9.

MENGELOLA PERALATAN KANTOR

 MENGURUTKAN PROSEDUR PENGADAAN PERALATAN

KANTOR

Pengadaan adalah setiap kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan kebutuhan

perlengkapan kantor untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor. Pengadaan
dilaksanakan dengan berbagai cara sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan dan kebutuhan
masing-masing perusahaan. Faktor yang menyebabkan adanya perbedaan cara pengadaan
adalah adanya perbedaan kebutuhan dan perbedaan pekerjaan kantor.

Dalam pelaksanaanya kegiatan pengadaan harus memperhatikan hal-hal sebagai

berikut:
a) Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan.
b) Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan.
c) Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional.
d) Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku.
e) Menyimpan dan memelihara perlengkapan.
f) Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor.
g) Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai prosedur.

Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor

Pengadaan peralatan kantor berbeda setiap instansi, perbedaan ini disebabkan beberapa hal,
antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan, tingkat kompetensi pegawai, juga
perbedaan jenis usaha. Namun pada umumnya pengadaan kantor dapat dilakukan dengan cara
berikut ini:
a. Pengajuan surat permohonan ke gudang
b. Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas.
c. Jika ada barang diberikan dengan dengan bon pengelluaran.
d. Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku induk.
e. Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan ketersedian
biaya.
f. Bendahara meminta persertujuan pimpinan.
g. Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan.
h. Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas.
i. Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima barang.
j. Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan.

Pengadaan barang habis pakai dan tidak habis pakai

Barang habis pakai adalah barang yang dapat dipergunakan dalam jangka waktu lama, contoh
barang seperti ini dalam perkantoran adalah, komputer, telepon dan peralatan atau mesin
lainnya. Sedangkan barang habis pakai adalah peralatan yang sebentar masa pakainya
semisal, alat tulis kantor, aneka kertas, lem dan lain sebagainya.

Berikut ini prosedur pengadaan barang tidak habis pakai

 Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana

kegiatan serta dengan memperhatikan barang yang masih layak pakai.
 Melakukan perkiraan biaya yang diperlukan sesuai dengan standar yang telah
ditetapkan.
  Menetapkan skala prioritas menurut dana, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana
pengadaan tahunan.

Sedangkan barang habis pakai direncanakan dengan urutan sebagai berikut.

 Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana

kegiatan.
 Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang tersebut tiap
bulan.
 Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan dan
kemudian menjadi rencana tahunan.

Selain perencanaan pengadaan peralatan kantor diatas, ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan dalam pengadaan peralatan kantor, yakni sebagai berikut:

a. Penyimpanan
Penyimpanan perlu diperhatikan karena dengan penyimpanan yang baik maka efisiensi dan
efektifitas kerja dapat ditingkatkan. Dalam kegiatan penyimpanan harus memperhatikan:
a. Persediaan alat-alat pemelihara yang diperlukan.
b. Memenuhi syarat penyimpanan barang.
c. Memperhatikan sifat barang yang disimpan.
d. Memperhatikan jangka waktu penyimpanan.
e. Memperhatikan tenaga yang diperlukan dan biaya yang harus dikeluarkan.

b. Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi baik setiap
waktu akan digunakan. Pemilharaan harus dilakukan sesuai jadwal yang telah dilaksanakan.

c. Adminstrasi perlengkapan
Administrasi perlengkapan dimulai dengan pencatatan secara teratur tiap-tiap barang.
Kegiatan pencatatan ini bertujuan untuk mendata barang perlengkapan yang dimiliki oleh
suatu kantor. Selain pencaatatan atauu pendataan kegiatan administrasi perlengkapan laian
adalah kegiatan penghapusan atau penyusutan.

10. MENGGUNAKAN PERALATAN KANTOR

 MENJELASKAN LANGKAH MENGGUNAKAN PERALATAN
KANTOR DENGAN BENAR
Peralatan/perbekalan kantor terdiri dari 5 macam yaitu :
Perabot, peralatan/perlengkapan, mesin, pesawat dan interior kantor.
Pengertian Perbekalan kantor adalah semua fasilitas/barang-barang yang ada di dalam kantor
baik langsung maupun tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor
sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan.
Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan kantor, tanpa ada
perbekalan kantor tidak mungkin kantor menghasilkan sesuatu, karena pegawai kantor
bekerja untuk mengolah bahan dengan sarana dan dengan peralatan kantor yang ada.
Macam-macam perbekalan :
1. perbekalan gedung, seperti : ruang pimpinan, ruang guru, kamar kecil
2. perbekalan kantor, seperti : mebelair pimpinan dan mebelair karyawan
3. perbekalan ruang kelas, seperti : meja dan kursi guru/murid, penggaris, papan tulis, kapur
tulis, dll

Bahan Kantor
barang-barang yang digunakan sebagai penunjang kegiatan kantor yang sekali pakai. Contoh
: alat tulis menulis ( kertas, karbon, pensil, tinta, penghapus pulpen, dsb ), pernagko, sampul ,
map, kertas coretan.
Peralatan Kantor
barang-barang penunjang kegiatan kantor yang tidak habis dalam satu kali pemakaian. contoh
: telepon, faksimile, teleks, OHP (Overhead Projector), mesin stensil (maual dan listrik), dll.
Perabot Kantor
Adalah barang bergerak maupun tidak bergerak sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas.
Misalnya, meja kantor, kursi kantor, rak surat, mesin penghancur kertas, cara pengaturan tata
ruang yang ideal.
Pembahasan kali ini, yang akan dijelaskan adalah mengenai peralatan kantor.

Mengoperasikan Peralatan Kantor

1. TELEPON
adalah suatu alat dimana berfungsi untuk menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak
lainnya dari jarak jauh baik dalam lingkungan sendiri maupun keluar kantor.
cara mengoperasikan :

 sediakan pensil dan kertas

 siapkan nomor telepon
 putar nomor telepon yang dikehendaki
 beritahu nama kantor/instansi
 bicara secara singkat namun sopan dan tidak bicara yang bukan-bukan
 jika sudah selesai, letakkan telepon dengan hati-hati

2. FAKSIMILE
adalah alat untuk mengirim data dokumen yang sama dengan yang aslinya, baik berupa
tulisan ataupun gambar dalam waktu yang singkat.
cara mengoperasikan :

 siapkan data yang akan dikirim dengan bagian yang tercetak menghadap ke bawah
 siapkan nomor fax yang dituju
 tekan tombol jumlah halaman yang diinginkan
 tekan tombol yes
 jika muncul tulisan quick, tekan key pad sampai muncul tanda dilay keyboard
 lakukan pengkopian data atau informasi

3. TELEKS
adalah suatu alat pengirim berita jarak jauh atau mesin pengirim berita yang gunanya untuk
menyampaikan berita-berita dari satu tempat ke tempat lain baik dalam maupuan luar negeri.
4. AIRPHONE

o Menyiapkan catatan untuk hal-hal penting

o Angkat gagang aiphone menggunakan tangan kiri
 o Tekan tombol ruangan mana yang akan dituju
o Gunakan bahasa yang sopan
o Suara harus jelas dan mudah dimengerti
o Pembicaraan ditutup dengan ucapan terima kasih
o Simpan kembali gagang aiphone pada tempat semula
2. Mesin Pengganda
a. Mesin Stensil
o Master yang sudah disediakan dimasukkan ke dalam roll
o Tinta diberi air secukupnya
o Kertas dimasukkan ke dalam kaser
o Putar hendle sekali atau dua kali untuk melihat hasil stensil
o Tentukan jumlah yang dikehendaki
b. Mesin Fotocopy
Diantara sekian sebab yang mempengaruhi hasil dari fotocopynya adalah toner. Jangan
sekali-kali menggunakan toner murahan dan mutunya rendah, apalagi menggunakan toner
bekas/oplosan. Gunakan toner yang bubuknya halus, agar jarum tidak cepat tipis.
c. Mesin Risograph
o Cek tinta yang terdapat pada mesin riso
o Sambungkan mesin dengan catu daya listrik
o Masukkan naskah ke master
o Posisikan lampu pada posisi M
o Tekan tombol master
o Lihat hasilnya

3. Mesin Pencacat data

a. Tape Recorder
Suatu alat penyimpanan audio yang dapat diputar atau dimainkan kembali dengan
menggunakan pita perekam sebagai media
b. Dictaphone
c. Transcriber
Suatu alat yang dapat menerjemahkan bahasa. Apabila alat ini digunakan maka pihak
penerima informasi langsung dapat mendengar pembicaraan lawannya sesuai dengan bahasa
yang di inginkan, walaupun disampaikan dalam bahasa berlainan.

