TEORI UKK

1. Menjelaskan prosedur pencatatan surat/ dokumen masuk

Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka dan
membaca surat. Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda
kemudian petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan
lembar disposisi.

2. Menjelaskan tata cara mendistribusikan surat/ dokumen masuk

a. Penerimaan Surat d. Pengarahan Surat
b. Penyortiran Surat e. Penyampaian Surat
c. Pencatatan Surat f. Penyimpanan Surat

3. Menjelaskan peralatan penggandaan surat/ dokumen

a. Mesin Stensil b. Mesin scanner c. Mesin fotokopi

4. Menyebutkan jenis-jenis peralatan dokumen

a. Filling cabinet c. Lemari arsip e. Map arsip atau
b. Rotary d. Rak arsip map folder

5. Menjelaskan pengertian tanda-tanda umum di industry

1. Triangle atau diamond shape: digunakan untuk menunjukkan bahaya
2. Round shape: digunakan untuk mandatory sign atau berisi instruksi keselamatan
3. Rectangular  atau  square shape: digunakan untuk menunjukkan jalan keluar

6. Menjelaskan teks yang sifatnya instruksional sederhana

instruksional berarti memberi pengetahuan / informasi khusus dengan maksud melatih
berbagai bidang khusus memberikan keahlian / pengetahuan dalam berbagai bidang seni /
spesialis tertentu.

7. Menjelaskan langkah-langkah memproduksi dokumen

langkah langkah untuk membuat Dokumen baru pada MS-Word:
a. Langkah pertama adalah klik menu FILE  yang terdapat pada menu bar
b. Lalu klik New
c. Setelah itu akan tampak beberapa pilihan beberapa template dokumen dan blank
document.
d. Lalu akan muncul dokumen baru sesuai dengan template yang anda pilih.

8. Menyebutkan jenis-jenis mesin untuk memproduksi dokumen

a. Mesin Stensil b. Mesin scanner c. Mesin fotokopi

9. Menjelaskan jenis-jenis aplikasi perangkat lunak

a. Perangkat Lunak Sistem Operasi d. Perangkat Lunak Pengolah Data
b. Perangkat Lunak Pengolah Kata e. Perangkat Lunak Presentasi
c. Perangkat Lunak Pengolah Angka
10. Menjelaskan cara mengoperasikan perangkat lunak
1) start,all program,ms.office,ms.exce 3) klik 2 kali pada ms office Excel
2) klik 1 kali pada ms office excel, enter 4) klik kanan pada ms.office Excel , open

11. Menjelaskan cara mengoperasikan peralatan

Telepon. Cara menangani telepon masuk:
1.   Angkat gagang telepon dengna tangan kiri
2 .  Sebut nama perusahaan dan tawarkan bantuan
3.  Berusaha mendengarkan dengan baik Catat semua hal penting
4.  Setelah selesai jangan mematikan telepon terlebih dahulu.
5.  Letakkan handset pada tempatnya

12. Menjelaskan cara memelihara peralatan

a. Pelajari Bahan atau Material dari Perlengkapan  Kantor  Anda.
b. Membersihkan Secara Lembut Menggunakan Kain Lap Atau Cairan Pembersih.
c. Penyimpanan Secara Rapi dan Teratur.

13. Menjelaskan system penyimpanan dokumen/ surat

a. Penyimpanan arsip system abjad d. Penyimpanan arsip system nomor
b. Penyimpann arsip system wilayah e. Penyimpanan arsip system masalah
c. Penyimpanan arsip sistem tanggal

14. Menjelaskan prosedur pengendalian dokumen

a. pengesahan dokumen sebelum dokumen diterbitkan,
b. review dan  up-date dokumen serta pengesahan ulang dokumen,
c. untuk menjamin dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali,

15. Menjelaskan cara menjaga keamanan peralatan di tempat kerja

Menjaga keamanan peralatan di tempat kerja salah satunya dengan mengembalikan
peralatan kerja yang telah digunakan di tempat semula. Sehingga, ketika kita membutuhkan
kembali kita dapat menemukan peralatan tersebut dengan cepat. Dan gunakan tempat
khusus untuk perlatan yang diharuskan kedap udara.

16. Mengidentifikasi cara menjaga kebersihan peralatan di tempat kerja

a. Sebelum pekerjaan dimulai, siapkan peralatan kerja yang diperlukan selengkapnya,
b. Furnitur (meja, dan sebagainya) harus dibersihkan setiap
c. Bersihkan semua kotoran atau sampah yang berada di meja
d. Bersihkan perangkat komputer dengan lap bersih.
17. Menjelaskan system keamanan penyimpanan secara rutin
a. Memencarkan salinan arsip,  d. Membangun ruang/gedung,  .
b. Membuat duplikasi sebagai bahan e. Melakukan fumigasi, .
rujukan. f. Melakukan deasidifikasi, 
c. Menyimpan pada ruangan khusus, .

