MODUL TEORI

PERGUDANGAN DAN PERSEDIAAN

Oleh:
Kelompok 2
Devlin Doni Manik (4132101066)
Aura Lintang Madalena (4132101068)
Benetta Asmarani Caroko (4132101083)
Ferdy Efrinza (4132101097)

PROGRAM STUDI LOGISTIK PERDAGANGAN

INTERNASIONAL

JURUSAN MANAJEMEN BISNIS

POLITEKNIK NEGERI BATAM

2022
 MODUL TEORI

PERGUDANGAN DAN PERSEDIAAN

Oleh:
Kelompok 2
Devlin Doni Manik (4132101066)
Aura Lintang Madalena (4132101068)
Benetta Asmarani Caroko (4132101083)
Ferdy Efrinza (4132101097)

PROGRAM STUDI LOGISTIK PERDAGANGAN

INTERNASIONAL

JURUSAN MANAJEMEN BISNIS

POLITEKNIK NEGERI BATAM

2022

I
 DAFTAR ISI

Halaman Sampul
Halaman Muka......................................................................................................I
Daftar Isi................................................................................................................II
Daftar Gambar.......................................................................................................III
Daftar Tabel...........................................................................................................IV
Daftar Lampiran....................................................................................................

BAB I WAREHOUSE
1.1 PENGENALAN GUDANG1
1.2 TIPE-TIPE GUDANG1
1.3 OPERASIONAL PERGUDANG SECARA UMUM.........................4
1.4 ISTILAH-ISTILAH UMUM DALAM PERGUDANGAN................5

BAB II WAREHOUSE PRACTICES AND IMPROVEMENT7

2.1 WAREHOUSE PRACTICES
2.2 IMPROVEMENT

BAB III RECEIVING AND PUT-AWAY13

3.1 RECEIVING
3.2 PUT-AWAY

DAFTAR PUSTAKA…………………………………………………………
LAMPIRAN……………………………………………………………………

II
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Gudang...............................................................................................1

Gambar 1.2 Penyimpanan Bahan Baku.................................................................2
Gambar 1.3 Gudang Barang Setengah Jadi...........................................................2
Gambar 1.4 Gudang Penyimpanan Bahan Hasil Produksi....................................3
Gambar 1.5 Gudang Cross Docking......................................................................3
Gambar 3.1 Receiving...........................................................................................14
Gambar 3.2 Put-away............................................................................................16

III
DAFTAR TABEL

IV
 BAB I

1.1 Pengenalan Gudang

Gudang adalah bangunan atau ruangan yang biasanya dipakai untuk
menyimpan barang atau produk sebelum di jual ke konsumen.

Gambar 1.1 Gudang

Pengertian Gudang menurut para ahli:
 Bowersox (1978:293), gudang adalah lokasi untuk penyimpanan produk
sampai permintaan (demand) cukup besar untuk melaksanakan
distribusinya.
 Apple (1990:242), gudang adalah tempat yang dibebani tugas untuk
menyimpan barang yang akan digunakan dalam produksi, sampai barang
tersebut diminta sesuai jadwal produksi.
 Perpu Nomor 5 Tahun 1962, gudang adalah ruangan yang tidak bergerak
yang dapat ditutup dengan tujuan tidak untuk dikunjungi untuk umum,
melainkan untuk dipakai khusus sebagai tempat barang.

Manfaat Gudang yaitu:

 Manufacturing support (pendukung proses produksi)
 Production mixing
 Sebagai perlindungan terhadap barang
 Pemisahan produk dari pencemaran
 Sebagai persediaan

1
1.2 Tipe-Tipe Gudang
 Gudang Penyimpanan Bahan Baku.

Gambar 1.2 Gudang Penyimpanan Bahan Baku

Gudang ini sering ditemukan di kawasan industri. Gudang penyimpanan
bahan baku difungsikan sebagai tempat penyimpanan bahan baku seperti
karet, bijih besi dan lain-lain. Harga sewa gudang bahan baku relatif lebih
murah karena tidak memerlukan fasilitas yang terlalu banyak.

 Gudang untuk Barang Setengah Jadi.

Gambar 1.3 Gudang Barang Setengah Jadi

Gudang barang setengah jadi yaitu gudang yang digunakan sebagai
tempat penyimpanan barang-barang logistik yang disewa untuk
kepentingan penempelan label, pengemasan ulang dan pengecekan jumlah
barang. Biaya sewa gudang barang setengah jadi relatif lebih mahal
dibandingkan yang lainnya, karena memerlukan tenaga kerja untuk
melakukan labelling pada semua barang yang masuk.

2
 Gudang Penyimpan Bahan Hasil Produksi

Gambar 1.4 Gudang Penyimpanan Bahan Hasil Produksi

Gudang penyimpanan hasil produksi adalah gudang yang digunakan
untuk menyimpan stok barang lebih. Gudang ini diperlukan untuk
mempersiapkan stok barang untuk berjaga-jaga jika nantinya ada
permintaan barang yang lebih banyak dari konsumen. Biasanya, sistem
pembayaran untuk sewa gedung ini adalah per minggu dan per bulan.

