliharaan perbekalan
diantara kedua belah pihak yang dituangkan dalam surat perjanjian pemeliharaan
perbekalan. Karena pemeliharaan perbekalan oleh pihak eksternal ini membutuhkan
biaya yang relatif tinggi, penting sekali selama perjanjian pemeliharaan perbekalan
berlangsung dari pihak organisasi ada staf yang magang untuk belajar dari pihak
pemeliharaan untuk melakukan pemeliharaan sendiri, sehingga organisasi tidak perlu
menyewa pihak eksternal untuk melakukan pemeliharaan perbekalan secara terus
menerus guna menghindari pemborosan dalam organisasi.
 18

PT. Kawan Sejati

Jl. Papua 25 Yogyakarta

BERITA PERJANJIAN PERAWATAN MESIN

No : 45/GC/VII/2007

Yang bertanda tangan di bawah ini :

1. Nama : Serafim Noven Tiara Vasya
Jabatan : Kepala wisma gloria
Instansi : Wisma Gloria
Alamat : Jl. Mgr. Soegijapranata 28 Yogyakarta

Dalam hal ini bertindak dalam jabatan dan atas nama instansi tersebut diatas
sebagai pemakai mesin sebagai berikut :

No. Spesifikasi Barang No. Seri Mesin Lokasi

1. Gest Copier 26225 9707010075 Jl. Baru 14 Yogyakarta
2. Gest Copier 2732 C/W Platen AL. 47840089 Jl. Baru 14 Yogyakarta
cover

Dan selanjutnya disebut sebagai PIHAK I

2. Nama : Umar Karim

Jabatan : Pimpinan PT Kawan Sejati
Instansi : PT Kawan sejati
Alamat : Jl. Papua 25 Yogyakarta

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama PT Kawan Sejati yang selanjutnya disebut
sebagai pihak II

Pihak I dan pihak II telah menyetujui mengadakan perjanjian perawatan mesin tersebut
diatas dengan ketentuan-ketentuan sebagai berikut :
1. Masa Perjanjian ini berlaku selama periode waktu : tanggal 21 Juli 2007 sampai
dengan tanggal 21 Juli 2008.
2. Biaya perawatan mesin tersebut selama masa berlakunya perjanjian ini adalah
sebesar Rp. 800.000,- (delapan ratus ribu rupiah) dan dibayar dimuka oleh pihak I
kepada pihak II.
3. Biaya perawatan mesin tersebut tidak termasuk biaya untuk pembelian suku cadang
dan bukan habis pakai.
4. Pihak II harus menugaskan teknisinya untuk melaksanakan service/perawatan rutin
atas mesin tersebut sesuai dengan ketentuan yang tertera diatas selama perjanjian
perawatan mesin ini berlaku.
5. Bila terjadi kerusakan pada mesin tersebut dalam masa perjanjian ini maka pihak II
harus segera menugaskan teknisinya untuk melakukan perbaikan. Untuk perbaikan
tersebut pihak II tidak memugut biaya reparasi lagi kepada pihak I.
6. Pelaksanaan perawatan maupun reparasi mesin tersebut dilakukan pada jam kerja
pihak II.
7. Pihak I harus menyediakan daya dan tegangan listrik yang cukup serta bahan pakai
standar untuk pekerjaan mesin tersebut atas pelanggaran ini maka segala klaim atas
suku cadang atau bahan pakai yang tidak mencapai garansi pabrik bukan menjadi
tanggung jawab pihak II lagi.
8. Perjanjian ini hanya berlaku dalam kota yang memiliki cabang PT Kawan Sejati atau
pinggiran kota dalam radius maksimal 30 KM dari cabang PT Kawan Sejati.

9. Pihak I Harus membayar biaya tambahan untuk hal berikut :

- Permintaan teknisi di luar jam kerja pihak II
- Mesin berada diluar kota dengan radius lebih dari 30 km dari cabang PT Kawan
Sejati.
- Semua parts yang di ganti dan bahan pakai.
 19

10. Perjanjian ini menjadi tidak berlaku sebelum masa Perjanjian perawatan ini habis
bila mesin tersebut telah dipindah tangan.
11. Perjanjian ini dibuat di Yogyakarta, tanggal 21 Juli 2007

Pihak I Pihak II

Serafim Novem Tiara Tasya Umar Karim

BAB 7

PENGHAPUSAN PERBEKALAN
 20

Penghapusan perbekalan merupakan kegiatab pembebasan barang dari

pertanggungjawaban yang berlaku dengan alasan yang dapat dipertanggungjawabkan.
Secara lebih operasional, penghapusan perbekalan merupakan pengakhiran fungsi
perbekalan dengan pertimbangan-pertimbangan dan argumentasi-argumentasi tertentu
yang dapat dipertanggungjawabkan. Dengan demikian dalam kegiatan Penghapusan
perbekalan harus mempertimbangkan alasan-alasan normatif tertentu. Muara berbagai
pertimbangan tersebut tidak lain adalah demi efektifitas dan efesiensi kegiatan
organisansi.

