II.

INVENTORI

OBJEKTIF
Semua inventori hendaklah diguna dan dikendalikan dengan cekap, mahir dan teratur
bagi tujuan :

Mengurangkan pembaziran

Menjimatkan kos

Mencapai jangka hayat

Mencegah penyalahgunaan

Mengelakkan kehilangan

PENGENALAN
Pengurusan yang sistematik pada inventori amat penting bagi sesebuah organisasi.
Inventori merujuk kepada stok yang dipegang oleh sesebuah organisasi. Dalam
menguruskan inventori, setiap organisasi mempunyai pendekatan sendiri menguruskan
inventori mereka. Pendekatan tradisional seperti penggunaan fail masih digunakan.
Inventori merupakan asset penting bagi organisasi dan setiap organisasi perlu
menguruskan inventori dengan cekap dan efektif.

Setiap organisasi kecil ataupun besar perlu peka dan bijak dalam menguruskan inventori
mereka. Pengurusan yang bersistematik dan efisien dalam menguruskan inventori
member manfaat bukan sahaja dari aspek pengurusan malah aspek lain seperti
mengurangkan kos perbelanjaan dan pengeluaran organisasi. Thomas C. Harrington
(1990) di dalam artikelnya berkaitan Implementing an Effective Inventory Management
System menekankan aspek kawalan sebagai elemen penting dalam pengurusan
inventori yang efektif.

DEFINISI

Pengurusan inventori secara amnya adalah tentang menentukan saiz dan

penempatan sesuatu barang. Pengurusan inventori diperlukan pada setiap lokasi
yang berlainan dalam kemudahan atau dalam pelbagai lokasi rangkaian bekalan
untuk melindungi barangan khusus dan pengeluaran terancang daripada
sebarang gangguan kehabisan bahan-bahan atau barang-barang. Skop
pengurusan inventori juga mengenai garis-garis halus antara memimpin masa
pengisian semula, membawa kos inventori, pengurusan aset, ramalan inventori,

penilaian inventori, penglihatan inventori, ramalan harga masa depan inventori,

inventori fizikal, ruang fizikal yang disediakan untuk inventori, pengurusan
kualiti, penambahan , pulangan dan barangan yang rosak dan ramalan
permintaan dan juga penambahan.
Atau boleh ditakrifkan sebagai saham keluar masuk dari mana-mana butiran
yang digunakan dalam sesebuah organisasi.
Inventori terbahagi kepada dua iaitu :(a) Aset - bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan
yang dibeli atau yang disewa beli dengan wang, yang diterima melalui
sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan.
i. Harta kepunyaan universiti yang tidak kurang
ii. Mempunyai jangka hayat melebihi setahun.
iii. Harga seunit RM1000 atau lebih pada masa pembelian
iv. Memerlukan penyelenggaraan secara berjadual seperti yang telah dinyatakan dalam

manual/buku panduan pengguna.

v. Perlu dilekatkan barcode aset.
(b) Bekalan Am
i. Alat/barang yang kurang dan tidak kurang selain dari aset (pakai buang);
ii. Tidak memerlukan penyelenggaraan; dan
iii. Dalam erti kata lain ia boleh didefinasikan sebagai stok; barang yang digunakan untuk

tujuan operasi dan penyelenggaraan.

iv. Tidak perlu dilekatkan barcode tetapi perlu mewujudkan rekod yang mencatatkan
kuantiti
terimaan dan keluaran/kegunaan alat/barang tersebut.
KEBAIKAN INVENTORI
1. Penerimaan Inventori
a. Memastikan setiap inventori yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan
b. Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan
c. Memastikan inventori diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk
digunakan.

2. Pendaftaran Inventori

a. Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini

b. Memudahkan pengesanan dan pemantauan
c. Membolehkan keadaan inventori diketahui
d. Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian inventori

3. Penggunaan dan Penyimpanan Inventori

Semua inventori hendaklah diguna dan dikendalikan dengan cekap, mahir dan teratur
bagi tujuan:a. Mengurangkan pembaziran
b. Menjimatkan kos
c. Mencegah penyalahgunaan
d. Mengelakkan kehilangan
e. Inventori dapat mencapai jangka hayatnya

4. Pemeriksaan/verifikasi inventori
a. Mengetahui keadaan dan prestasinya
b. Memastikan setiap inventori mempunyai daftar/rekod yang lengkap, tepat dan
kemaskini.
c. Memastikan setiap inventori berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam daftar.
d. Mengenalpasti inventori yang tidak boleh digunakan, rosak, usang dan sebagainya
serta
mengesyorkan tindakan-tindakan ke atas inventori berkenaan.
e. Memperlihatkan kemungkinan berlakunya penipuan, kecurian atau kehilangan.
f. Menentukan samada pengurusan inventori dijalankan dengan betul dan mendedahkan
apa-apa kelemahan dalam sistem mengurus inventori.

5. Penyelenggaraan Inventori
a. Memastikan inventori berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat
digunakan.
b. Memelihara dan memanjangkan jangka hayat
c. Meningkatkan keupayaan
d. Mengurangkan kerosakkan
e. Menjimatkan perbelanjaan
f. Menjamin keselamatan pengguna
g. Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif

6. Pelupusan
a. Memastikan tidak menyimpan inventori yang tidak boleh diguna atau tidak diperlukan
b. Menjimatkan ruang simpanan
c. Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik

KESIMPULAN
A professional discipline that is primary concerned with the management of documentbased information system. The application of systematic and scientific controls to
recorded information required in the operation of an organizations business (Priscillia
Emery, 2005)

Daripada petikan di atas, dapat kita simpulkan bahawa elemen kawalan dalam
pengurusan inventori merupakan aspek penting dalam membangunkan system yang
berkaitan dengan pengurusan inventori. Kawalan inventori yang efektif dan sistematik
dalam sesebuah organisasi dapat memudahkan pengurusan organisasi dalam
menguruskan inventori, membuat keputusan, merancang dan mengawal aliran stok atau
barang dan membuat laporan. Penerangan seterusnya akan menerangkan terminology
yang terdapat dalam persekitaran inventori, kawalan inventori dan model-model
inventori dan pendekatan yang digunakan.

Secara tidak langsung, semasa pesanan bekalan dibuat bersama-sama dengan jumlah
untuk pegangan stok, organisasi dapat memperolehi kelebihan diskaun bagi pesanan
tersebut, ataupun dapat membeli item tersebut yang masa yang murah dan akan
memperoleh keuntungan di situ. Selain itu, dengan pegangan stok tersebut, ini dapat
mengelakkan kehabisan stok semasa pesanan semula dibuat dan juga dapat
menjimatkan kos pengangkutan. Ia juga akan bertindak sebagai penimbal sekiranya
berlaku kekurangan stok dan dapat mengekalkan tahap operasi agar sentiasa berada
pada tahap yang optimum.