Materi

Pengantar
Perusahaan apapun bentuknya, baik itu perusahaan besar atau kecil, baik itu lembaga pemerintah
maupun swasta, tidak lepas dari suatu kegiatan yang disebut dengan kegiatan penggandaan.
Terbukti kegiatan penggandaan dokumen, mampu memperlancar kegiatan suatu kantor, serta
mempermudah penyampaian informasi, misalnya : Materi rapat dapat dicetak sebanyak peserta
rapat. Untuk lebih jelasnya tentang kegiatan penggandaan, pelajarilah kompetensi berikut ini.

Pengertian Penggandaan
 Mesin Pengganda

Sebelum mengoperasikan alat pengganda, terlebih dahulu anda mengetahui arti kata penggandaan.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Balai Pustaka, ditulis arti kata penggandaan, yakni :
proses, cara, perbuatan menggandakan. Jadi kata menggandakan dapat diartikan, usaha
memperbanyak atau melipatkan beberapa kali dokumen. Dapat diartikan pula penggandaan
dokumen, berarti suatu perbuatan menggandakan atau memperbanyak dokumen sesuai kebutuhan
dengan menggunakan alat pengganda. Adapun pekerjaan yang dapat digandakan atau
diperbanyak, antara lain : memperbanyak naskah atau dokumen sebagai bahan suatu pekerjaan,
misalnya : memperbanyak undangan, memperbanyak bahan materi rapat dan sebagainya

Fungsi Penggandaan
Setiap organisasi yang besar atau kecil dengan tujuan yang berbeda-beda, tentu di dalamnya
tedapat bagian yang melaksanakan tugas pokok dan bagian-bagian lain yang melaksanakan tugas
penunjang.

Salah satu yang melaksanakan tugas penunjang adalah bagian penggandaan. Adapun fungsi
bagian penggandaan bagi suatu kantor, antara lain :

1. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk pimpinan demi kelancaran tugas

rutin
2. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk bagian-bagian lainnya
3. Memberikan pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisan atau gambar, dari
dokumen, sesuai keinginan pimpinan
4. Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya
5. Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal

Macam-Macam Mesin Pengganda

Maraknya teknologi digital memberi pengaruh besar terhadap kecepatan pekerjaan bagi suatu
kantor, terutama pekerjaan kantor yang berhubungan dengan penggandaan dokumen, misalnya alat
pengganda yang mampu mengirim tetapi dapat juga menerima, sekaligus mengkopi langsung
semua dokumen yang dikirim.

Mesin pengganda banyak macamnya, antara lain :

1. Mesin foto copy biasa, yakni : suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau ilustrasi
denganmenggunakan cahaya, panas, bahan kimia, atau muatan listrik statis.

2. Mesin rissograph, yakni : mesin pembuat copy untuk jumlah yang besar dengan
menggunakan master copy, dapat memperbesar dan memperkecil, serta dapat merubah
warna sesuai keinginan.
3. Mesin stensil, yakni : suatu alat pengganda dokumen dengan menggunakan sheet stensil,
koreksilak.
Alat Pengganda
Dalam materi ini, anda akan mempelajari satu macam alat pengganda, yakni mesin foto copy, dan
anda perlu mengetahui terlebih dahulu sejarah foto copy. Pada tahun 1939 seorang ahli fisika
Amerika Serikat bernama Chester F. Carison, menemukan proses duplikasi naskah dengan
menggunakan energi listrik statis

Proses ini diberi nama xerography yang berarti tulisan kering, dari bahasa Yunani, lalu mesin ini
diberi nama xerox. Ada beberapa jenis ukuran alat foto copy antara lain :

1. Mesin foto copy kecil (Portable), Ciri-cirinya antara lain : mudah dijinjing, kecepatan
menyalin 5-10 lembar per menit, dengan ukuran kertas A4 (210 x 297 mm)

2. Mesin foto copy sedang (standar), berat mesin ± 70 kg kecepatan menyalin 15-25 lembar
per menit, dengan ukuran kertas A3 (297x420 mm) dan B4 (257x364 mm)