A. Beberapa Kriteria untuk Penghapusan Perbekalan

Ada beberapa alasan yang harus diperhatikan untuk bisa menyingkirkan atau
menghapus perbekalan dan beberapa alasan tersebut adalah sebagai berikut :

1. Perbekalan yang akan dihapus sudah sangat tua dan rusak

Perbekalan itu perlu disingkirkan dengan beberapa alasan, pertama apabila
perbekalan tersebut digunakan terus dapat membahayakan keselamatan
pemakai perbekalan ini. Kedua, kualitas maupun kuantitas output yang dihasilkan
sudah tidak dapat mencapai tingkat yang optimal, apalagi dibandingkan biaya
operasional yang relatif tinggi. Dengan demikian, apabila perbekalan ini
dioperasikan terus, jelas akan menimbulkan inefektivitas dan inefisiensi
organisasi.

2. Perbekalan yang sudah ketinggalan zaman ( out of date)

Mungkin seringkali perbekalan yang sudah ketinggalan zaman merupakan
perbekalan yang belum rusak, namun demikian perbekalan semacam ini perlu
disingkirkan atau dihapus dengan pertimbangan perbekalan ini dipandang
memerlukan dan menghabiskan biaya (cost) yang relatif tinggi baik berkaitan
dengan bahan, tenaga, waktu maupun output, baik ditinjau dari sisi kuantitas
maupun kualitas apabila dibandingkan dengan menggunakan perbekalan yang
relatif baru,

3. Perbekalan yang berlebihan

Perbekalan yang berlebihan mungkin sekali relatif belum rusak dan tidak
ketinggalan zaman. Perbekalan ini perlu dihapuskan dengan beberapa alasan.
Pertama, suatu organisasi tidak mungkin menggunakan seluruh perbekalannya
dalam waktu yang bersamaan dan yang sekiranya memang perbekalan tersebut
tidak perlu digunakan secara bersamaan. Kedua, apabila perbekalan yang
sifaynya berlebihan tersebut tidak disingkirkan tentunya membutuhkan biaya,
baik biaya perawatan maupun biaya gaji untuk personel yang merawat barang.
Ketiga, perbekalan tersebut membutuhkan tempat penyimpanan, sehingga bila
perbekalan tersebut tidak disingkirkan juga akan boros tempat dan yang
keempat, apabila perbekalan tesebut akan digunakan di masa mendatang,
mungkin sekali perbekalan tersebut sudah merupakan perbekalan yang
ketinggalan zaman (out of date)

4. Perbekalan yang hilang

Secara admiministratif perbekalan yang hilang harus disingkirkan. Hal ini penting
dilakukan, selain sebagai satu bentuk pertanggungjawaban pemakai,
 21

pengambilan keputusan dan tindakan sebagai konsekuensi atas hilangnya

perbekalan tersebut juga untuk pengambilan keputusan maupun tindakan
manajemen perbekalan berikutnya, khususnya pengadaan perbekalan guna
menghindari gangguan ataupun stagnasi kegiatan suatu unit kerja.

B. Cara-cara Penghapusan Perbekalan

Ada beberapa alternatif untuk melakukan penghapusan perbekalan dan beberapa
alasan tersebut adalah sebagai berikut :

1. Dijual atau dilelang

Dengan cara ini organisasi akan memperoleh sejumlah kontraprestasi berupa
uang hasil penjualan perbekalan.

2. Ditukarkan dengan perbekalan lain yang dibutuhkan oleh institusi

Dengan cara ini organisasi akan menukarkan perbekalan yang dimiliki (dengan
beberapa alasan yang dapat dipertanggungjawabkan) dengan perbekalan yang
dibutuhkan oleh organisasi. Dengan cara ini harus mempertimbangkan dan
mengacu pada prinsip-prinsip pengadaan perbekalan dengan cara menukarkan,
antara lain perbekalan yang ditukarkan harus benar-benar sudah tidak
dibutuhkan institusi, nilai perbekalan yang ditukarkan harus sepadan dan saling
mengntungkan kedua belah pihak.