4. Alat Bantu Presentasi

a. OHP
Adalah alat bantu yang mempergunakan lembaran presentasi berupa plastik yang telah
diberikan materi tulisan ringkas presentasi dan gambar-gambarnya.
b. LCD Projector
o Letakkan LCD Projector pada tempatnya
o Buka tutup lensa
o Atur fokus LCD Projector pada layar
o Tekan tombol power pada remote control
o Nyalakan komputer atau VCD
o Jika sudah selesai, matikan LCD Projector
c. Microphone
11. MEMELIHARA PERALATAN KANTOR

 MENERAPKAN CARA MEMELIHARA PERALATAN KANTOR

DENGAN BENAR

Langkah-langkah Perawatan Umum Peralatan Kantor

1) Perawatan Mesin Ketik

a. Bersihkan semua kotoran yang melekat pada bodi mesin dengan kain yang halus
b. Bersihkan jari-jari tuts
c. Periksa semua kunci, pastikan semua dalam keadaan normal
d. Bersihkan penggulung kertas dengan membuka penutup silinder
e. Periksa pita mesin ketik agar selalu dalam keadaan baik

2) Perawatan Telepon
a. Pastikan perangkat dalam keadaan kering
b. Jangan simpan perangkat ini ditempat yang panas
c. Jangan coba membuka perangkat selain yang diperintahkna dalam buku petunjuk
d. Pastikan agar aprangkat tidak terjatuh, terbentur atau tergunjang
e. Jangan gunakan bahan kimia untuk membersihkan perangkat
f. Gunakan hanya antenna pengganti yang sudah disediakan atau direkomendasikan
g. Gunakan pengisi daya didalam ruangan

3) Perawatan Mesin Stensil

a. Bersihkan casing atau body mesi dengan kain bersih
b. Jika pekerjaan penggandaan naskah telah usai, semua peralatan dibersihkan
c. Apabila mesin stensil tersebut telah bersih, posisikan tempat kaset dan copy tray
d. Langkah terakhir mesin stensil ditutup dengan bahan yang terbuat dari kain

4) Perawatan Mesin Fotokopy

a. Bersihkan cover-cover agar mesin fotokopi dalam keadaan bersih dan sehat
b. Membersihkan kaca yang kotor sebaiknya memakai alkohol
c. Cek selalu kertas dan tinta apabila bahan-bahan tersbeut telah habis

5) Perawatan Alat Bantu Presentasi

a. Bagian luar dibersihkan dengan kain halus, tidak diletakkan di bawah sinar matahari
langsung dan tidak diletakkan pada sembarang tempat
b. Bila tidak dipergunakan, ditutup untuk menghindari debu dan bersihkan lensa dengan tissu
pembersih lensa
 12. MENGIDENTIFIKASI DOKUMEN – DOKUMEN KANTOR
 MEMBEDAKAN JENIS -JENIS DOKUMEN KANTOR

15. MENGIDENTIFIKASI JENIS – JENIS SURAT

 MENGKLASIFIKASI JENIS -JENIS SURAT

Pengertian Dokumen
Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda yang berharga, termasuk rekaman yang dapat
dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.
Dokimentasi adalah kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti dan
mengolah serta memelihara dan menyiapkan dokumen baru sehingga lebih bermanfaat.
Dari definisi di atas terlihat bahwa dokumen itu lebih luas daripada surat. Surat hanya
sbagian kecil dari dokumen.
Dalam bidang administrasi perkantoran, sebagian besar dokumennya memang berupa surat.

B. Jenis-Jenis Dokumen
1. Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Kepentingannya
a. Dokumen pribadi, yaitu dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan. Contohnya:
KTP, SIM, dan ijazah.
b. Dokumen niaga, yaitu dokumen yang berkaitan dengan perniagaan. Contohnya: cek,
obligasi, dan saham.
c. Dokumen sejarah, yaitu dokumen yang berkaitan dengan sejarah. Contohnya: fosil, tugu, dan
naskah proklamasi.
d. Dokumen pemerintah, yaitu dokumen yang berisi tentang informasi ketatanegaraan suatu
pemerintahan. Contohnya: Keppres dan UU.
2. Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisiknya
a. Dokumen literer adalah dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam
(dikumpulkan di perpustakaan). Contoh: buku, majalah, dan film.
b. Dokumen korporil adalah dokumen yang berupa benda bersejarah (dokumen ini
dikumpulkan di museum).
c. Dokumen privat adalah dokumen yang berupa surat atau arsip (disimpan dengan sistem
kearsipan).
C. Ruang Lingkup Dokumentasi
1. Dokumentasi Literer
Dokumentasi literer meliputi bidang perpustakaan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan
mengumpulkan buku, majalah, koran, brosur dan bahan pustaka lainnya yang disusun
menurut sistem tertentu agar pengunjung lebih mudah mencari bahan yang diinginkan serta
diperlukan.
2. Dokumentasi Korporil
Dokimentasi korporil meliputi bidang permuseuman. Dokumentasi ini merupakan kegiatan
mencari, mengumpulkan tulisan-tulisan kuno, fosil-fosil, arca-arca, dan benda-benda kuno
yang disusun berdasarkan sistem tertentu.
3. Dokumentasi Privat
Dokumentasi privat meliputi bidang kearsipan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan
mengumpulkan warkat-warkat, arsip-arsip atau surat-menyurat lainnya yang berguna dan
disimpan menurut sistem tertentu agar bila diperlukan mudah ditemukan.

D. Dokumen Kantor (Surat)

 Dokumen kantor meliputi surat, memo, laporan, LPT (Lembar Pesan Telepon), e-mail dan
lain-lain. Namun dalam modul ini banyak ditekankan pada dokumen yang berbentuk surat,
karena sebagian besar dokumen yang ada dalam instansi atau perusahaan adalah dalam
bentuk surat.
1. Pengertian Surat
Surat adalah lembaran kertas yang memuat bahan komunikasi atau informasi yang
disampaikan oleh satu pihak kepada pihak yang lain, baik atas nama pribadi maupun atas
nama organisasi atau kantor.
Komunikasi melalui media surat masih dianggap paling efektif dan ekonomis walaupun
sudah banyak alat-alat komunikasi yang canggih seperti handphone, radio, dan televisi karena
selain biayanya sangat murah juga informasi yang sampai ke komunikan sesuai dengan
sumbernya.
2. Fungsi Surat
Selain berfungsi sebagai alat komunikasi, surat juga berfungsi sebagai berikut.
a. Alat bukti tertulis
Surat dapat digunakan sebagai bukti tertulis jika terjadi perselisihan antar organisasi atau
perusahaan atau antar orang-orang yang telah mengadakan hubungan surat-menyurat.
Contonya: surat perjanjian.
b. Alat pengingat.
Surat dapat dipakai untuk mengetahui hal-hal yang telah lama disepakati atau disetujui
bersama. Contohnya: akta jual beli.
c. Bukti historis
Surat dapat dijadikan bahan riset atau penelitian untuk mengetahui aktivitas organisasi atau
perusahaan di masa yang lalu. Contohnya: bukti-bukti transaksi.
d. Duta organisasi
Surat dapat mencerminkan kondisi intern dari suatu organisasi atau perusahaan. Contohnya:
penggunaan bahasa surat dan pengetikan surat.
e. Pedoman
Surat dapat dijadikan pedoman dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan. Contohnya: surat
tugas.
f. Sarana promosi
Surat dapat dijadikan sarana promosi suatu perusahaan, karena biasanya pada surat resmi
tercantum pada kepala surat mengenai identitas perusahaan.
3. Jenis-Jenis Surat
a. Jenis-jenis surat berdasarkan wujudnya
Ø Kartu Pos
Surat yang terbuat dari kertas karton berukuran 15 x 10 cm untuk mengirimkan berita yang
isinya singkat dan bersifat tidak rahasia.
Ø Warkat Pos
Sehelia kertas yang telah dicetak sedemikian rupa sehingga apabila dilipat akan membentuk
sampul surat. Warkat pos hanya dikeluarkan oleh PT. Pos Indonesia.
Ø Surat Bersampul
Surat yang menggunakan sampul atau amplop.
Ø Memorandum atau Nota
Memorandum atau nota dapat dipergunakan dalam kegiatan surat-menyurat intern organisasi
perusahaan yang berisikan pokok-pokok masalah yang ditulis secara singkat. Memo dibuat
oleh pemimpin kepada bawahan atau antar pejabat setingkat, seperti memberikan petunjuk,
meminta informasi yang bersifat mengingatkan, dan lain-lain. Sedangkan nota dapat
digunakan oleh pimpinan kepada bawahan atau bawahan kepada pimpinan atau antar pejabat
dalam satu organisasi atau perusahaan.
Ø Surat Tanda Bukti
Surat khusus yang biasanya berbentuk formulir yang dipakai untuk membuktikan keabsahan
aktivitas antara dua pihak. Wujudnya dapat berupa kuitansi, faktur, tanda terima, dan lain-
lain.
b. Jenis-Jenis berdasarkan tujuannya
· Surat permintaan penawaran
· Surat penawaran
· Surat pesanan
· Surat pemberitahuan
· Surat pengantar
· Surat perjanjian
· Surat keputusan.
· Dan lain-lain.
c. Jenis-jenis surat berdasarkan sifat isinya
ü Surat dinas
Surat yang isinya berpa informasi yang bersifat kedinasan dan dibuat oleh instansi
pemerintah
ü Surat pribadi
Surat yang dikirimkan atas nama pribadi baik yang bersifat kekeluargaan, persahabatan,
perkenalan maupun yang bersifat setengah resmi seperti surat lamaran pekerjaan.
ü Surat niaga
Surat yang isinya berupa informasi niaga atau bisnis dan dibuat oleh badan-badan usaha atau
perusahaan.
ü Surat sosial
Surat yang dibuat oleh lembaga-lembaga sosial.
ü Surat pengantar
Surat yang berbentuk daftar yang dipergunakan untuk mengantar sesuatu bersama surat
tersebut.
ü Telegram
Ada 2 macam telegram, yaitu telegram yang pengirimannya disalurkan melaluipesawat
telegraf dan surat kawat (surat yang ditulis dengan gaya bahasa telegram).
d. Jenis-Jenis Surat Berdasarkan jumlah penerimanya
§ Surat biasa
Surat yang dikirim kepada seseorang seperti pejabat atau suatu organisasi.
§ Surat edaran
Surat yang dikirim kepada beberapa orang atau pejabat tertentu.
§ Surat pengumuman
Surat yang ditujukan kepada sejumlah orang atau pejabat yang nama-namanya sulit dituliskan
satu-persatu.
e. Jenis-Jenis Surat Berdasarkan Keamanan Isinya
v Surat sangat rahasia.
Surat ini diberi tanda “SRHS” atau “SR” dan dimasukkan ke dalam 3 sampul surat.
v Surat rahasia.
Surat ini dibri tanda “RHS” atau “R” dan dimasukkan dalam 2 sampul surat.
v Surat biasa.
Surat yang jika isinya terbaca oleh oranglain tidak akan menimbulkan kerugian bagi
organisasi ataupun pejabat yang bersangkutan.
f. Jenis-Jenis Surat Berdasarkan Urgensi Penyelesaiannya.
o Surat sangat segera
 Surat yang perlu secepatnya diketahui oleh penerimanya atau dijawab atau diselesaikan. Oleh
karena itu “surat sangat segera” memerlukan cara penyelesaian dan pengiriman yang
sesingkat-singkatnya sehingga lebih didahulukan daripada surat-surat lainnya.
o Surat segera
Surat yang berisi informasi yang memerlukan jawaban atau penyelesaian yang segera, namun
tidak secepat surat yang bersifat “sangat segera”.
o Surat biasa.
Surat yang isinya tidak memerlukan jawaban atau penyelesaian yang secepatnya, tetapi
diselesaikan menurut urutan kedatangannya.
4. Perlengkapan Surat
a) Kertas Surat.
Ukuran kertas yang biasa digunakan dan kegunaannya adalah sebagai berikut.
Jenis kertas surat Ukuran Kegunaan
Kertas Folio 33 cm x 21,5 cm Untuk menulis surat yang
isinya panjang
Kertas Kuarto 28 cm x 21,5 cm Untuk menulis surat yang
isinya pendek
Kertas Oktavo 20,5 cm x 12,7 Untuk menulis memo dan
cm nota, ukuran kertasnya
setengah dari kertas folio
atau kuarto
Kertas Sikmo 20,5 cm x 16,5 Untuk menulis surat dan
cm merupakan kertas ukuran
Inggris.
Kertas A4 29,7 cm x 21 cm Untuk menulis surat dinas
Kertas A5 14,8 cm x 21 cm Untuk menulis surat dan
merupakan ukuran kertas
internasional
Kertas A6 10,5 cm x 14,8 Untuk menulis surat
cm pengantar
Kertas A7 7,4 cm x 10,5 cm Untuk menulis surat dan
merupakan ukuran kertas
internasional
Sedangkan jenis kertas yang biasa dipakai dalam kegiatan surat menyurat adalah sebagai
berikut.
Kertas Union Skin, kertas yang putih jenis import yang tipis dan kuat yang biasa
dipergunakan untuk surat menyurat ke luar negeri.
Kertas HVS, biasa dipakai untuk surat asli.
Kertas Doorslag, kertas tipis yang biasa dipakai untuk tindasan.
Kertas Stensil, dipakai untuk surat yang akan digandakan dalam jumlah banyak.
b) Amplop atau Sampul Surat
Jenis-jenis amplop atau sampl surat yang biasa digunakan untuk kegiatan surat menyurat
adalah sebagai berikut.
· Commercial · Catalogue
· Niaga · Button and string
· Windows Envelope Church
· Double Windows Rontgen X-ray
Open end Eyelet and clasp
Work pocket
 Slide Seam ·