 Gudang Cross Docking

Gambar 1.5 Gudang Cross Docking

Gudang ini diperuntukkan bagi jasa ekspedisi sebagai tempat pemindahan
muatan dari truk satu ke truk yang lainnya sehingga luas gudang yang
harus disediakan harus lebih luas dibandingkan dengan gudang tipe
lainnya. Penyewaan gudang ini akan lebih murah jika jangka waktu yang
dibutuhkan lebih cepat.

3
  Gudang Pribadi/Swasta
Dimiliki dan dioperasikan oleh pemasok dan reseller untuk digunakan
dalam kegiatan distribusi mereka sendiri.

 Gudang Publik/Umum
Merupakan ruang yang disewakan untuk mengatasi kebutuhan distribusi
jangka pendek. Perusahaan atau pengecer yang memiliki gudang sendiri
kadang mencari ruang penyimpanan tambahan dikarenakan keterbatasan
kapasitas gudang mereka.

 Gudang Otomatis
Merupakan tipe atau jenis gudang yang dioperasikan secara otomatis
dengan teknologi komputer atau robotika. Tahapan otomatisasi sampai
pada pemakaian conveyor belt untuk mengangkut barang sehingga
meminimalis kebutuhan SDM.

 Gudang dengan Pengaturan Iklim/Suhu (Climate Controlled

Warehouse)
Merupakan tipe gudang penyimpanan yang menangani berbagai jenis
produk yang membutuhkan penanganan kondisi khusus seperti freezer.
Gudang ini diperuntukkan bagi produk atau barang-barang yang
membutuhkan kelembaban udara tertentu, misalnya produk beku atau
makanan beku.

 Gudang Pusat Distribusi (Distribution Centre)

Gudang ini berfungsi sebagai titik dalam sistem distribusi pada produk
yang diterima dari berbagai pemasok dan segera dikirimkan  ke banyak
pelanggan.

1.3 Operasional Pergudangan Secara Umum

a. Penerimaan
Penerimaan adalah aktivitas gudang yang paling pertama dan salah satu
yang paling penting. Proses penerimaan yang tepat mengharuskan gudang
untuk melakukan verifikasi bahwa barang yang masuk adalah benar
barang yang dipesan, dalam jumlah yang sesuai, punya kondisi yang baik,
dan masuk pada waktu yang telah ditentukan.

4
b. Penyisihan (Put-away)
Proses kedua dalam sistem operasional gudang adalah penyisihan
atau put-away. Dalam proses ini, barang yang telah diterima akan dibawa
ke lokasi gudang yang telah ditentukan atau lokasi yang paling optimal.
Barang perlu disisihkan dengan benar untuk efisiensi penyimpanan,
menghemat waktu pemindahan barang yang disisihkan, menjamin
keamanan staf gudang maupun barang, serta mengoptimalkan ruang
gudang.

c. Penyimpanan
Aktivitas yang satu ini barangkali merupakan proses yang paling
diidentikkan dengan operasional gudang. Penyimpanan adalah proses di
mana barang ditempatkan pada ruang penyimpanan gudang yang paling
tepat dan sesuai. Apabila dilakukan dengan benar dan tepat, proses
penyimpanan akan bermanfaat untuk memaksimalkan ruang yang ada di
dalam gudang serta meningkatkan efisiensi tenaga kerja atau staf gudang.

d. Pengambilan (Picking)
Pengambilan atau picking yaitu proses gudang di mana barang diambil
dan dikumpulkan untuk memenuhi pesanan dari pelanggan. Proses ini
adalah aktivitas yang paling memakan banyak biaya. Oleh karena itu,
optimasi proses picking akan sangat berdampak pada total biaya
operasional gudang, di mana ketepatan atau akurasi yang tinggi
dibutuhkan agar barang yang diambil, dikemas, serta dikirim ke
pelanggan nantinya benar-benar sesuai pesanan.

e. Pengemasan
Dalam proses pengemasan, barang yang diambil berdasarkan sales
order kemudian akan dipersiapkan agar bisa dikirim ke pelanggan. Salah
satu prioritas utama dalam pengemasan adalah memastikan bahwa tidak
ada kerusakan pada barang setelah barang meninggalkan gudang. Di
samping itu, pengemasannya juga harus cukup ringan agar tidak
menambah bobot barang, tapi juga harus aman.

f. Pengiriman
Dalam sistem operasional gudang, pengiriman adalah proses terakhir dan
menandai awal mula perjalanan barang dari gudang menuju ke pelanggan.

5
 Proses pengiriman dianggap sukses hanya jika barang yang disortir dan
diangkut ke kendaraan pengiriman adalah barang yang benar, diantar ke
pelanggan yang tepat, dikirim dengan kendaraan atau mode pengiriman
yang benar, serta diantar dalam kondisi aman serta tepat waktu.

1.4 Istilah-Istilah Umum Dalam Pergudangan

 Receiving and Put-away
Receiving and putaway adalah proses yang terdapat dalam warehouse
management system ketika barang masuk ke gudang. Fungsi dari
receiving and putaway adalah memberikan informasi yang tepat tentang
di mana barang yang tiba di gudang tersebut diletakkan. 