3. Mesin foto copy besar, berat mesin di atas 70 kg kecepatan menyalin minimal 3 lembar per
menit, dapat memperbesar dan memperkecil, menggandakan pada kertas berwarna, serta
dilengkapi dengan alat sortir papan dokumen otomatis.
Mesin Foto Copy
Proses foto copy dimulai pada saat dokumen asli yang akan diduplikasikan diletakkan pada
permukaan kaca. Kemudian dokumen tersebut disinari dengan cahaya yang berjalan. Bagian kertas
putih akan memantulkan cahaya lebih banyak daripada bagian yang berwarna, untuk lebih jelas
pelajarilah terlebih dahulu bagian-bagian dari mesin foto copy, sebagai berikut :

1. Tutup asli (original cover, original holder, platen cover). Berfungsi untuk menutup atau
memegang lembaran asli yang akan dicopy

2. Kaca tempat asli (original glass). Berfungsi untuk meletakkan lembar asli, pada bagian tepi
kanan terdapat skala yang perbangkal pada titik tengah. Skala ini berfungsi untuk mengatur
 lembaran asli agar tepat pada posisi tengah

3. Papan tempat asli (original tray, original support). Berfungsi untuk meletakkan lembar asli
yang belum dicopy atau yang sudah dicopy.

4. Tombol on–off (on-off switch, power switch). Berfungsi untuk menghidupkan dan mematikan
mesin.
5. Papan hasil penggandaan (copy tray). Berfungsi sebagai tempat penampung hasil
penggandaan

6. Kerangka mesin. Pada mesin tertentu di bagian samping terdapat tutup mesin yang mudah
dibuka untuk mengganti tinta, memperbaiki kertas yang menggulung roll dan service mesin
7. Papan kertas untuk operasi manual (by pass feed table, manual feed table, by pass base).
Berfungsi untuk operasi manual atau memasukkan kertas copy satu per satu

8. Baki kertas kaset (cassette). Papan kertas untuk mendapatkan penggandaan (salinan). Tiap
baki memuat 250-500 lembar kertas dengan ukuran sendiri-sendiri, seperti : A4, A3, B4 dan
B5
Mesin Foto Copy Besar
Mesin foto copy besar dilengkapi juga beberapa bagian lagi, yakni :

1. Lembar kertas. Untuk menempatkan persediaan kertas copy

2. Papan dokumen otomatis. Untuk memasukkan dokumen/lembar asli secara otomatis,

sangat bermanfaat untuk menggandakan lembar asli yang banyak
3. Papan penyortir (sorter). Untuk memisah-misahkan hasil penggandaan yang terdiri dari
lembaran asli yang banyak dengan salinan yang banyak pula. Sorter ini terdiri atas 10 rak
dan 20 rak

4. Papan kertas besar (large capacity). Untuk meletakkan kertas dalam jumlah banyak, dapat
menampung sampai 1.000 lembar kertas dengan ukuran A4 dan B4
Pengoperasian Mesin Foto Copy
Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON

1. Letakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis
skala pada posisi yang tepat di tengah
2. Dengan menekan tombol pengatur hasil copy.

3. Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki

4. Tekan tombol cetak (start)

5. Jika sudah selesai tekan tombol OFF

1. Kata penggandaan, dalam kamus besar bahasa Indonesia dapat diartikan
a. Menjelaskan
b. Menguraikan
c. Memperkecil
d. Memperbanyak
e. mempebesar
2. urutan operasional mesin poto copy sebagai berikut:
1. sesuaikan terang gelap dengan menekan tombol terang gelap
2. tekan tombol jumlah/hasil copy yang diinginkan
3. hidupkan mesin dengan menekan tombol ON
4. letakkan original pada kaca original
5. tekan tombol cetak

langkah-langkahnya

a. 34125
3. Kata xerography, yang berartikan
 a. Tulisan kering
4. Yang tidak termasuk mesin pengganda adalah
a. Mesin penjilid dokumen
5. Jenis mesin poto copy prtable, memiliki cirri-ciri
a. Mudah dijinjing
6. Suatu usaha untuk menggandakan dokumen dengan menggunakan mesin pengganda.
Merupakan pengertian daari:
a. Penggandaan dokumen
7. Mesin foto copy terdiri dari beberapa jenis ukuran
a. tiga
8. fungsi bagian penggandaan bagi suatu kantor antara lain
a. melancarkan kegiatan kantor
9. bagian mesin foto copy yang berfungsi untuk menutup lembaran asli yang akan dikofy bernama
a. tutup asli
10. ukuran mesin foto copy yang dapat memperbesar dan memperkecil, yakni mesin foto copy
a. besar
11. sebelum menekan tombol cetak, maka terlebih dahulu menekan tombol
a.
12. Bagian kerngka mesin, pada mesin foto copy berguna untuk
a.