3. Dipindahkan
Penghapusan dengan cara dipindahkan adalah secara fisik perbekalan yang
sudah tidak dibutuhkan dimutasikan ke unit kerja lain ataupun kantor/institusi
cabang. Dengan demikian pemusnahan perbekalan ini sifatnya masih dalam
ruang lingkup organisasi internal.

4. Dihibahkan
Penghapusan perbekalan dengan cara dihibahkan berarti organisasi memberikan
secara Cuma-Cuma kepada pihak/organisasi lain yang membutuhkan perbekalan
yang dihapuskan tersebut.

5. Pemanfaatan kembali ( recycle)

Penghapusan dengan cara pemanfaatan kembali ini berarti barang yang dihapus
kemudian diubah menjadi barang lain yang memiliki fungsi dan kegunaan
berbeda dari fungsi dan kegunaan barang semula.

6. Dimusnahkan
Penghapusan perbekalan dengan cara dimusnahkan adalah perbekalan benar-
benar dihilangkan/dimusnahkan dan hal ini dilakukan apabila cara penghapusan
perbekalan lain sudah tidak mungkin untuk diimplementasikan.

Apapun cara penghapusan perbekalan yang dilakukan, penanggungjawab

dalam pengelola perbekalan harus meneliti, mengecek kebenaran alasan
penghapusan perbekalan dan memuat berita acara penghapusan perbekalan yang
ditandatangani oleh penanggungjawab pengelola perbekalan, pihak yang
 22

menyetujui, maupun yang menerima perbekalan (bila ada). adapun contoh berita
acara penghapusan perbekalan dapat dilihat pada formulir 7.1.

BERITA ACARA PENGHAPUSAN BARANG

Nomor :

Pada hari ini ...............tanggal........., bulan............... tahun............., kami yang

bertanda tangan di bawah ini :
1. .............................. sebagai ketua
2. .............................. sebagai sekretaris
3. .............................. sebagai anggota
4. .............................. sebagai anggota
5. .............................. sebagai anggota
Bertindak selaku panitia penghapusan barang yang dibentuk dengan surat
keputusan no....................tanggal..................telah mengadakan penghapusan
barang-barang sebagimana terlampir pada tanggal ..........., bulan,................
tahun,..........berdasarkan hasil pemeriksaan, barang-barang tersebut dalam
keadaan,............... (rusak/ketinggalan zaman/berlebihan/hilang). Selanjutnya
kami memutuskan barang-barang tersebut dihapuskan dengan cara.............
(dijual/dilelang/dihibahkan/dipindahkan/ditukarkan/dimusnahkan).

Demikian Berita acara ini dibuat dalam rangkap ....................... untuk dapat
dipergunakan seperlunya.

Dibuat di : ...............................
Tanggal : ................................

Panitia penghapusan barang

1. .............................. sebagai
2. .............................. sebagai
3. .............................. sebagai
4. .............................. sebagai
5. .............................. sebagai
ketua............................. (tanda tangan)
sekretaris.......................
anggota.........................
anggota.........................
anggota.........................

Mengetahui

........................................

Contoh Formulir 7.1Berita Acara penghapusan Barang perbekalan

LAMPIRAN BERITA ACARA PENGHAPUSAN BARANG

 23

No. Nama Barang Kode Spesifikasi Barang Jumlah Keterangan

Urut

Tanggal ......................
Panitia Penghapusan Barang

Sekretaris Ketua

........................ ........................

Contoh Formulir 7.2 Lampiran Berita Acara penghapusan Barang

Penting dicatat pula, bahwa apabila penghapusan/penyingkiran perbekalan

dilakukan dengan cara dijual maka dalam berita acara penghapusan perbekalan
harus jelas ditulis kepada siapa perbekalan tersebut dijual dan berapa nilai hasil
penjualan. Disamping itu berita acara penghapusan perbekalan tersebut harus
dilampiri berita acara serah terima barang. Apabila penghapusan perbekalan tersebut
dilakukan dengan cara ditukarkan, dalam berita acara penghapusan perbekalan juga
harus jelas secara tertulis perbekalan tersebut ditukarkan dengan perbekalan apa,
dengan siapa dan berapa nilai perbekalan tersebut. Berita acara tersebut juga harus
dilampiri dengan berita acara serah terima barang. Begitu pula, apabila penghapusan
perbekalan dilakukan dengan cara dihibahkan dengan pihak lain, dalam berita acara
penghapusan perbekalan harus jelas tertulis kepada siapa perbekalan tersebut
dihibahkan, selain harus pula dilampirkan berita acara serah terima barang.
Sementara itu, apabila penyingkiran perbekalan dilakukan dengan cara dipindahkan,
harus jelas secara tertulis kemana perbekalan tersebut dipindahkan, disamping itu
harus juga ada berita acara serah terima barang.