 Dispatching
Dispatching adalah proses yang dilakukan untuk menunjang operasional
pengeluaran produk dari gudang terhadap barang yang dikirim ke
konsumen. Tujuan dispatching adalah membantu warehouse staff mencari
tempat barang yang akan dikeluarkan dari gudang.

 Picking
Picking adalah proses gudang mengenai pengumpulan produk di gudang
dengan tujuan memenuhi pesanan konsumen.

 Packing
Packing adalah proses pergudangan mengenai pengemasan. Tujuan
packing adalah memastikan kondisi barang sebelum meninggalkan
gudang. Packing mengurangi risiko kerusakan barang sebeRelum sampai
ke tangan pelanggan. 

 Returns
Proses returns adalah proses yang sangat dihindari oleh sebuah pabrik
atau perusahaan. Proses returns bisa melalui beberapa tahap berbeda
berdasarkan kebijakan perusahaan. Semakin meningkat permintaan
pelanggan, proses returns bisa jadi semakin rumit. 

 Stock Take
Istilah dalam warehouse selanjutnya adalah stock take. Stock take
berhubungan dengan fungsi warehouse sebagai tempat penyimpanan stok

6
 fisik suatu produk.  Stock take adalah proses menyesuaikan stok fisik
suatu produk dengan stok yang ada pada sistem komputer. Warehouse
management system memegang peranan penting dalam proses stock take. 

 Shipping
Shipping yaitu istilah dalam warehouse untuk menunjukan proses
pengiriman barang ke pelanggan. Pengiriman barang melalui layanan
ekspedisi atau menggunakan pengiriman milik perusahaan. Penggunaan
sistem WMS dalam proses shipping meliputi update jumlah produk yang
telah dikirimkan. 

 Reporting
Istilah dalam warehouse yang terakhir adalah reporting. Reporting berarti
laporan yang berisi informasi dan penjelasan mengenai proses manajemen
gudang. Isi dari reporting di antaranya berkaitan dengan stok barang yang
tersedia dalam gudang secara akurat.

7
 BAB II

2.1 Warehouse Practices

Good Warehouse Practices (GWP) adalah praktik pengelolaan sistem
pergudangan dan distribusi yang baik. Ini dilakukan agar aktivitas yang
dijalankan di gudang dapat berjalan secara efisien dan efektif. Berikut ini
adalah daftar 15 praktik terbaik dalam pengelolaan pergudangan yang dapat
anda jadikan acuan.
1. Otomatiskan Data Anda
Saat Anda harus melacak dan memindahkan sekaligus dalam jumlah yang
besar, mau tidak mau Anda harus sering kali berurusan dengan kesalahan
manusia. Ini hanya bertambah jika Anda meminta staf Anda memasukkan
nomor secara manual ke dalam sistem. Pengumpulan data Anda harus
diotomatiskan untuk menghilangkan kemungkinan kesalahan yang dapat
mengurangi waktu Anda. Manfaatkan sistem seperti tag dan pemindai
RFID sehingga Anda tidak perlu khawatir tentang seseorang yang salah
memasukkan label ataupun nomor produk.
2. Buat Data Anda Terlihat
Jika hanya satu atau dua orang yang memiliki akses ke sistem Anda, itu
berarti Anda berpotensi mengalami masalah jika mereka tidak
memperhatikan. Buat sistem Anda jauh lebih mudah diakses sehingga
staf, supervisor, dan manajer semuanya melihatnya dan dapat memastikan
bahwa semuanya berjalan dengan lancar. Selain itu, ini mengurangi
permasalahan pada komunikasi karena semua orang dapat melihat apa
yang terjadi secara real time.
3. Sinkronkan Data Anda
Meskipun pengumpulan data adalah bagian besar dari operasi Anda, jika
Anda tidak dapat menganalisisnya dan menggunakannya untuk
meramalkan dan melacak, maka itu tidak banyak membantu bisnis Anda.
Hal terbaik untuk dilakukan adalah membuat sistem komprehensif yang
menggabungkan informasi Anda dan menyediakan analisis real-time. Ini
juga akan membantu Anda mengidentifikasi titik lemah dalam operasi
Anda dan membantu Anda menyederhanakan prosesnya.
4. Lacak Inventaris Anda
Jika Anda tidak tahu di mana semua produk Anda pada waktu tertentu, itu
berarti Anda harus mencarinya nanti. Ini adalah bagian lain dari memiliki

