BAB 4 : PENGURUSAN STOR DAN STOK

4.1 Pendahuluan

Semasa menjalani latihan industri di BIOSYS SOLUTION SDN. BHD. saya telah diberi tunjuk ajar mengenai pengiraan stok bermula dari minggu pertama lagi. Saya juga telah diberi tugasan untuk menguruskan stor serta stok. Saya telah dijelaskan mengenai objektif pengurusan stor, fungsi stor dan banyak lagi perkara mengenai pengurusan stor dan stok. Pengurusan stor dan stok amat penting dalam sesebuah organisasi termasuklah pada sesebuah firma yang berasaskan perniagaan, walaupun peralatan atau barangan yang dikenali sebagai aset, harta modal dan barang luak yang dibeli dan digunakan di firma tidaklah seperti mana yang ada di Kementerian, Jabatan atau Pejabat Pelajaran. Penyelengaraan stor dan stok yang baik dan berkesan akan menjimatkan kewangan. Peruntukan kewangan yang banyak digunakan untuk membeli aset, inventori dan barang luak, oleh itu ianya harus diuruskan dengan baik.Pengurusan stor dan stok yang baik juga mencerminkan kecekapan pentadbir dan kakitangannya.

43

Suatu sistem pengurusan stor dan stok yang cekap dan berkesan adalah perlu bagi menjamin penyenggaraan, penjagaan dan pengawalan barang-barang kerajaan agar berkeadaan baik dan sempurna ( Kementerian Kewangan Malaysia- Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor, 1982 ). Dalam pengurusan stor dan stok terdapat pekeliling perbendaharaan yang menerangkan kepentingan dan tatacara pengurusannnya dan menjadi tanggungjawab pengawai pengawal atau dalam hal sekolah pengetua/guru besar bertanggungjawab untuk memastikan ianya diuruskan dengan cekap dan berkesan.Bila sahaja disebut stor dan stok ianya melibatkan kewangan, oleh itu jelas sekali pengurusan stor dan stok adalah dibawah kawalan Kementerian Kewangan. Setiap kementerian, jabatan, sekolah harus akur akan arahan dan pekeliling yang dikeluarkan oleh Kementerian Kewangan melalui Pekeliling Perbendaharaan. Oleh kerana ia melibatkan wang kerajaan, ia menjadi tanggungjawab dan amanah bagi ketua jabatan atau pengetua/gurubesar untuk menguruskannya dengan cekap dan berkesan agar tidak berlaku pembaziran dan salahguna. Selain daripada ketua jabatan atau pengetua/gurubesar, pegawai atau guru yang menguruskannya juga mesti bertanggungjawab dan menguruskannya dengan cekap dan berkesan. Pengurusan Stor merupakan satu aspek Pengurusan Kewangan yang penting. Barangbarang dalam stor merupakan modal terikat yang tidak menghasilkan faedah berbanding dengan wang yang di simpan dalam bank. Pengurusan Stor-Stor Kerajaan berasaskan Panduan Perbendaharaan - Tatacara Pengurusan Stor dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009

44

4.1.1 Definisi Penyelenggaraan Ditafsirkan sebagai satu kombinasi tindakan atau langkah-langkah yang diambil untuk mengekal atau membaik pulih sesuatu sumber fizikal dalam keadaan berfungsi dan selamat.

4.1.1.1 Definisi Stor Tempat bagi melaksanakan penerimaan, perekodan, penyimpanan, penyelenggaraan, pengendalian dan pengeluaran stok . Stor Kerajaan dibahagikan kepada tiga kategori iaitu:-

(a) Stor Pusat (i) Stor yang menyedia, mengurus dan membekal barang-barang kepada

pelanggan melalui rangkaian stor peringkat negeri, daerah, bahagian, cawangan dan unit. (ii) Antara contoh Stor Pusat ialah Stor Material Spesifik (SMS) PDRM dan

Depoh Bekalan Pusat Kementerian Pertahanan.

(b) Stor Utama (i) Stor yang menyedia, mengurus dan membekal barang-barang untuk

keperluan pelanggan-pelanggan peringkat negeri, daerah, bahagian, cawangan dan agensi. (ii) Antara contoh Stor Utama ialah Stor Jabatan Kerja Raya,

Jabatan Pertanian, Jabatan Pengairan dan Saliran, Jabatan Bomba dan Penyelamat, Hospital dan Stor Utama Bekalan Pejabat bagi Kementerian/Jabatan.