c)
Lipatan Surat
ü Lipatan Perancis
ü Lipatan Baron
ü Lipatan Baku (Standard Fold)
ü Lipatan Akordion (Accordion Fold)
ü Lipatan Baku Rendah (Low Standard Fold)
ü Lipatan Akordion Rendah (Low Accordion Fold)
ü Lipatan Tunggal (Single Fold)
ü Lipatan Sejajar Ganda (Parallel Double Fold)

E. Bagian-Bagian Surat

1. Kepala surat.
2. Nomor surat.
3. Tanggal surat.
4. Alamat yang dituju.
5. Hal atau perihal.
6. Salam pembuka.
7. Pembuka.
8. Isi surat.
9. Penutup.
10. Salam penutup.
11. Nama organisasi atau perusahaan.
12. Nama penandatangan.
13. Jabatan penandatangan.
14. Lampiran.
15. Tembusan.
16. Inisial.

1) Kepala Surat
Kepala surat hendaknya disusun dengan tata letak yang menarik. Karena selain sebagai
informasi tentang organisasi tetapi juga sebagai alat promosi.
Hal-hal yang terdapat pada kepala surat adalah sebagai berikut.
a. Nama Organisasi atau perusahaan.
b. Alamat kantor.
c. Nomor telepon atau faksimili atau kode pos.
d. Website atau alamat e-mail.
e. Nama bankir.
f. Logo perusahaan.
g. Bidang usaha (khusus bagi perusahaan).
Pada dasarnya, kop surat mempunyai peranan ganda. Di satu sisi sebagai cara menyampaikan
informasi dan pesan tertentu dari suatu perusahaan atau organisasi ke pihak luar. Di sisi lain,
berfungsi sebagai sarana promosi. Misalkan, seperti ekspor impor. Eksportir dan importir
berbeda secara georafis dan geopolitik. Satu-satunya media yang memperkenalkan mereka
 hanyalah korespondensi yang mereka lakukan. Karena itu, kop surat dapat memegang citra
perusahaan. Kop surat yang bagus dan menarik akan memberi kesan pertama yang baik yang
akan membawa pada penilaian integritas dan bonafiditas yang baik juga. Integritas dan
bonafiditas sangat penting karena, karena integritas yang tinggi dan bonafiditas yang tinggi
akan menghasilkan kepercayaan, dan kepercayaan inilah faktor utama kesuksesan jalinan
perdagangan internasional.

Contoh:
BEBBY BEAUTY CENTER
Jalan Terusan Surabaya 78 Malang Jawa Timur 65171
Telepon (0341) 777888 Faksimili (0341) 777887
2) Nomor Surat
Fungsi nomor surat yaitu:
· Memudahkan dalam penyimpanan dan penemuan kembali dokumen yang diperlukan (dalam
arsip)
· Mengetahui jumlah surat yang sudah dikeluarkan dan diterima oleh suatu organisasi atau
perusahaan.
· Memudahkan dalam mengetahui waktu saat anda melakukan hhubungan surat menyurat.

Cara penomoran surat bervariasi sesuai dengan pengodean yang diatur oleh intern masing-
masing organisasi atau perusahaan.
Contoh:
Nomor: 235/PP/Xl/08
235 menunjukkan nomor urut surat
XI menunjukkan bulan pembuatan surat
08 menunjukkan tahun pembuatan surat.
3) Tanggal Surat
Cara penulisan surat ada 2. Untuk surat yang mempunyai kepala surat atau berkop, tanggal
surat cukup dituliskan dengan tanggal, bulan, dan tahun di kanan atas.
Namun jika tanggal surat ditempatkan di sebelah kanan bawah, maka nama kota wajib
dituliskan.
4) Lampiran
Lampiran adalah sesuatu atau dokumen yang disertakan ke dalam surat.
Contohnya brosur daftar harga, faktur, fotokopi pembayaran, dan lain-lain. Penulisan
lampiran dapat diletakkan di bawah nomor surat (biasanya untuk surat dinas pemerintah) atau
diletakkan setelah penanggung jawab surat pada sisi sebelah kiri (biasanya dipakai oleh surat
niaga atau perusahaan).
5) Perihal atau Hal
Perihal berfungsi untuk memberikan petunjuk kepada pembaca mengenai isi pokok surat.
Fungsi perihal seperti fungsi judul dari sebuah surat sehingga penulisannya mengikuti tata
cara penulisan judul dalam sebuah karangan. Secara umum, tata cara penulisan perihal adalah
sebagai berikut.
Ø Setiap awal kata ditulis dengan huruf kapital kecuali dengan kata depan dan kata tugas.
Ø Perihal tidak boleh menggunakan huruf kapital semua kecuali digunakan pada surat yang
memakai judul.
Ø Pada akhir perihal tidak dberi tanda titik.
6) Alamat Dalam atau Alamat Tujuan
Penulisan alamat ada dua, yaitu sebagai berikut.
· Alamat luar: alamat yang ditulis pada sampul surat.
· Alamat dalam: alamat yang ditulis di dalam kertas surat.
 Contohnya:
Yth. Ibu Zahira Salsabila
Direktur PT. Wings Surya
Jalan Ambon 32
Malang
7) Salam Pembuka
Pemakaian salam pembuka dalam sebuah surat secara teoritis tidak diwajibkan, namun salam
pembuka berguna agar surat tidak terasa kaku.
Contohnya: Dengan hormat,
8) Isi Surat
Isi surat terdiri dari alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup.
§ Alinea pembuka.
Alonea pembuka merupakan pengantar bagi pembaca untuk mengetahui masalah pokok
surat. Alinea pembuka harus dapat memotivasi pembaca untuk tetap membaca seluruh isi
surat.
§ Alinea isi.
Alinea isi berisikan pesan (keterangan atau penjelasan dari masalah pokok surat) yang ingin
disampaikan oleh si pengirim surat. Dalam menyampaikan pesan, penulis harus dapat
menyampaikan pesan secara ringkas, lengkap, jelas, dan sopan.
Hal-hal yang perli diperhatikan dalam membuat alinea isi adalah sebagai berikut.
o Tetapkan terlebih dahulu maksud dan tujuan surat
o Rumuskan pokok pembicaraan secara berurut dan logis serta kalimat yang menarik.
o Pergunakan kata-kata yang menarik dan mudah dimengerti.
o Hindarkan penggunaan singkatan dan istilah yang tidak biasa dipakai
o Kuasai bentuk surat dan cara pengetikannya.
o Perhatikan penggunaan tanda baca.
§ Alinea penutup.
Alinea penutup merupakan kesimpulan atau penegasan yang berarti pembicaraan dalam surat
telah selesai. Alinea penutup surat harus singkat dan tegas, tidak berisi basa-basi yang
berlebihan.
9) Salam Penutup
Pemakaian salam penutup di dalam penulisan surattidak diwajibkan, namun salam penutup
dapat digunakan untuk menunjukkan rasa hormat atau keakraban pengirim kepada penerima
surat.
Contohnya: Hormat kami,
10) Nama Organisasi atau Perusahaan.
Nama organisasi setelah salam penutup sudah jarang dipergunakan, namun masih sangat
dibutuhkan jika:
· Surat menggunakan kertas lebih dari 1 lembar, maka kertas kedua, ketiga dan seterusnya
tidak menggunakan kertas berkepala surat sehingga penggunaan nama organisasi atau
perusahaan masih dibutuhkan.
· Surat tidak menggunakan kertas yang berkepala surat.
Nama organisasi dapat juga diganti dengan nama unit organisasi apabila surat dikeluarkan
oleh unit organisasi tetapi pada kepala suratnya tetap tertera nama induk organisasinya.
Contohnya:
Hormat kami,
PT. Sarimelati
11) Jabatan
 Dalam surat niaga, umumnya penulisan nama jabatan diletakkan di bawah nama
penanggungjawab surat karena surat niaga jarang dicantumkan nomor pokok anggota
organisasi.