C. Proses Kegiatan dan Administrasi Penghapusan Perbekalan

Untuk melakukan kegiatan penghapusan atau penyingkiran perbekalan,
pertama-tama yang harus dilakukan adalah penelitian kelayakan penyingkiran
perbekalan tertentu yang hendak dihapuskan. Kegiatan ini dilakukan oleh unit kerja
“pemilik” perbekalan yang akan dihapuskan bersama dengan penanggungjawab
pengelola perbekalan.

Langkah berikutnya adalah membuata beberapa alternatif cara penghapusan

perbekalan yang paling menguntungkan baik dengan pertimbangan finasial maupun
non finasial, setelah itu meminta persetujuan pada pimpinan tertinggi, khususnya
sebagai penanggung jawab dalam pengelolaan perbekalan. Setelah memperoleh
persetujuan dari pimpinan tahap berikutnya adalah memasuki tahap implementasi
penghapusan perbekalan sesuai dengan cara penghapusan perbekalan yang
ditentukan bersamaan dengan tahap implementasi ini panitia penghapusan
perbekalan harus membuat berita acara penghapusan perbekalan dan unit kerja
“pemilik” perbekalan tersebut melakukan inventarisasi perbekalan berkaitan dengan
kegiatan penghapusan perbekalan dan apabila menggunakan model kartu barang,
 24

unit kerja harus mengisi formulir kartu barang, khususnya pada kolom penghapusan
barang sesuai dengan cara penghapusan perbekalan yang dilakukan.

BAB 8
 25

ETIKA MANAJEMEN PERBEKALAN

Kesalahan maupun penyelewengan umum dalam manajemen perbekalan pada

dasarnya dipengaruhi oleh dua variabel utama yakni lemahnya sistem kerja yang
dibangun dan perilaku buruk para pengelola karena rendahnya moralitas pegawai yang
terlibat dalam kegiatan pengelolaan perbekalan baik pada tingkat manajemen maupun
petugas operasional kedua faktor tersebut saling berkaitan dan tidak bisa dipisahkan
satu sama lain, dalam arti walaupun sistem kerja yang dibangun sudah memadai tetapi
apabila moralitas para pegawai pengelolaan perbekalan rendah, mungkin sekali terjadi
penyelewengan dalam pengelolaan perbekalan, begitu pula sebaliknya, Apalagi apabila
sistem kerja yang dibangun tidak memadai dan tingkat moralitas pegawai rendah,
dapat dipastikan terjadi tingkat penyelewengan dalam pengelolaan perbekalan
mencapai tingkat tinggi oleh karena itu, dalam pengelolaan perbekalan secara ideal
dibutuhkan sistem kerja yang memadai dan moralitas pegawai yang tinggi.

Berkaitan dengan upaya membangun sistemkerja yang ideal, sudah diuraikan dan
dijelaskan secara mendetail dalam bab-bab terdahulu, mulai dari uraian dan
pembahasan mengenai pengadaan perbekalan sampai dengan pengendalian
perbekalan. Sehubungan dengan hal ini, dalam bab ini akan dipaparkan dan dibahas
berkaitan dengan upaya membangun moralitas pegawai, sekaligus memberikan
rambu-rambu normatif bagi pengelolaan perbekalan, baik untuk personel tingkat
manajerial maupun operasional.

A. Etika dan Moralitas

Sebagaimana diungkapkan seringkali bahwa untuk memahami pengertian etika
sesungguhnya perlu membandingkan dengan pengertian moralitas. Hal ini
disebabkan sering dalam kehidupan praktis sehari-hari pemakaian istilah ini saling
dipertukarkan tanpa perbedaan sama sekali. Hal ini tidak sama sekali keliru karena
pada pengertian tertentu pengertian etika dan moralitas memang sam. Kendati
demikian dalam pengertian lain, pengertian etika berbeda sama sekali apabila
dibandingkan dengan pengertian moralitas.