45

(c) Stor Unit (i) Stor yang menyimpan dan membekal barang-barang untuk keperluan

jangka pendek atau guna terus bagi tujuan operasi dan penyelenggaraan kepada pelanggan akhir. (ii) Antara contoh Stor Unit ialah stor pejabat, cawangan, bahagian, bengkel,

wad, makmal, dapur, dispensari, domestik, sekolah dan unit-unit kecil lain seumpamanya. ( Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009) Di BIOSYS SOLUTION SDN. BHD., stor yang ada boleh dikategorikan sebagai stor unit yang mana barang-barang digunakan dalam jangka masa pendek atau barang luak, selain daripada ada juga barang-barang atau peralatan yang digunakan terus contohnya seperti alat-alat peranti komputer. Peralatan pejabat biasanya disimpan dalam ruang atau bilik yang dikhaskan, dimana terdapat almari atau kabinet bagi menyimpannya.

46

4.1.1.2 Definisi Stok Mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009, Stok bermaksud barang-barang belum guna dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk bekalan pejabat, ubat-ubatan, alat ganti, keselamatan, makmal, bengkel, dapur, sukan, pertanian, latihan, penyiaran, domestik, dokumen atau buku yang dikawal dan sebagainya.

4.2 Objektif Pengurusan Stor Pengurusan Stor hendaklah dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan bagi memastikan:a. Memastikan stok barang-barang sentiasa kedapatan (readily available ) seperti dan apabila dikehendaki oleh pelanggan. Stok sentiasa ada apabila dikehendaki dan menepati kehendak pelanggan. b. Menyimpan barang cara terbaik dengan memberi perlindungan, penjagaan dan penyelenggaraan sewajarnya semasa dalam simpanan. Kualiti stok sentiasa terjamin dengan cara memberi perlindungan, penjagaan dan penyelenggaraan yang sewajarnya semasa dalam simpanan.

4.3 Fungsi Stor Fungsi stor ialah memberi perkhidmatan bekalan kepada pelanggan dengan melaksanakan tugastugas berikut:(a) Menerima barang-barang yang dipesan dengan mengesah dan memperaku serahan barang-barang oleh pembekal. (b) Menyimpan stok mengikut kaedah dan lokasi-lokasi yangditetapkan dengan menggunakan ruang stor secara optimum. (c) Menjaga dan menyelenggara stok supaya sentiasa dalam keadaan baik dan boleh digunakan. (d) Mengeluarkan stok mengikut keperluan pelanggan.

47

(e)

Menyelenggara rekod-rekod bagi setiap transaksi keluar masuk stok secara tepat, teratur dan kemaskini.

(f)

Merancang dan mengurus penokokan stok bagi memastikan kedapatan stok mengikut paras yang ditetapkan.

(g) (h)

Mengendali pembungkusan dan penghantaran stok kepada pelanggan. Menjalankan pemeriksaan bagi mengesan dan mengenalpasti sebarang kelemahan yang menyebabkan berlaku perselisihan stok, stok rosak, usang, luput tempoh penggunaan dan tidak bergerak.

(i)

Menyediakan sistem kawalan keselamatan dan kebakaran serta penyelenggaraan kebersihan stor.

(j)

Mengambil tindakan pelupusan ke atas stok yang usang/obselete,

rosak, luput

tempoh penggunaan, tidak boleh digunakan, tidak diperlukan, tidak bergerak atau melebihi keperluan supaya prestasi stor tidak terjejas dan mengelakkan pembaziran ruang penyimpanan. (k) Menguruskan tindakan hapus kira ke atas stok yang hilang.

4.4 Pengurusan Organisasi Stor Organisasi sesebuah Stor Pusat atau Utama hendaklah seberapa praktik mempunyai empat bahagian utama iaitu:(a) (b) (c) (d) Bahagian Bekalan, Kawalan dan Akaun. Bahagian Terimaan. Bahagian Simpanan. Bahagian Bungkusan dan Penghantaran.

Stor Utama dan Stor Unit yang tidak dapat mempraktikkan keempat-empat bahagian utama seperti di atas maka aktiviti tersebut boleh dijalankan secara berpusat mengikut bilangan pegawai yang bersesuaian dengan bebanan tugas bagi stor tersebut (Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009)

48

4.5 Pengurusan Kawalan Stok

Melalui pengalaman kerja saya dalam menjalankan tugas, saya mendapati bahawa pengurusan kawalan stok bertujuan memastikan paras keperluan yang betul dari segi kuantiti dapat disediakan apabila dikehendaki oleh pengguna/pemesan. Ia juga mengambil kira penjimatan penggunaan ruang simpanan, kos memesan, harga pembelian dan modal yang terlibat.