8
 sistem yang saling terhubung karena akan menunjukkan di mana
inventaris Anda berada, kapan perlu dipindahkan, dan kapan itu dikirim.
5. Hindari Penundaan
Tidak peduli sesibuk apa pun, Anda tidak ingin menghindari mengikuti
prosedur tertentu karena Anda akan mendapatkannya nanti. Luangkan
waktu untuk menangani semua prosedur saat terjadi.
6. Buat Pengembalian Lebih Efisien
Karena proses pengembalian produk dan inventaris bisa jadi rumit, Anda
ingin menerapkan sistem yang membuat semuanya jauh lebih efisien.
Organisasi dan perencanaan akan membantu memastikan bahwa
pengembalian yang terjadi tidak berdampak parah pada operasi harian
Anda. Anda harus bisa menangani pengembalian tanpa menghambat tugas
rutin Anda.
7. Gunakan Advanced Shipping Notifications (ASN)
Jika Anda tidak diberi tahu saat inventaris Anda sedang dalam perjalanan,
melainkan mengandalkan jadwal pengiriman “reguler”, maka Anda
sedang bersiap untuk kegagalan. Penundaan terjadi sepanjang waktu, jadi
jika Anda tidak menyadarinya sebelumnya, maka Anda dibiarkan
menunggu kedatangan yang mungkin sangat terlambat. ASN membantu
Anda menyusun strategi operasi Anda sehingga ketika terjadi penundaan,
Anda dapat merespons sesuai dan meminimalkan waktu henti.
8. Hilangkan Pemborosan
Ini berlaku untuk limbah fisik dan tenaga kerja. Jika Anda dapat
merampingkan operasi tertentu dan mengurangi jumlah staf yang
diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan, lakukanlah. Jadikan operasi
Anda seramping mungkin tanpa mengorbankan kualitas layanan.
9. Lakukan Analisis ABC
Metode ini akan memprioritaskan inventaris Anda berdasarkan apa yang
paling berharga. Dengan cara ini Anda dapat memastikan untuk
menggunakan waktu dan tenaga Anda secara efektif untuk meningkatkan
keuntungan Anda. Tanpa analisis ini, Anda mungkin menghabiskan
waktu dan tenaga yang sama untuk barang-barang yang nilainya tidak
sama.
10. Gunakan On-going Cycle Count
Dalam beberapa kasus, lebih baik melacak inventaris Anda secara bergulir
daripada memiliki sistem komprehensif yang perlu diperbarui secara
berkala. Ini akan meminimalkan jumlah waktu yang Anda habiskan

9
 untuk melacak dan mengumpulkan data dan dapat menjaga operasi Anda
tetap tepat sasaran.
11. Produk Slot Secara Efisien
Sebagian besar waktu pemetik dihabiskan dalam perjalanan, baik dengan
berjalan ke tumpukan atau mengendarai forklift. Jika Anda dapat
meminimalkan waktu tempuh itu, bahkan hanya beberapa menit, maka
Anda dapat menghemat banyak waktu dan tenaga dalam jangka panjang.
Lakukan dengan membuat tata letak tumpukan Anda lebih efisien dan
mudah diakses.
12. Memanfaatkan Cross-Docking
Proses ini terjadi ketika Anda mengeluarkan produk dari satu truk dan
kemudian meletakkannya di truk lain. Ini akan menghemat banyak waktu
karena Anda tidak perlu menyimpan inventaris di gudang. Gunakan
prosedur ini sebanyak mungkin agar Anda dapat terus menjalankan
operasi.
13. Menerapkan Tindakan Keamanan Yang Ketat
Jika terjadi kecelakaan di tempat kerja, dapat menyebabkan penundaan
besar-besaran. Jadi, untuk mengurangi masalah apa pun, Anda ingin
menjaga lingkungan kerja yang aman. Pastikan bahwa staf tidak
mengambil jalan pintas atau mempraktikkan prosedur yang tidak aman.
Meskipun untuk menghemat sedikit waktu, risikonya terlalu besar.
14. Rencanakan ke Depan
Tidak perlu dikatakan lagi bahwa Anda harus menjaga gudang Anda
terorganisir sebaik mungkin dan membuat rencana sejauh mungkin
sehingga Anda dapat memastikan bahwa Anda selalu berada di jalur yang
benar. Jika Anda tidak tetap teratur, maka hal-hal mudah mulai menjadi
berantakan dan Anda akan mengalami penundaan dan kemunduran
sebagai hasilnya.
15. Latih dan Latih Kembali Staf Anda
Terakhir, pastikan bahwa semua anggota staf dilatih dengan benar tentang
semua operasi, dan juga pastikan bahwa mereka melakukan tugas yang
telah dilatihkan kepada mereka. Jauh lebih baik meluangkan waktu ekstra
untuk mempercepat staf Anda sebelum mereka menyentuh lantai daripada
meminta mereka belajar sambil bekerja.