Contohnya:
Hormat kami,
PT. Sarimelati

Dian Sastrowardoyo
Manager Keuangan

Dalam surat dinas pemerintah, nama jabatan diletakkan di bawah salam penutup di atas tanda
tangan karena surat dinas pemerintah mencantumkan nomor induk pegawai dari
penanggungjawab surat.
12) Penanggungjawab Surat.
Dalam kegiatan surat menyurat di Indonesia, orang yang berwenang menandatangani surat
adalah orang yang tercantum namanya dalam surat tersebut, yakni orang yang
bertanggungjawab atas organisasi atau kegiatan yang dilaksanakannya, baik atas nama
organisasi secara keseluruhan maupun atas nama unit organisasi yang bersangkutan.
v Atas nama, disingkat menjadi a.n.
Cara ini dipakai jika pejabat utama melimpahkan kekuasaan kepada bawahannya untuk
menandatangani surat atas nama pejabat utama.
Contoh:
a.n. Menteri Pemuda dan Olahraga
Sekretaris Jenderal

Drs. Sulthon
NIP................

Contoh ini menunjukkan bahwa Sekretaris Jenderal Departemen Pemuda dan Olahraga
berhak menandatangani surat atas nama Menteri Pemuda dan Olahraga berdasarkan
pelimpahan wewenang.

v Beliau, disingkat menjadi u.b.

Cara ini dipakai jika pejabat yang telah mendapatkan wewenang atau atas nama kemudian
melimpahkan kembali kepada pejabat yang berada di bawahnya dan memberi kuasa
menandatangani surat sesuai dengan tugas rutinnya.
Contoh:
a.n. Menteri Pemuda dan Olahraga
Sekretaris Jenderal
u.b.
Kepala Biro Keuangan

Fitri Putri, S.E

 NIP...................

Dalam kegiatan korespondensi pada perusahaan atau swasta, dikenal dengan petunjuk p.p.
(perprocurationem), yaitu seseorang yang diberi kuasa oleh pimpinan perusahaan.
Contoh:
p.p. Boutique Distro

Thumbellina
Manajer Pemasaran

Sebagai catatan, perlu diingat bahwa pejabat yang menandatangani surat bukan merupakan
wakil dari atasannya langsung, akan tetapi hanya terbatas untuk mewakili atasan dalam hal
penandatanganan surat saja, agar surat tersebut menjadi sah.
13) Tembusan atau Tindasan ata Carbon Copy
Surat menggunakan tembusan jika salinan surat diberikan kepada pihak lain yang ada
kaitannya dengan isi surat. Penulisannya diletakkan di kiri bawah.
Contoh:
Lampiran : 1 berkas
Tembusan:
1. Divisi keuangan
2. Divisi pemasaran
3. Arsip.
14) Inisial
Inisial adalah singkatan dari nama pengonsep surat dan pengetik surat. Biasanya inisiak
pengonsep surat dituliskan dengan huruf kapital, sedangkan pengetik surat dengan huruf
kecil.
Contoh:
Lampiran : 1 berkas
Tembusan:
1. Divisi keuangan
2. Divisi pemasaran
3. Arsip.
BK/sd
Keterangan:
BK: Bella Kasih (Pengonsep)
sd: Sari Dewi (Pengetik)

13. MELAKUKAN SURAT MENYURAT

 MENENTUKAN KRITERIA PENULISAN SURAT

SYARAT-SYARAT DALAM SURAT MENYURAT

A. Bahasa Baku:Dilihat dari sudut bentuk lahirnya, maka bahasa surat harus
menggunakan bahasa baku. Bahasa baku adalah bahasa yang diakui kebenarannya
menurut kaidah yang sudah dilazimkan. Pemakaian bahasa baku dapat dikenali dari
 beberapa unsur, antara lain dari penulisan (ejaan), pemakaian kata, dan struktur
kalimat.
B. Bahasa Efektif:Dilihat dari segi pencurahan rasa atau gagasan, maka bahasa surat
yang baik memakai bahasa yang efektif. Bahasa efektif adalah bahasa yang secara
tepat dapat mencapai sasarannya. Bahasa efektif ini dapat diketahui dan dikenali dari
pemakaian kalimat :

1. Sederhana:Sederhana berarti bersahaja, lugas, mudah, tidak berbelit-belit, baik

pemakaian kata-katanya maupun kalimat-kalimatnya. Untuk itu, hendaknya dipakai
kata-kata yang biasa dan lazim.
2. Ringkas:Kalimat yang ringkas umumnya lebih tegas dan mudah dlpahaml.sedangkan
kalimat yang panjang biasanya lemah dan kabur serta tidak cepat dipahami
maksudnya.
3. Jelas : Jelas disini berarti tulisan mudah dibaca dan mudah dipahami baik dari
identitas si pengirim surat , nama dan alamat yang dituju , serta dari isi surat itu
sendiri.
4. Benar: Benar disini bearti isi dari surat tersebut memang benar maksud dan tujuannya
(tidak untuk iseng) , serta mengunakan kosa kata yang baku.
5. Sopan : Sopan disini berarti mengunakan bahasa yang tidak hanya baku tetapi juga
memiliki sopan santun.
6. Singkat/ tidak terlalu bertele-tele : Singkat disini bukan berarti penulisan katanya
yang harus di singkat-singkat , tetapi menggunakan bahasa yang efektif sehingga surat
tidak terlalu panjang lebar.
7. Lengkap : Lengkap disini bearti maksud dan tujuan sudah terwakili atau tertuang
semua didalam surat.
8. Menarik. : Menarik disni bukan bearti harus menggunakan kosakata seperti di iklan-
iklan yang sering kita jumpai, tetapi kertas dan sampul surat harus serasi, bersih dan
rapi sehingga enak dipandang dan dibaca.
14. MENDISTRIBUSIKAN DOKUMEN

 MENENTUKAN TATA CARA PENDISTRIBUSIAN

SURAT/DOKUMEN
 PROSES PENANGANAN SURAT
Salah satu proses penanganan yang tidak kalah penting adalah mendistribusikan surat. Baik
surat masuk maupun keluar yang dikirimkan, sangat memerlukan penanganan yang baik
slaam pendistriubusiannya. Jangan sampai dokumen yang diterima atau dikirimkan salah
tujuan atau orang. Jika dokumen/surat salah sasaran, bia terjadi hal – hal yang tidak
diinginkan. Misalnya surat akan diambil atau dibaca oleh orang yang tidak bertanggung
jawab. Tentu hal ini dapat menyebabkan informasi dalam surat tersebut hilang. Begitu juga
dengan surat rahasia, sangnat berbahaya apabila dibaca oleh orang yang berkepentingan.
Untuk menghindari hal – hal yang tidak di inginkan dalam penanganan surat, perlu
adanya antisipasi. Beberapa hala yang harus diperhatikan dalam pendistribusian surat,
antara lain sbb :
1. Pastikan surat sudah terbaca dengan baik sehingga dapat diketahui mana surat biasa
dan mana surat penting
2. Perhatikan dengan benar surat yang bersifat rahasia, jangan sampai terbaca oleh orang
yang tidak berkepentingan. Surat rahasia sebaiknya disampaikan oleh orang yang
dituju
3. Pastikan masalah surat dengan baik, sehingga dapat dipastikan siapa pejabat yang
paling berhak menangani surat/dokumen
4. Jika surat harus diedarkan oleh beberapa orang tentukan jumlah dan siapa saja yg di
undang, untuk memastikan berapa banyak jumlah surat yang harus digandakan
5. Mintalah TTD kepada si penerima surat jika surat sudah disampaikan kepada pihak
terkait. Dengan demikian dapat diketahui apakah surat sudah sampai kepada yang
berkepentingan atau belum. Hal ini hanya dilakukan pada penanganan surat pola
sentralisasi.
6. Untuk surat – surat yang sifanya mendesak untuk diketahui, seperti undangan rapat,
segera sampaikan kepada yang berkepentingan
Jangan lupa untuk mengarsipkan surat/dokumen
1. Buku ekspedisi atau tanda terima surat harus disimpan dengan baik
2. Jika surat akan disampaikan kepada unit kerja, sebisa mungkin surat tersebut diterima
oleh staf administrasi kantor/sekretaris di unit kerja tersebut.
Walaupun terlihat sepele hal ini bisa menjadi besar jika terjadi kesalahan dalam
pendsitribusian surat.