Pengurusan kawalan stok yang cekap dan berkesan dapat memberikan banyak faedah antaranya ketiadaan stok dapat dielakkan dan keperluan pemesan dapat dipenuhi.

Penggunaan modal yang lebih ekonomik serta kurangnya wang terikat dalam bentuk stok. Dalam hal ini perhatian lebih tertumpu kepada barang-barang yang tinggi kadar pengeluarannya. Stok yang tidak bergerak, tamat tempoh penggunaan, rosak dan usang dapat dikurangkan. Ruang simpanan juga dapat dioptimumkan.

49

4.6 Penerimaan

Pegawai Stor/penerima hendaklah:y y y Semak nota atau bil serahan, nota bungkusan dan invois Semak dan menghitung kuantiti yang diterima Memberi akuan terima setelah dipastikan semua barang yang diterima adalah mengikut spesifikasi, dalam keadan baik dan cukup kuantitinya. y Barang-barang yang dikembalikan kepada pembekal, urusan penggantian hendaklah dicatatkan dalam baucar penerimaan barang-barang. y Semua penerimaan hendaklah dicatatkan dalam Kad KawalanStok/ Kad Petak/ Lejar dengan secepat mungkin.

4.7 Merekod Stok

Semua jenis stor hendaklah merekodkan stok yang diterima dengan menggunakan kad yang telah ditetapkan bagi tujuan mengetahui kedudukan stok simpanan, memastikan bilangan dan fizikal stok sentiasa tepat dan mengawal paras stok.

4.7.1 Jenis-Jenis Rekod

Semua stok yang diterima oleh stor hendaklah direkodkan oleh Pegawai Stor dengan mematuhi penggunaan rekod. Segala rekod penyimpanan, pengeluaran, pemeriksaan, keselamatan dan pelupusan stok mestilah direkodkan.

50

4.7.1.1 Penyimpanan

Penyimpanan dalam stor hendaklah mengamalkan konsep 5S iaitu sisih, susun, sapu, seragam dan sentiasa amal. Amalan ini dipraktiskan supaya stok tidak mudah rosak, senang dikeluarkan dan penggunaan ruang yang optimum. Penyimpanan melibatkan perkara-perkara berikut :

4.7.1.2 Pengeluaran Setiap pengeluaran barang-barang dari stor hendaklah dibuat hanya setelah dibenarkan oleh Pegawai Stor. Ketua Jabatan hendaklah mengeluarkan arahan bertulis kepada Pegawai Stor memberi kuasa kepadanya meluluskan pengeluaran barang-barang stor. Setiap pengeluaran hendaklah dicatatkan dalam kad petak dan kad stok dengan serta merta supaya baki sentiasa kemaskini.

Setiap barang yang dikeluarkan perlu disertai dengan Borang Permintaan Barang-Barang dan Pegawai Stor hendaklah memastikan borang penerimaan dikembalikan selepas barang-barang diakui terima. Semua pesanan barang-barang untuk stor gunasama (stor pusat) hendaklah dibuat dengan menggunakan Borang Pemesanan Pengeluaran Barang-barang. Bagi pesanan dalam Jabatan sahaja satu borang direka sendiri oleh Jabatan boleh digunakan.

4.7.1.3 Pemeriksaan

Pemeriksaan perlu dijalankan dari semasa ke semasa untuk mengesan dan mengenal pasti kelemahan-kelemahan yang menyebabkan stok berlebihan, berkurangan, rosak, usang, luput tempoh dan sebagainya supaya tindakan susulan dapat diambil.

51

4.7.1.4 Keselamatan dan kebersihan

Keselamatan dan kebersihan stor hendaklah sentiasa dijaga dan perkara ini harus diambil berat oleh ketua jabatan dalam memastikan barangan atau peralatan tahan dan tidak rosak. Keselamatan juga harus dititikberatkan dalam memastikan tidak berlaku kehilangan atau kecurian barangan dari stor. Stor juga perlu dilengkapkan dengan sistem kawalan kebakaran yang sesuai dan memadai seperti fire alarm, smoke detector, water sprinkle dan lain lain. Alat-alat pemadam api seperti fire extinguisher dan hose reel perlu ditempatkan di kawasan strategik dan diperiksa oleh Jabatan Perkhidmatan Bomba dan Penyelamat mengikut peraturan yang berkuatkuasa.