2.2 Improvement

10
Alur logistik yang baik tentu akan mampu menambah profit dan kinerja
perusahaan Anda. Perusahaan harus bisa menjawab setiap tantangan yang
akan muncul di masa depan. Pasalnya, beberapa tantangan tersebut ternyata
bisa menjadi kesempatan untuk perusahaan berkembang lebih pesat lagi.
Berikut beberapa cara yang bisa di gunakan untuk meningkatkan efisiensi
rantai pasokan logistic:
1. Menghemat Biaya Transportasi Perusahaan
Salah satu cara yang bisa Anda lakukan untuk meningkatkan efisiensi
rantai pasokan gudang atau warehousing adalah dengan cara menghemat
biaya transportasi perusahaan. Menghemat atau menekan biaya
transportasi sangat penting agar perusahaan dapat berhemat dan
menggunakan dananya untuk sektor lain di perusahaan Anda.
Ada beberapa saran yang dapat Anda gunakan untuk dapat menghemat
biaya transportasi seperti bereksperimen dengan kemasan yang lebih kecil,
investasi pada kendaraan yang hemat bahan bakar, melakukan efisiensi
pada pengemasan, dan melakukan strategi loading barang dan perencanaan
rute pengiriman yang terbaik agar dapat menghemat waktu dan biaya.
2. Memaksimalkan Tata Letak Gudang
Cara lain yang bisa Anda gunakan untuk meningkatkan efisiensi rantai
pasokan gudang atau warehousing adalah dengan cara memaksimalkan
tata letak pada gudang Anda. Banyak orang memiliki masalah mengenai
cara memaksimalkan tata letak gudang dan tidak tahu cara mengatasinya.
Mengatur tata letak gudang sangat penting, pasalnya Anda dapat
memaksimalkan penggunaan ruang pada gudang Anda dan dapat
menghemat banyak uang.
3. Investasi pada Teknologi
Cara lain yang bisa Anda gunakan untuk meningkatkan efisiensi rantai
pasokan gudang adalah dengan cara investasi pada teknologi. Saat ini
dengan pesatnya perkembangan teknologi, semua aspek bisnis sudah
terintegrasi dengan internet, begitu pula sistem manajemen pergudangan.
Terdapat beberapa aplikasi manajemen logistik yang dapat perusahaan
gunakan untuk meningkatkan efisiensi gudang dan membantu komunikasi
antara departemen yang berbeda.
4. Saran dari Staff Gudang
Cara terakhir yang bisa Anda gunakan untuk meningkatkan efisiensi
gudang adalah dengan cara menerima saran dari staff gudang. Para
karyawan merupakan orang yang terjun langsung ke lapangan dan yang

11
 paling mengerti tentang gudang atau warehousing. Oleh karena itu, ada
baiknya perusahaan mulai mendengar saran dan masukan dari para staff
gudang karena mereka yang terjun langsung dalam mengidentifikasi dan
mengatasi masalah langsung dalam gudang.

Berikut adalah lima cara yang dapat di lakukan sebagai pemilik bisnis retail
untuk mengoptimalkan pengelolaan Gudang
1. Pisahkan Barang Sesuai Tingkat Permintaannya
Untuk memudahkan petugas menemukan dan mengambil barang pesanan,
perlu menempatkan barang-barang berdasarkan tingkat permintaannya.
Barang yang berpindah cepat berarti tingkat permintaannya tinggi,
sedangkan barang yang berada di gudang dalam waktu yang lama berarti
tingkat permintaannya rendah.
2. Tingkatkan Kerapian & Keamanan di Gudang
Efisiensi akan sulit ditingkatkan bila tidak terlebih dahulu meningkatkan
kerapian dan keamanan di gudang. Ketika gudang berantakan dan tidak
dilengkapi dengan keamanan yang cukup, berbagai risiko seperti
kehilangan dan kecelakaan akan sulit dihindari.
3. Tentukan Metode Pengambilan Barang yang Paling Efisien
Metode pengambilan barang di setiap perusahaan tidaklah sama. Metode
pengambilan barang yang baik bagi perusahaan A belum tentu cocok bagi
perusahaan B. Ini tergantung pada jumlah pesanan, luas dan tata letak
gudang, serta kebijakan yang dibuat oleh perusahaan.
Berikut ini adalah beberapa metode pengambilan barang yang bisa Anda
aplikasikan:
 Zone Picking
 Batch Picking
 Cluster Picking
 Wave Picking
4. Gunakan Solusi Manajemen Inventaris & Gudang Otomatis
Mengelola gudang secara manual dengan menggunakan catatan kertas
dan spreadsheet adalah cara yang sangat tidak efisien. Warehouse
Management Software (WMS) adalah software yang dapat memudahkan
dalam mengawasi keluar dan masuknya barang, mengotomatiskan
prosedur audit inventaris, mempercepat pengambilan dan pengepakan
barang sehingga memastikan ketepatan waktu dalam pengiriman pesanan.

12
 Perangkat lunak ini juga memberikan data real-time yang lengkap
mengenai status persediaan, turnover ratio, alokasi barang, dan lain-lain.

5. Analisis Performance Manajemen Gudang

Berikut beberapa metrik utama kinerja gudang yang harus di pantau
secara aktif:
Order Fill Rate: Persentase barang yang dipesan dari jumlah stok yang
dimiliki. Ini disebut juga sebagai demand satisfaction rate (tingkat
kepuasan permintaan).
Order Picking Accuracy: Persentase pesanan yang dipilih tanpa
kesalahan baik dari memilih produk maupun jumlahnya.
On-Time Shipment to Customer: Persentase pesanan yang dikirim pada
tanggal yang diminta atau ditentukan. Perusahaan retail yang sukses
biasanya memiliki tingkat ketepatan waktu sebanyak 97% atau lebih
tinggi.
Warehouse Capacity: Kapasitas fisik dan aktual dari area gudang yang
digunakan untuk penyimpanan barang.