18. Mengidentifikasi cara meminimalisir pencurian

a. Memencarkan salinan arsip, 
b. Membuat duplikasi sebagai bahan c. Menyimpan pada ruangan khusus, .
rujukan, 

19. Mendeskripsikan dokumen/ lembar kerja sederhana

Dokumen/ lembar kerja sederhana adalah dokumen baik surat, file, data, ataupun dokumen
yang lain yang pekerjaannya sering kita lakukan dan tidak memerlukan waktu yang lama
serta aplikasi yang susah.

20. Menyebutkan jenis-jenis dokumen/ lembar kerja sederhana

Misalkan pada Microsoft Word versi 2016:
1. dokumen jenis CV 3. dokumen sertifikat
2. dokumen kalender 4. dokumen brosur

21. Menjelaskan langkah-langkah membuka file

a. buka microsoft excel, klik office button
b. klik open, cari file di mana drive dan folder kamu
c. klik file, klik open

22. Menjelaskan cara mengunduh data

a. Di komputer, buka Chrome. Buka halaman tempat ingin mendownload. Simpan file:
b. Jika diminta, pilih tempat Anda ingin menyimpan file, lalu klik Simpan.
c. Saat proses download selesai, Anda akan melihatnya di bagian bawah jendela
Chrome. Klik nama file untuk membukanya.

23. Menjelaskan langkah-langkah mengirim email

a. Di komputer, buka Gmail. d. Tambahkan subjek. Tulis pesan
b. Di kiri atas, klik Tulis . Anda.
c. Di kolom "Kepada", tambahkan e. Di bagian bawah halaman, klik
penerima Kirim.

24. Menjelaskan cara menyimpan surat/ dokumen elektronik

a. Klik ganda untuk membuka pesan yang Anda inginkan untuk menyimpan, dan
pada  File menu, klik  Simpan sebagai.
b. Di kotak dialog Simpan sebagai , di panel  Folder  , pilih folder, lalu lokasi di folder
yang dipilih di mana Anda ingin menyimpan file. Dalam kotak  Nama file, ketik nama
untuk file.
c. Di daftar Simpan sebagai tipe , terima tipe default, atau pilih tipe file lain di daftar.

25. Menjelaskan cara membuka homepage

1. Turn on komputer/laptop
2. Buka salah satu web browser, misalnya  Mozilla Firefox
3. Ketik URL dari  web  site yang ingin kamu kunjungi pada Address bar,
misalnya: http://www.google.com. Tunggu hingga halaman web site ditampilkan

26. Menjelaskan cara mengakses data/ informasi

 a. SASD (Sequential Access Storage Device adalah cara mengakses data secara tidak
langsung (berurutan).
b. DASD (Direct Access Storage Device) adalah cara mengakses data secara langsung.

27. Menjelaskan proses komunikasi

Proses komunikasi adalah proses pengiriman dan penerimaan pesan yang terjadi antara
dua orang atau lebih. Proses ini dilakukan dengan sebaik mungkin sehingga pesan yang
disampaikan dapat dipahami oleh penerima.

28. Mengidentifikasi jenis-jenis media komunikasi

Surat, Kartu pos, Telepon, Poster, Papan pengumuman, Majalah, Surat kabar, Radio,
Internet, dll

29. Menjelaskan cara membuat konsep komunikasi tertulis

a. Tentukan topik informasi yang ingin disampaikan
b. Tentukan kerangkan informasi yang akan disampaikan. Kembangkan kerangka
c. Tuangkan dalam catatan atau media tertulis lainnya

30. Menjelaskan langkah-langkah menerima telepon

Telepon. Cara menangani telepon masuk:
1.   Angkat gagang telepon dengna tangan kiri 5. Setelah selesai jangan mematikan telepon
2 Sebut nama perusahaan dan tawarkan bantuan terlebih dahulu.
3.  Berusaha mendengarkan dengan baik 6. Letakkan handset pada tempatnya
4.  Catat semua hal penting

31. Menjelaskan etika bertelepon

a.   Jangan biarkan telpon berdering hingga 2-3 kal
b. Mengangkat gagang telpon dengan tangan kiri dan tangan kanan bersiap untuk menulis
catatan penelpon. Saat berbica jangan melamun. (Konsentrasi)
c. Berkatalah dengan sopan, hangat ,dan bersahabat
d. Berikan respon dengan tepat dan lugas

32. Menjelaskan pengertian jadwal kegiatan pimpinan

Jadwal Kegiatan Pimpinan adalah segala jadwal kegiatan pimpinan yang memerlukan
kehadirannya diluar rutinitas kantor yang dilakukan di balik meja kerja kantor.

33. Mengidentifikasi cara mengatur jadwal kegiatan pimpinan

1. Mencatat segala sesuatu yang perlu dikerjakan
2. Mencatat pekerjaan yang berkaitan dengan urusan pimpinan
3. Mencatat pekerjaan mendesak, jangka pendek, menengah dan jangka panjang
4. Menetapkan prioritas berdasarkan pentingnya pekerjaan
5. Menyelesaikan pekerjaan berdasarkan prioritas pentingnya pekerjaan.