Apabila kita tinjau secara etimologis, kita dapat menemukan pengertian yang
persis sama antara pengertian etika dan moralitas, walaupun kedua istilah itu
berasal dari kata yunani ethos yang dalam bentuk jamaknya to etha berarti adat
istiadat atau kebiasaan. Dalam pengertian ini etika berkaitan dengan kebiasaan
hidup yang baik, aturan hidup yang baik dan segala kebiasaan dan aturan hidup
tersebut dianut dan diwariskan dari orang yang satu ke orang yang lain. maupun
dari satu generasi ke generasi berikutnya. Kebiasaan ini kemudian melembaga
dalam suatu pola perilaku. Sementara moralitas berasal dari kata latin Mos yang
dalam bentuk jamaknya mores, yang berarti pula adat istiadat atau kebiasaan,
dengan demikian dalam hal ini bermakna sama dengan pengertian etika tersebut.

Dari tinjauan etimologis tersebut dapat diungkapkan bahwa pengertian etika dan
moralitas secara substansial sama, yakni keduanya menunjuk pada suatu sistem
sebagai pedoman perilaku, baik bagi individu maupun bagi kelompok dalam hidup
bersama yang kemudian sistem nilai itu dikembangkan daalam suatu pola perilaku
dan secara terus menerus dilembagakan dalam praktik kehidupan sehari-hari.
 26

Kecuali etika dan moralitas dapat dipahami sebagai suatu pengertian yang sama,
namun juga dapat dipahami sebagai pengertian yang berbeda. Dalam pengertian
ini, etika dimengerti sebagai filsafat moral atau ilmu yang membahas dan mengkaji
nilai dan norma yang diberikan oleh moralitas. Karena etika dipahami sebagai ilmu,
maka etika dalam pengertian ini sangat menekankan pendekatan kritis dalam
melihat dan mengumuli nilai dan norma moral serta permasalahan-permasalahan
moral yang timbul dalam kehidupan, khususnya dalam kehidupan bermasyarakat.
Dengan demikian nilai-nilai atau aturan-aturan normatif yang berasal dari
moralitas justru menjadi objek normal dari etika dalam pengertian kedua ini.

Berkaitan dengan kedua makna etika tersebut, uraian dan bahasan dalam tulisan
ini akan lebih ditekankan pada pengertian etika yang pertama, yakni etika sebagai
suatu sistem nilai yang dijadikan pedoman dan pegangan dalam berperilaku,
bukan etika dalam makna sebagai sebuah filsafat moral.

B. Etika dalam Pengelolaan Perbekalan

Apabila kita dipahami sebagai suatu sistem nilai yang berupa aturan-aturan
normatif yang berupa perintah dan larangan yang bersifat langsung dan konkret
kita akan dapat mengembangkan etika dalam pengelolaan perbekalan yakni suatu
sistem nilai, aturan-aturan normatif sebagai pedoman perilaku yang berupa
perintah dan atau larangan yang bersifat langsung dan konkret, yang senantiasa
harus dijadikan pedoman dan pegangan di dalam melakukan pengurusan dan
pengelolaan perbekalan secara lebih operaional, aturan-aturan normatif tersebut
tentunya juga melihat pada setiap tahapan dalam pengelolaan perbekalan mulai
dari perencanaan perbekalan, pengadaan perbekalan, pencatatan perbekalan,
penyimpanan perbekalan, pendistribusian perbekalan, pemeliharaan perbekalan
sampai dengan penghapusan perbekalan.

Sehubungan dengan hal itu, dapat diformulasikan beberapa pedoman normatif

yang penting dikembangkan dan diimplementasikan dalam pengelolaan dan
pengurusan perbekalan tersebut, yakni setiap personel baik pada tingkat
manajemen maupun petugas operasional yang terlibat dalam pengelolaan dan
pengurusan perbekalan :

1. Harus merencanakan pengadaan perbekalan dan pemgambilan keputusan

pengadaan perbekalan berdasarkan pertimbangan-pertimbangan yang objektif
dan konstruktif, bukan atas pertimbangan-pertimbangan kepentingan pribadi
atau kelompok atau unit kerja tertentu.
2. Harus menentukan dan menetapkan supplier untuk pengadaan perbekalan
berdasarkan hasil perbandingan dan pertimbangan yang objektif.
3. Harus menentukan dan menetapkan supplier untuk pengadaan perbekalan
bukan supplier yang memiliki ikatan keluarga/family
4. Harus menyerahkan segala jenis dan bentuk bonus/komisi dari supplier kepada
organisasi
5. Harus menyerahkan perbekalan sesuai dengan bukti penyerahan perbekalan,
baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah tempat dan tanggal
penyerahan perbekalan.
 27