13
 BAB III

3.1 Receving
Receiving adalah proses penting di dalam gudang. Bertugas memastikan
bahwa produk yang benar telah diterima dalam jumlah yang tepat dan dalam
kondisi yang tepat pada waktu yang tepat adalah salah satu andalan operasi
gudang.

Gambar 3.1 Receiving

Penerimaan juga melibatkan pemindahan tanggung jawab atas barang ke
gudang. Hal ini menempatkan akuntabilitas pada gudang untuk menjaga
kondisi barang sampai dikirim. Menerima kargo dengan benar akan
memungkinkan Anda menyaring barang yang rusak dan menghindari
tanggung jawab atas barang tersebut.

Fungsi receiving adalah memeriksa kuantitas, kualitas, harga, dan delivery

barang yang datang dari supplier ke warehouse dan menyesuaikannya dengan
Purchase Order (PO) yang telah dibuatoleh department Purchasing

Tugas receiving di gudang adalah menerima, memeriksa barang, atau

bahan olahan yang datang dan diserahkan oleh pemasok atas pesanan dari
bagian pembelian.
Berikut ini adalah hal yang perlu diperhatikan dalam proses penerimaan
barang antara lain:
 Penerimaan dan Pengecekan Surat Jalan
Ketika pemasok mengirimkan barang sudah pasti menyertakan surat
jalannya. Pada surat jalan tersebut biasanya berisikan data seperti tanggal

14
 surat jalan, nama barang, jumlah barang dan nomer PO Purchase Order
barang yang akan dikirim. 
 Mengecek Jumlah Barang
Setelah menerima surat jalan segeralah lakukan pengecekan secara teliti
apakah sesuai dengan barang yang di datang atau tidak. Cek jenis barang
apakah benar barang yang dikirim adalah barang yang di pesan. Setelah
itu cocokkan dan hitung jumlah barang yang datang apakah sama dengan
surat jalannya atau tidak. 
 Pengecekan Fisik Barang
Setelah menghitung jumlah barang yang datang, maka kegiatan 
selanjutnya adalah mengecek fisik barang yang datang. Lakukanlah
dengan teliti, apakah ada yang rusak atau tidak. Jika telah ditemukan
terdapat barang yang secara fisik tidak sesuai standar segera pisahkan,
lalu lakukan pencatatan untuk barang tersebut yang nantinya akan
dikembalikan kepada pemasok untuk dilakukan penggantian.
 Membuat Bukti Barang Masuk
Terakhir yang harus dilakukan yaitu membuat dan mencetak form bukti
barang masuk yang artinya bahwa barang yang dikirim oleh pemasok
telah diterima, di cek dan sudah sesuai. Salinan Bukti barang masuk
biasanya dibuat tiga rangkap, di mana satu lembar sebagai arsip gudang,
satu lembar untuk suplier sebagai lampiran ketika melakukan penagihan
pembayaran dan satu lembar untuk accounting.

Dalam proses penerimaan barang atau good receive, diperlukan standar SOP
dalam suatu perusahaan. Berikut ini adalah contoh SOP penerimaan barang:
1. Staff gudang menerima barang dari pemasok dan menyesuaikan
kecocokan data dengan surat jalan yang diterima
2. Jika data surat jalan sudah sesuai, selanjutnya dilakukan pembukaan
segel box truk untuk pemeriksaan jumlah dan kondisi barang.
Dokumentasi berupa foto atau video diperlukan saat proses ini
berlangsung.
3. Namun jika terjadi ketidak sesuaian jumlah barang dengan data surat
jalan maka langsung diinformasikan dan dikoreksi bersama staff gudang
dan pemasok
4. Pemeriksaan quality barang oleh staff QC Incoming

15
 5. Barang rejected atau barang dengan kondisi tidak baik akan dilakukan
prosedur retur atau prosedur lainnya yang berlaku sesuai instruksi dari
pemasok
6. Hasil inspeksi oleh staff QC mengenai barang accepted atau barang
dalam kondisi baik dilaporkan kepada staff gudang untuk dilakukan
proses bongkar dan selanjutnya dilakukan penyimpanan pada lokasi yang
telah disiapkan
7. Melakukan proses input penerimaan barang pada system dan proses serah
terima barang
8. Penerimaan barang dicatat pada stock card beserta detail data dan surat
jalannya.

Jenis Aktivitas Receiving

1. Bongkar barang
2. Pengecekan dokumen vs dokumen
3. Pengecekan dokumen vs barang
4. Pengecekan kualitas barang
5. Konfirmasi kedalam system pergudangan

3.2 Put-away
Put-away (penyimpanan) merupakan proses perpindahan barang dari dermaga
penerima ke lokasi penyimpanan gudang yang paling optimal. Jika gagal
menempatkan barang di lokasi yang paling ideal maka akan dapat
mengganggu produktivitas operasi gudang.