Berikut ini beberapa hal yang dapat terjadi jika kita salah dalam pendistribusian surat
Surat tidak bisa sampai kepada pihak yang berkepentingan
1. Surat dapat hilang, sehingga informasi yang ada disurat juga bisa hilang
2. Dapat menimbulkan kerugian pada organisasi/perusahaan jika diterima oleh orang
yang tidak bertanggung jawab
3. Proses penanganan surat menjadi lebih lama
4. Tidak etis jika dibaca oleh orang lain. Khususnya untuk surat yang bersifat
personal/pribadi
Salah satu cara yang sapat dilakukan untuk mencegah hal – hal diatas yaitu dengan
mengadministrasi atau mencatat proses pendistribusian surat mengunakan buku penyampaian
surat, atau lebih dikenal dengan buku ekspedis. Buku ekspedisi hanya digunakan pada
penangganan surat pola sentralisasi ( instansi pemerintahan ). Dalam pencatatan
desentralisasi ( perusahaan swasta ) pencatatan dilakukan dengan menggunakan lembaran
atau formulir yang memang sudah dirancang atau disiapkan khusus untuk hal itu.

Dalam penanganan surat yang menggunakan kartu kendali, buku ekspedis bahkan
dapat diwakili kartu kendali. Dalam penanganan surat sistem kartu kendali, selain berfungsi
sebagai pengendali surat, kartu kendali juga berfungsi sebagai buku ekspedisi.

Dalam pendistribusian surat, diperlukan orang atau petugas yang jujur dan
bertanggung jawab, cekata, dan dapat dipercaya. Karna membawa informasi yang sering kali
bersifat penting dan rahasia. Walaupun saat ini proses pengiriman surat sudah bisa dilakukan
dengan mengunakan teknologi cangih, seperti internet, tetap saja diperlukan petugas atau
orang yang dpat menjaga dan menyampaikan informasi dengan tepat. Karna informasi yang
ada di surat atau dokumen tertulis merupakan bukti yang sangat ontentik atau sangat kuat
dibandingkan dengan bentuk komunikasi lain seperti, telepon dan SMS.

Pengiriman surat atau pendistribusian surat juga bisa dilakukan dengan beberapa
cara yaitu :
Melaui kurir
Yaitu seorang pegawai yang ditugaskan untuk mengantar surat kepada alamat tujuan secara
langsung. Saat menyerahkan surat kepada orang yg dituju, petugas kurir meminta tangan
tanggan si penerima bahwa surat sudah disampaikan, untuk swasta pola desentralisasi, tanda
tangan penerima surat dibubuhkan pada tanda penerima surat. Sendangkan pada kantor
BUMN dan kantor pemerintah (sistem sentralisasi), menggunakan buku ekspedis ekstern

2.Melalui pos
Surat diantarkan langsung ke kantor pos dan diserahkan ke petugas pos dengna menempelkan
tanda terima di bagian depan amplop surat, Tanda terima surat tersebut nantinya akan dikirim
kembali ke perusahaan atau pihak pengirim. Cara ini digunakan perusahaan swasta dengan
pola sedentralisasi. Sedangkan untuk BUMN dan kantor pemerintah yang menggunakan pola
sentralisasi, buku ekspedisi ekstern digunakan untuk meminta cap pos setempat, untuk
menandakan bahwa surat sudah dikirim melalui pos, jika surat hanya dimasukan ke kotak pos
yang tersedia di tempat umum, cukup dicatat saja dalam buku ekspedisi bahwa pengiriman
dilakukan melalui kotak surat.
3.Melalui perusahaan jasa pengiriman seperti DHL, Tiki dan Fedex
Pendistribusia surat ada 2 yaitu pendistribusian surat ekstern dan intern

B. PENCATANTAN PENDISTRIBUSIAN SURAT

SURAT INTERN
Merupakan surat yang didistribusikan di dalam lingkungan perusahaan. Distribusi surat intern
dilakukan oleh pegawa tata usaha atau petugas adminsitrasi dengan mengunakan buku
ekspedisi intern. Sebagai bukti bahwa surat telah diterima oleh pihak yang dituju, caranya
staf administrasi kantor mencatat surat yang akan didistribusikan pada buku ekspedisi intern,
kemudian penerima surat membubuhkan paraf atau tanda tangan pada buku ekspedisi intern.
 Disribusi surat menggunakan nuku ekspedisi intern hanya dilakukan pada penganan surat
pola sentralisasi sistim buku agenda dan pola gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi.
Sedangkan penganan surat pola sentralisasi tidak mengunakan buku ekspedis intern, surat
didistribusikan secara langsung kepada pihak yang dituju oleh staf adminstrasi kantor atau
sekretaris di setiap unit kerja.

SURAT EKSTERN

Merupakan surat yang didistribusikan ke luar lingkuangan perusahaan. Jika alamat surat yang
akan dikirimkan dekat dengan kantor, atau surat tersebut bersifat rahasia. Sebaikanya dikirim
melalui kurir karena surat dapat sampai dengan segera, jika alamat surat yang akan
dikirimkan jauh dengan kantor, lebih baik surat dikirimkan melalui jasa pos atau perusahaan
jasa pengiriman.

Ada beberapa cara hal yang dapat dijadikan pertimbangan dalam menentukan cara
pendistribusian surat ekstern, antara lain :

1. Ada atau tidaknya kurir

2. Jarak tempuh
3. Kecepatan waktu pengiriman
4. Sifat surat, rahasi atau tidak

Surat ekstern didisribusikan dengan buku ekspesisi ekstern. Caranya surat

yang akan dikirim dicatat pada buku ekspedisi ekstern, kemudian pihak jasa pos atau
perusahaan jasa pengiriman membubuhkan stempel pada kolom yang tersedia di buku
ekspedisi ekstern.

C JENIS – JENIS JASA PENGIRIMAN

Perusahaan dapat menggunakan jasa pengiriman jika alamt tujuan pengiriman surat
atau dokumen yang dituju cukup jauh. Hal yang perlu dipertimbangkan dalam menggunakan
jasa pengiriman, antara lain sbb:
1. jenis jasa
jasa pengiriman dokumen terdiri dari beberapa jenis, yaitu :
a. PT Pos Indonesia
PT Pos Indonesia memiliki jaringan yang tersebar hingga kepelosok indonesia, selain itu.
Tarif yang dikenakan pun relatif murah.

b. Perusahaan kuris nasional

Diantaranya seperti TIKI, ESL, PCP dan padnu logistik. Perusahaan ini biasanya sudah
mampu menjangkau ke pelosok wilayah indonesia, namun tarif pengiriman dokumen dan
barang yang dikenakan relatif lebih mahal jika dibandingkan dengan pengiriman melalui PT
Pos Indonesia.

c. Maskapai penerbangan
Maskapai penerbangan kargo merupakan maskapai penerbangan yang ditujukan khusus
untuk melayani angkutan kargo, namun maskapai penerbangan kargo juga dapat berasal dari
beberapa maskapai penerbangan yang memiliki divisi sendiri untuk melakukan jasa
pengiriman kargo, contoh dari maskapai penerbangan kargo, seperti DHL, UPS, dan Fedex.
Maskapai penerbangan kargo biasanya digunakan untuk pengiriman barang yang cukup jauh
dan jumlahnya cukup banyak, selain relatif murah, waktu penyampaian lebih cepat

2. Produk layanan
Jika surat yang akan dikirimkan bersifat penting. Dan perlu untuk segera
disampaikan, perusahaan dapat menggunakan jasa kurir atau layanan surat kilat khusu dari
PT Pos Indonesia.