Mata Pelajaran : Menangani Surat/Dokumen Kantor

Kelas/Program : X / AP1, 2, 3
Hari/Tanggal : Sabtu, 18 Desember 2010
Widyaiswara : Aang Susbijantara Faizar, S.Sos

I. PILIHAN GANDA
Beri tanda silang (X) pada salah satu jawaban yang paling tepat !

1. Serangkaian tugas yang saling berhubungan, yang merupakan urutan

menurut waktu dan cara tertentu untuk melaksanakan pekerjaan yang
 harus diselesaikan, prosedur merupakan rencana yang penting dalam
tiap bagian perusahaan ialah:
a. Prosedur d. surat menyurat
b. Pengelolaan e. dokumen kantor
c. Surat

2. Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggunakan tenaga

orang lain, merupakan pengertian dari:
a. Prosedur d. surat menyurat
b. Pengelolaan e. dokumen kantor
c. Surat

3. Yang dimaksud suatu alat penyampaian informasi atau keterangan - keterangan

(keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan dan sebagainya), secara
tertulis dari satu pihak kepada pihak lain adalah:
a. Prosedur d. surat menyurat
b. Pengelolaan e. dokumen kantor
c. Surat

4. Semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun dari
perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang
diterima dari kurir (pengiriman surat) dengan mempergunakan buku
pengiriman (ekspedisi) yaitu:
a. Surat d. Surat menyurat
b. Surat masuk e. dokumen kantor
c. Surat keluar

5. Segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu badan usaha dari
instansi lain atau perorangan yakni:
a. Surat d. Surat menyurat
b. Surat masuk e. dokumen kantor
c. Surat keluar
6. Surat yang dikeluarkan oleh suatu Badan atau lembaga baik pemerintah
maupun swasta dan ditandatangani oleh pejabat atau yang mewakili
disebut:
a. Surat dinas d. Surat tugas
b. Surat masuk e. dokumen kantor
c. Surat keluar

7. Menurut wujudnya, surat terbuka yang terbuat dari karton berukuran 10x15 cm
yaitu…
a. Warkat pos d. Kartu pos
b. Surat bersampul e. Telegram
c. Memorandum

8. Surat yang berisi catatan singkat tentang pokok- pokok persoalan ialah …
a. Warkat pos d. Kartu pos
b. Surat bersampul e. Telegram
c. Memorandum

9. Surat dinas menurut sifat isi dan asalnya surat yakni…

a. Surat yang berisi masalah perniagaan
b. Surat yang berisi masalah pribadi yang ditujukan kepada keluarga, teman atau
kenalan
c. Surat yang hanya dibuat oleh atasan untuk bawahannya
d. Surat yang dibuat oleh suatu perusahaan yang ditujukan kepada semua pihak
e. surat yang berisi masalah kedinasan atau administrasi pemerintah

10. Surat yang berisi masalah perdagangan/ bisnis ialah…

a. Surat bersampul d. Surat pribadi
b. Surat dinas e. Surat resmi
c. Surat niaga

11. Dalam penggolongan menurut jumlah penerima, Surat yang dibuat oleh instansi
luar adalah …
a. Surat niaga d. Surat edaran
b. Surat pribadi e. Surat
c. Surat biasa pengumuman
12. Surat yang ditujukan kepada para pejabat, karyawan dan masyarakat umum yaitu
a. Surat niaga d. Surat edaran
b. Surat pribadi e. Surat
c. Surat biasa pengumuman