6. Harus melakukan penghapusan perbekalan dengan pertimbangan-

pertimbangan yang objektif.
7. Dilarang meminta bonus/komisi ataupun imbalan dalam bentuk apapun kepada
supplier untuk kepentingan pribadi.
8. Dilarang membuat dan atau menuliskan dan atau mengisi alat bukti pengadaan
perbekalan yang tidak sesuai dengan kenyataan, baik berkaitan dengan jenis
dan spesifikasi perbekalan, jumlah perbekalan, tanggal pengadaan perbekalan,
harga persatuan, jumlah potongan, jumlah pajak maupun total pembayaran
yang dapat merugikan organisasi.
9. Dilarang melakukan perbekalan/pembelian perbekalan secara fiktif.
10. Dilarang melakukan penyelewengan dana untuk kegiatan pengelolaan
perbekalanapapun bentuknya.
11. Dilarang melakukan pencatatan perbekalan dengan tujuan menghilangkan
perbekalan demi pemenuhan kepentingan pribadi, baik dilakukan sendiri
maupun secara bersama-sama.
12. Dilarang melakukan tindakan diskriminatif dalam pendistribusian perbekalan
baik berkaitan dengan waktu penyerahan perbekalan, jenis dan spesifikasi
perbekalan maupun dalam pelayanan ( service) yang diberikan.
13. Dilarang membuat laporan pemakaian perbekalan yang tidak sesuai dengan
kenyataan yang dapat menyebabkan hilangnya perbekalan dan kerugian bagi
organisasi.
14. Dilarang melakukan tindakan pemborosan dalam pemakaian perbekalan
15. Dilarang melakukan pemakaian/penggunaan perbekalan untuk kepentingan
pribadi.
16. Dilarang melakukan tindakan pengrusakan terhadap untuk kepentingan pribadi
perbekalan milik organisasi.

Dari beberapa aturan normatif tersebut dapat digarisbawahi bahwa point 1 sampai
6 merupakan perintah, sedangkan point 7 sampai dengan 16 merupakan larangan
yang harus dihindari oleh setiap personel yang terlibat dalam pengelolaan dan
pengurusan perbekalan.

KOMPETENSI BIDANG MANAJEMEN/ADMINISTRASI PERBEKALAN

1. Mampu mengelola kegiatan administrasi pengadaan perbekalan/barang:

1.1. Mampu membuat, mengisi, dan melakukan permintaan barang
1.2. Mampu membuat laporan pemakaian barang
 28

1.3. Mampu menyusun daftar nominasi barang

1.4. Mampu melakukan pemilihan dan penentuan supplier
1.5. Mampu membuat, mengisi, dan melakukan order pembelian
1.6. Mampu membuat, mengisi, dan melakukan pengecekan pesanan
1.7. Mengelola dan melakukan penerimaan pesanan

2. Mampu mengelola kegiatan administrasi inventarisasi/pencatatan barang:

2.1. Mampu membuat dan menetapkan kode klasifikasi barang
2.2. Mampu membuat nomor inventaris barang
2.3. Mampu membuat dan mengisi/mencatat Buku Induk Barang
2.4. Mampu membuat dan mengisi/mencatat Buku Golongan Barang
2.5. Mampu membuat dan mengisi Daftar Inventaris Ruangan
2.6. Mampu membuat dan mengisi/mencatat persediaan barang

3. Mampu mengelola kegiatan administrasi penggudangan & distribusi barang:

3.1. Mampu membuat dan mengisi Buku Penerimaan Gudang
3.2. Mampu membuat dan mengisi Buku Pengeluaran Gudang
3.3. Mampu membuat dan mengisi Buku Persediaan Gudang
3.4. Mampu membuat dan mengisi Formulir Permitaan Barang / Bon Gudang

4. Mampu mengelola kegiatan administrasi pemeliharaan perbekalan/barang:

4.1. Mampu menyusun rencana pemeliharaan barang (bulanan, triwulanan, dst.)
4.2. Mampu melaksanakan pemeliharaan fasilitas kantor
4.3. Mampu membuat laporan pelaksanaan pemeliharaan barang / perbekalan

5. Mampu mengelola kegiatan administrasi penghapusan/penyingkiran barang:

5.1. Mampu menilai, menentukan, dan mentapkan cara penghapusan barang
5.2. Mampu membuat Berita Acara Penghapusan Perbekalan/Barang

DAFTAR PUSTAKA
Ahyari, Agus. 1988. Efesiensi Persediaan Barang: Buku Panduan Untuk Perusahaan-
Perusahaan Kecil dan Menengah.
Yogyakarta: BPFE.
 29

Badri, Sofwan. Konsep konsep DasarAdministrasi, Administrasi Negara, Dan

Administrasi Pembangunan. Jakarta: PTBina Aksara.