Beberapa produk layanan jasa pengiriman surat/dokumen PT Pos Indonesia adalah

sbb :
1. Surat pos biasa (standar)
2. Surat pos kilat
3. Pos ekspres
4. Surat pos tercatat
5. Surat pos kilat

MENANGANI SURAT
A. Menangani Surat Masuk
Penanganan surat masuk adalah semua kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan surat
masuk, pengelolahan/penyelesaian hingga surat tersebut tersimpan.
Ada dua macam penanganan surat masuk, yaitu;
1. Sistem buku agenda
2. Sistem kartu kendali
1. Penanganan surat masuk sistem buku agenda
Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan
keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris.
Buku agenda ada 3 macam;
1. Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk
mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman
2. Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat
surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya
dengan nomor urut sendiri-sendiri.
3. Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat
masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.
Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu:
1. Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu
tahun. Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya disebut verbalis.
2. Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus
sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor
3. Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan
disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing.
4. Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian
isi surat masuk yang bersangkutan
5. Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus untuk membuat
konsep surat
6. Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah tercetak
untuk membuat surat yang akan dikirimkan
 7. Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab
meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan
8. Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat
pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku agenda tersebut
Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut:
a) Penerimaan Surat
Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan kantor
atau front office, seperti satpam dan resepsionis (receptionist). Bahkan ada di perusahaan
yang kecil penanganan suratnya dilakukan oleh resepsionis juga. Kegiatannya mulai dari
menerima sampai penyimpanan arsip, Karena tempat mereka memang ada di pintu masuk
suatu kantor, maka apabila ada surat yang masuk, haik yang diantar oleh petugas pos maupun
oleh seorang kurir, merekalah yang sering kali menerima surat.
Tugas penerima surat adalah:
1. mengumpulkan setiap surat yang masuk,
2. meneliti ketepatan alamat
3. menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima. Jangan sampai ada
surat yang salah alamat. jika alamat tidak tepat, maka surat itu harus dikembalikan
kepada petugas pos atau kurir. Tetapi jika sudah tepat maka surat itu harus diberikan
kepada petugas di bagian tata usaha atau bagian administrasi.
b) Penyortiran Surat
Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang
dituju. jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat
diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas
karena menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses
lebih lanjut.
c) Pencatatan Surat

Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka dan
membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting
atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah
diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui
volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. Juga memudahkan dalam
penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya
petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian
petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi
untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari
surat tersebut.
d) Pengarahan Surat
Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat
berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena
pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan
dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus
memproses surat tersebut.
Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan
dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh
pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan
instruksi pimpinan tersebut.
e) Penyampaian Surat
Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lemhar disposisi, maka surat tersebut berikut
lembar disposisinya diberikan kepada prang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di
lembar disposisi. Jika prang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut
diperbanyak sehingga setiap prang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat
surat tersebut diberikan kepada prang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus
menandatangani bukti penerimaan di huku ekspedisi intern.
Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu:
1. Buku ekspedisi intern adalah huku yang digunakan untuk mencatat
penyampaian/pengiriman, distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan
organisasi/perusahaan sendiri.
2. Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat
penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar
organisasi/perusahaan.
Contoh:
f) Penyimpanan Surat
Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha
untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad.
sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.
2. Penanganan surat masuk sistem Kartu Kendali
1. Pengertian kartu kendali
Sistem kartu kendali adalah istilah lain yang sering dipakai untuk nama kearsipan pola baru.
Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatn surat
1. Ciri-ciri kartu kendali
1) Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat
penting, surat rahasia dan surat biasa
2) Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2
berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah
1. Keuntungan menggunakan kartu kendali
– Lebih efisien dibanding buku agenda
– Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia)
– Menghilangkan pencatatan berulang
– Mudah melacak lokasi surat yang diproses
– Memudahkan penyusunan arsip
– Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip
1. Identifikasi kategori surat penting, biasa dan rahasia
Kategori surat penting adalah sebagai berikut.
 Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi
yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusannya atau surat
lainnya.
 Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan.

 Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain,
sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau unit pengolah tersebut
akan menimbulkan kesulitan.
Kategori surat biasa adalah sebagai berikut.
 Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi
instansi yang bersangkutan.
 Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya.
 Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain.
Jika petugas penilai surat ragu-ragu menentukan surat penting atau surat biasa, maka
ditanyakan kepada atasannya, supaya tidak terdapat kesalahan dalam penilaian.

Kategori surat rahasia adalah sebagai berikut.

 Surat bersampul lebih dari satu sampul surat.
 Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS.
1. Prosedur surat masuk penting
a) Penerimaan surat
Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa semua surat masuk
dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan
untuk kontrol dan pengawasannya. Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja
memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan
penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat dilakukan, asalkan dua
kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui
pula apa yang telah dilaksanakan.
Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai berikut.
 Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya,
serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.
 Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara
lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan surat rahasia.
 Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.
 Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir.
b) Pencatatan surat
Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga kategori, yaitu surat penting,
biasa, atau rahasia. Kegiatan ini memerlukan pemikiran yang tajam, mengerti segala
persoalan dalam lingkungan instansinya, dan harus teliti.
Untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga. Untuk surat
yang biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar
pengantar surat rahasia.
Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab petugas pencatat harus dapat benar-
benar menentukan indeks dan kode secara tepat. Kalau petugas pencatat tersebut sukar
menentukan indeks dan kode, sebaiknya dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah
(atasan) untuk mengisi kolom tersebut. Kalau memang diperlukan kecepatan dan volume
surat penting banyak sekali, maka pencatatan kartu kendali dapat dilakukan oleh heberapa
petugas lain yang juga telah terlatih.
Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut.
1) Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar
pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
2) Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan paper clip dan meneruskan ke
pengarah surat.
Kolom kartu kendali:
– Indeks: Diisi indeks surat
– Kode: Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi
– Tanggal: Diisi tanggal terima surat
– No urut: Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat masuk
– M / K: Diisi apakah surat masuk atau surat keluar
– Perihal: Diisi hal surat
– Isi ringkasan: Diisi ringkasan surat
– Lampiran: Lampiran surat
– Dari: Alamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk
– Kepada: Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar
– Tanggal surat: Diisi tanggal surat
– No surat: Diisi nomor surat
– Pengolah: Diisi unit pengolah
– Paraf: Diisi paraf pengolah surat
c) Pengarahan atau pengendalian surat
Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan (misalnya: Kepala Tata Usaha).
Tugas pengarah surat antara lain sehagai herikut.
1) Menerima surat yang telah dilampiri tiga lemhar kartu kendali.
2) Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat diteruskan.
3) Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pada kartu kendali.
4) Mengamhil kartu kendali 1 (putih) dan disimpan disimpan di kotak kartu kendali yang
berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah satu tahun dijilid.
5) Meneruskan kartu kendali 2 dan 3 kepada unit pengolah.
d) Penyampaian surat ke unit pengolah
Unit pengolah terdiri dari hagian-bagian herikut.
1) Tata usaha unit pengolah
Tugasnya adalah sehagai herikut.
a) Menerima surat dan kartu kendali 2 dan 3 serta memarafnya sehagai hukti hahwa surat
sudah diterima.
b) Mengembalikan kartu kendali 2 kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada penata
arsip (arsiparis), kartu kendali 3 tetap melekat pada surat.
c) Membuat dua lembar disposisi, kemudian melampirkan surat herikut lemhar disposisi 1
dan 2 untuk disampaikan kepada pimpinan unit pengolah.
d) Menerima kembali surat, kartu kendali 3 dan lembar disposisi 1 clan 2 yang telah diisi
oleh pimpinan unit pengolah.
e) Menyimpan kartu kendali 3 dan meneruskan surat herikut dengan lembar disposisi
kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada di disposisi.
f) Menerima surat dan lembar disposisi 1 kemhali dari pelaksana, jika surat tersehut
sudah selesai diproses, untuk kemudian disimpan beherapa lama. Jika surat tersehut sudah
menurun nilai gunanya (in-aktif), maka surat herikut kartu kendali 3 diserahkan kepada
penata arsip dan ditukar dengan kartu kendali 2, sehagai hukti hahwa surat disimpan di unit
kearsipan oleh penata arsip.
2) Pimpinan unit pengolah
Tugasnya adalah sebagai berikut.
a) Menerima surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1 dan 2 dari tata usaha unit
pengolah
b) Mengisi lembar disposisi untuk menindaklanjuti surat yang masuk.
c) Menyerahkan kembali surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1 dan 2 kepada tata
usaha unit pengolah.
3) Pelaksana
Tugasnya adalah sebagai berikut.
a) Menerima surat berikut lembar disposisi 1 pimpinan dari tata usaha unit pengolah.
b) Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar disposisi.
c) Menyerahkan surat dan lembar disposisi 1 kepada tata usaha unit pengolah jika surat
sudah selesai diproses/ditindaklanjuti.
e) Penyimpanan atau penataan arsip
Tugas penata arsip (arsiparis) adalah sebagai berikut.
1) Menerima kartu kendali 2 yang telah diparaf tata usaha unit pengolah dan disimpan di
kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di unit pengolah.
2) Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu
kendali 2 dengan kartu kendali 3.
3) Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu

1. Prosedur pengurusan surat masuk biasa

Dalam penanganan surat masuk yang bersifat biasa, tidak perlu dicatat dalam kartu kendali,
tetapi menggunakan lembar pengantar surat biasa. Alur kerjanya juga sedikit lebih pendek
jika dibandingkan dengan kartu kendali. Surat biasa tidak perlu cepat disampaikan ke unit
pengolah, tetapi dapat menunggu 1 atau 2 hari sampai terkumpul agak banyak, karena
pencatatan dapat dilakukan sekaligus untuk beberapa surat dalam satu lembar pengantar surat
biasa. Jika menggunakan kartu kendali, satu lembar surat dicatat dalam satu lembar kartu
kendali rangkap 3, tidak bisa beberapa surat dicatat sekaligus dalam satu kartu kendali.
Karena bersifat biasa, penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan cukup disimpan di unit
pengolah saja, tidak perlu lagi diserahkan kepada penata arsip. Penghapusan arsipnya pun
dilakukan di unit pengolah.
Langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa adalah sebagai berikut.
1) Surat-surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam
lembar pengantar surat biasa rangkap 2.
2) Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan ke unit pengolah bersama
lembar pengantarnya.
3) Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar
1 dikembalikan kepada pencatat.
1. Prosedur pengurusan surat masuk rahasia
Dalam menangani surat masuk yang bersifat rahasia, hanya pimpinan yang boleh membaca
surat, kalau pun ada yang boleh mengetahui itu pun hanya pada orang tertentu saja yang
sudah ditunjuk langsung oleh pimpinan. Penyampaian surat kepada pimpinan dalam keadaan
tertutup atau masih bersampul.