13. Menurut keamanan isinya digolongkan sebagai surat yang berisi dokumen atau
naskah yang sangat penting yang berhubungan dengan rahasia keamanan negara
ataupun rahasia pribadi seseorang ialah …
a. Surat biasa d. Surat sangat rahasia
b. Surat edaran e. Surat rahasia
c. Surat pengumuman

14. Surat yang berisi dokumen penting yang hanya diketahui oleh pejabat yang berhak
menerimanya yakni …
a. Surat biasa d. Surat sangat rahasia
b. Surat edaran e. Surat rahasia
c. Surat pengumuman

15. Surat yang isinya harus sesegera mungkin diketahui oleh penerima surat dan harus
sesegera mungkin diselesaikan atau ditanggapi adalah …
a. Surat sangat rahasia d. Surat segera
b. Surat rahasia e. Surat biasa
c. Surat sangat segera

16. Dalam penggolongan surat menurut prosedur pengurusannya, suatu alat

komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi dari satu pihak
kepada pihak lain yaitu …
a. Surat sangat segera d. surat keluar
b. Surat segera e. surat biasa
c. Surat masuk

17. Surat yang lengkap (bertanggal, bernomor berstempel dan telah ditandatangani
oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain
ialah …
a. Surat sangat segera d. surat keluar
b. Surat segera e. surat biasa
c. Surat masuk

18. Menurut jangkauannya, surat yang hanya digunakan untuk berkomunikasi dalam
suatu kantor atau instansi yang bersangkutan yakni …
a. Surat intern d. Surat keluar
b. Surat ekstern e. Surat biasa
c. Surat masuk

19. Surat yang berbentuk setengah lurus di susun dengan aturan, semua
bagian surat di ketik mulai dari margin kiri yang sama, batas-batas
bagian surat di ketik dengan menambahkan jarak 5 (Lima) ketukan dan
setiap paragraf baru di mulai pada margin yang sama diantara
paragraf yang satu dan yang lainnya berjarak satu spasi yaitu…
a. Bentuk Setengah Lurus (semi blok)
b. Bentuk Lurus (full block)
c. Bentuk Lekuk & Gerigi (indent style)
d. Bentuk Resmi Indonesia Lama
e. Bentuk Resmi Indonesia Baru

20. Bentuk lurus pada dasarnya hampir sama dengan bentuk lurus penuh.
Bedanya terletak pada pengetikan tanggal surat, nama jabatan, tanda
tangan, nama terang dan NIP, salam penutup, semuanya terletak di
margin sebelah kiri ialah …
a. Bentuk Setengah Lurus
b. Bentuk Lurus
c. Bentuk Lekuk & Gerigi (indent style)
d. Bentuk Resmi Indonesia Lama
e. Bentuk Resmi Indonesia Baru
21. Setiap paragraph diketik agak menjorok ke dalam. Paragraf yang satu
dan paragraf yang lainnya tidak perlu berjarak adalah …
a. Bentuk Setengah Lurus
b. Bentuk Lurus
c. Bentuk Lekuk & Gerigi (indent style)
d. Bentuk Resmi Indonesia Lama
e. Bentuk Resmi Indonesia Baru

22. Kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut

yakni …
a. Penerimaan d. Pengagendaan
b. Penyortiran e. Pengarahan
c. Pencatatan

23. Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis
ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah
berikutnya:
a. Penerimaan d. Pengagendaan
b. Penyortiran e. Pengarahan
c. Pencatatan

24. Kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar kedalam buku
agenda (buku harian) adalah:
a. Penerimaan d. Pengagendaan
b. Penyortiran e. Pengarahan
c. Pencatatan

25. Penyimpanan berkas artinya …

a. Pengarah d. Penerusan
b. Penyortiran e. Pengarsipan
c. Pencatatan
II. ESSAY
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan benar, singkat dan jelas!

1. Sebutkan fungsi surat menyurat ?

2. Jelaskan pendapat para ahli tentang prosedur pengelolaan
surat masuk dan surat keluar?
3. Sebutkan 3 surat menurut penggolongan sifat, isi, dan
asalnya?
4. Jelaskan pengertian dari bentuk surat?
5. Urutkan Prosedur pengelolaan surat yang baik?