4.7.1.5 Pelupusan

Pelupusan merupakan satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan untuk memastikan jabatan tidak menyimpan aset yang tidak boleh diguna atau tidak diperlukan. Pelupusan juga dilakukan untuk mendapatkan hasil pulangan yang terbaik, menjimatkan ruang simpanan/pejabat dan membolehkan aset milik Kementerian/Jabatan dipindahkan ke Kementerian/Jabatan yang lain. Kuasa untuk meluluskan pelupusan terbahagi kepada dua peringkat iaitu Perbendaharaan dan Kementerian/Jabatan.

52

4.8 Masalah-Masalah Dalam Pengurusan Stor Dan Stok

Dalam menyelenggara dan mengurus stor dan stok, saya dapat perhatikan terdapat beberapa masalah yang dihadapi antaranya adalah seperti berikut :

i. ii. iii. iv. v. vi. vii. viii. ix. x. xi. xii. xiii. xiv. xv. xvi. xvii. xviii. xix.

Kekurangan dan ketidaksuaian infrastruktur Ruang stor tidak mencukupi/kurang ekonomik Pengurusan/pengendalian rekod kurang memuaskan Perolehan dibuat tanpa perancangan Penerimaan barang-barang dibuat tanpa diuji kualiti atau disemak spesifikasi. Pemeriksaan tidak/jarang dilakukan Cara penyimpanan/susunatur kurang memuaskan Pegangan stok berlebihan Kurang pengetahuan/kemahiran dalam pengurusan stor Perolehan tidak dirancang dan perolehan tidak mematuhi peraturan Penerimaan barang tanpa ujian kualiti Pemeriksaan dan verifikasi stok tidak di laksanakan mengikut jadual Penyimpanan barang tidak teratur. Pegangan stok berlebihan Kekurangan kakitangan dan kemahiran dalam bidang Pengurusan Stor Kurang penyeliaan oleh pihak pengurusan atasan Kelewatan tindakan pelupusan Kehilangan barang stor terus berlaku Bangunan stor tidak sempurna, ruangan sempit, kekurangan peralatan stor dan pengendalian

53

4.9 Pengurusan Stor Dan Stok Efektif

Langkah-langkah yang perlu diambil dalam menentukan pengurusan yang cekap dan berkesan serta efektif adalah seperti berikut :

i. ii. iii.

Bekalan barang dari stor sentiasa ada Stor berupaya menyedia maklumat dan data berkualiti Tiada berlaku kekurangan/ kehilangan ke atas barang-barang kecuali kekurangan yang dibenarkan

iv.

Stor menjalin hubungan yang mesra dan pro-aktif dengan pelanggan dan Bhg.Kewangan/Perolehan dan pembekal-pembekal

v. vi.

Stor sentiasa dalam keadaan kemas dan bersih Pegawai kakitangan stor berkeupayaan mengemukakan isu dan masalah pengurusan stor serta syor penyelesaian secara profesional.

54

4.10 Kesimpulan

Dalam bab pengurusan stor dan stok ini, saya dapat membuat kesimpulan bahawa penyelenggaraan stor dan stok yang cekap dan berkesan amat penting demi menjaga status organisasi. Satu kombinasi tindakan atau langkah-langkah perlu diambil untuk mengekal atau membaik pulih sesuatu sumber fizikal dalam keadaan berfungsi dan selamat. Tanggungjawab penyelenggaraan stor dan stok di bukan sahaja terletak di bahu pengurus tetapi melibatkan semua pihak, dengan pengurusan yang baik segala sumber yang ada, akan dapat digunakan secara optimum dan organisasi sudah tentu akan cemerlang secara keseluruhannya. Masalah yang sering timbul di firma adalah tiada pegawai khas yang menguruskan harta modal, aset alih, stor dan stok. Beban tugas ini biasanya akan dijalankan oleh pekerja yang sememangnya menghadapi beberapa masalah seperti kekangan masa, kerana seperti sedia maklum, pekerja tersebut mempunyai tugas tugas lain yang telah diberi. Oleh itu, kadang-kadang rekod tidak up to date kerana masalah masa. Selain daripada itu mereka juga kurang pengetahuan dan kemahiran dalam pengurusan stor dan stok. Dalam mengatasi masalah penyelenggaraan stor dan stok, demi untuk pengurusan yang cekap dan efektif, langkah proaktif yang boleh diambil adalah dengan mewujudkan perjawatan pembantu tadbir khas untuk mengurus/menyelia/menyelenggara harta modal, aset alih, stor dan stok.

55