Bowersox, Donald J.1978. Manajemen Logistik: Intergrasi Sistem-sistem Manajeman

Distribusi Fisik dan Manajemen Matarial (terjemahan Drs. A . Hasymi Ali). Jakarta:
Penerbit Bumi Aksara.

Carlisle, Howard M. 1982. Manajemen Essentials: Concepts for Productivity and

Innovation. Chicago: Science Research Associates, Inc.

Finoza, Lamuddin. 1996. Aneka Surat Indonesia. Jakarta: Mawar Gempita,

Hadi Sumarto, Rumsari, Lukas Dwiantara. 2000. Sekretaris Profesiaonal. Yogyakarta:
Penerbit Kanisius.

Handayaningrat, Soewarno. 1994. Penghantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen.

Jakarta: CV Hajimasagung.

Handoko, T Hani. 2001. Manajemen (edisi 2). Yogyakarta: BPFE.

Kadarman, AM., Jusuf Udaya. 1993. Pengantar Ilmu Manajemen. Jakarta: PT Gramedia
Pustaka Utama.

Keraf, A.Sony. 1998. Etika Bisnis: Tuntutan dan Relevansinya. Yogyakarta: Penerbit
Kanisius.

Leenders, Michiel, et.al. 1989. Purchasing and Materials Management. Boston: Irwin.
Lembaga Administrasi Negara. 1997. Sistem Administrasi Negara Republik Indonesia.
Jakarta: PT Toko Gunung Agung.

Nawawi, Hadari, Martini Hadari. 1994. Ilmu Administrasi. Jakarta: Ghalia Indonesia.

Revino. 2000. Purchasing. Suatu Pengantar Praktis. Jakarta: Penerbit Djambatan.

Siagian, Sondang P 2001. Kerangka Dasar Ilmu Administrasi. Jakarta: PT Rineka Cipta.

Soetrisno, R.I. 1978. Aneka Sari Ilmu Administrasi: Bidang Perbekalan. Yogyakarta:
Balai Pembinaan Administrasi Universitas Gajah Mada.

Subagya, H. 1990. Manajemen Logistik. Jakarta: CV Haji Masagung.

Suharyono, Hadriyanus. 1991. “ Administrasi Perbekalan/Logistik” (Laporan Penelitian:

Suatu Studi Pengembangan Awal). Yogyakarta : Fakultas Ilmu sosial dan Ilmu Politik
Universitas Gajah Mada.

Suparjati, dkk. 2000. Tata Usaha Dan Kearsipan. Yogyakarta: Penerbit Kanisius.
----------------2000. Surat Menyerat Dalam Perkantoran. Yogyakarta: Penerbit Kanisius.
 30

Surtato. 1988. Dasar-dasar Organisasi. Yogyakarta: Gajah Mada University Press.

Surtato, The Liang Gie. 1999. Administrasi Yang Baik Dalam Gambar. Yogyakarta:
PUBIB (Pusat Belajar Tlmu Berguna).

Syamsi, Ibnu. 1993. Administrasi Perlengkapan Materiil Pemerintah Daerah. Jakarta:

Bina Aksara.

The Liang Gie. 1982. Ilmu Administrasi: Pengertian Kedudukan, dan perincian.
Yogyakarta: Penerbit Supersukses.

------------------------. 1992. Administrasi Kantor Modern. Yogyakarta: Liberty.

Tjiptono, Fandy.1997. Total Quality Service. Yogyakarta: Penerbit Andi.

Tjiptono, Fandy, Anastasia Diana. 1996. Total Quality Management. Yogyakarta:

Penerbit Andi Offset.

Warman, John. 1981. Manajemen Pergudangan. Jakarta: Sinar Harapan.

Waworuntu, Tony. 1995. Manajemen Untuk Sekretaris. Jakarta: PT Gramedia Pustaka

Utama.

Wursanto, lg. 1987. Pokok pokok Perencanaan. Yogyakarta: Kanisius.