Langkah-langkah pengurusan surat masuk rahasia adalah sebagai berikut.

1) Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat.
2) Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat
rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat.
3) Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada
pimpinan unit pengolah.
4) Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2.
5) Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar
B. Menangani Surat Keluar
Surat keluar adalah surat yang dibuat/dikirimkan oleh suatu instansi/kantor kepada pihak lain,
balk perseorangan, kelompok maupun suatu lembaga
Surat keluar dapat disebabkan tiga faktor antara lain sebagai berikut.
1. Surat keluar merupakan jawaban dari adanya surat masuk yang diterima.
2. Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya kantor ingin mengundang rapat, maka
dibuat surat undangan rapat.
3. Surat keluar memberikan informasi, misalnya surat pemberitahuan, surat edaran.
1. Penanganan surat keluar sistem buku agenda
1. Pembuatan Konsep
Konsep surat sering disebut sebagai draft. Saat pengetikan belum menggunakan komputer
(masih menggunakan mesin tik manual atau mesin tik elektrik) untuk membuat surat harus
dibuat dulu konsepnya secara tertulis, di atas kertas bergaris/kertas buram/lembar konsep
surat. Hal ini karena jika langsung diketik terjadi hanyak kesalahan. Saat ini mesin tik sudah
tidak lagi menjadi alat yang populer karena sudah digantikan oleh komputer yang lebih
canggih. Konsep yang ditulis tangan pun kini sudah mulai ditinggalkan, konsep surat sudah
langsung diketik dengan komputer. Namun demikian, masih ada yang tetap menggunakan
cara yang lama dengan membuat konsep ditulis tangan, kemudian diketik dengan
menggunakan komputer.
Walau pun hanya konsep, namun pembuatan konsep sebaiknya juga dibuat dengan balk,
disusun secara lengkap sesuai dengan aturan pembuatan surat, dengan bagian-bagiar surat
dibuat lengkap, termasuk juga bentuk suratnya, sehingg; tidak terjadi banyak perbaikan atau
revisi pada saat pengetika
Pembuatan konsep dapat dilakukan secara:
1. Sentralisasi : dipusatkan pada unit tertentu yang menangani kegiatan administrasi
persuratan;
2. Desentralisasi : dibuat oleh masing-masing unit atau bagian tertentu sesuai dengan
kebutuhar masing-masing.
Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh:
1) Atasan atau pimpinan
 Konsep dibuat dan diketik sendiri secara lengkap. Biasanya untuk surat rahasia.
 Konsep dibuat sendiri dan diserahkan kepada juru tik.
 Konsep dibuat secara garis besar, diselesaikan secara lengkap oleh sekretaris.
 Konsep didiktekan langsung kepada sekretaris atau pembantunya.
2) Orang yang ditunjuk (Konseptor)
 Pimpinan dapat menunjuk langsung orang yang dipercaya untuk membuat konsep
surat.
Agar ada keseragaman dalam pembuatan konsep surat. Sebaiknya konsep ditulis di lembar
konsep surat. Selain agar lebih rapi juga memudahkan dalam membuat konsep dan mencegah
ada informasi yang tertinggal serta jelas dalam pertanggungjawabannya.
1. Persetujuan Konsep
Jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, maka konsep tersebut harus
mendapatkan persetujuan dari pimpinan. Tujuannya adalah memeriksa apakah konsep surat
tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki atau dikoreksi. Bila konsep sudah mendapat
persetujuan dari pimpinan, maka pimpinan akan memberi tanda/paraf (acc) pada konsep
tersebut.
1. Pencatatan Surat
Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan, selanjutnya dicatat ke
dalam buku agenda surat keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan. Hal ini bertujuan untuk
mendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan pemberian nomor surat yang
berlaku di kantor tersebut. Format buku agenda dan cara pengisiannya dapat lihat pada materi
pengurusan surat masuk sistem buku agenda.
1. Pengetikan Konsep Surat
Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan pimpinan dan mempunyai nomor surat,
selanjutnya dapat diserahkan kepada juru tik untuk diketik dengan rapi. Jangan lupa untuk
mengetik juga sampul surat yang akan digunakan.
1. Pemeriksaan Pengetikan
Juru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat tersebut diprint atau dicetak, jangan
sampai ada kesalahan pengetikan sekecil apa pun, walau pun hanya satu huruf sekali pun.
Apalagi jika berupa angka-angka, harus diteliti, karena beda angka adalah kesalahan fatal.
Bahkan konseptor harus memeriksa juga pengetikan tersebut, sehingga benar-benar sesuai
dengan konsepnya. Selain itu, konseptor memberikan parafnya dengan pensil pertanda surat
sudah sesuai dengan konsep.
 1. Penandatanganan Surat
Setelah surat sudah selesai diketik dengan rapi, maka pejabat yang berwenang atau
bertanggungjawab terhadap surat tersebut dan membubuhkan tanda tangan di atas nama
terang.
1. Pemberian Cap Dinas
Surat yang telah ditandatangani oleh penanggungjawab, selanjutnya diberi cap dinas/stempel
sebagai tanda syahnya surat. Surat yang tidak ada cap dinas/stempel akan diragukan
keabsahannya. Pemberian cap dinas dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan dengan
menyinggung sedikit dari tanda tangan tersebut.
1. Melipat Surat
Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara rapi menggunakan aturan
melipat surat. Serrientara itu, tembusannya atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip, tanpa
dilipat, karena akan disimpan dalam map/folder di laci filling cabinet. Untuk surat yang
nantinya akan dimasukkan ke dalam sampul berukuran besar, tidak perlu dilipat. Melipat
surat harus juga memperhatikan ukuran sampul yang akan digunakan.
1. Penyampulan Surat
Surat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan ke dalam sampul yang telah disediakan
dan direkatkan dengan lem secara rapi.
Perhatikan juga hal-hal berikut.
1. Gunakan kop surat juga untuk sampul surat.
2. Cantumkan nomor surat bila diperlukan.
3. Jika sampul tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan cap dinas/stempel pada
sampul di sebelah kiri.
4. Perangko secukupnya.
5. Pengiriman Surat
Jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapat dipisahkan dalam proses
prosedur pengurusan surat, balk surat masuk/surat keluar. Oleh karena itu, dibutuhkan jasa
pengiriman surat yang tepat.
Hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan jasa pengiriman surat:
1. jenis surat;
2. informasi yang tercantum dalam surat;
3. tujuan/alamat surat;
4. volume/banyaknya surat.
Pengiriman surat dapat dilakukan dengan empat cara berikut.
1) Melalui kurir, yaitu orang/pegawai yang ditugaskan untuk mengantar langsung surat
kepada alamat yatud -ju-Saat menyerahkan suraflpada orang yang dituju, petugas kurir
meminta tanda tangan si penerima bahwa surat sudah disampaikan dengan menggunakan
Buku Ekspedisi Ekstern.
2) Melalui pos, surat diantar langsung ke kantor pos dan diserahkan ke petugas pos
dengan menggunakan Buku Ekspedisi Ekstern untuk meminta cap pos setempat bahwa surat
sudah dikirim melalui pos. Jika hanya dimasukkan ke kotak pos yang tersedia di tempat
umum, cukup dicatat saja dalam buku ekspedisi hahwa pengiriman dilakukan melalui kotak
surat.
3) Melalui perusahaan jasa pengiriman (DHL, TIKI, FEDEX, dan sebagainya).
4) Melalui Internet (akan dijelaskan tersendiri dalam Kegiatan Belajar 4 “Mengelola dan
Mengirim E-Mail”).
1. Penyimpanan Surat
Surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju, sedangkan tembusan atau lembar ke-2
disimpan sebagai arsip. Penyimpanan dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan,
Misalnya: sistem abjad, sistem subjek, sistem tanggal, sistem nomor, dan sistem wilayah.
Catatan:
1. Setiap satu surat harus dibuat minimal dua lembar, satu untuk alamat yang dituju, dan
lembar kedua untuk arsip.
2. Apabila alamat/orang dituju jumlahnya banyak. Misalnya: surat edaran, maka surat
cukup dibuat satu lembar saja, setelah di tandatangani kemudian diperbanyak dengan
mesin pengganda, misalnya mesin fotokopi atau risograph, yang asli untuk arsip,
salinannya untuk alamat yang dituju.
3. Prosedur penanganan surat keluar penting
2. Penanganan surat keluar sistem kartu kendali
Seperti halnya dalam pengurusan surat masuk penting di mana pencatatan dan pengendalian
menggunakan kartu kendali, maka penanganan surat keluar yang bersifat penting pun
menggunakan kartu kendali. Keduanya tetap melalui satu pintu utama keluar masuknya surat
yaiti unit kearsipan.
Langkah-Langkah pengurusan surat keluar penting adalah sebagai berikut.
1. Unit pengolah
Surat keluar berasal dari unit pengolah atau unit kerja yang berkepentingan terhadap surat
tersebut. Pencatatan dengan kartu kendali dapat dilakukan di unit kearsipan. Dapat juga
dilakukan di unit pengolah, asalkan kartu kendali 1 dan kartu kendali 2 diserahkan ke unit
kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui apa yang telah diproses di unit
pengolah. Tata usaha unit pengolah mengisi 3 kartu kendali, setelah itu surat asli beserta
tembusannya dar kartu kendali 1 dan 2 diteruskan ke unit kearsipan. Kartu kendali 3
disimpan di unit pengolah. Tembusan yang telah diproses di pencatat surat, selanjutnya
disimpan di unit pengolah.
1. Pencatatan surat
Tugas pencatat surat adalah sebagai berikut.
1) Menerima surat beserta tembusannya dan kartu kendali 1 dan 2 dari unit pengolah.
2) Memberikan stempel pada surat.
3) Kartu kendali 1 diteruskan ke pengarah surat untuk disimpan dan berfungsi sebagai
kartu kontrol.
4) Memberikan paraf pada kartu kendali 2, kemudian mengembalikan kartu kendali 3 dan
tembusan kepada unit pengolah.
5) Memberikan surat kepada petugas ekspedisi untuk dikirimkan kepada alamat instansi.
1. Pengarahan surat
Tugas pengarah surat dalam menangani surat keluar adalah menerima kartu kendali 1 dari
pencatat surat dan menyimpannya ke dalam kotak kartu kendali sebagai kontrol atau
pengendali dari surat yang dikirimkan.
1. Penataan arsip
Tugas penata arsip dalam hal ini adalah menerima kartu kendali 2 dari unit pengolah dan
menyimpannya dalam kotak kartu kendali sebagai pengganti arsip yang ada di unit pengolah.
Jika arsip yang berada di unit pengolah sudah in-aktif, kartu kendali 2 di penata arsip ditukar
dengan kartu kendali 3 dan tembusan di unit pengolah.
1. Pengiriman surat
Umumnya pengirim surat menggunakan ekspeditor atau kurir. Tugasnya menerima surat-
surat yang akan dikirim kepada pihak lain dan mengirimkannya dengan cara-cara tertentu
yang telah menjadi aturan di suatu kantor.
Dari uraian di atas dapat dilihat bahwa pada dasarnya penanganan surat harus dilakukan
dengan sebaik-baiknya dengan aturan yang jelas. Penanganan surat, baik surat masuk
maupun surat keluar dengan menggunakan buku agenda maupun kartu kendali bertujuan
untuk mempermudah penanganan surat, jelas prosedurnya, dapat mengamankan surat-surat
dengan menyimpannya.
Perbedaan sistem buku agenda dan sistem kartu kendali dilihat dari langkah-langkah
penanganannya adalah sebagai berikut.
No Sistem Buku Agenda Sistem Kartu Kendali
Sistem pola
Sistem pola lamaPencatatan
baruPencatatan
menggunakan buku
menggunakan kartu
agendaPenyampaian surat
kendaliPenyampaian surat
menggunakan buku
menggunakan kartu
ekspedisiPencatatan hanya
kendaliPencatatan dapat
dilakukan satu orang karena
dilakukan beberapa orang
hanya menggunakan satu
dalam waktu yang
buku
bersamaan
2. Prosedur penanganan surat keluar biasa
Penanganan surat keluar biasa atau rutin sama seperti menangani surat masuk biasa, yaitu
menggunakan lembar pengantar surat biasa.
Langkah-langkah pengurusan surat keluar biasa adalah sebagai berikut.
1. Unit pengolah
Unit pengolah mencatat surat keluar biasa atau rutin dalam dua lemhar pengantar surat biasa,
kemudian surat ash, lembar pengantar (lembar 1 dan lembar 2), tembusan diteruskan ke
pencatat surat di unit kearsipan. Selanjutnya menerima kembali tembusan surat yang sudah
diberi cap stempel tanggal oleh pencatat surat dan lembar pengantar surat hiasa (lembar 2)
untuk disimpan. Hal ini digunakan sebagai tanda bahwa surat sudah dikirimkan ke alamat
yang dituju.
1. Pencatatan surat
Pencatat surat menerima surat, tembusan clan lembar pengantar surat biasa (lembar 1 dan 2),
kemudian memberi cap stempel tanggal pada tembusan surat dan mengembalikan lagi
tembusan dan lembar pengantar 2 kepada unit pengolah. Hal ini sebagai tanda bahwa surat
sudah diterima dan dikirimkan. Surat ash dikirimkan ke alamat yang dituju melalui
ekspeditor.
3. Prosedur penanganan surat keluar rahasia
Seperti halnya pengurusan surat masuk rahasia, untuk pengurusan surat keluar rahasia juga
menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
Langkah-langkah pengurusan surat keluar rahasia adalah sebagai herikut.
1. Surat rahasia diketik sendiri oleh pimpinan atau dihuat oleh seseorang yang ditunjuk
langsung oleh pimpinan berikut tembusannya. Surat ini dicatat langsung dalam
lemhar pengantar surat rahasia, tembusan disimpan.
2. Surat tertutup dan lembar pengantar surat rahasia (lembar 1 dan 2) diserahkan kepada
pengarah surat. Kemudian surat diserahkan kepada ekpeditor untuk dikirim dan
lemhar pengantar 1 diserahkan kepada penata arsip clan lembar pengantar 2 kepada
unit pengolah.
16. MEMPROSES EMAIL