Gambar 3.2 Put-away

Menyimpan barang dengan benar dan di lokasi yang tepat akan sangat
bermanfaat karena dapat menghemat waktu pemrosesan barang, dapat

16
mengoptimalkan ruang gudang, keamanan lebih terjaga, dan barang lebih
mudah untuk dilacak dan ditemukan.

Tujuan dari pengoptimalan proses put-away yaitu memindahkan barang untuk

disimpan ke lokasi yang paling optimal dengan cara yang cepat, efisien, dan
efektif. Proses ini dapat memanfaatkan WMS. Prosesnya dimulai ketika
operator menerima tugas put-away dari WMS kemudian dapat dilakukan
proses memindai barcode barang yang relevan untuk disimpan. Jika tidak ada
barcode, maka entri manual dapat mengkonfirmasi bahwa barang telah
diidentifikasi. Pada titik ini sistem akan mengarahkan staf put-away untuk
mengirimkan barang ke lokasi penyimpanan yang relevan.
Setelah berada di lokasi, operator akan memindai barcode lokasi stok yang
relevan atau secara manual mengonfirmasi bahwa lokasi yang benar telah
ditemukan. Langkah selanjutnya dengan memasukkan barang ke dalam slot
sebelum mengonfirmasi bahwa proses penyimpanan telah selesai.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam proses put-away antara lain :

1. Aman
Barang-barang yang disimpan didalam gudang haruslah aman dari
kehilangan maupun kerusakan. Kerusakan dalam hal ini dapat disebabkan
oleh bermacam-macam antara lain serangga, kontaminasi dari produk
lain, cuaca, pencurian, proses pergudangan, maupun fasilitas yang
dipergunakan. Oleh sebab itu keamanan merupakan hal yang penting
diperhatikan jika kita memiliki gudang.
2. Mudah Dicari
Setiap kita menyimpan barang agar aman dari apapun tetapi jangan lupa
bahwa kitapun harus memikirkan kemudahan untuk mencari barang yang
kita simpan jangan sampai kita tidak mengetahui atau sulit untuk mencari
barang yang kita simpan. Sebaiknya dalam kemudahan mencari itu kita
memiliki standar atau ukuran waktu pencarian. Misalnya; 10 detik untuk
mencari barang yang kita simpan akan tetapi jika kita mencari barang
tersebut lebih dari 10 detik berarti kita harus memperbaiki
penyimpanannya.
3. Mudah Dijangkau
Setelah kita melakukan penyimpanan barang dengan aman dan mudah
dicari, hal lain yang perlu dipertimbangkan adalah mudah dijangkau.
Pengertian mudah di jangkau adalah pada saat kita akan menuju lokasi

17
 penyimpanan kita mudah melewatinya baik dengan sarana yang
digunakan maupun tanpa sarana. Disamping itu pada saat kita akan
mengambil barang yang kita simpan kita juga mudah untuk
menjangkaunya sehingga kita mudah untuk meraih barang yang akan kita
ambil.
4. Mudah Diambil
Apabila kita sudah melakukan penyimpanan barang digudang dengan
aman, mudah dicari, mudah dijangkau, ada hal lain yang perlu
diperhatikan adalah kemudahan untuk mengambil barang tersebut.
Terkadang dalam menyimpan barang, kita mudah meletakan barang
tersebut di lokasi penyimpanan akan tetapi pada saat kita mengambil kita
mengalami kesulitan. Kesulitan tersebut bisa disebabkan karena jauhnya
jarak penyimpanan barang, atau barang terhalang dengan barang yang lain
sehingga kita harus mengambil barang yang lain atau sarana yang kita
gunakan tidak bisa untuk mengambil barang tersebut.

Agar sistem ini bekerja secara efektif, banyak informasi perlu diprogram ke
dalam sistem. Ini termasuk yang berikut:
 ukuran, berat dan tinggi barang palet;
 hasil analisis atau slotting ABC, di mana barang bergerak cepat berada
 ditempatkan paling dekat dengan area pengiriman (area yang akan kita
bahas nanti);
 data pesanan saat ini;
 grup produk keluarga;
 kombinasi penjualan aktual;
 status pick face saat ini untuk setiap produk;
 ukuran lokasi palet;
 kapasitas berat racking.

3.3 Case Study (PT SIM – Bekasi)

PT SIM merupakan salah satu perusahaan otomotif terkemuka di Indonesia
yang memproduksi kendaraan roda dua dan kendaraan roda empat. PT SIM
telah menggunakan Warehouse Management System (WMS) untuk
mempermudah pengendaliannya. Walapun telah menggunakan sistem yang
terintegrasi, tetapi belum ada indikator untuk mengukur keberhasilan
operasional gudang. Sehingga dirasa perlu untuk dilakukan penelitian tentang
indikator keberhasilan kinerja gudang.