POLITEKNIK NEGERI PONTIANAK

SILABUS
Semester V (Lima)
 31

Jurusan/Program Studi : Administrasi Bisnis/Administrasi Negara

Mata Kuliah : Administrasi Perbekalan
SKS : 2 (Dua) SKS
Jam/Minggu : 4 (Empat) Jam
Kompetensi : Menghasilkan mahasiswa yang :
➢ Mampu mengelola kegiatan administrasi
pengadaan perbekalan/barang.
➢ Mampu mengelola kegiatan administrasi
inventarisasi/pencatatan barang.
➢ Mampu mengelola kegiatan administrasi
penggudangan dan distribusi barang.
➢ Mampu mengelola kegiatan administrasi
pemeliharaan perbekalan/barang.
➢ Mampu mengelola kegiatan administrasi
penghapusan/ penyingkiran barang.
TIU : Untuk dapat mencapai kompetensi yang ada.

Pokok Bahasan :
1. Pengertian dasar administrasi perbekalan.
2. Pengadaan perbekalan.
3. Inventarisasi perbekalan.
4. Penggudangan perbekalan.
5. Distriusi Perbekalan.
6. Pemeliharaan perbekalan.
7. Penghapusan perbekalan.
8. Etika Manajemen perbekalan.

Referensi
1. Handayaningrat, Soewarno. 1994. Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan
Manajemen. Jakarta: CV Hajimasagung.
2. Handoko, T Hani. 2001. Manajemen (edisi 2). Yogyakarta: BPFE.
3. Kadarman, AM., Jusuf Udaya. 1993. Pengantar Ilmu Manajemen. Jakarta: PT
Gramedia Pustaka Utama.
4. Keraf, A.Sony. 1998. Etika Bisnis : Tuntutan dan Relevansinya. Yogyakarta :
Penerbit Kanisius.
5. Lembaga Administrasi Negara. 1997. Sistem Administrasi Negara Republik
Indonesia. Jakarta : PT Toko Gunung Agung.
6. Nawawi, Hadari, Martini Hadari. 1994. Ilmu Administrasi. Jakarta : Ghalia Indonesia.
7. Revino. 2000. Purchasing. Suatu Pengantar Praktis. Jakarta : Penerbit Djambatan.
8. Siagian, Sondang P 2001. Kerangka Dasar Ilmu Administrasi. Jakarta : PT Rineka
Cipta.

POLITEKNIK NEGERI PONTIANAK

SILABUS
Semester IV (Empat)
 32

Jurusan/Program Studi : Administrasi Bisnis/Administrasi Negara

Mata Kuliah : Sistem Pemerintahan Desa
SKS : 3 (Tiga) SKS
Jam/Minggu : 6 (Enam) Jam
Kompetensi : Menghasilkan mahasiswa yang mampu menangani
pemerintahan di tingkat Desa.
TIU : Untuk dapat mencapai kompetensi yang ada.

Pokok Bahasan :
1. Keberadaan Desa di Indonesia.
2. Otonomi Desa.
3. Pertumbuhan Pemerintah Desa
4. Pemerintah Desa dalam Pengaturan UU RI No. 6 Tahun 2014 tentang Desa.
5. Pengelolaan Keuangan/Kekayaan Desa dan Laporan Pertanggungjawaban.
6. Pelayanan, Pembangunan dan kerjasama desa.
7. Peraturan Desa, Peraturan Kepala Desa dan Keputusan Kepala Desa.
8. Administrasi Pemerintahan Desa.
9. Lembaga Kemasyarakatan Desa.
10. Pembinaan dan Pengawasan terhadap Pemerintahan Desa
11. Intervensi Negara, Pembangunan Desa dan Keberdayaan Masyarakat Desa.
12. Desa dalam Konsepsi Founding Fathers dan Penataan masa Depan.

Referensi
1. Hanif Nurcholis 2011. Pertumbuhan dan Penyelenggaraan Pemerinah Desa . Jakarta:
Penerit Erlangga.
2. Lincolin Arsyad, Elan Satriawan, Jangkung Handoyo Mulyo, Ardyanto Fitrady 2011.
Strategi Pembangunan Perdesaan Berbasis Lokal. Yogyakarta : UPP STIM YKPN.
3. Rahardjo Adisasmita. 2006. Membangun Desa Partisipatif. Yogyakarta : Graha Ilmu.
4. Undang-undang RI Nomor 6 Tahun 2014. Bandung: Citra Umbara.