 MENERAPKAN PENANGANAN SURAT MELALUI EMAIL

D. Etika Mengirim Email
Netiket atau Nettiquette adalah etika dalam berkomunikasi melalui e-mail. Seperti halnya
berkomunikasi melalui surat atau bertatap muka, berkomunikasi dengan e-mail butuh tatacara
sendiri. Bisa dibayangkan, hampir setiap hari ada jutaan e-mail dikirimkan dan diterima
begitu banyak orang.
Maka salah-salah kata, bisa berarti fatal. Tapi memang sangat menyebalkan, jika kita
menerima pesan e-mail yang pengirimnya menggunakan huruf kapital, mengirim kembali
seutuhnya pesanpesan yang kita kirimkan, atau menjawab pertanyaan panjang kita, dengan
ucapan, “saya kira begitu”, atau “betul.” Nah, untuk mencegah hal itu terjadi, ada baiknya
kita mengetahui beberapa di antaranya:
1. Jangan Terlalu Banyak Mengutip
Hati-hati dalam melakukan balasan (reply). Fasilitas ‘Reply’ dari sebagian besar program
mailer biasanya akan mengutip pesan asli yang Anda terima secara otomatis ke dalam isi
surat Anda. Jika harus mengutip pesan seseorang dalam jawaban e-mail, usahakan
menghapus bagian-bagian yang tidak perlu, dan hanya menjawab bagian-bagian yang relevan
saja.
2. Perlakukan E-Mail secara Pribadi
Jika seseorang mengirim informasi atau gagasan secarapribadi, Anda tidak sepatutnya
mengirimnya ke forum umum, seperti kelompok grup, atau mailing-list: E-mail pada
dasarnya adalah alat komunikasi personal.
3. Jangan Gunakan Huruf Kapital
Seperti halnya membaca surat kabar atau surat, membaca pesan e-mail yang menggunakan
huruf besar/kapital yang berlebihan tidak enak dilihat. Selain itu, terutama dalam tata krama
berkomunikasi dengan e-mail/chat, penggunaan huruf besar biasanya dianggap berteriak.
Mungkin saja maksudnya hanya untuk memberi tekanan pada maksud Anda.
4. Jangan Membicarakan Orang Lain
Jangan membicarakan orang atau pihak lain, apalagi kejelekan-kejelakannya. Berhati-hatilah
terhadap apa yang anda tulis. E-mail memiliki fasilitas bernama “Forward”, yang
mengizinkan si penerima akan meneruskannya (forward) ke orang lain.
5. Jangan Gunakan CC
JikaAnda ingin mengirim e-mail ke sejumlah orang (misalnya di mailing-list), jangan
cantumkan nama-nama pada kolom CC. Jika Anda melakukan hal itu, semua orang yang
menerima e-mail Anda, akan bisa melihat alamat-alamat e-mail orang lain. Umumnya, orang
tidak suka jika alamat e-mailnya dibeberkan di depan umum. Selalu gunakan BCC (blind
carbon copy). Dengan cara ini, setiap orang hanya bisa melihat alamat e-mailnya sendiri.
6. Jangan Gunakan Format HTML
Jika Anda mengirim sebuah pesan penting ke rekan Anda, jangan gunakan format HTML
tanpa Anda yakin bahwa program e-mail rekan Anda bisa memahami kode HTML. Jika
tidak, pesan Anda sama sekali tidak terbaca atau kosong, sebaiknya gunakan plain text.
7. Jawablah Secara Masuk Akal
Jawablah setiap pesan e-mail secara masuk akal. Jangan menjawab dua tiga pertanyaan dalam
satu jawaban. Apalagi, menjawab pesan e-mail yang panjang lebar, dan Anda menjawab
dalam satu kata: “Good”. Wah, ini sangat menyebalkan.