18
 Dalam receiving, proses awal PT SIM Bekasi yaitu penerimaan
pengiriman barang impor dari supplier. Supllier mengirim barang
menggunakan container (peti kemas) dengan ukuran 40 ft3 atau 20 ft3
tergantung dari kebutuhan. Di dalam container, barang dikemas dalam
case (peti) dengan ukuran standar sesuai dengan ukuran container. Dari
aktivitas penerimaan ini yang dapat diukur adalah:
a. Waktu pembongkaran container untuk ukuran 40 ft3 dan 20 ft3.
Waktu dapat dihitung dari rata-rata atau melalui waktu standar atau
waktu baku pembongkaran container. Proses penerimaan dimulai
mengecek segel, membuka segel, dengan menginput nomor
container dan mengeluarkan barang (case) dari container.
b. Efisiensi penerimaan case.
Inti dari penerimaan ini adalah menerima barang dalam bentuk
kemasan (case) bukan item per item barang, jadi satuan yang
digunakan dalam penerimaan ini adalah case. Adapun proses
penerimaan ini dimulai dari barang (case) dikeluarkan dari dalam
container kemudian dicek dengan container list. Penerimaan case ini
ditandai dengan melakukan scan barcode pada case mark yang
menempel pada setiap case dan diakhiri dengan upload panerimaan
case sampai komplit.
c. Akurasi penerimaan case.
Karena proses penerimaan ini sudah menggunakan sistem, maka
akurasi penerimaan harus 100% benar. Semua barang (case) harus
dilakukan scan satu per satu. Jika ada case yang belum dilakukan
scan, maka case tersebut tidak bisa diproses selanjutnya dan
berpengaruh pada stok. Jadi pada penerimaan ini tidak boleh ada 1
case pun yang tertinggal atau tidak dilakukan scan.
 Dalam put-away, selesai melakukan aktivitas proses penerimaan barang
PT SIM Bekasi melanjutkan proses pengalokasian di tempat
penyimpanan. Dari proses ini yang dapat diukur adalah:
a. Akurasi Put away, yaitu penempatan barang (case) sesuai dengan
alamat atau lokasi yang ditentukan. Pada saat melakukan
penempatan harus dilakukan scan case mark dan alamat atau lokasi
penempatan. Jadi setiap case harus mempunyai alamat pada lokasi
penyimpanan. Jika semua dilakukan dua proses tersebut, seharusnya
akurasi penempatan adalah 100%. Jika tidak dilakukan scan maka
akan kesulitan atau memerlukan waktu yang lama untk mencari case

19
 tersebut.
b. Waktu siklus put away merupakan waktu yang diperlukan untuk
mengalokasikan case dibandingkan dengan jumlah barang yang
dialokasikan. Semakin kecil nilai waktu siklus berarti proses
pengalokasian akan lebih efisien
DAFTAR PUSTAKA

6 aktivitas operasional gudang. (2021, may 18). Retrieved from blog.shipper.id:

https://blog.shipper.id/tips/6-aktivitas-operasional-gudang/
Basuki. (n.d.). Merancang Key Performance Indicator Warehouse di PT. SIM
Bekasi. 12.
cara meningkatkan efisiensi gudang. (2019, February 28). Retrieved from
knic.co.id: https://www.knic.co.id/id/4-ways-to-improve-warehouse-
efficiency
Gudang. (n.d.). Retrieved from kamus.tokopedia.com:
https://kamus.tokopedia.com/g/gudang/
istilah dalam warehouse. (2021, July 26). Retrieved from blog.shipper.id:
https://blog.shipper.id/tips/ketahui-istilah-dalam-warehouse/
Jonar, A. N. (2021, January 18). Good Warehouse Practices. Retrieved from
warehousemanagement.id: https://warehousemanagement.id/15-good-
warehouse-practices-gwp/
pengertian gudang. (n.d.). Retrieved from http://repository.stei.ac.id/:
http://repository.stei.ac.id/873/3/BAB%20II.pdf
Peran Penting Goods Receipt Dalam Proses Penerimaan Barang. (2020,
november 11). Retrieved from paper.id:
https://www.paper.id/blog/product-content/goods-receipt/
Perencanaan Layout Warehouse. (n.d.). Retrieved from ipqi.org:
https://ipqi.org/perencanaan-layout-warehouse/
Syani Fitri Wiji Lestari, S. (2016, december 14). Fungsi Gudang dalam Sistem
Logistik dan Rantai Pasok. Retrieved from
https://supplychainindonesia.com/:
https://supplychainindonesia.com/fungsi-gudang-dalam-sistem-logistik-
dan-rantai-pasok/
tipe dan jenis gudang. (2016, october 19). Retrieved from 3pl.co.id:
https://www.3pl.co.id/tipe-dan-jenis-gudang/

20
Warehouse Management. (n.d.). Retrieved from learning-mb.polibatam.ac.id:
https://learning-mb.polibatam.ac.id/pluginfile.php/29001/mod_resource/
content/1/1.%20Warehouse%20Management_%20A%20Complete
%20Guide%20to%20Improving%20Efficiency%20and%20Minimizing
%20Costs%20in%20the%20Modern%20Warehouse.pdf
Warehouse Operational: Receiving and Put-Away. (n.d.). Retrieved from
learning-mb.polibatam.ac.id:
https://learning-mb.polibatam.ac.id/pluginfile.php/38092/mod_resource/
content/1/Warehouse%20Operational.pdf

21